Jaarverslag 2013
Inhoud Voorwoord van de voorzitter 1 Communicatie + contact achterban Ondernemingsraad 2 Aantal belangrijke onderwerpen uit 2013 3 - Visie Arduin 2013-2016/ontwikkeling/vervolg thuis in eigen huis - Regeling Persoonlijk Ontwikkelings Plan (POP) - Big registratie - Fietsplan - Vervoer cliënten - Bedrijfsvoering - Domotica - Protocol arbeidsverzuim - Werkkostenregeling - Persoonlijk assistent - Instemmingsverzoeken personeelsregelingen - OR-commissies
Voorwoord van de voorzitter In het begin van het jaar zijn we gestart met vier nieuwe leden. Na onze eerste training werden de competenties van een ieder duidelijk en konden we taken verdelen. De veranderingen die voor ons staan met betrekking tot de participatie-samenleving brengen veel uitdagingen in de zorg met zich mee. Voor Arduin zijn heel veel van deze zaken al gesneden koek, omdat er al veel eerder een start gemaakt is naar het versterken van netwerken rondom de cliënt. Toch zijn er nog grote stappen te nemen. Samen met de Raad van Bestuur is hier al heel veel over gepraat en zijn meningen en ideeën met elkaar gedeeld. Omdat onze achterban heel belangrijk is voor het nemen van beslissingen is begin van het jaar besloten een klankbordgroep op te zetten. Via de mail kunnen we aan een aantal medewerkers direct om hun ervaringen vragen. Het resultaat is overweldigend, het systeem werkt perfect en de respons is 100%. Ter verbetering van het Arbobeleid is vanuit de Ondernemingsraad de vraag gekomen de VGWM-commissie een betere positie te geven. Samen met de Raad van Bestuur is er een nieuwe opzet gemaakt waar de Ondernemingsraad een groot aandeel in heeft en is de gezamenlijke Arbocommissie opgericht. Ik hoop dat na het lezen van het jaarverslag wij een indruk hebben kunnen geven over ons werk dat we door jullie gekregen vertrouwen hebben mogen doen. Met vriendelijk groeten, Louis van Beekum Voorzitter Ondernemingsraad Arduin 1
Communicatie + contact achterban Ondernemingsraad De ondernemingsraad (OR) houdt contact met zijn achterban op diverse manieren. Zo is er eind 2013 een klankbordgroep opgericht, zoals de voorzitter al heeft beschreven in zijn voorwoord. Inmiddels is er een eerste uitvraag gedaan met als onderwerp: het houden van werkoverleg. De uitkomsten worden lopende 2014 ook besproken met de Raad van Bestuur en teruggekoppeld aan de klankbordgroep. Het is de bedoeling dat de leden van de klankbordgroep bij de beantwoording van onze vragen ook eventuele input van collega s meenemen. De OR heeft een eigen website waar alle verslagen en agenda s op worden gepubliceerd. Ook zijn antwoorden op veel gestelde vragen op de site te vinden. Vanaf april 2014 is de site vernieuwd. Het nieuwe adres: www.ondernemingsraadarduin.nl De voorzitter van de OR heeft eind 2013 tijdens de personeelsbijeenkomsten een korte presentatie gegeven over de medezeggenschap. Er is een OR-informatiefolder gemaakt en deze wordt ook in de welkomstmap voor nieuwe medewerkers gevoegd. De OR is voor vragen en/of opmerkingen bereikbaar via het mailadres: OR@arduin.nl. 2
Aantal belangrijke onderwerpen uit 2013 Visie Arduin 2013-2016/ontwikkeling/vervolg thuis in eigen huis Eind 2013 heeft de Raad van Bestuur de plannen voor een volgende stap in de ontwikkeling van Arduin met de OR gedeeld. De afgelopen periode heeft het project Cliënt heeft de regie gelopen, gevolgd door Thuis in Eigen Huis. Uit de uitkomsten van deze projecten is gebleken dat de organisatie niet meer past en anders vormgegeven zal moeten gaan worden. Hiermee wordt geanticipeerd op de veranderende ondersteuningsvraag en de verschillende vraagstellingen. Alle rollen worden onder de loep genomen bij deze volgende stap in de ontwikkeling van Arduin. De OR wordt meegenomen omdat het kan leiden tot ingrijpende wijzigingen en zal als kritisch klankbord fungeren in het gehele proces. De OR kan zich vinden in de plannen zoals tot nu toe geschetst. In de eerste helft van 2014 wordt het verder uitgewerkt en naar verwachting ligt er ongeveer juli 2014 een plan. Zodra de organisatieontwikkeling gevolgen heeft voor bijvoorbeeld functies, worden de gebruikelijke procedures met de OR gevolgd. Zo hebben ook de cliëntenraad en de Raad van Toezicht ieder hun eigen inspraak. Regeling Persoonlijk Ontwikkelings Plan (POP) Eind 2012 heeft de OR deze regeling ter instemming aangeboden gekregen. De OR heeft de Raad van Bestuur geadviseerd de regeling opnieuw te bekijken en daarbij onder meer rekening te houden met leeftijdsbewust personeelsbeleid. De POP gesprekken zouden doelgerichter moeten zijn. Op verzoek van de Raad van Bestuur heeft een ORlid plaats genomen in de werkgroep om de bestaande regeling aan te passen aan de wensen en noodzaken die leven binnen de organisatie, met als doel een regeling voor persoonlijke ontwikkeling te ontwerpen die weer een aantal jaren gehanteerd kan worden binnen de organisatie. De regeling wordt in 2014 wederom ter instemming aangeboden aan de OR. Big registratie Op initiatief van de OR heeft de Raad van Bestuur besloten om de BIG-herregistratie te vergoeden voor de betreffende medewerkers. 3
Fietsplan Op verzoek van de OR wordt het aantal verkooppunten uitgebreid. Naar verwachting ontvangt de OR medio 2014 een nieuwe regeling voor het Fietsplan. Vervoer cliënten Er is met de Raad van Bestuur in 2013 met regelmaat gesproken over het vervoer en begeleiding in (grotere) bussen. Met name de communicatie was een punt van kritiek van de OR. Ook wordt gesproken over de bezuinigingen die het vervoer nieuwe stijl heeft opgeleverd en naar verwachting op gaat leveren. Bedrijfsvoering De OR bespreekt in het overleg met de Raad van Bestuur met regelmaat onderwerpen die met de be- 4
drijfsvoering te maken hebben. Zo staat bijvoorbeeld ieder kwartaal de managementinformatie op de agenda, wordt de kaderbrief en de begroting besproken en heeft de OR zijn reactie gegeven op de kwaliteitsverbeteringen en -evaluatie. Domotica In 2013 heeft de OR een duidelijk omschreven plan ontvangen, waarin wordt beschreven hoe Domotica kan worden gebruikt om efficiëntere oplossingen te bieden in ondersteuning aan cliënten. Eerder is afgesproken dat de OR in belangrijke mate betrokken wordt bij voorgenomen besluiten indien invoering van Domotica gevolgen heeft voor het personeel, de financiën, de veiligheid en/of de privacy van de medewerkers. Een OR-lid maakt deel uit van de werkgroep Domotica en is dus ook nauw betrokken bij implementatie en evaluatie. Bij de inmiddels vier pilotlocaties zal duidelijk worden in hoeverre er sprake is van afbouw van uren en wat de consequenties daarvan zijn. De OR volgt ook in 2014 het proces kritisch. Protocol arbeidsverzuim Volgens afspraak is het nieuwe protocol in 2013 voorgelegd aan de OR. Na bespreking in het overleg met de Raad van Bestuur heeft de OR ingestemd met het aangepaste protocol. Er heeft de afgelopen tijd een verschuiving plaatsgevonden. Er wordt niet meer gesproken over ziekteverzuim, maar over arbeidsverzuim. De OR heeft continue aandacht voor het feit dat er nu anders gekeken wordt naar het verzuim in zijn algemeenheid. Werkkostenregeling In 2013 heeft de Raad van Bestuur besloten om de kosten die vallen onder de werkkostenregeling uit te breiden met het vergoeden van internetkosten van de medewerkers. De OR heeft ingestemd met de betreffende personeelsregeling. Persoonlijk assistent Zowel in 2013 als in 2014 is de evaluatie van de functie PA onderwerp van gesprek. Begin 2014 heeft de OR vragen opgesteld inzake het aantal persoonlijk assistenten, de applicatie, de taken en de intervisie. De Raad van Bestuur gaat mede aan de hand van deze vragen opnieuw evalueren. Er is eerst een audit geweest. In 2014 gaat de Raad van Bestuur met de evaluatie aan de slag. 5
Instemmingsverzoeken personeelsregelingen: De OR heeft op grond van de Wet op de Ondernemingsraden instemmingsrecht ten aanzien van een besluit tot het verlengen, wijzigen en/of intrekken van personeelsregelingen. In 2013 zijn een groot aantal regelingen ter instemming aangeboden, zoals: Regeling verzilveren PBL-uren De OR heeft met de Raad van Bestuur afgesproken af dat de regeling geldt van 1 juli 2013 tot 1 juli 2014 en medewerkers er dan eenmalig gebruik van kunnen maken en er omstreeks juli 2014 een evaluatie zal plaatsvinden. Exit interview PC privé project Attentieregeling Gedragscode en social media/huisregels FWG Regeling Fiscale uitruil internetkosten Hepatitus B Computer arrangement mobiliteitscentrum Regeling fitness en sport Begeleidingsprocedure medewerkers Introductieprotocol nieuwe medewerkers Format werkoverleg Klachtenregeling medewerkers Afbouw ORT Ondersteuning cliënten in vrije tijd OR-commissies De OR werkt met commissies. Aan het begin van dit verslagjaar is weer gestart met commissies in plaats van werkgroepen. Waar de commissies zich mee bezig houden staat uitgebreid beschreven op de website van de OR. Dit zijn de commissies in 2013: - Arbeidsvoorwaarden-commissie - Financiële-commissie - FWG-commissie - VGWM-commissie - Met ingang van eind 2013 heeft Arduin een gezamenlijke Arbo-commissie. Daarin zitten vertegenwoordigers van zowel de OR als vertegenwoordigers van PO&O van Arduin. 6
Zoals elk jaar heeft de OR in 2013 informeel gesproken met de cliëntenraad, de bedrijfsarts en de vakbonden. Deze gesprekken zijn prettig verlopen en waardevol, waarbij over en weer van gedachten is gewisseld over diverse onderwerpen. De Raad van Toezicht is tweemaal per jaar als toehoorder bij de overlegvergadering aanwezig. De OR heeft in 2013 een tweedaagse training gehad, waarbij ook informeel met de Raad van Bestuur is gesproken over de ontwikkelingen van Arduin. Desgevraagd geeft de Raad van Bestuur het volgende aan inzake de samenwerking met de OR: Als bestuurder van Arduin hecht ik grote waarde aan een kritische en opbouwende samenwerking met de OR. Dit in ons gemeenschappelijk doel waar Arduin voor staat: Ondersteuning aan mensen met een beperking gericht op kwaliteit van bestaan. Ook in 2013 hebben we goede discussies gevoerd ten behoeve van een goed arbeidsklimaat voor alle medewerkers. Omdat er begin 2013 vier nieuwe leden zijn gestart is er in de training ook aandacht besteed aan de Wet op de Ondernemingsraden. Enkele commissies hebben ook specifieke trainingen gevolgd om actuele kennis te vergaren en visie te ontwikkelen. Ook in 2013 verliep het overleg en de samenwerking met de Raad van Bestuur goed. Gedurende het jaar heeft de OR frequent met de bestuurder overlegd, voornamelijk tijdens de formele overlegvergaderingen maar ook tijdens de informele momenten. 7
Samenstelling OR 8 Angela van Haasteren Joleen van den Dorpel Marti Versteeg Nella van Stee Jeanet Priester Ernie van Wallenburg Cocky Bakhuizen Louis van Beekum Willeke Geelhoed Huib van Rijn Michiel Huisman Angelique Lapré, ambtelijk secretaris
Stichting Arduin Bezoekadres: Seissingel 4 4333 GC Middelburg Postadres: Postbus 85 4330 AB Middelburg 0118-434500 or@arduin.nl www.ondernemingsraadarduin.nl Opmaak en druk: Drukkerij Arduin Fotografie: Angelique Lapré. Coverfoto: Willeke Geelhoed.