van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid de artikelen 31bis en 36bis;

Transcriptie

1 1/10 Sectoraal comité voor de Federale Overheid Beraadslaging FO nr 18/2012 van 28 juni 2012 Betreft: Machtigingsaanvraag van Kind en Gezin om persoonsgegevens te kunnen opvragen bij de FOD Financiën met het oog op controle van het hanteren van correcte inkomensgegevens, in het kader van de regelgeving rond inkomensgerelateerde ouderbijdrage in de zelfstandige kinderopvang (AF-MA ) Het Sectoraal comité voor de Federale Overheid; Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid de artikelen 31bis en 36bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, inzonderheid artikel 18; Gelet op de aanvraag van Kind en Gezin ontvangen op 19/04/2012; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Fedict op 05/06/2012; Gelet op het technisch en juridisch advies ontvangen op 28/06/2012; Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 28 juni 2012, na beraadslaging, als volgt:

2 Beraadslaging FO 18 /2012-2/10 I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG 1. Kind en Gezin (hierna de aanvrager) is een intern verzelfstandigd agentschap van de Vlaamse overheid, ingericht bij decreet van 30 april Het heeft als opdracht om actief bij te dragen tot het welzijn van jonge kinderen en hun gezinnen door dienstverlening op de beleidsvelden preventieve gezinsondersteuning, kinderopvang en adoptie De aanvrager kreeg ook in de Vlaamse reglementering omtrent de inkomensgerelateerde ouderbijdrage in de zelfstandige kinderopvang een rol. De gezinnen maken daartoe hun inkomen bekend aan Kind en Gezin, zodat de berekening van de bijdrage op basis van het inkomen mogelijk is. Deze rol van de aanvrager wordt geregeld in de bepalingen van artikel 3 tot en met 8 van het ministerieel besluit van 17 maart Om de toegankelijkheid van de kinderopvang te vergroten wou de Vlaamse Regering dat gezinnen ook in een groot aantal zelfstandige opvangvoorzieningen, volgens hun inkomen kunnen betalen. Vanaf 16 februari 2009 ging het nieuw inkomensgerelateerde systeem voor zelfstandige opvangvoorzieningen, of IKG-systeem 4 van start. 4. Momenteel moeten de gezinnen zelf hun inkomen opgeven aan de aanvrager, waarbij zij gebruik kunnen maken van een toepassing op de website van de aanvrager 5 voor het verkrijgen van een prijs op maat. Het inkomen wordt in beginsel vastgesteld op basis van het geldende Belgische aanslagbiljet van 2 jaar terug tov de aanvraag, en eventueel op basis van loonfiches en/of bewijzen van officiële instanties of fictieve inkomens De aanvrager wenst deze werkwijze te optimaliseren. Zij wil een betere en geautomatiseerde controle invoeren op de inkomensgegevens via het bekomen van een elektronische toegang tot de inkomensgegevens die momenteel bewaard worden bij de FOD Financiën, in het bijzonder tot het gezamenlijk belastbaar beroepsinkomen. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG 1 Decreet van 30 april 2004 tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid Kind en Gezin, B.S., 7 juni Ministerieel besluit van 17 maart 2008 tot bepaling van de financiële bijdrage van de gezinnen voor de opvang van kinderen in kinderdagverblijven en diensten voor onthaalouders, B.S., 8 april 2008, gewijzigd bij ministerieel besluit van 12 mei 2010 (B.S. 16 juni 2010), 8 juli 2010 (B.S. 2 augustus 2010) Dit betreft de aanvraag attest kindcode op of via > kinderopvang > Prijs > 'Kindcode aanvragen' 6 Voor beginnende zelfstandigen en beginnende meewerkende echtgenoten

3 Beraadslaging FO 18 /2012-3/10 A. ONTVANKELIJKHEID 6. Krachtens artikel 36bis WVP, "vereist elke elektronische mededeling van persoonsgegevens door een federale overheidsdienst of door een openbare instelling met rechtspersoonlijkheid die onder de federale overheid ressorteert een principiële machtiging (van het bevoegd sectoraal comité)". 7. Het is de taak van dit Comité om na te gaan of deze mededeling enerzijds nodig is voor de implementatie van de opdrachten die toevertrouwd worden door of krachtens de wet aan de vragende federale overheid en anderzijds of deze mededeling in zijn diverse aspecten compatibel is met al de geldige normen inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer wat de verwerking van de persoonsgegevens betreft. (Parl.Doc 50, , nr. 1940/004). 8. Onderhavige machtigingsaanvraag heeft betrekking op een elektronische gegevensstroom vanuit de FOD Financiën naar de aanvrager. Het Comité is derhalve bevoegd. B. TEN GRONDE 1. FINALITEITSBEGINSEL 9. Artikel 4, 1, 2, WVP laat de verwerking van persoonsgegevens slechts toe voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden en de gegevens mogen bovendien niet verder worden verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met die doeleinden. 10. De aanvrager wenst enerzijds te beschikken over correcte inkomensgegevens zoals vermeld op een Belgisch aanslagbiljet, zodat op basis van deze gegevens de inkomensgerelateerde ouderbijdrage kan worden berekend voor zowel erkende en gesubsidieerde kinderopvang als zelfstandige kinderopvang. 11. Het Comité stelt aldus vast dat de geplande gegevensverwerkingen voor welbepaalde en uitdrukkelijk omschreven doeleinden zullen plaatsvinden en het brengt in herinnering dat de gevraagde gegevens enkel met het oog op deze doeleinden mogen verwerkt worden.

4 Beraadslaging FO 18 /2012-4/ Gelet op artikel 5, c) en e) WVP 7 is de geplande gegevensverwerking in hoofde van de aanvrager ook gerechtvaardigd. De aanvrager is immers bevoegd 8 om taken uit te voeren conform haar oprichtingsdecreet van 30 april 2004 en meer precies de bepalingen van artikel 3 tot en met 8 van voormeld ministerieel besluit van 17 maart Aangaande de vereiste van verenigbaarheid met het oorspronkelijk doeleinde, wijst het Comité erop dat de geplande verwerkingen, met name de doorgifte van bepaalde gegevens van de FOD Financiën aan de aanvrager er sprake is van latere verwerkingen van gegevens die oorspronkelijk voor andere doeleinden werden verwerkt. Deze latere verwerkingen zijn slechts rechtmatig indien zij niet onverenigbaar zijn met de finaliteit van de initiële verwerking. Dit onderzoek naar de verenigbaarheid wordt gedaan in functie van de redelijke verwachtingen van de betrokkene en van de toepasselijke wettelijke en reglementaire bepalingen. 14. Voor wat betreft de onder randnummer 10 omschreven doelstelling stelt het Comité vast dat de betrokkenen zich zelf richten tot Kind en Gezin, met als doel om de beschikbare informatie over hun gezamenlijke belastbare beroepsinkomen te laten onderzoeken door Kind en gezin. Gezinnen hebben ook de mogelijkheid om zelf de berekening te doen via de website van de aanvrager. Het behoort derhalve tot de redelijke verwachtingen van de betrokkenen dat Kind en Gezin beschikt over accurate informatie over hun gezamenlijk belastbaar inkomen. 15. In het licht hiervan is het Comité van oordeel dat de latere verwerking bedoeld in randnummer 13 niet onverenigbaar is (cf. artikel 4, 1, 2, WVP) met de primaire gegevensverwerking door de FOD Financiën. 2. PROPORTIONALITEITSBEGINSEL 2.1. Aard van de gegevens 16. Artikel 4, 1, 3, WVP stelt dat persoonsgegevens toereikend, terzake dienend en niet overmatig dienen te zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor zij worden verkregen of waarvoor zij verder worden verwerkt. 7 Art. 5. Persoonsgegevens mogen slechts verwerkt worden in één van de volgende gevallen: ( ) c) wanneer de verwerking noodzakelijk is om een verplichting na te komen waaraan de verantwoordelijke voor de verwerking is onderworpen door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie; ( ) e) wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van openbaar belang of die deel uitmaakt van de uitoefening van het openbaar gezag, die is opgedragen aan de verantwoordelijke voor de verwerking of aan de derde aan wie de gegevens worden verstrekt; ( ) 8 Besluit van de Vlaamse regering van 26 maart 2004 tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap inspectie welzijn, Volksgezondheid en gezin.

5 Beraadslaging FO 18 /2012-5/ De aanvrager wenst bij de FOD Financiën de volgende gegevens op te vragen: gezamenlijk belastbaar inkomen; gezamenlijk belastbaar beroepsinkomen. 18. Het aanslagbiljet dat gebruikt moet worden, is het aanslagbiljet over de inkomsten van het kalenderjaar twee jaar voorafgaand aan 1 oktober 9. Afhankelijk van wanneer de opvang start in de loop van het jaar, moet volgens de toelichting van de aanvrager 10 een andere 1 oktober als uitgangspunt genomen worden: - Indien de opvang start tijdens de periode van 1 januari tot en met 30 september geldt 1 oktober van het vorig kalenderjaar. - Indien de opvang start tijdens de periode 1 oktober tot en met 31 december: 1 oktober van het lopende kalenderjaar Meer info over welk aanslagbiljet gebruikt wordt kan worden teruggevonden in de toelichting regelgeving van het besluit ( pdf): 19. Indien de betrokkenen sowieso de maximale opvangprijs (willen) betalen is er geen noodzaak tot gegevensoverdracht en dus ook geen enkele reden om de inkomensgegevens te laten verifiëren door de FOD Financiën. Dit is het geval waar de reglementering geen tegemoetkoming voorziet 11 voor de hogere inkomens met enkel een kind ten laste, of indien de betrokkenen weigeren 9 Zie het begrip geldend aanslagbiljet in artikel 1,10 van het Ministerieel besluit van 17 maart Zie pagina s 8 en 9 van het document van de aanvrager gepubliceerd op - Voor opvang die start tussen 1 januari en 30 september 2010 gebruik je het aanslagbiljet van het aanslagjaar inkomsten Voor opvang die start tussen 1 oktober en 31 december 2010 gebruik je het aanslagbiljet van het aanslagjaar inkomsten Voor opvang die start tussen 1 januari en 30 september 2011 gebruik je het aanslagbiljet van het aanslagjaar inkomsten Zie de artikelen 9 en 11 van het voormelde Ministerieel Besluit van 17 maart 2008 volgens hetwelk in bepaalde situaties waarbij ouders een inkomen hebben dat zich bevindt in de bovenste schijf of hoger, en geen bijkomende kinderlast hebben, het maximale tarief wordt toegepast. Art. 9. Voor een inkomen tot en met ,6417 euro wordt de bijdrage berekend door het inkomen te vermenigvuldigen met 0, De bijdrage wordt evenwel geplafonneerd op 13,7818 euro. Voor een inkomen van ,6519 euro tot en met ,6320 euro wordt de bijdrage berekend door het inkomen te vermenigvuldigen met 0, De bijdrage wordt evenwel geplafonneerd op 18,2021 euro. Voor een inkomen vanaf ,6422 euro wordt de bijdrage van 18,2023 euro, vermeld in het tweede lid, per begonnen inkomensschijf van euro verhoogd met 0,60 euro, voor zover die berekende bijdrage niet meer bedraagt dan de maximale bijdrage van 24,0724 euro. Art. 11. Op de bijdrage, berekend volgens de bepalingen van artikel 9 en 10, wordt voor gezinnen met meer dan één kind ten laste een vermindering toegekend van 2,7227 euro per extra kind ten laste.28 Bij gezinnen met een of meer meerlingen ten laste wordt één aanvullende vermindering van 2,7229 euro toegekend.30 Bij een toename van het aantal kinderen ten laste in de loop van de opvangperiode, wordt een vermindering toegekend als vermeld in het eerste of tweede lid, vanaf de eerste dag van de maand na de vaststelling van die toename.

6 Beraadslaging FO 18 /2012-6/10 hun persoonsgegevens mee te delen of kiezen geen beroep te doen op de tussenkomst van de aanvrager, ). ² 20. Het Comité verzoekt de aanvrager om de dossiers zo te filteren dat de in het voormelde randnummer vermelde gevallen niet worden meegenomen in de aanvragen tot mededeling van inkomensgegevens bij de FOD Financiën. 21. Voor het overige stelt het Comité vast dat de gevraagde gegevens noodzakelijk zijn teneinde de finaliteiten zoals omschreven in randnummer 10 te verwezenlijken. Het Comité besluit dan ook dat de bij de FOD Financiën opgevraagde gegevens, conform zijn aan artikel 4, 1, 3, WVP Bewaringstermijn van de gegevens (artikel 4, 1, 5, WVP) 22. Aangaande de bewaringstermijn van de gegevens herinnert het Comité er aan dat de gegevens niet langer bewaard mogen worden dan nodig voor het realiseren van het doeleinde waarvoor ze werden ingezameld. 23. De inkomensgegevens die gebruikt worden voor de berekening van de bijdragen, worden volgens de aanvrager niet langer bewaard dan vereist volgens de wettelijke bepalingen. 24. De aanvrager vermeldt echter nergens een concrete termijn of concreet mechanisme op basis waarvan de bewaringstermijn kan worden beoordeeld. 25. Uit de door de aanvrager verstrekte informatie leidt het Comité af dat de bewaartermijn in voorliggend geval niet altijd precies kan worden vastgesteld. Het is evenwel van oordeel dat in de praktijk een onderscheid kan gemaakt worden tussen verschillende bewaringswijzen. 26. De behandeling van een hangend, opertioneel dossier vereist een bewaring van gegevens opdat deze op normale wijze beschikbaar en toegankelijk zouden zijn voor de ambtenaren die belast zijn met het beheer van het dossier. 27. Zodra een dossier kan worden gearchiveerd, moet de gekozen bewaringswijze aan de gegevens slechts een beperkte beschikbaarheid en toegankelijkheid verlenen. Een dergelijke bewaringswijze moet toelaten om een antwoord te bieden op andere mogelijke doeleinden van deze bewaring, zoals de naleving van de wettelijke voorschriften inzake verjaring of de uitvoering van een administratieve controle. Eens de bewaring niet langer nuttig is, dienen de gegevens niet langer te worden bewaard.

7 Beraadslaging FO 18 /2012-7/ Frequentie van de toegang 28. De aanvrager wenst een permanente toegang. 29. Als motivering verwijst de aanvrager naar het gegeven dat gezinnen te allen tijde een attestaanvraag kindcode (zie hiervoor) kunnen indienen in het kader van de kinderopvang, waardoor een kind op elk moment in het jaar kan ingeschreven worden in de kinderopvang 30. Het Comité is van oordeel dat de vraag om permanente toegang gepast is in het licht van artikel 4, 1, 3, WVP. 31. De toegang wordt ook voor onbepaalde duur gevraagd. De Vlaamse reglementering tot bepaling van de financiële bijdrage van de gezinnen is immers niet in de tijd beperkt. Het Comité constateert aldus dat de machtigingsaanvraag met het oog op de realisatie van de opgegeven doeleinden, voor onbepaalde duur gepast is (artikel 4, 1, 3 WVP) Bestemmelingen en/of derden waaraan gegevens worden meegedeeld 32. Volgens de aanvrager zullen de gegevens intern enkel toegankelijk zijn voor de dossierbeheerders en het diensthoofd van de dienst Beheer en Ontwikkeling van de afdeling Kinderopvang van de aanvrager. Deze personen zijn belast met de opvolging van de regelgeving omtrent de inkomensgerelateerde ouderbijdrage in de zelfstandige kinderopvang. 33. Enkel de aanvrager is derhalve gerechtigd om toegang te hebben tot de gegevens op een need to know basis. Andere actoren die in dezelfde sector werken of die een gelijkaardig doel nastreven (bvb inzake kinderopvang) mogen geen toegang krijgen tot de informatie van de FOD Financiën. 34. Het Comité ziet in het licht van artikel 4, 1, 3 WVP geen bezwaren tegen het feit dat bovengenoemde personen toegang hebben tot onderhavige persoonsgegevens, op voorwaarde dat zij enkel van deze toegang gebruik maken binnen de perken van de taken en bevoegdheden die hen door de regelgeving werden verleend. 3. TRANSPARANTIEBEGINSEL (artikelen 4, 1, 1, en 9 tot 15bis, WVP) 35. Het Comité herinnert eraan dat een eerlijke verwerking van gegevens een verwerking is die gebeurt op een transparante wijze. Eén van de hoekstenen van een transparante verwerking, betreft de informatieplicht in de zin van artikel 9, 2, WVP.

8 Beraadslaging FO 18 /2012-8/ In voorliggend geval zullen de geplande gegevensverwerkingen, voor wat de finaliteit bedoeld in randnummer 10 betreft, verricht worden met het oog op de toepassing van bepalingen voorgeschreven door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie. Op grond van artikel 9, 2, 2 de lid, b), WVP, is in een dergelijke situatie een vrijstelling van de informatieplicht van kracht. Deze vrijstelling neemt echter niet weg dat het Comité er zich kan van vergewissen of er passende waarborgen bestaan voor de bescherming van de fundamentele rechten van de betrokkenen. 37. In het kader van de verwezenlijking van de finaliteit die in randnummer 10 is beschreven, betekent dit dat de ouders die de tussenkomst van Kind en gezin verzoeken voor inkomensgerelateerde kinderopvang, zeer precies dienen te weten welke exacte gegevens determinerend zijn voor het verkrijgen van dit voordeel en het behoud ervan, en op welke manier deze informatie zal verkregen worden van de FOD Financiën en hoe deze informatie gecontroleerd worden, naast de informatie die de betrokkenen zelf verschaffen (actuele systeem). 38. Ter zake stelt het Comité vast dat de aanvrager voorlopig geen aanvullende transparantie verschaft op haar website, formulieren edm. De aanvrager merkte dienaangaande op dat de betrokkene op dit moment ook al moet aangeven dat hij bereid is zijn inkomen voor te leggen wanneer hij dit attest aanvraagt. Indien hij dit niet wenst te doen moet de maximale opvangrijs betaald worden. 12 Indien het verkrijgen van de informatie via FOD Financiën een feit wordt, zal hier dan ook aan toegevoegd worden dat Kind en Gezin automatisch de gezamelijk belastbare beroepsinkomsten van FOD Financiën zal verkrijgen, indien de betrokkene bereid is zijn inkomen voor te leggen. Indien de betrokkene aangeeft dat hij zijn inkomen niet wenst bekend te maken (en dus de maximale opvangprijs zal betalen) zal Kind en Gezin deze gegevens uiteraard ook niet meer bevragen bij FOD Financiën 39. Het Comité is van oordeel dat er voor de geplande, nieuwe gegevensstromen tussen de FOD Financiën en de aanvrager een zekere mate van bijkomende transparantie moet worden verzekerd. Vooral in het licht van de in randnummer 10 bedoelde finaliteit zouden de formulieren, folders, website edm duidelijk moeten aanhalen dat er bij de FOD Financiën gegevens zullen opgevraagd worden ten einde te verifiëren aan welke inkomensvoorwaarden de betrokkenen voldoen. 12 zie website K&G

9 Beraadslaging FO 18 /2012-9/ Het beveelt ook aan om langs de kant van de FOD Financiën een maximale transparantie te verzekeren. De FOD Financiën zou via gepaste kanalen algemene informatie kunnen verstrekken omtrent het feit dat het gegevens aan de aanvrager doorgeeft en met het oog op welke doeleinden deze doorgifte plaatsvindt. Men zou dit bijvoorbeeld kunnen door dit op de website van de FOD Financiën te vermelden. 41. Het Comité verduidelijkt tot slot dat het voldoen van de informatieplicht niet verhindert dat wanneer de aanvrager beslist om voornoemde voordelen van opvang te beëindigen, het de betrokken personen die bij hem een aanvraag indiende, moet inlichten over de oorsprong van de gegevens die gebruikt werden alsook over de logica die aangewend werd voor het nemen van de beslissing. 4. BEVEILIGING 42. De identiteit van de consulent inzake informatieveiligheid werd meegedeeld. Het Sectoraal comité van de Sociale Zekerheid en van de Gezondheid verleende op 07/04/2009 (advies nr. 09/03) reeds een gunstig advies m.b.t. tot de kandidatuur van deze persoon als veiligheidsconsulent. Bijgevolg is hij ook voor het Comité aanvaardbaar. 43. Uit de door de aanvrager meegedeelde stukken blijkt dat hij over een veiligheidsbeleid beschikt evenals over een plan in toepassing ervan dat recent werd bijgewerkt. 44. Het Comité stelt vast dat uit het evaluatieformulier blijkt dat het logging-systeem het voorlopig nog onmogelijk maakt om onregelmatigheden of misbruiken vast te stellen. Een omvattend logging-systeem 13 wordt evenwel voorzien vanaf Op de aanvullende vraag of men rekening houdt met het risico dat een medewerker van Kind en gezin, los van een aanvraagdossier, fiscale gegevens zou raadplegen antwoordde de aanvrager op 6 juni 2012 : We voorzien een procedure die enkel toelaat fiscale gegevens van een persoon op te vragen indien er ook daadwerkelijk een aanvraagdossier werd ingediend door die persoon. In de procedure zal hiervoor dus inderdaad een technische controle worden ingebouwd. Deze procedure zal ook beveiligd worden met een paswoord, en zal enkel geïnitieerd kunnen worden door enkele bevoegde personen die hiervoor binnen K&G zullen geauthoriseerd worden. Verder zal hierop zeker ook de nodige logging voorzien worden waarin de volgende gegevens per bevraging zullen bijgehouden worden: - wie heeft de procedure tot bevraging geïnitieerd 13 dat registreert welke persoon wanneer welke gegevens over een bepaalde persoon raadpleegde en waarom

10 Beraadslaging FO 18 / /10 - wanneer werden fiscale gegevens opgevraagd - van welke personen werden fiscale gegevens opgevraagd - per bevraagde fiscale gegevens, de aanduiding voor welk aanvraagdossier die werden opgevraagd Op die logging zullen ook automatische controles worden geïmplementeerd die alerts triggeren indien er inconsistenties in de bevraging worden vastgesteld. 46. Rekening houdend met het feit dat misbruik maken van een toegang tot persoonsgegevens een strafbaar feit is, is het aangewezen dat de toekomstige loggings minstens gedurende 10 jaar bewaard worden. 47. De door de aanvrager genomen veiligheidsmaatregelen kunnen voor het overige als passend worden gekwalificeerd. 48. Voor wat de FOD Financiën betreft, bevat de aanvulling bij de machtigingsaanvraag ontvangen op 2 mei 2012 afdoende informatie inzake de beveiliging. Het Comité heeft dienaangaande geen bijzondere opmerkingen. OM DEZE REDENEN, het Comité acht dat er geen noodzaak is voor gegevensoverdracht door de FOD Financiën aan de aanvrager voor de betrokkenen die de maximale opvangprijs (willen) betalen (dus zonder financiële tegemoetkoming van de aanvrager voor kinderopvang; zie randnummers 19 en 20). machtigt de aanvrager en de FOD Financiën voor het overige om de verwerkingen bedoeld in de machtigingsaanvraag, uit te voeren, mits rekening wordt gehouden met de opmerkingen die hierboven worden uitgelegd (zie in het bijzonder randnummers 26, 39, 40 en 41). De Wnd. Administrateur, De Voorzitter, (get.) Patrick Van Wouwe (get.) Willem Debeuckelaere