Gedeputeerde Staten STATENNOTITIE Aan de leden van Provinciale Staten HHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHH Noodplan in het kader van een mogelijke grieppandemie HHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHH Beknopte samenvatting Statennotitie: Het Ministerie van BZK heeft zowel de CvdK als de Algemeen Directeur gevraagd een Continuïteitsplan ihkv. de grieppandemie te ontwikkelen voor het einde van het jaar. Dit Continuïteitsplan heeft als doel het operationeel houden van de vitale processen van de provincie Gelderland. Indicatief voor deze vitale processen zijn die processen waarbij: - direct ingrijpen van de provincie is vereist, zoals processen ihkv. openbare orde en veiligheid en processen ihkv. onderhoud en beheer van wegen (gladheidsbestrijding en VRI s) - continuïteit gewaarborgd dient te zijn, zoals bv. ICT, betalingen, bereikbaarheid en publiekscommunicatie. De berichtgevingen over de ontwikkeling van de Mexicaanse griep en hiermee de mogelijkheid dat een grieppandemie al in het najaar kan plaatsvinden, heeft geleid tot het vaststellen van een Noodplan om direct in control te zijn op het moment dat een grieppandemie zich eerder voordoet dan nu verwacht. In dit Noodplan staan maatregelen om de griepbesmetting zo veel mogelijk in te perken binnen de provinciale organisatie en de processen te waarborgen die strikt noodzakelijk zijn voor de bedrijfsvoering. Deze notitie is bedoeld U te informeren op welke wijze wij ons hebben voorbereid op een mogelijk snellere komst van een grieppandemie, het hiervoor ontwikkelde maatregelenpakket en de eventuele consequenties van dit maatregelenpakket voor Uw Staten. Aan de leden van Provinciale Staten Voorbereidingen en aanpak Continuïteitsplan: = = = = = Het Ministerie van BZK heeft zowel de CvdK als de Algemeen Directeur gevraagd een Continuïteitsplan voor de bedrijfsvoering te ontwikkelen voor het einde van het jaar, ter voorbereiding op een mogelijke grieppandemie. Het Continuïteitsplan richt zich vooral op de instandhouding van de vitale processen, waardoor de provincie haar taken t.a.v. haar burgers en bedrijven naar behoren kan uitvoeren in de situatie van een grieppandemie. Indicatief voor vitale processen zijn die processen waarbij: - direct ingrijpen van de provincie is vereist, zoals processen ihkv. openbare orde en veiligheid en processen ihkv. onderhoud en beheer van wegen (gladheidsbestrijding en VRI s) Inlichtingen bij dhr. E. Rietbergen, tel. (026) 359 92 06 e-mailadres: post@gelderland.nl 738294
- continuïteit gewaarborgd dient te zijn, zoals bv. ICT, betalingen, bereikbaarheid en Publiekscommunicatie. Noodplan: De berichtgevingen over de ontwikkeling van de Mexicaanse griep en hiermee de mogelijkheid dat een grieppandemie al in het najaar kan plaatsvinden, heeft geleid tot het vaststellen van een Noodplan om direct in control te zijn op het moment dat een grieppandemie zich voordoet dan nu verwacht. In dit Noodplan staan maatregelen om de griepbesmetting zo veel mogelijk te voorkomen binnen de provinciale organisatie en de processen te waarborgen die strikt noodzakelijk zijn voor de bedrijfsvoering. Dit noodplan hebben wij in onze vergadering van 1 september 2009 vastgesteld. Doel noodplan Naar richtlijnen van het ministerie spreken we over een grieppandemie wanneer 30 % van de bevolking verzuimt wegens griep. Verzuim betekent hier: verzuim door ziekte, door (thuis)zorg voor gezinsleden, of thuisblijven uit angst besmet te worden op de werkplek. De grieppandemie zal een doorloop kennen van ongeveer 12 weken, met een piek van twee weken. Het noodplan is er op gericht om in die situatie op tijd de belangrijkste preventieve maatregelen te nemen om de griepbesmetting zo veel mogelijk in te perken binnen de provinciale organisatie en die processen te waarborgen die strikt noodzakelijk zijn voor de bedrijfsvoering. Het noodplan richt zich dan ook op: - het vaststellen van basale maatregelen (maatregelenpakket) - het bepalen op welke wijze deze maatregelen worden georganiseerd, gecoördineerd en gecommuniceerd, om direct in control te komen op de bedrijfsvoering. Voor het Noodplan bestaan buiten het percentage van de grieppandemie (30% verzuim)- geen (landelijk) kader of normen en geen set van maatregelen die gehanteerd kunnen worden. De te treffen maatregelen zijn hiermee een verantwoordelijkheid van de eigen organisatie. In de gedachte dat griepbesmetting zich overal kan voordoen (zowel in privé- als werksituatie) beperken de maatregelen in dit Noodplan zich tot het effect dat zij kunnen hebben op het voorkomen van griepbesmetting binnen de provinciale organisatie en de inzet van personeel. Het Noodplan richt zich op de meest basaal te treffen maatregelen om griepbesmetting binnen de provinciale organisatie zo veel mogelijk te voorkomen en op welke wijze deze maatregelen worden georganiseerd, gecoördineerd en gecommuniceerd. Het ontwikkelde maatregelenpakket geeft een scala van te nemen maatregelen; welke maatregelen hiervan daadwerkelijk worden uitgevoerd wordt per fase van de grieppandemie bepaald op grond de actuele situatie, waarbij de landelijke ontwikkelingen en eventueel nadere specificaties van gezaghebbende instanties worden gevolgd, om deze maatregelen naar nieuw inzicht bij te stellen en daadwerkelijk te gebruiken. Naast een fase van algemene voorbereidingen is het maatregelenpakket opgebouwd in drie fasen, ingedeeld op basis van de hoogte van verzuim, om per fase adequate maatregelen te treffen: Fase 1: basis-maatregelen norm: > 10% verzuim Fase 2: ontmoedigingsmaatregelen norm: > 20% verzuim Fase 3: verdergaande maatregelen norm: > 30% verzuim Na fase 3 vindt afbouw van de fasering plaats op basis van de afloop van de grieppandemie Onder het Maatregelenpakket wordt verder ingegaan op de inhoud van deze fasering. 2
Om goed inzicht in het verzuim te hebben is gekozen voor de Verzuimmonitor: deze geeft per dag een beeld van het percentage verzuim en de reden van verzuim: de afdelingsmanagers zijn geïnstrueerd bij verzuimmeldingen door te vragen naar de reden van verzuim en deze door te geven aan de Verzuimmonitor. Hiernaast vindt monitoring plaats via berichtgevingen en contacten met o.a. de ministeries, GGD, en ArboNed. Organisatie Het Noodplan is door ons vastgesteld, waarmee wij ook de organisatie hebben ingesteld: een Kerngroep Grieppandemie, bestaande uit de Algemeen Directeur, een Directeur/opdrachtgever Noodplan en de projectleider Noodplan. Het besluit om over te gaan tot operationaliseren van een noodplan ligt bij de Algemeen Directeur. De Algemeen Directeur is tevens verantwoordelijk voor advisering en communicatie naar GS, de CvdK en PS. Het besluit van de Algemeen Directeur om over te gaan tot het Noodplan wordt genomen op basis van de monitoring en de hiervoor vastgestelde verzuimnormen. De Taskforce Noodplan is belast met de dagelijkse organisatie, coördinatie en communicatie van het Noodplan; bij alarmering is zij verantwoordelijk voor advisering t.a.v. het operationaliseren van de verschillende fasen van het Noodplan aan de Kerngroep Grieppandemie. 3
Procedure Commissie Organisatie Noodplan CvdK GS Ged.P&O Kerngroep Grieppandemie - Alg. directeur, - directeur/opdrachtgever, - proj.leider Noodplan Projectteam Continuïteitsplan Taskforce Noodplan - proj.leider Noodplan - adviseur communicatie - adviseur kabinet - adviseur Arbo - adviseur Griffie* - afd.hoofden D&B* Kabinet Coördinatiepunt Verzuim P&O - Arbo-adviseur - P-adviseur Operationele afdelingen * Samenstelling per fase van de grieppandemie-ontwikkeling Organisatie, rollen, taken en verantwoordelijkheden staan verder uitgewerkt in het Noodplan. Het maatregelenpakket Eén van de belangrijkste aandachtspunten is het voorkomen van besmetting, ter bescherming van het personeel en hiermee het operationeel houden van vitale processen. Hiervoor is een maatregelenpakket ontwikkeld, gericht op: - voorlichting (hoe voorkom ik griepinfectie); - op minimalisering van de griepinfectie binnen de provinciale muren en - hygiënische maatregelen op basis van advisering ministeries, GGD en Arboned 4
Het maatregelenpakket is in drie fasen opgebouwd al naar gelang de impact van de grieppandemie. De maatregelen zijn afgestemd per fase. Algemene voorbereiding (vindt nu plaats) In de algemene voorbereiding is het Noodplan opgesteld en zijn zaken als communicatie, de verzuimmonitor en het ontwikkelen van maatregelen ingericht. In deze fase is ook de communicatie over de grieppandemie naar het personeel gestart: deze is gericht op hygiënische maatregelen, het voorkomen van griepbesmetting en de maatregelen gesteld door het Ministerie van BZK. Fase 1: basis-maatregelen In deze fase worden maatregelen getroffen die niet direct van invloed zijn op de reguliere bedrijfsvoering. Het gaat hier om maatregelen die voorzien in extra hygiënische maatregelen, intensivering van communicatie/voorlichting, evt. bevoorrading door leveranciers etc. en om maatregelen te treffen in voorbereiding op fase 2. Norm: > 10% verzuim Fase 2: ontmoedigingsmaatregelen In deze fase worden maatregelen getroffen die van invloed kunnen zijn op de bedrijfsvoering en het karakter hebben van ontmoediging. Algemene gedachte achter deze maatregel is het zo min mogelijk bijeen laten komen van de medewerkers. Te denken valt aan maatregelen om alleen te vergaderen als dit strikt noodzakelijk is, deelname aan externe bijeenkomsten af te raden, eventueel thuiswerken, gebruik openbaar vervoer en het bedrijfsrestaurant te verminderen, geen externen uit te nodigen in de provinciale gebouwen etc.. Hiernaast vindt verdere intensivering van hygiënische maatregelen en communicatie plaats. Norm: > 20% verzuim Fase 3: verdergaande maatregelen In deze fase worden verdergaande maatregelen getroffen in het vervolg van de maatregelen onder fase 2. Te denken valt aan het niet meer plaatsvinden van vergaderingen, het sluiten van het bedrijfsrestaurant, het geen gebruik meer maken van het openbaar vervoer etc.. Naast doorvoering van hygiënische maatregelen en communicatie zal alle aandacht uitgaan naar inzet van personeel om de vitale processen operationeel te houden. Met name in deze situatie kan de provincie Gelderland als werkgever opdracht geven dat personeel tijdelijk andere werkzaamheden uitvoert in plaats van de reguliere werkzaamheden. Norm: > 30% verzuim Mogelijke consequenties van het maatregelenpakket voor Provinciale Staten De vergaderingen van Statencommissies en Provinciale Staten vallen onder het regime en de maatregelen van het Noodplan ihkv. de grieppandemie. Het ontwikkelde maatregelenpakket geeft een scala van te nemen maatregelen; welke maatregelen hiervan daadwerkelijk worden uitgevoerd wordt per fase van de grieppandemie bepaald op grond de actuele situatie. Onderstaand is een overzicht van mogelijke consequenties van het maatregelenpakket voor Uw Staten, waarbij per fase procedures in acht worden genomen om het democratische proces zo goed mogelijk in stand te houden. Hiernaast zal t.a.v. de maatregelen rond de vergaderingen van de Statencommissies en PS extra aandacht geschonken worden aan de communicatie naar de buitenwereld. 5
Fase 1: geen consequenties Fase 2: ontmoedigingsmaatregelen In deze fasen kan een maatregel worden genomen waarmee het houden van vergaderingen binnen de provinciale gebouwen wordt ontmoedigd. In geval deze maatregel van kracht wordt, wordt Uw Staten voorgesteld om: - alleen strikt noodzakelijke vergaderingen te houden op basis van het belang van de agenda - de vergaderingen te beperken tot de meest noodzakelijke onderwerpen Op advies van de Kerngroep Grieppandemie neemt de CvdK in overleg met de Procedurecommissie en de griffier een besluit tot het al dan niet doorgaan van een vergadering op basis van het belang van de agenda. Afhankelijk van de ontwikkeling van de Mexicaanse griep kan bij deze vergaderingen de publieksfunctie (belangstellenden) worden stopgezet. Dit kan ook voor de pers gelden. Als alternatief kan dan gebruik worden gemaakt van het internet. Insprekers kunnen worden verzocht inspraak schriftelijk te doen. Fase 3: verdergaande maatregelen In deze fase kan een maatregel worden genomen tot het niet meer plaats laten vinden van vergaderingen binnen de provinciale gebouwen; dit kan gelden voor alle vergaderingen: zowel fractie-, GS-, Commissie-, als Statenvergaderingen. In geval deze maatregel van kracht wordt, kan -in uitzonderingssituaties- de CvdK in overleg met de Procedurecommissie en griffier een besluit tot het wel doorgaan van een vergadering nemen, op basis van het belang van de agenda. Ditzelfde geldt voor de vergaderingen van GS, waarbij de CvdK in overleg met de overige leden van GS een besluit kan nemen tot het wel doorgaan van de vergadering. Bij het besluit een vergadering door te laten gaan kan worden verzocht de vergadering te beperken tot die agendapunten die geen uitstel kunnen dulden. De publieksfunctie (belangstellenden) kan worden stopgezet; dit kan ook voor de pers gelden. Verder kan in deze fase de ambtelijke ondersteuning beperkt zijn. Wij verzoek Uw Staten hiervan kennis te nemen. Arnhem, 1 september 2009 - zaaknr. 2009-013335 Gedeputeerde Staten van Gelderland C.G.A. Cornielje - Commissaris van de Koningin H.M.D. Brouwer - secretaris + + + + + 6