- 1 -
Het programma starten en aanmelden... 3 1 Opbouw van de schermen - Functionaliteiten... 4 1.1 Schermen... 4 Het Modulescherm... 4 Een Overzichtscherm... 4 Het Structuur menu... 5 Een Detailscherm... 6 1.2 Invoegen, verwijderen, bewerken en opslaan van gegevens... 6 2 Voorbereiding: basisgegevens invullen... 7 2.1 Algemeen van start gaan... 7 2.2 Werken met deeldossiers... 9 3 Het beheer van het rekeningstelsel... 11 3.1 De algemene rekeningen... 11 3.2 De titelrekeningen... 12 4 Begroting en meerjarenplan... 12 Werkwijze : Gegroepeerd inbrengen van budgetten... 12 Afdrukken van het budget en het meerjarenplan.... 13 5 Help... 15 Dit document vormt een beknopte handleiding bij het Count-e boekhoudprogramma voor kerkfabrieken. Deel 1 is voornamelijk bedoelt om van start te kunnen gaan en het meerjarenplan en het budget op te maken. De algemene werking van het programma wordt ook toegelicht. In deel 2 wordt ingegaan op de basiswerking en de basismogelijkheden van het programma uit zodat een gebruiker in een mum van tijd zijn/haar weg vindt. De mogelijkheden van het programma zijn zowel functioneel als technisch zeer uitgebreid. Dit document gaat voorbij aan het overgrote deel van al deze mogelijkheden. Voor gedetailleerde informatie verwijzen we naar de geïntegreerde Help-functie in Count-e zelf. Om het even waar in het programma kun je met de F1- toets deze Help informatie oproepen. Uiteraard is er ook altijd de Helpdesk waar je terecht kunt met al je vragen en opmerkingen. Copyright Link \ Manage bvba 2007. - 2 -
Het programma starten en aanmelden Je opent het programma via Start Programma s Count-e Client. Wanneer je een snelkoppeling op het bureaublad plaatst, kun je op een handige en snelle manier het programma opstarten. Om aan te melden moet je een aantal parameters (Opgelet: hoofdlettergevoelig!) invullen: Databank Wanneer je voor de eerste maal aanmeldt, vul dan de naam in van het dossier (databank) dat je wil openen. Nadien wordt automatisch de databank getoond waarin laatst is gewerkt. Gebruiker De gebruikersnaam van de persoon die zich laatst heeft aangemeld wordt hier getoond. Is het de eerste maal dat je aanmeldt, vul dan zelf je gebruikersnaam in. Wachtwoord Tenslotte vul je het wachtwoord in en klik je op OK, of gebruik je de Enter-toets. Door de optie Wachtwoord wijzigen aan te vinken kun je een nieuw wachtwoord aanmaken. De volgende maal dat je aanmeldt, moet je dan het nieuwe wachtwoord gebruiken. Numeriek klavier, punt-toets. Bij het intoetsen van cijfers werkt het vlotter als de punt-toets op je numeriek klavier een komma plaatst in plaats van een punt. Of dat op jouw PC zo gebeurt, hangt af van de instellingen in je Windows besturingssysteem. Ga via Start Instellingen naar Configuratiescherm. Kies voor Landinstellingen en klik op het tabblad Talen. Klik op de knop Details. Je krijgt nu een scherm met de instellingen voor je toetsenbord. Klik op Toevoegen en kies als Invoertaal Nederlands (België), als Toetsenbord Belgisch (komma). Klik op OK. Het scherm sluit zich. Klik nogmaals op OK om de landinstellingen te bewaren. - 3 -
1 Opbouw van de schermen - Functionaliteiten 1.1 Schermen Het Modulescherm Vanuit het Modulescherm duid je aan wat je precies wil doen. Via de tab Boekhouden bijvoorbeeld ga je naar het aankopendagboek om een nieuwe factuur in te brengen. Een Overzichtscherm Gegevens worden voornamelijk op twee manieren getoond: in overzichten en detailschermen. In een overzichtscherm kun je gegevens opzoeken en ze selecteren om er iets mee te doen. Bijvoorbeeld Klanten, Leveranciers, Rekeningen, Documenten, Betalingen,. De gegevens bewerken (creëren, wijzigen, toevoegen of verwijderen) doe je in het detailscherm. - 4 -
In een overzichtscherm kun je: Zoeken en navigeren via de navigatiepijlen. Sorteren door op de kolommen te klikken Filteren via de knop. Je kunt filteren op alle velden van het overzicht maar je kunt ook velden gebruiken die niet in het overzicht voorkomen. Via filterexpressie kun je een filter aanmaken, daarna pas je hem toe. Een filter is steeds verbonden aan een overzichtscherm. Activeer je een filter, dan zullen alle schermen, gestart vanuit dat overzichtscherm, automatisch gefilterd worden. Velden toevoegen aan het overzicht door op te klikken. Volgorde van kolommen wijzigen. Je keuze maken uit het structuur menu aan de linkerkant om detailgegevens te openen, wijzigen, toe te voegen, enz. Het Structuur menu Bij ieder overzichtscherm zie je aan de linkerkant een structuur menu. Hier kun je specifieke detailgegevens oproepen. Dit is het structuur menu bij het Leveranciers overzicht. Via het structuur menu open je binnen het overzichtscherm tabbladen met de gewenste informatie. De geopende tabbladen verschijnen als extra tabbladen bovenaan in het scherm. Je klikt op de open tabbladen om op een snelle manier detailgegevens te raadplegen. Het sluiten van een tabblad doe je dan door op het kruisje te klikken. - 5 -
Een Detailscherm In detailschermen kun je alle gegevens bekijken, invoegen, wijzigen of eventueel verwijderen. 1.2 Invoegen, verwijderen, bewerken en opslaan van gegevens F2 Ctrl+N Ctrl+D Ctrl+S F6 F7 Bewerken Invoegen Verwijderen Bewaren Wanneer een keuzelijst aangepast werd en je vindt het toegevoegd item niet terug in de lijst, dan dien je gebruik te maken van de functietoets F6. De keuzelijst wordt daardoor hernieuwd (opgefrist) en het nieuw toegevoegde item wordt nu wel getoond. Dit heeft te maken met het principe van caching. Wanneer je merkt dat in een keuzelijst (bv. een leverancier, algemene rekening enz.) een bepaald item nog niet bestaat, klik dan op de functietoets F7. Een scherm met de lijst wordt geopend en je kunt het ontbrekende item daar toevoegen. Hierdoor kun je terwijl je boekt bv. een leverancier of een klant toevoegen. Wanneer je een record vergeet te bewaren, krijg je bij het sluiten van het scherm steeds de vraag of de gewijzigde gegevens moeten bewaard worden. Dit is een beveiliging om niet ongewild gegevens in je boekhouding te wijzigen. - 6 -
2 Voorbereiding: basisgegevens invullen Voor je echt kunt beginnen boekhouden, moet je een aantal voorbereidingen treffen. Je hebt een rekeningstelsel nodig, er moeten dagboeken gemaakt worden enz. Aangezien veel gegevens met elkaar in verband staan en mekaar beïnvloeden, vul je best de basisgegevens in de juiste volgorde in. Zo vermijd je dat je vaak van scherm moet wisselen om ontbrekende gegevens aan te vullen. - Constanten Dossier - Constanten Bankrekeningen - Constanten Dagboeken - Boekhouden Leveranciers 2.1 Algemeen van start gaan Constanten Dossier : Typ hier op het tabblad Algemeen de officiële benaming van je Kerkfabriek of van het Centraal Kerkbestuur. Constanten Dossier - Adressen : In het structuur menu open je het Adressen tabblad en vult daar de adresgegevens in. Wat vetjes gedrukt staat is wat je minimaal moet invullen. Bij het maken van afdrukken kun je het juiste adres selecteren aan de hand van het type adres. Indien slechts de boekhouding van één kerkfabriek in het dossier zit, dan kun je de adresgegevens invullen bij het type officieel. Werken het Centraal Kerkbestuur en de bijhorende kerkfabrieken in hetzelfde dossier, dan kun je voor de verschillende kerkfabrieken een andere type adres aanmaken. Via de functietoets F7 kom je in de parameter lijst terecht, waar je een nieuw type adres kunt toevoegen. - 7 -
TIP: Om op een correcte manier de gegevens van de deelgemeente, hoofdgemeente en provincie op afdrukken te bekomen kun je best het volgende nakijken. Bij Constanten Gemeenten zoek je de deelgemeente van je parochie. Is bij fusiegemeente de juiste verwijzing naar de hoofdgemeente ingevuld? Controleer eveneens of de gegevens bij Provincie/Gewest zijn ingevuld. Ze zullen dan ook correct op de afdruk van het voorblad budget en meerjarenplan opgenomen worden. Constanten Dossier Bankrekeningen : In het structuur menu open je het Bankrekeningen tabblad en vult daar de gegevens in van de bankrekeningen waarmee je wil werken. - 8 -
Aanmaken van dagboeken: Een boekhouding werkt altijd met dagboeken: Er bestaan 4 hoofdtypes van dagboeken: Aankopen, Verkopen, Financieel & Diversen. Een dagboek aanmaken doe je op de volgende manier: o Ga naar de module Constanten Dagboeken Fiche. o Klik op invoegen om een nieuw dagboek aan te maken. o Vul de gegevens in van het nieuwe dagboek: code, type dagboek, omschrijving en centralisatierekening. Met betrekking tot de centralisatie kun je best onderstaande rekeningen gebruiken. o Financieel (bank of kas) dagboek : Voor een financieel dagboek vul je best ook het bankrekeningnummer in. Als centralisatierekening kun je 599100 Bankrekening invullen. o Aankoopdagboek : centralisatierekening is 599010 Leveranciers o Voor een Diversen dagboek hoef je geen centralisatierekening in te vullen. o Een verkoopdagboek zal niet nodig zijn. o Klik op of toets [Ctrl + S] in, waarna je het nieuwe dagboek kunt gebruiken. Wanneer je een financieel dagboek wil bijmaken, koppel je er ook het bankrekeningnummer aan. In de nieuwe fiche die je hebt aangemaakt, moet je het bankrekeningnummer selecteren uit een keuzelijst. Wanneer je dit nummer nog niet hebt ingebracht, klik je in het veld Bankrekening op de functietoets F7 en je komt op de plaats in het programma terecht waar je een nieuw bankrekeningnummer kan aanmaken. Meer uitleg over deze sneltoets kun je vinden onder punt 1.2. 2.2 Werken met deeldossiers Dit is een werkwijze die toelaat de algemene boekhouding op een handige wijze in verschillende deelboekhoudingen op te splitsen zonder dat je daar in de praktijk veel extra werk aan hebt. Het komt er op neer dat je aan alle dagboeken een code koppelt. Op die manier krijg je een aantal groepjes van dagboeken die samen een deelboekhouding vormen. In de afdrukschermen kan je dan de juiste vinkjes selecteren om gegevens van een deelboekhouding af te drukken. Deze werkwijze kan gebruikt - 9 -
worden wanneer in één dossier de deelboekhoudingen van verschillende kerkfabrieken behorende tot één centraal kerkbestuur worden ondergebracht. Om dit concept te activeren, ga je naar Constanten Dossier tabblad Analytisch. Daar kun je aanvinken of je wil werken met het systeem van deeldossiers, met budgettering per deeldossier en met openstaande per deeldossier. In het structuur menu onder Constanten Dossier is de optie Deeldossiers zichtbaar. Hier kan je de codes creëren die nodig zijn Via Constanten Dagboeken koppel je ieder dagboek aan de code van de bijhorende kerkfabriek. Via het gebruikers- en profielenbeheer, kun je exact bepalen wie wat kan doen en zien in de boekhouding. Alle afdrukken kan je nu voor alle deeldossiers tezamen bekijken of per deeldossier apart. Je zorgt ervoor dat het vinkje voor het juiste deeldossier is geselecteerd en je krijgt dan enkel de gegevens van die deelboekhouding te zien. Vanuit het totaal beeld van de verschillende deeldossiers zal het CKB de samenvattende tabellen kunnen afdrukken (nog te ontwikkelen). - 10 -
3 Het beheer van het rekeningstelsel 3.1 De algemene rekeningen Op 29 dec 2006 verscheen in het Belgisch Staatsblad de publicatie van het MAR (Minimum Algemeen Rekeningenstelsel) dat van toepassing is op besturen van de eredienst. Dit rekeningstelsel is reeds voorzien in Count-e en is opgebouwd uit codes van 6 cijfers. De hoofdstructuur van dit stelsel is wettelijk vastgelegd in verschillende klassen maar gebruikers hebben de mogelijkheid om dit te personaliseren. Het wordt toegelaten dat je algemene rekeningen uitsplitst om bijvoorbeeld uitgaven of ontvangsten meer in detail op te volgen. Ga naar de module Boekhouden Rekeningen. In dit overzichtscherm zie je de algemene rekeningen. Via de zoekoperator bovenaan het scherm kun je een specifiek nummer op basis van code of omschrijving opzoeken. Wil je een nieuwe rekening toevoegen, dan doe je dit op vanuit de Fiche. Het is niet mogelijk iets te wijzigen in een overzichtsscherm. Klik links in het structuur menu op Fiche waarna de detailgegevens van de geselecteerde algemene rekening wordt getoond. Via de knop rekening toe te voegen. kun je een nieuwe Bij het creëren van nieuwe algemene rekeningen, zorg je er best voor dat je zo uniform mogelijk te werk gaat zowel wat de nummering als wat de omschrijving betreft. Een omschrijving vul je daarom altijd op dezelfde manier in. Gebruik bv. niet de ene keer hoofdletters en de andere keer kleine letters. Vooral op afdrukken veroorzaakt dit een slordig effect. - 11 -
3.2 De titelrekeningen De titelrekeningen maken het mogelijk om op afdrukken saldo s op tussentotalen te krijgen. De titelrekeningen zijn echter niet wijzigbaar, omdat ze als vaste gegevens gebruikt worden bij de afdrukken van het meerjarenplan. 4 Begroting en meerjarenplan Je kunt de gegevens voor de begroting en het meerjarenplan gegroepeerd invoeren. Werkwijze : Gegroepeerd inbrengen van budgetten Ga naar Constanten Gegroepeerde ingave begroting. De werkwijze is de volgende: Geef aan voor welk jaar je de begrotingscijfers wil inbrengen. Vul bij maand steeds vanaf 01 tot en met periode 12 in. In een kerkfabriek vul je de begroting steeds voor een volledig jaar in. Vul bij algemene rekeningen (zie voorbeeld hieronder), eerst het nummer 1 in, en klik vervolgens op de knop. Het teken D(ebet) of C(redit) wordt dan automatisch correct gezet. Je kunt nu op een handige manier door het gebruik van je tabtoets of pijltjestoetsen begrotingscijfers inbrengen. Klik tenslotte op Verwerken om de ingebrachte gegevens te bewaren. Daarna vul je de begroting van de rekeningen in die beginnen met nummer 2, dan 3 en tenslotte 4. Dit herhaal je voor al in te vullen begrotingsjaren, zodat het meerjarenplan compleet is. - 12 -
Afdrukken van het budget en het meerjarenplan. Ga naar de module Afdrukken Meerjarenplan. Hierin moet je een aantal parameters invullen om de afdruk te bekomen die je wenst. We bespreken er enkele: Eerste jaar meerjarenplan : Wil je het meerjarenplan van 2008-2013 afdrukken, vul dan 2008 in. Wil je een afdruk van het budget van 2010, vul dan 2010 in. Adres Kerkfabriek : Het adres dat je bij Constanten dossier adressen (zie hierboven p 7) hebt ingevuld, zal op de afdruk worden getoond. Detail rekeningen : Het is mogelijk om zowel voor de budgetlijsten als voor de afdruk van het meerjarenplan een gedetailleerde lijst, op het niveau van rekeningnummers (MAR) af te drukken. Dit kan enkel wanneer je de afdrukmeerjarenplan detail of budget detail kiest. Overschot/tekort expl. N-2 = stemt overeen met K-waarde in het budget en meerjarenplan overzicht. Overschot/tekort expl. N-1 = enkel informatief Overschot/tekort inv. N-2: stemt overeen met Y-waarde in het budget overzicht. Overschot/tekort inv. N-1: stemt overeen met Y -waarde in het budget overzicht. Na het invullen van de parameters voor de afdruk, gebruik je de afdrukknoppen bovenaan het scherm. Je kunt de afdruk rechtstreeks naar je printer sturen of een afdrukvoorbeeld op het scherm vragen. Dan kies je welke lijst je precies wil. - 13 -
Wanneer je een afdrukvoorbeeld op het scherm vraagt, dan krijg je een document met onderstaande hoofding. Dit document kun je dan afdrukken of bewaren, exporteren naar een andere office toepassing (vb excel), omzetten in een pdf document, enz. - 14 -
5 Help Helpdesk Count-e Telefonisch ma-vr, 9-12u en 13-17u (behalve feestdagen) 016 61 70 75 Via email help@linkmanage.be - 15 -