100 HRM ers over innovatie in het onderwijs Met 20 handige tips! Gebaseerd op onderzoek
Met minder mensen meer doen Het verzorgen van kwalitatief goed onderwijs is het doel van iedere onderwijsinstelling. Wat de kwaliteit daarbij zeker ten goede komt is het doorlopend én weloverwogen verbeteren van zaken en vernieuwen van uw organisatie. Met het doorbreken van bestaande patronen kan vaak nog efficiënter met mensen en middelen om worden gegaan. Dit heeft als groot voordeel dat meer aandacht en ruimte kan gaan naar het primaire proces, namelijk onderwijs of nog concreter de les. Meer doen met minder mensen en er tegelijkertijd voor zorgen dat het onderwijs beter wordt, daar gaat het om. In deze publicatie met als titel Les(s) is more leest u 20 tips over HRM-innovatie in het onderwijs. In veel gevallen zijn de tips ook bruikbaar buiten het HRM-vakgebied. Deze 20 tips hebben wij overigens niet zelf bedacht, wij hebben ze voor u op een rij gezet en doorvertaald op basis een onderzoek in samenwerking met TNS Nipo onder 100 HRM ers of HRM-verantwoordelijken in het onderwijs. Deze tips komen dus direct van uw onderwijscollega s die net als u dagelijks voor de nodige HRM-uitdagingen staan.
Goed bekend Driessen HRM deelt deze onderzoeksinformatie graag met u. Niet voor niets is onze slogan goed bekend. Goed bekend betekent onder meer ook dat we goed naar HRM ers in het onderwijs luisteren. Inmiddels werken we met meer dan 200 organisaties in het onderwijs samen, die bij elkaar meer dan 2.000 scholen vertegenwoordigen. Dat heeft in de afgelopen jaren geresulteerd in de introductie van een aantal vernieuwende diensten in het onderwijs. Na de 20 innovatietips behandelen we in een apart katern 5 oplossingen van Driessen die uw dagelijkse HRM-praktijk makkelijker of beter kunnen maken. Wilt u daar meer over weten dan horen wij graag van u. www.driessen.nl
Denk verder dan het idee Een innovatie begint vaak met een goed idee, het eureka! - moment. De bedenker van het idee om zaken anders, beter, sneller, efficiënter aan te pakken vindt deze oplossing meestal ook heel logisch. Waarom zou iemand daar anders over kunnen denken? Tip 1: DENK VERDER DAN HET IDEE Creëer draagvlak onder de medewerkers Hoe goed en logisch het idee ook kan zijn voor de één, het kan uiteraard altijd nadelen hebben voor de ander. Wellicht moeten vertrouwde patronen worden doorbroken, werkwijzen worden aangepast en soms wordt zelfs iemands functioneren anders bekeken. Een mogelijk negatief resultaat van een goed idee is dan ook onrust in de organisatie wat weer de nekslag kan betekenen voor het slagen van een vernieuwing of innovatie. Volgens bijna 60% van de ondervraagden is het creëren van draagvlak onder medewerkers daarom de belangrijkste succesfactor voor het succesvol doorvoeren van een vernieuwing of innovatie op HRM-gebied. Onafhankelijk van wat voor een soort vernieuwing of innovatie het is, het creëren van draagvlak is te realiseren door een aantal zaken voortvarend op te pakken: - Communiceer duidelijk wat je gaat doen en wat je daarmee wilt bereiken - Ontwikkel samen een plan, een vernieuwing/ innovatie wordt nooit door één persoon doorgevoerd. - Vraag feedback aan alle betrokken partijen - Als een probleem zich voordoet, biedt dan ook de ruimte om te denken over een oplossing - Wees concreet in planning, wanneer kan men wat verwachten? Tip 1
Organiseer motivatiebijeenkomsten Tip 2: ALS WE GAAN, DAN GAAN WE MET Z N ALLEN Motivatiebijeenkomsten belangrijk bij uitvoeren veranderingen De tweede tip die wij uit het onderzoek onder 100 HRM ers haalden, sluit naadloos aan bij de eerste over het creëren van draagvlak. Draagvlak betekent dat mensen begrijpen wat er gaat gebeuren en er achter staan. De realiteit leert dat het begrip voor de vernieuwing of innovatie, nog niet betekent dat men er ook mee aan de slag gaat. De waan van de dag bepaalt vaak de agenda en uitstel ligt daarmee op de loer. Meer dan de helft van de ondervraagde HRM ers geeft aan dat specifieke motivatiebijeenkomsten een must zijn om veranderingen in de praktijk doorgevoerd te krijgen. Maak zaken concreet en geef aan wat er van mensen wordt verwacht. Benadruk dat ieders inzet, hulp en kennis nodig is voor de realisatie van de verandering. Communiceer in dat kader echter zo min mogelijk met het woord moeten. Een kwart van de ondervraagden geeft aan dat voor het slagen van veranderingen binnen de organisatie, het aanstellen van vertegenwoordigers van verandering ook erg goed kan helpen. Dit zijn de sleutelpersonen waar men meer informatie over de verandering/vernieuwing op kan doen en waarmee men aanvullende ideeën of klachten kan delen. Een bijkomend voordeel daarbij is dat deze vertegenwoordigers van verandering ook weer op kunnen komen voor hun collega s in het proces. Tip 2
Stel prioriteiten Tip 3: RUIMTE VOOR IDEEËN U kunt er priori-tijd van maken Er is altijd een reden om iets niet te doen. Sterker nog, het is vaak zelfs makkelijker om zaken niet te doen. HRM ers of HRM-verantwoordelijken kunnen hun dag meer dan goed vullen met lopende zaken. Hoe kunnen ze dan toch tijd overhouden om ook nog veranderingen en verbeteringen in de organisatie door te voeren zodat deze niet blijven liggen? De tip die door meer dan 2 op de 3 ondervraagden dan ook gegeven wordt is: stel prioriteiten en houd jezelf daar aan. Prioriteiten stellen betekent echter niet dat je een dichtgetimmerde planning opstelt en bijbehorende uitgebreide takenlijst bijhoudt zonder ruimte voor ad hoc activiteiten. Een HRM-verantwoordelijke zal in het dagelijks werk flexibel moeten kunnen blijven in de indeling van de tijd. Immers onverwachte vragen zullen altijd op blijven duiken. In de praktijk is het slechts zelden dat alle onverwachte zaken ook echt moeten gebeuren op deze specifieke dag. Probeer daarom een indeling te maken op: - Wat is noodzaak? - Wat is topprioriteit (nooit meer dan twee)? - Wat behoeft redelijk snel een oplossing? - Wat is prettig als het een keer gedaan wordt? Houd daarbij in gedachten dat een prioriteitenlijst niet alleen opgebouwd wordt op basis van wat er gevraagd wordt, maar ook wat u als HRM er gedaan wilt hebben. Tip 3
Focus op opbrengsten en terugverdientijd Tip 4: GOEDE IDEEËN ZIJN ONBETAALBAAR Een strak budget, maar toch ruimte voor innovatie Veranderen of verbeteren kost geld. Dit is een veelgehoorde opmerking, zeker in het onderwijs, waar door strakke budgetten er weinig financiële ruimte kan lijken te zijn. Volgens iets minder dan de helft van de ondervraagden is de beste aanpak bij het werken met een strak budget, het focussen op de opbrengsten en terugverdientijd. Dit wordt ook wel de zogenaamde Return On Investment of ROI genoemd. Daarbij gaat het ook om de beantwoording van twee vragen: - Wat levert de investering in de praktijk aan verbetering op? - Wanneer worden de verbetering gerealiseerd? Kort gezegd, bekijk niet alleen wat iets kost, maar vooral wat het oplevert. Maak dat concreet en presenteer dat op een duidelijke manier zo dat andere betrokkenen op begrotingsgebied er (letterlijk en figuurlijk) ook hun geld op in willen zetten. Het helpt daarbij om op voorhand in uw begroting rekening te houden met een innovatiebudget. 1 op de 3 ondervraagden ziet dat zelfs als de voornaamste oplossing om innovaties binnen de organisatie te financieren. Met een innovatiebudget creëert u een basis voor het opstarten van verbeteringsprocessen. Tip 4
Voorkom angst door heldere communicatie Tip 5: WAT DE BOER NIET KENT Angst voor zaken die je niet kent Met stip op één staat angst voor verandering als grootste valkuil voor het slagen van een HRM-vernieuwing of -innovatie binnen een organisatie. Bijna de helft van de ondervraagden geeft aan deze angst het grootste obstakel is bij innovaties. Aanvullend denkt iets meer dan een kwart van de HRM ers in het onderwijs dat uitstellen de grootste valkuil is. De angst die kan ontstaan doordat mensen bang zijn voor zaken die er op personeelsgebied gaan gebeuren, kan verlammend werken. Wellicht heeft het uitstelgedrag daar ook mee te maken. De angst is vaak gebaseerd op het feit dat mensen niet precies weten wat ze te wachten staat. Deze valkuilen zijn prima te voorkomen door goed te communiceren en mensen enthousiast te maken voor de innovatie of verbetering. Enthousiasme begint met het feit dat mensen begrijpen wat er gaat gebeuren. Door dat duidelijk te communiceren en aan te geven waarom zaken veranderen kan de angst voor verandering worden omgezet in enthousiasme voor de verbetering. De volgorde waarin zaken gecommuniceerd worden is daarbij van doorslaggevend belang. Communiceer als eerste welke verbetering het doel is en geef daarna pas aan hoe dat kan worden bereikt en wat er gaat veranderen. Door te starten met Er gaat veel veranderen want ligt de focus teveel op het spannende proces in plaats van op het mooie doel. Tip 5
Organiseer brainstormsessies en innovatieteams Tip 6: INNOVEREN DOE JE NIET ALLEEN Brainstormsessies en een innovatieteam: samen sta je sterk Gevraagd naar de wijze waarop innovaties binnen het onderwijs het beste geregeld kunnen worden zijn de respondenten eensgezind. Innovatie is iets waar bij voorkeur samen de schouders onder wordt gezet. Daarbij ziet bijna de helft van de ondervraagden het organiseren van brainstormsessies als een goede aanjager van vernieuwingen. Goede ideeën kunnen overal ontstaan hoewel sommige settings meer voor de hand liggen dan andere. Een specifieke setting zoals een brainstormsessie kan de mooiste innovatieve ideeën opleveren, maar soms stormt het te letterlijk en komt er niets zinnigs uit. Het is daarom zinvol om de sessie goed voor te bereiden, een sessieleider te benoemen en een prettige ruimte te faciliteren. 40% van de ondervraagden geeft aan dat een zo divers mogelijk gezelschap de voorkeur verdient bij het samenstellen van een innovatieteam. In de ideale situatie wordt zo n team gevormd door een aantal vertegenwoordigers van het onderwijzend en onderwijsondersteunend personeel, een aantal leerlingen/studenten, aangevuld met een vertegenwoordiging vanuit het bedrijfsleven. Deze samenstelling in de volle breedte is wellicht niet altijd haalbaar of geschikt, maar ook met een kleiner begin kan een innovatieteam al heel wat bereiken. Wanneer het team uitsluitend uit eigen medewerkers bestaat en intern is gericht, zorg er dan in ieder geval voor dat verschillende onderdelen van de organisatie vertegenwoordigd zijn zodat het leereffect en de onderlinge aanvulling zo optimaal mogelijk zal zijn. Tip 6
Richt aandacht innovatie op mensen Tip 7: KWALITEIT VOOR DE KLAS Daar staan mensen achter Kwaliteit voor de klas, daar hechten HRM ers in het onderwijs het meeste waarde aan. Zij vinden dat binnen hun eigen organisatie, innovatie en vernieuwing vooral daarop gericht moet zijn. 1 op de 5 HRM ers vindt dat innovatie of vernieuwing in het onderwijs vooral gericht moet zijn op meer aandacht voor medewerkers. Uit het onderzoek komt echter duidelijk naar voren dat aandacht voor mensen en kwaliteit voor de klas niet los van elkaar gezien kunnen worden. Mensen maken letterlijk het onderwijs, want zonder onderwijzer is er geen onderwijs. Aandacht voor uw medewerkers brengt de organisatie als geheel verder. Aandacht geven kost tijd, maar levert ook veel op. Maak daar tijd voor, zo geven veel ondervraagden aan. Wat ook tijd kost maar weinig oplevert zijn arbeidsintensieve, operationele HRM-processen. Daar valt volgens 1 op de 6 HRM er nog het meeste te winnen. Zij zouden het liefste zien dat innovatie in het onderwijs zich vooral richt op het creëren van een efficiëntere organisatie. Tip 7
Blijf proberen en leer daarvan Tip 8: DURVEN EN DOEN Blijf proberen en probeer daarvan te leren Hoe kenmerkt een innovatieve onderwijsorganisatie zich? Volgens de ondervraagden zijn er twee zaken die belangrijk zijn. Als eerste moet een organisatie werken met korte communicatielijnen en snel beslissingen nemen. Ten tweede kenmerken innovatieve onderwijsorganisaties zich vooral door veel te proberen en de successen te behouden. Korte communicatielijnen en snelle beslissingen zijn te realiseren door het innovatieteam een mandaat te geven om, tot zekere hoogte, zelf beslissingen te nemen. Wanneer voor iedere verandering er verschillende beslissingsorganen in de organisatie geraadpleegd moeten worden, dan vertraagt dat enorm. Deze organen hebben echter uiteraard wel een rol in het proces. Het is daarom aan te bevelen om binnen het innovatieteam ook leden van deze organen op te nemen, wat het draagvlak van het team in alle geledingen van de organisatie zal verhogen. Veel ondervraagden geven aan dat organisaties niet angstig moeten zijn om nieuwe zaken te proberen. Bepaalde innovaties of verbeteringen kunnen het best eerst op kleine schaal worden toegepast. Een dergelijk pilot-project kan waardevolle informatie opleveren over het mogelijke succes voor de gehele organisatie. Daarnaast biedt de ervaring op kleine schaal de mogelijkheid om zaken te verbeteren voordat het op grotere schaal de organisatie in wordt gebracht. Angst is een slechte raadgever; bij innovatie is het uiteindelijk een kwestie van durven en doen. Tip 8
Organiseer, delegeer en structureer Tip 9: GOED KAN ALTIJD BETER Overzicht in HRM-processen Goed kan altijd beter. Uit het onderzoek komt duidelijk naar voren dat wat het beste werkt om meer uit een werkdag te halen, is: - het goed organiseren van HRM-processen en - het delegeren van activiteiten die niet tot de kerntaken behoren. Op de vraag hoe HRM ers op een realistische manier beter hun taken kunnen uitvoeren, geeft bijna 40% van de ondervraagden aan dat de sleutel ligt bij het beter organiseren van HRM-processen binnen de onderwijsorganisatie. Aanvullend zou een derde van de ondervraagden het liefst zaken uitbesteden die niet bij zijn of haar kerntaken behoren. Een kwart van de ondervraagden wil vooral meer structuur in de werkzaamheden aanbrengen. Met betrekking tot het beter organiseren van HRM-processen, is het raadzaam om te starten met een inventarisatie welke processen er in hoofdlijnen zijn en hoeveel tijd ze kosten. Daarna kan een analyse worden gemaakt hoe de processen zouden moeten lopen en hoe ze in de praktijk lopen. Mogelijk verbeterpunten komen zo aan het licht; kunnen zaken niet anders, beter, sneller, eenvoudiger? Op basis van een duidelijk overzicht is de volgende stap hier concreet verbeteringen in aan te brengen. Vaak kan op basis van een dergelijk overzicht ook een kritische blik worden geworpen op zaken die wel of niet tot de kerntaken van een HRM er horen. Tip 9
Stimuleer en faciliteer Mensen zijn allemaal verschillend, gelukkig maar. Persoonlijkheid, leeftijd, opvoeding, levenservaring; vele factoren spelen een rol die bepalen in hoeverre briljante ideeën bij iemand opborrelen. De motivatie voor medewerkers om vernieuwend bezig te zijn komt dan ook vaak van binnenuit. Tip 10: GEEF EEN PODIUM Stimuleer en faciliteer collega s die vernieuwend bezig zijn De afdeling HRM kan daar uiteraard niet altijd direct invloed op uitoefenen. Wat echter wel binnen de invloedssfeer van HRM ligt is het faciliteren van medewerkers hierin. Volgens 40% worden collega s die vernieuwend bezig zijn binnen de organisatie het meest gestimuleerd door hen te helpen hun ideeën te realiseren. Een derde van de ondervraagden raadt aan hen een podium te geven om hun ideeën te delen. Beide invalshoeken liggen enigszins in elkaars verlengde. Maar de boodschap is duidelijk: stimuleer en faciliteer mensen die vernieuwend bezig zijn. Dit zijn overigens ook vaak de medewerkers die mogelijk mooi plaats zouden kunnen nemen in een innovatieteam. Opvallend is dat slechts 2% van de respondenten van dit onderzoek de stimulans met name ziet in een financiële beloning. Deze uitkomst past echter zeker bij de sector onderwijs. Net als andere segmenten binnen de publieke sector, wordt ook het onderwijs toch veelal gevormd door medewerkers die werken op basis van sterke idealen. Dit geldt dus ook wanneer het gaat om vernieuwende ideeën Tip 10
Pak kritiek niet persoonlijk op Tip 11: WAT EEN WERK, MOET DAT NOU? Pak kritiek niet persoonlijk op, maar persoonlijk aan Om innovatie in het onderwijs goed te laten slagen is het betrekken van medewerkers en het creëren van het juiste (innovatie)team zeer belangrijk. Het geheel is daarbij sterker dan de afzonderlijke personen. Bij het omgaan met negatieve sentimenten geldt volgens de ondervraagden het omgekeerde; kritiek kan het beste op persoonlijk niveau aangepakt worden. Uit het onderzoek komt meerdere keren naar voren dat het belangrijk is om met critici, voor zover mogelijk, afzonderlijk in gesprek te gaan. Mensen voelen zich zo serieus genomen. De kunst is daarbij om te achterhalen wat de achtergrond van de kritiek is en daar, indien mogelijk, wat aan te doen. Daarna moet de criticus de ruimte en verantwoordelijkheid krijgen om met een oplossing te komen. Op deze wijze wordt kritiek constructief en worden critici zo zelf onderdeel van het proces om een bepaald probleem op te lossen. Kritiek geven zonder een oplossing aan te dragen helpt niemand verder, iets wat de meeste mensen ook snel inzien. Hoe goed u trouwens uw zaken ook op orde hebt, ga er in een innovatie- of verbeteringproces vanuit dat u kritiek krijgt. Dat is geen probleem. Het is zoals sommige respondenten het beschreven: een kans om zaken nog beter aan te pakken. Tip 11
Zet HRM in als middel Tip 12: NIET HET DOEL, MAAR EEN MIDDEL Zet HRM in als middel, op het juiste niveau Meer dan de helft van de ondervraagden vindt dat HRM ers vaste sparringspartners moeten zijn in een innovatieproces. Een bijna even grote groep vindt het vooral de taak van HRM om abstracte plannen te vertalen in concrete zaken die de organisatie verder helpen. In samenhang bekeken is HRM zo één van de tools die een organisatie tot haar beschikking heeft om tot innovatie te komen. Het als sparringspartner op strategisch niveau functioneren is een uitdaging. Maar de uitdaging om ook daadwerkelijk op dat niveau aan tafel te komen is wellicht nog groter. Uit eerdere onderzoeken van Driessen blijkt dat HRM, met name in het onderwijs, vooral op operationeel niveau wordt bevraagd. Hoewel het niet altijd een absolute voorwaarde is dat een organisatie uitsluitend innovatief kan zijn als HRM op strategisch niveau de dienst uitmaakt, is de HRM er wel degelijk een van de belangrijke medespelers. Hoe kunt u als HRM er of als HRM-afdeling deze uitdaging oppakken? Drie zaken, in onderstaande volgorde, bieden hierbij handvatten: - Zorg dat uw personeelsactiviteiten op orde zijn. - Verwerf een zichtbare positie door te communiceren, adviseren en zaken goed te organiseren. - Weet wat er speelt in de organisatie, zorg voor aansluiting bij sleutelspelers. Tip 12
Maak tijd vrij voor verbetering Tip 13: MAAK JE NIET DRUK Maak tijd vrij voor verbetering Een quick win die snel een verbetering oplevert voor de organisatie, wie wil dat nu niet? Volgens de respondenten uit het onderzoek valt relatief snel winst te behalen door zaken beter in perspectief te plaatsen. De dagelijkse gang van zaken kan veel tijd vragen en verbeteringstrajecten kunnen daardoor worden uitgesteld. Wacht niet tot er een keer tijd is om er aan te werken, maar accepteer dat het druk is en maak tijd vrij om aan verbeteringen te werken. Op de tweede plek wordt het opstellen van een innovatieteam als tip voor een quick win gegeven. Een dergelijk team dient regelmatig samen te komen om mogelijke verbeteringen in de organisatie te bespreken. Het feit dat teamwork in combinatie met innovatie hier weer terugkomt onderschrijft nogmaals het belang hiervan. Als derde quick win adviseert 1 op de 7 HRM ers om direct operationele personeelsprocessen zo ver mogelijk te optimaliseren via digitale middelen. Hierdoor blijft er meer tijd over voor andere zaken, wat zeker weer aanzienlijke directe winst oplevert, mits daarbij geen grote veranderingen worden verwacht van grote groepen mensen in de organisatie. Wanneer dat laatste wel het geval is dan nog kan het zeker waardevol zijn om processen te digitaliseren. Echter in dat geval mag men niet van een groot deel van de organisatie verwachten dat men van vandaag op morgen verandert. Dit proces zal zorgvuldig moeten worden voorbereid en uitgerold. Tip 13
Digitaliseer personeelsprocessen Tip 14: 1-0 VOOR DIGITALISERING Stel een duidelijk doel Digitalisering is een veelgenoemde term in het onderwijs. In de ogen van ondervraagden die aan dit onderzoek hebben meegewerkt is de belangrijkste meerwaarde van het digitaliseren van personeelsprocessen, ofwel e-hrm, het creëren van overzicht. Informatie is eenvoudiger terug te vinden en kan op basis van autorisatie voor verschillende groepen opengesteld worden. Door processen te digitaliseren en ze aan elkaar te koppelen kan er efficiënter worden gewerkt. Een derde van de HRM ers geeft aan dat de kostenbesparing of de tijdwinst die zo wordt bereikt, zelfs nog zwaarder weegt dan het overzicht dat men heeft gecreëerd. Bij het digitaliseren van personeelsprocessen of de invoering van e-hrm is het belangrijk om het doel van het traject scherp in de gaten te houden. De mogelijkheden zijn eindeloos en daarmee het mogelijke verbeteringstraject ook. Een duidelijk doel zorgt voor de beste resultaten en voorkomt de verleiding om het project te breed op te pakken. Tip 14
Vier de verandering Tip 15: VIER DE VERANDERING Innovatie brengt u verder, sta daar ook bij stil Wanneer er iets niet goed gaat, dan wordt er al snel geklaagd. Wanneer zaken goed lopen, dan is het vaak vanzelfsprekend. Het is een universeel gegeven dat wanneer een organisatie lekker loopt, daar niemand van op kijkt. Het dagelijkse werk gaat prima en er staat weinig in de weg. Toch verdient een organisatie die goed loopt juist alle lof. Als er binnen een organisatie een bepaalde verbetering wordt doorgevoerd is het belangrijk om daar bewust bij stil te staan. Het feit dat zaken beter, sneller, eenvoudiger gaan is immers geen vanzelfsprekendheid. Zorg daarom, zodra een innovatie of verbetering is doorgevoerd binnen een organisatie, ook voor positieve aandacht. Dat houdt het voor de betrokken collega s ook leuk. Meer dan de helft van de ondervraagden geeft aan dat het vieren van de verandering doorslaggevend is om innovatieve collega s gemotiveerd te houden. Daarnaast vindt meer dan 40% dat men een realistisch beeld moet hebben van de snelheid waarmee innovaties doorgevoerd kunnen worden binnen organisatie. Medewerkers moeten wennen aan het nieuwe idee en daar moeten zij ook de ruimte voor krijgen. Verwacht niet dat iedereen in de organisatie van de ene op de andere dag om is en achter een vernieuwing zal staan. Tip 15
Deel creativiteit Tip 16: CREATIVITEIT MOET JE KUNNEN DELEN De beste ideeën bedenk je samen De creatief, op de voet gevolgd door teamspeler, zijn persoonskenmerken die in de praktijk het meest gewaardeerd blijken als het gaat om innovatie of vernieuwing. Het is niet vreemd dat creatieve mensen innovatief kunnen zijn. Immers denken buiten de bestaande kaders of anders denken levert vaak verrassende resultaten op. Toch is het minstens net zo belangrijk dat creatieve personen teamspelers zijn, die hun ideeën willen en kunnen delen. Het accepteren van kritiek of aanvullingen op een idee hoort daar ook bij. De beste ideeën ontstaan, zoals we eerder ook al beschreven, in een groep. In brainstormsessies kunnen deze ideeën goed naar voren komen, mits er op voorhand enkele regels in acht worden genomen. Het aanstellen van een sessieleider hebben we al eerder genoemd. Daarnaast is het raadzaam om de overige leden van een groep allemaal gelijk te stellen. Directeur, teamleider, onderwijzer of docent, ondersteuner; binnen een brainstormsessie is iedereen gelijk. Alle aanwezigen mogen zeggen wat ze willen en input is daarbij nooit fout. In de eerste fase van een brainstormsessie gaat het om het genereren van zoveel mogelijk input. De selectie van de beste ideeën vindt pas daarna plaats. Denk in de fase niet dat een opmerking snel te gek is. Aan het begin van de 20ste eeuw vonden veel mensen het idee dat een mens ooit kon vliegen nog ongelooflijk, inmiddels hebben we geleerd dat iets niet snel echt te gek is. Tip 16
Doe ideeën op in informele gesprekken Op veel momenten kunnen innovatie-ideeën opkomen. De belangrijkste brandstof voor goede ideeën is niet dat extra kopje koffie of die eindeloze blik in de verte. Volgens meer dan 70% van de ondervraagden ontstaan de beste ideeën in gesprekken met collega s. Tip 17: IDEEËN OPDOEN Praat met collega s Er is in deze uitgave al eerder geschreven over het organiseren van gezamenlijk brainstormsessies. Naast deze officiële, geplande bijeenkomsten wordt er ook veel waarde gehecht aan meer informele gesprekken. Dit kan bijvoorbeeld het praatje bij de koffie-automaat of op het schoolplein zijn, of het ontspannen gesprek tijdens de lunchpauze. De tip die collega-hrm-verantwoordelijken in het onderzoek geven is dat het zeker als HRM er raadzaam is om regelmatig het gezicht te laten zien tijdens pauzes of andere minder formele aangelegenheden. Praat daarbij niet altijd met dezelfde mensen, maar varieer in gesprekspartners. Wellicht brengen zij weer nieuwe ideeën naar voren en kan het gesprek van die middag, zorgen voor het ontstaan van een goed idee op weg naar huis. Bij dat laatste zou u niet de enige zijn, want 1 op de 8 ondervraagden geeft aan dat de beste ideeën ontstaan tijdens het dagelijkse woon-werk verkeer. Tip 17
Leer van ervaringen van anderen Meer aandacht aan mensen besteden, dat is wat bijna de helft van de ondervraagden zou willen veranderen aan zijn of haar huidige HRM-functie. Nog eens een kwart wil vooral minder tijd kwijt zijn met operationele processen. Dat is mogelijk, mits organisaties open staan voor verandering. Tip 18: HRM, MAAR DAN ANDERS Kijk eens hoe anderen het doen Het onderwijs wordt geconfronteerd met een verhoogde prestatiedruk, meer targets en strakkere budgetten. U bent niet de enige die daarmee te maken heeft, alle onderwijsinstellingen in Nederland worden daarmee geconfronteerd. Een kwart van de ondervraagden geeft daarom de tip om binnen de HRM-functie ruimte in te bouwen om buiten de eigen organisatie kennis op te doen. Dat lijkt misschien een kostbare en arbeidsintensieve exercitie. Maar kennis buiten de eigen organisatie kunt u ook online opdoen. Er zijn diverse groepen op zakelijke social media zoals Linkedin, waarbij het delen van kennis zeer eenvoudig is. Daarnaast zijn er ook afgeschermde netwerken waar HRM ers in het onderwijs elkaar online kunnen ontmoeten om kennis uit te wisselen. Zoek op waar uw HRM collega s zich bevinden en maak de connectie. Tip 18
Stel een HRM-plan op Tip 19: VOORT- VARENDHEID VOOROP Met een duidelijk plan erachter Proberen, behouden wat goed is en durven te doen zorgen voor vernieuwing in een organisatie. Is dat een gegarandeerd recept voor een succesvolle, innovatieve onderwijsorganisatie? Nee is het antwoord. Weliswaar zijn het essentiële onderdelen, maar zonder duidelijk plan voor de organisatie is het niet compleet. Toets nieuwe ideeën altijd aan de doelstellingen van uw onderwijsinstelling. Gezien het feit dat mensen zo n grote rol spelen in het onderwijs is het sowieso raadzaam om een duidelijk HRM-plan te hebben dat bijdraagt aan de totale doelstellingen van de organisatie. Wanneer nieuwe ideeën een relevante verbetering zouden kunnen betekenen, probeer deze dan uit in een kleinere omgeving. Een pilot-project kan helpen om in de praktijk al ervaring op te doen, voordat een innovatie in de gehele organisatie wordt ingevoerd. Plan daarbij heldere evaluatiemomenten tijdens de pilot-periode. Zo weet u zeker dat de opgedane kennis ook gestructureerd in de organisatie opgenomen kan worden. Accepteer tenslotte dat elke goed plan vaak in de praktijk met kleine stappen tegelijkertijd uitgevoerd kan worden. Het succesvol doorvoeren van een innovatie binnen uw organisatie kan maanden en soms wel jaren duren. Heb geduld, dan worden goede ideeën zeker beloond. Tip 19
Luister goed naar uw collega s Tip 20: EEN LAATSTE TIP Bottom-up werkt beter dan top-down Veel vernieuwing komt vanaf de werkvloer, dat is een opmerking die in dit onderzoek regelmatig voorbij kwam. Hebben staffunctionarissen of managementleden dan geen kijk op innovaties in het onderwijs? Uiteraard wel, maar als we naar de letterlijke vertaling van HRM kijken dan staat Human Resource Management voor het beheer van de menselijke energiebron binnen de organisatie. Luister dus goed naar deze bron. Zorg voor overleg en luister naar mensen. Kritiek kan niet leuk zijn om te horen, maar het biedt wel een kans om zaken mogelijk te verbeteren. Mensen geven kritiek omdat ze belang hechten aan bepaalde zaken. Onverschillige mensen geven geen kritiek, maar brengen een organisatie ook niet verder. Kritiek biedt ruimte voor beweging en dat is belangrijk, want volgens bijna 80% van de ondervraagden betekent stilstand zeker achteruitgang. Tip 20
Conclusie Conclusie: VAN 100 MENINGEN NAAR 5 KERNPUNTEN Kwalitatief goed onderwijs is het doel van elke onderwijsinstelling. Het is vervolgens de uitdaging om de organisatiedoelstellingen te vertalen in een goed HRM-beleid dat zich richt op de ontwikkeling en de kwaliteit van onderwijzers, zoals competentie ontwikkeling of duurzame inzetbaarheid. Het is belangrijk de organisatiestrategie aan te laten sluiten bij de HR-strategie, en bij de vertaling rekening te houden met individuele talenten en voorkeuren. Ook het Ministerie van Onderwijs richt zich met het Actieplan Leraar 2020 duidelijk op onderwijskwaliteit, de professionaliteit van de onderwijsorganisatie en het aanbod van voldoende, goed opgeleide onderwijzers. Niet voor niets dat in het onderwijs vernieuwingen elkaar in rap tempo opvolgen. Weloverwogen verbeteringen, vernieuwingen en veranderingen binnen de organisatie komen, zoals eerder aangegeven, zeker de kwaliteit van het onderwijs ten goede. De juiste aanpak speelt daarin een grote rol. Het doorbreken van bestaande patronen kan meer aandacht voor het primaire proces onderwijs opleveren, doordat er efficiënter met mensen en middelen om wordt gegaan. De 20 tips over hoe onderwijsorganisaties het beste om kunnen gaan met vernieuwing en innovatie hebben we voor u in deze publicatie verwerkt. Op de volgende pagina s leest u de kernpunten die in de verschillende tips terugkomen.
Kernpunten tips 1. Allereerst komt overduidelijk naar voren dat HRMinnovatie geen individualistische aangelegenheid is. Vernieuwing komt moeizaam van de grond wanneer slechts één persoon wordt aangewezen als kartrekker, hoe enthousiast deze persoon ook aan de slag gaat. Om de beste resultaten te behalen zet je er samen de schouders onder, veelal vormgegeven door de benoeming van een innovatieteam. 2. Vervolgens is het onvermijdelijk dat vernieuwing op HRM-gebied de gehele organisatie aan gaat, draagvlak is dan ook een van de belangrijkste succesfactoren. Zeker de moeite dus om ruim aandacht te besteden aan het creëren van draagvlak, bijvoorbeeld door het organiseren van voorlichtingsbijeenkomsten of het aanwijzen van vertegenwoordigers binnen uw organisatie. Maar probeer ook zoveel mogelijk op de hoogte te zijn van wat er leeft in de organisatie. Daarvoor kan directe input vanuit de werkvloer komen, zoals door middel van brainstormsessies of een ideeënbox, of door meer indirecte input, bijvoorbeeld een praatje met collega s bij de koffieautomaat. 3. Innovatie in het algemeen, maar zeker op het personeelsgebied, kun je zien als een leuke en positieve ontwikkeling. Een aandachtspunt bij het teweegbrengen van verandering is wel dat het belangrijk is om de weg daar naartoe duidelijk te omschrijven. Wanneer doelstellingen en tussenstappen overzichtelijk en realistisch zijn, zal het gehele project beter behapbaar zijn. 4. Een ander aandachtspunt dat door meerdere HRMdeelnemers aan dit onderzoek is genoemd, heeft betrekking op de borging van vernieuwingen. Innovatie is belangrijk om in te zetten, maar zeker ook om af te maken waaraan begonnen is. Het doorlopen van een complete innovatiecyclus beslaat al gauw een periode van enkele jaren, soms verlengd door tussentijdse aanpassingen. Bovendien is een evenwichtige samenstelling aan te raden tussen vernieuwingen en eerder gestarte innovaties. 5. Tot slot motiveert het enorm om successen in een innovatietraject te vieren. Bij een succesvol doorlopen (deel van een) innovatie mag gerust uitgebreid stilgestaan worden. Dit kan bijvoorbeeld door overwinningen intern te communiceren richting medewerkers, of extern te delen in een netwerk. Overigens valt er in de sector sowieso veel te leren van succesverhalen tussen collegaonderwijsinstellingen onderling. Al met al is het mooi om te zien dat vernieuwing op HRM-gebied in het onderwijs een cruciale meerwaarde heeft in de weg naar het einddoel kwalitatief goed onderwijs : Mensen maken het onderwijs! Wij hopen dat deze aandachtspunten van meer dan 100 HRM ers uit het onderwijs bij kunnen dragen aan een enthousiaste blik op HRM-innovatie.
Over Driessen Driessen HRM biedt advies en ondersteuning op HRMgebied aan organisaties in het onderwijs. Inmiddels zijn dat er al meer dan 200 in heel Nederland. Wij zorgen samen met u voor de juiste mens op de juiste plek, met het juiste salaris en een helder contract. En we maken dit eenvoudiger door middel van e-hrm. Zo kunt ú het beste uit uw mensen halen. Speciaal voor het onderwijs Ons complete dienstenaanbod vindt u op www.driessen.nl. In lijn met het onderzoek behandelen we op de volgende pagina s ook enkele van onze tips met betrekking tot innovatie in het onderwijs. Wij bieden diverse diensten die wij speciaal voor het onderwijs hebben ontwikkeld. Heeft u vragen, dan staan bij onze tips vermelde collega s u graag persoonlijk te woord. Contact Wilt u persoonlijk kennis maken met Driessen om te kijken wat wij voor u kunnen betekenen, neem dan contact op via 0492-50 66 66 of via onderwijs@driessen.nl. Wij komen graag naar u toe, maar u bent uiteraard ook altijd van harte welkom op ons hoofdkantoor in Helmond of op één van onze nieuwe locaties in Utrecht, Den Haag of Leeuwarden.
Outsourcing personeelsen salarisadministratie Kwaliteit en inzicht in uw organisatie Het uitbesteden van zaken (outsourcing) die niet tot de kerntaken van een onderwijsorganisatie behoren kan HRM meer ruimte bieden voor bijvoorbeeld een meer tactische en strategische bijdrage aan de organisatie. Outsourcing van personeels- en salarisadministratie in het onderwijs is niet nieuw, maar er is wel een nieuw tijdperk aangebroken. Door de opkomst van e-hrm kunnen wij processen voor organisaties veel efficiënter inrichten en heeft u makkelijker en sneller de beschikking over de gegevens en rapportages die u wenst voor uw eigen organisatie. Kwaliteit Personeels- en salarisadministratie, het klinkt niet heel spannend en gelukkig hoeft dat het ook niet te zijn. Daarmee is het onderwerp echter niet minder van belang of interessant. U wilt dat uw collega s letterlijk hun verdiende loon krijgen. Daarnaast is het belangrijk dat u over up-to-date informatie beschikt over uw personeel. Dat brengen we bij Driessen in de praktijk. We zorgen dat u erop kunt vertrouwen dat uw personeels- en salarisadministratie soepel verloopt. Daarnaast kunnen wij ook de financiele administratie voor uw organisatie verzorgen. Outsourcing via Driessen is een keuze voor een helder proces en betrouwbare dienstverlening. Grip op de zaak noemen we dat, en dat zorgt in de praktijk voor de beste kwaliteit. E-hrm E-hrm speelt in outsourcing via Driessen een belangrijke rol. Wij willen organisaties in staat stellen om zo efficiënt mogelijk informatie en gegevens te delen en weer op te vragen. Dat bespaart u veel tijd en daarmee kosten. Via Manager Self Service (MSS) en Employee Self Service (ESS) kunnen we relevante personeels, HRM of managementinformatie ter beschikking stellen of mensen de gelegenheid geven actief met deze informatie te werken. Dat doen we in een heldere digitale omgeving die gebaseerd is op AFAS en door Driessen specifiek voor uw organisatie is ingericht. Prestatiegericht Inzicht in uw organisatie levert belangrijke informatie op over de prestaties van uw organisatie. Door via duidelijke procedures de juiste gegevens aan te leveren, krijgt u waardevolle informatie terug. U weet hoe uw organisatie ervoor staat op diverse HRM prestatie-indicatoren en kunt daarmee uw voordeel doen. Uiteindelijk komt dat één zaak in het bijzonder ten goede, de kwaliteit in het onderwijs. Meer weten of een presentatie aanvragen? Neem dan contact op met Harold de Wit via 0492-50 66 66 of e-mail harold.dewit@driessen.nl Download voor meer informatie de whitepaper outsourcing in het onderwijs op www.driessen.nl/ lessismore
VervangingsManager Uw vervangingen eenvoudig geregeld Een ziekmelding van een van uw leerkrachten op de vroege ochtend resulteert vaak in een stressvolle situatie. Want waar en hoe vindt u op korte termijn een geschikte invalkracht? De applicatie VervangingsManager helpt u eenvoudig en snel met het vinden van een invalkracht voor de juiste plek. Met deze applicatie is het mogelijk om het vervangen van leerkrachten op een professionele en snelle wijze te beheren, plannen en automatiseren. De applicatie biedt gemak voor zowel besturen, scholen als invallers. Met behulp van een inlogcombinatie krijgen alle betrokkenen toegang tot een eigen webpagina waarop alle vervangingen gemakkelijk te beheren zijn. Waarom VervangingsManager? - De complete cyclus van een vervanging gebruiksvriendelijk en overzichtelijk geautomatiseerd; - Zeer efficiënte uitwisseling van informatie, zoals de gekoppelde sms-service; - Overal bereikbaar via internet; - Automatische berekening van reiskosten; - Signaleringsmogelijkheden om bijvoorbeeld ongewenste verplichtingen te voorkomen; - Unieke beoordelingsmodule voor invallers en scholen. Meer weten of een gratis demonstratie? Neem dan contact op met Hjalmar Schel via 0492-50 66 66 of e-mail hjalmar.schel@driessen.nl Bekijk de vervangingsmanager in 2 minuten op www.driessen.nl/ vervangingsmanager
HRM-kennissysteem RAP Altijd antwoord op uw HRM-vraag RAP voor het onderwijs geeft u volledig inzicht in de actuele arbeidsvoorwaarden. Eén uitgangspunt staat daarbij centraal; altijd antwoord op uw HRM-vraag. In het online kennissysteem RAP is de actuele tekst van de CAO opgenomen. Daarnaast hebben gebruikers toegang tot tal van specifieke HRMmodules. Door gebruik te maken van RAP weet u zeker dat u over betrouwbare en actuele informatie beschikt, die altijd up-to-date en juridisch getoetst is. U beschikt over een aantal online en offline tools en mogelijkheden om antwoord te krijgen op uw HRM-vraag. Inmiddels maken vele VOorganisaties en sinds 2012 ook HBO-organisaties gebruik van het digitale HRM-kennissysteem RAP voor het onderwijs. HRM-netwerk Via de online omgeving van RAP heeft u toegang tot een speciaal digitaal HRM-netwerk waarin alle RAP-abonnees kennis en ervaringen met elkaar kunnen uitwisselen. U kunt vragen stellen aan collega s in het hele land of discussiëren over een actueel HRM-onderwerp. Helpdesk HRM Heeft u wel eens een (complexe) vraag waar u, RAP of uw netwerk het antwoord niet direct op heeft? Het maakt niet uit of deze vragen gaan over arbeidsvoorwaarden, ziekteverzuim(beleid), ontslag, berekening ontslaguitkering, of welke vraag op HRM-gebied dan ook. Hiervoor kunt u de hulp inschakelen van de Helpdesk HRM. Meer weten of een gratis demonstratie? Neem dan contact op met Paul van Tiggelen via 0492-50 66 66 of e-mail paul.vantiggelen@driessen.nl Bekijk de voordelen van RAP voor het onderwijs op www.driessen.nl/ raponderwijs
Werving, selectie, flexen vervangingspools De juiste mens op de juiste plek U werkt graag met de juiste mensen binnen uw organisatie. Of het nu gaat om directe collega s, vervangers, tijdelijke specialisten of uitzendkrachten: u wilt graag passende medewerkers. Mensen die goed op hun plek zitten presteren immers beter. Omdat wij goed bekend zijn binnen het onderwijs weten wij die mensen voor u te vinden. Bij het maken van de ideale match kijken wij naast capaciteiten altijd naar de persoonlijkheid van de kandidaat. Want uiteindelijk zijn het de mensen die uw organisatie maken en de kwaliteit van het onderwijs bepalen. Persoonlijk en digitaal Onze werkwijze kenmerkt zich door een moderne, maar persoonlijk aanpak. Als wij een tijdelijke of vaste vacature voor u mogen vervullen dan zetten wij diverse communicatiemiddelen in om de kandidaat te vinden. Om kandidaten op afstand ook snel persoonlijk te kunnen spreken, maken we regelmatig gebruik van kennismakingsen sollicitatiegesprekken via online video waardoor we snel een goed beeld hebben van een kandidaat. Door onze werkwijze kunnen we kandidaten zeer snel voor u bemiddelen. Wij denken daarbij verder dan alleen het regelen van een vervanger. Wij kunnen ook het beheer van uw flex- of vervangingspool verzorgen. We nemen dan ook het nodige administratieve regelwerk voor u uit handen. Meer weten over werving & selectie of over het beheer van flex- en vervangingspools? Neem dan contact op met Michel van Hoeij via 0492-50 66 66 of e-mail michel.vanhoeij@driessen.nl Vraag direct meer informatie aan op www.driessen.nl/ lessismore Flex- en vervangingspools Snelheid in combinatie met kwaliteit kan bijvoorbeeld zeer handig zijn bij plotselinge afwezigheid van een medewerker.
Gespreksmanager Een professionele en efficiënte opzet van de gesprekkencyclus De gesprekkencyclus met zijn planningsgesprekken, functionerings- en beoordelingsgesprekken vormt één van de meest arbeidsintensieve taken van HRM. Driessen heeft speciaal voor het onderwijs een applicatie ontwikkeld die de gesprekkencyclus ondersteunt; de GespreksManager. Minder regelwerk, meer mensenwerk De GespreksManager is een applicatie die ervoor zorgt dat uw in de praktijk minder tijd kwijt bent met de het organiseren, monitoren en rapporteren over de gesprekkencyclus binnen uw organisatie. Deze tijd kunt u waarschijnlijk goed gebruiken om meer aandacht aan medewerkers te geven of analyses en managementrapportages te maken. Informatie makkelijk voorhanden Dankzij de GespreksManager is informatie makkelijker op te slaan en weer terug te vinden voor alle betrokkenen. Aan leidinggevenden geeft de applicatie een helder overzicht van de planning en voortgang van de gesprekkencycli van medewerkers. Met geautomatiseerde signalen worden medewerker en leidinggevende op de hoogte gesteld van de voortgang van de cyclus. Zo blijft iedereen goed geïnformeerd. Altijd en overal De GespreksManager werkt in een directe koppeling met AFAS en kan tijd en plaatsonafhankelijk worden gebruikt. De informatie die relevant is voor de gesprekken kan direct worden ingezien. De afspraken die in eerdere gesprekken zijn vastgelegd, worden in vervolggesprekken automatisch opgehaald. Ook heeft de medewerker te allen tijde inzicht in het resultaat van de laatste beoordeling. Meer weten of een gratis demonstratie? Neem dan contact op met Patrick Adriaansen via 0492-50 66 66 of e-mail patrick.adriaansen@driessen.nl. Vraag direct meer informatie aan op www.driessen.nl/ lessismore
Contact Heeft u vragen, opmerkingen of behoefte aan meer informatie? Wij staan u graag te woord. Driessen HRM Schootense Dreef 15 5708 HZ Helmond Postbus 748 5700 AS Helmond t. 0492-50 66 66 Locatie Den Haag Juffrouw Idastraat 19 2513 BE Den Haag t. 070-218 40 00 Locatie Utrecht Oudegracht 233 3511 NK Utrecht t. 030-209 60 00 Locatie Leeuwarden Noordvliet 19 8921 GD Leeuwarden t. 058-205 10 00 www.driessen.nl
Meer doen met minder mensen en er tegelijkertijd voor zorgen dat het onderwijs beter wordt, daar gaat het om. In deze publicatie met als titel Les(s) is more leest u 20 tips over HRM-innovatie in het onderwijs. In veel gevallen zijn de tips ook bruikbaar buiten het HRM-vakgebied. Schootense Dreef 15 5708 HZ Helmond Postbus 748 5700 AS Helmond t. 0492-50 66 66 info@driessen.nl www.driessen.nl Deze 20 tips hebben we bij Driessen HRM niet zelf bedacht, wij hebben ze voor u op een rij gezet en doorvertaald op basis een onderzoek in samenwerking met TNS Nipo onder 100 HRM ers of HRM-verantwoordelijken in het onderwijs. Deze tips komen dus direct van uw onderwijscollega s die, net als u, dagelijks voor de nodige HRM-uitdagingen staan. Vanuit onze slogan goed bekend delen we deze onderzoeksresultaten en tips graag met u. www.driessen.nl/onderwijs