Vergadering Bestuurlijk overleg stichting de Documentnummer Datum vergadering Contactpersoon 15I0004033 22 april 2015 N.Wesly Plaats vergadering Aanvang Doorkiesnummer B&W kamer 10.00 uur 5229456 Ontwerpverslag Aanwezig: Stichting De Verbeelding: F. Meijer en H. Griesen Gemeente: wethouder W. Prins, H. Bakker, K.W.Bruggeman en N.Wesly. Zeewolde Afwezig met kennisgeving: E.Plate. 1. Opening : Wethouder W.Prins opent de vergadering en heet iedereen welkom. Er wordt toestemming gevraagd om van deze vergadering een geluidsopname te maken. Dhr.Meijer geeft aan daar bezwaar tegen te hebben, waarna besloten wordt geen geluidsopname te maken maar wel een verslag te maken. 2. Mededelingen: Dhr.F.Meijer meldt dat de heer E.Plate verhinderd is. 3. Concept toekomstplan St. Verbeelding: Mw.Prins geeft aan het conceptplan met belangstelling gelezen te hebben. De layout ziet er prima uit. Op de inhoud zijn nog wel wat kanttekeningen te plaatsen: Waar is de relatie met de beleidsnota kunst en cultuur c q. de relatie met de maatschappelijke behoefte? Toetsingscriterium voor een subsidieaanvraag is het passen in het vigerende beleid. Deze is bovendien nodig als verantwoordingsdocument naar de raad. Dhr.F.Meijer geeft aan dat deze relatie niet letterlijk opgenomen is in het voorliggende plan. Het moet ook niet gezien worden als een subsidieaanvraag, maar als een koersdocument voor de toekomst, waarin gevraagd wordt om steun/instemming van college en raad. Het is de visie van de stichting voor de toekomst. Het gaat het stichtingsbestuur allereerst om de principiële vraag over het vinden van een gezamenlijk perspectief voor de Ontwerpverslag: bestuurlijk overleg stichjitng de
2 toekomst. Indien college en raad instemmen met het voorliggend toekomstplan wordt e.e.a. verder uitgewerkt voor een subsidieaanvraag. Mw.Prins geeft aan dat er blijkbaar verschillende verwachtingen en beelden bestaan voor dit gesprek. Dit plan moet passen in het kader dat geldt voor door de raad vastgesteld cultuurbeleid. Dhr.F.Meijer begrijpt dat dit zo werkt, maar is daarover tegelijkertijd verbaasd omdat de stichting niet genoemd is en naar zijn mening, ondanks ambtelijke toezeggingen niet betrokken is geweest bij de totstandkoming van het cultuurbeleid. Mw. Prins benadrukt nogmaals dat voor de stichting geen aparte rol/positie was toebedeeld in dat proces. Mw.Prins geeft aan dat in geen enkele beleidsnota instellingen worden beschreven en de uitgangspunten van het beleid hen wel binden. Er wordt door geen enkele instelling vooraf met een plan ingestemd. Dhr.H.Griesen vraagt hoe de gemeente de toekomst van de Verbeelding ziet. Mw.Prins antwoordt dat het de taak is van de stichting om daarvoor met een goed plan te komen en zij dit nu ook verwacht had. Dhr. Meijer geeft aan dat juist dit plan nu voorligt. Dhr.K.W. Bruggeman voegt toe dat dit plan gezien moet worden in de juiste context. Dit is een beleidsplan van de stichting. Het kan dienen als achterliggend stuk als de subsidieaanvraag er ligt. De verbinding met de beleidsuitgangspunten is expliciet nodig om subsidie te kunnen ontvangen. Dhr.F.Meijer is van mening dat er sprake is van een gezamenlijk belang voor stichting en gemeente: nl. een invulling voor het gebouw Paviljoen de verbeelding op het gebied van kunst en cultuur. Daartoe heeft de raad hen opdracht gegeven. Mw.Prins geeft aan dat het voorliggende plan gebaseerd is op een aantal peilers die onbespreekbaar zijn. Bijvoorbeeld het sluiten van een intentieovereenkomst voor onbepaalde tijd en het verlengen van de gebruikersovereenkomst voor onbepaalde tijd tegen dezelfde condities, maar met inachtneming van de bepalingen in het nieuwe bestemmingplan. Dhr.F.Meijer wil graag deze toekomstvisie delen met de gemeente. Hij geeft aan dat na 2019 dan wel de subsidieregeling stopt ( aanvullende subsidie voor 3 jaar gevraagd) maar er geen einde is in de relatie met de stichting over het gebouw. Dit plan voorziet in een lange termijn perspectief en is de eerste stap om deze te bereiken: de eerste 3 jaar de exploitatie passend krijgen. Hij is van mening dat de gebruikersovereenkomst derhalve een langere periode zal moeten kennen. Daarom spreekt de stichting graag van onbepaalde tijd, maar ziet graag een voorstel van de jurist van de gemeente hierover tegemoet.
3 Dit laatste wordt voor kennisgeving aangenomen. Dhr.K.W.Bruggeman vraagt hoe de stichting zijn lange termijn perspectief ziet, zonder subsidie. Dh.F.Meijer geeft aan dat het niet gaat om het voortbestaan van de stichting. Die is niet belangrijk. Het gaat om de invulling van het Paviljoen. Wethouder W.Prins geeft aan dat de opdracht aan de stichting niet is om het gebouw het Paviljoen in stand te houden. Dhr.K.W.Bruggeman geeft aan dat de Raad duidelijk aan de stichting als organisatie een opdracht heeft gegeven die moet passen in het programma kunst en cultuur. Het gaat niet om het pand het Paviljoen. Dhr.F.Meijer is van mening dat de opdracht aan de stichting wel degelijk begint bij de instandhouding van het paviljoen als paviljoen van kunst en cultuur. Hij verzoekt om hier desnoods de oorspronkelijke stukken uit 2010 en 2011 bij te halen, om deze onduidelijkheid weg te nemen. De stichting en het paviljoen zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Hij is van mening dat de discussie in de raadscommissie van februari niet zozeer ging over de stichting maar vooral over het Paviljoen. De heer Meijer is van mening dat de stichting immers ten dienste staat van het Paviljoen; is geen doel op zich. Mw.Prins geeft aan dat de raad niet de opdracht heeft gegeven om iets met het Paviljoen te doen, maar opnieuw samen in gesprek te gaan over de voortzetting van de activiteiten. De afdeling Ruimte gaat over het gemeentelijk vastgoed en er zijn diverse mogelijkheden om het pand in de markt te zetten. Dhr.H.Griesen geeft aan dat in de raad gesproken is over het pand als en sieraad voor het dorp, dat iets kan betekenen voor kunst en cultuur. Mw.Prins geeft aan dat dit niet hetzelfde is als dat de raad de opdracht zou hebben geven om een plan te maken voor de toekomst van het gebouw. Dit gesprek moet gaan over de eventuele voortzetting van de subsidie na 1 januari 2016. Wij hebben volledigheidshalve de geluidsband van de raadsvergadering geheel afgeluisterd. Geconcludeerd wordt dat de verwachtingen verschillend zijn. Dhr.F.Meijer is van mening dat dit het geval is vanaf de start in 2009. Daarom werd er ook een ander beeld verwacht bij het evaluatierapport over de afgelopen 5 jaar. Het gebouw is de aanleiding waarom de stichting destijds is gestart. Hen is gevraagd iets met het pand Paviljoen te doen, dat destijds leeg stond. Nu wordt een volgende stap voorbereid. Dit plan is de toekomstvisie daartoe. Daartoe heeft de stichting de ervaring van een aantal deskundigen erbij betrokken, zo divers mogelijk, die het programma gevuld hebben, aansluitend bij het pand. De raad heeft aangegeven dat de stichting te zijner tijd op eigen benen moet staan. Mw.Prins geeft aan altijd in gesprek te zijn met de stichting als organisatie. Er is nergens een opdracht gegeven door de raad voor de instandhouding van
het gebouw. Dhr.K.W.Bruggeman geeft aan wel de perceptie van de stichting te begrijpen vanuit het verleden. Mw.Prins geeft aan dat er geen sprake is/kan zijn van een gezamenlijk plan. Daarvoor zitten beide partijen er te verschillend in. Het is blijkbaar nodig om een nieuwe opdracht te halen bij de raad: de mogelijkheden voor het voortbestaan van het Paviljoen zijn dan breder en is er dan ook sprake van een heel ander gesprek. Qua planning wordt dan gericht op de raadsvergadering van oktober. De stichting heeft dan ook de tijd om opnieuw te kijken naar het ingediende plan. Mw.Prins kan tussentijds bij de raad verslag uitbrengen van dit overleg en vragen wat de raad nu wil. Dit onderliggende plan is niet geschikt voor de aanvraag voor financiële voortzetting na 1 januari 2016. Dhr. Meijer betreurt dit ten zeerste. Volgens hem is de opdracht van de raad duidelijk en is het voorliggend plan hierop een duidelijk antwoord. Wel geeft hij aan dat de inhoudelijk gemaakte opmerkingen over met name de relatie met de cultuurnota terecht zijn. In de definitieve versie zal hier een aparte paragraaf aan gewijd worden. Ook kan de subsidieaanvraag gelijktijdig worden ingediend. Dhr.H.Griesen geeft aan dat de stichting een aanvulling kan schrijven, waarin de aansluiting met de cultuurnota wordt gelegd en dan de subsidieaanvraag eraan toevoegen, maar zitten we dan over 3 jaar niet weer opnieuw om de tafel? Mw.Prins bevestigt dit. De gemeente is eigenaar van het pand. Als eigenaar bepalen we wat we willen met dat pand. Voorbeeld wordt aangehaald van Stichting Wolderwelzijn en het pand de Meermin. Dhr.H.Bakker vraagt waarop de subsidie van de afgelopen 5 jaar gebaseerd was. Volgens dhr.meijer is die gebaseerd op het visiedocument dat in 2010 geaccordeerd is. Dhr. Bruggeman geeft aan dat de jaarlijkse subsidie steeds verleend en verantwoord is op basis van de activiteiten. Onze subsidieverordening kent geen exploitatie subsidie. Er is bovendien geen subsidie nodig om het gebouw in stand te houden, omdat de gemeente zelf eigenaar is van het gebouw. Dhr.H.Griesen is van mening dat middels de opstelling van de samenwerkings- en ingebruikgevingsovereenkomst toch de doelstellingen omschreven zijn, waarbij de periode van 5 jaar uitgangspunt was. Volgens dhr.k.w.bruggeman is de stichting destijds opgericht om de exploitatie van de activiteiten mogelijk te maken, nu is er blijkbaar nog aanvullend subsidie nodig om dat traject door te zetten totdat de stichting op eigen benen kan staan. Ter vergelijking : de gemeente geeft ook andere gebouwen om niet, waarvan het gebruik vervolgens geregeld wordt middels een ingebruikgevingsovereenkomst. Dhr.F.Meijer is van mening dat dit voorliggende plan een verlengstuk is van de eerste afspraken met college en raad. 4
5 Mw.Prins vraagt of het dan de bedoeling is dit plan voor te leggen aan de raad? Dhr.H.Bakker waarschuwt dat de grondslag voor subsidie dus ontbreekt! Dhr.K.W.Bruggeman is van mening dat dit plan dan gezien moet worden als een aanvraag van de stichting om subsidie, niet voor het pand. Hij merkt bovendien op dat de vraag van de stichting om het gebruik voort te zetten onder dezelfde condities niet kan. Voortzetting moet gezien worden in de context van nu. Mw.Prins geeft beide mogelijkheden aan: 1: bij raad terugkoppeling geven van dit gesprek en vragen om een nieuwe heldere opdracht. 2: Dit plan zo indienen. Blijven er wel nog diverse vragen staan over de begroting: -de subsidie aan de cultuurmakelaar ontbreekt in de inkomstenkant; -zichtbaar maken van de huur ten gevolge van de wet markt en overheid; -onderbouwing van de opgenomen inkomsten (waarop gebaseerd) en het onderscheid tussen zakelijke en maatschappelijke verhuur (zijn er al ondertekende contracten?); -ook ontbreekt de toelichting van de opgenomen opbrengsten. Dhr.F.Meijer geeft aan toch tot een subsidieaanvraag over te gaan. Over de cultuureducatie wordt opgemerkt dat de subsidie (verantwoording) over de cultuurmakelaar apart moet worden ingediend. Dat is volgens dhr.h.griesen veel dubbel werk, waar ook extra kosten/tijd mee gemoeid zijn. Omdat dit echter een aparte regeling betreft moet die ook apart verantwoord worden. Dit geldt helaas voor meer instellingen. De verstrekte subsidie moet wel zichtbaar zijn in de begroting van de stichting. Mw.Prins haalt een memo aan over de cultuureducatie, geschreven door de stichting en inmiddels verspreid aan de scholen. Zij betreurt het dat de gemeente niet eerder op de hoogte is/betrokken is bij dit stuk en het ook niet toegezonden heeft gekregen. Nu worden er aannames geuit aan externe partijen waarover geen overeenstemming is (bijvoorbeeld de steunpuntfunctie). De gemeente is bovendien van mening dat de cultuureducatie nu erg kwetsbaar is; afhankelijk van één persoon (de cultuurmakelaar, die het prima doet) maar binnen de cultuureducatie de scholen meer zelf initiatief dienen te nemen (meer aan deskundigheidstrainingen en beleidsplannen opstellen). Cultuureducatie is bedoeld binnen schooltijd en de cultuurmakelaarsrol ook buiten schooltijd. Afgesproken wordt daarover in een apart overleg verder door te praten.
Dhr. Meijer geeft aan dat de memo inderdaad met de gemeente besproken had moeten worden. Hij plaatst daarbij wel de kanttekening dat er niet een compleet nieuw stuk op tafel ligt. De inhoud van de memo is voor 90% een voortzetting van het in 2011 door de gemeente geaccordeerde plan over de invulling van de combinatiefunctionarisregeling. Inmiddels zijn er wel wat zaken veranderd, maar mw. Prins geeft aan in een apart gesprek hierop terug te komen. Hoe nu verder? Mw.Prins probeert tot afrondende afspraken te komen over het vervolg van dit proces: -vastgesteld wordt dat dit onderliggende plan gezien moet worden als een concept plan. - de stichting zorgt voor een beleidsinhoudelijke aanvulling en toelichting op de begrotingsvragen. - de stichting dient een definitief plan in én een subsidieaanvraag voor 2016, waarbij de stichting in de begeleidende brief aan de raad de vraag zal stellen of de uitgangspunten van de visie gedeeld worden. Planning: -Verslag van dit overleg toesturen vóór 1 mei a.s. - indienen definitief plan van de stichting voor medio juni (nodig i.v.m. de raad van oktober). Afgesproken wordt om tussentijds aan de raadscommissie middels een memo te laten weten dat we in gesprek zijn. De raad heeft geen strikte termijn gesteld. Wethouder Prins sluit om 12.15 uur dit overleg af. 6 -------------------------------