Gebruiksvoorwaarden Expositieruimtes Willem 2 VA. APRIL 2016 KUNSTENCLUSTER WILLEM II FABRIEK Boschveldweg 471 5211 VK s-hertogenbosch www.willem2fabriek.nl 1
INHOUDSOPGAVE 3. ALGEMENE VOORWAARDEN SPIEGELWAND 4. TECHNISCHE FACILITEITEN SPIEGELWAND 5. ALGEMENE VOORWAARDEN GROTE RUIMTE & RAK 6. TECHNISCHE FACILITEITEN GROTE RUIMTE & RAK 7. EXPOSITIEDUUR, OPENINGSTIJDEN, OPENSTELLING EN OP- EN AFBOUW MARKETING EN PROMOTIE WEBSITE, NIEUWSBRIEF, UITNODIGING EN SOCIAL MEDIA 8. RECHTEN FOTO/FILM PROMOTIE DOOR DE ORGANISATOR 9. VERKOOP WERKEN EN NAAMBORDJES VERZEKERING PROCEDURE 10. HUURPRIJZEN 11. SPECIFICATIE RUIMTES 12. CONTACTGEGEVENS 2
ALGEMENE VOORWAARDEN SPIEGELWAND Onder 'organisator' wordt huurder (kunstenaar, curator, organisatie) verstaan, onder 'Willem II Fabriek' de verhuurder. 1. Voor het organiseren van een tentoonstelling in de Spiegelwand is een expositiebudget van 1000,- excl. Btw beschikbaar (minus huurprijs, zie punt 2). 2. Willem II Fabriek brengt een huursom van 350,- excl. Btw in rekening na afloop van de expositie 3. Na afloop stuurt de organisator een factuur geadresseerd aan: Stichting Kunstencluster Willem II Fabriek, Boschveldweg 473, 5211 VK s-hertogenbosch. Per mail: secr@w2.nl. Vermeld in de factuur de titel van de expositie/project, je naam en de data waarop je geëxposeerd hebt. 4. jonge makers kunnen rekenen op extra ondersteuning en begeleiding van Willem II Fabriek. 5. Willem II Fabriek ondersteunt de organisatoren kosteloos bij de promotie van de expositie. 6. De organisator draagt zorg voor de kosten voor het samenstellen, ontwikkelen, uitvoeren inclusief de opening, transport en afhandelen van de expositie. Van organisatoren wordt actieve en professionele werkhouding en inzet verwacht bij de ontwikkeling, uitvoering en afhandeling van de activiteiten. 7. De voorstellen hebben het profiel van een solo- groeps- en/of projecttentoonstelling voorzien van een tentoonstellingsconcept. Onder groepstentoonstelling wordt verstaan een expositie met meer dan 2 deelnemende kunstenaars. Onder een projecttentoonstelling wordt verstaan een expositie welke vergezeld is van een randprogramma dat plaats vindt in de Spiegelzaal en/of Hangop Horeca of anderszins. 8. De voorstellen richten zich op twee dimensionaal werk wat op de wand achter een glazen wand gepresenteerd kan worden. De presentaties zijn kortlopend van aard (gemiddeld 4 weken). 9. De organisator dient voorafgaand aan het ontwikkelen van een expositievoorstel de locatie te bezoeken. Tijdens dit bezoek dient de organisator zich een reëel beeld te vormen van de mogelijkheden qua functionaliteit, maatvoering, zichtlijnen en plaatsingsmogelijkheden. Locatiebezoek is mogelijk zonder afspraak en binnen de openingstijden van Kunstencluster Willem II Fabriek: maandag t/m vrijdag van 9.00-17.00 zaterdag en zondag van 11:00 17:00 uur. 10. Het programmavoorstel voor de Spiegelwand kan minimaal 4 en maximaal 12 maanden voor aanvang worden ingediend met daarin een voorkeur voor de periode en data waarop de tentoonstelling plaats moet vinden. Willem II Fabriek stelt op basis van de beschikbaarheid van de vrije ruimte de definitieve periode vast. 11. Programmavoorstellen voor de Spiegelwand worden beoordeeld binnen 4 weken na het indienen van het voorstel. 12. Een openingshandeling wordt ontwikkeld in overleg met de Willem II Fabriek. 3
13. Tijdens de opening, expositieperiode en special events is het mogelijk versterkte- (live), of on-versterkte muziek te laten horen. De organisatie van muziek dient in overleg met het W2 Poppodium te geschieden. 14. Willem II Fabriek staat open voor voorstellen voor extra social events in de Spiegelzaal en/of Hangop Horeca of anderszins. 15. De organisator draagt i.s.m. de Willem II Fabriek zorg voor een bescheiden openingsborrel, afspraken hierover dienen met de horeca gemaakt te worden. 16. De organisator dient de ruimte aan het einde van de expositie schoon, netjes en in de originele staat op te leveren. 17. Alleen volledig en helder ingevulde programmavoorstellen en de bijbehorende bijlagen worden in behandeling genomen. 18. Voor technische faciliteiten en gebruikersvoorwaarden verwijzen we naar onze site. 19. Willem II Fabriek is een maatschappelijk verantwoordelijke organisatie en brengt dit niet alleen tot uiting in haar programma, maar ook in haar operationele functioneren. De organisatie wil zorg dragen voor de omgeving waarin zij zich begeeft. TECHNISCHE FACILITEITEN SPIEGELWAND 20. De tentoonstellingsruimte de Spiegelwand beslaat ± 46 m2 wandoppervlakte. 21. De Spiegelwand bevindt zich in een ontmoetingsruimte van 250 m2 met 2 ramen en publieksentree aan de straatkant Boschdijkstraat en 2 inpandige ramen en toegangsdeur aan de Boschveldweg. 22. Deurhoogte van beide deuren is 2.50 m. 23. Alle aanwezige deuren en looppaden dienen vrij te blijven. De deuren moeten ten alle tijden open kunnen en mogen niet gebruikt worden ten behoeve van de tentoonstelling. 24. De aanwezige tafels en stoelen in de vrije ruimte dienen op een bruikbare manier in de ruimte te blijven. 25. In de kabelgoot op het plafond zijn basisverlichting en elektrapunten aanwezig. 26. De organisator kan gebruik maken van de aanwezige ladder. 27. De organisator draagt zorg voor ophangmateriaal, gereedschap, materiaal, presentatiemiddelen en andere benodigdheden voor het inrichten en afbouwen van de tentoonstelling. 28. In de Willem II Fabriek is geen opslagruimte mogelijk. 29. Willem II Fabriek stelt geen technische apparatuur zoals beamers en dvd spelers beschikbaar. 30. Er is tijdens openingstijden een host aanwezig die o.a. zorg draagt voor het verstrekken van informatie en het houden van toezicht. De Host kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor vermissing, diefstal en/of beschadiging van werk en eigendommen. 4
31. De algemene ruimtes rondom entree en lift moeten leeg blijven en er mag niets, ook niet tijdelijk, gestald worden. 32. Willem II Fabriek is standaard verzekerd tegen brand en diefstal. De organisator dient zelf aanvullende afspraken rondom diefstal en ongevallen verzekering edg te maken. 33. De deuren die op de brandscheiding staan moeten gesloten blijven. 34. Laden en lossen dient via de gebruikersingang aan de Boschveldweg 471 te gebeuren. Tijdens het laden en lossen dient de deur bemand te zijn vanwege insluipers. Bezoekersparkeerkaartjes zijn verkrijgbaar bij de Host. 35. De Willem II Fabriek is een gebouw wat onder monumentenzorg valt; er mag niet in stenen muren, plafonds en vloeren geboord of gespijkerd worden. 36. Brandhaspels, blussers, EHBO dozen en vluchtroutes dienen ten allen tijden vrij te blijven en niet geobstrueerd te worden. 37. Willem II Fabriek zorgt voor algemene en specifieke bewegwijzering in het pand. 38. De organisator dient na afloop zelf herstelwerkzaamheden in de ruimte uit te voeren en deze veegschoon achter te laten in dezelfde staat als bij gebruik. 39. Nadat de activiteit heeft plaatsgevonden vindt er een oplevering plaats door de assistent, host of curator. Bij onregelmatigheden wordt de organisator gesommeerd deze aan te passen. 40. De organisator dient zelf voor gereedschap te zorgen. ALGEMENE VOORWAARDEN GROTE RUIMTE & RAK 41. Voor deze ruimtes kunnen geen voorstellen worden ingediend, het ontwikkelen van tentoonstellings- of project ideeën voor de Grote Ruimte en RAK gebeurd op uitnodiging en i.s.m. de curator. Voor het organiseren van een tentoonstelling in de Grote Ruimte of RAK wordt het expositiebudget i.o.m. organisator door curator bepaald. 42. Willem II Fabriek brengt een huursom excl. Btw in rekening na afloop van de expositie 43. Na afloop stuurt de organisator een factuur geadresseerd aan: Stichting Kunstencluster Willem II Fabriek, Boschveldweg 473, 5211 VK s-hertogenbosch. Per mail: secr@w2.nl. Vermeld in de factuur de titel van de expositie/project, je naam en de data waarop je geëxposeerd hebt. 44. jonge makers kunnen rekenen op extra ondersteuning en begeleiding van Willem II Fabriek. 45. Willem II Fabriek ondersteunt de organisatoren kosteloos bij de promotie van de expositie. 46. De organisator draagt zorg voor de kosten voor het samenstellen, ontwikkelen, uitvoeren inclusief de opening, transport en afhandelen van de expositie. Van organisatoren wordt actieve en professionele werkhouding en inzet verwacht bij de ontwikkeling, uitvoering en afhandeling van de activiteiten. 47. De voorstellen hebben het profiel van een solo- groeps- en/of projecttentoonstelling 5
voorzien van een tentoonstellingsconcept. Onder groepstentoonstelling wordt verstaan een expositie met meer dan 2 deelnemende kunstenaars. Onder een projecttentoonstelling wordt verstaan een expositie welke vergezeld is van een randprogramma dat plaats vindt in de Spiegelzaal en/of Hangop Horeca of anderszins. TECHNISCHE FACILITEITEN GROTE RUIMTE & RAK 48. In de Willem II Fabriek is geen opslagruimte mogelijk. 49. Willem II Fabriek stelt geen technische apparatuur zoals beamers en dvd spelers beschikbaar. 50. Tijdens openingstijden houdt de host vanaf de Spiegelzaal op de begane grond via cameramonitoring toezicht op de Grote Ruimte. Er is geen suppoost aanwezig. De Host kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor vermissing, diefstal en/of beschadiging van werk en eigendommen. 51. De vluchtroutes in de algemene ruimtes rondom entree en lift moeten leeg blijven en er mag niets, ook niet tijdelijk, gestald worden. Gebruik van deze ruimtes kan alleen in overleg met curator. 52. Willem II Fabriek is standaard verzekerd tegen brand en diefstal. De organisator dient zelf aanvullende afspraken rondom diefstal en ongevallen verzekering edg te maken. 53. De deuren die op de brandscheiding staan moeten gesloten blijven. 54. Laden en lossen dient via de gebruikersingang aan de Boschveldweg 471 te gebeuren. Tijdens het laden en lossen dient de deur bemand te zijn vanwege insluipers. Bezoekersparkeerkaartjes zijn verkrijgbaar bij de Host. 55. De Willem II Fabriek is een gebouw wat onder monumentenzorg valt; er mag niet in stenen muren, plafonds en vloeren geboord of gespijkerd worden. 56. Brandhaspels, blussers, EHBO dozen en vluchtroutes dienen ten allen tijden vrij te blijven en niet geobstrueerd te worden. 57. Willem II Fabriek zorgt voor algemene en specifieke bewegwijzering in het pand. 58. De organisator dient na afloop zelf herstelwerkzaamheden in de ruimte uit te voeren en deze veegschoon achter te laten in dezelfde staat als bij gebruik. 59. Nadat de activiteit heeft plaatsgevonden vindt er een oplevering plaats door de assistent, host of curator. Bij onregelmatigheden wordt de organisator gesommeerd deze aan te passen. 60. De organisator dient zelf voor gereedschap te zorgen. 6
EXPOSITIEDUUR, OPENINGSTIJDEN, OPENSTELLING EN OP- EN AFBOUW Willem II Fabriek is geopend voor publiek van ma. t/m vrij. 9.00-18:00, in het weekend op za.+ za.+zo. Van 11.00-17.00 uur Op- en afbouw zijn mogelijk binnen openingsuren van Willem II Fabriek, de Spiegelzaal is ook tijdens op- en afbouw geopend voor publiek. Eventuele opening van een tentoonstelling is bij voorkeur op vrijdag 16:00 uur of op zaterdag om 15.00 uur. De openingshandeling sluit aan bij het programma van Willem II Fabriek en wordt ontwikkeld in overleg met curator Willem II Fabriek en bedrijfsleider horeca. Laden en lossen bij toegang Boschvelweg 471 is toegestaan. Bezoekersparkeerkaartjes zijn beperkt verkrijgbaar bij receptie. Parkeren is mogelijk op nabijgelegen parkeerplaats (zie site). MARKETING EN PROMOTIE Willem II Fabriek ondersteunt de organisator bij communicatie/marketing uitingen. Er wordt hierbij gebruik gemaakt van aanwezige ontwerpen. De organisator lever tijdig de benodigde gegevens aan en marketingmedewerkers van Willem II Fabriek dragen zorg voor de verwerking van de aangeleverde informatie. WEBSITE, NIEUWSBRIEF, UITNODIGING EN SOCIAL MEDIA Willem II Fabriek draagt zorg voor het ontwikkelen en verwerken/plaatsen van het tentoonstellingsprogramma en andere activiteiten. Communicatie/marketing uitingen: 1. Opname in maandelijkse nieuwsbief, digitaal verstuurd naar 1000 adressen 2. Digitale uitnodiging, verstuurd naar 1000 adressen 3. Opname in maandposter, geprint en verspreid bij 40 culturele instellingen in s- Hertogenbosch. 4. Persbericht, verstuurd naar lokale en landelijke pers 5. bewegwijzering in het pand 6. de activiteiten worden vermeld op de website www.willem2fabriek.nl, in verschillende agenda s en promotie via internet. 7. Social media: de expositie/activiteiten worden waar mogelijk onder de aandacht gebracht via social media kanalen van Willem II Fabriek op Facebook, Twitter en/of Linkedin/Instagram. Van de organisator wordt actieve koppeling met deze social media verwacht. Onderstaande informatie dient 8 weken voor afgaand aan openingsdatum van expositie/activiteit aangeleverd te zijn bij communicatie@willem2fabriek.nl: 7
Specificaties voor aanleveren teksten voor publicitaire uitingen: Titel:.. (8 woorden) Subtitel:.. (8 woorden) Organisatie, kunstenaar:.. (8 woorden) Websiteadres:. Logos: jpg, kleur en zwart wit Discipline:.. (2 woorden) Tekst:.. (200 woorden) Tekst:. (75 woorden) Startdatum activiteit: dd - mm -jjjj Tot en met einddatum activiteit: dd - mm jjjj Opening: dd - mm jjjj,..:.. uur Afbeeldingen: max. 2, verhouding 4:3, jpg. Geen typografie in het beeld. Onderschrift, credits fotograaf:.. (6 woorden) RECHTEN FOTO/FILM Willem II Fabriek behoudt zich het recht om de expositie/activiteiten te fotograferen en te filmen ten behoeve van promotie van het programma op internet en in gedrukte media. PROMOTIE DOOR DE ORGANISATOR Van de organisator wordt wederzijdse promotie verwacht via het eigen netwerk en kanalen. Hierin dienen tenminste de naam, url, adres en beschrijving van Willem II Fabriek als volgt vermeld te worden: Locatie: Willem II Fabriek (in schrijfwijze geen cijfer 2 gebruiken!) Url: www.willem2fabriek.nl Adres: Boschveldweg 471, 5211 VK s-hertogenbosch Openingstijden: ma t/m vrij 09.00-18.00 uur, za + zo 11:00 17:00 uur Toegang: gratis Beschrijving: Willem II Fabriek is een centrum voor beeldende kunst, muziek, AV en de thuisbasis van 35 kunstenaars, architecten, vormgevers en ontwerpers. Willem II Fabriek zich op voor nieuwe makers en hedendaagse kunst(vormen) en programmeert dynamische events zoals workshops, discussies, lezingen, presentaties, tentoonstellingen en (film)vertoningen. Willem II Fabriek is gevestigd in de monumentale sigarenfabriek Willem II Fabriek, Boschveldweg 371, 5211 VK s-hertogenbosch. www.willem2fabriek.nl. 8
VERKOOP WERKEN EN NAAMBORDJES Kunstwerken in Willem II Fabriek mogen verkocht worden onder de voorwaarde dat de organisator 40 % courtage afdraagt aan Willem II Fabriek. De organisator mag hiervoor instructies / verkoopinformatie aanleveren bij Willem II Fabriek. Naambordjes en prijslijst worden door Willem II Fabriek gemaakt. Willem II Fabriek zorgt voor het ontwerp, drukken en kosten van de naambordjes van kunstwerken. Deze naambordjes worden ontworpen binnen de huisstijl en format van Willem II Fabriek. De organisator dient 4 weken voor aanvang hiervoor informatie aan te leveren, met de verkoopprijs van ieder kunstwerk inclusief BTW en incl. courtage kosten (40 %). De organisator dient de naambordjes tijdens de opbouw zelf op te hangen en tijdens afbouw weg te halen. Let op: voor het opplakken van de naambordjes mag geen kneedgum / pritt buddies worden gebruikt! VERZEKERING 1. Willem II Fabriek vergoedt de verzekeringskosten van de kunstwerken tijdens de opbouw, tentoonstellingsperiode en afbouw. De dekking geldt voor kunstwerken die in een degelijke, stabiele en stevige staat zijn gemaakt en voorzien van een degelijk ophangsysteem en presentatie. 2. De organisator dient het verzekeringsformat uiterlijk 3 weken voor aanvang in te vullen, te ondertekenen en gescand aan te leveren bij organisatie@willem2fabriek.nl. Indien de organisator de verzekeringsformat niet volgens de hierboven aangegeven instructies aanlevert, zijn de kunstwerken niet verzekerd door Willem II Fabriek en is Willem II Fabriek niet verantwoordelijk voor enige vorm van schade en/of diefstal van de tentoongestelde kunstwerken. 3. De organisator dient zelf de transportverzekering af te sluiten van- naar en Willem II Fabriek PROCEDURE Voor het indienen van een programmavoorstel zie: Expositiemogelijkheden &Voorwaarden Willem II Fabriek op onze site. De curator bekijkt deze voorstellen en beoordeeld deze samen met een Kunst Advies Commissie / over ons. 9
HUURPRIJZEN Algemeen De Willem II Fabriek beschikt over drie presentatieruimtes, een op de begane grond en twee op de eerste verdieping. Deze worden geprogrammeerd door de curator. Inhoudelijk kwalitatieve kunst verhuring prevaleert altijd boven commerciële verhuur. Het verhuren van de presentatie ruimtes gaat altijd in overleg met de directeur. Verhuring is inclusief: - energie, servicekosten - facilitair beheer: schoonmaakkosten, gebruik gereedschappen, materialen - pr en overhead: administratieve kosten, opmaak digitale uitnodiging, plaatsen op website, vermelding in nieuwsbrief en social media - verzekering - technische assistent bij exposities/projecten in de Grote Ruimte: beperkte ondersteuning en uitvoering tijdens opbouw en afbouwwerkzaamheden. Genoemde bedragen in dit document zijn exclusief btw. Commerciële verhuringen, Begane grond Spiegelwand Per expositie/project: 350,- zegge driehonderdvijftigeuro excl. Eerste verdieping Grote Ruimte Dagprijs: 140,- zegge honderdveertigeuro excl. Btw. Eerste verdieping RAK, Ruimte voor Audiovisuele Kunsten Dagprijs: 65,-, inclusief gebruik beamer, projectiescherm Culturele verhuringen Culturele instellingen ontvangen 40 % korting op de hierboven vermelde bedragen. 10
SPECIFICATIES RUIMTES Algemeen: Stroomnetwerk 220 v. krachtstroom aanwezig op begane grond en eerste verdieping. Vaste wanden zijn van gipsplaat en kunnen tot 10 kilo per schroef belast worden. Er dient gebruikt gemaakt te worden van holle wand pluggen. Plafondconstructie is van staal en kan tot 150 k. p/m2 belast worden. Lift: L 1.39 x B 1.07 x H 2.20 m, maar het plafond is gewelfd, en varieert dus in hoogte (+/- 10cm). Begane grond Spiegelwand: - 1 vaste wanden van 46 m2 achter gehard glas - kan met spots uitgelicht worden - stroompunten en krachtstroom aanwezig - grijze gietvloer - afsluitbare toegangsdeur met elektronisch slot vanuit gebruikersingang - toegang via hoofdingang en gebruikersingang Eerste verdieping Grote Ruimte: - 3 vaste wanden - 2 lange en 2 korte mobiele tussenwanden, dubbelzijdig opgebouwd uit panelen - kan met spots uitgelicht worden, 30 en 52, 70 watt, daglicht - energiezuinige tl verlichting - krachtstroom - 6 stroompunten aanwezig - donker oker tegelvloer - afsluitbare toegangsdeur met elektronisch slot Eerste verdieping RAK: - Full HD Optima EH500 beamer op vast locatie (achterwand) aanwezig - Op- en doorzicht scherm 305x175cm - 2 vaste wanden - energiezuinige tl verlichting - kan verduisterd worden met verduistering gordijn - ± 30 zitplaatsen, moderne kunststof stoelen met rug- en armleuning - donker grijze vloerbedekking - afsluitbare toegangsdeur met elektronisch slot 11
CONTACTGEGEVENS Willem II Fabriek Boschveldweg 471 5211VK s-hertogenbosch organisatie@willem2fabriek.nl www.willem2fabriek.nl rek. NL50RABO0307795675 btw. 8557921881301 kvk. 64708896 12