Shop IT 12 Mei 2016 13-5-2016 1
I. Van waar komen we? 13-5-2016 2
13-5-2016 3
Nieuwe gemeentesecretaris sedert 01 mei 2014 = de ocmw-secretaris 2014 Agenda s en notulen worden opgemaakt in word Notulen : korte zinnen alleen bepaalde besluiten (bvb. toewijzingen) worden in beslissingsvorm weergegeven onduidelijk wanneer korte zin voldoende en wanneer beslissing moet.. 13-5-2016 4
13-5-2016 5
Nadelen van deze manier van werken - Veel te veel agendapunten - Voor de diensten vaak onduidelijk : beslissing of niet? - Er is geen vaste huisstijl -> tijdverlies voor het secretariaat - Tijdstip voor het indienen van agendapunten wordt niet gerespecteerd -> agenda wijzigt veel - Notulen opmaken neemt veel tijd in beslag 13-5-2016 6
13-5-2016 7
II. Waar willen we naar toe? 13-5-2016 8
Geautomatiseerd systeem Vastgelegd lettertype Vastgelegde timing Eenvoudig om te notuleren Daarnaast een nieuwe stijl van beslissingen en notulen met vaste rubrieken Op termijn naar uniforme manier van werken in gemeente en ocmw & evt. andere vergaderingen 13-5-2016 9
13-5-2016 10
Op zoek naar systeem van notulenbeheer Werkgroep notulen Secretariaat Beleidsmedewerker Communicatieambtenaar ICT er I. Welke systemen bestaan er? * gekende softwareleveranciers * door gemeentebesturen zelf ontwikkelde systemen : bvb. Bredene II. Softwareleveranciers waar Beernem mee samenwerkt voor pakketten : Schaubroeck en Cevi III. Volgen van demo s en uitnodigen om demo s te geven - op bezoek bij andere besturen die reeds pakketten gebruiken bvb. Tielt 13-5-2016 11
Zelf ontwikkelen geen optie ICT er = 1 persoon = heeft hiervoor de tijd niet Bestek geschreven en op basis van demo aantal softwareleveranciers aangeschreven die prijsofferte hebben ingediend E-Notulen : Schaubroeck meest voordelige regelmatige aanbieder ook op basis van demo voor ons bestuur meest interessant (eind 2014) 13-5-2016 12
III. En nu? 13-5-2016 13
13-5-2016 14
Welke uitdagingen? Nieuw softwarepakket -> weerstand? Nieuwe manier van werken -> diensten moeten zelf meer voorbereiden -> weerstand? Onderscheid : A punten (beslissing); B punten (kennisgeving); C-punten ( te bespreken) - van alles dient een beslissing te worden opgemaakt Nieuwe lay out -> kan iedereen zich hierin vinden? Van gelet op. Overwegende dat. naar mensentaal Ook voor mandatarissen nieuwe manier van werk - digitaal - ook mobiele versie wordt ingevoerd. 13-5-2016 15
Werkgroep Secretaris en secretariaat volgen opleiding enotulen (april 2015)-> pakket wordt geïnstalleerd bouwstenen worden aangereikt ( mei 2015) Werkgroep secretariaat (mei juni 2015) * bepalen van de lay out * inhoud van beslissing ** welke tekstvakken? * voorbeelden van andere besturen 13-5-2016 16
make-over notulen 13-5-2016 17
13-5-2016 18
13-5-2016 19
Start Secretariaat doet opstart in back office (juni september 2015) Sjablonen worden opgemaakt Aantal modellen van terugkerende punten worden aangemaakt Aantal voorbeeld beslissingen worden uitgewerkt Op basis van de algemene handleiding van Schaubroeck wordt een handleiding voor Beernem aangemaakt met printscreens Organisatie opleiding in Beernem door Schaubroeck en door beleidsmedewerker 13-5-2016 20
13-5-2016 21
Vanaf 01 oktober 2015 alle diensten via enotulen Secretariaat leest alles na Bijsturing alle diensten -> secretariaat - samen met de diensten Helpdesk van Schaubroeck -> aanpassen en oplossen Eind november 2015 -> de diensten goed ingewerkt Vanaf november 2015 mandatarissen via mobiele versie enotulen en ivote 13-5-2016 22
IV. Meerwaarde 13-5-2016 23
Meerwaarde Secretariaat : Voorbereiding vergt tijd- notulen worden vlot verwerkt Werken met sjablonen dus vaste lay out, zelfde lettertype Timing wordt of kan gerespecteerd worden Duidelijker beslissingen en alles in beslissingsvorm Zoekfunctie : er kan worden gezocht op trefwoord, vrij gemakkelijk om beslissingen terug te vinden Voordeel: kan worden uitgebreid voor andere vergaderingen - binnenkort invoeren voor gemeenteraadsleden, vakbondsoverleg, OCMW Frisse lay out, begrijpelijke teksten 13-5-2016 24
Diensten : Meerwaarde Werken met modellen - dupliceren van punten mogelijk - doorstromen naar andere vergaderingen mogelijk (cbs -> gr) Gemakkelijker om zaken op te zoeken en terug te vinden via trefwoord Zekerheid omtrent genomen beslissingen Alle bijlages blijven bij de beslissing zitten en zijn blijvend raadpleegbaar 13-5-2016 25
Mandatarissen : Meerwaarde - Er gaat meer tijd in de voorbereiding maar vergadering is goed voorbereid - Werken met ivote - punten waarmee iedereen het eens is zoals ontwerpbeslissing bepaalt -> w niet meer behandeld ter zitting - Opmerkingen bij agendapunt voor voltallige vergadering of eigen fractie, aan dienst, - De vergadering verloopt veel efficiënter en gaat veel sneller 13-5-2016 26
Mandatarissen: Meerwaarde De vergadering kan digitaal gevolgd worden en ook de beslissingen en annotaties kunnen gevolgd worden- bijlages kunnen ter zitting worden geraadpleegd Mandatarissen kunnen beslissingen opzoeken via zoekfunctie 13-5-2016 27
Alternatief gebruik : Kan worden gebruikt als digitale agenda met bijlages per agendapunt voor een vergadering: bvb. burgemeester gebruikt voor Zoneraad, zonecollege, politieraad, politiecollege edm. & kan via i-pad de bijlages per agendapunt openen - voordeel : niet nodig alles af te printen. 13-5-2016 28
V. Conclusie 13-5-2016 29
VI. Demo 13-5-2016 30
13-5-2016 31
13-5-2016 32