1/9 Sectoraal comité voor de Federale Overheid Beraadslaging FO nr 16/2010 van 4 oktober 2010 Betreft: machtigingsaanvraag van de Dienst Administratieve Vereenvoudiging (DAV) voor de mededeling van een elektronisch attest belastingschuld van bedrijven die zich voor een overheidsopdracht hebben ingeschreven, door de FOD Financiën aan de aanbestedende diensten (AF-MA-2010-059) Het Sectoraal comité voor de Federale Overheid; Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid de artikelen 31bis en 36bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, inzonderheid artikel 18; Gelet op de aanvraag van de Dienst Administratieve Vereenvoudiging ontvangen op 19/10/2010; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Fedict op 27/08/2010; Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 4 oktober 2010, na beraadslaging, als volgt:.
Beraadslaging FO 16 /2010-2/9 I. ONDERWERP EN CONTEXT VAN DE AANVRAAG 1. Op 19 januari 2010 diende de Dienst voor Administratieve Vereenvoudiging (DAV) bij het Comité een machtigingsaanvraag in. Deze aanvraag beoogt een elektronische uitwisseling van persoonsgegevens tussen de FOD Financiën en de aanbestedende diensten 1 die gemachtigd zijn om in België overheidsopdrachten af te sluiten en dit met het oog op de mededeling van een elektronisch attest belastingschuld van de bedrijven die zich voor een overheidsopdracht hebben ingeschreven. 2. In het kader van de aanbesteding van een overheidsopdracht, moeten de aanbestedende diensten de kandidaten en inschrijvers verzoeken een reeks certificaten en documenten over te leggen. Aan de hand van die documenten is het mogelijk de persoonlijke situatie te verifiëren van de bedrijven en dienstenverstrekkers evenals hun economische, financiële en technisch 2 vermogen. 3. Sedert 2005 3 worden oplossingen bedacht om te vermijden dat, in het kader van een aanbestedingsprocedure voor een overheidsopdracht, bij de kandidaat-ondernemingen of de inschrijvers bepaalde noodzakelijke informatie moet worden opgevraagd en om de aanbestedende diensten zelf de mogelijkheid te bieden meerdere databanken elektronisch te raadplegen. Dit alles met de bedoeling om de aanbestedingsprocedures voor overheidsopdrachten administratief te vereenvoudigen en de administratieve rompslomp voor de kandidaten of inschrijvers progressief te verminderen. 4. Bepaalde elektronische mededelingen werden reeds ingevoerd en de aanbestedende diensten hebben momenteel toegang tot de jaarrekeningen, neergelegd bij de Nationale Bank, de mogelijke sociale schulden bij de RSZ 4, het attest btw-hoedanigheid van de ondernemingen en de attesten van niet-faillissement van de Kruispuntbank van Ondernemingen. 1 Het betreffen alle aanbestedende diensten van de verschillende bevoegdheidsniveaus (federaal, gefederaliseerde, lokaal). 2 Zie de artikelen 16 ev., 43 ev., en 68 ev., van het koninklijk besluit van 8 januari 1996, artikelen 16 ev., 38 ev., en 59 ev. Van het koninklijk besluit van 10 januari 1996. 3 Zie het Koninklijk besluit van 20 juli 2005 tot wijziging van de drie koninklijke besluiten genomen ter uitvoering van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten. 4 Beraadslaging nr. 01/63 van 31 juli van 2001 betreffende een machtigingsaanvraag van de federale overheidsdienst informatie- en communicatietechnologie voor de mededeling van sociale gegevens van persoonlijke aard door de RSZ en het RIZIV in het kader van de ontwikkeling van een netwerk voor elektronische gegevensuitwisseling tussen de federale overheidsdiensten.
Beraadslaging FO 16 /2010-3/9 5. De voorliggende aanvraag betreft de mededeling van een elektronisch attest dat zou vermelden of de bewuste ondernemer al een gecumuleerde belastingschuld heeft opgebouwd voor een bedrag dat in een KB zal worden vastgesteld 5. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. BEVOEGHEID 6. Krachtens artikel 36bis van de WVP vereist elke elektronische mededeling van persoonsgegevens door een federale overheidsdienst of door een openbare instelling met rechtspersoonlijkheid die onder de federale overheid ressorteert een principiële machtiging van dit sectoraal comité (van het bevoegde sectorale comité). 7. Dit Comité is bevoegd om na te gaan vooraleer zijn machtiging te verlenen aan de mededeling van de persoonsgegevens bedoeld in alinea 3, of deze mededeling enerzijds nodig is voor de implementatie van de opdrachten die toevertrouwd worden door of krachtens de wet aan de vragende federale overheid en anderzijds of deze mededeling in zijn diverse aspecten compatibel is met al de geldige normen inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer wat de verwerking van de persoonsgegevens betreft (Doc.Parl. 50,2001-2002, nr. 1940/004). 8. De Dienst Administratieve Vereenvoudiging wenst ten behoeve van de aanbestedende diensten een elektronische toegang tot persoonsgegevens die bij de FOD Financiën worden opgeslagen. Omdat hierdoor een Federale Overheidsdienst op elektronische wijze persoonsgegevens zou verstrekken, is het Comité bevoegd. B. TEN GRONDE 1. FINALITEITSBEGINSEL 9. Krachtens artikel 4, 1, 2 van de WVP kunnen uitsluitend persoonsgegevens worden verwerkt voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden en kunnen die gegevens niet verder worden verwerkt op een manier die onverenigbaar is met die doeleinden. 5 In de huidige reglementering is nergens sprake van een plafond voor belastingschuld. De Koninklijke besluiten tot uitvoering van de wet van 15 juni 2006 (houdende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten) zouden in opmaak zijn en in deze ontwerpen zou een bedrag van 3000 euro worden voorgesteld. Het definitieve bedrag waarmee in deze beraadslaging rekening moet worden gehouden is het bedrag dat definitief in een koninklijk besluit zal worden vastgesteld. Er bestaat reeds een gelijkaardig plafondbedrag voor sociale schulden (zie de koninklijke besluiten van 8 januari 1996 (art. 17bis, 43bis en 69bis) en 10 januari 1996 (art. 17bis, 43bis en 60bis).
Beraadslaging FO 16 /2010-4/9 10. Krachtens diverse verordeningen inzake overheidsopdrachten 6 moeten de aanbestedende diensten vooraleer zij een overheidsopdracht toekennen, de inschrijvers kwalitatief selecteren. Dit gebeurt op basis van inlichtingen over de persoonlijke situatie van deze ondernemers en de noodzakelijke inlichtingen en documenten om de minimale financiële, economische en technische voorwaarden te kunnen onderzoeken. 11. Op grond van die verordeningen kunnen zij die ondernemers uitsluiten die niet in regel zijn met hun verplichtingen inzake van belastingen en taksen die gelden krachtens de Belgische wetgeving gelden of krachtens de wetgeving van het land waar zij zich hebben gevestigd. 12. Het Koninklijk besluit van 20 juli 2005 7 bepaalt dat de aanbestedende dienst die gratis elektronische toegang heeft tot informatie die moet dienen om de persoonlijke situatie en de capaciteit van de kandidaten of inschrijvers te kunnen onderzoeken, geen bijkomende documenten (attesten, certificaten, ), die vereist zijn krachtens de reglementeringen inzake overheidsopdrachten, voor de aanbesteding van een overheidsopdracht kan opvragen maar dat de dienst zelf verdere stappen moet ondernemen om de toegang tot die gegevens te verkrijgen. 13. De beoogde doelstelling ligt in het verlengde van dit koninklijk besluit en wil de aanbestedende diensten de mogelijkheid bieden om elektronische toegang te hebben tot de FOD Financiën zodat zij het attest kunnen verkrijgen van het al dan niet bestaan van een openstaande belastingschuld voor een bedrag dat in een KB zal worden vastgesteld 8. Het is de bedoeling te voorkomen dat de kandidaat-ondernemingen of inschrijvers voor een overheidsopdracht zelf een dergelijk attest moeten leveren die zij eerst zouden moeten opvragen bij een belastingkantoor van de FOD Financiën. 14. Het Comité is van mening dat de doeleinden welbepaald en uitdrukkelijk moeten omschreven zijn en herinnert eraan dat de gevraagde gegevens uitsluitend voor deze doeleinden verwerkt mogen worden. 6 Zie bijv. hoofdstuk II van het Koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken en hoofdstuk II van het Koninklijk besluit van 10 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten in de sectoren water, energie, vervoer en [postdiensten]. 7 Koninklijk besluit van 20 juli 2005 tot wijziging van de drie koninklijke besluiten genomen ter uitvoering van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten. 8 In de huidige reglementering is nergens sprake van een plafond voor belastingschuld. De Koninklijke besluiten tot uitvoering van de wet van 15 juni 2006 (houdende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten) zouden in opmaak zijn en in deze ontwerpen zou een bedrag van 3000 euro worden voorgesteld. Het definitieve bedrag waarmee in deze beraadslaging rekening moet worden gehouden is het bedrag dat definitief in een koninklijk besluit zal worden vastgesteld. Er bestaat reeds een gelijkaardig plafondbedrag voor sociale schulden (zie de koninklijke besluiten van 8 januari 1996 (art. 17bis, 43bis en 69bis) en 10 januari 1996 (art. 17bis, 43bis en 60bis).
Beraadslaging FO 16 /2010-5/9 15. Het Comité neemt nota van het feit dat, blijkens de machtigingsaanvraag, de aanbestedende diensten op hun informatieverzoek het unieke opdrachtnummer 9 moeten vermelden zodat kan worden gegarandeerd dat de aanvraag daadwerkelijk voor dit doeleinde 10 werd gedaan. 16. De geplande verwerking, nl. de raadpleging door de aanbestedende diensten van bij de FOD Financiën opgeslagen gegevens is een verdere verwerking van gegevens die oorspronkelijk door een ander bestuur werden verzameld, nl. de FOD Financiën. De rechtmatigheid van die verdere verwerking is dus afhankelijk van zijn verenigbaarheid met de oorspronkelijke verwerking. Het onderzoek naar die verenigbaarheid gebeurt in functie van de redelijke verwachtingen van de betrokkene en de toepasselijke wettelijke en reglementaire bepalingen. 17. Gelet op het hierboven vermelde reglementair kader, beschouwt het Comité de geplande verweking als verenigbaar. 2. HET PROPORTIONALITEITSBEGINSEL 2.1. Aard van de gegevens 18. Artikel 4, 1, 3 van de WVP bepaalt dat de persoonsgegevens ter zake dienend, toereikend en niet overmatig dienen te zijn uitgaande van de doeleinden waarvoor zij werden verkregen en verder worden verwerkt. 19. De aanbestedende diensten moeten bij hun aanvraag de volgende gegevens voegen: - Ondernemingsnummer; - De gewenste taal van het attest; - Het soort attest dat wordt gevraagd (overheidsopdrachten); - Het unieke opdrachtnummer. 20. De FOD Financiën zal voor verschillende domeinen de gecumuleerde belastingschuld berekenen: - Verkeersbelasting; - Personenbelasting; 9 Waarmee de aanbestedende dienst geïdentificeerd kan worden, de desbetreffende dienst en het aanbestedingsnummer. 10 Waardoor ook een controle op een later tijdstip mogelijk wordt
Beraadslaging FO 16 /2010-6/9 - Vennootschapsbelasting; - Onroerende voorheffing; - Bedrijfsvoorheffing; - Belasting van niet-inwoners; - Belasting niet-inwoners vennootschappen; - Belasting op de toegevoegde waarde. 21. In de verstrekte informatie wordt evenwel geen melding gemaakt van het feit dat er geen schuld openstaat of van een schuld die voor een bedrag dat in een KB zal worden vastgesteld 11 (geen opsomming nog opsplitsing van de bedragen). 22. Het Comité is van oordeel dat de verstrekte en verkregen gegevens ter zake dienend, toereikend en niet overmatig zijn uitgaande van de doeleinden vermeld onder de punten 10 tot 13 van voorliggende beraadslaging. 2.2. Bewaartermijn van de gegevens 23. Aangaande de bewaartermijn van de gegevens benadrukt het Comité dat de gegevens niet langer mogen worden bewaard dan de tijd die noodzakelijk is om het doeleinde te verwezenlijken waarvoor die gegevens werden verzameld (artikel 4, 1, 5 van de WVP). 24. Overeenkomstig het Koninklijk besluit van 20 juli 2005, moeten de aanbestedende diensten de resultaten (hier, attest belastingschuld ) opnemen bij de documenten van de aanbesteding. Op dit ogenblik voorziet de reglementering niet in een bewaartermijn. 25. Het Comité meent dat de gegevens moeten worden vernietigd zodra er tegen de desbetreffende overheidsopdrachten geen beroep meer mogelijk is. 2.3. Frequentie van de toegang en duur van de machtiging 26. De aanvraag is beoogt een permanente toegang tot de gevraagde gegevens aangezien de toekenning van overheidsopdrachten een herhalingsproces is. Gelet op artikel 4, 1, 3 van de WVP en gelet op de omschreven doeleinden, beschouwt het Comité een permanente toegang als gepast. 11 In de huidige reglementering is nergens sprake van een plafond voor belastingschuld. De Koninklijke besluiten tot uitvoering van de wet van 15 juni 2006 (houdende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten) zouden in opmaak zijn en in deze ontwerpen zou een bedrag van 3000 euro worden voorgesteld. Het definitieve bedrag waarmee in deze beraadslaging rekening moet worden gehouden is het bedrag dat definitief in een koninklijk besluit zal worden vastgesteld. Er bestaat reeds een gelijkaardig plafondbedrag voor sociale schulden (zie de koninklijke besluiten van 8 januari 1996 (art. 17bis, 43bis en 69bis) en 10 januari 1996 (art. 17bis, 43bis en 60bis).
Beraadslaging FO 16 /2010-7/9 27. Er wordt toegang gevraagd voor een onbepaalde duur daar de reglementering nergens melding maakt van enige beperking in de tijd. Het Comité stelt vast dat een machtiging voor onbepaalde duur gepast is (artikel 4, 1, 3 van de WVP). 2.4. Ontvangers en/of derden aan wie de gegevens worden verstrekt 28. Uit de aanvraag die bij het Comité werd ingediend blijkt dat alleen de ambtenaren belast met de aanbestedingen voor overheidsopdrachten toegang hebben tot de informatie. Zij worden geauthentiseerd met een ambtelijke token of met hun elektronische identiteitskaart. 29. Ook Fedict heeft als verwerker toegang tot die gegevens maar uitsluitend voor het technisch beheer van het digiflow-platform. 30. Het is ook mogelijk dat de kandidaat-ondernemingen of inschrijvers voor een overheidsopdracht een kopie ontvangen van de hen betreffende gegevens. Hiermee kunnen de ondernemingen die niet werden geselecteerd informatie inwinnen over de redenen van hun uitsluiting. Het Comité neemt hier akte van en heeft tegen deze toegang in principe geen tegenwerpingen. 31. Het Comité wenst te verduidelijken dat de Dienst Administratieve Vereenvoudiging geen toegang heeft tot de verstrekte gegevens (attest belastingschuld) omdat die informatie voor de dienst niet van nut is in de uitvoering van zijn opdracht. Slechts wanneer de dienst handelt in zijn hoedanigheid van aanbestedende dienst kan hij toegang krijgen tot die gegevens die relevant zijn voor zijn eigen overheidsopdrachten. 3. TRANSPARANTIEBEGINSEL (artikelen 4, 1, 1 tot 9 en 15bis van de WVP) 32. Het Comité herinnert eraan dat een eerlijke gegevensverwerking een transparante verwerking is. De informatieplicht bedoeld onder artikel 9, 2 van de WVP is een van de hoekstenen van een transparante verwerking. 33. In voorliggend geval, gebeuren de voorgenomen verwerkingen in uitvoering van de bepalingen voorgeschreven door of krachtens een wet, decreet van ordonnantie. Krachtens artikel 9, 2, 2 de lid, b) van de WVP, is bij een dergelijke situatie in een vrijstelling van informatieplicht voorzien. Ondanks deze vrijstelling kan het Comité toch nagaan of er afdoende garanties bestaan die er borg voor staan dat de fundamentele rechten van de betrokken personen beschermd zijn.
Beraadslaging FO 16 /2010-8/9 34. Krachtens het koninklijk besluit van 20 juli 2005 moet de aanbestedende dienst in zijn aankondiging van de overheidsopdracht of desgevallend in het speciale lastenboek, melding maken van de inlichtingen of documenten die hij rechtstreeks via elektronische weg zal opvragen. 35. Het Comité beschouwt deze transparantiemaatregel als afdoende. 4. VEILIGHEID 36. Uit de aanvraag die bij het Comité werd ingediend, blijkt dat er meerdere veiligheidsmaatregelen zullen worden genomen: de aanstelling van een veiligheidsbeheerder bij de aanbestedende diensten; de invoering van een systeem voor toegangsbeheer: alleen de ambtenaren belast met de aanbesteding van overheidsopdrachten zullen toegang hebben tot de informatie met behulp van een ambtelijke token of hun elektronische identiteitskaart; invoering van een logging van de toegang; de veiligheidsbeheerder moet de gebruikers sensibiliseren over het beveiligingsysteem; hij zal een bijgewerkte lijst van de gebruikers bijhouden en toezien op de loggings om eventuele onrechtmatig gebruik te kunnen opsporen. 37. Iedere aanbestedende dienst moet artikel 16 van de wet betreffende de bescherming van persoonsgegevens eerbiedigen door voldoende organisatorische en technische veiligheidsmaatregelen te nemen, nl.: Een onderzoek voeren naar de risico s en de veiligheidsbehoeften eigen aan hun organisatie en hun verwerkingen van persoonsgegevens; Over een geschreven versie beschikken van het veiligheidsbeleid waarin het privacybeleid geïntegreerd wordt; Invoering van veiligheidsmaatregelen die een onnodige of niet-gemachtigde toegang tot de dragers van persoonsgegevens verhinderen, die fysieke schade verhinderen of de persoonsgegevens in gevaar zouden kunnen brengen en die de verschillende netwerken beschermen waarmee de installaties verbonden zijn die persoonsgegevens verwerken.
Beraadslaging FO 16 /2010-9/9 OM DEZE REDENEN, Het Comité Machtigt de aanbestedende diensten 12, bevoegd om overheidsopdrachten af te sluiten in België, de gegevensverwerkingen te verrichten, beschreven in de voorliggende machtigingsaanvraag op voorwaarde dat rekening wordt gehouden met de hierboven uiteengezette opmerkingen (inzonderheid de punten 14, 21, 28 tot 31, 34, 37). Voor de Administrateur m.v., De Voorzitter, (get.) Patrick Van Wouwe (get.) Willem Debeuckelaere 12 Het betreffen alle aanbestedende diensten van de verschillende bevoegdheidsniveaus (federaal, gefederaliseerde, lokaal).