Bladzijde: 1 van 7 Administratieve gegevens Versienummer : 3.0 Aantal bladzijden : 7 Aantal bijlagen : 2 Geldig vanaf : 15 augustus 2010 Functie: Auteur: Beoordeeld door: Goedgekeurd door: Groupleader Cost Engineering Procedure Commissie PMS Manager Maintenance Naam: R. Oldenburg R. de Schrijver C.A.F. Arink Datum: Paraaf:
Bladzijde: 2 van 7 1.0 DOEL Het doel van deze werkinstructie is het vastleggen op welke wijze door uitvoerders werkzaamheden op timesheet uitgevoerd worden. 2.0 VERANTWOORDELIJKHEDEN Bevoegdheid / verantwoordelijkheid 1 2 3 4 1 Werk initiatie 2 Maken daily timesheets / timesheet summary 3 Autorisatie daily timesheets 4 Uitvoering werkzaamheden 5 Gereedmelding 6 Verificatie kwaliteit en scope 7 Verificatie kwantiteit en prijs 8 Goedkeuring 9 Invoer en goedkeuring MCSII o o = Verantwoordelijk / (beslissings)bevoegd o = Adviesbevoegd 1 = Aanvrager ** 2 = Section Head * 3 = Uitvoerder 4 = Groupleader Cost Engineering * Eén en ander in overeenstemming met het Delegated Authority Manual ** Onder Aanvrager wordt hier en in de rest van de tekst verstaan de opdrachtgever / verantwoordelijke voor de opgegeven werkzaamheden. Meestal zullen werkzaamheden onder verantwoording van een Arealeader (AL), Construction Coördinator (CC) of Engineer worden uitgevoerd.
Bladzijde: 3 van 7 3.0 WERKWIJZE 3.1 Werkzaamheden kunnen op timesheet basis worden uitgegeven aan uitvoerders met een type B contract met daarin opgenomen reïmbursable tarieven. Bij werkzaamheden, uitgegeven op timesheets, is KPE verantwoordelijk voor de aansturing, begeleiding, huisvesting, etc. Details zijn in de betreffende overeenkomst of het contract verwoord. 3.1.1 Timesheets kunnen op twee manieren worden ingediend: Op de door KPE uitgegeven timesheets, Direct in MCSII. De manier waarop zal worden gewerkt zal vooraf met de uitvoerder worden overeengekomen. 3.2 Op KPE timesheets (zie bijlage 1) 3.2.1 De aannemer dient op dagelijkse basis de timesheets in te leveren bij de voor het betreffende werk verantwoordelijke, waarbij de volgende informatie moet worden verstrekt: Naam uitvoerder, Contract nummer, Aanvrager, Dag, maand, jaar en weeknummer, Naam en nummer van uitvoerders employee, Tariefcode (op basis van het geldende contract), Werkorder (WO) nummer, Gewerkte normale uren, Gewerkte overuren, Stempel en handtekening. 3.2.2 De uitvoerder zal de verdeling van werk over de verschillende werkorders controleren en de timesheet laten onderteken door de aanvrager. 3.2.3 Materialen op timesheets: Indien materiaal-kosten via het timesheet systeem worden verrekend, dienen deze te zijn gebaseerd op: de Unit Rate tarieven, zoals opgenomen in het contract, of voorzien van een kopie van de factuur, of met KPE overeengekomen prijslijsten.
Bladzijde: 4 van 7 3.3 Timesheet summaries (zie bijlage 2) 3.3.1 De uitvoerder zal aan het einde van de werkweek de gegevens van de verzamelde timesheets overnemen op een Timesheet Summary. Deze dient, voorzien van de in dié week verzamelde origineel getekende timesheets. aangevuld met eventuele gegevens van geleverde materialen, bij Cost Engineering te worden ingeleverd met een optelling van de data uit de desbetreffende timesheets. 3.3.2 De uitvoerder dient de wekelijkse timesheet summary, voorzien van de vereiste bijlagen, voor de volgende week dinsdag 12:00 uur aan Cost Engineering te overhandigen. Timesheets, welke na dit tijdstip worden ingediend, zullen als regel niet meer in behandeling worden genomen. 3.3.3 Voor dagelijkse of maandelijkse timesheets zal de sheet, evenals hierboven, binnen 36 uur na het aflopen van de afrekenperiode bij Cost Engineering worden ingediend. 3.3.4 Cost Engineering zal controleren of de op de timesheets aangegeven uren en tarieven met het contract en de poortregistratie-gegevens overeenstemmen. In geval van afwijkingen worden deze teruggekoppeld naar zowel de uitvoerder als de aanvrager. 3.3.5 Nadat mogelijke onduidelijkheden zijn opgelost worden de gegevens in het KPE Maintenance Management Systeem (MCSII) ingevoerd. Doorslaggevend zullen altijd de poortgegevens (TEARS) zijn. Het resultaat wordt samen met een Service Requisition ter goedkeuring aan de Section Head voorgelegd. 3.3.6 De Section Head gaat na of de voorgestelde kostenverdeling voldoet aan zijn eisen en, indien akkoord bevonden, tekent hij e.e.a. af en retourneert dit aan Cost Engineering. 3.3.7 Cost Engineering verzorgt daarna de eventuele aanpassingen in MCSII, waarna de definitieve gegevens hierin worden goedgekeurd. 3.4 Direct in MCSII 3.4.1 Uitvoerders, die toegang hebben tot MCSII, kunnen de timesheets rechtstreeks via het onderdeel Timesheet Entry (TSIN) invoeren. Om deze timesheets geautoriseerd te krijgen, moet een kopie van deze timesheet worden gemaakt, dezelfde dag door de aanvrager afgetekend te worden en bij Cost Engineering te worden ingeleverd. 3.4.2 Gelijk aan hierboven vermeld zullen deze sheets worden gecontroleerd en goedgekeurd. De uitvoerder kan in MCSII zien dat de timesheet is verwerkt door het toekennen van een Requisition nummer (ReqNo) op het TSIN scherm.
Bladzijde: 5 van 7 3.5 Distributie goedgekeurde documenten 3.5.1 Volgend op de definitieve goedkeuring in MCSII worden de documenten als volgt gedistribueerd: De originele timesheet summary plus originele timesheets worden tezamen met een volgens het Delegated Authority Manual goedgekeurde Service Requisition door Cost Engineering gefiled. Een kopie van de timesheet summary plus timesheets wordt naar de aannemer gezonden voor facturatie (zie ook de invoice-procedure). 4.0 REFERENTIES Bijlage 1: Voorbeeld KPE timesheet Bijlage 2: Voorbeeld timesheet summary PMS.16.005 - Maintenance Management Systeem (MCS) PMS.17.001 - Uitgeven van werk op B-contracten PMS.17.001.WI01 - Cost Engineering PMS.17.002.WI01 - Uitgeven van werk op Work Requisition (WR) 5.0 DOCUMENTATIE Delegated Authority Manual (in beheer bij Manager Finance)
, bijlage 1 OLDB//B-1/V3.0
, bijlage 2 OLDB//B-2/V3.0