Raadsvoorstel 2003/406 Onderwerp Vaststellen verordeningen inzake financiële functie gemeente Commissie Algemene Bestuurszaken Datum 10 november 2003 Raadsvergadering 11 december 2003 Samenvatting In de Wet dualisering gemeentebestuur is opgenomen dat gemeenteraden drie verordeningen dienen vast te stellen die van belang zijn voor de financiële functie van de gemeente. Het gaat hierbij om het vaststellen van de volgende verordeningen: de financiële verordening voorgeschreven in artikel 212 Gemeentewet; de controle verordening voorgeschreven in artikel 213 Gemeentewet en de verordening betreffende doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken voorgeschreven in artikel 213a Gemeentewet Inleiding Het belang van de verordeningen is gelegen in het feit dat de raad ermee aangeeft binnen welke kaders het college zijn bestuur moet voeren. De verordeningen ex artikel 212 en 213 zijn niet nieuw, maar door de dualisering wel van karakter veranderd. Voorheen bevatten de verordeningen vooral de regels voor de administratieve organisatie en de ambtelijke organisatie. De nieuwe verordeningen bevatten meer de beleidsmatige uitgangspunten voor de uitoefening van de financiële functie. De verordening ex artikel 213a is nieuw en dient om de controle op de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur te versterken. Met deze verordening waarborgt de raad dat de aandacht voor doelmatigheid en doeltreffendheid verankerd wordt in de gemeentelijke organisatie. Daarnaast zijn er ook enkele wijzigingen met betrekking tot de accountantsverklaring en de rol van de raad daarbij. De raad wordt nu formeel opdrachtgever van de accountant. De opdracht aan de accountant heeft een nauwe relatie met de controleverordening; beide zijn dan ook in artikel 213 geregeld. Voorbereiding voorstel door raadswerkgroep De drie concept-verordeningen die voor u liggen zijn voorbereid door de raadswerkgroep kaderstellende en controlerende functie gemeenteraad Haarlemmermeer. Leden van deze werkgroep zijn: B. V. L. Ottens, H. Kuipers, W. Beishuizen, P. J. van der Jagt, P. J. Boerman, P. J. F. Brandes, C. A. Spijkers, met de ondersteuning van de griffier, de concerncontroller en KPMG.
Volgvel 2 De werkgroep heeft de verordeningen zoveel mogelijk op basis van het bestaande beleid opgesteld. Aan de hand van de model-verordening van VNG en een overzicht van het huidig beleid zijn de eerste concepten opgesteld. Dillemma s c.q discussiepunten die zich hierbinnen voordeden zijn aan de hand van een viertal stellingen globaal behandeld in een informatieve bijeenkomst van de raad op 18 september j.l. De volgende stellingen zijn in discussie geweest: 1. Het budgetrecht op programmaniveau is aan de raad; de uitvoering, uitwerking en bedrijfsvoering is aan het college. 2. Bij de uitvoering van de (financiële) kaderstellende functie heeft de raad voldoende aan de programmabegroting 3. Voor de toetsende functie heeft de raad voldoende aan de rekenkamer en kan het college zichzelf een spiegel voorhouden met behulp van het auditprogramma 4. De rol van de accountant kan beperkt blijven tot de controlerende functie op rechtmatigheid en het getrouwe beeld. Richtinggevende conclusies raadsbijeenkomst 18 september Aan de hand van deze discussie zijn tijdens deze bijeenkomst de volgende conclusies getrokken: a. De raad wil (be)sturen op beleid en budget b. De raad heeft ook een algemene onderzoeksbevoegdheid c. De raad wil kaders stellen op hoofdlijnen voor zowel het beleid als de bedrijfsvoering en waar nodig met enkele gedetailleerde accenten d. De raad wil, indien nodig, gerichter en frequenter bestuurlijke rapportages van het college van burgemeester en wethouders e. De raad wil betrokken worden en invloed uitoefenen op de samenstelling van het auditjaarplan en de terugkoppeling van de resultaten van de audits f. De raad wil aandacht voor de onderwerpen in de paragrafen die leesbaar en (be)stuurbaar zijn(lokale heffingen;weerstandsvermogen en risicomanagement; onderhoud kapitaalgoederen; financiering; bedrijfsvoering; verbonden partijen; grondbeleid en verstrekking subsidies) g. De raad wil ook sturen aan de hand van het accountantsverslag h. De raad wil dat de accountant ook als onafhankelijk adviseur fungeert voor de raad i. De raad verlangt raadsrapportages van de accountant j. De raad wil in het onderzoeksplan van de accountant naar rechtmatigheid ook specifieke onderwerpen kunnen aangeven Verwerking conclusies in concept-verordeningen Op basis van deze uitspraken zijn de eerste concept-verordeningen nog eens getoetst en waar nodig aangepast. De conclusies onder a en b, het sturen op beleid en budget en het hebben van de algemene onderzoeksbevoegdheid, is nog eens een nadrukkelijke bevestiging dat de raad gebruik wil maken van de wettelijke bevoegdheid die ze al heeft op deze punten en ook in de bijgaande concept-verordening 212 gemeentewet zijn opgenomen.
Volgvel 3 De kaderstelling op zowel beleid als bedrijfsvoering ad c. is geregeld in artikel 2 en artikel 20 van de concept-verordening 212 gemeentewet. De mogelijkheid tot het aangeven van accenten en eventueel specifieker en frequenter over laten rapporteren ad d is opgenomen in artikel 2 en artikel 20. In de notitie Auditfunctie van april 2001 is in de paragrafen 5.1 t/m 5.4 geregeld dat de raad zelf kan aangeven welke audits zij uitgevoerd wil hebben en hoe over de resultaten wordt teruggekoppeld, zoals onder e. wordt verlangd. De wijze waarop de raad tegen de rol van de accountant aankijkt en welke eisen zij aan hem stelt worden globaal in de conclusies onder g. tot en met j. aangegeven. De verordening Accountantscontrole geeft adequaat ruimte via artikel 2 opdrachtverlening accountantscontrole en 4 inrichting accountantscontrole e.e.a. te regelen. Mogelijke toekomstige verbeterpunten Uit de discussies binnen de raadswerkgroep kwamen diverse punten naar voren waarop de verordeningen in de toekomst wellicht verbeterd kunnen worden. Het gaat om de volgende punten: - Verhoging van de frequentie van bestuurlijke tussenrapportage aan de raad; - Ruimte voor college om binnen bepaalde limieten zelfstandig overeenkomsten aan te gaan en investeringen te doen; - Actualiseren/opstellen jaarlijks bij te stellen meerjarenbeleid reserves en voorzieningen in relatie tot weerstandsvermogen; - Bij paragraaf lokale heffingen ook voorschrijven in te gaan op specifieke lastendrukontwikkeling huishoudens en bedrijven en waardeontwikkeling onroerende zaken in de gemeente; - Bij paragraaf weerstandsvermogen speciale aandacht voorschrijven voor specifieke onderwerpen (renteontwikkeling, resultaten grondexpl., etc.); - Niet alleen paragraaf bedrijfsvoering verlangen; ook meerjarenbeleid en rapportage over onderuitputting; - Formulering meerjarenbeleid t.a.v. verbonden partijen; - Subsidieverstrekking obv periodieke beleidsnota en overzicht van toegekende subsidies ipv verordening. Afgesproken is om deze punten niet nu al in de verordeningen te betrekken. Wel stellen wij voor de verordeningen na 2 jaar te evalueren en hebben daarover een bepaling in het voorgestelde raadsbesluit opgenomen. Advies van college Inmiddels is het college verzocht zijn oordeel over deze verordeningen te geven en de raad te adviseren. Dit advies, in de vorm van een Nota van B&W, is als bijlage meegezonden.
Volgvel 4 Correcties na ABZ-behandeling Naar aanleiding van de behandeling in de commissie ABZ op 10 november 2003 is een typefout in art. 7, lid 2 van de Financiële Verordening gecorrigeerd en is de tekst van het besluit verbeterd. Daar stond oorspronkelijk dat de raad wordt voorgesteld de verordeningen in januari 2006 te evalueren, maar dat is geen juiste formulering voor een raadsbesluit. Namens de raadswerkgroep kaderstellende en controlerende functie gemeenteraad Haarlemmermeer, J.P. van Dongen Torman (voorzitter) Bijlage(n): 3 verordeningen/advies college Financiële verordening, Verordening accountantscontrole, Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid
Raadsbesluit 2003/406 Onderwerp Vaststellen verordeningen inzake financiële functie gemeente De raad van de gemeente Haarlemmermeer; gelezen het voorstel van de raadswerkgroep kaderstellende en controlerende functie gemeenteraad Haarlemmermeer nummer 2003/406 en het advies daarover van het college van B&W; besluit: 1. de verordeningen vast te stellen; 2. de verordeningen medio januari 2006, voorafgaand aan de opstelling van de kadernota voor de begroting 2007 te evalueren en de resultaten van deze evaluatie bij de behandeling van de kadernota te betrekken. Vastgesteld in de openbare vergadering van 11 december 2003. De griffier, De voorzitter, dr. M.J.E.M. van Dam mr. A.Ph. Hertog