Stappenplan CashLonen CashLonen Dit stappenplan helpt klanten goed op weg met CashLonen! CashLonen 2015 CASH. U telt!
INHOUDSOPGAVE 1. STAPPENPLAN CASHLONEN... 2 1.1 ALGEMEEN... 2 1.2 CASHLONEN VERSIE... 2 1.3 ACTUELE INFORMATIE... 2 2. OPSTARTEN VAN HET PROGRAMMA CASHLONEN... 3 2.1 INLOGGEN... 3 2.2 INSTELLINGEN AANPASSEN... 4 2.3 AANMAKEN VAN EEN NIEUWE ADMINISTRATIE... 6 2.4 OPENEN ADMINISTRATIE... 7 3. STAMGEGEVENS... 8 3.1 ADMINISTRATIEGEGEVENS... 8 3.2 DAGCOMPONENTEN... 10 3.2.1 DAGCOMPONENTEN WIJZIGEN... 10 3.3 LOONCOMPONENTEN... 10 3.3.1 LOONCOMPONENTEN WIJZIGEN... 11 3.4 AFDELINGEN... 12 3.4.1 GROOTBOEKREKENINGNUMMERS INVOEREN... 12 3.5 WERKNEMERS... 13 4. VERLONINGEN... 15 4.1. PERIODEN... 16 4.2. PERIODEDETAILS... 17 4.2.1 HET CORRIGEREN VAN EEN PERIODE... 18 CORRIGEREN VANUIT DE PERIODE.... 18 CORRIGEREN VANUIT DE PERIODEDETAILS.... 18 4.3 JOURNAALPOSTEN... 18 5. OPTIES... 19 5.1 HERREKENEN... 19 5.2 AANMAKEN NIEUW VERLONINGSJAAR... 19 5.3 NUL MAKEN CUMULATIEVEN... 20 5.4 VERWIJDEREN ADMINISTRATIE... 20 6. INSTELLINGEN... 21 6.1 KIES VERLONINGSJAAR... 21 6.2 STATUS VERLONINGSJAAR... 21 6.3 INSTELLEN WACHTWOORD PDF... 21
1. STAPPENPLAN CashLonen 1.1 Algemeen Naast dit verkorte stappenplan, kunt u ook, nadat u bent ingelogd, gebruikmaken van de HELPfunctie voor meer informatie over de werking van het programma. Heeft u vragen over de betekenis van een bepaalde rubriek kunt u de functietoets F1 gebruiken. Heeft u daarnaast nog vragen, kunt u altijd contact opnemen met onze helpdesk. Deze is bereikbaar op werkdagen onder kantoortijd, op telefoonnummer 088-4 005 111 of via e-mail helpdesk@cashlonen.nl. Voor het uitvoeren van een nauwkeurige loonadministratie is het van belang dat u in het bezit bent van een aantal gegevens. Indien u zich heeft aangemeld bij de Belastingdienst, zult u een Loonheffingnummer ontvangen. Ook zult u dan bericht ontvangen onder welke sector uw onderneming is ingedeeld en de beschikking ontvangen met daarin de WGA-premies. Bent u nog niet in het bezit van één van deze gegevens, maar wilt u toch wat loonberekeningen gaan maken, dan treft u in dit stappenplan de meest voorkomende codes c.q. percentages aan, zodat u wel verder kunt. Bij het invoeren van de gegevens is het belangrijk dat u de juiste volgorde aanhoudt. Browsers CASHWeb draait in nagenoeg alle moderne browsers, zoals Internet Explorer (vanaf versie 7), Firefox (vanaf 3.5), Google Chrome (vanaf 3), Safari (vanaf 4) en Opera (vanaf 10). Onder Windows hebben wij de beste ervaring met Firefox. Wij adviseren u dan ook om deze te gebruiken omdat de snelheid en vormgeving echt als beter worden ervaren. Klik op de naam van de browser om de laatste versie gratis te downloaden. Op diverse Apple's hebben wij getest met Safari (vanaf v4). Deze voldoet naar onze mening prima. 1.2 CashLonen versie Updates In het abonnement van CASHWeb is het recht op nieuwe versies inbegrepen. Deze versies (updates) worden door ons geïnstalleerd zonder dat u daar iets voor hoeft te doen of ervan merkt. De volgende keer dat u inlogt, wordt automatisch overgeschakeld naar de nieuwste versie. U dient hiervoor wel uitgelogd te zijn. 1.3 Actuele informatie Op onze websites www.cash.nl en www.microloon.nl vindt u ook veel actuele informatie. Het is dan ook aan te raden om onze site met een zekere regelmaat te bezoeken. Laatst gewijzigd: maart 2015 2
2. OPSTARTEN VAN HET PROGRAMMA CashLonen 2.1 Inloggen Via www.cashweb.nl benadert u de beveiligde CASHWeb omgeving: uw CASHWeb Portal. Of ga naar www.cash.nl. Aan de rechterkant van de homepage staat een invulformuliertje 'Inloggen CASHWeb-portal'. Hier vult u de aan u verstrekte gegevens in en klikt u op Inloggen. Als uw browser het gebruik van 'cookies' toestaat, wordt uw relatienummer en gebruikersnaam de eerste keer in zo'n cookie opgeslagen, zodat u die niet telkens opnieuw hoeft in te vullen. Het wachtwoord moet u wel iedere keer opnieuw invullen als u wilt inloggen. Verder maakt CASHWeb geen gebruik van cookies. U vult hier relatienummer, e-mailadres en wachtwoord in, en klik op Inloggen. Het volgende scherm is nu zichtbaar. U bent ingelogd op het Dagelijks overzicht en Startpagina voor werken met CASHWeb. Ga naar het kopje Administraties en klik op Overzicht. Laatst gewijzigd: maart 2015 3
Nu krijgt u de mogelijkheid om een administratie aan te maken, te uploaden en/of wanneer er al administratie zijn aangemaakt, kunt u deze openen. Upload Uploaden van een administratie van uw PC naar de CASHWeb-server. Klik vervolgens op Selecteer en blader naar het cash.nd bestand van de betreffende administratie op de PC, netwerk of ander opslagmedium. Herhaal dit voor het cash.nx bestand. Klik op 'Upload'. Maak aan Door op deze knop te klikken, start u het aanmaken van een nieuwe administratie. Wij adviseren u om niet de demo administratie te kopiëren. 2.2 Instellingen aanpassen Voordat u gaat starten in CASHWeb moeten er nog 2 instellingen worden aangepast. Onder het kopje Beheer: Gebruikers overzicht Onder het kopje Documenten beheer: overzicht Laatst gewijzigd: maart 2015 4
1. Gebruikers overzicht U klikt onder het kopje Beheer op Gebruikers overzicht. U krijgt het onderstaande overzicht. Het is belangrijk dat de rubriek Default Administratiecode leeg is, de rubriek Eigenschappen met hoofdletters FD ingevuld is. 2 Documenten overzicht Wanneer u een SEPA-betaling en/of een bestandje voor uw financieel pakket wilt aanmaken, moet deze ergens worden weggeschreven. U klikt onder het kopje Beheer op bestanden overzicht. Hier kan er een nieuwe map worden aangemaakt en u krijgt het onderstaande overzicht. U geeft een nieuwe naam voor de map, bijvoorbeeld per administratie maakt u een map aan. In deze map kunt u de SEPA-betaling en/of het bestandje voor uw financieel pakket downloaden. Laatst gewijzigd: maart 2015 5
2.3 Aanmaken van een nieuwe administratie Als u nog geen CASH administratie heeft, zult u er een moeten aanmaken. Als dit de eerste keer is dat u een CASH administratie aanmaakt, lees dan eerst de uitleg zorgvuldig. Een aantal keuzes dat u moet maken is bepalend voor de instellingen van de administratie en kunt u niet zonder meer achteraf veranderen. U kunt deze tekst ook oproepen in de functie zelf, door te klikken op het?- teken. Klik op de knop 'Maak aan'. Ontbreekt deze bij u, dan heeft de beheerder deze optie voor uw inlogcode uitstaan. Vraag hier om. Door op deze knop te klikken, start u het aanmaken van een nieuwe administratie. De nieuwe code mag uiteraard nog niet in gebruik zijn. Klik nogmaals op de knop 'Maak aan'. Voor verdere uitleg wordt verwezen naar de helptekst die u binnen de functie met F1 kunt oproepen. Om een nieuwe administratie aan te maken, heeft u hier de mogelijkheid aan te geven dat het om een loonadministratie gaat. Plaats een vinkje bij de rubriek Loonadministratie. Klik op de knop Verder. Klik op de knop Ja Nu kunt u een nieuwe administratie gaan invoeren! Laatst gewijzigd: maart 2015 6
2.4 Openen administratie Via het scherm Dagelijks overzicht en Startpagina onder het kopje Administratie klikt u op Overzicht. U ziet een overzicht van uw administraties. De administratiecodes staan in alfabetische volgorde. Naast de administratiecode wordt nog de volledige naam van de administratie getoond. In de kolom 'Status' wordt getoond of de administratie in gebruik is. Door op het symbooltje te klikken, worden de namen van de betreffende gebruikers getoond. In de laatste kolom wordt de datum en tijd getoond waarop de administratie voor het laatst is bijgewerkt. Als u dubbel Klikt op een administratiecode, dan opent u de administratie en komt u in het Hoofdmenu LONEN van CASH. Als u enkel klikt op een bepaalde administratie dan selecteert u deze administratie voor één van de onderstaande bewerkingen. Klik op de knop Open. Laatst gewijzigd: maart 2015 7
3. STAMGEGEVENS In het volgende hoofdmenu Lonen ziet u het startscherm van uw administratie. Klik op de optie Stamgegevens 3.1 Administratiegegevens Wanneer u klikt op Administratiegegevens kunt u op het eerste tabblad NAW de NAW-gegevens van de werkgever, de administratie gaan invoeren. Onderin het scherm ziet u diverse functietoetsen. Om de gegevens zo compleet mogelijk in te voeren, loopt u per functietoets de diverse rubrieken door en vult u de juiste gegevens in. Laatst gewijzigd: maart 2015 8
Invoer per functietoetsen, belangrijke rubrieken Tabblad Bedrijf Bij de rubriek Dagen/jaar voor uurloonberekening : 261 voor 2015 invullen. Bij de rubriek Uren/week bij fulltime dienstverb. : vul het aantal uren per week in van een fulltimer! Bij de rubriek Loondagen bij (4) week-verloning heeft u de keuze Aantal loondagen van het boekjaar en Altijd 260 dagen per jaar. Voor de afbouw (260 dagen) en schilders (261 dagen) moet u altijd deze rubriek met Altijd 260 dagen per jaar invullen. Tabblad Belasting Vul het loonheffingennummer in op de juiste plaats. Vul bij Contactpersoon de drie rubrieken juist in, omdat deze gegevens meegestuurd worden naar de belastingdienst. Wanneer u zelf uw loonaangifte doet via Microloon Connect moet u ook een vinkje plaatsen bij de rubriek Zelf loonaangiften versturen. Tabblad Uitbetaling Hier kunt u het bankrekeningnummer van de werkgever invullen. Hier kunt u ook aangegeven in welke periode er automatisch vakantiegeld moet worden uitbetaald. En er kan een koppeling gemaakt worden met uw boekhoudprogramma. Functietoets F3 WGA/ZW U kunt Eigenrisicodrager worden/zijn voor de WGA. Dit kunt u aanvragen bij de belastingdienst. Bent u Eigenrisicodrager voor de WGA dan zet u daar een vinkje. Bent u dat niet dan krijgt u ieder jaar van de belastingdienst een brief met uw premies voor de werkhervattingskas die u dan in kunt vullen. Deze kan per bedrijf verschillend zijn. U mag de helft van deze premie verhalen bij uw werknemers. Wanneer u dat wilt vult u bij WGA werknemersdeel de helft van de premie WGA vast en WGA flex in. Functietoets F4 BTER BTER betekent BedrijfsTakEigenRegeling. Voor bepaalde sectoren moeten er periodiek pensioenopgaven worden aangeleverd. Hier heeft u de mogelijkheid om aan te geven voor welke pensioenuitvoerder u een pensioenaangifte moet doen. Helpfunctie in CashLonen. Hebt u vragen over de betekenis van een bepaalde rubriek kunt u de functietoets F1 gebruiken. Laatst gewijzigd: maart 2015 9
3.2 Dagcomponenten U kiest in het startscherm voor Dagcomponenten. Wanneer u op de functietoets F2 Zoek klikt, krijgt u een overzicht van de 20 dagcomponenten. Een achttal dagcomponenten zijn ook met elkaar gekoppeld. Zie het onderstaande overzicht: Nummers standaard- omschrijvingen 1 Gewerkt-1 2 Gewerkt-2 3 Gewerkt-3 4 Gewerkt-4 5 Betaald verlof-1 (gekoppeld 13) 6 Betaald verlof-2 (gekoppeld 14) 7 Betaald verlof-3 (gekoppeld 15) 8 Betaald verlof-4 (gekoppeld 16) 9 Ziek-1 10 Ziek-2 11 Ziek-3 12 Vorstverlet 13 Bijtelling verlof-1 (gekoppeld 5) 14 Bijtelling verlof-2 (gekoppeld 6) 15 Bijtelling verlof-3 (gekoppeld 7) 16 Bijtelling verlof-4 (gekoppeld 8) 17 Extra tellen voor tabel 18 Diversen-2 19 Diversen-3 20 Diversen-4 3.2.1 Dagcomponenten wijzigen U kunt de dagcomponenten wijzigen. De omschrijving mag altijd aangepast worden. Wijzig de instellingen alleen indien u goed weet wat het resultaat is. 3.3 Looncomponenten U kiest in het startscherm voor Looncomponenten. Wanneer u op de functietoets F2 Zoek klikt, en op de groene pijl (rechtsonder), krijgt u een overzicht van de 212 looncomponenten. Er zijn twee verschillende types looncomponenten: Type 1 Looncomponenten die u zelf gebruikt (instellingen mogen gewijzigd worden). Type 2 Looncomponenten die het programma gebruikt. Advies: Deze instellingen, behoudens een wijziging van een omschrijving, alleen wijzigen met behulp van de helpdesk. Let op! De looncomponenten hebben allemaal een standaardinstelling die u zelf kunt aanpassen. Ook zijn sommige met elkaar gekoppeld. Wij adviseren u om zoveel mogelijk deze indeling aan te houden. U hoeft dan zo min mogelijk rubrieken te wijzigen. Standaardindeling Looncomponenten: Type Nummers Looncomponent omschrijvingen van de Looncomponenten van t/m 1 001-010 Basisloon 1 011-020 Procentuele toeslagen 1 021-025 Overuren Laatst gewijzigd: maart 2015 10
1 026-030 Toeslag uren 1 031-035 Overwerk vaste bedragen 1 036-039 Provisiebedragen 2 040 Belaste waarde vakantiebon (gekoppeld met 120) 1 041-050 Bruto toeslagen 2 051-054 Ziekengeld/vorstverlet 2 055-058 Uitbetaald vakantiegeld (gekoppeld met 141 144) 2 059-068 Inhoudingen pensioen/vut (gekoppeld met 121-130) 2 069-078 Inhoudingen sociale wetten(gekoppeld met 131 140) 2 079-080 Geblokkeerd (Svp niet gebruiken) 2 081-082 Inhouding loonheffing 1 083-092 Netto inhoudingen 1 093-117 Netto vergoedingen 2 118 Inhouding lening (gekoppeld met saldo lening) 2 119 Netto loon 2 120 Waarde vakantiebon (gekoppeld met 40) 2 121-130 Werkgeversdelen pensioen/vut (gekoppeld met 059-068) 2 131-140 Werkgeversdelen sociale wetten (gekoppeld met 069 078) 2 141-144 Gereserveerde vakantiegelden (gekoppeld met 055 058) 2 145-148 Sociale lasten over gereserveerde vakantiegelden 2 149 Werkgeverskosten vakantiebon 2 150-156 Werkgeversdeel loonheffing (eindheffing) 2 157 Verrekende arbeidskorting 2 158-165 Afdrachtkortingen 2 166-175 Basis voor de berekening pensioen/vut werknemer 2 176-185 Basis voor de berekening pensioen/vut werkgever 2 186-195 Basis voor de berekening sociale wetten werknemer 2 196-205 Basis voor de berekening sociale wetten werkgever 2 206 Brutoloon Sociale Verzekering Wetten 2 207-208 Fiscaalloon tabel/bijzonder tarief 2 209-210 Geblokkeerd (Svp niet gebruiken) 2 211-212 Kosten totaal/per uur 3.3.1 Looncomponenten wijzigen U kiest Looncomponenten. De Looncomponenten spelen een belangrijke rol bij de berekeningen. De instelling van een Looncomponent bepaalt de wijze waarop CashLonen de ingevoerde waarde in een periode vaststelt. Een looncomponent heeft nog drie functietoetsen (zie schermprint) te weten: 1. F3 Berekeningswijze, let hierbij vooral op wat u bij Soort component heeft ingevuld; 2. F4 Resultaat, dit staat standaard goed ingesteld, alleen wijzigen indien u zeker weet wat de bedoeling is. 3. F5 Standaardiseren, hier kunt u de wijzingen die u heeft gedaan weer standaard te zetten in de CashLonen instellingen. F3 Berekenwijze Met de functietoets F3 Berekenwijze bij de rubriek Soort component bepaalt hoe de ingevoerde waarde door het CashLonen programma gelezen wordt. Een ingevoerde waarde kan op verschillende manieren gelezen worden: per periode, dag, uur, aantal (kilometers), percentage, een parttime factor of als een vast bedrag. F4 Resultaat. Met dit scherm heeft u de mogelijkheid om een eindbestemming aan het looncomponent te geven. Bijvoorbeeld met betrekking tot; Laatst gewijzigd: maart 2015 11
- de kostprijs - eindheffing - kolom loonstaat - op welk overzicht het looncomponent moet worden getoond enz. 3.4 Afdelingen U kiest in het startscherm Lonen voor Afdelingen. Wanneer u op het de functietoets F2 Zoek klikt, krijgt u een overzicht van de afdelingen. Voordat u werknemers gaat invoeren, bent u verplicht om een afdeling in te voeren. Wilt u geen aparte journaalposten per afdeling hebben, dan maakt u 1 afdeling aan en noemt u hem bijvoorbeeld Algemeen. Is deze stap overgeslagen en is de gebruiker direct begonnen met het invoeren van een nieuwe werknemer, dan kan op dit niveau alsnog de afdeling aangemaakt worden via de Shift F2 toets en door op Stamgegevens Afdelingen te klikken. 3.4.1 Grootboekrekeningnummers invoeren Via functietoets F3 Gbreknrs kunt u per looncomponent een grootboekcode en (eventueel) een tegenrekeningnummer invoeren. Laatst gewijzigd: maart 2015 12
3.5 Werknemers U kiest in het startscherm voor Werknemers. Nu kunt u via de functietoets F8 Nieuw de stamgegevens van een nieuwe werknemer invoeren. (Met de functietoets F2 Zoek en dan op de groene pijl krijgt u een overzicht van al uw werknemers.) Wanneer u de NAW-gegevens van de werknemer heeft ingevuld slaat u deze werknemer op. Onder in het scherm worden er nog meer functietoetsen getoond. U klikt op alle functietoetsen in. (Op functietoets F8 Menu ziet u nog meer schermen die ingevuld moeten worden.) Tabblad IKV (inkomstenverhouding) In dit scherm kunt u het Burgerservicenummer (BSN) invullen. Tabblad Belasting In dit scherm dient u in ieder geval de rubriek Heffingsloon vorig jaar in te vullen. Is het een nieuwe werknemer en weet u het heffingsloon van vorig jaar niet, maakt u dan een schatting van de verdiensten in dit jaar. Vervolgens de CAOcode loonaangifte. Deze code wordt bepaald door de overheid en is te vinden op de website www.cbsvooruwbedrijf.nl. Tabblad Verminderingen In dit scherm kunt u afdrachtverminderingen en premiekortingen aan een werknemer toekennen. Tabblad Verzekering In dit scherm wordt al voor het grootste gedeelte bepaald/ingevuld n.a.v. de instellingen op de Functietoets F3 IKV en Functietoets F4 Belasting. Doordat u op deze functietoetsen bepaalde instellingen heeft gekozen, zal het programma aangeven of de werknemer verzekerd is voor de werknemersverzekeringen ja of nee. Tabbladen Pensioen, Ziekte, Vakantie Deze schermen, hebben geen verplichte rubrieken, maar kunt u desgewenst gebruiken. Tabblad Dienstverband In dit scherm kunt u op vier manieren Dagen en uren berekenen: Laatst gewijzigd: maart 2015 13
Op basis van uren per dag Op basis van loondagen per periode Op basis van gemiddelde loondagen per periode Op te geven in de periode (variabele uren) Tabblad Verdelen over afdelingen In dit scherm kunt u een werknemer over meerdere afdelingen verdelen. Functietoets F3 Auto van de zaak In dit scherm heeft u de mogelijkheid om vier auto s per werknemer per jaar invullen. Aan de hand van de ingevulde gegevens van het type brandstof en de CO 2 uitstoot (g/km) berekent CashLonen het percentage bijtelling van de auto. Het type brandstof en CO 2 uitstoot zijn te vinden op de website www.rdw.nl onder de digitale dienst Voertuiggegevens online. De fiscale bijtelling wordt gezet op de eerste looncomponent die in de Functietoets Resultaat bij de rubriek Extra aanduiding 72 Bijtelling waarde privégebruik auto heeft staan. Wanneer er een eigen bijdrage van de werknemer is, wordt de eerste looncomponent gebruikt die in de functietoets Resultaat bij de rubriek Extra aanduiding 73 Werknemersbijdrage privé gebruik auto heeft staan. Deze looncomponenten worden niet op Functietoets Beloning toegevoegd! Functietoets F4 Beloning In dit scherm kunt u de looncomponenten invoeren bij de Werknemers (bijvoorbeeld looncomponent 1 basisloon met het betreffende salaris van uw werknemer). Deze looncomponenten worden overgenomen als u een nieuwe Periode aanmaakt. Als u wijzigingen in de aangemaakte periode wilt, kunt u dat bij Periodedetails aanpassen. Functietoets F5 Betaling In dit scherm kunt u de bankrekeningnummers opgeven waarnaar de netto bedragen moeten worden overgemaakt. Functietoets F6 BTER BTER betekent BedrijfsTakEigenRegeling. U geeft hier aan of er een pensioenaangifte aangeleverd moet worden voor deze werknemer. Laatst gewijzigd: maart 2015 14
4. VERLONINGEN Voordat u gaat verlonen bent u verplicht om onder Afdelingen en Werknemers gegevens in te voeren. Voordat u een periode toevoegt, zorgt u ervoor dat alle stamgegevens in orde zijn. U maakt een periode aan door te kiezen in het Startscherm voor Periode. Gewone periode. De rubriek Gewone periode is standaard aangevinkt (geactiveerd), zie schermprint. U kunt het vinkje bij rubriek Gewone periode weghalen. Wanneer u een periode wilt zonder de vaste bestanddelen zoals salaris en dagen en uren. Bijv. bij het uitbetalen van vakantiegeld in een aparte periode zonder salaris. Eerste periode. Deze rubriek is alleen in de eerste periode standaard actief en mag u niet wijzigen. Uitbetalen vakantiegeld. Deze rubriek(en) vinkt u alleen aan als u een vakantiegeldreservering wilt uitbetalen. Laatst gewijzigd: maart 2015 15
Speur & Ontwikkelingswerk De afdrachtvermindering Speur- en Ontwikkelingswerk kan niet via het programma CashLonen automatisch worden berekend. Er zijn twee manieren waarop de vermindering S&O kan worden ingevoerd: 1. Individueel per werknemer op het functietoets Beloning door een bedrag in te voeren via looncomponent 165. 2. Algemeen per periode via Periode. Vanaf de periode dat u de bedragen toevoegt, zal dit bedrag voor de rest van het jaar gekopieerd worden naar de volgende periode. In januari van elk jaar moet u de gegevens opnieuw invoeren. Eindheffingen Deze drie soorten eindheffing die in de loonaangifte verwerkt moeten worden kunnen per periode worden ingevoerd bij het toevoegen van de periode. 1. Verstrekkingen aan anderen 2. Bestelauto met afwisselend gebruik 3. Pseudo-eindheffing hoge inkomens Werkkostenregeling. Bij overschrijding van de vrije ruimte, wordt van het hier ingevoerde bedrag 80% in de loonaangifte opgenomen. 4.1. PERIODEN Voordat u een periode toevoegt, zorgt u ervoor dat alle stamgegevens in orde zijn. U maakt een periode aan door te kiezen in het Startscherm voor Periode. Gewone periode. De rubriek Gewone periode is standaard aangevinkt (geactiveerd), zie schermprint. U kunt het vinkje bij rubriek Gewone periode weghalen. Wanneer u een periode wilt zonder de vaste bestanddelen zoals salaris en dagen en uren. Bijv. bij het uitbetalen van vakantiegeld in een aparte periode zonder salaris. Eerste periode. Deze rubriek is alleen in de eerste periode standaard actief en mag u niet wijzigen. Uitbetalen vakantiegeld. Deze rubriek(en) vinkt u alleen aan als u een vakantiegeldreservering wilt uitbetalen. Speur & Ontwikkelingswerk De afdrachtvermindering Speur- en Ontwikkelingswerk kan niet via het programma CashLonen Laatst gewijzigd: maart 2015 16
automatisch worden berekend. Er zijn twee manieren waarop de vermindering S&O kan worden ingevoerd: 3. Individueel per werknemer op het functietoets Beloning door een bedrag in te voeren via looncomponent 165. 4. Algemeen per periode via Periode. Vanaf de periode dat u de bedragen toevoegt, zal dit bedrag voor de rest van het jaar gekopieerd worden naar de volgende periode. In januari van elk jaar moet u de gegevens opnieuw invoeren. Eindheffingen Deze drie soorten eindheffing die in de loonaangifte verwerkt moeten worden kunnen per periode worden ingevoerd bij het toevoegen van de periode. 4. Verstrekkingen aan anderen 5. Bestelauto met afwisselend gebruik 6. Pseudo-eindheffing hoge inkomens Werkkostenregeling. Bij overschrijding van de vrije ruimte, wordt van het hier ingevoerde bedrag 80% in de loonaangifte opgenomen. 4.2. PERIODEDETAILS Nadat door u de periode is toegevoegd en opgeslagen (automatisch berekend vanuit de stamgegevens), is het mogelijk om variabele gegevens aan deze periode toe te voegen of gegevens te wijzigen. Ook kunt u een Voorbeeld van de berekening zien. U kunt op 2 manieren de variabele gegevens toevoegen of gegevens wijzigen in de periodedetails van de werknemer muteren. 1. Via Perioden, selecteert u de betreffende periode door middel van de groene pijltjes onder in het scherm. Druk dan op de functietoets F3 Werknem. U krijgt dan alle werknemers te zien die in die periode verloond zijn. 2. Via Periodedetails, selecteert u de betreffende werknemer door middel van de groene pijltjes onder in het scherm kunt u de juist periode kiezen. (zie de volgende schermprint) Hier kunt u bijvoorbeeld Dagen en uren invullen of aanpassen. Eventuele ziektedagen en verlofdagen invullen en eenmalige beloningen in de berekening op laten nemen. U kunt in de periodedetails rechtstreeks individuele werknemers verlonen en werknemers die niet verloond worden alsnog uit die periode verwijderen. Hiervoor kunt u de icoon prullenbak gebruiken in de knoppenbalk. Via het Functietoets Voorbeeld kunt u direct zien of de wijzigingen juist zijn aangebracht middels een salarisberekening op uw scherm. Laatst gewijzigd: maart 2015 17
4.2.1 Het corrigeren van een periode Als een periode is berekend kan het voorkomen dat u gedurende het jaar een correctie moet aanbrengen. Bij het corrigeren in een periode worden alle daarop volgende perioden automatisch teruggerekend: De berekende gegevens worden uit de cumulatieven verwijderd; De vaste en variabele gegevens blijven aanwezig; Na het wijzigen worden de correcties en alle volgende perioden direct weer berekend. U kunt een werknemer op de twee volgende manieren corrigeren: Corrigeren vanuit de Periode. Via Perioden, selecteert u de betreffende periode door middel van de groene pijltjes onder in het scherm. Druk dan op de functietoets F3 Werknem. U krijgt dan alle werknemers te zien die in die periode verloond zijn. Corrigeren vanuit de Periodedetails. Via Periodedetails, selecteert u door middel van het vergrootglas de betreffende werknemer. Met de groene pijltjes onder in het scherm kunt u de juist periode kiezen. 4.3 Journaalposten De journaalposten kunt u afdrukken via Overzichten Lonen Periodiek Journaalposten. U kunt ze dan handmatig in uw boekhouding overnemen. CashLonen heeft echter een koppeling met een meerdere boekhoudpakketten. CashLonen maakt dan een bestand aan wat u weer in kunt lezen in uw boekhoudprogramma. Overzichten lonen Periodiek Journaalposten. Bij het aanmaken van de journaalposten heeft u de mogelijkheid door middel van een vinkje te plaatsen bij de rubriek Verwerk journaalpost om de journaalposten direct te verwerken of eerst op het scherm te zetten, zonder verwerking. De journaalposten kunnen maar 1 keer verwerkt worden! Laatst gewijzigd: maart 2015 18
5. OPTIES Wanneer u klikt op de menu keuze Opties krijgt u het volgende overzicht in beeld. 5.1 Proforma berekeningen U vindt dit onderdeel onder Opties Proformaberekening. Hiermee kunt u een 'Proforma loonberekening'. U kiest 1 van de werknemers die u als basis wilt gebruiken. Er wordt dan een KOPIE gemaakt van de gekozen werknemer. U krijgt een Werknemersscherm te zien van de gekopieerde werknemer met nummer 999999. Dit is dus een kopie van de echte werknemer waarin u alles wat u wilt, kunt wijzigen. Deze wijzigingen worden niet doorgevoerd bij de werkelijke werknemer. Na het maken van eventuele wijzigingen kiest u voor Opslaan. U komt dan weer in de Proforma berekening. 5.2 Herrekenen Hier heeft u de mogelijkheid om vanaf een bepaalde periode te herberekenen. Kiest u ook een werknemer wordt alleen die werknemer vanaf de periode van uw keuze berekend. 5.3 Aanmaken nieuw verloningsjaar Hier krijgt u de mogelijkheid om een nieuw verloningsjaar aan te maken door voor optie b te kiezen aanmaken nieuw verloningsjaar. Kies hier voor Ja. CashLonen gaat uw administratie van 2013 overzetten naar 2014. Wanneer dit is gedaan, krijgt u een Verslag nieuw verloningsjaar 2014 te zien. Laatst gewijzigd: maart 2015 19
Via dit icoontje Print kunt u het verslag uitprinten. 5.4 Nul maken cumulatieven Indien u in een administratie, om welke reden dan ook, de reeds berekende perioden op nul wilt stellen, dat wil zeggen alle berekende perioden wilt gaan verwijderen nul maken cumulatieven. Onder Perioden zullen voor deze administratie vervolgens alle perioden worden verwijderd uit het programma. Niet alle cumulatieve gegevens worden bij Nul maken cumulatieven op nul gezet. De onderstaande gegevens blijven in het werknemersbestand wel aanwezig: Het saldo gereserveerd vakantiegeld Het saldo verlofuren Het saldo van de lening Tevens wordt in de stamgegevens werknemer het afwijkend percentage bijzonder tarief loonheffing wel op nul gezet. 5.5 Verwijderen verloningsjaar Hier heeft u de mogelijkheid om een verloningsjaar te verwijderen. U moet u realiseren, dat alle periode- en jaargegevens worden verwijderd! Laatst gewijzigd: maart 2015 20
6. INSTELLINGEN Wanneer u klikt op de menu keuze Instellingen krijgt u het volgende overzicht in beeld. 6.1 Kies verloningsjaar Wanneer u kiest voor optie a Kies verloningsjaar krijgt u de volgende vraag: Maak een keuze voor een verloningsjaar en klik op Bevestig. 6.2 Status verloningsjaar Hier krijgt u een status van al uw administraties. U ziet het eerste verloningsjaar van uw administraties U ziet de laatste verloningsjaar van uw administraties En u ziet in welk verloningsjaar u voor dit moment heeft gekozen om in te werken. 6.3 Instellen wachtwoord pdf Hier kan er een wachtwoord worden ingesteld. Bij het openen van diverse overzichten wordt er om dit wachtwoord gevraagd. Laatst gewijzigd: maart 2015 21
6.4 Programma variabelen 6.4.1 Een ziekengeldregeling invoeren. U kunt een of meer ziekengeldregelingen invoeren, waardoor het programma het ziekengeld automatisch kan berekenen. Dit doet u op de volgende manier: Kies via het Instellingen Programma variabelen Ziekengeldregelingen. Vervolgens geeft u de ziekengeldregeling een nummer, een ingangsdatum en vult u de overige rubrieken in. Klik op OK. De eerste regeling moet altijd beginnen met de ingangsdatum 1 januari. Mocht er in de loop van het jaar iets wijzigen dan kan er een regeling worden ingevoerd met hetzelfde nummer, maar met een andere ingangsdatum. Met de functietoets F3 Uitgangspunt geeft u aan over welke looncomponenten het ziekengeld berekend moet worden. Standaard staat looncomponent 2 op nee, omdat dit looncomponent vaak gebruikt wordt voor een uurloonberekening voor het overwerk. Heft u een werknemer die per uur verloont wordt, maak dan een nieuwe ziekengeldregeling waarbij alleen looncomponent 2 op ja staat en de ander looncomponenten op nee. Als oproepkrachten en/of flexwerkers ziek worden dan moet u in veel gevallen het ziekengeld bepalen op basis van het gemiddelde over de afgelopen 3 maanden. Bij deze werknemers fluctueren de gewerkte uren regelmatig en vergt dit nogal wat rekenwerk. U kunt deze berekening door het programma automatisch laten uitvoeren door de betreffende looncomponenten waarover ziekengeld moet worden berekend in de ziekengeldregeling de rubriek 'Gemiddelde over', op Ja te zetten. Het programma berekent vervolgens steeds het ziekengeld over het loon van de laatste 3 maanden. 6.4.2 Een vakantiegeldregeling invoeren. Kies via het Instellingen Programma variabelen Vakantiegeldregelingen. Vervolgens geeft u de vakantiegeldregeling een nummer, een ingangsdatum en vult u de overige rubrieken in. Klik op OK. De eerste regeling moet altijd beginnen met de ingangsdatum 1 januari. Mocht er in de loop van het jaar iets wijzigen dan kan er een regeling worden ingevoerd met hetzelfde nummer, maar met een andere ingangsdatum. De opslag sociale lasten zijn de werkgeverslasten die te zijner tijd over het te reserveren vakantiegeld verschuldigd zijn. Deze werkgeverslasten worden dan automatisch in de journaalpost meegenomen. U dient dit percentage per regeling zelf te berekenen, omdat de werkgeverslasten per werkgever doorgaans verschillend zijn. Tot de werkgeverslasten behoren o.a. de werkgeversdelen ZVW, Awf-WW en WAO (WGA/WIA). Daarnaast kunnen ook werkgeversdelen pensioenpremie etc. hiertoe behoren. Bij het uitbetalen van het vakantiegeld zult u zelf in uw boekhoudprogramma ervoor moeten zorgen dat de boeking van dit bedrag wordt gecorrigeerd door middel van een memoriaal boeking. Percentage verhoging grondslag Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden voor een feestdagentoeslagreservering dat regelmatig in de uitzendbranche gebruikt wordt. Laatst gewijzigd: maart 2015 22
Steeds direct uitbetalen. Bij deze keuze wordt per periode vakantiegeld dus gereserveerd en automatisch direct uitbetaald, zonder dat u dit in de betreffende periode zelf behoeft aan te geven. Een dergelijke vakantiegeldregeling komt regelmatig voor bij werknemers die bijvoorbeeld als 'tijdelijke' werknemer in dienst zijn. Per periode wordt er direct afgerekend met de werknemer. Naast het salaris wordt ook het vakantiegeld apart op de salarisspecificatie vermeld. Let op!: Wanneer u voor deze optie kiest, kunt u bij de rubriek 'Meenemen naar loonaangifte' alleen voor Niet kiezen. Reserveren uitsluitend voor de boekhouding Bij deze keuze wordt alleen voor de boekhouding het aangegeven percentage gereserveerd en in de journaalpost meegenomen. Ten behoeve van de werknemer vindt via deze keuze geen reservering plaats. U dient dan te zijner tijd zelf een bedrag aan vakantiegeld in de periode van uitbetaling bij de werknemer te berekenen en in te voeren. Reservering terugboeken bij uitbetaling Het is mogelijk om het gereserveerde vakantiegeld en de eventueel gereserveerde sociale lasten vakantiegeld automatisch te laten terugboeken. Reken over cumulatief U heeft de mogelijkheid om een eenmalige uitkering te doen over het verdiende salaris van het jaar, zonder dat er een reservering over heeft plaatsgevonden. Deze mogelijkheid is gemaakt omdat in sommige gevallen pas later bekend gemaakt wordt dat een dergelijke (eindejaars)uitkering gedaan moet worden. CashLonen doet dan over het cumulatieve bedrag van de looncomponenten die u via de functietoets F3 Uitgangspunt op "ja" staan een uitbetaling keer met het betreffende percentage Let op!: Wanneer u voor deze optie kiest, kunt u bij de rubriek 'Meenemen naar loonaangifte' alleen voor Niet kiezen. Met de functietoets F3 Uitgangspunt geeft u aan over welke looncomponenten het ziekengeld berekend moet worden. 6.4.3 Een pensioenregeling invoeren. In januari van elk jaar verschijnen er regelmatig updates met nieuwe ingevoerde pensioenregelingen. Het is altijd de discussie of de betreffende versie meegeleverde pensioenregelingen ook een melding moet worden op het conversieverslag en welke regelingen dat dan zijn. Wanneer u een eigen pensioen wilt aan maken, doet u dit via het Instellingen Programma variabelen Pensioenen. Er zijn diverse tabbladen die ingevuld moeten worden. Vervolgens geeft u de pensioenregeling een nummer onder de 1000, een ingangsdatum en vult u de overige rubrieken in. Klik op OK. De eerste regeling moet altijd beginnen met de ingangsdatum 1 januari. Mocht er in de loop van het jaar iets wijzigen dan kan er een regeling worden ingevoerd met hetzelfde nummer, maar met een andere ingangsdatum. Let op!: Met de functietoetsen F4 Uitganspunt en F5 Opbouw kunt u aangeven welke looncomponenten en dagcomponenten er voor het pensioen berekend moet worden. 6.4.4 Overnemen regelingen vorig jaar. Hier heeft u de mogelijkheid om vakantiegeld-, ziekengeld- en pensioenregelingen over te nemen van het vorig jaar Tenzij u goede redenen hebt het wel te doen, adviseren wij u ten zeerste de pensioenen niet over te nemen uit vorig jaar. Per jaargang worden meer dan 500 pensioenregelingen, sociale fondsen en scholings- en opleidingsfondsen door CashLonen uitgeleverd. Het bestand wordt door overnamen van de premies van vorige jaren erg groot en onoverzichtelijk. Laatst gewijzigd: maart 2015 23