Checklist A-conferentie Congresleider (naam, telefoon, email) Secretariele ondersteuning (naam, telefoon, email) Datum conferentie Titel Onderzoeksprogramma Aantal te verwachten deelnemers Deelnemingskosten Aantal sprekers en namen Uitnodiging sprekers Betalingsinformatie toesturen en followup (zal makkelijker gaan na gebruik van Congresbase) Reiskostenvergoeding sprekers Gewenste locatie en aantal benodigde zalen Via ons kan het declaratieformulier worden verzonden en met bonnen doorgestuurd aan FEZ 1
Reservering locatie Reservering bewegwijzeringsborden, kapstokken, registratietafel en stoelen. Reservering hotel ja/nee voorkeur voor hotel: Eventueel aan te vragen subsidie (door de congresleider zelf te verzorgen) SAP nummer Aanvragen van het congressapnummer. Subsidieaanvraag Alleen LUF subsidie kan door het MI worden ingediend en afgerekend Eindafrekening subsidie Flyer (zie apart formulier) complete tekst moet tijdig bij het secretariaat binnen zijn; d.w.z. minimaal een week vóór de flyer de deur uit moet (en dat moet minimaal zes weken voor het congres gebeuren) Aantal flyers De tijdige eindafrekening van de subsidie is een verantwoordelijkheid van de congresleider zelf. Het Meijers Instituut kan eventueel deadlines bewaken 8 weken voor conferentie aanlevering ingredienten 6 weken voor conferentie Productie flyers 2
Verzending flyers Adressen voor verzending flyers (aanlevering adressen, 8 weken voor conferentie) Ontvangstbevestiging Gaat via automatische bericht na aanmelding op website Affiches ja/nee Tekst affiche (per e-mail naar het Meijers) Uitnodigingen aan onderzoekscholen zenden Adresssen onderzoekscholen pers-bericht/kranten ANP NJB Mare (overleg voor tekst met conferentieleider) Diner met sprekers en referenten Catering (koffie, thee, lunch, borrel) graag aangeven wat wordt gewenst Bundel Verdere gegevens op overzicht van die bundel Congresmap Opnemen in planning en deadlines bewaken Ja / nee Verantwoordelijk voor het op tijd aanleveren van de stukken 3
Tafelnaambordjes sprekers/forumleden ja/nee Opmerkingen badges deelnemers Inhoud badges (naam met voorletter, titel) Ja Bloemen in de zaal Bewegwijzering in locatie Cadeaus sprekers (in overleg) Geluidsinstallatie/microfoons Overheadapparatuur/beamer Vaak is dit in de zaal aanwezig en gaat het hoofdzakelijk om het inhuren van Arris v.d. Bent idem Overig (excursies etc.) ja/nee Fotograaf 4
Assistentie tijdens het congres zelf Flyer laten checken door: Programma coordinator Congresleider Laura Lancée programma/informatie plaatsen op website + registratie via website Informatie mailen naar Fien Speksnijder voor e-nieuws Informatie mailen naar Studenten e- nieuws NOVA studiepunten voor deelnemers De congresleider is zelf verantwoordelijk voor assistentie (van eigen secretaresse of studentassistent) tijdens het congres; deze assistentie betreft werkzaamheden zoals ontvangen van gasten; inschrijving ter plekke; uitreiken programma s, badges en congresmappen; nalopen catering; bediening eventuele audio/videoapparatuur etc. Tekst dient de congresleider zelf aan te leveren, wij kunnen linken maken. De aanvraag van studiepunten kan vanaf januari 2005 door iedere organiserende partij worden gedaan bij de NOVA. De kosten zijn 30 euro per punt 5