Collegevoorstel Openbaar Onderwerp Wijziging regeling en beleidsregels adviescommissie stedenband Turkije Programma / Programmanummer Citymarketing & Externe betrekkingen / 1013 Portefeuillehouder H.M.F. Bruls Samenvatting In juni 2006 besloot de Raad een gemeentelijke stedenbandrelatie aan te gaan met de gemeente Gaziantep in Turkije. Voor de in te stellen adviescommissie heeft het college in 2006 de Regeling Adviescommissie Stedenband Turkije vastgesteld en, als nadere uitwerking, in 2008 de Beleidsregels Adviescommissie Stedenband Turkije. Vanwege een aantal wijzigingen actualiseren we zowel de Regeling als de Beleidsregels. BW-nummer Directie/afdeling, ambtenaar, telefoonnr. BK40, Karin Homan, 2383 Datum ambtelijk voorstel 7 april 2014 Registratienummer 14.0002345 Ter besluitvorming door het college 1. De regeling Adviescommissie Stedenband Turkije 2006 in te trekken 2. De regeling Adviescommissie Stedenband Gaziantep 2014 vast te stellen 3. De beleidsregels Adviescommissie Stedenband Turkije 2008 in te trekken 4. De beleidsregels Adviescommissie Stedenband Gaziantep 2014 vast te stellen 5. Toestemming te verlenen aan Adviescommissie Stedenband Gaziantep om, in afwijking van de regeling Adviescommissie Stedenband Gaziantep 2014, de jaren 2014 en 2015 te gebruiken als overgangsjaren om een evenwichtige vernieuwing van de leden van de adviescommissie te kunnen realiseren. Steller K. Homan Paraaf akkoord Datum Alleen ter besluitvorming door het College Besluit B&W d.d. 15 april 2014 X Conform advies Aanhouden Anders, nl. nummer: 2.3 Bestuursagenda Paraaf akkoord Datum Gemeentesecretaris Portefeuillehouder cv wijziging regeling en beleidsregels 7-4
Collegevoorstel 1 Probleemstelling Sinds juni 2006 heeft Nijmegen een stedenbandrelatie met Gaziantep in Turkije. Om de burgerparticipatie in de stedenband met Gaziantep te bevorderen is een subsidiebudget beschikbaar. Met dit bedrag kunnen door burgers en organisaties ingediende projectvoorstellen geheel of gedeeltelijk gesubsidieerd worden. Om te bepalen aan welke projecten een bedrag zal worden toegekend, is een Adviescommissie Stedenband Turkije ingesteld. Deze commissie brengt een advies uit aan de burgemeester als gemandateerd lid van het college over de ingediende projectvoorstellen. We actualiseren de voor de commissie geldende Regeling Adviescommissie Stedenband Turkije uit 2006 en de Beleidsregels Adviescommissie Stedenband Turkije uit 2008. 2 Juridische aspecten Voor de adviescommissie Stedenband Turkije geldt de Regeling Adviescommissie Stedenband Turkije (2006) en de Beleidsregels Adviescommissie Stedenband Turkije (2008). Zowel de regeling als de beleidsregels zijn door het college vastgesteld. 3 Doelstelling We willen de bestaande Regeling Adviescommissie Stedenband Turkije en de Beleidsregels Adviescommissie Stedenband Turkije actualiseren. 4 Argumenten 1. Wijzigingen Regeling Adviescommissie Stedenband Turkije (2006) - Naamgeving We wijzigen de naamgeving van de regeling in: Regeling Adviescommissie Stedenband Gaziantep In 2006 is gekozen voor de meer algemene benaming Stedenband Turkije. In eerste instantie was de keuze voor Gaziantep ook nog niet gemaakt. We willen de naamgeving overeen laten komen met de feitelijke situatie. Ook de andere stedenbanden van de gemeente Nijmegen dragen de naam van een stad. - Artikel 3 Samenstelling en benoeming We wijzigen lid 4. Lid 4 De leden kunnen tussentijds aftreden. Een tussentijdse vacature wordt zo snel mogelijk ingevuld. Te vervangen door: Lid 4 De leden kunnen tussentijds aftreden. Een lid dat af wil treden geeft dit 3 maanden van te voren aan. Een vacature wordt zo snel mogelijk ingevuld. Om voldoende gelegenheid te hebben om een tussentijdse vacature tijdig in te vullen vragen we aan een commissielid die wil aftreden, om dit 3 maanden van te voren aan te geven.
Collegevoorstel Vervolgvel 2 - Artikel 4 Werkwijze We wijzigen lid 1. Lid 1 De commissie vergadert twee maal per jaar over ingediende projectvoorstellen. De vergaderingen zijn niet openbaar. Te vervangen door: Lid 1 De commissie vergadert drie maal per jaar over ingediende projectvoorstellen. Zo nodig kan de voorzitter van de adviescommissie een extra vergadering beleggen. De vergaderingen zijn niet openbaar. De adviescommissie heeft aangegeven dat ze voor een vlottere doorloop van de ingediende projectvoorstellen, drie maal per jaar willen vergaderen. Zo nodig, bijvoorbeeld als er aanvullende informatie voor een projectvoorstel is gevraagd, kan een extra vergadering worden belegd. 2. Wijzigingen Beleidsregels Adviescommissie Stedenband Turkije (2008) - Naamgeving We wijzigen de naamgeving van de beleidsregels in: Beleidsregels Adviescommissie Stedenband Gaziantep. Zie hierboven. - Artikel 4 Advisering We wijzigen de tekst. ( ) Deze commissie komt twee keer per jaar bijeen. Te vervangen door: ( ) Deze commissie komt drie keer per jaar bijeen. Zo nodig kan de voorzitter van de adviescommissie een extra vergadering beleggen. Zie hierboven.
Collegevoorstel Vervolgvel 3 - Artikel 7 Hoogte van de subsidie Het subsidieplafond bedroeg in 2008 35.000,-. Als gevolg van een bezuiniging op de subsidie aan de stedenbandstichtingen heeft de raad het subsidieplafond voor de stedenband Gaziantep voor het jaar 2014 vastgesteld op maximaal 21.930,-. (lid a) Als gevolg van dit lagere subsidiebudget subsidiëren we niet langer maximaal twee grote projecten (projectbudget vanaf 30.000,-) per jaar maar maximaal één groot project. Een project met een projectbudget vanaf 30.000,- ontvangt maximaal 10.000,- subsidie. (lid d) Ook wijzigen we lid b. Lid b Projecten met een budget tot 30.000,- ontvangen maximaal 5.000,- subsidie, waarbij het totale projectbudget gelijk is aan of meer is dan de toegekende subsidie. Te vervangen door: Lid b Projecten met een budget tot 30.000,- ontvangen maximaal 5.000,- subsidie, waarbij de toegekende subsidie maximaal 90% is van het totale projectbudget. De relatie tussen overheid en bewoners verandert. De overheid doet op meer terreinen een stapje terug en er wordt vaker een beroep op bewoners gedaan om zelf initiatief te nemen en medeverantwoordelijkheid te dragen. Ook bij de subsidies die we verstrekken kijken we of er mogelijkheden zijn voor eigen (financiële) bijdragen van bewoners, cofinanciering of sponsoring. Vanuit deze achtergrond vinden we het wenselijk dat een stedenbandproject niet voor 100% door ons wordt gefinancierd. Het overige benodigde deel kan door bijvoorbeeld een publieksactiviteit of door cofinanciering worden opgebracht. Om te voorkomen dat de gehele adviescommissie af zal moeten treden omdat de benoemingstermijn verlopen is, verlenen wij toestemming om 2014 en 2015 te gebruiken als overgangsjaren. De adviescommissie kan dan gedeeltelijk vernieuwd worden om zo een evenwichtige vernieuwing te kunnen realiseren. 5 Financiën Dit voorstel heeft geen financiële consequenties. 6 Participatie en Communicatie We hebben de wijzigingen besproken met de adviescommissie Stedenband Gaziantep. 7 Uitvoering en evaluatie We informeren de leden van de adviescommissie Stedenband Gaziantep over ons besluit. 8 Risico Dit voorstel heeft geen risico s. Bijlage(n): Regeling adviescommissie Stedenband Turkije 2014 Beleidsregels adviescommissie Stedenband Turkije 2014
Burgemeester en wethouders van Nijmegen, gelet op artikel 84 van de Gemeentewet, besluiten vast te stellen de volgende regeling: REGELING ADVIESCOMMISSIE STEDENBAND GAZIANTEP (2014) Artikel 1 Begripsomschrijving Deze regeling verstaat onder: - het college: het college van burgemeester en wethouders; - de commissie: de Adviescommissie Stedenband Gaziantep. Artikel 2 Taken en bevoegdheden 1. Er is een commissie, de Adviescommissie Stedenband Gaziantep, die tot taak heeft aan het college gevraagd en ongevraagd te adviseren over de in te dienen projectvoorstellen door organisaties en burgers uit Nijmegen in het kader van de stedenband tussen Nijmegen en Gaziantep (Turkije). 2. De commissie toetst bij haar advisering in ieder geval of de in te dienen projecten voldoen aan de volgende voorwaarden: De projecten moeten plaatsvinden in de stad Nijmegen of de stad Gaziantep. De projecten moeten een vastgestelde looptijd hebben met een duidelijke einddatum. Bij de identificatie van het probleem, de formulering van de doelstellingen, de uitvoering, en financiering van de projecten moeten meerdere deelnemers (groepen en/of individuele deelnemers) betrokken zijn. De projecten mogen geen negatief effect hebben op de verhoudingen tussen mannen en vrouwen. De projecten mogen geen partijpolitieke invalshoek hebben. De projecten moeten gericht zijn op duurzame verbetering van de economische, sociale en culturele situatie in beide partnersteden. Artikel 3 Samenstelling en benoeming 1. De commissie bestaat uit vijf leden. Drie leden zijn van Turkse herkomst en twee leden van Nederlandse afkomst. 2. Het college benoemt de leden en wijst één van hen als voorzitter aan. 3. De leden worden benoemd voor een periode van drie jaar. Zij kunnen na het verstrijken van deze termijn slechts eenmaal voor een aansluitende termijn worden herbenoemd. 4. De leden kunnen tussentijds aftreden. Een lid dat af wil treden geeft dit 3 maanden van te voren aan. Een vacature wordt zo snel mogelijk ingevuld. 5. Het college wijst een ambtelijk secretaris aan en kan voorts andere ambtenaren aanwijzen voor deskundige ondersteuning van de commissie. Artikel 4 Werkwijze 1. De commissie vergadert drie maal per jaar over ingediende projectvoorstellen. Zo nodig kan de voorzitter van de adviescommissie een extra vergadering beleggen. De vergaderingen zijn niet openbaar. 2. De bijeenroeping geschiedt door de ambtelijk secretaris door middel van een agenda die de te behandelen projecten bevat. Een niet geagendeerd onderwerp kan besproken worden als alle leden aanwezig zijn en zij daartegen geen bezwaar hebben. 3. Besluiten over adviezen kunnen worden genomen indien ten minste drie leden aanwezig zijn. p. 1
4. De adviezen worden uitgebracht bij meerderheid van stemmen. Als de stemmen staken, brengt de commissie een verdeeld advies uit. 5. Een advies aan het college wordt schriftelijk uitgebracht en is gemotiveerd. 6. De commissie geeft het college desgevraagd inzage in de stukken die betrekking hebben op in voorbereiding zijnde of uitgebrachte adviezen. 7. Het college stelt op verzoek vergaderruimte beschikbaar voor de vergaderingen van de commissie. Artikel 5 Betrokkenheid bij plan Een lid van de commissie dat als opdrachtgever, ontwerper of anderszins bij een door de adviescommissie te beoordelen project betrokken is, onthoudt zich van medewerking aan de beoordeling daarvan en is niet bij de beraadslaging, beoordeling en advisering in de vergadering aanwezig. Artikel 6 Verantwoording De commissie legt eenmaal per jaar aan het college verantwoording af over haar werkzaamheden. Zij draagt er zorg voor dat op een door haar te bepalen wijze de verantwoording openbaar wordt gemaakt. Artikel 7 Honorering en onkostenvergoeding De leden van de commissie ontvangen een vergoeding die bij verordening door de raad wordt vastgesteld. Artikel 8 Inwerkingtreding en werkingsduur Deze regeling treedt in werking op de dag na die van de bekendmaking. Artikel 9 Citeertitel Deze regeling wordt aangehaald als de Regeling Adviescommissie Stedenband Gaziantep. Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van 2014. De burgemeester, Drs. H.M.F. Bruls De Secretaris, Drs. B. van der Ploeg p. 2
Beleidsregels adviescommissie stedenband Gaziantep (2014) Artikel 1. Begripsomschrijvingen Deze beleidsregels verstaan onder: a. de wet: de Algemene wet Bestuursrecht; b. College: College van Burgemeester en Wethouders; c. Adviescommissie: Adviescommissie Stedenband Gaziantep Artikel 2: Reikwijdte en doelstelling beleidsregels 1. Op de subsidieverlening conform deze beleidsregels zijn de Algemene wet bestuursrecht en de Algemene Subsidieverordening Nijmegen van toepassing. 2. Doelstelling van het verstrekken van de subsidie is het betrekken van burgers en instellingen bij de stedenband met Gaziantep door het financieel ondersteunen van projectvoorstellen. Artikel 3. Subsidieverlening 1. Het College kan op basis van deze beleidsregels aan natuurlijke personen en rechtspersonen uit Nijmegen subsidie verlenen voor projecten in het kader van stimulering van burgerparticipatie in de stedenband Nijmegen - Gaziantep. 2. Natuurlijke personen of rechtspersonen die voor een subsidie in aanmerking willen komen, kunnen hun aanvraag indienen bij het College van Burgemeester en Wethouders, afdeling Bestuurskwaliteit. Artikel 4. Advisering Voordat door of namens het College op een aanvraag in subsidie wordt beslist wordt het advies gevraagd van de adviescommissie Stedenband Gaziantep conform het bepaalde in de Regeling Adviescommissie Stedenband Gaziantep. Deze commissie komt drie keer per jaar bijeen. Zo nodig kan de voorzitter van de adviescommissie een extra vergadering beleggen. Artikel 5. Aanvrager Voor subsidie komen slechts rechtspersonen en natuurlijke personen gevestigd of woonachtig in Nijmegen in aanmerking. Artikel 6. Criteria voor bijdrage Om in aanmerking te komen voor een bijdrage dient aan de volgende criteria te worden voldaan: a. De projecten moeten plaatsvinden in de stad Nijmegen of de stad Gaziantep. b. De projecten moeten een vastgestelde looptijd hebben met een duidelijke einddatum. c. Bij de identificatie van het probleem, de formulering van de doelstellingen, de uitvoering, en financiering van de projecten moeten meerdere deelnemers (groepen en/of individuele deelnemers) betrokken zijn. d. De projecten mogen geen negatief effect hebben op de verhoudingen tussen mannen en vrouwen. e. De projecten mogen geen partijpolitieke invalshoek hebben. f. De projecten moeten gericht zijn op duurzame verbetering van de economische, sociale en culturele situatie in beide partnersteden. p. 1
artikel 7. Hoogte van de subsidie a. Het subsidieplafond wordt jaarlijks vastgesteld door de raad. Voor het jaar 2014 bedraagt de subsidie maximaal 21.930,-. b. Projecten met een budget tot 30.000,- ontvangen maximaal 5.000,- subsidie, waarbij de toegekende subsidie maximaal 90% is van het totale projectbudget. c. Projecten met een budget vanaf 30.000,- ontvangen maximaal 10.000,- subsidie. d. Jaarlijks wordt maximaal één groot project gesubsidieerd; dit is een project met een projectbudget vanaf 30.000,-. e. De subsidieaanvragen worden in behandeling genomen op volgorde van binnenkomst. Artikel 8. Subsidieweigering Onverminderd het bepaalde in de Algemene wet bestuursrecht wordt subsidie geweigerd indien: a. het budget van het jaar van aanvraag is uitgeput; b. niet aan de criteria, zoals gesteld onder artikel 6, is voldaan; c. een subsidieaanvraag wordt ingediend voor een project, waarvan een eerdere subsidieaanvraag in het kader van deze beleidsregels is gedaan. Artikel 9. Aanvraag en te overleggen gegevens 1. Een aanvraag om subsidie kan vóór, door de adviescommissie per jaar vastgestelde, drie data ingeleverd worden. 2. Onverminderd het bepaalde in artikel 4:2 van de Algemene wet bestuursrecht dient de aanvraag voor subsidieverlening te worden ingediend overeenkomstig de door het college vastgestelde voorwaarden: a. een kopie van de inschrijving bij de Kamer van Koophandel (instellingen); b. een verklaring omtrent het gedrag van de ondernemer (bedrijven); c. het laatste jaarverslag, de statuten en kopieën van het paspoort van de bestuursleden (stichting); d. een kopie van een geldig legitimatiebewijs en bewijs van goed gedrag (natuurlijke personen); e. een projectplan en kostenbegroting; het projectplan en de kostenbegroting geven een goed inzicht in het totale project (dus niet alleen het deel vermelden wat wordt gesubsidieerd). 3. Indien de aanvraag niet volledig is zal de aanvrager voor zover mogelijk in de gelegenheid worden gesteld aanvullingen hierop te geven voordat de behandeling in de adviescommissie plaatsvindt. Indien de adviescommissie nog nadere aanvulling vraagt zal de aanvraag in de volgende vergadering van de adviescommissie opnieuw behandeld worden. Artikel 10. Beslistermijn subsidieaanvraag 1. Het college beslist binnen acht weken na behandeling door de adviescommissie. 2. De termijn bedoeld als in het eerste lid kan door het college in bijzondere omstandigheden ter beoordeling aan het college met een termijn van acht weken worden verlengd. Het college informeert de aanvrager hierover schriftelijk. Artikel 11. Voorschotbetaling Indien de subsidie is verleend kan de aanvrager verzoeken om een voorschot. p. 2
Artikel 12 Vaststelling van de subsidieverlening 1. De subsidie wordt vastgesteld na verzoek hiertoe en na gereedmelding van het project. 2. De gereedmelding en het verzoek tot subsidievaststelling bevat: a. een kostenoverzicht; b. alle rekeningen en betalingsbewijzen, op datum van betaling gerangschikt; c. een verklaring dat is voldaan aan de voorwaarden waaronder de subsidie is verleend. d. een verslag van de activiteiten en/of projecten die zijn gerealiseerd. Artikel 13 Intrekking, wijziging van de subsidieverlening Naast de gevallen genoemd in de Algemene wet bestuursrecht kan het college de subsidieverlening intrekken of ten nadele van de subsidieontvanger wijzigen indien: a. de subsidieontvanger wijzigingen in aanwending van de subsidie niet vooraf ter beoordeling heeft voorgelegd aan het college; b. de subsidieontvanger de activiteiten waarvoor de subsidie is verkregen, voortijdig beëindigt; c. de subsidieontvanger de voorwaarden in deze beleidsregels of de beschikking niet nakomt; d. de subsidieontvanger in surseance van betaling of in staat in van faillissement wordt verklaard. Artikel 14 Inwerkingtreding Deze beleidsregels treden in werking na publicatie in het gemeenteblad. p. 3