Aanmelding Met betrekking tot: Selectie Comaker installaties De Vlijt 30 9781 NR Bedum Postbus 103 9780 AC Bedum Tel: (050) 402 37 50 E: inkoop@wierdenenborgen.nl Datum: September 2016 Fase: 1 aanmeldingsfase
Inhoudsopgave Inhoud BEGRIPSOMSCHRIJVING... 3 1. INLEIDING EN DOEL SELECTIETRAJECT... 4 1.1 ACHTERGROND... 4 1.2 COMAKERSHIP... 4 1.3 KRITISCHE PRESTATIE INDICATIOREN (KPI)... 5 1.4 DOEL VAN DE SELECTIE... 5 1.5 REIKWIJDTE EN SCOPE... 6 1.6 PERCEELVERDELING... 6 1.7 JAARLIJKSE BUDGETTEN... 6 1.8 VERDIENMODEL... 7 1.9 PROCEDURE IN HET KORT... 8 1.10 CONTRACTPERIODE... 8 2 OVERKOEPELEND PROCES: DE FASEN... 9 2.1 FASE 1: AANMELDING EN PPI... 10 2.2 FASE 2: INSCHRIJVING MIDDELS PROPOSITIE... 10 2.3 FASE 3: INTERVIEWS... 10 2.4 FASE 4: RANKING... 11 2.5 FASE 5: PRE-AWARD FASE... 11 2.6 FASE 6: IMPLEMENTATIE EN UITVOERING... 12 2.7 OVERALL PLANNING SELECTIEPROCES... 12 3 SPELREGELS FASE 1 AANMELDING...13 4 AANMELDINGSPROCEDURE...15 4.1 AANMELDING... 15 4.2 AANMELDINGSFORMULIEREN... 15 4.3 INDIENEN AANMELDING... 15 4.3.1 Planning aanmelding... 15 4.3.2 Aanmelding- en Past Performanceformulieren... 15 4.4 KOSTEN DEELNAME... 16 4.5 NIET GUNNEN... 16 4.6 VERTROUWELIJKHEID... 16 5 COMMUNICATIE...17 5.1 CONTACTPERSONEN... 17 5.2 VRAGENRONDE (NOTA VAN INLICHTINGEN)... 17 6 BIJLAGEN...18 2/18
Begripsomschrijving Best Value Procurement Inkoopmethodiek gericht op het maximaal gebruikmaken van de kennis vanuit de leveranciersmarkt. Hierbij wordt ondermeer gebruik gemaakt van ervaringscore, risico- en kansenplan en interviews. Deze methode wordt ook wel prestatie-inkoop genoemd. In dit selectietraject wordt van een aantal elementen en principes van deze methodiek gebruik gemaakt. Comaker(s) De partij of partijen waarmee de intentie heeft een samenwerking aan te gaan naar aanleiding van het selectietraject. Gegadigde De Gegadigde die een Aanmelding heeft ingediend of waar vanuit wordt gegaan dat deze een Aanmelding zal indienen. Deze term wordt in de aanmeldingsfase (fase 1, de huidige fase) en fase 2 gehanteerd. Inschrijver De partij die een Inschrijving heeft ingediend of waar vanuit wordt gegaan dat deze er een zal indienen. Inschrijving Een door Inschrijver ingediende Inschrijving op de door toegezonden aanvraag. Verdienmodel Comaking De wijze waarop een organisatie geld verdient, noemen we het verdienmodel. Het verdienmodel Comaking houdt rekening met zowel de opbrengsten- als de kostenkant van de business. Het winstpercentage van de comaker is gekoppeld aan het behalen van de doelstellingen (KPI s). Kritische Prestatie Indicator (KPI) Kritische prestatie-indicatoren zet doelstellingen om in meetbare variabelen. Hierdoor valt duidelijk af te lezen of een organisatie op koers ligt voor het behalen van de doelstellingen. Nota van Inlichtingen Document waarin de vragen van alle betrokken partijen bij deze procedure zijn verwerkt inclusief de bijbehorende antwoorden, geformuleerd door. 3/18
1. Inleiding en doel selectietraject 1.1 Achtergrond verhuurt ruim 5000 woningen in de gemeenten Bedum, Eemsmond, Loppersum, De Marne, Ten Boer en Winsum. Vanaf januari 2017 komen hier in verband met een voorgenomen fusie ca. 1800 woningen in de gemeente Groningen bij. Wij zijn als woningcorporatie een toegelaten instelling, met als taak het bouwen en beheren van betaalbare huurwoningen. is werkzaam op het gebied van de volkshuisvesting. Dit betekent dat wij ons met name richten op het bieden van goede, passende en betaalbare woonruimte aan mensen met een beperkt budget. Ook bieden wij woonruimte aan doelgroepen die speciale aandacht verdienen, zoals gehandicapten en vluchtelingen. 1.2 Comakership Als realiseren we ons dat het beheren van vastgoed op basis van traditionele cyclische sturing niet meer houdbaar is. We zijn daarom een transitie gestart naar een meer vraagen resultaatgerichte manier van beheren. We geloven dat we hiermee efficiënter en effectiever kunnen werken. Om dit te realiseren hebben we partners nodig die ook geloven in een nieuwe manier van werken. Een efficiënte keten waarbij partners elkaar goed verstaan en als team werken aan een beter resultaat (kwaliteit en winst) tegen lagere kosten. Door onze installaties samen met comakers te gaan beheren kunnen we ons richten op het resultaat (comfortabele, veilige woningen) in plaats van de taak (wie doet wat wanneer). Dit zal wat ons betreft leiden tot een hogere klanttevredenheid, lagere kosten en dus betere betaalbaarheid. Bovenstaande werkwijze vereist een goede samenwerking met vertrouwde partijen op basis van wederzijds respect, volledige transparantie en zakelijk vertrouwen. Een duurzame relatie opbouwen vereist commitment en bereidheid om eraan te werken. 4/18
1.3 Kritische Prestatie Indicatioren (KPI) Binnen comakership is het uitgangspunt om op basis van openheid van zaken en wederzijds vertrouwen gezamenlijke voordelen te behalen. Door het hanteren van openheid van zaken, op gebied van kosten en processen, is onder andere de doelstelling (faal)kosten te reduceren door efficiënter te werken en betere prestaties te leveren door te focussen op het resultaat. De afdeling vastgoedbeheer van wil haar organisatie en leveranciers aan gaan sturen op basis van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s). De ambitie goede woningen te leveren is vertaald naar onderstaande KPI s: Kwaliteit Tevreden huurders Veilige woningen Duurzame woningen Comfortabele woningen Casco goed Installatie goed Financieel Lage onderhoudskosten Om goede resultaten te bewerkstelligen zijn naast deze KPI s nog een aantal (organisatorische) Prestatie Indicatoren (PI s) te benoemen als: Medewerker tevredenheid / betrokkenheid Team Performance Doorlooptijd 1.4 Doel van de selectie Het doel van dit selectietraject is een partij te selecteren waarmee gezamenlijk invulling wordt gegeven aan het comakership installaties. Dit traject is gericht op het selecteren van de partij die de visie en doelstellingen van Wierden en Borgen deelt. De te selecteren partij zal als expert in het vakgebied optreden en al hun kennis en kunde inzetten om samen met comaking op het gebied van installaties verder vorm te geven. De partij zal proactief op zoek gaan naar verbeteringen binnen het proces, risico s beheersen en hun verantwoordelijkheid nemen om samen met betaalbaar wonen te blijven waarborgen. Tot slot werkt de partij voornamelijk met lokaal personeel. Het doel van de eerste fase van het traject is te komen tot een eerste selectie van de Gegadigden op basis van referenties (PPI) en enkele minimumeisen. 5/18
1.5 Reikwijdte en Scope De reikwijdte van deze aanbesteding omvat het preventief (waar nodig monitoren), correctief en planmatig onderhouden van het installatiepark (verwarming, warmteterugwin (WtW), mechanische ventilatie en nul op de meter installaties) van. Hieronder een inschatting van de aantallen te beheren installaties per kalenderjaar. 2017 2018* Prognose na 2018 CV installaties 5000 6800 6900 Overige verwarmingsinstallaties (open verbrandingstoestellen) 200 100 0** Aantal WtW 20 270 320 Aantal mechanische ventilatie 200 1500 1550 Aantal nul op de meter installaties (inclusief monitoring) 65 65 235 * ínclusief installaties fusiepartner ** Geen eigendom van W&B, we sturen wel op vervanging van deze toestellen 1.6 Perceelverdeling De intentie van deze selectie is om met een partner in zee te gaan, er is dan ook geen sprake van perceelverdeling. 1.7 Jaarlijkse budgetten De uitdaging voor het beheer van installaties is om meer met minder te doen. Niet om meer geld te verdienen, maar om onze klanten beter te kunnen bedienen. - stelt jaarlijks, op basis van historische cijfers en ontwikkelingen, het benodigde budget voor de te leveren prestaties met betrekking tot installaties vast. - Het budget wordt bepaald door onze ambitie af te zetten tegen de financiële ruimte. - Met geselecteerde partner worden afspraken gemaakt over de financiële doelstelling (afname budget) per jaar. Over eventuele budgetoverschotten, bijvoorbeeld als resultaat vanuit de comaking samenwerking, worden tijdens de pre award fase afspraken gemaakt. 6/18
1.8 Verdienmodel Bij de vergaande vorm van samenwerking die we met onze comakers voor ogen hebben, past het traditionele verdienmodel niet meer. De traditionele wijze van verdienen is gebaseerd op het uitkeren van winstpercentage op basis van gemaakte kosten (omzet) in plaats van verdienen op basis van behalen van de doelstellingen (kwaliteit). Het beoogde verdienmodel van werkt door middel van koppeling van het winstpercentage aan het behalen van de vastgestelde Kritische Prestatie Indicatoren (KPI), dus prestatiebeloning. De hoogte van het uit te keren winstpercentage is gekoppeld aan deze individuele KPI doelstellingen. Het verdienmodel houdt rekening met zowel de opbrengsten- als de kostenkant van de business. Het uitgangspunt is dat de comaker geen verlies maakt op de uitvoering van de werkzaamheden (dekking van directe en indirecte kosten). Het daadwerkelijk verdienen begint daarbij voor de comaker op het moment dat de doelstellingen (KPI s) behaald worden. Het behalen van de kwaliteitsnorm per KPI wordt in het verdienmodel gekoppeld aan uitkering van een deel van het overeengekomen winstpercentage 1 met de comaker. Hieronder in het schema als voorbeeld een winstverdeling. De weging van elk onderdeel alsook de doelstelling per onderdeel zal samen met de comaker vaststellen tijdens de pre-award fase. Doelstelling Norm KPI 1, bijvoorbeeld kwaliteit installaties 1/5 Norm KPI 2, bijvoorbeeld klanttevredenheid 1/5 Norm KPI 3, bijvoorbeeld duurzaamheid 1/5 Norm KPI 4, bijvoorbeeld veiligheid 1/5 Norm KPI 5, bijvoorbeeld teamperformance 1/5 deel van winst-% Bovenstaand schema geeft als voorbeeld weer dat per behaalde doelstelling een vijfde deel van het winstpercentage wordt uitgekeerd. Kostentoetsing: Alle normen, voor zowel kwaliteit als kosten worden gemeten op basis van een nader over een te komen meetplan. Voor het toetsen van de kosten wil een onafhankelijke kostendeskundige inzetten. Dit wordt tijdens de pre-award fase verder uitgewerkt. 1 Tijdens fase 2 (inschrijffase) dienen inschrijver(s) een voorstel in voor het te hanteren winstpercentage gedurende de overeenkomst. In de Pre Award fase wordt dit verder besproken. 7/18
1.9 Procedure in het kort Het overall proces begint met de aanmelding en een voorselectie op basis van referenties (Past Performance Information / PPI). Het selectieproces is gebaseerd op de principes van Best Value Procurement (ook wel Prestatie Inkoop genoemd). beoogt hiermee een maximale reductie van de risico s te bewerkstelligen en een maximale benutting van kansen. De methodiek is erop gericht om tot een samenwerkingsverband te komen met die partij die heeft aangetoond het beste de risico s te minimaliseren, de kansen te benutten en aan te sluiten bij de visie van de opdrachtgever. Dit selectietraject bestaat uit meerdere fasen, deze worden in hoofdstuk 2 verder toegelicht. 1.10 Contractperiode In principe wordt een samenwerkingsovereenkomst voor een periode van vijf jaar afgesloten met een intentie voor verlenging met nog eens vijf jaar. Jaarlijks worden gezamenlijk resultaatafspraken voor het komende jaar vastgesteld. De behaalde resultaten worden geëvalueerd. De uitkomsten van de evaluatie en de behaalde resultaten zijn de basis voor de continuering van de lopende samenwerking en eventuele verlenging na vijf jaar. Gedurende de implementatiefase (fase 6) werken we op basis van een intentieovereenkomst. Tijdens fase 6 wordt de samenwerkingsovereenkomst opgesteld. 8/18
2 Overkoepelend proces: de fasen Zoals aangegeven kent dit selectieproces meerdere fasen, deze zijn onderstaand globaal toegelicht met de bijbehorende uitkomst/output. Naarmate het proces vordert zal er steeds meer gedetailleerde informatie worden verstrekt. De inhoud en insteek van de fasen kan nog wijzigen, waarover, indien van toepassing, deelnemers uiteraard tijdig worden geïnformeerd. De inhoud en focus van dit document richt zich na dit hoofdstuk uitsluitend op fase 1, tenzij expliciet anders aangegeven. De overall processtappen zien er als volgt uit: Op de volgende pagina worden de processtappen kort toegelicht. In elke fase zijn momenten ingericht om vragen te kunnen stellen. 9/18
2.1 Fase 1: Aanmelding en PPI De aanmelding en PPI bestaat uit drie onderdelen: 1. Aanmeldingsformulier: Akkoordverklaring opzet en procesvoering inkooptraject 2. Minimumeisen: Eerste toetsing geschiktheid potentiële comakers 3. Past Preformance selectie: selectie op basis van referentiescores (PPI) Deze onderdelen worden nader toegelicht in Hoofdstuk 3. In deze fase vindt er een selectie plaats op basis van minimumeisen, akkoordverklaring en referentiescores. Er gaan maximaal 4 partijen door naar Fase 2. Dit zijn de partijen die het aanmeldingsformulier hebben ondertekend, voldoen aan de minimumeisen en tevens de hoogste eindscores hebben voor de PPI. De score die wordt behaald in de eindscore Past Performance telt voor totaal 20% mee in uiteindelijke totaalbeoordeling. 2.2 Fase 2: Inschrijving middels Propositie Deze fase is de inschrijvingsfase. Hierbij worden de Gegadigden die door de vorige fase zijn gekomen gevraagd een plan van aanpak, RAVA-plan (Risico- en kansenplan) en een planning op te stellen op basis van door (nader) aangeleverde informatie en uitgangspunten in de formats 1, alsmede een voorstel voor winstpercentage bij te sluiten. De score die op dit deel wordt behaald telt voor 40% mee in de uiteindelijke totaalbeoordeling van Gegadigden die doorgaan in het proces. De documentatie wordt in deze fase geanonimiseerd beoordeeld door het beoordelingsteam. Het resultaat van deze fase is dat maximaal 3 van de 4 kandidaten doorgaan naar Fase 3. 2.3 Fase 3: Interviews Dit is de volgende fase in het proces. Hier zal een verdiepingsslag plaatsvinden op basis van de eerder aangeleverde input. De interviews worden gehouden met functionarissen op twee of drie niveaus uit de organisatie (strategisch, tactich, operationeel), onder andere die functionarisssen van Gegadigde die het werk gaan uitvoeren dan wel plaatsnemen in het comaker team. De intentie is dat deze interviews op locatie van/bij Gegadigde worden gehouden. De score die op dit deel wordt behaald telt voor 40% mee in de uiteindelijke totaalbeoordeling. Op basis van de scores in de Fasen 1 tot en met 3 wordt in Fase 4 een ranking opgesteld voor de overgebleven Inschrijvers. 1 is niet verplicht het door Inschrijver ingediende plan van aanpak, RAVA-plan, planning en voorstel winstpercentage in fase 2 (inschrijffase), 1 op 1 over te nemen in de Pre-Award fase. Derhalve kan Inschrijver hier dan ook geen rechten aan ontlenen. In fase 5 (Pre-Award) zal het plan van aanpak, RAVA-plan en planning door Inschrijver nader worden uitgewerkt en dient er ten aanzien van deze documenten en het winstpercentage overeenstemming te worden bereikt met. 10/18
2.4 Fase 4: Ranking Een belangrijk aspect van het proces is dat per fase Inschrijvers afvallen op basis van ranking van dat onderdeel. De behaalde scores in elke fase blijven voor de Inschrijvers die doorgaan in het proces echter van kracht. Deze tellen voor een bepaald percentage mee in de uiteindelijke overall beoordeling/ ranking. De totaalwegingen per fase (fasen 1, 2 en 3) zijn in onderstaande tabel weergegeven. In de fasen wordt gewerkt met subwegingen, deze worden nader bekend gemaakt en toegelicht per fase. Onderdeel Weging PPI 20% Inschrijving middels propositie 40% Interviews 40% De beste Inschrijver op basis van scores en wegingen gaat door naar Fase 5, de Pre-Award Fase. 2.5 Fase 5: Pre-Award fase Het plan van aanpak wordt in detail uitgewerkt. De definitieve planning, werkstaten, verantwoordelijkheden en taken opdrachtgever en -nemer, geaccepteerde kansen, risicomanagementplan en winstpercentage worden in deze fase vastgelegd. De Gegadigde wordt geconfronteerd met overige risico s uit de diverse ingediende RAVA-plannen welke onderdeel gaan uitmaken van het risicomanagementplan. De informatie uit de ingediende risicoplannen wordt op geanonimiseerde wijze gebruikt. Indien de partijen geen overeenstemming kunnen bereiken, gaat met de eerstvolgende partij in overleg (voorwaarde is dat die partij geen gelieerde dochternderneming is). Uiteindelijk resultaat is een intentieovereenkomst 1 inschrijver, waarna in de volgende fase vormgegeven wordt aan de gezamenlijke, definitieve samenwerkingsovereenkomst. 11/18
2.6 Fase 6: Implementatie en uitvoering Dit is de implementatiefase van de nieuwe samenwerking. vindt dit een zeer belangrijke fase, hier wordt een pro-actieve rol van de gegunde comaker vereist. De voorbereidingen voor de overname van het beheer van de installaties worden hier getroffen. Het comakingteam wordt geïnstalleerd en er vindt nadere afstemming tussen de comaker en over de operationele uitwerking van de inschrijving. De samenstelling van het comakingteam bestaat uit vaste functionarissen van de betrokken partijen. Deze personen beschikken over de capaciteit en competenties om binnen de eigen organisaties draagvlak te creëren om de gezamenlijk gemaakte afspraken waar te maken. De Kritische Prestatie Indicatoren worden vastgelegd met daaraan gekoppeld het meetplan en verdienmodel. Er vindt afstemming plaats over de prijsstelling en de ontwikkeling daarvan. Daarnaast ligt er een standaard voor managementrapportages op operationeel, tactisch en strategisch niveau. Bij de start van de samenwerking zal de huidige werkwijze als vertrekpunt gebruikt worden en groeien zowel opdrachtgever en comaker naar de samen ontwikkelde werkwijze. Deze transitie moet opstartproblemen voorkomen en alle organisaties de tijd geven hun interne structuur aan te passen op de nieuwe samenwerking. Uiteindelijk resultaat: de omzetting van de intentieovereenkomst in een samenwerkingsovereenkomst. 2.7 Overall planning selectieproces Overall planning selectieproces Onderstaand wordt de globale planning weergegeven voor dit selectietraject. Activiteit Wie? Datum Uiterlijke termijn indienen vragen Gegadigden 28 oktober Nota van Inlichtingen W&B 9 november Uiterste datum indienen aanmelding + PPI Gegadigden 23 november (10:00 uur) fase 1 Start fase 2 W&B / Inschrijvers 30 november* Start fase 3 W&B / Inschrijvers 3 februari 2017* Start fase 5: pre-award fase W&B / Inschrijvers 8 maart 2017* Afronding pre-award fase W&B / Inschrijvers 30 jun 2017* * Dit is een inschatting, hier kunnen geen rechten aan worden ontleend. NB. Alle genoemde aantallen, percentages en cijfers in dit stuk en bijbehorende bijlagen zijn indicatief, tenzij anders aangegeven. Hieraan kunnen geen rechten aan worden ontleend. 12/18
3 Spelregels Fase 1 aanmelding In dit hoofdstuk worden de spelregels uiteengezet voor wat betreft Fase 1. De spelregels voor de overige fasen worden voorafgaand aan het ingaan van de betreffende fasen nader uiteengezet. De aanmelding bestaat uit drie onderdelen: 1) Akkoordverklaring opzet en procesvoering inkooptraject 2) Eerste toetsing geschiktheid potentiële comaker(s) 3) Past Performance selectie (PPI) 1) Akkoordverklaring opzet en procesvoering inkooptraject Inschrijver dient het aanmeldingsformulier Bijlage 1 volledig ingevuld retour te verzenden. Hiermee verklaart de Gegadigde deel te willen nemen aan het selectietraject en dientengevolge akkoord te gaan met alle voorwaarden en spelregels aangaande dit selectietraject zoals door Wierden en Borgen gecommuniceerd in de aanmelding- en/of inschrijfdocumentatie. 2) Eerste toetsing geschiktheid potentiële comaker(s) (= minimumeisen) Inschrijver dient het Formulier Minimumeisen Bijlage 2 volledig ingevuld retour te verzenden. Geschiktheid wordt conform bijlage 2 getoetst op: a. Positief eigen vermogen over 3 jaar; b. Positief bedrijfsresultaat over 3 jaar; c. Beoordeling kasstroomoverzichten afgelopen jaar en prognose huidig jaar, d. Maximale afhankelijkheid van 30%; e. Minimale eisen, zoals opzet intentieovereenkomst, bepalingen aangaande moeder-, en dochterondernemingen en overige eisen; 3) Past Performance Indicators (PPI) In deze fase vindt er een selectie plaats op basis van referentiescores (PPI). De PPI heeft als doel inzicht te krijgen in de capaciteiten van de Gegadigde op basis van ervaringen uit de dagelijkse praktijk en de (potentiele) geschiktheid om als partner van te werken met betrekking tot de wijze waarop met dit pakket om wil gaan in de aanstaande samenwerking. Inschrijver dient 4 relevante, door huidige opdrachtgevers (referenten) ingevulde, Past Performance Enquête formulieren aan te leveren. Indien onder de huidige opdrachtgevers van de gegadigde valt, is een verplichtte referent 1. Inschrijver dient het formulier Past Performance Enquête uit bijlage 3 hiervoor te gebruiken. Zie hieronder de criteria op omzet of aantallen: Aantal woningen beheer installaties eis 4 referenten totaal: Omzet woningen beheer installaties eis 4 referenten totaal: 13.000 woningen per jaar 1,5 miljoen per jaar Voorbeeld Ref. 1 per jaar Ref. 2 per jaar Ref. 3 per jaar Ref. 4 per jaar Totaal Op aantal 3.000 won. 2.000 won. 5.000 won. 3.000 won. 13.000 won Voorbeeld Ref. 1 per jaar Ref. 2 per jaar Ref. 3 per jaar Ref. 4 per jaar Totaal Op omzet 100.000 500.000 400.000 500.000 1,5 milj De score die wordt behaald op dit onderdeel telt voor 20% mee in de uiteindelijke totaalbeoordeling voor Gegadigden die doorgaan in het proces. Alle retour ontvangen PPI enquêtes worden op 1 1 Als met als referent niet kan worden voldaan aan de criteria, aanleveren als 5 de referent. De beoordeling van zal dan de beoordeling van de kleinste referent vervangen. 13/18
authenticiteit getoetst. Volledig en zorgvuldig invullen van deze PPI enquêtes als ook de ondertekening door referent is van belang. Indien uit de toetsing blijkt dat authenticiteit van de referent niet overeenkomt volgt directe uitsluiting van verdere deelname. 14/18
4 Aanmeldingsprocedure 4.1 Aanmelding De aanmelding bestaat uit drie onderdelen, namelijk de aanmeldingsformulieren (bijlagen 1 en 2) en de vier ingevulde Past Performance Enquêtes zoals omschreven in hoofdstuk 3. 4.2 Aanmeldingsformulieren De Gegadigde dient bij de Aanmelding bijlagen 1, 2 en 3 digitaal en in hardcopy ingevuld aan te leveren bij de in dit document genoemde contactpersonen. Onderstaand een korte toelichting per onderdeel. Bijlage 1: Aanmeldingsformulier Dit formulier dient Gegadigde volledig in te vullen en rechtsgeldig te (laten) ondertekenen (conform het uittreksel uit de Kamer van Koophandel). Bijlage 2: Formulier Minimumeisen Er wordt een aantal minimumeisen gesteld aan deelnemende partijen. Gestelde vragen dienen naar waarheid ingevuld te worden, waarbij zich het recht voorbehoudt nadere achterliggende of additionele gegevens, verklaringen en onderbouwing op te vragen later in het proces of na gunning. Aanlevering daarvan dient te geschieden binnen 7 werkdagen na het eerste verzoek. Bijlage 3: Enquête Past Performance Gegadigde dient 4 Past Performance Enquêteformulieren, naar waarheid ingevuld door 4 verschillende referenten (partijen), in te sturen, waarbij zich het recht voorbehoudt de referenties telefonisch te toetsen op authenticiteit. 4.3 Indienen aanmelding 4.3.1 Planning aanmelding De uiterste inleverdatum en tijdstip van de aanmelding is 23 november voor 10 uur. Aanmeldingen die na genoemde datum op genoemd tijdstip en/of onvolledig worden ingeleverd, worden geacht niet te zijn gedaan, zulks ter beoordeling van. 4.3.2 Aanmelding- en Past Performanceformulieren Gegadigde dient de aanmeldingsformulieren en ingevulde Past Performance Enquêteformulieren digitaal in PDF-formaat aan te leveren op het volgende adres: Aan: Jan Willem Germs Onderwerp: Aanmelding selectieprocedure beheer installaties Email-adres: inkoop@wierdenenborgen.nl Bijlagen: 1. Aanmeldingsformulier.pdf 2. Formulier minimumeisen.pdf 3. Enquete Past Performance 1 t/m 4.pdf Gelet op de betrouwbaarheid van de opgegeven data, becijfering en handtekeningen is het verplicht om de niet bewerkbare cellen in de bijlagen met pen in te vullen. De scores van de referenten op de Past Performance formulieren dienen daarnaast door de referent zelf ingevuld te zijn, als blijkt dat dat niet het geval is kan overgaan tot uitsluiting van deelname. 15/18
4.4 Kosten deelname Eventuele kosten van Gegadigde verbonden aan deelname aan dit proces, waaronder het opstellen of indienen van stukken, komen op geen enkele manier voor vergoeding door in aanmerking. 4.5 Niet gunnen is niet gebonden door en sluit uitdrukkelijk de toepassing uit van de basisprincipes van openbaar aanbestedingsrecht, zoals de principes van gelijke behandeling en nondiscriminatie. behoudt zich het recht voor om op ieder moment de selectieprocedure, de planning en enig ander document in relatie tot dit traject te wijzigen en onderhandelingen voort te zetten met andere partijen. Dit voorbehoud wordt in de breedste zin van het woord gemaakt. kan haar rechten uitoefenen zoals het haar goeddunkt, zonder dat zij daarvoor redenen hoeft aan te geven. Door een aanbieding in te dienen, gaat u akkoord met het bepaalde in deze alinea en doet u afstand van alle rechten tot het maken van bezwaar tegen (een deel van) de uitvraagprocedure. In het bijzonder dient te worden opgemerkt dat zich het recht voorbehoudt: - Aanbiedingen ingediend na de deadline en/of onvolledige aanbiedingen niet te accepteren; - Te onderhandelen met een of meer andere partijen die zich al dan niet hebben ingeschreven; - Te gunnen aan een andere inschrijver dan de inschrijver met de beste beoordeling dan wel aan een partij die niet heeft ingeschreven. Hierin is geheel vrij; - Te beslissen slechts een gedeelte van de opdracht te vergeven; - Te besluiten niet tot gunning over te gaan. 4.6 Vertrouwelijkheid zal de inschrijving met vertrouwelijkheid behandelen. Correspondentie en aanbiedingen zullen na afloop van dit project niet worden geretourneerd. 16/18
5 Communicatie 5.1 Contactpersonen Alle communicatie over dit selectietraject dient te verlopen via contactpersoon Jan Willem Germs (inkoop@wierdenenborgen.nl). Vanuit de Gegadigde/Inschrijver dient het contact via één contactpersoon en een plaatsvervanger te verlopen (zoals aangegeven op het aanmeldingsformulier). 5.2 Vragenronde (Nota van Inlichtingen) Gegadigden kunnen uiterlijk tot 28 oktober 2016 vragen stellen betreffende status, procedures, voorwaarden alsmede technische, inhoudelijke en/of operationele aspecten van de aanmelding, oftewel ten aanzien van fase 1. Deze dienen per e-mail te worden gesteld aan bovengenoemde e- mail adres. Ook wordt expliciet verzocht tegenstrijdigheden te melden in de documentatie. De vragen dienen te worden aangeleverd in Word of Excel formaat (bewerkbaar). Vragen en antwoorden zullen geanonimiseerd in de vorm van een Nota van Inlichtingen worden gecommuniceerd. Vragen worden uiterlijk beantwoord op 9 november 2015. 17/18
6 Bijlagen Bijlage 1: Aanmeldingsformulier Bijlage 2: Formulier minimumeisen Bijlage 3: Past Performance Enquête formulieren Bijlage 4: Concept intentieovereenkomst 18/18