Departementshoofd facilitair beheer Functiebenaming/graad en functionele loopbaan Departementshoofd, A4a-A4b. Doel van de functie Als departementshoofd coördineert en leidt u alle diensten binnen uw departement om bij te dragen tot de organisatiedoelstellingen (i.e. de realisatie van de missie) van de stad Roeselare. Dit alles dient te gebeuren binnen het financieel, organisatorisch, structureel en reglementair kader van het stadsbestuur. Als departementshoofd bent u eindverantwoordelijke voor het functioneren van uw departement. Concreet gesteld verbindt u er zich toe om de omschreven jaarlijkse doelstellingen en jaaractieplannen te realiseren. Plaats in de organisatie De Stad Roeselare is vanuit het oogpunt van interne organisatie opgedeeld in 3 directies. De directies mens en ruimte zijn voornamelijk burgergericht en staan in voor de externe dienstverlening ; ze spelen een belangrijke rol in het zoeken naar participatie met de burger/klant. De directie ondersteuning richt zich in de eerste plaats op de interne klant, en zorgt er voor dat de extern gerichte directies (mens en ruimte) over alle mogelijke middelen beschikken om op een performante manier hun werk te kunnen doen. Als departementshoofd staat u aan het hoofd van een departement en ressorteert u rechtstreeks onder de directeur die op zijn beurt rechtstreeks onder de stadssecretaris ressorteert. U rapporteert aan uw directeur en houdt in alle transparantie de stadssecretaris en de bevoegde schepen(en) op de hoogte. U geeft rechtstreeks leiding aan de diensthoofden die ressorteren onder uw departement. 1
Resultaatsgebieden 1. U formuleert in overleg met de directeur, de stadssecretaris en de bevoegde schepen(en) een duidelijke visie op de werking van het departement in lijn met de missie en visie van de organisatie. Dit betekent: - Formuleren van de opdracht van het departement; - Opmaken van het strategisch en operationeel plan in nauwe samenwerking met de directeur en de strategische cel (inclusief de doelstellingenanalyse); - Er voor zorgen dat deze plannen top-down vertaald worden in concrete, individuele en/of teamdoelstellingen; - Evalueren van de effecten van het gevoerde beleid. 2. U staat in voor de operationele aansturing van uw departement. Dit houdt onder meer in: - De middelen effectief en efficiënt beheren om de resultaten te behalen; - Verantwoordelijkheden tot op het laagst mogelijke niveau delegeren waardoor de autonomie van medewerkers aangesproken wordt; - Instaan voor de uitvoering van beslist beleid voor die aspecten die betrekking hebben op het departement; - Instaan voor de opmaak van budgetvoorstellen en de opvolging ervan; - Instaan voor een klantgerichte aanpak binnen uw departement - Richting geven aan de medewerkers bij het oplossen van moeilijke en delicate dossiers; - Instaan voor een goeie communicatiedoorstroming binnen uw departement; 3. U staat in voor de beleidsvoorbereiding en de beleidsuitvoering voor de thema s uit uw departement. Dit betekent: - Via rechtstreekse contacten met het werkveld, verzamelen van informatie, knelpunten, suggesties; - Formuleren van adviezen en/of coördineren van beleidsvoorstellen van de diensthoofden; - Op basis van indicatoren, onderzoek en maatschappelijke evoluties, beleidsvoorstellen doen en toelichting geven aan de directeur, de stadssecretaris, de bevoegde schepen(en), het managementteam, de departementsraad, het college van burgemeester en schepenen, 4. U hebt oog voor mogelijke kansen voor de organisatie en grijpt opportuniteiten aan teneinde innovatieve oplossingen voor de klanten te realiseren. 5. U draagt actief bij tot de implementatie van het personeelsbeleid van de organisatie opdat het departement over competente en gemotiveerde medewerkers zou beschikken om zijn doelstelling te realiseren. Dit houdt in: - Voeren van een goed personeelsbeleid als verantwoordelijke voor uw departement d.w.z. in overeenstemming met de richtlijnen inzake personeel en organisatie en in nauwe samenwerking met het departement Personeel en Organisatie; - Organiseren van het werk en komen tot een logische en gestructureerde workflow; 2
- Personeelsbehoeften signaleren en staven; - Actief bijdragen tot de veranderingsprocessen en de gewenste cultuurverandering en hierbij als voortrekker fungeren; - Stimuleren en coachen van de diensthoofden en directe medewerkers in hun competentieontwikkeling met alle mogelijke middelen (feedback/ontwikkelgesprekken/evaluatie; vorming/training/opleiding, enz.); - Aandacht hebben voor het welzijn op het werk (veiligheid, stress, pesten, gelijke kansen, ), m.a.w. realiseren van een aangenaam werkklimaat; - Regelmatig informele contacten met het personeel onderhouden ( management by walking around ). 6. U staat in voor een kwalitatief en efficiënt financieel beheer van beschikbare middelen, wat betekent: - Voeren van een goed financieel beleid als verantwoordelijke voor uw departement d.w.z. in overeenstemming met de richtlijnen ter zake en in nauwe samenwerking met het departement Financiën; - Voorbereiden van de begrotingsbesprekingen samen met de directeur, de stadssecretaris, de financieel beheerder en de bevoegde schepen(en); - Beheren en bewaken van het toegestane budget binnen het kader zoals bepaald in de interne begrotingsbesprekingen; - Voeren van een financieel gezond beleid en waar mogelijk het ontwikkelen van alternatieve bronnen van inkomsten; - Regelmatig evalueren van de besteding van de middelen en mee ondersteunen van een efficiënte besteding ervan; - Het stimuleren en kostenbewust maken van alle medewerkers binnen het departement; - 3
Functiedoelstellingen Vaktechnische doelstellingen Professionele toepassing van: Diverse technieken en hun toepassingen in de bouwtechnische omgeving; Specifieke wetgevingen; Managementtechnieken (organisatiemanagement, peoplemanagement, financieel management, ); Basistoepassing van: Gangbare pc- en softwareprogramma s (Autocad, Word, Excel, Outlook); Kennis van de organisatie en de huisstijl. 4
COMPETENTIEPROFIEL ORGANISATIECOMPETENTIES VOORTDUREND VERBETEREN (NIVEAU 4) U zet anderen er toe aan mee te denken/werken aan de verbetering van de manier van werken (binnen het eigen departement). (stimuleren) - Voorziet in mogelijkheden tot permanente vorming en bijscholing van anderen en stimuleert het gebruik daarvan. - Leert anderen alert zijn voor toekomstige uitdagingen en voor wat ze voor de eigen werking kunnen betekenen. - Stimuleert anderen om kritisch te kijken naar de huidige werking en om voorstellen tot verbetering te formuleren. KLANTGERICHT HANDELEN (NIVEAU 4) U onderneemt structurele acties om de dienstverlening van het eigen departement of de volledige organisatie aan klanten te optimaliseren. (proactiviteit/structureel grote entiteit/ volledige organisatie) - Legt voor de directie/organisatie meetbare doelstellingen vast op het vlak van klantgerichtheid en klantentevredenheid. - Past binnen het departement de diensten, procedures, doelstellingen aan om beter aan toekomstige behoeften en verwachtingen van klanten te beantwoorden. - Zet systemen op om een kwaliteitsvolle aanpak te garanderen. - Voorziet voor het departement in een systematische enquête rond klantentevredenheid (procedures). - Stimuleert anderen om de klantgerichtheid van hun aanpak voortdurend in vraag te stellen en te verbeteren. SAMENWERKEN (NIVEAU 4) U creëert gedragen samenwerkingsverbanden met en tussen verschillende groepen. (Stimuleren + systematisch inbakken tussen verschillende groepen) - Creëert structuren om de samenwerking met andere ploegen/diensten/departementen te verbeteren. - Neemt informele initiatieven om de samenwerking met en tussen andere ploegen/diensten/departementen te verstevigen. - Draagt samenwerking uit als belangrijke waarde in het eigen departement en daarbuiten en spreekt anderen daarop aan. - Creëert een draagvlak voor problemen, beslissingen en acties die het eigen departement overstijgen. - Creëert en benut de gepaste communicatiekanalen en stimuleert het overleg rond aangelegenheden die het eigen departement overstijgen. - Werkt actief aan het scheppen van een goede vertrouwensband met andere departementen. 5
RESULTAATSGERICHT HANDELEN (NIVEAU 4) U ontwikkelt systemen om de doelstellingen te halen. - Stelt procedures op om de voortgang van de eigen taken en verantwoordelijkheden en van gedelegeerde taken te bewaken. - Initieert systematische communicatie om anderen op te volgen. - Definieert processen om anderen te checken op hun voortgang ten aanzien van langetermijnresultaten. - Definieert duidelijke criteria op basis waarvan de voortgang en de kwaliteit van het proces worden beoordeeld. INTERPERSOONLIJKE COMPETENTIES NETWERKEN (NIVEAU 3) U bouwt doelgericht een invloedrijk, professioneel netwerk uit over de grenzen van het eigen departement dat u structureel aanwendt voor professionele doeleinden. - Kan zijn netwerk inschakelen om de eigen werkzaamheden te ondersteunen (informatie verzamelen, ). - Betrekt anderen bij de eigen professionele netwerken en stimuleert hen die uit te bouwen. - Schakelt anderen in om een breder draagvlak te creëren waardoor het departement/de directie/de organisatie haar doelstellingen beter kan waarmaken. - Zoekt gericht contact met anderen die een rol kunnen spelen in de uitbouw van een invloedrijk netwerk. - Is integer, samenwerkend en niet-manipulatief ingesteld bij het inschakelen van zijn netwerk. INFORMATIEVERWERKENDE COMPETENTIES CONCEPTUALISEREN (NIVEAU 3) U ontwikkelt een eigen beleid dat het departement/de directie op lange termijn beïnvloedt. - Anticipeert op maatschappelijke ontwikkelingen en de toekomst, evenals op de manier om de directie hierop voor te bereiden. - Komt met plannen en ideeën met een looptijd van enkele jaren. - Houdt vast aan de langetermijnvisie, niettegenstaande de dagelijkse gebeurtenissen. - Brengt een eigen beleid naar voren dat gebaseerd is op een duidelijke visie op de missie en de doelstellingen van de directie en de organisatie. PERSOONSGERELATEERDE COMPETENTIES OMGAAN MET STRESS (NIVEAU 3) U blijft kalm en rustig in onverwachte of ongekende complexe situaties. - Blijft onder moeilijke werkomstandigheden hoofd- en bijzaak in het eigen werk onderscheiden. - Presteert goed in situaties waar er sprake is van langdurige of zich herhalende hoge tijdsdruk, tegenslag en complicaties. 6
- Handhaaft zich in complexe situaties en in situaties met onzekerheden en onbekenden. - Blijft zich niettegenstaande grote tijdsdruk open opstellen voor meningen of opmerkingen van anderen. - Blijft in situaties van grote druk en weerstand zoeken naar een aangepaste stijl en aanpak om toch zijn doelstelling te bereiken. LEIDINGGEVENDE COMPETENTIES DELEGEREN (NIVEAU 3) U delegeert ruime verantwoordelijkheidsgebieden. - Creëert betrokkenheid en verhoogt de eigenwaarde van de medewerkers door hen de volle verantwoordelijkheid te geven over bepaalde dossiers, processen, en over de middelen om de vastgestelde output te bereiken. - Weet waar de sterke kanten van de medewerkers liggen en durft daarop te vertrouwen. - Initieert zelfsturing en empowerment bij de medewerkers. - Geeft ruimte aan medewerkers om zaken op hun eigen manier te realiseren. - Geeft medewerkers bevoegdheid om in complexe en onvoorspelbare situaties autonoom te handelen. ONDERNEMENDE COMPETENTIES OMGEVINGSBEWUST HANDELEN (NIVEAU 3) U anticipeert bij elke (eigen) actie op mogelijke gevolgen voor de organisatie in haar totaliteit. - Houdt rekening met de (politieke) invloeden binnen een organisatie. - Onderkent de invloed en gevolgen van de eigen beslissing op andere departementen/directies binnen de organisatie. - Maakt gebruik van expertise in andere departementen/directies. - Reageert op (onuitgesproken) behoeften, belangen of verwachtingen van andere departementen/directies. - Creëert een draagvlak door inzicht te tonen in en rekening te houden met informele netwerken die de eigen directie kunnen overschrijden. - Is op de hoogte van gebeurtenissen in andere directies van de organisatie en houdt daar op voorhand rekening mee. 7
Organogram Roeselare (inkanteling OCMW in organisatiestructuur) tot op niveau departement. Facilitair beheer 8
9