van de verwerking van persoonsgegevens (hierna: "WVP"), inzonderheid de artikelen 31bis en 36bis;

Transcriptie

1 1/8 Sectoraal comité voor de Federale Overheid Beraadslaging FO nr. 15/2014 van 12 juni 2014 Betreft: machtigingsaanvraag vanwege de FOD Mobiliteit en Vervoer voor de verwerking van persoonsgegevens die in gegevensbanken van de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen zijn opgeslagen (AF-MA ) Het Sectoraal comité voor de Federale Overheid (hierna: "het Comité"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna: "WVP"), inzonderheid de artikelen 31bis en 36bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van de FOD Mobiliteit en Vervoer, ontvangen op 15/04/2014 en op de bijkomende informatie, ontvangen op 24/04/2014; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Fedict op 23/05/2014; Gelet op het technisch en juridisch advies van de Federale Overheidsdienst Fedict van 11/06/2014; Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 12 juni 2014, na beraadslaging, als volgt:

2 Beraadslaging FO 15/2014-2/8 I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG 1. De Dienst Inschrijving Voertuigen van de FOD Mobiliteit en Vervoer (hierna de DIV ) is in ons land verantwoordelijk voor de inschrijving van voertuigen overeenkomstig het koninklijk besluit van 20 juli 2001 betreffende de inschrijving van de voertuigen. Vooraleer de DIV een voertuig kan inschrijven, dient zij te verifiëren of werd voldaan aan bepaalde douane- en fiscale verplichtingen. Daarom verzoekt zij om een toegang te verkrijgen tot gegevens inzake welbepaalde douanevignetten en de bijhorende douanevalidaties, die bij de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen van de FOD Financiën (hierna de FOD Financiën ) worden bewaard. 2. De aanvraag viseert concreet de gevallen waarin de importeur/producent van een voertuig niet beschikt over een zogenaamde A+vergunning 1. In deze gevallen dient de importeur/producent het voertuig immers aan te bieden bij een douanekantoor. Indien de nodige formaliteiten vervuld zijn, zal het douanekantoor een zgn. vignet afleveren. In sommige gevallen dient er ook een zogenaamde duanevalidering 3 plaats te vinden. Het vignet wordt aangebracht op het aanvraagformulier tot inschrijving bij de DIV en de validering gebeurt in een vak (vak W) van de inschrijvingsaanvraag. Daarna kan het voertuig ter inschrijving worden aangeboden bij de DIV, hetzij per post, hetzij via een DIV-loket. 3. De DIV en de FOD Financiën wensen deze procedure nu te informatiseren. Aangezien de FOD Financiën over een databank beschikt waarin de voertuigen zijn opgenomen waarvoor een vignet 705 werd afgegeven, alsook de eventuele validaties in vak W van de inschrijvingsaanvraag, verzoekt de DIV om in het kader van deze informatisering toegang te krijgen tot deze gegevensbank. 1 Indien de importeur/producent van een voertuig wel over een dergelijke A+vergunning beschikt, hoeft deze vergunninghouder niet bij een douanekantoor langs te gaan om zijn douane-verplichtingen te kunnen naleven. De vergunninghouder kan met name zelf de douaneformaliteiten vervullen. Onderhavige machtigingsaanvraag heeft geen invloed op deze procedure voor A+vergunninghouders. 2 Het betreft het vignet in de zin van artikel 1 van het koninklijk besluit van 27 december 1993 betreffende de verificatie van het regelmatig aanwezig zijn van motorrijtuigen voor wegvervoer. 3 Het betreft de validatie bedoeld in artikel 1, 2, van de het koninklijk besluit nr. 47 van 25 februari 1996 tot regeling van de controle van de voldoening van de belasting over de toegevoegde waarde verschuldigd ter zake van de levering, intracommunautaire verwerving en invoer van vervoermiddelen, in de zin van artikel 8bis, 2, 1, van het Wetboek.

3 Beraadslaging FO 15/2014-3/8 II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. ONTVANKELIJKHEID EN BEVOEGDHEID VAN HET COMITE 4. Krachtens artikel 36bis WVP, "vereist elke elektronische mededeling van persoonsgegevens door een federale overheidsdienst of door een openbare instelling met rechtspersoonlijkheid die onder de federale overheid ressorteert een principiële machtiging (van het bevoegd sectoraal comité)". 5. De DIV verzoekt om een elektronische toegang tot gegevens die in databanken van de FOD Financiën worden bewaard. Het Comité is aldus bevoegd. B. TEN GRONDE 1. FINALITEITSBEGINSEL 6. Artikel 4, 1, 2, WVP laat de verwerking van persoonsgegevens slechts toe voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden en de gegevens mogen bovendien niet verder worden verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met die doeleinden. Hierna onderzoekt het Comité in welke mate deze voorwaarden voldaan zijn. 7. Om te kunnen nagaan of met betrekking tot een voertuig dat ter inschrijving wordt aangeboden, de douane en fiscale verplichtingen zijn voldaan (met name het hoger vermelde vignet 705 en de duanevalidering ), wenst de DIV een elektronische toegang tot gegevens die bij de FOD Financiën worden bewaard. Het Comité is van oordeel dat dit een welbepaald en uitdrukkelijk omschreven doeleinde betreft en het brengt in herinnering dat de gevraagde gegevens enkel met het oog op dit doeleinde mogen verwerkt worden. De beoogde gegevensverwerkingen zijn ook toelaatbaar, gelet op artikel 5, punt c), WVP. 8. De in onderhavig geval geplande verwerking, met name de raadpleging door de DIV van gegevens die bij de FOD Financiën worden bewaard, betreft een latere verwerking van gegevens die oorspronkelijk door een andere administratie werden verwerkt. De rechtmatigheid van deze latere verwerking is aldus afhankelijk van haar verenigbaarheid met de oorspronkelijke verwerking. Dit onderzoek naar de verenigbaarheid wordt gedaan in functie van de redelijke verwachtingen van de betrokkene en van de toepasselijke wettelijke en reglementaire bepalingen.

4 Beraadslaging FO 15/2014-4/8 9. Het Comité stelt vast dat: artikel 1 van het koninklijk besluit van 27 december 1993 betreffende de verificatie van het regelmatig aanwezig zijn van motorrijtuigen voor wegvervoer het volgende bepaalt betreffende het hoger vermelde vignet 705 : Elk motorrijtuig voor wegvervoer dat bestemd is om hier te lande te worden ingeschreven moet het voorwerp uitmaken van een vignet van bijgaand model dat door een douanekantoor van de Belgisch-Luxemburgse Economische Unie wordt afgegeven om bij de aanvraag om inschrijving te worden gevoegd ; artikel 1 van het koninklijk besluit nr. 47 van 25 februari 1996 tot regeling van de controle van de voldoening van de belasting over de toegevoegde waarde verschuldigd ter zake van de levering, intracommunautaire verwerving en invoer van vervoermiddelen, in de zin van artikel 8bis, 2, 1, van het BTW-Wetboek, het volgende stipuleert betreffende de hoger vermelde douanevalidatie: Elke aanvraag om inschrijving bij de Dienst Inschrijving van de Voertuigen (DIV) van een landvoertuig ( ) waarop het vignet moet worden aangebracht dat het communautair karakter van het voertuig vastlegt en dat werd afgegeven door of op regelmatige wijze werd ingevuld op naam van een Belgisch douanekantoor dient ( ): ( ) 2 ( ) te worden gevalideerd door een Belgisch douanekantoor ; artikel 15, 1, van het koninklijk besluit van 8 juli 2013 ter uitvoering van de wet van 19 mei 2010 houdende oprichting van de Kruispuntbank van de Voertuigen als volgt is opgesteld: De Federale Overheidsdienst Financiën, Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen, verstrekt volgende gegevens door middel van doorzending aan de beheersdienst 4 : 1 de gegevens vermeld op het vignet, bedoeld in artikel 1 van het koninklijk besluit van 27 december 1993 betreffende de verificatie van het regelmatig aanwezig zijn van motorrijtuigen voor wegvervoer; ( ) ; 10. Gelet op wat voorafgaat, is het Comité van mening dat de doeleinden die oorspronkelijk werden nagestreefd door de FOD Financiën en deze die in dit geval worden nagestreefd door de DIV, niet onverenigbaar zijn in de zin van artikel 4, 1, 2 van de WVP. 4 De beheersdienst is het Directoraat-generaal Mobiliteit en Verkeersveiligheid van de Federale Overheidsdienst Mobiliteit en Vervoer (cf. artikel 2, 11, a) van de wet van 19 mei 2010 houdende oprichting van de Kruispuntbank van de voertuigen). Dit is het Directoraat-generaal waartoe de DIV behoort.

5 Beraadslaging FO 15/2014-5/8 2. PROPORTIONALITEITSBEGINSEL 2.1. Aard van de gegevens 11. Artikel 4, 1, 3, WVP stelt dat persoonsgegevens toereikend, terzake dienend en niet overmatig dienen te zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor zij worden verkregen of waarvoor zij verder worden verwerkt. 12. De DIV vraagt toegang tot de volgende gegevens: De gegevens vermeld op het vignet, waarvan een model is opgenomen in de bijlage bij het koninklijk besluit van 27 december 1993 betreffende de verificatie van het regelmatig aanwezig zijn van motorrijtuigen voor wegvervoer 5 De gegevens van de eventuele douanevalidering, zoals zij momenteel worden aangebracht op de aanvraag om inschrijving, in toepassing van artikel 1, eerste lid, 2 van het koninklijk besluit nr. 47 van 25 februari 1996 tot regeling van de controle van de voldoening van de belasting over de toegevoegde waarde verschuldigd ter zake van de levering, intracommunautaire verwerving en invoer van vervoermiddelen, in de zin van artikel 8bis, 2, 1, van het BTW-Wetboek, 13. Gelet op de verstrekte motivatie, is het Comité van oordeel dat de gegevens die door de FOD Financiën zullen gecommuniceerd worden, toereikend, ter zake dienend en niet overmatig zijn (cf. artikel 4, 1, 3, WVP) in het licht van het doeleinde waarvoor ze zullen worden aangewend Bewaringstermijn van de gegevens 14. Aangaande de bewaringstermijn van de gegevens herinnert het Comité er aan dat de gegevens niet langer bewaard mogen worden dan nodig voor het realiseren van het doeleinde waarvoor ze werden ingezameld (artikel 4, 1, 5, WVP). 15. In zijn dd. 24 april 2014 signaleert de DIV dat hij de gegevens voor onbeperkte duur wenst te bewaren: De onbepaalde duur wordt gemotiveerd door het feit dat het niet zeker is wanneer het voertuig ter inschrijving zal worden aangeboden. Er bestaat geen termijn 5 Het betreft, indien beschikbaar, de volgende gegevens: merk en type van het voertuig, cilinderinhoud, chassisnummer, modulo 97 op het eerste chassisnummer (dit is een controlegetal om te verifiëren of het chassisnummer correct is), motorbrandstof, datum van eerste ingebruikname, vermelding van de douanedienst, nummer van de douanedienst, naam en voornamen van de BTW-geadresseerde, verwijzingen naar de bewijsstukken betreffende de toestand van het voertuig, vreemd land en nummer van de buitenlandse kentekenplaat en andere diverse vermeldingen.

6 Beraadslaging FO 15/2014-6/8 waarbinnen het voertuig, na het vervullen van de formaliteiten van het vignet 705 en vak W, dient te worden ingeschreven. Bovendien moet erover gewaakt worden dat het vignet 705 slechts eenmaal gebruikt wordt. Het is niet toegelaten om verschillende voertuigen in te schrijven met hetzelfde vignet 705, net zoals het niet is toegelaten om eenzelfde voertuig later opnieuw in te schrijven gebruikmakend van hetzelfde vignet Het Comité wijst er op dat er in de praktijk een onderscheid gemaakt kan worden tussen verschillende bewaringswijzen. De behandeling van een hangend dossier vereist een bewaring van gegevens opdat deze op normale wijze beschikbaar en toegankelijk zouden zijn voor de ambtenaren die belast zijn met het beheer van het dossier. Zodra een dossier kan worden gearchiveerd, met name eens de verjaringstermijn is verlopen, moet de gekozen bewaringswijze aan de gegevens slechts een beperkte beschikbaarheid en toegankelijkheid verlenen. Eens de bewaring niet langer nuttig is en ten laatste op het ogenblik dat de rechten van de begunstigden zijn uitgedoofd dient de bewaring te worden stopgezet Frequentie van de toegang en de duur van machtiging 17. Aangezien bij de DIV dagelijks voertuigen dient in te schrijven, verzoekt hij om een permanente toegang. Het Comité constateert aldus dat, met het oog op het vervullen van het opgegeven doeleinde, een permanente toegang gepast is in het licht van artikel 4, 1, 3, WVP. 18. De toegang wordt ook voor onbepaalde duur gevraagd. De taak om voertuigen in te schrijven is niet in de tijd afgebakend en de toegang tot de gevraagde gegevens is essentieel om in dit kader de dossieropvolging te kunnen verzekeren. Het Comité constateert aldus dat, met het oog op de realisatie van het opgegeven doeleinde, een machtiging voor onbepaalde duur gepast is (artikel 4, 1, 3 WVP) Bestemmelingen en/of derden waaraan gegevens worden meegedeeld 19. Volgens de informatie verstrekt in de aanvraag, worden de gegevens enkel intern gebruikt binnen de FOD Mobiliteit. Het betreft meer bepaald de veiligheidsbeheerder en de operationele dienst die instaat voor de inschrijving van de voertuigen, alsook de dienst die verantwoordelijk is voor het onderhoud en het technisch beheer van het inschrijvingssysteem.

7 Beraadslaging FO 15/2014-7/8 20. Het Comité heeft hier in het licht van artikel 4, 1, 3 WVP geen bezwaren tegen. Het Comité dringt er in dit verband wel op aan om de nodige maatregelen te nemen opdat enkel de behoorlijk gemachtigde personeelsleden toegang zouden krijgen tot deze gegevens. 3. TRANSPARANTIEBEGINSEL 21. Het Comité herinnert eraan dat een eerlijke verwerking van gegevens een verwerking is die gebeurt op een transparante wijze. 22. In de aanvraag wordt in dit verband het volgende gesteld: Sowieso is de aanvrager van de inschrijving op de hoogte van het feit dat zijn gegevens bestemd zijn voor de DIV, daar hij nog steeds het zgn. vignet 705 en, desgevallend, de douanevalidering van vak W van de aanvraag om inschrijving van de douane zal ontvangen en hem duidelijk wordt meegedeeld dat dit vereist is voor de aanvraag tot inschrijving. 23. Het Comité neemt hier akte van. Tegelijk verzoekt het de DIV om de betrokkenen, op het moment dat zij de inschrijving van een voertuig verzoeken, informeren omtrent onderhavige gegevensverwerking. Het beveelt eveneens aan om ook op de websites van de DIV en van de FOD Financiën informatie te verstrekken omtrent onderhavige gegevensstroom, teneinde een maximale transparantie te verzekeren. 4. BEVEILIGING 4.1. Op het niveau van de DIV 24. Uit de documenten die de DIV eerder heeft verstrekt, blijkt dat het beschikt over een consulent inzake informatiebeveiliging en over een algemeen beveiligingsbeleid. Het Comité neemt hiervan akte Op het niveau van de FOD Financiën 25. Uit de documenten bij de aanvraag, blijkt dat de FOD Financiën beschikt over een consulent inzake informatiebeveiliging en over een algemeen beveiligingsbeleid. Het Comité neemt hiervan akte.

8 Beraadslaging FO 15/2014-8/8 OM DEZE REDENEN, het Comité machtigt de DIV om toegang te krijgen tot de gevraagde gegevens die bij de FOD Financiën worden bewaard en dit om het doeleinde zoals omschreven in randnummer 7 te verwezenlijken, op voorwaarde dat voldaan wordt aan de hierboven aangehaalde vereisten (zie randnummers 7, 16, 20 en 23); Het Comité vestigt er de aandacht op dat indien er in de toekomst een andere informatieveiligheidsconsulent wordt aangesteld en/of er andere wijzigingen worden aangebracht aan de organisatie van de informatiebeveiliging, waardoor de informatie die in de machtigingsaanvraag werd verstrekt niet meer accuraat is, dit - op eigen initiatief en/of op vraag van het Comité - aan het Comité dient te worden gesignaleerd. Het Comité zal de ontvangst ervan melden en behoudt het recht om daarop desgevallend te reageren. De Wnd. Administrateur, De Voorzitter, (get.) Patrick Van Wouwe (get.) Stefan Verschuere