van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid de artikelen 31bis en 36bis;

Transcriptie

1 1/9 Sectoraal comité voor de Federale Overheid Beraadslaging FO nr 07/2013 van 7 maart 2013 Betreft: machtigingsaanvraag vanwege de Service public de Wallonie (SPW) (Waalse Overheidsdienst) Département de l Energie et du Bâtiment durable (Departement Energie en duurzaam bouwen) om toegang te krijgen tot persoonsgegevens van de FOD Financiën (aanslagbiljetten personenbelasting) (AF-MA ) Het Sectoraal comité voor de Federale Overheid; Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid de artikelen 31bis en 36bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, inzonderheid artikel 18; Gelet op de aanvraag van het Département de l Energie et du Bâtiment durable ontvangen op 22/01/2013; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Fedict op 19/02/2013; Gelet op het technisch en juridisch advies ontvangen op 06/03/2013; Gelet op het verslag van de Voorzitter;

2 Beraadslaging FO 07 /2013-2/9 Beslist op 7 maart 2013, na beraadslaging, als volgt: I. ONDERWERP VAN DE AANVRAAG 1. Het Département de l Energie et du Bâtiment durable (DEBD) van de Service Public de Wallonie (SPW) deed een aanvraag om toegang te krijgen tot bepaalde persoonsgegevens van de FOD Financiën (gegevens betreffende het inkomen) die vermeld staan op de aanslagbiljetten personenbelasting, om de premieaanvragen voor dak-, muur- en vloerisolatie te kunnen behandelen Uit de aanvraag van het DEBD blijkt dat zij toegang zouden willen tot de elektronische gegevensstroom, aangeboden door de FOD Financiën, zodat zij niet langer hun informatie moeten opvragen bij de burger zelf of bij de Mechanografische dienst van de Administratie der directe belastingen. 3. Nu is het zo dat wanneer iemand op basis van zijn inkomen een premieverhoging aanvraagt, hij bij zijn premieaanvraag een kopie van zijn aanslagbiljet moet voegen Als dit aanslagbiljet niet bij de initiële aanvraag steekt, moet het DEBD een bijkomend verzoek sturen naar de aanvrager. 4. Indien het DEBD na dit bijkomend verzoek de gewenste informatie niet in zijn bezit krijgt, vraagt hij bij de Mechanografische dienst van de Administratie der directe belastingen te Brussel het attest 276 C1 op. In dit laatste geval verstrijkt er ongeveer 1 maand tussen de aanvraag van het inkomensattest en het verkrijgen van de gevraagde informatie. 5. In het kader van de administratieve vereenvoudiging wordt het via deze rechtstreekse, geïnformatiseerde toegang tot de gevraagde gegevens mogelijk om de premieaanvragen vlugger en efficiënter te verwerken, worden de premieaanvragen vereenvoudigd, moet de aanvrager geen verdere administratieve stappen ondernemen, wordt er papier uitgespaard, kan er worden vermeden dat er bijkomende administratieve stappen moeten worden ondernomen en moet er niet langer gebruik gemaakt worden van het inkomensattest 276 C1, en wordt de afhandelingstermijn ingekort.

3 Beraadslaging FO 07 /2013-3/9 II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. ONTVANKELIJKHEID 6. Krachtens artikel 36bis van de WVP: vereist elke elektronische mededeling van persoonsgegevens door een federale overheidsdienst of door een openbare instelling met rechtspersoonlijkheid die onder de federale overheid ressorteert een principiële machtiging van [het bevoegd] sectoraal comité. 7. Het is aan dit Comité om te beoordelen of deze mededeling enerzijds nodig is voor de implementatie van de opdrachten die toevertrouwd worden door of krachtens de wet aan de vragende federale overheid en anderzijds of deze mededeling in zijn diverse aspecten compatibel is met al de geldige normen inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer wat de verwerking van de persoonsgegevens betreft (Parl.doc. 50, , nr. 1940/004). 8. In onderhavig geval heeft de gevraagde toegang betrekking op persoonsgegevens (de inkomens van individuen en gezinnen) die zijn opgenomen in de gegevensbanken van de fiscale administratie (FOD Financiën). Het Comité is bijgevolg bevoegd. B. TEN GRONDE 1. FINALITEITSBEGINSEL 9. Artikel 4, 1, 2 van de WVP staat uitsluitend een verwerking van persoonsgegevens toe voor welbepaalde, uitdrukkelijke omschreven en gerechtvaardigde doeleinden en bovendien kunnen die gegevens niet verder worden verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met die doeleinden. 10. Het Ministerieel besluit van 22 maart 2010 betreffende de modaliteiten en de procedure tot toekenning van premies ter bevordering van rationeel energiegebruik 1 bepaalt dat de premies voor isolatie van daken, muren en vloeren verhoogd worden wanneer: het gebouw waarin werken worden uitgevoerd een woning is en de aanvrager, natuurlijke persoon, en/of desgevallend zijn samenwonende echtgenote of de 1 B.S., 3 mei 2010, blz

4 Beraadslaging FO 07 /2013-4/9 persoon met wie hij samenleeft, beschikken over de volle eigendom van die woning of over een huurovereenkomst hoofdverblijf ervoor, en de globaal belastbare inkomens van de aanvrager, zijn samenwonende echtgenoot of de persoon met wie hij samenleeft op de datum van de aanvraag, bescheiden of precair zijn zoals bedoeld in de artikel 13, 14 en 15 van het ministerieel besluit van 22 maart De inkomens van het voorlaatste jaar dat voorafgaat aan het jaar van de slotfactuur 2 worden in aanmerking genomen. 11. Het DEBD is reeds gemachtigd door het Sectoraal comité van het Rijksregister om toegang te hebben tot bepaalde informatie van het Rijksregister om de gezinssamenstelling van de aanvrager te kunnen bepalen 3. Eens de gezinssamenstelling is vastgesteld, kan de aanvrager de inkomens vaststellen die in aanmerking moeten worden genomen bij de behandeling van de premieaanvraag. 12. Uit wat voorafgaat, vloeit voort dat de doeleinden die hier worden nagestreefd, welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en rechtmatig zijn zoals bedoeld in artikel 4, 2 van de WVP. 13. De toegang door het DEBD van de SPW tot de gegevens die de FOD Financiën heeft verwerkt, is een verdere verwerking van de gegevens van de FOD Financiën. Er moet dus worden onderzocht of het doeleinde dat hier wordt nagestreefd, verenigbaar is met het oorspronkelijke nagestreefde doeleinde van de FOD Financiën toen zij destijds bij de belastingplichtige die gegevens inzamelde, nl. de vaststelling, de controle, heffing en inning van belastingen. Deze analyse wordt meer bepaald gemaakt op basis van de redelijke verwachtingen van de betrokkenen of op basis van de toepasselijke, wettelijke en reglementaire bepalingen Het Comité wijst erop dat: a. Artikel 328 van het Wetboek bepaalt dat: De bestuursdiensten van de Staat, de besturen van de Gemeenschappen, de Gewesten, de provincies, de agglomeraties, de federaties van gemeenten en de gemeenten alsmede de vennootschappen, verenigingen, instellingen of inrichtingen naar publiek recht, slechts kredieten, leningen, premies, toelagen of alle andere voordelen mogen toekennen welke rechtstreeks of onrechtstreeks gegrond zijn op het bedrag van de inkomsten of op elementen die in aanmerking komen voor de vaststelling van die inkomsten, dan na kennis genomen te 2 Artikel 1, 12 van het Ministerieel besluit van 22 maart Beraadslaging 10/2012 van 11 januari 2012 van het Sectoraal comité van het Rijksregister. 4 Artikel 4, 1, 2 van de WVP.

5 Beraadslaging FO 07 /2013-5/9 hebben van de recente fiscale toestand van de aanvrager. Deze toestand is tegen de aanvrager in te roepen voor het toekennen van gezegde kredieten, leningen, premies, toelagen of andere voordelen. b. Sedert 2007 bevat de toelichting bij de aangifte van Personenbelasting - die de Administratie van de ondernemings- en inkomensfiscaliteit jaarlijks stuurt naar de belastingplichtige - een informatieclausule. Die clausule informeert de belastingplichtige op een algemene manier over de categorieën ontvangers aan wie de FOD Financiën de ingezamelde gegevens eventueel kan verstrekken, waaronder ook de administraties van de Gewesten. c. Uit het Ministerieel besluit van 22 maart 2010 dat de toekenning van premies regelt, blijkt meer bepaald dat de informatie betreffende de inkomens van de aanvragers of van hun gezin noodzakelijk is om de premieaanvragen te verwerken en dat artikel 9, 1 2 de lid bepaalt dat het dossier een kopie bevat van het aanslagbiljet van het inkomen, of bij gebrek daaraan van ieder document waarmee het inkomen kan worden vastgesteld. 15. Gelet op wat voorafgaat, is het Comité van mening dat de doeleinden die oorspronkelijk door de administratie van financiën werd nagestreefd en de doeleinden die de aanvrager in dit geval nastreeft, verenigbaar zijn. 2. PROPORTIONALITEITSBEGINSEL 2.1. Aard van de gegevens 16. Artikel 4, 1, 3 van de WVP bepaalt dat de persoonsgegevens toereikend, ter zake dienend en niet overmatig dienen te zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor zij worden verkregen en waarvoor zijn verder worden verwerkt. 17. De aanvraag heeft betrekking op deze twee soorten gegevens: het totaal globaal belastbaar inkomen van de hoofdbelastingplichtige en van de echtgenoot of desgevallend het totaal globaal belastbaar inkomen van het gezin; het huwelijksquotiënt dat aan de partner werd toegekend en het huwelijksquotiënt dat de partner toekent. 18. Overeenkomstig artikel 1, 13 van het Ministerieel besluit van 22 maart 2010 zijn deze twee gegevens van het jaar N-2. N is het jaar dat de aanvraag werd ingediend.

6 Beraadslaging FO 07 /2013-6/9 19. Dit zijn - overeenkomstig de bepalingen van het voormelde Ministerieel besluit 5 - twee relevante gegevens om het globaal belastbaar inkomen van het gezin of van de aanvrager afzonderlijk, te verkrijgen zodat kan worden bepaald of de aanvrager al dan niet recht heeft op een bijkomende premie. Ook de informatie die specifiek betrekking heeft op het huwelijksquotiënt is relevant daar artikel 1, 13 van het bovenvermeld Ministerieel besluit bepaalt dat indien de aanvrager scheidt tussen het referentiejaar van de inkomens en de indiening van de aanvraag, wordt voor de in aanmerking genomen inkomens geen rekening gehouden met de eventuele toepassing van de huwelijksquotiënt. 20. Het Comité stelt bovendien vast dat het Ministerieel besluit in artikel 9 verduidelijkt dat het dossier dat aan de administratie moet worden gericht, meer bepaald het formulier (dat beschikbaar is bij de administratie) moet bevatten en de volledig ingevulde bijlagen, evenals een kopie van het aanslagbiljet van de personenbelasting, of bij gebrek daaraan, van ieder document waarmee het inkomen kan worden vastgesteld. 21. Het DEBD bevestigt in de aanvraag dat indien er geen kopie van het aanslagbiljet in het dossier steekt, er een bijkomende verzoek wordt gestuurd naar de aanvrager. Indien het DEBD na de verzending van dit bijkomend verzoek de gewenste informatie niet ontvangt, vraagt die laatste een attest 276 C1 op bij de Mechanografische dienst van de Administratie der directe belastingen van Brussel. 22. Aangezien artikel 9 van het Ministerieel besluit van 22 maart 2010 uitdrukkelijk bepaalt dat de aanvrager de fiscale gegevens rechtstreeks inwint bij de betrokken personen, vindt het Comité het bijgevolg aangewezen deze bepaling te wijzigen (door uitdrukkelijk bepalen dat de aanvrager de noodzakelijke gegevens raadpleegt bij de FOD Financiën voor de verwezenlijking van het voormelde doeleinden). Om op één lijn te blijven met de gewijzigde versie van de bepaling zal het aanvraagformulier voor een premie eveneens moeten worden aangepast. Het bestaande formulier bepaalt inderdaad dat de aanvrager de Administratie toestaat alle noodzakelijke inlichtingen te verkrijgen bij de FOD Financiën Bewaartermijn van de gegevens 23. Aangaande de bewaringstermijn van de gegevens herinnert het Comité eraan dat de gegevens niet langer mogen worden bewaard dan de tijd die nodig is om het doeleinde te verwezenlijken waarvoor die gegevens werden ingewonnen (artikel 4, 1, 5 van de WVP). 5 Artikel 1, 13 van het Ministerieel besluit van 22 maart 2010.

7 Beraadslaging FO 07 /2013-7/9 24. Het DEBD wenst de gegevens te bewaren voor een termijn van tien jaar na de eerste januari van het jaar waarin de premie werd uitbetaald met het oog op een eventuele terugvordering van de onterecht toegekend premies. Deze termijn van 10 jaar is afkomstig uit het artikel 16 van de wet van 16 mei 2003 tot vaststelling van de algemene bepalingen die gelden voor de begrotingen, de controle op de subsidies en voor de boekhouding van de gemeenschappen en de gewesten, alsook voor de organisatie van de controle door het Rekenhof. Deze bepaling voorziet er inderdaad in dat in geval van fraude de sommen die een administratie ten onrechte uitbetaalde, kunnen worden teruggevorderd tot 10 jaar volgend op de eerste januari van het jaar van hun uitbetaling. 25. Het Comité is dus van mening dat de voorgestelde bewaartermijn in overeenstemming is met artikel 4, 1, 5 van de WVP. Het Comité herinnert er evenwel aan dat na verloop van deze voorgestelde periode van tien jaar, de gegevens vernietigd moeten worden. Het Comité benadrukt dat er in de praktijk een onderscheid kan worden gemaakt tussen verschillende bewaarmethodes. Zo lang het dossier in behandeling is, moeten de gegevens zodanig worden gewaard dat ze normaal beschikbaar en toegankelijk zijn voor de personen die het dossier beheren. Zodra het dossier geklasseerd wordt, moeten de gegevens slechts beperkt beschikbaar en toegankelijk zijn. Zodra het niet langer nuttig is de gegevens te bewaren, mogen ze niet langer worden bewaard onder een vorm waarin de betrokken personen identificeerbaar zijn Frequentie van de toegang en duur van de machtiging 26. Het Comité neemt er akte van dat er permanent toegang wordt gevraagd. Het Comité is van mening dat een permanente toegang gerechtvaardigd is daar de inkomensgegevens op ieder ogenblik moeten kunnen worden geraadpleegd zodra er bij het DEBD een aanvraag voor een premie werd ingediend. 27. Er wordt ook toegang gevraagd voor onbepaalde duur. Het Comité is ook hier van mening dat een toegang voor onbepaalde duur gerechtvaardigd is omdat de opdrachten van het DEBD niet in de tijd beperkt zijn Ontvangers en/of derden aan wie de gegevens worden verstrekt 28. De aanvrager preciseerde dat de gegevens uitsluitend intern zullen worden verwerkt door de dossierbeheerders van premieaanvragen, meer bepaald de ambtenaren van de Cellule Primes Energie binnen het DEBD.

8 Beraadslaging FO 07 /2013-8/9 29. Het Comité heeft er niets op tegen dat de bovenvermelde personen binnen de grenzen en bevoegdheden die hen krachtens de regelgeving werden toegekend, toegang hebben tot de relevante gegevens. 3. TRANSPARANTIEBEGINSEL 30. Het Comité herinnert eraan dat een eerlijke gegevensverwerking een transparante verwerking is. De informatieverplichting bedoeld in artikel 9, 2 van de WVP is een van de hoekstenen voor een transparante verwerking. 31. In onderhavig geval zullen de geplande gegevensverwerkingen evenwel worden verricht in toepassing van de voorgeschreven bepalingen door of krachtens een wet, decreet of ordonnantie. Krachtens artikel 9, 2, 2 de lid, b) van de WVP is er in dergelijke situatie een vrijstelling van informatieplicht. Die vrijstelling verhindert evenwel niet dat het Comité kan nagaan of er afdoende garanties bestaan die de fundamentele rechten van de betrokken personen vrijwaren. 32. Uit de aanvraag blijkt dat de personen van wie de gegevens zullen worden verwerkt, daarover duidelijk ingelicht worden aangezien punt 5 van het aanvraagformulier met de titel Déclaration sur l honneur (verklaring op eer) dat de aanvrager moet ondertekenen, de Administratie machtigt om alle noodzakelijke informatie op te vragen bij de FOD Financiën. 33. Het Comité benadrukt hier dat het moeilijk te bepalen valt of de gevraagde toestemming aan de betrokken persoon, kan worden beschouwd als een vrije toestemming daar immers niet wordt vermeld welke de gevolgen zijn voor de aanvrager als hij de verklaring niet ondertekent. Het is aangewezen om de draagwijdte van deze formulering op te helderen, nl. of het hier gaat om een toelating voor het DEBD om toegang te hebben tot de gegevens, of dat het hier een zin betreft van zuiver informatieve aard. 34. De wijziging van artikel 9 van het Ministerieel besluit dat werd aanbevolen onder punt 22 van deze beraadslaging, kan desgevallend een aanpassing van het aanvraagformulier voor een premie vereisen. De informatie betreffende de verwerking van de gegevens van de premieaanvrager zou bijvoorbeeld kunnen vermeld worden onder punt 6 van het formulier met als titel Protection de la vie privée (bescherming van de privacy).het Comité benadrukt het belang van een correcte informatieverstrekking aan de betrokken personen (doeleinden waarvoor de gegevens worden ingewonnen, soort verzamelde gegevens, herkomst van de gegevens, ).

9 Beraadslaging FO 07 /2013-9/9 4. BEVEILIGING 4.1. voor de FOD Financiën 35. Uit de verstrekte documenten blijkt dat zij over een consulent inzake informatiebeveiliging beschikken en over een beveiligingsplan. Het Comité neemt hiervan akte Op niveau van de aanvrager 36. Uit de verstrekte documenten blijkt dat zij beschikken over een consulent inzake informatiebeveiliging. En over een beveiligingsplan. Het Comité neemt hiervan akte. OM DIE REDENEN, het Comité, machtigt de aanvrager en de FOD Financiën om de gevraagde gegevensverwerkingen te verrichten op voorwaarde dat rekening wordt gehouden met de opmerkingen, uiteengezet onder de punten 22 en 33 tot 34 van deze beraadslaging. De Wnd. Administrateur, De Voorzitter, (get.) Patrick Van Wouwe (get.) Willem Debeuckelaere