Payroll Monitor Projectvoorstel 2013

Transcriptie

1 Payroll Monitor Projectvoorstel 2013 Daniël Rijnbeek Managing Consultant Corporate Wellness

2 Inhoudsopgave 1 Sociale verzekeringen Inleiding Onze dienstverlening Payroll Monitor Condities Projectplan Payroll Monitor Voorbeelden van gerealiseerde besparingen Algemene voorwaarden Aon Hewitt Over Aon Heeft u vragen? Akkoordverklaring

3 1 Sociale verzekeringen 1.1 Inleiding Sociale verzekeringen zijn door snel wijzigende wetgeving een complex geheel geworden. De werkgever wordt geacht alle ontwikkelingen bij te houden en juist toe te passen binnen de eigen organisatie. Dit is geen eenvoudige opgave. Daar komt bij dat bepaalde gegevens van de belastingdienst of tekortkomingen in het salarisadministratiesysteem vaak moeilijk zijn te controleren en/of aan te passen. Door middel van onze onderzoeken wordt een nulmeting uitgevoerd en ontstaat een moment waarop de administratie op alle mogelijke fouten is doorgelicht en in lijn ligt met de administraties van het UWV en de belastingdienst. Onderstaand totaalschema geeft weer wat wij bieden en welke voordelen dit u oplevert. U kunt uiteraard contact met ons opnemen voor een extra toelichting. Beleidsadvisering: Premieonderzoek: Bemiddeling: Gericht op het optimaliseren van processen rondom subsidies en premiekortingen. Uit ervaring weten wij dat lang niet alle mogelijkheden rondom subsidies en kortingen zijn toegepast binnen organisaties. De WIA Service Desk zorgt voor een optimale inzet van alle mogelijkheden rondom premiekortingen en subsidies binnen het gebied van arbeidsongeschiktheid. Een controle op locatie waarin we onderzoeken of de afgedragen premies juist zijn volgens de gegevens van het UWV. Bij afwijkingen zorgt de WIA Service Desk dat u teveel betaalde bedragen terugkrijgt. De WIA Service Desk kan te allen tijde zorgdragen voor de uitvoering van het regres voortkomend uit de door ons geleide onderzoeken. Dit betekent dat wij al het werk uit handen nemen, onze diensten kosten u nauwelijks inspanningen A Service Desk Pagina 3

4 Uitvoering: WIA Service Abonnement: Wij hebben nauwe contacten met het UWV en wij zorgen dan ook dat spoedig en correct de benodigde informatie op tafel ligt. Middels een tussenrapport houden wij u op de hoogte van vorderingen. Middels het WIA Service Abonnement zorgen wij dat uw organisatie klaar is voor de toekomst. Wij dragen er zorg voor dat alle bovenstaande zaken juist binnen uw organisatie zijn ingericht. Wij zijn in staat alle zaken en processen rondom de WIA volledig van u over te nemen. 1.2 Onze dienstverlening Onze dienstverlening is opgesplitst in een drietal onderzoeken. Deze onderzoeken zijn uiteraard ook als één totaalonderzoek aan te vragen: 1. Payroll Monitor; 2. Controle gedifferentieerde premie; 3. AGH/SFB. Voor veel werkgevers vormen de door ons aangeboden onderzoeken een voortraject richting de keuze om wel of niet eigenrisicodrager voor de WGA te worden. Dit blijkt in de praktijk een lastige keuze met (grote) financiële en operationele consequenties. Indien gewenst informeren we u hierover graag nader. In deze offerte zullen we de inhoud van de Payroll Monitor beschrijven. Wij nemen voor zover mogelijk de werkzaamheden van u over. Toch is enige input van u voor het uitvoeren van de onderzoeken noodzakelijk. Daarom vindt u in deze offerte ook een opgave van de tijd en informatie die we van u kunnen vragen A Service Desk Pagina 4

5 2 Payroll Monitor Met de Payroll Monitor controleren we of u gebruik kunt maken van subsidies en/of premiekortingen, die niet automatisch door uw salarissysteem worden geregistreerd. Wanneer dit aan de orde is, zorgt de WIA Service Desk voor de correctie en afhandeling. Waarom? Per 1 januari 2006 is de inning van de sociale premies overgeheveld van het UWV naar de Belastingdienst. Gebleken is dat bij de afdracht van sociale premies aan de Belastingdienst veel fouten worden gemaakt. Eén van de oorzaken is het feit dat niet alle salarissystemen juist ingesteld zijn op het registreren van verschillende loonkosten, voortkomend uit sociale zekerheidswetgeving. Bij een aantal systemen wordt dit zelfs niet automatisch bijgehouden waardoor handmatig bijwerken en controleren van het systeem noodzakelijk is. Gevolg hiervan is dat werkgevers vaak onterecht loonkosten betalen aan de Belastingdienst. Middels een controle van deze afgedragen loonkosten kunnen teveel betaalde bedragen met terugwerkende kracht worden teruggevorderd bij de Belastingdienst. Hoe? Om te onderzoeken of er besparingen gerealiseerd kunnen worden, is een controle van het salarissysteem noodzakelijk. Een expert op het gebied van salarissystemen zal een dagdeel bij u op locatie het salarissysteem controleren op juistheid. Daarnaast zal onze expert de loonaangiften én de verzamelloonstaten per jaar van de jaren 2008 tot en met heden controleren. Mogelijkheden voor het terugvorderen en/of beperken van betalingen aan de Belastingdienst: Onderzoek naar overige onverschuldigd betaalde loonkosten, op grond van bepalingen uit de Ziektewet (29b), de WAO, de WIA, de WAJONG en overige relevante regelingen en wetten; Juistheid van parameters sociale premies op bedrijfsniveau; Kansen op premiekortingen; Afdrachtverminderingen zoals scholingssubsidies. Uw input Om de controle te kunnen uitvoeren, hebben wij informatie van uw organisatie nodig. We vragen het volgende van u: Het beschikbaar stellen van een werkplek met toegang tot het salarissysteem gedurende een dagdeel; Premiebeschikkingen 2008 tot en met 2013; Verzamelloonstaten en loonaangiftes per jaar van de jaren 2008 tot en met heden zodat onze deskundige deze gegevens ter plekke kan controleren; Aansluitnummers UWV en loonheffingennummers Belastingdienst van alle door ons te controleren bedrijfsonderdelen; Besluiten van UWV/Belastingdienst met betrekking tot de gedifferentieerde premie WAO 2008 en de besluiten gedifferentieerde WGA-premie over de jaren 2008 tot en met 2013; Overzicht/ rapport uit het Personeelsinformatiesysteem van alle medewerkers die in 2008 of latere jaren ouder dan 50 jaar zijn met bijbehorende datum van indiensttreding en eventuele datum van uitdiensttreding; Overzicht van alle stagiaires (zover van toepassing) die vanaf 2008 stage hebben gelopen en hiervoor een stagevergoeding hebben ontvangen. Ook bij dit overzicht graag de vermelding van datum in- en uitdiensttreding; A Service Desk Pagina 5

6 Onze output U ontvangt een rapportage van onze bevindingen per gecontroleerd aspect. Indien wij onjuistheden aantreffen op de afgedragen premies, adviseren wij u over de wijze waarop u teveel betaalde premies kunt terugvorderen. 3 Condities Wij bieden u de Payroll Monitor aan op basis van onderstaande condities: 1. Het onderzoek zal worden gedaan op basis van no cure no pay. De commissie voor alle teruggehaalde bedragen is 35 procent *. 2. Indien de correctie wordt uitgevoerd door Aon, zullen wij u hierover een nieuw voorstel doen. * De rapportage met de bevindingen na de controle is het uitgangspunt voor de te betalen commissie. Alle bedragen zijn exclusief B.T.W. Op deze overeenkomst zijn de algemene voorwaarden van Aon Hewitt van toepassing. 4 Projectplan Payroll Monitor Week 1 Salarisadministratie WIA Service Desk Week 2 Salarisadministratie WIA Service Desk Werkzaamheden Verzamelloonstaten en loonaangiftes 2008 tot en met heden Aansluitnummers UWV Loonheffingennummers Belastingdienst Besluiten UWV/Belastingdienst Besluiten UWV/Belastingdienst m.b.t. gedifferentieerde premie WAO/WGA 2008 tot en met heden. Overzicht van alle werknemers met bijbehorende indiensttredingdatum, eventuele uitdienstredingdatum en geboortedata Overzicht van stagiaires vanaf 2008 met stagevergoeding, inclusief de in- en uitdiensttredingsdatum. Afspraak inplannen en coördineren met deskundige salarissystemen en salarisadministratie. Werkzaamheden Eén uur beschikbaar zijn voor introductie en vragen t.b.v. de controle. Beschikbaar stellen van toegang tot het salarissysteem gedurende een dagdeel. Controle op lokatie verzorgen en coördineren. Week 3 Werkzaamheden Salarisadministratie - WIA Service Desk Gegevens vanuit eigen lokatie controleren op eventuele besparingen, subsidies etc. Week 4 Salarisadministratie WIA Service Desk Werkzaamheden Ontvangst tussenrapportage; Corrigeren van de eventueel teveel betaalde premies; Uitkomsten onderzoek rapporteren; Advies over corrigeren van eventueel teveel betaalde premies A Service Desk Pagina 6

7 5 Voorbeelden van gerealiseerde besparingen Onjuiste parameters Bij een scan in het salarissysteem bij een werkgever is door controle van Aon gebleken dat een onjuiste gedifferentieerde premie WAO is opgenomen. De Belastingdienst had deze betreffende werkgever een voorlopige beschikking voor de gedifferentieerde premie opgelegd. Na het afgeven van de definitieve beschikking bleek de premie lager te zijn. Deze was echter niet aangepast in het salarissysteem. De gerealiseerde besparing bedroeg ,-. Onjuiste sectorindeling Bij een werkgever is een verkeerde sectorpremie toegepast waardoor er teveel premie werd afgedragen. Na de door Aon uitgevoerde correctie heeft de werkgever terug gekregen. 6 Algemene voorwaarden Aon Hewitt Op deze offerte en onze dienstverlening zijn de Algemene Voorwaarden van Aon Hewitt van toepassing. Deze Algemene Voorwaarden treft u in de bijlage aan. 7 Over Aon Aon Nederland, toonaangevend adviseur in risicomanagement, employee benefits en verzekeringen, draagt bij aan het realiseren van de ambities van haar cliënten. In Nederland heeft Aon 12 vestigingen met medewerkers. AON Nederland heeft een reputatie opgebouwd als betrouwbare partner bij het verrichten van onderzoeken waarbij de administrie en/of het personeelsbestand wordt doorgelicht op eventuele premiekortingen en subsidiemogelijkheden. Dit heeft veel bedrijven financiële voordelen opgeleverd. 8 Heeft u vragen? De onderwerpen waarover in deze rapportage wordt gesproken zijn complex. Vanzelfsprekend is bij een groot aantal organisaties niet de specialistische kennis aanwezig om vraagstukken over sociale verzekeringswetten te beantwoorden. Mocht u daarom meer willen weten, dan kunt u contact opnemen met: Daniël Rijnbeek Managing Consultant Corporate Wellness E: Daniel.Rijnbeek@aonhewitt.com T: A Service Desk Pagina 7

8 9 Akkoordverklaring Door ondertekening van deze brief gaat u akkoord met onze voorwaarden en zullen wij de Payroll Monitor naar ons beste vermogen voor u uitvoeren. Voor akkoord opdrachtgever, Bedrijfsnaam: Contactpersoon:... Handtekening gemachtigde Functie Datum Deze akkoordverklaring kunt u retourneren aan: Aon Hewitt Afdeling Corporate Wellness T.a.v. Daniël Rijnbeek Postbus AM Rotterdam Dit rapport is uitsluitend bestemd voor de opdrachtgever. De inhoud van dit rapport is gebaseerd op omstandigheden bij en informatie ter beschikking gesteld door de opdrachtgever. Op geen enkele wijze kan worden gegarandeerd dat beschreven omstandigheden volledig in overeenstemming zijn met van toepassing zijnde wet- en regelgeving, noch mag worden aangenomen dat de inhoud van dit rapport volledig is ten aanzien van de onderzochte risico s. Derden die van dit rapport kennisnemen kunnen aan dit rapport geen rechten ontlenen. Aon Groep Nederland bv geeft geen juridische adviezen en/of adviezen op het terrein van belastingen of accounting. Geadviseerd wordt om met betrekking tot deze onderwerpen contact op te nemen met gespecialiseerde raadgevers, alvorens definitieve beslissingen worden genomen Aon Groep Nederland bv Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze rapportage mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of op enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Aon Groep Nederland bv A Service Desk Pagina 8