Handleiding Hoe pas je een PVA toe in je project? Mediamanagement leerjaar 2 Darren Arendse STAPPENPLAN VAN ONDERZOEK TOT UITVOERING 1
Inhoudsopgave Inleiding Blz. 3 1.1 Stap 1 onderzoek doen Blz. 4 1.2 Stap 2 PVA samenstellen Blz. 5, 6 1.3 Stap 3 PVA laten goedkeuren Blz. 7 1.4 Stap 4 Uitvoering Blz. 8, 9, 10 1.5 Conclusie Blz. 10 Bijlage Bronvermelding Blz. 11 2
Inleiding Om te zorgen dat de activiteiten aansluiten bij het PVA, hebben wij deze handleiding gecreëerd. Waarbij wij de stappen omschrijven die betrekking hebben bij het proces. Ook word er gewerkt via een checklist. Wij proberen d.m.v. deze handleiding te zorgen dat er zo efficiënt mogelijk gewerkt word. Sterker nog diverse checklisten moeten zorgen dat er zo overzichtelijk en efficiënt mogelijk gewerkt word. 3
1.1 Onderzoek doen Om een reëel/ goed PVA samen te stellen moet je zeker weten dat je voorbereid te werk gaat. Dit doe je d.m.v. onderzoek te doen om verschillende informatiebronnen te gebruiken. In het onderstaande schema is te zien welke opties je moet gebruiken bij het houden van een onderzoek. Activiteiten Waar? TIP Informatie verzamelen 1. Internet Internet is een grote bron. Er is veel informatie te vinden.. Maar KIJK UIT! Niet alle informatie is altijd betrouwbaar. Als je informatie gevonden hebt die bruikbaar is STAP 1 2. Tutor Vragen stellen is nooit dom. Zo weet je wat je kan verwachten of kan verbeteren. Een tutor is er om jou iets te leren. Als je vraag niet intern beantwoord kan worden, stap dan naar je tutor. Gebruik zijn/ haar feedback en pas het toe in je project. Zie feedback als een leermoment en voer het dan ook UIT! 3. Elders namelijk.. Informatie elders verzamelen zoals een bibliotheek is ook mogelijk. Graag niet blindelings zoeken. Het personeel is er niet voor niks. Maak daar GEBRUIK van! De meeste bibliotheken hebben ook een systeem waarin je gericht kan zoeken. Ook kun je bijvoorbeeld informatie verkrijgen bij iemand die ervaring heeft met dit onderwerp. LET OP! Net als het internet is deze informatie niet altijd betrouwbaar. Ga na of deze informatie betrouwbaar is en bespreek dit met je tutor. Hij/ zij is degene die betrokken is met jouw project en beoordeelt aan het eind van de rit jouw functioneren. 4
1. 2 PVA Samenstellen In het onderstaande schema is te zien hoe je stap voor stap een PVA samenstelt. Voor het gemak kan je gebruik maken van een checklist. Stappen Omschrijving Checklist Stap 1 Omschrijf de aanleiding De eerste alinea van je plan van aanpak bestaat uit de AANLEIDING of probleemstelling. Beschrijf helder en krachtig waarom dit onderzoek of project wordt uitgevoerd. Wat is de huidige situatie? Wat zijn de problemen/ tekortkomingen waarmee Stap 2 Noem de doelstelling Stap 3 Beschrijf de opdracht Stap 4 Noem de betrokken personen/partijen Stap 5 Stel een activiteitenlijst samen de opdrachtgever te maken heeft? De opdrachtgever heeft een bepaald DOEL voor ogen met het project. Waar wil de opdrachtgever naar toe? Welke veranderingen heeft hij voor ogen? Beschrijf dit doel zorgvuldig, zodat het ook voor de andere projectpartners helder is waar jullie samen naar toe werken. Kort en bondig verwoord je de opdracht zoals je die met de opdrachtgever hebt besproken. Zijn er onderdelen waar de opdrachtgever nog een keuze in moet maken, zet deze dan puntsgewijs onder elkaar. Geef in de opdrachtomschrijving niet alleen duidelijk aan wat er allemaal gaat gebeuren, maar noem hier ook welke zaken wel en welke niet tot de verantwoordelijkheid van het project worden gerekend. En omschrijf de eisen (en een eventuele prioritering daarvan) die de opdrachtgever aan het project stelt. Zoals al eerder genoemd zijn er zeer waarschijnlijk meerdere personen en partijen bij het project te betrokken. Het loont namelijk niet om voor een klein individueel project een plan van aanpak te maken. Noem in deze alinea alle partijen/personen (en hun contactgegevens) die bij het project zijn betrokken. Zet achter elke persoon/ organisatie de FUNCTIE EN DE AARD van de werkzaamheden. Hoe concreter je plan van aanpak, hoe groter de kans is dat het daadwerkelijk op deze manier zal gebeuren. Een werk- of ACTIVITEITENLIJST is een grote hulp voor een soepel verloop van het project. Maak een duidelijk overzicht van alle taken (inchronologische volgorde), met daar achter STAP 2 5
Stap 6 Maak duidelijke afspraken Eventueel: Schrijf een samenvatting degene die verantwoordelijk voor deze taak is, wanneer de taak start en af gerond is en het aantal uren dat voor deze taak nodig is. Om zo volledig en transparant mogelijk te zijn, kun je achter elke taak ook de kosten noemen. Dit mag in hoofdlijnen. Een uitvoerige begroting van het project kun je als bijlage toevoegen. Op welke manier wordt het plan van aanpak vastgesteld en door wie? Hoe wordt de voortgang van het project vastgelegd? Wanneer wordt er tussentijds geëvalueerd en wie zijn daarbij? Wat gebeurd er als deadlines niet worden gehaald? Wat zijn de eventuele risico s? Het is erg belangrijk om duidelijke afspraken te maken met de projectpartners, zeker over de risico s die zich in het project voor kunnen doen. Zo kom je niet voor onverwachte verrassingen te staan zoals prijzige facturen en projectpartners die weglopen. Is je plan van aanpak nogal omvangrijk, dan loont het om een beknopte samenvatting te maken waarin je alleen de highlights uit je plan van aanpak noemt. De samenvatting komt voor de alinea waarin je de aanleiding van het project beschrijft. Zo krijgen de opdrachtgever en de projectpartners in een opslag een beeld van het project. 6
1.3 PVA goedkeuren Eenmaal samengesteld, laat het goedkeuren. Nadat je PVA voldoet aan deze checklist stap je af op een begeleidend docent. Meestal zal de eerste versie niet goedgekeurd worden. Wees NIET teleurgesteld. Vraag wat er fout is en bespreek een OPLOSSING. Verwerk de FEEDBACK en stel een CHECKLIST op. Laat vervolgens de teamleden het goedkeuren. Gebruik het PVA als vergaderpunt. Communicatie is BELANGRIJK! Bekijk hier een voorbeeld van een checklist. Activiteiten Verwerken feedback tutor Verwerken feedback teamleden Aanpassingen Controle tutor Controle teamleden Etc. Checklist STAP 3 Nadat je alle activiteiten weergeven hebt begin je met afvinken in de checklist. Als je klaar bent met deze activiteiten ga je aan de slag, UITVOERING. LET OP! GA PAS AAN DE SLAG ALS JE PVA IS GOEDGEKEURD. ZONDER PVA GEEN PROJECT. VICE VERSA. 7
1.4 Uitvoering Nu is je PVA goedgekeurd! Je tutor, teamleden en jij bent tevreden. Maar let op, dit is enkel het begin van je project. Het verschil is nu dat je team weet wat de activiteiten zijn en wat er verwacht word. Nu ga je starten met het project. Hier onder zie je belangrijke informatie die je moet toepassen in je project. Als je dit uitvoert moet het proces soepel verlopen. Hou contact met je personeelsleden COMMUNICATIE! Projectplanner Beheerder financiën Vormgevers Webdesigners Notulist Beheerder content BELANGRIJK! Etc.. ZORG VOOR EEN GOEDE AFSTEMMING IN JE GROEP. PRESTATIE Als manager heb je een verwachtingspatroon van bepaalde personeelsleden. Als zij onder de maat presteren mag daar ZEKER wat over gezegd worden. Maar LET OP! Geef hen FEEDBACK en snauw ze NIET af! HANDIG! NOTEER ALLE ACTIVITEITEN EN CREEER EEN CHECKLIST! STAP 4 In het onderstaande tabel staan de personeelsleden weergeven. Daarbij staat een omschrijving van wat hun taken zijn en hoe jij hen moet behandelen/ aansturen. Taken Omschrijving taak Manier van benaderen Projectplanner Plant het gehele project. Zit er kort op. Weet wat het personeel moet doen om hen aan te sturen. Het is de taak van de projectplanner om jou, de mediamanager op de hoogte te houden van ontwikkelingen. VRAAG 8
Beheerder financiën Vormgevers Webdesigners/ beheerders Notulist Beheert het gehele project de financiën. Is verantwoordelijk voor alle vormgevende activiteiten in het project. Zijn verantwoordelijk voor de website, facebook en blog Notuleert bij vergaderingen en andere ontmoetingen. Ook nodigt hij/ zij mensen uit voor deze meetings. er dus ook naar! De financiën van een project zijn belangrijk. Want zonder geld is er geen project. de beheerder moet jou op de hoogte houden van ontwikkelen en je moet soms zelf ingrijpen. Bijvoorbeeld als er een sponsor zich wilt mengen met het project zal jij moeten onderhandelen met hem over zijn voorwaardes. De vormgevers zijn belangrijk voor je project. Dat is zo omdat zij zorgen voor het promotiemateriaal, huisstijl etc. Zij zorgen dus voor de UITSTRALING van het bedrijf. Zij kunnen de doelgroep onbedoeld afschrikken omdat zij niet goed geïnformeerd zijn qua verwachtingen! Zij zijn de ontwerpen je website. Meng je hierbij. Als jij het gevoel hebt dat iets niet klopt of interessant is voor de doelgroep, OVERLEG dat. Net als bij de vormgevers hebben zij een soort beeld voor ogen dat misschien kan afwijken van de doelgroep! COMMUNICEER.. Zorg dat hij/ zij van elke meeting een notulen maakt. Ook moet hij iedereen uitnodigen voor de volgende meeting. Daarin komen punten als wanneer, waarover en dat je voorbereid moet zijn op de activiteiten die 9
Beheerder content plaats gaan vinden tijdens de volgende meeting. Hij is verantwoordelijk voor het archiveren van alle bestanden. Hij moet beschikken over een back up systeem zodat er GEEN kans is dat de bestanden verloren gaan. Als dit wel gebeurd was je niet goed betrokken en niet op de hoogte van zijn werkwijze. Als er bestanden verloren gaan kunnen KLANTEN verloren gaan! Check wekelijks waar ze mee bezig zijn. Wees alert en je zal zeker wat hebben aan deze handleiding! Ieder is slechts 1 schakel van het succes. Ieder heeft zijn aandeel in het project. Als 1 wiel niet meedraait merk je dat misschien niet op korte duur. Maar aan het eind van de rit laat het een spoor achter- Onbekend 1.5 conclusie Uit deze handleiding is op te maken dat communicatie met je personeel heel belangrijk is. Het is natuurlijk moeilijk om van te voren aan te geven dat het een goed project word. Er zijn altijd situaties waarbij je omgaat met minder fijne omstandigheden. Wij hebben deze 4 stappen methode gehanteerd onder de volgende stappen: onderzoek doen- samenstellen informatie- samenstelling laten goedkeurenuitvoeren. Je beseft misschien nu al dat als je niet voldoende onderzoek gedaan hebt je nooit voldoende informatie hebt om een PVA samen te stellen. Je kan het zien als een proces die je doormaakt waarbij omstandigheden zich ontwikkelen narmate je bezig bent. D.m.v. tips en omschrijvingen proberen wij de lezers duidelijk te maken van wat er zowel word gedaan en verwacht. 10
Bijlage I Bronvermeldingen Informatie die ik heb verzameld komen vooral uit boeken: Zo organiseer je een Event van Roel Grit en Marco Gerritsma ondernemen moet je doen van Lorriane Vesterink Middle Management van Jan Heijnsdijk Informatie die ik heb verzameld van het internet: http://www.hoedoe.nl/werk-carriere/freelance/hoe-maak-ik-een-plan-vanaanpak De rest van de informatie heb ik van mijn eigen ervaringen op het Grafisch Lyceum Rotterdam. 11