Provincie Gelderland Handleiding Indienen subsidieaanvraag Inhoudsopgave 1 Uw startpagina.. 2/ 3 2 Nieuwe subsidie aanvraag indienen.. 4 2.1 Introductie. 5 2.2 Algemene informatie 6 2.3 Subsidieaanvrager.. 6 / 9 2.4 Projectgegevens 9/ 10 2.5 Overige wettelijke vereisten 11 2.6 Financiele gegevens.. 12/ 13 2.7 Beoogde resultaten 14 2.8 Bijlagen.. 15/ 16 2.9 Ondertekening.. 17/ 18 2.10 Concept aanvraagformulieren.. 19 2.11 Ingediende aanvraagformulieren 19 1
1 Uw startpagina Nadat u bent ingelogd op het subsidieportaal wordt uw startpagina getoond. Rechtsboven in uw startpagina vindt u: Versie Hier wordt het versienummer van de applicatie getoond. Wilt u dit nummer bij het melden van een storing altijd vermelden. Ingelogd als Hier ziet u, met welke gebruikersnaam u bent ingelogd. Wachtwoord wijzigen Hiermee kunt u uw wachtwoord wijzigen. Uitloggen Door op uitloggen te klikken meldt u zich af bij het subsidieportaal. U bent dan niet meer ingelogd. Mijn Aanvraagformulieren Met deze knop gaat u naar de pagina waar u een overzicht vindt van uw aanvraagformulieren. Op deze pagina kunt u een nieuw aanvraagformulier aanmaken of een eerder opgeslagen aanvraagformulier bewerken. Eerder ingediende aanvraagformulieren worden hier bewaard en kunnen worden hergebruikt en worden ingezien. 2
Aan de linkerkant van het scherm: 2 Voordat u kunt beginnen Mijn ingediende aanvragen Onder deze tab ziet u alle subsidieaanvragen die u digitaal heeft ingediend en welke nog in behandeling zijn. U kunt hier de status verloop van uw aanvraag volgen. Intrekken Zolang de subsidieaanvraag nog in behandeling is, kunt u de subsidieaanvraag met deze knop intrekken. Zodra u de subsidieaanvraag heeft ingetrokken ontvangt de afdeling subsidieverlening hierover bericht en zullen alle werkzaamheden met betrekking tot deze subsidieaanvraag worden beëindigd. U ontvangt via de e-mail een bevestiging dat uw subsidieaanvraag is ingetrokken en niet meer in behandeling zal worden genomen. Mijn subsidies Alle subsidieaanvragen waarvoor al een beschikking is afgegeven en waarvoor rapportages dienen te worden ingediend. Details Om toegang tot een project te krijgen selecteert u een project uit de lijst Mijn Subsidies. Door op Details te klikken komt in het menu van het project en kunt u uw rapportages bekijken en beheren. De toegang tot het project kan hier door de eigenaar worden beheerd. Mijn berichten Onder deze tab zult u berichten vinden die van toepassing zijn op uw projecten. Hier kunt u bijvoorbeeld een aanvraag vinden voor aanvullende informatie op uw subsidieaanvraag of uw ingediende rapportages. Details Om toegang tot een bericht te krijgen selecteert u een bericht uit de lijst mijn berichten. Door op Details te klikken komt u in het menu van het bericht en kunt u uw bericht uitlezen en beantwoorden. 3
2 Nieuwe subsidie aanvraag indienen Klik op Mijn Aanvraagformulieren Met de knop Nieuw aanvraagformulier kunt u een nieuw aanvraagformulier aanmaken Hier kunt u een beschikbaar programma selecteren waarover u subsidie wilt aanvragen en dit bevestigen met OK 4
2.1 Introductie Op elke pagina van het digitale subsidieaanvraagformulier heeft u een aantal mogelijkheden. Printen U kunt uw subsidieaanvraagformulier uitprinten door op te klikken op uitprinten. Opslaan U kunt uw (deels) ingevulde subsidieaanvraagformulier bewaren door op opslaan te klikken. Het formulier wordt opgeslagen onder de kop Concept Aanvraagformulieren op de startpagina Mijn Aanvraagformulieren. Voortgangsbalk De voortgangsbalk geeft inzicht in hoe ver u met het invullen van het subsidieaanvraagformulier bent gevorderd. Volgende Door op volgende te klikken benadert u de volgende pagina en wordt uw aanvraagformulier automatisch opgeslagen. 5
2.2 Algemene informatie Vul onderstaande gegevens in: Projecttitel De naam / titel die u aan het project waarvoor u subsidie aanvraagt wilt geven. Door op vorige te klikken keert u terug naar de vorige pagina. Door op verder te klikken gaat u naar de volgende stap in het aanvraag proces. LET OP!! Wij raden u aan om hiervoor NIET de knoppen in uw browser te gebruiken. Het kan zijn dat de door u ingevoerde gegevens hiermee verloren gaan. Gebruik dus de knoppen vorige en verder in de applicatie. 2.3 Subsidieaanvrager In dit scherm geeft u aan welke rechtsvorm de subsidieaanvrager heeft, door het vakje voor uw keuze te selecteren. 6
Particulier Naam Vul hier uw achternaam in zonder tussenvoegsels. Tussenvoegsel Vul hier het tussenvoegsel van uw achternaam in. Voorletters Vul hier al uw voorletters in Dhr/Mevr. Selecteer het betreffende vakje. Titel Vul hier indien van toepassing uw titel. Telefoonnummer Vul hier uw tien cijferig telefoonnummer in. Mobielnummer Vul hier uw tiencijferig telefoonnummer in indien van toepassing E-mailadres Vul hier het e-mail adres in waarmee u de provincie wenst te corresponderen. NB: De velden gemarkeerd met een zijn verplicht. 7
Rechtspersoon (niet zijnde overheid) Rechtspersoon: Selecteer in het drop down menu het type rechtsvorm die van toepassing is. Organisatie: Naam Vul hier de naam in van de organisatie welke de subsidieaanvraag indient. Telefoonnummer Vul hier het tiencijferig telefoonnummer in van de organisatie. E-mailadres Vul hier het email adres in van de organisatie indien van toepassing. Contactpersoon: Achternaam Vul hier de achternaam van de contactpersoon in zonder tussenvoegsel. Voorletters Vul hier alle voorletters in van de contactpersoon. Tussenvoegsel Vul hier het tussenvoegsel van de achternaam van de contactpersoon in, indien van toepassing. 8
hr/mevr. Selecteer het betreffende vakje Titel Vul hier indien van toepassing de titel van de contactpersoon in. Functie bij het project Vul hier de functie in welke de contactpersoon voor het project vervuld. Telefoonnummer Vul hier het tiencijferig telefoonnummer in van de contactpersoon. Mobielnummer Vul hier het tiencijferig telefoonnummer in van de contactpersoon, indien van toepassing. E-mail adres Vul hier het e-mail adres in van de contactpersoon. N.B. De persoon die hier als contactpersoon wordt geregistreerd zal eigenaar worden van het project en dus de toegang tot het project kunnen beheren. Daarom dient het email adres wat wordt ingevuld een named account te zijn. Dus geen info@.. ect.. 2.4 Projectgegevens Geplande startdatum Vul hier de datum in waarop de projectactiviteiten worden gestart en de eerste kosten zijn / worden gemaakt. De uiterlijke startdatum is 2 maanden na de datum van de beschikking. Geplande einddatum Vul hier de datum in waarna geen (subsidiabele) kosten meer worden gemaakt en betaald mogen worden voor het project. 9
Doelstelling van het project Vul hier een korte uiteenzetting van de doelstelling(en) van het project in. Er kunnen maximaal 300 tekens worden gebruikt. Doelgroep Geef aan op welke doelgroep(en) het project zich richt. Korte beschrijving van de projectactiviteiten Vul hier een korte opsomming in van de aard van de activiteiten die in het kader van (het subsidiabele deel) van het project worden uitgevoerd. Er kunnen maximaal 300 tekens worden gebruikt. 10
2.5 Overige wettelijke vereisten Geef aan of het project binnen het bestemmingsplan valt indien van toepassing. Indien u kiest voor optie nee, dient u de datum in te voeren waarop u goedkeuring verwacht. Vul de verwachte datum in waarop goedkeuring wordt verwacht. Indien er vergunningen e.d. vereist zijn voor dit project selecteert u ja. Indien dit niet het geval is selecteert u nee. 11
2.6 Financiële gegevens Hier geeft u aan of u de BTW kunt terugvragen of compenseren. Indien u de vraag beantwoord met Ja of Gedeeltelijk, kunt u uw BTW nummer, indien bekend, in het volgende venster invullen. Bij het antwoord Gedeeltelijk wordt u gevraagd aan te geven om welk percentage het gaat. Hier vult u de kosten in die voor het project worden gemaakt. Let op: de bedragen dienen ingevuld te worden zonder punt of komma! Met Toevoegen kunt u meerdere kosten invullen. Met Berekenen toont het aanvraagformulier de totale kosten exclusief BTW. Het venster Bij: BTW over deze kosten is te bewerken indien het noodzakelijk is om de hoogte van het BTW bedrag bij te stellen. Klik nogmaals op Bereken. Het aanvraagformulier toont nu het subtotaal van de kosten inclusief BTW. En geeft tevens de mogelijkheid eventuele inkomsten/opbrengsten van het project in te vullen. Klik hierna op Bereken waarna het aanvraagformulier opnieuw het totaal van de kosten inclusief BTW toont. 12
Financiering door de aanvrager (eigen Bijdrage) Hier vult u het totaal van alle bijdragen in die u als aanvragende organisatie, al of niet gezamenlijk met de samenwerkingspartners bijdraagt aan het project. Financiering door derden Hier vult u per financier een regel in met de naam van de co financierende partij en het bedrag dat die partij bijdraagt. Nadat u op verder heeft geklikt toont het aanvraagformulier de verrekenbare BTW en de Gevraagde financiering van de Provincie. Nadat u op Bereken en controleer hebt geklikt toont het aanvraagformulier de totale financiering voor het project. 13
2.7 Beoogde resultaten Hier vult u per doelstellingsgebied zo goed mogelijk de aantallen meetbare eenheden in die u met uw projectactiviteiten beoogd. In het toelichtings venster kunt u een eventuele toelichting hierop geven. Hier kunnen maximaal 100 tekens worden gebruikt. 14
2.8 Bijlagen Uw aanvraag dient vergezeld te gaan van een aantal bijlagen. (In de programma specifieke vragenlijst kunnen eventueel nog aanvullende bijlagen worden gevraagd, welke u bij de optie extra bijlagen kunt uploaden) De programma specifieke vragenlijst: Dit formulier heeft u in het voorgaande onderdeel kunnen downloaden en invullen. Het Projectvoorstel: In het projectvoorstel geeft u in aanvulling op het formulier aan welke doelstellingen u met het project heeft en waarom deze binnen de subsidieregeling past. Ook geeft u aan met welke activiteiten u het doel wilt bereiken. Een onderbouwing van de kosten begroting: Dit omvat een toelichting op de noodzaak van de kostenpost, en de wijze waarop de aantallen en de prijzen zijn bepaald en een toelichting op de berekening van het totale bedrag van de BTW. Indien u voor een onderbouwing offertes en/ of bestekken beschikbaar heeft kunt u deze als extra bijlage toevoegen. Bewijzen van toegezegde financiering: Indien van toepassing dient u deze te onderbouwen middels bijvoorbeeld toezeggingsbrieven van de co financierende partij. Bankverklaring: Indien uw gewenste rekeningnummer nog niet bij de provincie bekend is voegt u een ongeldig gemaakte bankrekeningafschrift toe. Legitimatie: Een kopie van een geldig legitimatiebewijs (paspoort of identiteitskaart) U kunt kiezen om de bijlagen per post te verzenden of te uploaden. let op! bestanden die groter zijn dan 5 Mb graag verkleinen en als zip bestand verzenden Uploaden van bijlage 15
Klik op Bladeren, hierdoor komt u op uw eigen computer terecht waar u het betreffende document kunt selecteren. Selecteer het bestand en controleer of het juiste bestand in het upload venster wordt vermeld. Als het juiste document is geselecteerd klikt op voeg toe en de bijlage is toegevoegd aan het aanvraagformulier. 16
2.9 Ondertekening Lees de verklaring goed door en vermeldt plaats, datum en naam van bevoegde. Het gehele ingevulde aanvraagformulier wordt nu in een overzicht getoond voor controle, u kunt deze eventueel ook uitprinten voor eigen documentatie. Als alle ingevulde gegevens juist zijn klikt u op verzenden. Na het verzenden van het aanvraagformulier krijgt u nogmaals een overzicht welke tevens bedoeld is als ondertekeningsverklaring. Deze krijgt u ook per e-mail toegezonden. U kunt deze verklaring uitprinten en ondertekend naar het opgegeven adres sturen, of gescand voorzien van handtekening e-mailen naar: post@gelderland.nl 17
Op dit overzicht staat het zaaknummer vermeldt waaronder uw aanvraag is gearchiveerd bij de provincie. Wij verzoeken u bij alle correspondentie over uw project dit zaaknummer te vermelden. Door op de knop sluiten te klikken sluit u het aanvraagformulier af en keert u terug in uw startmenu. De door u ingediende aanvraag is nu zichtbaar in de tab Mijn ingediende aanvragen.` 18
2.10 Concept Aanvraagformulieren Uw aanvraagformulieren worden tussentijds opgeslagen als u de knop Volgende gebruikt. Dit gebeurt op een server bij de provincie. Dus niet meer op uw eigen harde schijf. U kunt een concept aanvraagformulier op ieder gewenst moment zodra u bent ingelogd bewerken. Met de blauwe knop openen opent u het opgeslagen aanvraagformulier en kunt het formulier bewerken, zoals beschreven bij nieuw aanvraagformulier. Met de rode prullenbak knop verwijdert u een concept aanvraagformulier. Deze is definitief weg en dus niet meer op te roepen. 2.11 Ingediende Aanvraagformulieren Ingediende aanvraagformulieren kunnen hier worden ingezien en eventueel worden herbruikt. Met de knop Inzien kunt de ingediende aanvraag inzien, maar niet meer bewerken. Met de knop Naar concept aanvraagformulier kopiëren, maakt u een kopie van het aanvraagformulier en wordt deze geplaatst onder de kop Concept aanvraagformulieren. De knop prullenbak (zie rode pijl) dient om de aanvraag te verwijderen. De ingediende aanvraag verdwijnt alleen van de pagina Mijn Aanvraagformulieren maar 19
lijft wel zichtbaar op uw startpagina van de subsidieportaal. Hier is echter geen functie meer om het aanvraagformulier in te zien. 20