Meer zicht op risico s voor expats en internationaal mobiele werknemers Zowel nationale als internationale bedrijven sturen steeds vaker medewerkers naar risicovolle landen in Zuid-Amerika, Azië, het Midden-Oosten en Afrika. Niet alleen expats, die langere tijd in het buitenland verblijven, maar ook zakenreizigers, die op incidentele basis naar het buitenland gaan. Het is daarom van belang dat bedrijven een veiligheidsprotocol voorhanden hebben voor deze werknemers. De ervaring leert echter dat zo n protocol niet vaak voorhanden is. Daardoor kunnen bedrijven niet adequaat reageren op een crisissituatie. Uit onderzoeken die Aon heeft uitgevoerd, blijkt dat de wereld er de afgelopen periode niet veiliger op is geworden. Dat vraagt om aanpassingen van zowel werkgever als werknemer. Verder komt naar voren dat niet alleen het type internationaal mobiele werknemer verandert, maar ook de duur en het type uitzending. In deze whitepaper geeft Aon Hewitt antwoord op de vraag hoe bedrijven, universiteiten en non-profit organisaties om moeten gaan met hun verantwoordelijkheid ten aanzien van de veiligheid en het welzijn van expatriates en internationaal mobiele werknemers. Inhoud: 1 Inleiding 2 2 Ontwikkelingen 2 3 Probleemstelling 4 4 Oplossing van probleem 4 5 Aanbevelingen 5 6 Conclusie 7
1 Inleiding Te midden van groeiende internationalisering sturen bedrijven steeds vaker medewerkers naar het buitenland. Soms voor enkele jaren, maar steeds vaker ook voor kortere perioden. Tegelijk is de veiligheid in de wereld er de afgelopen jaren niet groter op geworden. Dat betekent dat bedrijven en hun internationaal mobiele werknemers steeds meer bloot komen te staan aan risico s. Het is de vraag in hoeverre bedrijven zich bewust zijn van deze risico s en weten welke maatregelen ze moeten nemen. Uit onderzoek van Aon blijkt dat veel ondernemingen niet goed zicht hebben op de financiële gevolgen van eventuele calamiteiten, zoals ontvoeringen en natuurrampen zoals de aswolk en de tsunami. Daarnaast zijn de verzekeringen en de mogelijke persoonlijke schade die hun expats en zakenreizigers kunnen oplopen vaak niet goed op elkaar afgestemd. Het is daarom van groot belang dat de betrokken bedrijven in het bezit zijn van een veiligheidsprotocol. Concreet betekent dit onder meer dat zij en de expats zelf op de hoogte moeten zijn van de meest actuele ontwikkelingen in een land, zodat ze later niet voor verrassingen komen te staan. Het betekent ook dat de global mobility managers, risk & insurance managers en HR-directors binnen een onderneming meer verantwoordelijkheden krijgen. Zij coördineren niet alleen, maar krijgen ook te maken met zaken als veiligheid en risicomanagement. De toenemende mobiliteit en groeiende risico s betekenen ook dat aan de internationaal mobiele werknemers zelf de nodige eisen mogen worden gesteld. Zij moeten niet alleen goed geschoold zijn maar ook over de nodige ervaring beschikken. Een ongeluk zit in een klein hoekje en juist op zo n moment kan ervaring het verschil maken. Een goede voorbereiding in de vorm van training is aan te bevelen. Een bedrijf moet daarnaast goed weten welke risico s aan een reis kleven. Het opstellen van een veiligheidsprotocol is geen eenvoudige opgave en niet alle bedrijven beschikken over de benodigde kennis. Voor deze ondernemingen is het raadzaam om de hulp in te roepen van externe adviseurs. Groeiende internationalisering, toenemende onrust in de wereld en het stijgende aantal expats onderstrepen het belang van een gedegen voorbereiding tot uitzending en dus ook van de noodzaak van het opstellen van zo n protocol. 2 Ontwikkelingen Latijns-Amerikaanse, Aziatische maar vooral Europese bedrijven laten een sterke toename zien van het aantal expatriates. De reden voor deze toename is dat veel bedrijven expansie zoeken buiten hun eigen landsgrenzen. Tevens zijn ze op zoek naar nieuwe afzetgebieden en goedkopere productie- en kennismogelijkheden. Aan de andere kant zien wij ook dat een aantal multinationale bedrijven een daling vertoont in het aantal expatriates, omdat deze ondernemingen steeds vaker gebruik maken van lokaal geschoolde werknemers. Uiteraard is het van belang om deze lokaal geworven medewerkers te begeleiden in de opstartfase. Om deze periode zo effectief mogelijk in te vullen, maken deze bedrijven gebruik van eigen werknemers dat voor een korte periode (maximaal één jaar) wordt uitgezonden. Deze groep medewerkers, zaken-/ projectreizigers genoemd, beschikken over specifieke kennis en zijn flexibel inzetbaar. 2
Risico s De meest belangrijke risico s bij internationale mobiliteit zijn: terrorisme; kidnap voor losgeld; - de laatste zes jaar is het aantal ontvoeringen verdubbeld - 10.000 per jaar, waarvan 10% zakelijke reizigers criminaliteit; burgeropstanden en burgeroorlogen; verkeersongevallen; medische risico s. Verplichtingen werkgevers Werkgevers hebben een aantal verplichtingen waaraan ze moeten voldoen als ze expats in dienst hebben of medewerkers die op incidentele basis naar het buitenland gaan. Zo moeten ze: Werknemers informeren over de risico s van internationale mobiliteit (reizen) en vooraf de veiligheid beoordelen van operationele locaties. Voor voldoende informatie zorgen over risico s, veiligheid en advies en training geven aan de medewerkers die naar risicovolle gebieden worden uitgezonden. Werknemers voorbereiden op internationale mobiliteit en een travelrisk protocol voorhanden hebben. Procedures opstellen voor de aanpak van reisgerelateerde incidenten. Een behoorlijke verzekering afsluiten die dekking biedt voor schade van de werknemers (art. 7:611 BW). Organisaties hebben meer dan voorheen een zorgplicht om hun werknemers te beschermen bij zakenreizen. De risico s waarmee deze werknemers worden geconfronteerd, zijn sterk verhoogd en variëren van medische problemen en het uitvallen van transportverbindingen door natuurrampen, tot ernstige bedreigingen van de veiligheid en imagoschade. Nieuw type opdrachten Op het gebied van werken met expats zijn enkele veranderingen gaande. Aon Hewitt constateert de volgende nieuwe ontwikkelingen: Kortetermijnuitzendingen en projectmatige uitzendingen zijn in sterke mate aan het opkomen. Deze specifieke groep medewerkers kan echter ook worden ingezet om problemen op te lossen die lokale medewerkers niet kunnen oplossen. Andere redenen zijn uit kostenoogpunt of familieverplichtingen. Langetermijnuitzendingen van gemiddeld vijf jaar worden ingekort tot maximaal drie jaar. Bedrijven zoeken steeds vaker een lokale oplossing voor uitzendingen die langer dan vijf jaar dreigen te duren. Meer verschillende nationaliteiten behoren tot de groep internationaal mobiele werknemers en het aantal intraregionale uitzendingen neemt toe. Gezinssamenstellingen veranderen met meer duo-inkomenssituaties, meer vrouwelijke expats en een toename van single werknemers. 3
Nieuw type expat: expatriate Bij het opkomen van nieuwe markten in Zuid-Amerika, Afrika en Azië ontstaat er een nieuw soort internationaal mobiele werknemer: expatriates; werknemers die van project A naar project B gaan en van B naar C. Deze werknemers kunnen niet worden gezien als de traditionele expats die gedurende drie tot vijf jaar op één vaste plek verblijven, maar meer als de nieuwe internationale nomaden. Ze moeten ook niet verward worden met zakenreizigers die voor een incidentele klus de grens over moeten. Steeds meer multinationale bedrijven maken gebruik van deze nieuwe groep. De belangrijkste eigenschappen van deze groep zijn: flexibel inzetbaar van project naar project; heeft geen vaste verblijf- of standplaats (home base); kan snel en effectief wereldwijd worden ingezet; is geen standaard expat; is tussen de 25-35 jaar; spreekt verschillende talen; is avontuurlijk en zeer gemotiveerd om de wereld te ontdekken; maakt gebruik van verschillende vormen van sociale media (internet gedreven). 3 Probleemstelling Wat opvalt, is dat op sociale media vaak wordt gesproken over de business opportunities die vanuit internationale expansie te behalen zijn. Waar het bedrijfsleven onvoldoende bij stil staat, zijn de gevaren die internationaal reizen met zich meebrengt. Een werkgever kan denken dat een verzekering meer dan voldoende is. Echter, in een levensbedreigende crisissituatie ontstaan er andere krachten die een negatieve invloed hebben op het beslisproces. Wie draagt dan welke verantwoordelijkheid en wie krijgt dan de regie? Zonder de juiste protocollen ligt de aansprakelijkheid volledig bij de werkgever, die te maken kan krijgen met negatieve financiële consequenties alsmede ernstige merk- en reputatieschade. Onvoldoende aandacht voor medische en persoonlijke veiligheid Als werknemers over de hele wereld reizen, worden ze blootgesteld aan meerdere medische- en veiligheidsrisico s, veroorzaakt door mens of natuur. De impact kan variëren van een klein ongemak tot een incident met een ernstige verwonding of dodelijke afloop. Uit het onderzoek van Aon is gebleken dat bedrijven in onvoldoende mate beschikken over een global mobility plan om hun internationaal mobiele medewerkers te beschermen, risico s te beheersen en te reageren op incidenten. Onvoldoende aandacht voor Expatriate Risk Management Bedrijven geven aan onvoldoende inzichtelijk te hebben wat de financiële gevolgen zijn bij calamiteiten in het buitenland. Daarnaast blijkt dat compliance steeds vaker onvoldoende in kaart is gebracht en dat internationale verzekeringsproducten als medische dekking, ongevallen, zakenreis- en persoonlijkeschade onvoldoende op elkaar zijn afgestemd. Dat maakt dat de rol van de global mobility manager de aankomende jaren sterk zal gaan veranderen. Naast de coördinerende taak wordt de taak van de global mobility manager uitgebreid met veiligheid en risicobeheersing. Of te wel: Expatriate Risk Management. 4 Oplossing van probleem Voor de werkgever is het van belang dat die een gedetailleerde Travel Risk Analysis uitvoert om zo volledig te begrijpen en te beoordelen hoe de organisatie omgaat met de risico s van internationaal reizen. Is er 4
een risicobeleid voorhanden? Wat is hierin het bestaande beleid en wat is de procedure aangaande crisisbeheersing en planning? Welke verzekeringsprogramma s zijn momenteel voorhanden? Belangrijk hierbij is dat de relevante belanghebbenden, zoals de risk & insurancemanager, HR-director, operations director, security director en andere senior executives gezamenlijk een duidelijk inzicht krijgen welk risicoprofiel van toepassing is op hun internationaal mobiele werknemers. Deze groep werknemers dient men te splitsen in langetermijnuitzendingen en kortetermijnuitzendingen. Een sluitend risicoprofiel moet te evalueren zijn en moet in ieder geval de volgende elementen bevatten: Reisprofiel: het vastleggen van gedetailleerde informatie over de omvang van de reizigers. Wat is hun ervaring, welke reispatronen zijn erop van toepassing en wat is de ervaring bij het reizen naar bekende, normale bestemmingen en bestemmingen met een verhoogd risico. Reisprocedures: het maken van een evaluatie van bestaande reisprocedures, crisisbeheersingsplannen, crisiscommunicatieplannen, medische bedrijfsprocessen en beveiligingsmechanismen. Maar ook een evaluatie van de rolverdeling en verantwoordelijkheden. Verzekeringen en third party review: welke regelingen heeft de werkgever afgenomen ten aanzien van business travel, ongevallen, persoonlijke ongevallen, aansprakelijkheid, kidnap & ransom, afpersing en mogelijk andere aanverwante verzekeringen? Zijn er lopende overeenkomsten en regelingen met medische instanties en Security Response-agentschappen of andere partijen en wat is de samenhang tussen deze regelingen en partijen? 5 Aanbevelingen Tijdens de recente gebeurtenissen in Noord-Afrika en het Midden-Oosten heeft Aon Hewitt organisaties bijgestaan met evacuaties, crisisbeheersing en strategische besluitvorming. Vanuit dit inzicht is een aantal belangrijke ontwikkelingen vastgesteld op het gebied van internationale mobiliteit. Travel risk analysis Awareness Risk managed travel Incident management Onze ervaring op het gebied van internationale mobiliteit leert dat werkgevers preventie en veiligheid niet altijd als hoogste prioriteit ervaren. Ook de internationaal mobiele werknemer is zich er onvoldoende van bewust welke risico s verbonden zijn aan een internationale korte- of langetermijnuitzending. De veiligheid in de wereld verandert ongemerkt. Waar het eerst veilig leek te zijn, kan de situatie zomaar omslaan. Werkgevers en werknemers dienen zich bewust te zijn van de risico s die verbonden zijn aan internationaal reizen. Daarnaast is het voor de werkgever van belang dat hij zijn verantwoordelijkheid neemt voor het welzijn en de veiligheid van zijn uitgezonden werknemers. De werknemer verwacht immers in een crisissituatie professionele hulp van zijn werkgever. Het niet kunnen voldoen aan deze verwachtingen schaadt het imago van het bedrijf en zorgt voor een negatieve beeldvorming met mogelijk ernstige financiële gevolgen voor de werkgever en/of de werknemer. 5
Belangrijke uitgangspunten die in ieder geval bekend en geregeld moeten zijn, zijn te verdelen in drie fases: Anticipatiefase Het samenstellen van een travel managementstrategie op basis van landenanalyses en het samenstellen van een intern risicoproces, zoals: Het voorbereiden en beschermen van een werknemer op zijn reis naar risicovolle landen. Zorg dat de werknemers die worden uitgezonden naar een ander land, opgeleid en ervaren zijn. Bij veiligheid komt het aan op veel kleine beslissingen. Vaak worden deze genomen op basis van individuele ervaringen, of het gebrek daaraan. Het constant monitoren van de lokale en wereldwijde risico s zodat medewerkers vooraf op de hoogte zijn van mogelijke gevaren. Het aanwezig hebben en vooral up-to-date houden van veiligheidsprocedures op het moment dat het mis zou kunnen gaan door binnenlandse onrust, kidnapping, terrorisme of bij ongevallen. Het creëren van een veiligheids- en verzekeringsplan dat direct in werking treedt bij een calamiteit. Dit zorgt niet alleen voor een vermindering van de risico s, maar ook van de aansprakelijkheid van de werkgever. Preventiefase Zorg altijd voor goede, actuele informatie. Dit geldt voor zowel de werknemers in het veld, als voor de werknemers op het hoofdkantoor. Informatie uit publieke bronnen als televisienieuws, newswires en sociale media is van onschatbare waarde, evenals uit gespecialiseerde bronnen zoals veiligheidsanalyses van gespecialiseerde organisaties. Maak uw risico s inzichtelijk. Werk van uur tot uur samen met de mensen in het veld om vast te stellen welk soort risico s voor het bedrijf acceptabel zijn. Mogen werknemers bijvoorbeeld proberen het vliegveld te bereiken of moeten zij absoluut in hun accommodatie blijven? Het verzorgen van veiligheidstrainingen voorafgaand aan de zakenreis. Dit kan bijvoorbeeld via een online module. Het afsluiten van een dekkende medische- en/of zakenreisverzekering met ongevallendekking plus een volledige molest clausule. 6
Reactiefase Wanneer er daadwerkelijk iets gebeurt, is het voor werkgevers van belang snel te handelen en de regie in handen te nemen. De uiteindelijke beslissing om te evacueren ligt bij het hoofdkantoor. Het individu in het veld verliest al snel overzicht en kan emotioneel betrokken raken. Laat de uiteindelijke beslissing om te gaan of te blijven over aan iemand die niet situationeel betrokken is. Het is van groot belang dat in het eerste uur van een crisis de juiste beslissing wordt genomen. De werkgever zou zich altijd moeten laten informeren door een extern crisisteam als er onvoldoende interne kennis van zaken is. Laat u desgewenst professioneel ondersteunen bij het opstellen van risicoprogramma s, evacuatieprogramma s en pre-deployment informatie. Dit maakt dat de veiligheidsaspecten van internationaal reizen altijd om maatwerk vragen en waarin de werkgever zich geen standaardoplossingen kan veroorloven. 6 Conclusie Bedrijven met internationaal mobiele werknemers hebben lang niet altijd goed zicht op de financiële risico s die ze in het buitenland lopen. Verder blijkt dat de internationale verzekeringen die ze hebben lopen en mogelijke persoonlijke schade onvoldoende op elkaar zijn afgestemd. Daardoor kunnen zij en ook hun expats tijdens een calamiteit voor onaangename verassingen komen te staan. Het is daarom van groot belang dat de betrokken ondernemingen over een veiligheidsprotocol beschikken. Ze moeten goed zicht hebben op de risico s in landen waar de betrokken werknemers naartoe worden gestuurd en in het bezit zijn van informatie die up-to-date is. Tijdens een calamiteit moet binnen een organisatie sprake zijn van een heldere taakverdeling. Het besluit tot bijvoorbeeld evacuatie moet op het hoofdkantoor worden genomen. Door de toegenomen risico s zullen de verantwoordelijkheden van de global mobility manager, risk & insurance manager en HR-director toenemen. Voor bedrijven is het van belang dat zij met ervaren en goed opgeleide werknemers werken die goed voorbereid op reis gaan en de mogelijke risico s kennen. Een ongeluk zit in een klein hoekje en een ervaren medewerker kan in zo n situatie het verschil maken. De expats op hun beurt mogen er vanuit gaan dat zij bij hun werkgever ook tijdens een calamiteit in goede handen zijn. Het opstellen van een veiligheidsprotocol is een ingewikkeld proces waarbij externe hulp noodzakelijk kan zijn als de benodigde kennis binnen een bedrijf niet voorhanden is. De groeiende internationalisering, de daarmee gepaard gaande groei van het aantal expatriates en de onrust op diverse plaatsen in de wereld, onderstrepen de noodzaak tot een veiligheidsprotocol. 7
Arno Rietveld Arno Rietveld is senior consultant van Aon Hewitt Expatriate Services en heeft als aandachtsgebieden Veiligheid & Employee Benefitsregelingen ten behoeve van internationale mobiliteit. Hij ondersteunt bedrijven bij het inzichtelijk maken van de risico s en het verminderen van de kwetsbaarheden op het vlak van internationale mobiliteit. Hij begeleidt bedrijven bij het opstellen van risicoprofielen en verzorgt de inrichting van de internationale employee benefits en veiligheidsregelingen. Hij is specialist op het gebied van internationale programma s op de gebieden zorg, inkomen en veiligheid. Contact Voor meer informatie over risico s voor expats en de oplossingen die Aon Hewitt kan bieden, kunt u contact opnemen met: Arno Rietveld T. 010-448 8217 M. 06 534 203 77 E. arno.rietveld@aonhewitt.com Over Aon Hewitt Aon Hewitt is wereldwijd marktleider in Human Resources Management, Consultancy en Outsourcing. Het bedrijf adviseert organisaties bij het oplossen van complexe vraagstukken op het gebied van arbeidsvoorwaarden, talent management en daarmee samenhangende financiële uitdagingen. Aon Hewitt ontwerpt, implementeert, communiceert en beheert een breed scala aan oplossingen op het gebied van menselijk kapitaal, pensioenen, beleggingsbeheer, zorg, beloningen, verzekeringen en talent management. Hiermee verhoogt Aon Hewitt het rendement op het belangrijkste kapitaal van organisaties: hun medewerkers. Het bedrijf telt wereldwijd meer dan 29.000 professionals in 90 landen. Aon Hewitt is onderdeel van verzekeringsmakelaar en risicoadviseur Aon Corporation, Chicago, USA. Het wereldwijde Aon-netwerk omvat circa 500 kantoren in meer dan 120 landen en heeft ruim 59.000 medewerkers. Meer informatie: www.aonhewitt.com. 2011 Aon Hewitt Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze rapportage mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of op enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Aon Hewitt. 6960aa 8