GII EINDRAPPORTAGE WERKPLAN GEMEENSCHAPPELIJKE INFORMATIE INFRASTRUCTUUR JULI JUNI 2014 (FY14 Q1 - Q4)

GII 14 111 EINDRAPPORTAGE WERKPLAN GEMEENSCHAPPELIJKE INFORMATIE INFRASTRUCTUUR JULI 2013 - JUNI 2014 (FY14 Q1 - Q4) Aan: Advieswerkgroep Consortium Gemeenschappelijke Informatie Infrastructuur Van: OCLC Datum 10 november 2014

Inhoudsopgave 1. INLEIDING 2 2. DE MIGRATIE VAN HET GGC NAAR WORLDCAT 3 2.1 Internationalisering en standaardisatie... 3 2.1.1 INTRODUCTIE VAN DE CATALOGISEERTAAL (OUD HOOFDSTUK 3.1.1) 3 2.1.2 INVOERING RDA (OUD HOOFDSTUK 3.3.3) 4 2.1.3 CLUSTEREN VAN TITELS 6 2.1.4 INTRODUCTIE VAN MARC 21 ALS UITWISSELINGSFORMAAT (OUD HOOFDSTUK 3.3.1) 8 2.1.5 MARC 21 ALS CATALOGISEERFORMAAT (OUD HOOFDSTUK 3.3.2) 9 2.2 WorldCat GGC synchronisatie... 10 2.2.1 ONDERWERPSONTSLUITING: GTR EN FAST (OUD HOOFDSTUK 3.2.1) 10 2.2.2 PERSOONSNAMEN: NTA EN VIAF (OUD HOOFDSTUK 3.2.2) 11 2.2.3 COMPLETEREN VAN DE SYNCHRONISATIE VAN BIBRECORDS (OUD HOOFDSTUK 3.3.4) 12 2.2.4 BOUWEN VAN ONLINE SYNCHRONISATIE VAN DETAILED HOLDINGS (OUD HFDSTK 3,3,5) 14 2.2.5 INLEZEN UB LEIDEN BESTANDEN (MARC21) (OUD HFSTK 4.1.1) 14 2.2.6 INTEGREREN VAN STCN IN GGC / WORLDCAT (OUD HOOFDSTUK 4.1.5) 15 2.2.7 ONDERWERPSONTSLUITING GEOGRAFISCHE NAMEN (OUD HOOFDSTUK 3.2.4) 16 3. GGC-ONTWIKKELINGEN 18 3.1 GGC-ontwikkelingen voor UKB en OB... 18 3.1.1 VEILIGHEIDSBELEID MBT GGC (OUD HOOFDSTUK 5.1.7) 18 3.1.2 ONDERSTEUNING RDF/LOD (OUD HOOFDSTUK 5.1.5) 18 3.1.3 STATISTIEKEN GGC 19 3.2 GGC Ontwikkelingen voor Openbare Bibliotheken... 19 3.2.1 BIBLIOTHEEKNUMMERREGISTRATIE (ISILS) 19 3.2.2 NBC-WERKRECORDS (TWR-RECORDS) 20 3.2.3 WEBTEMPLATES 20 4. IBL EN DOCUMENTLEVERING 21 1

1. Inleiding Dit document bevat de rapportage over de activiteiten die in het kader van het Werkplan voor de Gemeenschappelijke Informatie Infrastructuur juli 2013 juni 2014 zijn uitgevoerd in het eerste, tweede, derde en vierde kwartaal van FY14 (juli 2013 juni 2014). Naar aanleiding van opmerkingen van de GII Werkgroep Kwaliteit Databank tijdens de vergadering op 10 oktober 2014 en van de GII Advieswerkgroep tijdens de vergadering op 17 oktober 2014 is deze rapportage bij enkele activiteiten aangepast en aangevuld. Naast deze uitgebreide rapportage is ook een korte kwartaalrapportage beschikbaar. De status-kleuren waar naar in deze rapportage wordt verwezen, zijn de kleuren in de korte rapportage: - groen = op schema - geel = issues - oranje = critical issues - blauw = klaar - wit = geen afspraak - grijs = verwijderd 2

2. De migratie van het GGC naar WorldCat 2.1 Internationalisering en standaardisatie 2.1.1 Introductie van de catalogiseertaal (oud hoofdstuk 3.1.1) Einddoel: introductie catalogiseertaal in het GGC en clustering in WorldCat op basis van FRBR en GLIMIR. Die clustering is relevant zowel voor het beheer, het zoeken, als het verrijken van records. Records in WorldCat worden "ontmerged" en als parallel record dubbel ingevoerd indien de catalogiseertaal Nederlands is. Dit gebeurt niet wanneer bibliotheken kiezen voor de catalogiseertaal Engels. Resultaat: Aan de hand van het projectplan Language of Cataloguing worden de import in het GGC, de export naar WorldCat en de match&merge procedures in GGC en WorldCat aangepast, zodat deze ook gebruik maken van de catalogiseertaal bij de verwerking van data in het GGC of WorldCat. Afhankelijkheid: De clustering in WorldCat op basis van FRBR en GLIMIR is afhankelijk van de keuze in catalogiseertaal. Looptijd: nog niet afgerond. Introductie van de catalogiseertaal wordt afgerond in het kader van Werkplan 2013-2014. Voortgang met betrekking tot FRBR en GLIMIR in WorldCat volgt de planning van WorldCat. Stand van zaken Q1: De voorbereidende activiteiten zijn afgerond, de implementaties binnen accept zijn gestart en inmiddels staat de import van Netlibrary klaar om in productie te activeren. Vier andere importbestanden zijn getest, voor drie andere zijn de tabellen gemaakt, maar moet het testwerk nog gebeuren. Voor WC Selection UL en RUG moeten de tabellen nog gemaakt worden. De documentatie voor de language of cataloguing is gepubliceerd. Stand van zaken Q2: De import van Netlibrary, Atria, Museum Catharijne Convent, Augustijns Instituut, IHLIA, UvA is afgerond en opgeleverd in het GGC. Aan deze bestanden is de Language of Cataloguing toegevoegd. Van drie andere importbestanden (van RMA, TUD en E-books) worden de updates bekeken. De importbestanden uit WCat Selection van UBL en RUG worden onderzocht. Stand van zaken Q3: In het derde kwartaal zijn de activiteiten beperkt gebleven tot het aanpassen van de import tabellen voor e-boekcollecties ten behoeve van de UB Groningen. Deze activiteit was bij het opstellen van het werkplan niet gepland. Aangezien de implementatie van de e-boek workflow exemplarisch is voor ander UB-en is hier voorrang aan gegeven. Daarnaast hebben projecten als bezitsregistratie voor BNL, bijzondere collecties voor UB Leiden en voorbereidende activiteiten voor de UKB migratie prioriteit gekregen. Het project Language of Cataloguing zoals hierboven omschreven, loopt iets langer door dan gepland, mede door extra activiteiten, maar wordt in het vierde kwartaal afgerond en komt niet terug in het volgende Werkplan GII FY15 (juli 2014 juli 2015). In de synchronisatie met WorldCat en in de UKB migratie zal het onderwerp van de catalogiseertaal wel terug komen omdat bibliotheken over de invoering daarvan nog besluiten zullen nemen en dit hun werkprocessen zal beïnvloeden. Zowel WorldCat als het GGC zijn in principe klaar om iedere taal van catalogisering te ondersteunen. Punt van verdere ontwikkeling tussen alle betrokken partijen (OCLC US, OCLC Leiden, bibliotheken) is de keuze van de persoonsnamenthesaurus in relatie tot de gebruikte taal van catalogisering. In het GGC kunnen gebruikers op dit moment alleen de NTA gebruiken voor het thesaureren van persoonsnamen, maar kunnen de NTA wel gebruiken in combinatie met bijvoorbeeld Engels als de taal van catalogisering. In WorldCat kunnen gebruikers op dit moment alleen de NAF (Name Authority File van de Library of Congress) gebruiken, en is de keuze van die persoonsnamenthesaurus bovendien strikt gekoppeld aan Engels als de taal van catalogisering. De aanpassing van WorldCat hierop is onderdeel van het UKB migratieproject. Hoewel er issues zijn met de planning, de activiteiten nog doorlopen, maar het GGC gereed is, inclusief de online GGC - WorldCat koppeling, en aangezien de afronding van activiteit 2.1.1. dit werkplan-jaar is voorzien, is de status in de korte rapportage op groen gezet. 3

Stand van zaken Q4: Aan de importbestanden van Netlibrary, Atria, Museum Catharijne Convent, Augustijns Instituut, IHLIA, UvA en RMA is de language of cataloguing toegevoegd. De importbestanden van WorldCat Selection voor UB Leiden en RUG zijn vervallen; UB Leiden maakt geen gebruik maar van WCS en RUG is over gegaan naar Collection Manager. Records die worden geïmporteerd met Collection Manager bevatten al een language of cataloguing. Het bestand voor TUDelft wordt in het kader van een los conversieproject opgepakt. Aanpassingen voor wat betreft language of cataloguing voor nieuwe collecties worden als een ungoing update gezien. Een analyse op de impact van een database conversie van de oude titels voor GGC + WCL/WMSgebruikers wordt in het kader van het UKB-migratieproject opgepakt. Bij nieuwe importbestanden wordt met de klant overlegd welke language of cataloguing toegevoegd kan worden. Dit wordt ook als vaste vraag in het intakeformulier opgenomen. Dit project is afgerond, de status in de korte rapportage is op blauw gezet. 2.1.2 Invoering RDA (oud hoofdstuk 3.3.3) 2.1.2.1 Standaardisatie specifieke materiaalaanduiding (oud hoofdstuk 3.3.3.1) Einddoel: De activiteiten voor de invoer van RDA met betrekking tot specifieke materiaalaanduiding zijn afgerond. Resultaat: de specifieke materiaalaanduiding in het GGC in kenmerkcode 4060 is gestandaardiseerd. Dit betreft niet de RDA-conversie van de algemene materiaalaanduiding ( type inhoud, drager, medium ), maar de specifieke materiaalaanduiding in het collatieveld zoals "1 audio-cd" of "3 DVD's" Op dit moment kan de inhoud van de betreffende kenmerkcode met vrije tekst worden ingevuld. Standaardisatie heeft daar voordelen. Afhankelijkheid: instemming van Werkgroep Kwaliteit Databank met standaardlijst. Looptijd: Opstellen standaardlijst kan worden afgerond in het kader van Werkplan 2013-2014. Conversie van de database moet na opstellen van lijst worden ingepland. Deze activiteit loopt mogelijk langer door. Stand van zaken Q1: Deze activiteit is nog niet gestart en is afhankelijk van 2.1.2.2. Stand van zaken Q2: Deze activiteit is nog niet gestart en is afhankelijk van 2.1.2.2. Stand van zaken Q3: Deze activiteit is nog niet gestart. In de planning van werkzaamheden was deze activiteit aanvankelijk ingepland als uit te voeren ná de afronding van de automatische toekenning van de RDA-kenmerkcodes 0501, 0502 en 0503 aan het GGC (zie ook volgende paragraaf). Bij de toekenning van die RDA-kmc s wordt gebruik gemaakt van de inhoud van kenmerkcode 4060 en in dat kader is in tal van gevallen de inhoud van die kenmerkcode ook al aangepast en geüniformeerd. De toekenning van de RDA-kmc s is een vruchtbare, maar arbeidsintensieve activiteit gebleken waar per materiaalsoort uitgebreide scripts zijn opgesteld om zo betrouwbaar mogelijk de RDA-kmc s toe te voegen. Deze activiteit is zelf weer vertraagd omdat tussendoor de toekenning en conversie van rol-aanduidingen (relatiecodes) bij bijzonder materialen is opgepakt (zie hierover ook de volgende paragraaf). De conversie als zodanig was geen geplande activiteit in het kader van het GII Werkplan. Die is ingepland in het kader van MARC21- standaardisatie en formaatopschoning. De toekenning van de RDA kenmerkcodes loopt nog door tot in Q4. Het opstellen van de standaardlijst voor kmc 4060 als zodanig hoeft echter niet te wachten op het afronden van het toekennen van de RDA-kenmerkcodes en zal in Q4 worden opgepakt en afgerond. In hoeverre nog een conversie van kenmerkcode 4060 zal worden uitgevoerd nadat de standaardlijst is opgesteld, is afhankelijk van de besluitvorming in de Werkgroep Kwaliteit Databank. De verwachting is dat er slechts enkele kleinere conversies zullen worden uitgevoerd op onderdelen zoals gebruik van enkelvouds- of meervoudsvormen. Mochten conversies volgen, dan zal de activiteit opgenomen worden in het volgende GII werkplan. 4

Hoewel er issues zijn met de planning, maar er geen inhoudelijke issues zijn en omdat met de Werkgroep Kwaliteit Databank is afgestemd dat deze activiteit eventueel doorloopt in het volgende werkplanjaar, is deze activiteit op groen gezet. Stand van zaken Q4: Aan de werkgroep Kwaliteit is op 13 juni 2013 een voorstel voorgelegd voor de standaardisatie van specifieke materiaalaanduiding. In dit voorstel was de volgende aanpak opgenomen: 1. De conversies van de materialen G, S, K en R worden afgerond. 2. De standaardlijst(en) voor de specifieke materiaalaanduidingen wordt samengesteld. 3. De standaardlijst wordt voor akkoord voorgelegd aan de Redactie Richtlijnen. 4. De standaardlijst wordt gefiatteerd door de Werkgroep Kwaliteit Databank. 5. De standaardlijst wordt opgenomen in de Richtlijnen voor het catalogiseren in het GGC. De werkgroep Kwaliteit is akkoord gegaan met deze aanpak onder voorbehoud dat na stap 2 een bijeenkomst wordt gepland voor afgevaardigden van de Werkgroep Kwaliteit en de Redactie Richtlijnen om de lijsten inhoudelijk door te nemen. Omdat een concrete aanpak voor deze activiteit bekend en geaccordeerd is, is de status in de korte rapportage op groen gezet. Omdat de conversies van alle materialen eerst afgerond moeten zijn, wordt deze activiteit voortgezet in het GII Werkplan 2014-15. 2.1.2.2 Afronding RDA-gedeelte uit SLIM 3.0 en introductie SLIM 3.0 in het GGC Einddoel: De activiteiten voor de invoer van RDA uit SLIM 3.0 zijn afgerond. Resultaat: SLIM 3.0 afspraken met betrekking tot RDA zijn in het GGC ingevoerd. Het betreft de invoering van RDA-elementen zoals type of content, medium en carrier, jaar van copyright, rolaanduidingen, het vervallen van de regel van drie, het invoeren van de corporatie als hoofdwoord, het ophouden met het gebruik van Latijn en van afkortingen. De verwachting is dat het pakket per 1 november 2013 wordt ingevoerd in het GGC. Afhankelijkheid: overeenstemming met GGC-deelnemers over haalbaarheid invoering in het GGC mede in het licht van de afhankelijkheid van GGC-deelnemers van lokale bibliotheeksystemen en de mogelijkheid van lokale systeemleveranciers wijzigingen in metadata te kunnen verwerken. Looptijd: Het onderdeel van RDA/SLIM 3.0 wordt afgerond in het kader van Werkplan 2013-2014. De activiteiten die voortkomen uit SLIM 3.1 kunnen pas na afronding van dat project in januari 2014 worden ingepland en zullen naar verwachting niet in het komende werkplanjaar worden afgerond. Stand van zaken Q1: Per 1 november 2013 wordt het RDA-gedeelte uit SLIM 3.0 ingevoerd in het GGC. Eind november organiseert OCLC een presentatie waarin de RDA-elementen worden toegelicht. Stand van zaken Q2: Op 28 november en 2 december zijn twee presentaties gehouden voor de gebruikers van het GGC. Deze presentaties zijn in totaal door ca. 100 personen bezocht. De documentatie behorende bij de aanpassingen zijn verwerkt in de Richtlijnen voor catalogiseren in het GGC en gemeld via de GGC-listserver. De presentatie is opgenomen op de OCLC Supportsite. In deze presentatie wordt ook de RDA Helddesk bij de KB gemeld. Een link en het e-mailadres naar de RDA Helpdesk is opgenomen op OCLC Support. De werkgroep RDA heeft in december het eerste overleg gevoerd over het vervolg van de invoer van RDA in het GGC. De werkgroep heeft een overzicht opgesteld waarin RDA en FOBIDRT naast elkaar is gelegd. In januari volgt overleg over verdere aanpassingen in het GGC. Stand van zaken Q3: In het GGC worden alle records voorzien van drie RDA-kenmerken, te weten kmc 0501, 0502 en 0503 voor content type, medium type en carrier type. Zoals in de vorige paragraaf is toegelicht loopt deze conversie nog en zijn per materiaal type uitgebreide scripts opgesteld die uitgebreid zijn getest om zo betrouwbaar mogelijk deze kenmerkcodes aan de records in het GGC toe te voegen. Deze activiteit wordt dit werkplanjaar afgerond. Daarmee wordt het GGC in ieder geval in Europa, maar mogelijk ook wereldwijd het eerste bestand waarin deze kenmerken retrospectief aan alle bibliografische records zijn toegevoegd! Met NBD Biblion is overeenstemming 5

bereikt over het kunnen toevoegen van de speciale OB-drager -typering aan het GGC. Hiervoor wordt aan de records die in gebruik zijn bij de Openbare Bibliotheken een tweede kenmerkcode 0503 toegevoegd met de voor openbare bibliotheken gebruikelijke terminologie. Deze activiteit zal waarschijnlijk in Q4 plaatsvinden, anders in Q1 van FY15. Door de RDA Werkgroep is het document dat de verschillen inventariseert tussen RDA en RT en waaraan in het kader van SLIM 3.0 was begonnen, in het kader van SLIM 3.1 afgemaakt. Door de GGC Redactie Richtlijnen zijn vervolgens in januari, februari, maart extra vergaderingen met een waarschijnlijk voorlopig afsluitende vergadering in april - ingelast waar tal van aanbevelingen van de RDA Richtlijnen werkgroep inmiddels zijn verwerkt tot richtlijnen voor het GGC. De gebruikers zijn hierover via de listserver GGC geïnformeerd en door Ingressus worden op verzoek op locatie cursussen gegeven. In Q4 zal door de Redactie Richtlijnen op basis van het werk van de RDA Richtlijnengroep een besluit genomen worden over verdere aanpassingen in het formaat van het GGC. Dat zal betrekking op hebben op aanpassingen in de thesaurus-ingangen en op de introductie van zgn. werkrecords. Voor dat laatste zal gebruik gemaakt worden van de input uit activiteit 2.1.3. SLIM 3.1 is in Q3 afgesloten en het werk rondom RDA zal nu structureel worden voortgezet door de FOBID RDA Commissie. Over de succesvolle en nog lopende implementatie van RDA in Nederland en in het GGC is in de Informatie Professional van februari j.l. een helder overzichtsartikel van Karin Lodder van de Koninklijke Bibliotheek verschenen. Over de implementatie in Nederland en in het GGC zal ook worden gerapporteerd tijdens de EURIG (de European RDA Interest Group) op 25 april in Wenen en tijdens de IFLA satelliet bijeenkomst van de Cataloguing Section op 13 augustus in Frankfurt. De activiteiten afkomstig uit SLIM 3.0 zoals hierboven geformuleerd zijn in Q3 afgerond. De GGC gebruikers zijn hierover geformeerd als zijnde RDA pakket B. Het retrospectief toekennen van de kmc s 0501, 0502 en 0503 loopt nog, maar die activiteit zal dit planjaar worden afgerond. Daarnaast is de implementatie van afspraken die het gevolg zijn van SLIM 3.1. voortvarend opgepakt door de GGC Redactie Richtlijnen. Die activiteiten waren bij het opstellen van het werkplan niet voorzien en als zodanig ook niet ingepland. Uitvoering is nu wel gestart. In Q4 zal door de Redactie Richtlijnen nog een besluit genomen worden over een RDA pakket C dat naar verwachting in het najaar van 2014 zal worden ingevoerd en in het volgende werkplan wordt opgenomen. Gezien de positieve resultaten die met de invoering van RDA zijn geboekt en gezien de verwachting dat de toekenning van de RDA-kenmerken dit planjaar word afgerond, is de status van deze activiteit op groen gezet. Stand van zaken Q4: De Redactie Richtlijnen heeft vergaderd op 9 april en 13 mei, deze vergaderingen stonden grotendeels in het teken van de verdere introductie van RDA in het GGC. Tevens zijn de Richtlijnen voor het catalogiseren in het GGC verder aangepast waarbij een duidelijke scheiding tussen catalogiseren met RDA en Fobid-RT is gemaakt. Het retrospectief toekennen van den kmc s 0501, 502 en 0503 is bijna afgerond, alleen de materiaalsoorten K (kaarten) en R (archiefmateriaal) moeten nog worden geconverteerd. Na deze conversies wordt nog een bezem -conversie uitgevoerd, voor records die naderhand zonder 0501, 0502 en 0503 zijn ingevoerd. Omdat deze activiteit gestaag doorloopt, is de status in de korte rapportage op groen gezet. Deze activiteit wordt voortgezet in het GII Werkplan 2014-15. 2.1.3 Clusteren van titels 2.1.3.1 Werktitels (FRBR) (oud hoofdstuk 3.3.3.1) Einddoel: werkrecords geïntroduceerd in het GGC en een koppeling aanbrengen tussen werken in WorldCat en werken in het GGC via FRBR-key (de OWI, de OCLC Work Identifier). Resultaat: 1. standaardtitel geïntroduceerd en beheer NBC-werkrecords ondergebracht in het GGC. 2. beschrijving van de WorldCat FRBR identifers en de mogelijkheden daarvan voor verrijking van records 6

3. consequenties van NBC-werkrecords in het GGC vaststellen in relatie tot wat in Worldcat gebeurt. Afhankelijkheid: realisatie NBC-clusterrecords (hoofdstuk 3.2.2) en inzet bibliotheken voor testen en accorderen testresultaten. Looptijd: deelactiviteiten 1,2 en 3 worden afgerond in het kader van Werkplan 2013-2014. Stand van zaken Q1: Als voorbereiding op de deelactiviteiten wordt 8 november is een presentatie georganiseerd voor de werkgroep kwaliteit. Stand van zaken Q2: Op 8 november is de presentatie over werkrecords in het GGC gehouden. Vertegenwoordigers van de instellingen die in de Werkgroep Kwaliteit zijn vertegenwoordigd en een medewerker van Ingressus op uitnodiging van Bibliotheek.nl hebben deze presentatie bijgewoond. De resultaten zijn positief ontvangen. Afgesproken is dat verdere tests uitgevoerd moeten worden, meerdere bibliotheken hebben aangegeven te willen testen. Door OCLC wordt overlegd met Bibliotheek.nl over verdere aanpassingen en uitbreidingen (bijv. met opname van ebooks in de clustering). Een helder pad richting ingebruikname in het GGC is nog niet vastgesteld. OCLC zal hiertoe het initiatief nemen in overleg met Bibliotheek.nl en overleggen of er nog aanpassingen worden gedaan voor Bibliotheek.nl. Vervolgens gaat OCLC in overleg met de KB over het testtraject. Stand van zaken Q3: in maart 2014 is gestart met het inrichten van een werkgroep bestaande uit medewerkers van de KB, Bibliotheek.nl en OCLC om concreet aan de slag te gaan met de borging van de bereikte resultaten en de verdere innovatie en evaluatie van bijvoorbeeld de verbeterde titelmatching. Doel is om te komen tot de inrichting van een beheerorganisatie. Daartoe moet inzichtelijk gemaakt worden of en welke activiteiten in aanmerking komen voor continue automatische procedures en welke activiteiten in handmatig beheer kunnen worden ondergebracht. Met de advieswerkgroep is besproken dat deze activiteit dit planjaar niet wordt afgesloten en doorloopt in het volgende werkplan. Gezien de trage start van deze activiteit is de status niet groen. Gezien de opzet en de inrichting van de werkgroep is de status van deze activiteit op dit moment wel in orde. Maar op dit moment is niet aan te geven wat een realistische datum is voor het te bereiken eerste resultaat: standaardtitel geïntroduceerd en beheer NBC-werkrecords ondergebracht in het GGC. De nu ingerichte werkgroep moet het materiaal aanleveren om daarover een besluit te kunnen nemen. De verwachting is dat dit in het vierde kwartaal gebeurt. Gezien de onduidelijkheid hierover is de status van deze activiteit derhalve op oranje gezet. Stand van zaken Q4: De KB is gestart met de opdrachtomschrijving voor de projectgroep NBCwerkrecords (KB, BNL, OCLC) en heeft hiervoor informatie opgevraagd bij OCLC. OCLC heeft de presentatie, die op 8 november 2013 tijdens de bijeenkomst over Werkrecords is getoond, en het document FRBR-compilatie geleverd. Dit document bevat een compilatie van beschrijvingen en specificaties over FRBR die eerder waren opgenomen in: - NBC 3.0 specificatie-v1.0 (klein deel) - FRBR werkrecords-v0.6 (bijna integraal) - FRBR aanvullende requirements-v0.2 - Interessante tabellen uit NBC 3.0. Voor de voortgang ligt het initiatief nu bij de KB. De status van deze activiteit is op geel gezet omdat er wel voortgang in de activiteiten is, maar de status hiervan onbekend is. Deze activiteit wordt voortgezet in het GII Werkplan 2014-15. Tijdens het overleg met de GII Advieswerkgroep op 17 oktober 2014 is besloten dat de status van deze activiteit op groen gezet kan worden. De KB start met het testen van de werkrecords. 2.1.3.2 Titels van manifestaties (GLIMIR) (oud hoofdstuk 3.2.3) Einddoel: Resultaten van de GLIMIR clustering in WorldCat gebruiken ten behoeve van de verrijking in het GGC. Resultaat: GLIMIR clustering beschrijven en op grond daarvan vaststellen hoe verrijking in GGC mogelijk is. Zo ja, dan overgaan tot de verrijking. 7

Afhankelijkheid: GLIMIR clustering moet afgerond zijn in WorldCat. Looptijd: Werkplan 2013-2014. Stand van zaken Q1: Deze activiteit is nog niet gestart. Stand van zaken Q2: Deze activiteit is nog niet gestart. Stand van zaken Q3: Deze activiteit is niet gestart. In de vergadering met de Advieswerkgroep van 14-1-2014 is afgesproken dat deze activiteit niet meer terugkeert in het volgende werkplan en in de vergadering met de Advieswerkgroep op 11 april 2014 met is besloten om deze activiteit in dit werkplan niet verder uit te voeren. De status van deze activiteit is daarom grijs. Deze activiteit speelt zich vooralsnog uitsluitend af in WorldCat. De verwachting dat WorldCat op korte termijn voorzien zou zijn van GLIMIR-identifers was optimistisch. Er is geen behoefte om op basis daarvan nog nieuwe activiteiten te starten in het GGC. Stand van zaken Q4: Deze activiteit is afgesloten. 2.1.4 Introductie van MARC 21 als uitwisselingsformaat (oud hoofdstuk 3.3.1) Einddoel: bibliotheken in Nederland gebruiken voor de uitwisseling van metadata de standaard MARC 21 uitwisselingstabellen. Resultaat: beschikbaarheid standaard MARC 21 uitwisselingstabellen die door bibliotheken in Nederland gebruikt kunnen worden. In het kader van SLIM 3.0 is deze activiteit gestart, m aar nog niet geheel afgerond. Te doen: a. standaardiseren lokale velden en MARC 21 voor bijzondere collecties. b. standaardiseren van data voor exemplaarblokken, met in ieder geval de tijdschriftholdings. c. notitie opstellen over "record linking". Afhankelijkheid: overeenstemming met bibliotheken over mogelijke aanpassingen van lokale - en in principe door de MARC 21 standaard mogelijk gemaakte - praktijken. Looptijd: deelactiviteiten a, b en c worden afgerond in het kader van Werkplan 2013-2014. Stand van zaken Q1: OCLC heeft een notitie voor het beheer van MARC 21 als uitwisselingsformaat opgesteld. a. In het kader van de activiteiten voor de bijzondere collecties van UB Leiden is gestart met de standaardisatie. Een compleet resultaat is beschikbaar als alle bestanden van UB Leiden zijn gecontroleerd en de mapping is afgerond. b. OCLC is vooronderzoek gestart in het kader van projecten bij diverse klanten (UB Groningen, UvA, TU, UBL) en in het kader van workflows voor e-books. c. Deze activiteit is nog niet gestart. Stand van zaken Q2: De notitie over het beheer van MARC 21 als uitwisselingsformaat is geaccordeerd door de Werkgroep Kwaliteit. a. Aan de hand van het eerste bestand van UB Leiden is het grootste deel van formaat aanpassingen voor bijzondere collecties gemaakt in het GGC en conversie naar WorldCat. Aan de hand van de overige bestanden van UB Leiden worden nog 5 tot 10 formaataanpassingen verwacht. b. Deze activiteit is mede afhankelijk van hoofdstuk 2.2.4. Voor de RUG en Hanzehogeschool is een pilot gestart om exemplaarblokken van e-resources te maken en te updaten in het GGC. De bibliografische gegevens komen uit WorldCat en de URL s uit de OCLC knowledgebase. De eerste testresultaten zijn afgestemd met Groningen, klant is hier tevreden over. Volgende stap is laden (matchen en mergen) op accept en in productie. c. Deze activiteit is nog niet gestart. Stand van zaken Q3: a. Naar aanleiding van de door de UB Leiden aangeleverde data zijn in lijn met de MARC21 standaard een groot aantal uitbreidingen gedaan in het Pica-formaat dat daardoor meer in lijn is met MARC21. In Q4 zal aandacht worden besteed aan de communicatie hierover met andere GGC-gebruikers. 8

b. Standaardisatie van exemplaarblok gegevens in het kader van het inlezen van eboeken wordt in april afgerond. In februari is gestart met een inventarisatie van de 853/863 problematiek. Een notitie hierover met oplossingsrichtingen wordt in mei verwacht. c. De notitie is niet gereed maar mede naar aanleiding van het UKB-migratie-project is uitvoerig overlegd tussen OCLC US en OCLC Leiden over de requirements voor record linking. Aan een planning voor uitbreiding van functionaliteit in WorldCat wordt gewerkt. Verwachting is dat hierover voor de zomer meer duidelijkheid komt. Naast bovenstaande activiteiten zijn de tabellen op de OCLC Leiden website op kleine onderdelen aangepast aan de hand van aanpassingen in MARC 21 en aanpassingen in de MARC21-tabellen op de OCLC US website. Deze activiteit keert niet terug in het nieuwe werkplan. Gezien de issues met de planning en discussie over inhoudelijke issues is de status van deze activiteiten op geel gezet. Stand van zaken Q4: a. In Q4 is verder gewerkt aan het standaardformaat voor bijzondere collecties. In het kader van de import van de Leidse collecties is een aantal velden in het Pica formaat gestandaardiseerd en aan het Pica formaat toegevoegd. Door OCLC is daarnaast een inventarisatie opgesteld van lokale gegevens die relevant zijn voor de Bijzondere Collecties. Op grond daarvan is een mogelijke mapping naar MARC 21 opgesteld. Deze zal in Q2 aan de hoofden back office van de Koninklijke Bibliotheek, Universiteit van Amsterdam, Universiteit Utrecht en Universiteit Leiden worden voorgelegd. In het GII Werkplan 2015-2016 is deze activiteit niet apart opgenomen. Voorgesteld wordt deze activiteit vanuit de GII-OHB te monitoren. b. Aan het standaard uitwisselingsformaat voor exemplaargegevens wordt gewerkt in het kader van de LHR-synchronisatie. Programmatuur is opgeleverd en implementatietests worden uitgevoerd in september en oktober 2014. Deze activiteit wordt voortgezet in het nieuwe werkplan en is ook onderdeel van de UKB migratie en van individuele migraties naar WorldShare Management Services. c. Deze activiteit wordt voortgezet in het UKB transitietraject. Binnen OCLC Inc. wordt door een apart team gewerkt aan de opname van de Nederlandse persoonsnamenthesaurus (NTA) in WorldCat. Door een tweede team wordt onderzocht of de door OCLC Leiden meegeleverde PPN - links die in bibliografische records verwijzen naar andere bibliografische records (MP s en reeksen) gebruikt kunnen worden voor het bouwen van relaties. Gezien de verrichte werkzaamheden en geboekte voortgang is deze activiteit op groen gezet. Deze activiteiten worden niet voortgezet in het GII Werkplan 2014-15. Activiteit b en c zijn onderdeel van het UKB migratietraject. Voorgesteld wordt activiteit a met betrekking tot de Bijzondere Collecties laten monitoren door UKB-HBO of de UKB Werkgroep Bijzondere Collecties. 2.1.5 MARC 21 als catalogiseerformaat (oud hoofdstuk 3.3.2) Einddoel: MARC 21 als catalogiseerformaat in het GGC waardoor een consistent formaat met mogelijkheid tot uitbreiding van (sub)velden kan worden ingevoerd en waardoor de uitwisseling van metadata tussen GGC en WorldCat verbeterd wordt. Redenen om over te gaan op MARC 21 als catalogiseerformaat in het GGC: De behoefte aan standaardisatie en internationalisering Verbetering van de uitwisseling van de metadata tussen GGC en WorldCat Voortdurende behoefte aan nieuwe kenmerkcodes in het GGC Training in catalogiseren in MARC 21 Behoud GGC voor bibliotheken die (nog) niet naar WorldCat over willen of kunnen Resultaat: Het Pica-formaat wordt stapsgewijs vervangen door het MARC 21-formaat als catalogiseerformaat. Hiervoor wordt een apart projectplan opgesteld. 9

Afhankelijkheid: Werkgroep Kwaliteit Databank en de GII Advieswerkgroep stemmen in met het projectplan. Looptijd: indien de overgang naar MARC 21 voor de annotaties positief wordt uitgevoerd en ontvangen word doorgegaan met de volgende stap. Annotaties worden uitgevoerd in het k ader van het Werkplan 2013-2014. Daarna word vervolgplanning opgesteld. Stand van zaken Q1: De notitie MARC 21 catalogiseren in het GGC voorstel is opgesteld en intern besproken en geaccordeerd en wordt nu ook voorgelegd aan de Werkgroep Kwaliteit Database en GII Advieswerkgroep. Stand van zaken Q2: De Werkgroep Kwaliteit en de GII Advieswerkgroep zijn akkoord gegaan met het voornemen om MARC 21 te gebruiken als catalogiseerformaat in het GGC. Een concept projectplan is opgesteld. Dit projectplan wordt intern met meerdere partijen binnen OCLC besproken, vanwege afhankelijkheden met betrekking tot het CBS en aan het CBS gerelateerde toepassingen. Het project start met de 500-range, de annotatie in MARC 21. Activiteiten als een communicatieplan, het opschonen van de GGC database, het vaststellen van formaat en regelgeving, het vaststellen van het gewenste formaat voor CBS-NL gerelateerde systemen, ISBD Interpunctie, training en (online) handleidingen en de webtemplates worden als voorbereiding op de overgang uitgevoerd. Stand van zaken Q3: Het projectplan is opgesteld en besproken met de Werkgroep Kwaliteit Databank. Het project is gestart met de activiteiten waar software aanpassingen voor nodig zijn in het GGC en die derhalve vóór de uiteindelijke conversie van het formaat moeten plaats vinden. Dit zijn activiteiten als de terugconversie naar het oude formaat zodat externe data-ontvangers geen problemen krijgen, het automatisch genereren van de ISBD-interpunctie en het opschonen van de GGC database. Tevens is gestart met de specificatie van de 500-range uit het MARC 21 formaat. De systeemoplevering die nodig is om een en ander te ondersteunen staat ingepland voor h et najaar van 2014. Nog niet duidelijk is of dit ook het moment kan zijn waarop de annotaties in MARC 21 kunnen worden ingevoerd in het GGC Hierover wordt in Q4 een besluit verwacht. De activiteit als zodanig MARC 21 als catalogiseerformaat - zal zoals eerder al aangekondigd en besproken met de Advieswerkgroep doorlopen in het nieuwe werkplan. De status van het project is op groen gezet. Stand van zaken Q4: In Q4 is gewerkt aan de uitwerking van het formaat van de 500-range, met als resultaat een 200 pagina s tellend document waarin iedere tag met bijbehorende subvelden en interpunctie is uitgewerkt. Op basis van deze uitwerking kan de conversie van Pica+ naar MARC 21 NL gemaakt worden. Voor het automatisch toevoegen van interpunctie zijn tevens s oftware aanpassingen nodig. In Q4 is hier de technische specificatie voor opgesteld en is gestart met programmeren. Door de gestage voortgang van deze activiteit, is de status in de korte rapportage op groen gezet. Deze activiteit wordt voortgezet in het GII Werkplan 2014-15. 2.2 WorldCat GGC synchronisatie 2.2.1 Onderwerpsontsluiting: GTR en FAST (oud hoofdstuk 3.2.1) Einddoel: koppeling aanbrengen tussen GTR en FAST, zodat GGC-records in WorldCat ook via FAST doorzoekbaar zijn. Resultaat: Een precieze mapping tussen GTR en FAST zodat FAST headings toegekend kunnen worden aan GGC-records die met GTR zijn ontsloten. Afhankelijkheid: inzet OCLC Research en inzet bibliotheekmedewerkers voor testen en accorderen mappings. Looptijd: minimaal Werkplan 2013-2014. Indien eerste pilots succesvol zijn kan verdere uitrol plaatsvinden. Eventueel verrijken GGC en vervolgens verrijken GGC-data in WorldCat is een tijdrovende activiteit die gemakkelijk kan doorlopen tot in het volgende werkplan-jaar. Stand van zaken Q1: De notitie met onderzoeksresultaten On mapping GTT and Fast van OCLC Research wordt 8 november besproken op basis waarvan invoer wordt vastgesteld. 10

Stand van zaken Q2: De Werkgroep Kwaliteit heeft voorgesteld dat OCLC een bijeenkomst organiseert voor GTR gebruikers en belanghebbenden om het gebruik, beheer en onderhoud te bespreken en de kansen met FAST aan te geven. Hierbij worden ook UB mensen betrokken voor een specialistenblik, waarbij gedacht wordt aan UKB-OHB. Het resultaat van deze bijeenkomst wordt gebruikt om een plan te maken voor GTR en FAST. De Werkgroep Kwaliteit Databank ziet het belang van deze activiteit, maar neemt geen voortrekkersrol in. Stand van zaken Q3: In maart is overleg gevoerd met OCLC Research en een afspraak gemaakt voor een presentatie en discussie met GOO-gebruikers. Op donderdagmiddag 10 april vindt een presentatie plaats waarbij vertegenwoordigers van OCLC Research en vertegenwoordigers aanwezig zullen zijn van de UvA, de Radboud Universiteit, Universiteit Groningen, de Hanze Hogeschool en van de Theologische Universiteit Kampen (stand van zaken aanmelding d.d. 1 april 2014). Deze activiteit loopt waarschijnlijk door tot het volgend jaar tenzij de bijeenkomst leidt tot de afspraak dat er geen vervolg komt. De Advieswerkgroep heeft aangegeven geen bijzonder belang aan deze activiteit te hechten, maar de voortgang wel met interesse te volgen. Aangezien er nu stappen zijn gezet om de eerder gedane activiteiten te bespreken met de gebruikers is de status van de activiteit op groen gezet. Stand van zaken Q4: Op 10 april 2014 is een bijeenkomst geweest in OCLC Leiden met vertegenwoordigers van bibliotheken die GOO nog gebruiken: de Universiteit Groningen, Theologische Universiteit Kampen, Universiteit Leiden, Universiteit van Tilburg, Hanze Hogeschool, Universiteit Nijmegen. Verhinderd waren de Koninklijke Bibliotheek, Universiteit Maastricht, Tresoar en de Erasmus Universiteit. Ook de UvA was aanwezig vanwege haar interesse in onderwerpsontsluiting en FAST in het bijzonder. Aanleiding was het onderzoek van OCLC Research naar de mogelijkheid GOO trefwoorden te koppelen aan FAST (de op LCSH gebaseerde losse en niet geprecoördineerde trefwoorden). Medewerkers van OCLC Research hebben de resultaten gepresenteerd. Twee onderdelen zijn onderscheiden: het matchen van GTT en FAST authority records en het toekennen van FAST - headings aan bibliografische beschrijvingen in het GGC, resp. WorldCat. Conclusie was dat er geen bezwaar was tegen verrijking van de GOO-thesaurus, maar dat bij het verrijken van de thesaurus menselijke evaluatie altijd vereist is. De meeste belangstelling van de aanwezigen ging echter uit naar dat deel van de thesaurus dat niet gemapt zou kunnen worden op FAST zodat duidelijk wordt waar het typisch Nederlandse deel van de onderwerpsontsluiting ligt. Voorgesteld is een vervolgbijeenkomst te beleggen. Voor een mogelijk tweede bijeenkomst zou het onderwerp zijn: hoe kunnen wij de onderwerpsontsluiting waarvoor geen internationale pendant is onderbrengen in WorldCat. Het gaat daarbij vooral om onderwerpsgebieden als religie, opvoedkunde, recht, geschiedenis en vergelijkbare vakgebieden waarvan de inhoudelijke ontsluiting sterk bepaald wordt door de eigen cultuur of waar het om materiaal gaat dat sterk gericht is op de eigen cultuur. Afgesproken is dat Daniel van Spanje (OCLC) en Geert Harmanny (ThUK) overleggen over een vervolg. Dat overleg heeft plaatsgevonden op 1 mei 2014. Afgesproken is om niet een vervolgbijeenkomst te beleggen, maar eerst een verkenning uit te voeren waar men nog met GOO actief is. Gezien de verrichte werkzaamheden is deze activiteit op groen gezet. De activiteit FAST koppelen aan GTR is onderdeel van het GII Werkplan 2014-15. Het onderzoek naar het gebruik van GOO is een activiteit die buiten het kader van het GII Werkplan ligt. 2.2.2 Persoonsnamen: NTA en VIAF (oud hoofdstuk 3.2.2) Einddoel: koppeling aanbrengen tussen NTA en VIAF zodanig dat in WorldCat op - gethesaureerde - Nederlands namen gezocht kan worden. 11

Resultaat: 1. goed omschreven einddoelen die gericht zijn op het maken, onderhouden en zoeken van Nederlandse persoonsnamenthesaurus in een internationale omgeving en de mogelijke rol van VIAF daarin. 2. projectplan waarin deelactiviteiten beschreven zijn van op te leveren zaken. Afhankelijkheid: inzet OCLC Research en afstemming met de Werkgroep Kwaliteit Databank. Looptijd: meerjarenproject vanwege complexiteit. Activiteit zal niet afgerond worden in het kader van het huidige werkplan. Stand van zaken Q1: Sinds de eenmalig aangebrachte koppeling zijn geen activiteiten meer uitgevoerd. De stagnatie in de uitvoering van deze activiteit is inmiddels als urgent gevlagd door de Werkgroep Kwaliteit Databank en GII Advieswerkgroep. Stand van zaken Q2: Afspraak gemaakt met de KB. Door OCLC wordt een scopedocument opgesteld en besproken met de KB (27 januari 2014) Stand van zaken Q3: In februari is een scope -document door OCLC opgesteld dat besproken is met vertegenwoordigers van de KB. Door de bespreking van dat document is duidelijk geworden dat het belang van de NTA-VIAF-koppeling voor de KB vooral gelegen is in de verbinding met Linked Data en de mogelijkheden van het gebruik van de NTA voor het cultureel erfgoed en de koppeling van de erfgoeddomeinen. De GII-Advieswerkgroep hecht groot belang aan deze activiteit. Het scope document is tijdens de vergadering van 11 april 2014 geaccepteerd door de Advieswerkgroep en de status van de activiteit is nu groen. Stand van zaken Q4: Inmiddels is bij OCLC Leiden een regulier proces ingesteld dat maandelijks de complete thesaurus en het complete titelbestand aan OCLC Research aanlevert voor verwerking in VIAF. In september is het aangeleverde bestand niet verwerkt, maar dit gaat weer lopen vanaf oktober. De terugkoppeling van de inleesresultaten naar de KB, het vastleggen van de beheerovereenkomst voor het beheer van de NTA door de KB en vaststellen onder welke voorwaarden de NTA apart gepubliceerd kan worden als LOD zijn activiteiten die in FY 15 afgerond moeten worden. Deze activiteit komt echter niet meer terug in het Werkplan 2014-15. OCLC stelt de Werkgroep Kwaliteit en Advieswerkgroep voor om in het kader van RDF / Linked open data over de laatste activiteiten voor NTA-VIAF te rapporteren. De status van dit project is op geel gezet omdat de formele werkzaamheden nog niet zijn afgerond, maar de activiteit niet terugkomt in het Werkplan 2014-15. Op 10 oktober 2014 heeft de GII Werkgroep Kwaliteit databank vergaderd en besloten dat de status van deze activiteit op groen gezet kan worden. Het update proces tussen NTA-VIAF loopt, al moet het maandelijks updaten nogmaals afgestemd worden met OCLC Dublin. Inmiddels is de NTA ook aangeleverd voor opname in WorldCat ten behoeve van het catalogiseren. Dit is een onderdeel van het UKB migratieproject. Bij de verwerking daarvan zijn een hele reeks meldingen gegenereerd die deels betrekking hebben op de kwaliteit en deels op de regels voor invoer. OCLC wil nu eerst met de KB afspraken maken over de aanpak van de meldingen en daarna pas de feedback van het OCLC Research team in de discussies betrekken. Hiervoor wordt door OCLC een afspraak met de KB gepland. Aan de Werkgroep Kwaliteit Databank wordt gevraagd of dan wel hoe zij op de hoogte gehouden willen worden over deze activiteiten. 2.2.3 Completeren van de synchronisatie van bibrecords (oud hoofdstuk 3.3.4) Einddoel: bibliografische records die in WorldCat door GII-bibliotheken worden gemaakt of holdings die in WorldCat voor een GII-bibliotheek worden gecreëerd, worden online gesynchroniseerd met het GGC. 12

Resultaat: bibliografische records die in WorldCat door minstens één GII-bibliotheek worden gemaakt of holdings die in WorldCat voor minstens één GII-bibliotheek worden gecreëerd, worden online gesynchroniseerd met het GGC. Afhankelijkheid: overeenstemming over juiste architectuur tussen OCLC Leiden en OCLC Dublin bereikt; en ontwikkeling door OCLC afgerond. Looptijd: activiteit is grotendeels afgerond. Verwachting is dat onderhoud hierop een voortdurende, of steeds weer terugkerende activiteit blijft zolang er gebruik gemaakt wordt van twee platforms. Stand van zaken Q1: In het kader van onderhoud, zijn een aantal zaken opnieuw geladen (UvA). In het kader van de UKB transitie is onderzoek gestart of (onderdelen van) bibliografische records herladen moeten worden. Als gevolg van de activiteiten voor de bijzondere collecties van UB Leiden wordt vastgesteld wat moet gebeuren om het I- en V-formaat te laden. Stand van zaken Q2: Er is veel onderzoek verricht in het kader van de synchronisatie en zijn veel voorbeelden verzameld. De synchronisatie tussen GGC en WorldCat is een complexer materie doordat werkprocessen (catalogiseren en bestellen), formaatissues en techniek (SRU) in elkaar grijpen. Zo wordt gekeken naar de hevelprocedure in het GGC en effecten op synchronisatie in WorldCat. Tevens is meer zicht verkregen op het enorme aantal wijzigingen in het GGC door bibliotheken alvorens een titel is afgecatalogiseerd. Voorbeelden hiervan zullen worden besproken in Werkgroep Kwaliteit Databank. Tegelijk is naar de architectuur gekeken en vindt onderzoek plaats naar een alternatief datamodel door OCLC. Doel: stabiele synchronisatie terwijl records in twee database worden bijgewerkt. Dit blijkt een uitdaging! In CBS 7.2 is een timer opgeleverd die de gang van een nieuw GGC-record naar WorldCat vertraagd. Hierdoor worden records in een stabielere situatie met WorldCat gesynchroniseerd. Stand van zaken Q3: Twee groepen van records zijn nog niet volledig naar WorldCat gestuurd. Dat betreft records van plaatjes zoals foto s en prenten, incl. digitale versies daarvan en records van objecten (leer- en speelmiddelen, schilderijen, papiercollecties, boekbandbeschrijvingen e.d.). Aan het sturen van de plaatjes is gewerkt en die kunnen nu in WorldCat worden verwerkt. Voor het verzenden van de objecten moet nog een correcte MARC21 export worden vastgesteld. Punt van aandacht is dat MARC21 op voorhand niet alle velden uit het GGC-formaat voor de objecten lijkt te ondersteunen. Daarnaast zijn er voortdurende ontwikkelingen in de synchronisatie. Zo wordt voor de terugkoppeling van records uit WorldCat niet meer het op het SRU-protocol gebaseerde mechanisme gebruikt, maar de nieuwe Collection Manager tool. Deze werkt a-synchroon en batchgewijs. Het updaten van het GGC met de door de UvA in WorldCat ingevoerde records loopt nog niet via deze route, maar loopt nog via het systeem van de UvA. De nieuwe route moet daar nog voor worden ingericht. In overleg met de Advieswerkgroep is besloten deze activiteit niet te verhuizen naar de rubriek SLA of onderhoudswerkzaamheden, maar weer op te nemen in het volgende werkplan. Aangezien oplevering van de i-records (plaatjes) wel verwacht wordt, maar laden van de v-records (objecten) niet, en er dus issues zijn, is de status van de activiteit op geel gezet. Stand van zaken Q4: Martin van Muyen (product manager CBS, OCLC) heeft bij de vergadering van de Werkgroep Kwaliteit op 13 juni 2014 een presentatie gegeven over de gevolgen van de transitie naar WorldCat voor het GGC. In deze presentatie werd de aanpak van OCLC uitgelegd hoe het GGC compleet is te houden als bibliotheken in WorldCat gaan catalogiseren. De records die uit WorldCat aan het GGC toegevoegd gaan worden, zullen als WorldCat-titel worden gekenmerkt. Deze records kunnen niet gemuteerd of ontleend worden. Als een bibliotheek de titel in gebruik wil nemen, dan wordt een parallel titel gemaakt. De WorldCat-titel wordt als uniek beschouwd om issues te voorkomen in de synchronisatie van GGC naar WorldCat. Het eerste deel van de I-records van UB leiden zijn zichtbaar in WorldCat. Het tweede deel volgt als UB Leiden records van lagere kwaliteit heeft verbeterd. In kader van UKB-project wordt per UKB-deelnemer geïnventariseerd welke records ontbreken. Dat kunnen recordtypes zijn, zoals I (iconografisch materiaal) en V (objectbeschrijvingen), maar ook bestelrecords, records zonder exemplaarblokken en mogelijk andere categorieën. 13

Deze activiteit heeft prioriteit gekregen vanwege de UKB Migratie, de status van deze activiteit is daarom op groen gezet. Deze activiteit wordt voortgezet in het GII Werkplan 2014-15. 2.2.4 Bouwen van online synchronisatie van detailed holdings (oud hfdstk 3,3,5) Einddoel: exemplaarblokken in het GGC zijn online gesynchroniseerd met detailed holdings in Worldcat. Hiermee wordt het mogelijk om WorldShare ILL toe te passen voor bibliotheken die nog niet in WorldCat catalogiseren en om NCC/IBL toe te passen voor bibliotheken die in WorldCat catalogiseren. Resultaat: exemplaarblokken van minstens twee bibliotheken in het GGC online gesynchroniseerd met detailed holdings in Worldcat. Afhankelijkheid: overeenstemming over juiste architectuur tussen OCLC Leiden en OCLC Dublin bereikt en ontwikkeling door OCLC afgerond. Looptijd: introductie vindt plaats in kader van het huidige werkplan. De verwachting is dat dit een voortdurende, of steeds weer terugkerende activiteit blijft zolang er gebruik gemaakt wordt van twee platforms. Stand van zaken Q1: De software voor de synchronisatie van de detailed holdings staat klaar om te worden opgeleverd in CBS 7.2. Het testen van het resultaat van de synchronisatie is in samenwerking met de KB gestart. Stand van zaken Q2: De software voor de synchronisatie van de detailed holdings is opgeleverd, de KB is gestart met het testen van het resultaat. De software is dan nu opgeleverd. Het testen is gestart en in volle gang. Er wordt veel gediscussieerd tussen OCLC Leiden en OCLC Dublin over inhoudelijke details. Stand van zaken Q3: de programmatuur is gebouwd en opgeleverd. Tests worden gedaan met de holdings van de Koninklijke Bibliotheek. In april worden resultaten verwacht. Dan worden ook besluiten genomen over vervolgstappen. Status van de activiteit is op groen gezet. Stand van zaken Q4: Zie ook bij 2.1.4.b. Programmatuur is opgeleverd en implementatietests worden uitgevoerd in september en oktober 2014. Deze activiteit wordt voortgezet in het nieuwe werkplan en is ook onderdeel van de UKB migratie en van individuele migraties naar WorldShare Management Services. Gezien de verrichte werkzaamheden en geboekte voortgang is deze activiteit op groen gezet. Deze activiteit wordt voortgezet in het GII Werkplan 2014-15. 2.2.5 Inlezen UB Leiden bestanden (MARC21) (oud hfstk 4.1.1) Einddoel: metadata van bijzondere collecties van GII-bibliotheken ingelezen in GGC, resp. WorldCat. Resultaat: 1. Overeengekomen bestanden van beeldmateriaal van UB Leiden, aangeleverd in overeengekomen Marc21, ingelezen in GGC en WorldCat zodanig dat de werkwijze ook voor andere instellingen gebruikt kan worden. 2. Overeengekomen beleid met UB Leiden over aandachtspunten zoals aangeleverd door UB Leiden: a. metadataformaten voor alle speciale collecties b. beschrijven unieke materialen c. beschrijven unieke aspecten van (niet-unieke) materialen (boekbanden, libri annotati, provenance informatie) d. gecontroleerde ingangen en thesauri e. taal van beschrijven (Nederlands, Engels, Latijn, ) f. hiërarchische relaties 14

g. beschermde / te beschermen informatie Afhankelijkheid: deelname UB Leiden. Looptijd: afronding in kader van werkplan 2013-2014. Stand van zaken Q1: De verbeteringen (validatie en ontbrekende subvelden) voor het online catalogiseren van het I-formaat in het GGC worden opgeleverd in CBS 7.2. Voor de eerste van de vier bestanden is een mapping opgesteld, de bestandsconversie volgt na de CBS-oplevering. Stand van zaken Q2: De formaataanpassingen voor het eerste bestand zijn opgeleverd aan het einde van Q2 op de acceptomgeving van het GGC. Het testen van de aanpassingen is ook in deze periode gestart en wordt gecontinueerd in Q3. De conversie van het eerste bestand is afgerond in Q2. Deze conversie heeft meer tijd gekost dan verwacht vanwege het formaat van het bronbestand, een variant op MARC 21, en de kwaliteit van de data. Met UB leiden is afgesproken dat tijdens de conversie alleen cruciale fouten worden verbeterd. De overige zaken worden achteraf met scripts aangepakt. Stand van zaken Q3: De planning voor de verwerking van de overige bestanden van de Leidse Bijzondere Collecties is afgestemd met UB Leiden. In week 20 zijn alle bestanden ingelezen in het GGC. De formaataanpassingen voor de records voor het illustratieve materiaal zijn afgerond, de aanpassingen worden in april beschikbaar gesteld aan de KB en de UKB-projectgroep. Het overeengekomen beleid wordt opgeleverd bij afronding van het project voor UB Leiden. In december en januari zijn er ernstige problemen geweest in de voortgang en de onderlinge afstemming, maar de oplevering van het project volgt nu de planning. De status is derhalve op groen gezet. Stand van zaken Q4: In het vierde kwartaal zijn de laatste bestanden ingelezen in het GGC. De vertraging van de laatste twee bestanden is zowel door toedoen van UB Leiden als OCLC ontstaan. Een van de activiteiten was het maken van een koppeling tussen het digitale en fysieke record. Dit kon alleen in de productie omgeving toegevoegd worden. In overleg met UB Leiden is besloten dat zij eerst verbeteringen aanbrengen in het record alvorens OCLC de koppeling toevoegt. Als deze koppeling is aangebracht is het inlezen van de UB Leiden bestanden voltooid. Deze activiteit wordt afgerond in het eerste kwartaal van FY 15 en komt derhalve niet terug in het GII Werkplan 2014-15. Omdat het inlezen van de bestanden in het eerste kwartaal van FY 15 worden afgerond en d e overige activiteiten in het kaden van de UKB-migratie worden opgepakt, is de status in de korte rapportage op blauw gezet. 2.2.6 Integreren van STCN in GGC / WorldCat (oud hoofdstuk 4.1.5) Einddoel: integratie STCN-records in het GGC hoofdbestand binnen de door de bibliotheken overeengekomen randvoorwaarden Resultaat: 1. Plan van aanpak met voorstel voor wat in het kader van het werkplan met betrekking tot de in het plan onderscheiden activiteiten kan worden uitgevoerd. Daarin onder meer: a. integratie drukkersthesauri b. duidelijke bevoegdhedenregeling en titelbeveiligingsprocedure 2. kunnen produceren EDBO-records Afhankelijkheid: input en instemming betrokken bibliotheken. N.B. De UB Utrecht heeft ook een eigen drukkersthesaurus. Gelijktijdige integratie heeft de voorkeur, maar nog niet duidelijk is, of dit haalbaar is. Looptijd: produceren aparte EDBO-records en plan voor integratie drukkersthesauri in ieder geval in kader van werkplan 2013-2014. Stand van zaken Q1: UB Utrecht is bezocht in kader van plan voor Drukkersthesaurus, verder geen voortgang. Stand van zaken Q2: Nog geen voortgang geboekt. Wel heeft overleg met de KB plaats gevonden over provenance gegevens en mogelijke oplossingen voor het thesaureren van die 15