FONDS VOOR WETENSCHAPPELIJK ONDERZOEK VLAANDEREN MAX WILDIERSFONDS PROJECTONDERZOEK

FONDS VOOR WETENSCHAPPELIJK ONDERZOEK VLAANDEREN MAX WILDIERSFONDS PROJECTONDERZOEK G.4460.00N DUMORTIER Joseph 76 SCHOUPS Ingeborg 01/01/2000 31/12/2003 Ontwikkeling van een vademecum voor de digitale archivering van overheidsdocumenten ten behoeve van Vlaamse archiefinstellingen. EINDVERSLAG 1

Inleiding Informatieverwerking is in toenemende mate een zaak van computers en elektronische bestanden. Hoe men deze elektronische bestanden op een duurzame wijze kan archiveren is een prangende vraag, zowel voor de overheid als voor de privé-sector. Het doel van het voorliggend onderzoeksproject is het opstellen van een vademecum met concrete richtlijnen voor de archivering van digitale bestanden. Om dit doel te bereiken werden verschillende tussenstappen gezet. In een eerste fase werden de belangrijkste vraagstukken op technische en juridisch vlak betreffende digitale archivering opgezocht en werd een inventaris van buitenlandse initiatieven rond dit thema opgesteld. Vervolgens werd een inventaris van de behoeften inzake digitale archiefvorming gemaakt, aan de hand van een enquête en de lijst van alle machine leesbare bestanden in gebruik bij de stadsdiensten van Antwerpen. In een derde fase werd wetenschappelijk onderzoek gedaan dat enerzijds fundamenteel en theoretisch onderzoek naar een aantal concepten, methodes en technieken behelsde, en anderzijds de uitwerking van enkele uitgekozen gevalstudies omvatte. Ten slotte werd de nodige aandacht besteed aan de implementatie van de behaalde onderzoeksresultaten in de praktijk door het opstellen van richtlijnen omtrent de bewaring van digitale bestanden. De valorisatie van de onderzoeksresultaten werd reeds in een vroeg stadium aangevat omwille van de overweldigende belangstelling die bleek tijdens de enquête en inventarisatie. De tweetalige website van het project is in dit kader een van de belangrijkste verwezenlijkingen. 1. Wetenschappelijke resultaten A. Vanuit het ICRI Op juridisch vlak werd een breed spectrum aan thema's aangekaart. In eerste instantie werd het algemeen juridisch kader onderzocht dat van toepassing is op de archiefsector (VAN DEN EYNDE, S., Digitale archivering : een juridische stand van zaken vanuit Belgisch perspectief. Deel 1.). De aandacht ging in de eerste plaats uit naar de publieke sector (DUMORTIER, J., "E-Government and Digital Preservation"), maar de situatie in de private sector werd eveneens onderzocht (DUMORTIER, J., VAN DEN EYNDE, S., Op-Slag Bewezen. Juridische mogelijkheden en moeilijkheden bij het opzetten van een elektronisch documentbeheersysteem; VAN DEN EYNDE, S., Bewijzen en Bewaren in een elektronische omgeving: een juridische stand van zaken;) Eerst en vooral werden de regels onderzocht die een bewaarplicht opleggen, zowel aan de overheid als in de bedrijfswereld. Vervolgens werd onderzocht of archiveren in digitale vorm juridisch geoorloofd is. Niet alleen werden een overzicht gegeven van de huidige rechtsregels ter zake, er werd eveneens een conceptueel kader uitgewerkt om de problematiek te analyseren (VAN DEN EYNDE, S., Digitale archivering : een juridische stand van zaken vanuit Belgisch perspectief. Deel 1; met toepassing in BOUDREZ, F., VAN DEN EYNDE, S., Digitale archivering van het kiezersregister.). Ten slotte werden enkele toekomstperspectieven onder de loep 2

genomen, die ervoor moeten zorgen dat digitaal archiveren op grotere schaal toelaatbaar wordt (DEKEYSER, H., DUMORTIER, J., "Elektronisch archiveren"). In dit verband werd bijzondere aandacht besteed aan de rol die digitale handtekeningen op basis van PKI kunnen spelen (VAN DEN EYNDE, S., Wat archiveren en hoe? : Op zoek naar de rol van PKI voor digitale archieven; DUMORTIER, J. en VAN DEN EYNDE, S., De rol van de digitale handtekening bij het archiveren van elektronische documenten ; VAN DEN EYNDE, S., De digitale handtekening : een stand van zaken ; DUMORTIER, J., Réflexions juridiques relatives à l'archivage numérique.), evenals de rol die is weggelegd voor Trusted Archival Services (LIBON, O., VAN DEN EYNDE, S., European Electronic Signature Standardization Initiative - Trusted Archival Services; DUMORTIER, J., VAN DEN EYNDE, S., 'Electronic signatures and trusted archival services'; VAN DEN EYNDE, S., 'Trusted Archival Services: Safe-ty on the Internet'; DEKEYSER, H., DUMORTIER, J., "Elektronisch archiveren"). Naast deze analyse van het recht specifiek van toepassing op de archiefsector, werd in tweede instantie de raakvlakken met enkele andere rechtsdomeinen onderzocht. De interactie tussen enerzijds de archiefwetgeving en anderzijds de regels betreffende de openbaarheid van bestuur en de privacywetgeving drukt zijn stempel op de opbouw, het beheer en de toegankelijkheid van het archief. (BOUDREZ, F., DEKEYSER, H. en VAN DEN EYNDE, S., Archiveren van E-mail; VAN DEN EYNDE, S., Archiveren van e-mail. Deel 1: Controlerechten van de records manager ; VAN DEN EYNDE, S., Archiveren van e-mail: de controlerechten van de records manager; DEKEYSER, H., Les conditions d'accès et d'utilisation vis-à-vis des droits des individus concernés ; DEKEYSER, H., VAN DEN EYNDE, S., "Archiveren van e-mail: de controlerechten van de records manager") Het auteursrecht blijkt eveneens een andere impact te hebben op digitaal archiveren dan wat het geval was bij het klassieke papieren archief (BOUDREZ, F., VAN DEN EYNDE, S., Archiveren van websites; DEKEYSER, H., Digitale Archivering: een juridische stand van zaken vanuit Belgisch perspectief. Deel 2: Auteursrecht, technische beschermingsmaatregelen en wettelijk depot.). De studie van het recht heeft de krijtlijnen waarbinnen de archivaris moet werken aan het licht gebracht en tevens enkele pijnpunten blootgelegd waarvoor een aanzet tot een oplossing wordt aangereikt. Een logische volgende stap zou erin bestaan pilootprojecten juridisch te begeleiden om de verworven expertise op het terrein om te zetten evenals het uitwerken van concrete voorstellen voor wetswijzigingen. B. Vanuit het stadsarchief Antwerpen Vanuit het stadsarchief Antwerpen werd onderzocht hoe digitale archiefdocumenten conform de juridische en archivistische vereisten digitaal gearchiveerd worden. Dit onderzoek leidde tot twee concrete archiveringsprocedures: één voor digitale kantoordocumenten, één voor geïntegreerde informatiesystemen. Deze archiveringsprocedures vloeien voort uit de casestudies e-mailarchivering en websitesarchivering en lopen van de creatie van de archiefdocumenten tot en met hun ontsluiting. 3

In eerste instantie werd onderzocht voor welke types digitale archiefdocumenten een archiveringsoplossing nodig is en wat de noden van Vlaamse instellingen en diensten op het vlak van digitale archivering is (archiefenquêtes 2000, inventarisatie informatiesystemen stad Antwerpen 2001). Dit onderzoek werd gekoppeld aan een analyse en evaluatie van de mogelijke bewaarstrategieën voor digitale objecten, zodat op basis van een beslissingsmodel de beste archiveringsoplossing in functie van de organisatie en de archiefdocumenten kan worden toegepast. Het DAVID-beslissingsmodel dat hiervoor werd uitgewerkt, is opgebouwd rond vier vragen: Wat archiveren? Hoe archiveren? Wanneer archiveren? Wie archiveert? (DAVID-rapport 4, 2001; Vademecum 2003). Dit leidde tot een bewaarstrategie voor digitale kantoordocumenten waarbij zowel de oorspronkelijke bitstream als de naar een geschikt archiveringsformaat gemigreerde bitstream wordt bewaard zodat zowel emulatie als migratie toekomstige opties blijven (Vademecum, 2OO3). Aangezien standaarden een belangrijke rol spelen in zowel de emulatie als de migratiestrategie werd ook aandacht besteed aan de standaarden inzake dragers en bestandsformaten. Dit resulteerde in een exhaustief overzicht van bruikbare archiveringsstandaarden en hun kenmerken (Standaarden voor digitale archiefdocumenten, 2003). Als toepassing van de migratiestrategie werd onderzocht hoe de XML-technologie (XML, XML-familie en XML Topic Maps) voor archiveringsdoeleinden bruikbaar is. Naast het theoretische onderzoek werd gewerkt aan de praktische implementatie door XML toe te passen bij de archivering van verschillende types digitale documenten: spreadsheets, databanken, e-mails en websites. Uit de archiefwaardering blijkt immers dat veel van deze digitale documenten een permanente archiefwaarde hebben en belangrijke bronnen zijn voor historisch onderzoek. Ook de toepassing van XML voor het bewaren van de originele bitstream, de naar archiveringsformaten gemigreerde bitstreams en de metadata over het archiefdocument in één computerbestand werd onderzocht. Deze aanpak wordt bijvoorbeeld toegepast bij de archivering van e-mails. Er werd ook aandacht besteed aan de organisatorische consequenties van digitale archivering voor de IT-gebruiker, de IT-verantwoordelijken en de archivaris. Dit resulteerde in praktische richtlijnen en adviezen, een checklist voor de ITverantwoordelijke en een beheersinventaris van de digitale informatiesystemen. Voor deze beheersinventaris werd een datamodel uitgewerkt. Binnen dit onderzoek werd op basis van de archiefliteratuur ook nagegaan wat de praktische implicaties zijn voor de lange termijn bewaring van digitale handtekeningen. Om de theoretische kennis te toetsen aan de praktijk, werden er verschillende cases uitgewerkt.! De digitale archivering van het kiezersregister van de districts-, gemeente- en provincieraadsverkiezingen van 8 oktober 2000.! De digitale archivering van het bevolkingsregister.! Het agenderings- en besluitvormingssysteem van de stad Antwerpen: 4

Notulus.! Processen-verbaal van de Antwerpse politie: hier werd onderzoek gedaan naar de mogelijkheid tot bewaring en archivering van dynamische gegevens.! Onderzoek naar inpassing van een archiveringmodule in het plan- en vergunningenregister van Antwerpen.! Ontwikkelen van een algemene archiveringsstrategie voor de stad Antwerpen.! Beheer van digitale beelden.! Archiveringsstrategie voor e-mail! Archivering van websites! Typologie van digitale overheidsdocumenten 2. Samenwerkingsverbanden die ontstaan zijn! Voor de concrete uitvoering en voorbereiding van de cases werd zeer nauw samengewerkt met het informaticacentrum (Telepolis/Digipolis) en de administratieve diensten van de stad Antwerpen.! Voor het ontwerpen van de DTD s en XML Schemas voor het kiezersregister en het bevolkingsregister werd met ESAT (KUL) overleg gepleegd.! Op internationaal vlak werden betrekkingen aangeknoopt met Digitaal Archief, een vereniging van Nederlandse gemeentearchivarissen die zich buigt over het opstarten van digitale archieven.! InterPARES II ( International Resource on Permanent Authentic Records in Electronic Systems) sinds februari 2002! ErpaNET (Electronic Resource Preservation and Access Network)! Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek-, Archief- en Documentatiewezen.! Technologisch Instituut, Antwerpen 3. Lijst van initiatieven inzake kennisoverdracht, ruime bekendmaking en valorisatie van de resultaten! Website www.antwerpen.be/david: Engels- en Nederlandstalig! Nieuwsbrieven Twee-maandelijkse nieuwsbrief: Engels- en Nederlandstalig (22 nummers) Eind november waren er 273 abonnees op de Nederlandstalige nieuwsbrief en 13 op de Engelstalige.! Lezingen a) Lezingen met een nationaal karakter 1. SCHOUPS, I., Het project Digitale Archivering in Vlaamse Instellingen 5

en Diensten erkend door het Max Wildiersfonds, VUB, Brussel, 21 oktober 2000 2. SCHOUPS, I., Doelstellingen en werkplan van het project Digitale Archivering (DAVID) van het stadsarchief Antwerpen en ICRI Leuven, voor de Workshop DAVID, Leuven, 30 november 2000 3. VERHAERT, R., De noden van de archiefdiensten bij het archiveren van digitale overheidsdocumenten, voor de Workshop DAVID, Leuven, 30 november 2000 4. VANNESTE, W., Notulus: De archivering van het agenderings- en besluitvormingssysteem van de stad Antwerpen, voor de Workshop DAVID, Leuven, 30 november 2000 5. DUMORTIER, J., Digitale handtekening, Telepolis Antwerpen, Antwerpen, 2000 6. SCHOUPS, I., Digitale ontsluiting van fotoarchieven, lezing voor Informatie 2001, Brussel, 20 september 2001 7. VANNESTE, W. en BOUDREZ, F., Administratie en digitaal archiveren, lezing gehouden tijdens de STIP-Conferentie: Studiedag Milieuzorg, Brussel, 28 juni 2001 8. BOUDREZ, F., Digitaal archiveren van websites, lezing gehouden tijdens Informatie 2001, Brussel, 21 september 2001 9. VANNESTE, W., e-archief? Internetactieve dienstverlening, VVBAD: Informatie 2001, Brussel, 21 september 2001 10. BOUDREZ, F., Een archiveringssysteem voor e-mails, lezing gehouden tijdens de Brabantse Archivarissendag, Oudenbosch, 23 november 2001 11. BOUDREZ, F., Informatietechnologie in de administratie, OVO, Antwerpen, 2001 12. BOUDREZ, F., Het digitaal stadsarchief Antwerpen, lezing gehouden op de IIR-conferentie Verbeter de dienstverlening in uw organisatie dankzij e-government, Brussel, 7 februari 2002 13. BOUDREZ, F., Digitaal Archiveren, lezing gehouden voor West- Vlaamse archivarissen, Brugge, 17 mei 2002 14. SCHOUPS, I., Beleid van het stadsarchief Antwerpen ten aanzien van WEB content voor de Jaarvergadering van de Vereniging voor documentaire informatievoorziening en administratieve organisatie (SOD), Antwerpen, 21 november 2002 15. BOUDREZ, F., Digitaal archiveren, Gastcollege Archiefopleiding OAHD, Antwerpen, 24 maart 2003 16. DEKEYSER, H., Les conditions d' acces et d' utilisation vis-à-vis les droits des individus concernées, 3ème Journée des Archives (UCL): Les archives électroniques: Quel défi pour l'avenir, Louvain-la-Neuve, 9 mei 2003 17. BOUDREZ, F., Preservation of e-mails as XML-documents, 3ème Journée des Archives (UCL): Les archives électroniques: Quel défi pour l'avenir, Louvain-la-Neuve, 9 mei 2003 18. BOUDREZ, F., DEKEYSER, H. en VANNESTE, W., Digitaal archiefbeheer in de praktijk, 25 juni 2003 6

19. DEKEYSER, H., Op-slag bewezen, Symposium ICT en Recht, Antwerpen, 10 oktober 2003 20. DEKEYSER, H., DUMORTIER, J., De Elektronische archivering, Dag van de bedrijfsjurist, 20 november 2003 21. VANNESTE, W., Digitaal archiefbeheer in de praktijk. Presentatie voor het OCMW Gent, 25 november 2003 22. BOUDREZ, F., Digitale documenten bewaren en archiveren. Lezing voor de rijksarchivarissen, RA Beveren, 8 december 2003 b) Lezingen met internationaal karakter 1. SCHOUPS, I., European Visual Archive (EVA). European project of the City Archives of Antwerp, Telepolis Antwerp, London Metropolitan Archives, European Commission on Preservation and Access, Nederlands Wetenschappelijk Instituut voor Wetenschappelijke Informatiediensten, voor het XIVth International Congres on Archives, Sevilla, op 25 september 2000 2. SCHOUPS, I., De automatiseringsprojecten van het stadsarchief Antwerpen, voor de gemeente Breda, op 30 oktober 2000 3. SCHOUPS, I., European Visual Archives project of the Antwerp City Archives, voor de Internationale Workshop Finding-Aids and Archives Online, Algemeen Rijksarchief, Brussel, 14 november 2000 4. SCHOUPS, I., De digitalisering van fotoarchieven, voor de Brabantse Archivarissendag, Leuven, 17 november 2000 5. SCHOUPS, I., The European Visual Archives-project, lezing voor EU conference on access to official documents and archives, te Lund (Zweden), 6 april 2001 6. SCHOUPS, I., EVA: The European Visual Archive, lezing op het VI European Conference on Archives: Archives between past and future, Firenze, 30 mei 2001 7. DEKEYSER, H., Authenticity in Bits and Bytes. Lezing op de conferentie Authenticity and Copy. Amsterdam, Nederland, 21 maart 2003 8. BOUDREZ, F., Preservation of electronic records from databasedriven informationsystems, ErpaWorkshop: Long-term preservation of databases, Bern, 9 april 2003 9. BOUDREZ, F., Preserving websites, ErpaSeminar, Kerkira (Corfu), Griekenland, 22-24 mei 2003 10. BOUDREZ, F., De archiveringsprocedure voor websites bij de stad Antwerpen, Symposium archiveren van websites, archiefschool Amsterdam, 12 juni 2003! Folders! DAVID-brochure (Nederlandstalig - Engelstalig).! DAVID-workshop 7

! DAVID-conferentie! DAVID-workshops! DAVID-workshop: Antwerpen, 30 november 2000! DAVID-workshop: Digitaal archiefbeheer in de praktijk, Antwerpen, 25 juni 2003! DAVID-conferentie! E-archiving for posterity. Electronic record-keeping and long-term preservation of digital data, Leuven, 26 juni 2003 4. Specifieke inbreng per medewerker Roeland Verhaert! Administratieve opbouw van het project: Website, algemene administratie, stuurgroep...! Opstellen en verwerken van twee enquêtes naar archieven en andere overheidsinstellingen met als doel de nood van Vlaamse instellingen en diensten in kaart te brengen en een zicht te krijgen op de stand van zaken. De resultaten van dit onderzoek werden gepubliceerd in het eerste DAVID-rapport.! Verkennend onderzoek naar mogelijke onderzoekscases. Filip Boudrez! vastleggen van een bewaarstrategie voor digitale archiefdocumenten! onderzoeken en opvolgen van de standaarden voor digitale archivering! uitwerken onderzoekscases: kiezersregister, bevolkingsregister, e-mail, websites, postregistratiesysteem! redactie DAVID-rapporten en afgeleide artikels, richtlijnen en adviezen, best practices! ontwikkelen archiveringsprocedure voor digitale kantoordocumenten en geïntegreerde informatiesystemen! implementatie van de archiveringsprocedures in de stadsadministratie van de stad Antwerpen! programmeren van implementatietools (zie 6.1.2)! deelname aan het InterPARES onderzoek! valorisatie van het project: beheer en onderhoud website, geven van presentaties, redactie van artikelen en DAVID-nieuwsbrief, deelname aan internationale congressen en workshops, brochure Willem Vanneste! Begeleiding van het project, nalezen van teksten, toetsing van en reflectie over resultaten van het onderzoek en voorgestelde archiveringsstratiegieën. 8

! Toepassen en toetsen van de resultaten van het DAVID-project in de praktijk bij de stadsadministratie van Antwerpen: ontwikkeling archiveringsstrategieën, opzetten pilootprojecten e-mailarchivering, websitearchivering, opvolging van richtlijnen Digitaal Archief, vorming & presentaties,! Deelname aan internationele conferenties en workshops over digitale archivering.! Verspreiding van de resultaten van het DAVID-project via cursussen, presentaties en contacten in de archiefsector. Sofie Van Den Eynde! Legde de grondslagen voor het juridisch luik van het DAVID-project.! Onderzoek naar de rol van de digitale handtekening bij het archiveren van digitale documenten, de taak van de archivaris als derde vertrouwenspersoon of Trusted Archival Service,! Casestudie rond het archiveren van e-mails en websites.! Valorisatie van de onderzoeksresultatie door publicaties Hannelore Dekeyser! Wetenschappelijk onderzoek rond de impact van het auteursrecht op digitaal archiveren en op het vlak van het privacyrecht.! Herwerken en redigeren van het DAVID-rapport rond e-mailarchivering! Valorisatie van de onderzoeksresultaten: publicaties, geven van presentaties en deelname aan nationale- en internationale conferenties en workshops! Deelname aan het InterPARES onderzoek! Voorbereiden en organiseren van de DAVID-conferentie Anna Buchta! Wetenschappelijk onderzoek rond de Europese aspecten van het auteursrecht en het privacyrecht. Caroline Van Camp! Vertalen van de richtlijnen en rapporten van Nederlands naar Engels! Eindredactie van DAVID-rapporten! Beheren en redigeren van de Nederlandstalige en Engelstalige DAVID-website! Verzorgen van de administratie van het DAVID-project! Opstarten en redactie van het vademecum! Redactie van de twee maandelijkse nieuwsbrief! Voorbereiden en organiseren van de DAVID-workshop! Voorbereiden en organiseren van de DAVID-conferentie 9

! Voorbereiden en organiseren van de InterPares hosting 5. Per promotor 1. Stadsarchief, Inge Schoups 1. lijst van publicaties Publicaties in tijdschriften of boeken met leescomité in internationaal verband European Visual Archive (EVA). European project of the City Archives of Antwerp, Telepolis Antwerp, London Metropolitan Archives, European Commission on Preservation and Access, Nederlands Wetenschappelijk Instituut voor Wetenschappelijke Informatiediensten, in INSAR, supplement IV (2000): Proceedings of the DLM-Forum on electronic records, Brussels: European Commission, p. 302-316 Publicaties 1. VERHAERT, R., De permanente bewaring van digitale overheidsgegevens: de situatie in de Vlaamse instellingen en archiefdiensten, Antwerpen, 2000 D/2000/9213/1 2. BOUDREZ, F., Het digitaal archiveringssysteem: beheersinventaris, informatielagen en beslissingsmodel als uitgangspunt, Antwerpen, 2001 D/2001/9213/3 3. BOUDREZ, F., Inventaris van de digitale informatiesystemen van de stadsadministratie, het OCMW en het havenbedrijf van Antwerpen, Antwerpen, 2001 4. BOUDREZ, F., The digital recordkeeping system: inventory, information layers and decision-making model as point of departure, Antwerpen, 2001 D/2001/9213/7 5. BOUDREZ, F., CD s voor het archief, Antwerpen, 2001 6. BOUDREZ, F., Digitaal ArchiVeren. richtlijnen en advies: nr 1: Offline bewaren van e-mails 7. BOUDREZ, F., Digitaal ArchiVeren. richtlijnen en advies: nr 2: Duurzame cd s 8. BOUDREZ, F., Digitaal ArchiVeren. richtlijnen en advies: nr 3: Mappenstructuur en bestandsnamen voor digitale documenten 9. BOUDREZ, F., Digitaal ArchiVeren. richtlijnen en advies: nr. 4: Standaarden voor bestandsformaten 10. BOUDREZ, F., Digitaal ArchiVeren. richtlijnen en advies: nr. 5: Websitesbeheer voor archivering 11. BOUDREZ, F., Digitaal ArchiVeren. richtlijnen en advies: nr. 6: Duurzame magnetische dragers 12. BOUDREZ, F., Digitaal ArchiVeren. richtlijnen en advies: nr. 7: 10

Checklist voor IT-verantwoordelijken 13. BOUDREZ, F., Digital ArchiVing: guideline & advice: nr 1: Archiving e- mails 14. BOUDREZ, F., Digital ArchiVing: guideline & advice: nr 2: Durable cd s 15. BOUDREZ, F., Digital ArchiVing: guideline & advice: nr 3: Folderstructure and filenames for electronic records 16. BOUDREZ, F., Digital ArchiVing: guideline & advice: nr 4: Standards for filemformats 17. BOUDREZ, F., Digital ArchiVing: guideline & advice: nr 5: Websites management for recordkeeping 18. BOUDREZ, F., Digital ArchiVing: guideline & advice: nr 6: Durable magnetic carriers 19. BOUDREZ, F., Digital ArchiVing: guideline & advice: nr 7: Checklist for IT staff 20. BOUDREZ, F., Van backup tot gearchiveerde website. De archivering van de eerste versies van de Digitale Metropool Antwerpen, Antwerpen, 2002 21. BOUDREZ, F., From backup to archived website. Peserving the legacy websites of the city Antwerp, Antwerpen, 2002 22. BOUDREZ, F., Magnetische dragers voor het archief, Antwerpen, 2002 23. BOUDREZ, F., <XML/> en digitaal archiveren. Antwerpen, 2002 24. BOUDREZ, F., XML Topic Maps voor digitale archivering, Antwerpen, 2002 25. BOUDREZ, F., Archief onder controle? De beheersinventaris als instrument bij de archivering van digitale archiefdocumenten, Antwerpen, 2002 26. BOUDREZ, F., Authentieke e-mails in het archief, Antwerpen, 2002 27. BOUDREZ, F., Standaarden voor digitale archiefdocumenten, versie 4.2., Antwerpen, 2003 D/2003/9213/3 28. BOUDREZ, F., Een archiveringssysteem voor dynamische en interactieve informatiesystemen, Antwerpen, 2003 2. verschenen wetenschappelijke artikels 1. BOUDREZ, F., Archiveren van e-mail. Deel 2. Een archiveringssysteem voor e-mails, Bibliotheek- en Archiefgids, 2001/6, p. 9-14 2. BOUDREZ, F., Digitaal archiveren in Vlaanderen, in: Nederlands Archievenblad, februari 2002, p. 28-29 3. BOUDREZ, F., XML in het stadsarchief Antwerpen. in Nieuwsbrief Testbed, nr 5, 2002 4. BOUDREZ, F., Preserving electronic records from database-driven information systems, Digicult.info, nr. 5 oktober 2003, p.18-20 5. BOUDREZ, F., Het archiveren van websites. in ABD-ine, jrg. 4, nr. 7, september 2003 6. BOUDREZ, F., DAVID-conferentie: e-archiving for posterity. in 11

Archievenblad, augustus 2003, p. 14-15 7. BOUDREZ, F., Verslagwijzer. DAVID-conferentie: E-Archiving voor posterity, in efl@anders Kenniswijzer, nummer 2, Jaargang 2003 8. BOUDREZ, F., Hoe archiveer je digitale kantoordocumenten, Lokaal nr. 7, april 2003, p. 14-15 2. ICRI, Jos Dumortier 1. lijst van publicaties 1. VAN DEN EYNDE, S., Digitale archivering: een juridische stand van zaken vanuit Belgisch perspectief, Deel 1, 87p. Leuven, 2001 D/2001/9213/4 2. VAN DEN EYNDE, S., Wat archiveren en hoe? Op zoek naar de rol van PKI voor digitale archieven, Antwerpen, 2001 D/2001/9213/6 2. verschenen wetenschappelijke artikels 1. VAN DEN EYNDE, S., De digitale handtekening: een stand van zaken, bijdrage naar aanleiding van de studiedag Digitale overheden, tussen wensdroom en realiteit, Mechelen 22 juni 2000 2. LIBON, O., VAN DEN EYNDE, S., European Electronic Signature Standardization Initiative - Trusted Archival Services, Brussel, European Commission, 2000, 66 p 3. VAN DEN EYNDE, S., 'Trusted Archival Services: Safe-ty on the Internet', in DUMORTIER, J., ROBBEN, F. en TAEYMANS, M. (eds.), A decade of research @ the crossroads of law and ICT, Brussel, Larcier, 2001, 343-363 4. DUMORTIER, J. en VAN DEN EYNDE, S., De rol van de digitale handtekening bij het archiveren van elektronische documenten, Bibliotheek- en Archiefgids, 2001/1, februari, pag. 9-13, ISSN 0772 7003. 5. VAN DEN EYNDE, S., Archiveren van e-mail. Deel 1: Controlerechten van de records manager, Bibliotheek- en Archiefgids, 2001/5, oktober, pag.15-19, ISSN 0772 7003. 6. VAN DEN EYNDE, S., De digitale handtekening een stand van zaken. In STEYART, J., MARIS, U. en GOUBIN, E. (ed.), Digitale overheden: tussen wensdroom en realiteit Leuven, 2001, pag. 71-84, ISBN 90-71047 - 15 6, (D /2001/4140/1) 7. DUMORTIER, J., VAN DEN EYNDE, S., 'Electronic signatures and trusted archival services', in Proceedings of the DLMForum 2002, Barcelona 6-8 May 2002, Luxembourg, Office for Official Publications of the European Communities, 2002, p. 520-524 8. DUMORTIER, J., VAN DEN EYNDE, S., Op-Slag Bewezen. Juridische mogelijkheden en moeilijkheden bij het opzetten van een elektronisch documentbeheersysteem, Brussel, Keesing Publishers BelAIIM, 2002, 66 p. 12

9. VAN DEN EYNDE, S., Archiveren van e-mail: de controlerechten van de records manager, Mediarecht, Telecommunicatie en Telematica, Afl. 17, 2002, 1-10 10. VAN DEN EYNDE, S., Archiveren van e-mail: enkele juridische aandachtspunten, Ad Rem, mei 2002 11. VAN DEN EYNDE, S., Bewijzen en Bewaren in een elektronische omgeving: een juridische stand van zaken, Mediarecht, Telecommunicatie en Telematica, Aflevering 18, 2002, 5-34 12. VAN DEN EYNDE, S., E-mail en het juridisch kluwen, Argus nieuwsbrief, afl. 9, 17 mei 2002, p. 8-10 13. DEKEYSER, H., "C.A.O. nr. 81 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de controle op de elektronische onlinecommunicatiegegevens.", in X. (ed.), Mediarecht, Telecommunicatie en telematica, Brussel, Kluwer, 2003, losbladig 14. DUMORTIER, J., Réflexions juridiques relatives à l'archivage numérique, in X. (ed.), Rapport Numérisation de l'information et des archives parlementaires, Bruxelles-La Haye, Centre Européen de Recherche et de Documentation Parlementaires, 2003, p. 20-31, Tome Ier. 15. DUMORTIER, J., "E-Government and Digital Preservation", E- Government: Legal, Technical and Pedagogical Aspects, Publicaciones del Seminario de Informatica y Derecho, Universidad de Zaragoza, 2003, p. 93-104, ISBN 84-95480-96-4 16. DEKEYSER, H., VAN DEN EYNDE, S., "Archiveren van e-mail: de controlerechten van de records manager" 2e herziene editie, in X. (ed.), Mediarecht, Telecommunicatie en telematica, Brussel, Kluwer, 2003, losbladig 17. DEKEYSER, H., DUMORTIER, J., "Elektronisch archiveren", in X. (ed.), Tendensen in het bedrijfsrecht. Contracteren zonder papier, Brussel, Bruylant, 2003, p. 207-236 3. Gezamenlijk 1. lijst van publicaties 1. BOUDREZ, F., VAN DEN EYNDE, S., Digitale archivering van het kiezersregister, Antwerpen-Leuven, 2001 D/2001/9213/1 2. BOUDREZ, F., VAN DEN EYNDE, S., Digital archiving of the electoral register, Antwerpen-Leuven, 2001 D/2001/9213/2 3. BOUDREZ, F., VAN DEN EYNDE, S., Archiveren van E-mail, versie 1, Antwerpen-Leuven, 2001 D/2001/9214/5 4. BOUDREZ, F., VAN DEN EYNDE, S., Archiveren van websites, Antwerpen-Leuven, 2001 D/2001/9213/8 5. BOUDREZ, F., VAN DEN EYNDE, S., Archiving e-mail, versie 1.0, Antwerpen-Leuven, 2002 D/2002/9213/1 6. BOUDREZ, F., VAN DEN EYNDE, S., Archiving websites, Antwerpen- 13

Leuven, 2002 D/2002/9213/2 7. X., E-archiving for posterity: Congresbundel D/2003/9213/1 8. BOUDREZ, F., DEKEYSER, H. en VAN DEN EYNDE, S., Archiveren van E- mail, versie 2.0, Antwerpen-Leuven, 2003 D/2003/9213/2 6. Per promotor lijst van andere relevante resultaten en publicaties 1. Stadsarchief, Inge Schoups 1. Publicaties 1. SCHOUPS, I., The European Visual Archives-project, ter perse voor de Acta van de EU conference on access to official documents and archives, 2001, Rijksarchivet, Zweden. 2. BOUDREZ, F., Richtlijn 1: Handleiding archiveren van e-mail 3. BOUDREZ, F., Richtlijn 2: Duurzame cd s 4. BOUDREZ, F., Richtlijn 3: Mappenstructuur en bestandsnamen voor digitale documenten 5. BOUDREZ, F., Richtlijn 4: Standaarden voor bestandsformaten 6. BOUDREZ, F., Richtlijn 5: websitesbeheer en -archivering 7. BOUDREZ, F., Richtlijn 6: Duurzame magnetische dragers 8. BOUDREZ, F., Richtlijn 7: Checklist voor IT-verantwoordelijken 9. BOUDREZ, F., E-mails: hoe bewaren en goed archiveren? Technisch rapport Stadsarchief Antwerpen, 2003 10. BOUDREZ, F., Handleiding archiveren van e-mail, Antwerpen, 2003 11. BOUDREZ, F., Bewaring en schenking van digitale archiefdocumenten, Antwerpen, 2002. 2. Resultaten A. Tools! E-mail archivering:! DTD/XML Schema! CSS/XSL Stylesheet! DAVID e-mailformulier! ex-mail 1.0! XML Dossierlijst 1.0! Invalid Character Replacer! XML <dom/> Validator! XML <sax/> Validator! MD5 Hasher 14

! PDF/A-rchivator! Registreren van metadata op dossierniveau! Registratie van metadata in MS Worddocumenten B. Cases! BAR Bewust archiveren en registreren! Archiveren van de Antwerpse kiezersregisters van 1994, 1995, 1999 en 2000! Archiveren van websites: DMA versies 1 tem 4, stadsarchief Antwerpen internet en intranetwebsite, Het Paleis, Van Dyckjaar, Mode2001, KAPA en DAVID-websites. Hiervoor werd een portaalsite in de leeszaal opgestart.! Ontwerpen krachtlijnen voor de digitale archivering bij de stad Antwerpen! Pilootproject e-mailarchivering bij de bedrijfseenheid PersoneelsManagement, stad Antwerpen! Opleiding en vorming voor e-mailarchivering! Ondersteuning VIP14! IMS archivering (Bevolkingsregister stad Antwerpen)! Ondersteuning digitaliseringsprojecten stadsarchief Antwerpen (afbeeldingen, geluid) 2. ICRI, Jos Dumortier 1. DUMORTIER, J. en VAN DEN EYNDE, S., De juridische erkenning van de elektronische handtekening in België, Computerrecht, 2001/4, pag. 185-194, ISSN 0771-7784 2. AALBERTS S., VAN DER HOF, Digital Signature Blindness, Deventer, Kluwer, 2000, 77 p., boekbespreking door VAN DEN EYNDE, S., Rechtskundig Weekblad, 2001-2002, pag. 182-183 3. DUMORTIER, J,, 'Von der Realität zur Vision. Die Realität in Europa' in elektronische Signaturen. Kulturelle Rahmenbedingungen einer technischen Entwicklung. Abschnitt 2, p. 129-151, Springer-Verlag, ISBN 3-540-42659-0 4. DUMORTIER, J., 'Die elektronischen Signaturen nach dem Europaïschen Modell' in Elektronische Signaturen. Kulturelle Rahmenbedingungen einer technischen Entwicklung. Abschnitt 2, p. 84-107, Springer-Verlag, ISBN 3-540-42659-0 5. DUMORTIER, J., e.a., Empfehlungen und Begründungen, in Elektronische Signaturen. Kulturelle Rahmenbedingungen einer technischen Entwicklung. Abschnitt 2, p. 15-26, Springer-Verlag, ISBN 3-540-42659-0 6. DUMORTIER, J., LUTTERBECK, B., Beziehung zwischen "elektronische Signaturen" und "digitalen Signaturen", in Elektronische Signaturen. Kulturelle Rahmenbedingungen einer technischen Entwicklung. Abschnitt 2, p. 10-14, Springer-Verlag, ISBN 3-540-42659-0 15

7. DUMORTIER, J., 'Regulating and Monitoring Communications in the Enterprise: Guidelines for the Development of an Effective Usage Policy' in Online Rights for Employees in the Information Society, Kluwer Law International, pag. 269-280, ISBN 90 411 1626 5 8. DUMORTIER, J., 'Directive 1999/93/EC on a Community framework for electronic signatures', Lodder, A.R., Kaspersen, H.W.K.: edirectives: Guide to European Union Law on E-Commerce. Commentary on the Directives on Distance Selling, Electronic Signatures, Electronic Commerce, Copyright in the Information Society, and Data protection. In de reeks Law and Electronic Commerce, Vol 14, Kluwer Law International, pag. 33-65, ISBN 90-411-1752-0 9. MOENS, M.-F., LOGGHE, M. & DUMORTIER, J., Legislative Databases: Current Problems and Possible Solutions. International Journal of Law and Information Technology, 10 (1), 1-22. 10. MOENS, M-F., LOGGHE, M., & DUMORTIER, J., Digital Legislation: Reflections on the Agora-Lex Project. In W. ABRAMOWICZ (Ed.), Business Information Systems, p. 228-233, Poznan, Poland: The Poznan University of Economics 7. De lijst van interne verslagen, abstracts van mededelingen op congressen, artikels in voorbereiding 1. Interne verslagen 1. Verslagen van de overlegvergaderingen tussen het ICRI en Stadsarchief Antwerpen 2000-2003 2. Verslagen betreffende de cases (zie boven): Notulus / Archivering van het digitaal kiezersregister / Archivering van het digitaal bevolkingsregister / Archivering Politie Informatica Project / Pilootproject E-mailarchivering 2. Artikels in voorbereiding 1. DEKEYSER, H., Les conditions d'accès et d'utilisation vis-à-vis des droits des individus concernés, X. (ed.), 3ième journée des archives. Les archives électroniques: un défi pour l'avenir?, Louvain-la-Neuve, Services des Archives U.C.L., 2003,nog te verschijnen 2. DEKEYSER, H., Internet en privacy op het werk., Bibliotheek- en Archiefgids, 2003,nog te verschijnen 3. BOUDREZ, F., Archiveren van e-mails: de opties. Mediagids, nog te verschijnen. 4. BOUDREZ, F., Archiveren van postregistratie- en dossieropvolgingsystemen. Bibliotheek en Archiefgids, 2003 5. BOUDREZ, F. en VAN CAMP, C., Preservation of e-mails as XMLdocuments 3ième journée des archives. Les archives éléctroniques: un défi pour l'avenir?, Louvain-la-Neuve, Service des Archives -UCL, 2003 16

6. DEKEYSER, H., Digitale Archivering: een juridische stand van zaken vanuit Belgisch perspectief, Deel 2: Auteursrecht, technische beschermingsmaatregelen en wettelijk depot, Antwerpen-Leuven, 2003 17