(SPW Département du logement Direction des Etudes et de la Qualité du Logement (Waalse

Transcriptie

1 1/10 Sectoraal comité voor de Federale Overheid Beraadslaging FO nr 35/2013 van 14 november 2013 Betreft: doorgifte van persoonsgegevens door de FOD Financiën naar Service Public de Wallonie (SPW Département du logement Direction des Etudes et de la Qualité du Logement (Waalse Overheidsdienst Departement Huisvesting Directie van de Studies en Kwaliteit van de Huisvesting) in het kader van de toekenning van een verhuis- en huurtoelage (AF-MA ) Het Sectoraal comité voor de Federale Overheid; Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid de artikelen 31bis en 36bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, inzonderheid artikel 18; Gelet op de aanvraag van de Waalse Overheidsdienst Algemene Operationele Directie Ruimtelijke Ordening, Huisvesting, Patrimonium en Energie - Departement Huisvesting Directie van de Studies en Kwaliteit van de Huisvesting (hierna de aanvrager) ontvangen op 12/09/2013; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Fedict op 22/10/2013; Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 14 november 2013, na beraadslaging, als volgt:

2 Beraadslaging AF 35 /2013-2/10 I. ONDERWERP VAN DE AANVRAAG 1. Op 12 september 2013 ontving het Comité een machtigingsaanvraag van de de Waalse Overheidsdienst (WOD) Algemene Operationele Directie Ruimtelijke Ordening, Huisvesting, Patrimonium en Energie - Departement Huisvesting Directie van de Studies en Kwaliteit van de Huisvesting (hierna de aanvrager of WOD) om toegang te krijgen tot bepaalde persoonsgegevens van de FOD Financiën (gegevens betreffende het inkomen) die vermeld worden op het aanslagbiljet (AB) voor de verwerking van de dossiers verhuisen huurtoelagen. 2. Artikel 2, 1 van het besluit van de Waalse Regering van 21 januari 1999 tot toekenning van een verhuis- en huurtoelage (hierna het besluit) bepaalt dat de verhuis- en huurtoelagen worden toegekend aan gezinnen in een precaire toestand die aan bepaalde voorwaarden voldoen. 3. Het besluit bepaalt de voorwaarden waaronder een gezin beschouwd kan worden als een gezin in precaire toestand. De belangrijkste voorwaarde is de inkomensvoorwaarde: de aanvrager en de leden van zijn gezin mogen een bepaalde inkomensdrempel niet overschrijden om ze te kunnen beschouwen als een gezin in precaire toestand Het besluit stelt vast dat het bestuur het Directoraat-generaal Ruimtelijke Ordening, Huisvesting en Patrimonium is van het Ministerie van het Waalse Gewest Om nu de toelage-aanvragen te kunnen behandelen moet de Waalse Overheidsdienst (WOD) de inkomens kennen van de personen die een toelage vragen evenals van hun gezinsleden. 6. Uit de informatie die de aanvrager verstrekte, blijkt dat hij elektronisch toegang zou willen krijgen tot de gegevens van de FOD Financiën zodat hij niet langer deze informatie moet opvragen bij de burger zelf of bij de Mechanografische dienst van de Administratie der directe belastingen. 1 Artikel 1, 10 van het besluit van de Waalse Regering. 2 Artikel 1, 3 van het besluit van de Waalse Regering.

3 Beraadslaging AF 35 /2013-3/10 7. Nu is het inderdaad zo dat wanneer de aanvrager een verhuis- of huurtoelage aanvraagt, hij bij zijn aanvraag een kopie moet voegen van zijn aanslagbiljet. Als dit biljet niet bij de initiële aanvraag zit, moet de WOD een bijkomend verzoek richten tot de aanvrager om het in zijn bezit te krijgen. 8. Als de WOD ingevolge zijn bijkomend verzoek, de gewenste informatie niet ontvangt, richt hij een verzoek 276 C1 aan de Mechanografische dienst van de Administratie der directe belastingen te Brussel. In dit laatste geval verloopt er tussen de aanvraag van het inkomensattest en de ontvangst van de opgevraagde informatie een termijn van ongeveer 1 maand. 9. In een perspectief van administratieve vereenvoudiging wint men met een rechtstreekse en geïnformatiseerde toegang tot de gevraagde informatie, aan doeltreffendheid en snelheid omdat: de premieaanvragen sneller kunnen worden verwerkt, de premieaanvragen vereenvoudigd worden, de administratieve stappen van de aanvrager vermeden worden, papier wordt uitgespaard, eventuele bijkomende verzoeken onnodig worden, er niet langer gebruik moet worden gemaakt van het inkomensattest 276 C1, en de behandelingstermijn korter wordt. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. ONTVANKELIJKHEID 10. Krachtens artikel 36bis van de WVP vereist elke elektronische mededeling van persoonsgegevens door een federale overheidsdienst of door een openbare instelling met rechtspersoonlijkheid die onder de federale overheid ressorteert een principiële machtiging van (het bevoegde) sectoraal comité. 11. Dit Comité moet nagaan of deze mededeling enerzijds nodig is voor de implementatie van de opdrachten die toevertrouwd worden door of krachtens de wet aan de vragende federale overheid en anderzijds of deze mededeling in zijn diverse aspecten compatibel is met al de geldige normen inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer wat de verwerking van de persoonsgegevens betreft (Parl. Doc. 50, , 1940/004). 12. De FOD Financiën zal persoonsgegevens (inkomens van individuen) elektronisch doorzenden naar de aanvrager. Het Comité is derhalve bevoegd.

4 Beraadslaging AF 35 /2013-4/10 B. TEN GRONDE 1. FINALITEITSBEGINSEL 13. Artikel 4, 1, 2 van de WVP staat uitsluitend een verwerking van persoonsgegevens toe voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden en bovendien kunnen die gegevens niet verder worden verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met die doeleinden. Het Comité onderzoekt hierna of in onderhavig geval die beginsels werden nageleefd. 14. Het besluit van de Waalse Regering van 21 januari 1999 bepaalt dat het Gewest een verhuis- en huurtoelage toekent: aan het gezin in een precaire toestand dat ofwel een onbewoonbare of overbevolkte woning verlaat ofwel zijn toestand als dakloos gezin beëindigt en een gezonde woning of een verbeterbare woning huurt die binnen zes maanden na zijn intrek gezond wordt waarbij het gezin onder het adres van die woning een aanvraag indient tot inschrijving in het bevolkingsregister; aan het gezin in een precaire toestand waarvan een gezinslid gehandicapt is dat ofwel een onaangepaste woning verlaat en een gezonde en aangepaste woning of een verbeterbare woning die gesaneerd en aangepast zal worden in huur neemt waarbij het gezin onder het adres van die woning een aanvraag indient tot inschrijving in het bevolkingsregister( ) 3 ;. 15. Welnu, het besluit bepaalt dat wordt begrepen onder een gezin in precaire toestand : a) alleenstaande met een globaal belastbaar jaarinkomen dat niet meer bedraagt dan ( euro), verhoogd met (1.860 euro) per kind ten laste; b) verscheidene al dan niet aanverwante personen die doorgaans samenwonen in de zin van artikel 3 van de wet van 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters en de identiteitskaarten en tot wijziging van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen, met een globaal belastbaar jaarinkomen dat niet meer bedraagt dan ( euro), verhoogd met (1.860 euro) per kind ten laste; c) gezin dat begeleid wordt door een door de Minister van Sociale Actie erkende dienst voor schuldbemiddeling, en met een jaarinkomen dat niet meer dan 120 % bedraagt van het bestaansminimum overeenstemmend met de samenstelling van dit gezin 4. 3 Artikel 2, 1 van het besluit van de Waalse Regering. 4 Artikel 1, 10 van het besluit van de Waalse Regering.

5 Beraadslaging AF 35 /2013-5/ De WOD moet dus het inkomen van de aanvrager en die van zijn gezinsleden kennen zodat hij uitspraak kan doen over de al of niet toekenning van een verhuis- en/of huurtoelage. 17. De aanvrager is reeds gemachtigd om toegang te hebben tot bepaalde informatie van het Rijksregister om de gezinssamenstelling van de aanvrager te kunnen vaststellen 5. Eens de gezinssamenstelling is vastgesteld, kan de aanvrager de inkomens vaststellen die in aanmerking moeten worden genomen om de toelage-aanvraag te behandelen. 18. Het Comité meent dat het hier gaat om een welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd doeleinde en herinnert eraan dat de gevraagde gegevens uitsluitend mogen verwerkt worden om dit doeleinde te verwezenlijken. 19. Betreffende de vereiste van verenigbaarheid met het oorspronkelijke doeleinde, vestigt het Comité de aandacht erop dat de geplande verwerking, namelijk de doorgifte van bepaalde gegevens door de FOD Financiën naar de aanvrager, een verdere verwerking is van gegevens die oorspronkelijk werden verwerkt voor andere doeleinden. Of deze verdere verwerking gerechtvaardigd is, hangt af van het feit of de verwerking verenigbaar is met de oorspronkelijke verwerking van de FOD Financiën, namelijk de vaststelling, de controle, de heffing en de inning van belastingen. Dit onderzoek naar de verenigbaarheid gebeurt in functie van de redelijke verwachtingen van de betrokken persoon en de toepasselijke en reglementaire bepalingen In dit opzicht merkt het Comité op: artikel 328 van het Wetboek inkomstenbelastingen bepaalt over het inkomen wat volgt: De bestuursdiensten van de Staat, [ ] alsmede de vennootschappen, verenigingen, instellingen of inrichtingen naar publiek recht, mogen slechts kredieten, leningen, premies, toelagen of alle andere voordelen toekennen welke rechtstreeks of onrechtstreeks gegrond zijn op het bedrag van de inkomsten of op elementen die in aanmerking komen voor de vaststelling van die inkomsten, dan na kennis genomen te hebben van de recente fiscale toestand van de aanvrager. Deze toestand is tegen de aanvrager in te roepen voor het toekennen van gezegde kredieten, leningen, premies, toelagen of andere voordelen. 5 Koninklijk besluit van 4 mei 1992 waarbij aan sommige overheden van het Ministerie van het Waalse Gewest toegang wordt verleend tot het Rijksregister van de natuurlijke personen. 6 Artikel 4, 1, 2) van de WVP

6 Beraadslaging AF 35 /2013-6/10 Sedert 2007 bevat de toelichting bij de belastingaangifte van de natuurlijke personen, die de Administratie ondernemings- en inkomensfiscaliteit jaarlijks verstuurd naar de belastingplichtige, een informatieclausule. Die clausule licht op algemene wijze de belastingplichtige in over de categorieën bestemmelingen aan wie de FOD Financiën de gegevens die hij verzamelt moet doorgeven. Onder hen ook de besturen van de Gewesten. Uit de besluiten van de Waalse Regering blijkt dat de informatie met betrekking tot de inkomsten van de aanvragers of hun gezin noodzakelijk zijn om te kunnen bepalen of een verhuis- en/of huurtoelage kan worden toegekend. 21. Gelet op wat voorafgaat, is het Comité van mening dat de doeleinden die oorspronkelijk werden nagestreefd door de FOD Financiën en deze die in dit geval wordt nagestreefd door de aanvrager, verenigbaar zijn zoals bedoeld in artikel 4, 1, 2 van de WVP. 2. PROPORTIONALITEITSBEGINSEL 2.1. Aard van de gegevens 22. Artikel 4, 1, 3 van de WVP bepaalt dat de persoonsgegevens toereikend, ter zake dienend en niet overmatig dienen te zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor zij worden verkregen en waarvoor zijn verder worden verwerkt. 23. De aanvrager wenst dus informatie te krijgen over het globaal en afzonderlijk totaal belastbaar inkomen van de hoofdbelastingplichtige en zijn eventuele echtgeno(o)t(e), wettelijk samenwonende partner en de andere gezinsleden. 24. Overeenkomstig artikel 1, 8 van het besluit van de Waalse Regering, hebben deze gegevens betrekking op het jaar N-2, met N als het jaar van de inhuurneming of de nieuwe periode waarvoor een huurtoelage wordt toegekend. 25. Deze gegevens over de inkomsten zijn voor de WOD noodzakelijk om te kunnen nagaan of de aanvrager in aanmerking komt voor een verhuis- en/of huurtoelage. De besluiten van de Waalse Regering definiëren de inkomsten inderdaad als volgt: de globaal belastbare inkomsten van de aanvrager en zijn samenwonende echtgenote of van de persoon met wie hij ongehuwd samenwoont op de datum van de aanvraag. Deze inkomsten hebben betrekking op het voorlaatste jaar dat aan het jaar van de aanvraag voorafgaat. ( )

7 Beraadslaging AF 35 /2013-7/10 In geval van scheiding van de aanvrager tussen het basisjaar voor de inkomsten en het indienen van de aanvraag wordt geen rekening gehouden met de eventuele toepassing van het huwelijksquotiënt voor de in aanmerking genomen inkomsten ( ) Uitgaande van het doeleinde beschreven onder punt 14 en volgende, besluit het Comité dat de gegevens waartoe de aanvrager toegang zal hebben (inkomsten) in overeenstemming zijn met artikel 4, 1, 3 van de WVP Bewaringstermijn van de gegevens 27. Aangaande de bewaringstermijn van de gegevens herinnert het Comité eraan dat de gegevens niet langer mogen worden bewaard dan de tijd die nodig is om het doeleinde te verwezenlijken waarvoor die gegevens werden ingewonnen (artikel 4, 1, 5 van de WVP). 28. De WOD vraagt om de gegevens te mogen bewaren gedurende 10 jaar na de datum van het besluit om al of niet of opnieuw een verhuis- en/of huurtoelage toe te kennen en dit met het oog op een eventuele recuperatie van niet verschuldigde toelagen. Deze termijn van 10 jaar spruit voort uit artikel 16 van de wet van 16 mei 2013 tot vaststelling van de algemene bepalingen die gelden voor de begrotingen, de controle op de subsidies en voor de boekhouding van de gemeenschappen en de gewesten, alsook voor de organisatie van de controle door het Rekenhof. Deze beschikking bepaalt inderdaad dat in geval van fraude de onterechte uitbetaalde sommen door de administratie kunnen worden teruggevraagd tot 10 jaar na de 1 ste januari van het jaar van uitbetaling. 29. Het Comité stelt vast dat de voorgestelde bewaartermijn in overeenstemming is met artikel 4, 1, 5 van de WVP. Het Comité herinnert er echter aan dat er in de praktijk een onderscheid kan worden gemaakt tussen verschillende bewaarmethodes. Zo lang het dossier in behandeling is, moeten de gegevens zodanig worden gewaard dat ze normaal beschikbaar en toegankelijk zijn voor de personen die het dossier beheren. Zodra het dossier geklasseerd wordt, moeten de gegevens slechts beperkt beschikbaar en toegankelijk zijn. Deze bewaarmethode beantwoordt aan eventueel andere doeleinden van die bewaring, zoals de eerbiediging van de wettelijke bepalingen inzake verjaring of het uitvoeren van een administratieve controle. Zodra het niet langer nuttig is de gegevens te bewaren, moeten ze niet meer worden bewaard. 7 Artikel 1, 8 van het besluit van de Waalse Regering.

8 Beraadslaging AF 35 /2013-8/ Frequentie van de toegang en duur van de machtiging 30. Aangezien de aanvrager zodra een dossier met toelage-aanvraag werd ingediend op ieder moment informatie over de inkomsten moet kunnen opvragen bij de FOD, is het Comité van mening dat een permanente toegang gerechtvaardigd is in het licht van artikel 4, 1, 3 van de WVP. 31. De aanvrager vraagt toegang voor onbepaalde duur. Het Comité stelt vast dat het doeleinde waarvoor de aanvrager toegang wil, niet in de tijd beperkt is en dat een machtiging voor onbepaalde duur bijgevolg geschikt is (artikel 4, 1, 3 van de WVP) Ontvangers en/of derden aan wie de gegevens worden verstrekt 32. De aanvrager heeft verduidelijkt dat de gegevens uitsluitend intern worden verwerkt door de ambtenaren van de Directie van de Studies en de Kwaliteit van de Huisvesting, belast met de toekenning van verhuis- en/of huurtoelagen. 33. Het Comité heeft geen enkele aanmerking op het feit dat de bovenvermelde personen toegang hebben tot de relevante gegevens en dit uitsluitend binnen de grenzen en bevoegdheden die hen door de regelgeving werden toegekend. 3. TRANSPARANTIEBEGINSEL 34. Het Comité herinnert eraan dat een eerlijke gegevensverwerking een verwerking is die op een transparante wijze gebeurt. De informatieverplichting bedoeld in artikel 9, 2 van de WVP is een van de hoekstenen voor een transparante verwerking. 35. In onderhavig geval zullen de geplande gegevensverwerkingen evenwel worden verricht in toepassing van de voorgeschreven bepalingen door of krachtens een wet, decreet of ordonnantie. Krachtens artikel 9, 2, 2 de lid, b) van de WVP is er in dergelijke situatie een vrijstelling van informatieplicht. Die vrijstelling neemt echter niet weg dat het Comité mag nagaan of er gepaste waarborgen bestaan ter bescherming van de fundamentele rechten van de betrokken personen.

9 Beraadslaging AF 35 /2013-9/ Uit de aanvraag blijkt dat de personen van wie er gegevens worden verwerkt daarvan worden ingelicht via het formulier dat zij invullen als ze een verhuis- en/of huurtoelage aanvragen. 37. Het Comité dringt erop aan dat FOD Financiën aan de betrokken personen een algemene informatie verstrekt, bijvoorbeeld via zijn website. 4. BEVEILIGING 4.1. Op niveau van de FOD Financiën 38. Uit de documenten die de FOD Financiën verstrekte, blijkt dat zij beschikken over een consulent inzake informatiebeveiliging en over een beveiligingsplan. Het Comité neemt hiervan akte Op niveau van de aanvrager 39. Uit de documenten die de aanvrager verstrekte, blijkt dat hij beschikt over een consulent inzake informatiebeveiliging en over een beveiligingsplan. Het Comité neemt hiervan akte. 40. Het Comité preciseert eveneens dat deze machtiging de aanvrager niet vrijstelt om zich in overeenstemming te brengen met voorschriften met betrekking tot het gebruik van de Waalse dienstenintegrator op het ogenblik dat het decreet houdende goedkeuring van het Samenwerkingsakkoord tussen het Waalse Gewest en de Franse Gemeenschap over het opstarten van een gemeenschappelijk initiatief om gegevens te delen en over het gemeenschappelijk beheer van dit initiatief in werking treedt en de integrator operationeel is geworden.

10 Beraadslaging AF 35 / /10 OM DIE REDENEN Het Comité 1 machtigt de aanvrager en de FOD Financiën om de verwerkingen van de gevraagde gegevens te verrichten op voorwaarde dat rekening wordt gehouden met de omschreven opmerkingen onder de punten 29 en 37 en 40 van deze beraadslaging. De Wnd. Administrateur, De Voorzitter, (get.) Patrick Van Wouwe (get.) Willem Debeuckelaere