Methodiek leertafel directe matching Gsiw-actiegroep bemiddeling en selectie Voorwoord De methodiekbeschrijving directe matching is het resultaat van een leertafel, die werd opgezet in het kader van het partnerschap Gent, stad in werking. Zo n leertafel is een slimme leervorm die persoonlijke ontwikkeling combineert met de aanpak van een concreet praktijkvraagstuk. Interactie staat centraal. Leren is, meer dan kennis opdoen, kennis delen. Deze leertafel bracht professionals uit de bedrijfswereld en de arbeidsbemiddeling samen om elkaars expertise te leren kennen. Ze confronteerden vacatures en profielen van kandidaten. Dat leverde hen veel praktijkkennis op. Het partnerschap Gent, stad in werking wil die opgedane inzichten delen met het brede werkveld. Als voorzitter van het partnerschap ben ik er alvast van overtuigd dat leertafels goede instrumenten zijn om bemiddelaars en rekruteerders zinvol rond de tafel te brengen. Ze verhogen die kansen van werkgevers om geknipte werknemers te vinden. En die van werkzoekenden om een job te vinden die aansluit bij hun profiel. Rudy Coddens schepen van Seniorenbeleid, Werk en Armoedebestrijding voorzitter Gent, stad in werking Context In het strategisch Beleidsplan Gent, stad in werking 2011-2013 is Krapte op de arbeidsmarkt en de knelpunteneconomie met nieuwe uitdagingen en kansen voor werkzoekenden en bedrijven een van de prioritaire thema s. De Beleidsgroep Gsiw bepaalde 3 doelstellingen om dit thema aan te pakken: opleidings- en knelpuntprofielen op elkaar afstemmen als antwoord op de knelpuntvacatures; het aanwezige potentieel aan werknemers beter leren kennen via directe bemiddeling en selectie; zorgzaam omgaan met medewerkers in het bedrijf als basis voor een duurzame loopbaan. De Actiegroep Bemiddeling en Selectie vertrok van de dubbele vaststelling: veel werkzoekenden uit kansengroepen vinden moeilijk werk en veel werkgevers vinden moeilijk kandidaten voor knelpuntvacatures. 1
Kent de rekruteerder het werkelijke potentieel aan arbeidskrachten? Weet de bemiddelingsconsulent wie de rekruteerder feitelijk voor ogen heeft? Waar vinden bemiddelaars en rekruteerders elkaar? De actiegroep werd georganiseerd als een leertafel: bemiddelaars (cv in de hand) en rekruteerders (vacature op zak) werden rond de tafel gebracht om in dialoog te gaan. De doelstelling was om tot directe matching te komen en een leermoment in te bouwen over bemiddeling en selectie. De leertafel kwam 5 maal bijeen in 2012. De proeftuinperiode is afgelopen en de deelnemers zijn enthousiast om met die methodiek verder te werken om met resultaat te bemiddelen en te rekruteren, en om duurzame partnerships op te bouwen. Op de Beleidsgroep Gent, stad in werking van 12/2/2013 werden de volgende aanbevelingen geformuleerd: Rechtstreekse communicatie tussen rekruteerder en bemiddelaar zit niet vervat in het brede verhaal van vraag en aanbod. De leertafel vult hier een leemte op. Leermomenten verbinden met directe matching is een meerwaarde om vertrouwen op te bouwen, en dat vertrouwen leidt tot duurzame partnerships. Gezien de verruimde opdracht (vanaf 2013) is Jobkanaal de partner bij uitstek om dergelijke leertafels te organiseren. Werkgevers zijn moeilijk te engageren om deel te nemen aan de leertafel. Daarom adviseerde de Beleidsgroep om dergelijke leertafels ook te organiseren tijdens jobbeurzen waar rekruteerders wel aanwezig zijn. In deze brochure leest u de hoe de leertafel opgevat en georganiseerd werd. We hopen dat in 2013 dergelijke leertafels ingang vinden om bemiddelaars en rekruteerders samen aan tafel te brengen. Procesondersteuning leertafel directe matching door Luc Henau (directeur GTB en voorzitter actiegroep) en Ann De Cuyper (Dienst Werk/Stad Gent) Februari 2013 Namen deel aan een of meerdere leertafelbijeenkomsten: Op www.gsiw.be leest u geregeld nieuws over dit thema. Meer informatie? Contact: gsiw@gent.be 2
Leertafel Directe matching 1. Aanleiding Het knelt op de arbeidsmarkt. Er zijn nog altijd te veel werkzoekenden en er zijn nog altijd te veel openstaande vacatures. De aansluiting van de talenten van werkzoekenden met de competenties die bedrijven vragen is niet eenvoudig. En blijkbaar wordt die aansluiting steeds moeilijker. Zowel aan werkgeverszijde als aan werknemerszijde is het belangrijk om stappen te zetten naar meer overeenstemming tussen gevraagde en aangeboden talenten op de arbeidsmarkt. Klassieke jobbeurzen zijn goed, maar ze dienen onvoldoende het doel dat we hier willen bereiken: directe matching. 2. Doelstelling Aan de leertafel brengen we bemiddelaars en selectieverantwoordelijken samen om door opbouw van wederzijdse kennis en vertrouwen tot meer en betere directe matching te komen. Na de leertafel bestaan er partnerships tussen de bemiddelaars en selectieverantwoordelijken. Vaststelling is dat de 2 groepen elkaars werking niet goed kennen en dat er geen directe dialoog bestaat tussen deze actoren. Wat moet ik zeggen? Die zegt weinig 3. Deelnemers We kiezen er heel bewust voor om ons uitsluitend te richten naar die mensen die met hun beide voeten in het matchingsgebeuren staan. De deelnemende bemiddelaar begeleidt werkzoekenden die klaar zijn om de stap te zetten naar werk. De vertegenwoordiger van de werkgever is iemand die zelf brieven beoordeelt, selectiegesprekken voert, vacatures opstelt, én die momenteel vacatures heeft. (in onze brochure benoemd als de rekruteerder) We werken met een kleine groep om de interactie te maximaliseren: 6 tot 8 bemiddelaars en 6 tot 8 selectieverantwoordelijken uit het bedrijfsleven. Hierbij moet ook voldoende diversiteit aanwezig zijn: publieke en private bemiddelaars van werkzoekenden uit diverse kansengroepen (langdurig werkzoekenden, kortgeschoolden, 50-plussers, mensen met een arbeidshandicap, ) en selectieverantwoordelijken van kleine en grote bedrijven, uit verschillende sectoren (bouwsector, horeca, zorg, metaal- en elektrotechnische sector, ). Die diversiteit is nodig om het leereffect te verhogen, maar ook om op korte termijn vacatures in te vullen (quick-wins nastreven). De leertafel wordt georganiseerd en begeleid door een onafhankelijke procesbegeleider. Dat kan een jobkanaalconsulent zijn. De procesbegeleider moet een sfeer van openheid en vertrouwen onder de deelnemers creëren, zodat kennisuitwisseling mogelijk is. De procesbegeleider moet er ook over waken dat de bijeenkomsten gestructureerd en doelgericht verlopen. 3
4. Methodiek 4.1. Voortraject Leertafel: 2 bijeenkomsten Visie, concepten, werkwijzen en (voor)oordelen over de twee werkvelden (werkgevers en bemiddelaars) worden uitgewisseld. We kiezen voor dialoog en intervisie in 2 bijeenkomsten van maximaal 3 uur. De inhoud ligt vast, maar biedt voldoende ruimte voor eigen ervaringen, vragen en antwoorden. Elke bijeenkomst vraagt een degelijke voorbereiding van elke deelnemer. Dit voortraject dient om partnerships op te bouwen tussen werkgevers en bemiddelaars. Eerste bijeenkomst: de theorie van ons werk Bemiddelaars en rekruteerders lichten toe vanuit welke theoretische modellen of methodieken ze vertrekken. Vragen aan de bemiddelaars: Wat bedoelen jullie met het begrip competenties? Welke competenties hebben werkzoekenden? Hoe worden werkzoekenden begeleid in de opbouw van een sollicitatiebrief of cv? Welke tips en technieken leren werkzoekenden om zich voor te bereiden op een sollicitatie? Naar welke vacaturekanalen worden werkzoekenden verwezen? Vragen aan de rekruteerders: Wat bedoelen jullie met het begrip competenties? Welke competenties zoeken bedrijven? Hoe wordt een jobprofiel voor een vacature opgebouwd? Welke kernelementen maken dat iemand geselecteerd wordt uit een schriftelijke sollicitatie of een interview? Welke wervingskanalen gebruiken selectieverantwoordelijken? Gezocht superintelligente superman/vrouw met veel ervaring. Weer geen reactie Bevindingen: Werkgevers kennen het werkveld van de bemiddelaars onvoldoende. Ze gebruiken een beperkt aantal wervingskanalen, en kiezen dan vooral voor de klassieke, zoals kranten, internet, Ze kennen vaak de extra kanalen, zoals bijvoorbeeld Jobkanaal, niet. Ze zijn wel vertrouwd met de uitzendsector. Hierbij speelt vooral snelheid een belangrijke rol. Een vacature moet snel ingevuld worden. Uitzendkantoren kunnen daarop inspelen, bemiddelaars onvoldoende. Werkgevers betalen soms liever de volle pot voor een goede werknemer. Bemiddelaars vragen meer bereidheid om werkzoekenden kansen te geven. De opleidingsmaatregel Individuele Beroepsopleiding in de Onderneming (IBO) is daarvoor een zeer geschikt instrument. Met IBO volgt de werkzoekende eerst een opleiding van 1 à 6 maanden op de werkvloer. Daarna krijgt hij een contract van onbepaalde duur. Voordelig is dat de werkgever tijdens die opleiding geen loon of RSZ moet betalen, enkel een productiviteitspremie, en dat de werkzoekende meer tijd krijgt om te groeien in de job. 4
Vacatures kunnen soms anders uitgeschreven worden: moeten kandidaten van bij de start over alle competenties beschikken? Is een groeiscenario mogelijk? Worden selectietechnieken niet beter aangepast aan het niveau van de job? Werkgevers checken vaak ook sociale media: bemiddelaars moeten hun kandidaten hiervoor waarschuwen. Ook een e-mailadres en iemands boodschap op zijn antwoordapparaat zijn belangrijk als eerste indruk. Werkgevers zoeken werkzoekenden die willen werken: stiptheid en inzet zijn belangrijk. Voldoende taalkennis wordt vooral vooropgesteld voor veiligheid en samenwerking. Aansluiting met de bedrijfscultuur is belangrijk. Ook mentale flexibiliteit (aanpassingsvermogen, leren, bijleren) scoort hoog, en dit voor werknemers op elk niveau in het bedrijf. Een stabiel werkverleden en referenties zijn belangrijk. Een gat in een cv is een knipperlicht voor een werkgever. Werkzoekenden moeten leren op een positieve manier te communiceren over het verleden. Je kunt beter vermelden dat je 6 jaar bent thuisgebleven om voor de kinderen te zorgen, dan dat je niets vermeldt. Weekcontracten voor uitzendkantoren komen best gegroepeerd in één blok. En vermeld alleen die vaardigheden die relevant zijn voor de functie. Dat geldt ook voor hobby s. Sollicitaties zijn volgens werkgevers vaak van lage kwaliteit. De bemiddelaar vormt soms zelf een drempel voor de tewerkstelling van een werkzoekende: in zijn intentie om als buffer op te treden voor de werkzoekende, heeft hij de neiging om te veel te pamperen. Kunnen de opleidingen van werkzoekenden (bijvoorbeeld Werkervaringsprojecten) niet nog meer aangepast worden aan de realiteit van het bedrijfsleven? Ondanks de schijnbare afstand tussen de 2 groepen, bleken er ook veel overeenkomsten inzake verwachtingen. Goede visie Super! Tweede bijeenkomst: de praktijk van ons werk We vertrekken van heel concrete ervaringsuitwisselingen en instrumenten: enerzijds de vacatures die de rekruteerder heeft, en anderzijds de potentiële kandidaten die nu begeleid worden door de bemiddelaars. Rekruteerders brengen enkele vacatures mee, bemiddelaars brengen cv s mee. Dat materiaal wordt plenair voorgesteld en daarna wordt in gemengde groepjes besproken of matching al dan niet mogelijk is. In de plenaire terugkoppeling wordt geleerd van elkaar. Hoe leest een werkgever een cv, en hoe leest een bemiddelaar een vacature? Er worden voorstellen geformuleerd om de vacatures en werkzoekenden beter te laten aansluiten. Bevindingen: 1 op 4 cv s werd door de rekruteerders als positief beoordeeld. Een werkgever wil lezen wat de meerwaarde van die kandidaat voor zijn bedrijf kan zijn. Ervaring wordt hierbij meer doorslaggevend geacht dan diploma. Motivaties, sterktes en talenten vermelden is zeer belangrijk. Waar werkgevers over struikelden: gaten in het cv die niet uitgelegd worden, geen transparantie, geen chronologisch overzicht van studies en werkverleden, slordigheid, geen referenties, tot de verbeelding sprekende e-mailadressen. Een werkzoekende die een bewijs van sollicitatie vraagt, is een afknapper voor een werkgever, want het doet vragen rijzen bij zijn motivatie. 5
Bemiddelaars nemen de eisen in de vacature vaak strikter dan ze bedoeld zijn door de rekruteerder. In de vacature wordt meestal het ideale niveau omschreven waardoor werkgevers potentiële kandidaten met kostbare talenten mislopen. Wie denkt niet de ideale match te zijn, voelt zich geremd om te solliciteren. Misschien zou een rekruteerder kunnen vermelden wat hij verwacht bij aanvang, en waar de werknemer moet staan na een inwerkperiode? Vaak wordt vakjargon gebruikt, zodat werkzoekenden de vacature niet begrijpen. Informatie over arbeidsregime, verloning, bereikbaarheid worden niet altijd vermeld. Suggesties: Werkgevers moeten meer gebruikmaken van stagemogelijkheden, zodat kandidaten uit de kansengroepen zich kunnen bewijzen. Bemiddelaars moeten werkgevers leren kennen, zodat directe matching mogelijk wordt. Het was bijzonder leerrijk en verhelderend om te zien hoe bemiddelaars de vacatures lezen en interpreteren, en hoe werkgevers de cv s via een eerste lezing beoordelen en al dan niet in aanmerking nemen. Op dit zeer concrete vlak kunnen we heel veel van elkaar leren. 4.2. Vervolgtraject Directe matching Organisatie van uitwisselmomenten van anderhalf uur met dezelfde groep rekruteerders en bemiddelaars en met concrete vacatures en profielen. Deze sessies kunnen gevolgd worden door de bespreking van een door beide partijen gekozen topic. Topics die verband houden met de doelstelling van de leertafel en die beide partijen dichter bij elkaar brengen. Voorbeelden zijn: mentale flexibiliteit, do s en dont s bij de opmaak van vacatures en cv s, gebruik van stages en andere ondersteunende maatregelen voor bedrijven, Elkaar kennen en vertrouwen is de sleutel om bemiddeling en selectie samen te brengen. We willen ook zoeken hoe cv s van waardevolle kandidaten die niet geselecteerd werden in deze directe matching, doorgegeven kunnen worden aan andere bedrijven. Zeker wel: instapstage, IBO, Wep-plus en art. 60... Ik heb het allemaal gedaan! Hebt u ervaring? 6