Handbook curriculum committees 2011-2012 Faculty of Humanities Utrecht University September/October 2011
1. Introduction This handbook is intended for members of curriculum committees (opleidingscommissies in Dutch, abbreviated as OC s) and their assistants. It describes the composition, the tasks and the procedure of curriculum committees (henceforth CCs). If necessary a distinction is made between staff members and student members. If the distinction is not made, this means that the information is the same for both groups. This handbook offers general guidelines, which may be further implemented by the committees themselves, whenever necessary or desirable. If this happens, this handbook will be provided with an appendix containing further information on the committee, and/or the programme or school concerned. The following topics will be dealt with in this handbook: Position and role of the CC Composition and activities of the CC Important topics: OER (Education and Examination Regulations) and quality control Procedure and support Practical matters such as appointment and time use 2. Position and role of the CC in the educational organisation The Faculty of Humanities is a large faculty which offers study programmes in a wide range of subject areas. Each of these study programmes forms part of one of the eight Faculty Schools (for an organogramme see Appendix 1). A School is responsible for the content of the programmes and the organisation of education (admission of students, courses to be offered, study career coaching, implementing examination regulations, etc.). In addition a very important task of the School is safeguarding the quality of education. The final responsibility in a School lies with the director of studies, a professor or an associate professor, appointed in this function by the dean of the faculty for part of his/her working hours. The director is assisted by a coordinator of studies, for the daily supervision and management of all activities regarding the programming, organisation and quality control of education. In fact the coordinator of studies is the first contact person with regard to all educational affairs. In addition a School has one or more study advisors and secretarial assistants. Every study programme has a CC. There are not always exactly as many CCs as there are study programmes, as some CCs occupy themselves with more than one study programme. A CC is a representative advisory body (based on co-determination), that is to say a body that provides recommendations solicited and unsolicited regarding the content, organisation, programming and quality of education (see Fig. 1). These recommendations are addressed to the School, in the person of the director of studies, who is expected to consider such recommendations and translate them into measures of policy and administration, if necessary. It may sometimes happen that friction occurs between the director of studies and the CC, that cannot be resolved internally. In such a case members of the CC may request the dean of the faculty to arbitrate. As from 1 September 2010 (introduction of the new law Versterking besturing - Strengthening administration) CCs may also appeal to a national arbitration board for co-determination. 3. Composition and activities of the CC In a CC students and teaching staff belonging to the study programme(s) concerned are represented. The Wet op het Hoger Onderwijs en Wetenschappelijk Onderzoek ((WHW Law on Higher Education and Research) requires parity: there should be as many student members as staff members on the CC. One of the staff members acts as chairperson. The chairperson and the members of a CC are appointed by the dean on a yearly basis. The regulations of the Faculty of Humanities (Appendix 2) prescribe that a CC has at least four members (two students and two staff members). If necessary there may be more than four members, the decision being up to the dean. 1 1 The complete faculty regulations are to be found on http://www.uu.nl/sitecollectiondocuments/gw/gw_algemeen/faculteitsreglement-201011.pdf 2
The WHW includes a precise description of the activities of a CC. The relevant articles are provided in Appendix 2. As has already been indicated above, the core activtiy of a CC is to give recommendations on all matters regarding education. The CC observes and recommends, but does not solve the problems identified. This is the task of the director of studies. An important point of attention is the Onderwijs- en Examenregeling (OER Education and Examination Regulations, henceforth EER) and the way this is implemented. The EER forms the legal foundation of a study programme and specifies, among other things, the content, form and final qualifications (see Appendix 2). Through its recommendations the CC may help to shape the EER. The implementation of an EER takes place by means of concrete teaching activities, such as courses, exams, paper supervision, etc. In order to be able to form an opinion and to give recommendations the CC should have relevant information at its disposal. Course and curriculum evaluations are an important source of information. Section 4 contains helpful indications as to the way in which a CC may carry out its advisory task in practice. As an advisory body the CC itself may also receive recommendations. The director and the coordinator of studies are the most obvious advisors. It is necessary for a good working relation and an efficient performance of tasks that a CC should regularly consult with the school management about matters concerning education. The faculty regulations put the initiative with the director of studies, but obviously the CC does not have to wait for this. If the CC considers it desirable, it may invite representatives of the school management, but also study advisors, members of the teaching staff, students or assistants of the faculty office to attend one of its meetings. This does not mean that such guests have the right to vote. They may only advise, provide information or answer questions. Study programme C (part of school X) Advice CC Study programme B (part of school X) CC Study programme A (part of school X) Advice Director of Studies Coördinator of studies School X Place of the CC in the organisation of education 3
4. Important topics for the CC 4.1 Education and examination regulations (EER, Dutch OER) The legal foundation of a study programme is the EER. Article 7.13 of the WHW prescribes exactly what should be specified in an EER (see Appendix 2). Utrecht University has translated these prescriptions into a model EER. The Faculty of Humanities has filled out this model in more detail. Rules that apply to all study programmes have been included in the so-called faculty section. These involve, among other things, general regulations regarding testing, examining and student supervision. In addition to the faculty section every EER contains a section specific to every study programme, in which matters are dealt with concerning the content of the programme, final attainment levels, the study load and the way this is spread over the various teaching components. The EER also contains a list of all teaching components (courses) offered by a study programme in the year concerned. The EERs of all study programmes in a faculty are endorsed yearly by the dean, who can only do this, however, after having requested the approval of the faculty board, the highest advisory representative body (co-determination) of the faculty (see below). The approval of the faculty board regarding an EER depends, among other things, on whether the CC concerned has been able to give its recommendations in due time, and whether the advice is positive. A timely recommendation by a CC about a new EER is only possible if the text has been provided well in advance. This is the responsibility of the director of studies, who formulates those sections of the EER that are specific to the study programme, often in consultation with the coordinator of education (not to be confused with the coordinator of studies, see above) and adapts them, if necessary after having been advised by the CC. The CC has the responsibility to provide the advice requested by the director of studies within the set time limit. If the CC fails to do so, it loses the right to advise. The director of studies will set the time limit for advice in consultation with the CC. A CC s recommendations concerning the EER may concern both the sections specific to the study programme and the general faculty sections. Recommendations concerning sections specific to the study programme will be evaluated by the director of studies. The director will take motivated decisions whether to take these over or not and will inform the CC and the faculty board. Where recommendations regarding the faculty section of the EER are concerned, the faculty board will take motivated decisions, which will be made known to the faculty council and the CC concerned. Whenever in a new EER changes are made in the examination programme of a study programme, this means that a transitional arrangement will have to be made, which describes how students who began their studies before the changes in the EER were made, may comply with the new examination requirements. This is often a case of establishing equivalence between new and old courses. CCs have to make recommendations regarding such transitional arrangements. This also holds for minors (coherent course programmes for subsidiary students) and premaster programmes (course programmes enabling students who want to do a particular master study to eliminate deficiencies in their preliminary studies). Although the minors and the premaster programmes form part of the study programme, they are not mentioned in the EER. 4. Implementing the EER: quality control Legally a CC has to make recommendations about the way the EER is implemented. In practice this means that the CC acquires information about the way the teaching of a study programme is set up. The quality of the teaching is extremely important, where both organisation and content is concerned. The director of studies is responsible for the quality of the teaching. He/she is the one who identifies deficiencies and takes measures to improve things. On the other hand the director of studies may also draw attention to teaching activities of a particularly high quality and hold these up as examples. Both activities serve the same purpose: guaranteeing the quality of teaching, or even improving it. This makes clear that the care for the quality of teaching is a cyclical process. Whenever a quality improving measure is taken, the effect of it will be verified and, on the basis of the results, new measures will be taken, the effect of which will again be verified etc. 4
The starting point of such a cycle is often the observation of a shortcoming. Here the CCs play an important role. In making recommendations to the director of studies the CCs have various means at their disposal. A frequently used instrument is course evaluation. A well set-up course evaluation provides information not only about the students satisfaction concerning a course, but also and especially concerning matters that really have to do with quality, such as for instance: o o o o o o Was a course well and clearly structured? Do students think they have really learned something? Did the course have the appropriate level? Was the effort required reasonable? Was the way of testing in agreement with the aims of the course? Did the teacher make enough effort? As from the academic year 2010-2011 the Faculty of Humanities makes use of a standardised course evaluation system, based on a questionnaire the validity and reliability of which have been established. Evaluations are carried out, gathered and processed digitally. The results are sent to the CCs to be discussed in their meetings and provided with recommendations. The recommendations are sent to the director of studies, who may take action, depending on the content of the recommendations. The details of the procedure will shortly be made known in a separate document, which will also include a yearly timetable for course and curriculum evaluation for the CCs. Another instrument for quality control is the curriculum evaluation. This entails an evaluation of the complete teaching programme of a study programme and concerns among other things: Set-up of the programme Coherence between the various components Options Link with continuation courses Study load Attention for writing, reading and speaking skills Room for internships or study abroad The Faculty of Humanities is preparing a standard protocol for curriculum evaluations, which will become available in the course of the academic year 2011-2012. In addition to course and curriculum evaluation there are various other sources of information to be used by a CC in its recommendations regarding the quality of education. National questionnaires, such as the Keuzegids Hoger Onderwijs (Guide to Higher Education) and Elsevier (a well-known Dutch weekly that publishes a yearly evaluation of university study programmes). First year, third year, master, work and staff monitors of Utrecht University Of course it may happen that students note a problem during the course. They do not have to wait till the course evaluation to raise such a problem, but may go straight to the teacher in order to bring it up. If the situation is not or cannot be solved to everybody s satisfaction, students may approach a CC. In addition there are faculty and university complaints regulations for students. 2[1] Moreover, a CC itself may, if required, investigate specific matters by means of questionnaires or conversations and discussions. Apart from the students and staff members of a study programme, alumni (former students) may be asked for their opinion. Students may often easily be contacted via a students union. Alumni are to be found via the alumni network of the university, the faculty or the study programme. Finally quality control also has something to do with small quality, such as for instance providing information regarding the teaching programme (for instance by means of websites or course descriptions), audio-visual aids, etc. A CC may decide to devote some time to an inventory of complaints or problems in these areas at every meeting. 2[1] www.hum.uu.nl > onderwijs > studiepunt > kwaliteit en inspraak > klachten, bezwaar en beroep. 5
It is important to make the results of quality investigation known to everyone concerned: the director of studies, the coordinator of education, if there is one, the students, the staff members. Reporting on course evaluations is an appropriate way of keeping (or getting) students involved in the quality control of education. The Faculty Board agreed to the proposal that the results of course and curriculum evaluations be made public, on June 30, 2011. In order to implement this proposal a project has been set up in the programme ICT in Education (BBO). The basic idea of this proposal is the development of a community in the web based learning environment (Blackboard) for every CC. In November 2011 these communities will have been made available for the CCs and in December 2011 accessible for students (a state of affairs of the project is available). Year agenda It will have become clear that a CC may occupy itself with many different matters. In practice time is limited, however, and priorities have to be established. These are largely determined by the faculty s annual cycle of programming and carrying out the study programme. Considering the statutory tasks of a CC this means that certain fixed topics will have to be discussed by a CC at certain more or less fixed moments during the academic year. In order to make sure that topics will not be forgotten or will be put on the agenda too late, there is a faculty year agenda for CCs (see Appendix 3). Topics not included in this year agenda, may be put on the agenda by the CC itself (or by the chairperson). A CC itself decides how the necessary activities are planned and carried out. The director or coordinator of studies may make recommendations where this is concerned. The year agenda assumes that there will be five CC meetings a year. It is up to a CC if it wants to meet more often, but it is important to know that the (paid) professional support provided by the faculty is limited to six meetings. 5. Faculty regulations regarding the working method and support of curriculum committees In December 2008 the faculty board (FB) decided to uniformise the working method and support of the CCs. Below the most important points of the regulations will be listed. In principle there are five CC meetings per academic year, four (one per teaching block) the main business of which is course evaluations and one the main theme of which is the teaching programme. The organisation of the meetings is in the hands of the chairperson. If necessary the coordinator of studies (on behalf of the director of studies) may offer support with respect to planning the meetings, preparing the agendas and distributing the documents. The documents for the meeting have to distributed among the CC members at least one week before a meeting. This is the task of a BBO 3 secretary in the School. The chairperson is responsible for preparing a meeting where content is concerned and for a possible follow-up. The report of the meeting is made by a student who is paid for the job. 4 The BBO secretary who supports the director of studies selects the student and supervises his/her work. The report of a meeting must consist of at least an action list and conclusions and/or recommendations resulting from the discussions. The minutes secretaries are yearly provided with an extensive working method. 6. Other representative advisory bodies (based on co-determination) Faculty Council and FOO (Faculty Consultative Body) The faculty council is the highest representative advisory body in a faculty. In the Faculty of Humanities the council consists of a student section and a staff section with twelve members each (see www2.hum.uu.nl/faculteitsraad). Five times a year the student members of the council organise the Facultair Overleg Orgaan (FOO Faculty Consultative Body), for which all student members of curriculum committees are invited. 3 BBO: beleids- en beheersondersteuning (management and policy support) 4 This student does the job on a free-lance basis, filling in a form accounting for the number of hours worked per meeting, with a maximum of six. 6
The purpose of the meetings is to provide one another with information and to discuss (real or expected) problems. Attending the meetings of the FOO is one of the tasks of the CC student members. There is no organised consultation for the staff members of CCs. LinQ LinQ ((www.uu.nl/linq) is an organisation for the support and coordination of students codetermination at Utrecht University. The aim is to bring together student members of advisory bodies from all over the university so that they may exchange information and experiences. They also have a helpdesk function in case of questions and problems (email: linq@studver.uu.nl). The Landelijke Studenten Vakbond (National Students Union, www.lsvb.nl) has published a brochure (De OCwijzer. Tips & tricks voor opleidingscommissies, The CCpointer, Tips and tricks for CCs), containing useful information for both student and staff members of CCs. 7. Time use Students receive an administrator s grant for their activities for the CC. This remuneration is based on the number of hours a week that a student member spends on his/her activities. For CCs this has been put at between one and three hours a week. Staff members receive no special compensation for their activities as CC members. In the Teaching Load model a certain percentage of the teaching task (5%) is considered to be spent on work on committees and boards. It is important for staff members to make their administrative activities known to their head of department, as the head of department decides on the setting of tasks. Appendix 4 provides a concise list of tasks. 8. Appointment and succession Every year the CCs are appointed by the faculty dean, at the recommendation of the directors of studies (see Appendix 5 for details). All members of the teaching staff and all students may put themselves up for the CC under which their study programme comes. If there are more candidates than seats for staff and students respectively, there will be an election. Although the director of studies nominates the new CC members, he/she does not select the candidates. CCs have to take their own responsibility here. This means that in case of a member leaving, a recruitment procedure has to be started timely. The CC itself decides how the recruitment will take place. In Appendix 6 some hints are given. Obviously new CC members will have to settle into the job. Here too a CC has to take its own responsibility, although the director or coordinator of studies may be of help. 7
Appendices (only available in dutch) Appendix 1 Organogram van de faculteit Geesteswetenschappen* * Godgeleerdheid (departement en school) heet nu Religiewetenschap en Theologie 8
Appendix 2 Artikelen WHW en faculteitsreglement WHW Artikel 9.18. Opleidingscommissies o 1. Voor elke opleiding wordt een opleidingscommissie ingesteld. De commissie heeft tot taak: a. advies uit te brengen over de onderwijs- en examenregeling, bedoeld in artikel 7.13, b. het jaarlijks beoordelen van de wijze van uitvoeren van de onderwijs- en examenregeling, en c. het desgevraagd of uit eigen beweging advies uitbrengen aan het bestuur van de opleiding, bedoeld in artikel 9.17, eerste lid, en de decaan over alle aangelegenheden betreffende het onderwijs in de desbetreffende opleiding. o 2. Op een advies als bedoeld in het eerste lid, is artikel 9.35, aanhef en onderdelen b en c, van overeenkomstige toepassing. o 3. In het faculteitsreglement wordt de wijze van benoeming en samenstelling van de opleidingscommissie geregeld, met dien verstande dat de helft van het totaal aantal leden van de commissie voortkomt uit de voor de desbetreffende opleiding ingeschreven studenten. o 4. Indien een faculteit slechts een opleiding omvat, kan het faculteitsreglement bepalen dat de taken en bevoegdheden van de opleidingscommissie worden uitgeoefend door de faculteitsraad, bedoeld in artikel 9.37. o 5. Voor de toepassing van dit artikel kan onder opleiding mede worden begrepen een bacheloropleiding en een of meer daarop aansluitende masteropleidingen. WHW Artikel 7.13. Onderwijs- en examenregeling o 1. Het instellingsbestuur stelt voor elke door de instelling aangeboden opleiding of groep van opleidingen een onderwijs- en examenregeling vast. o 2. In de onderwijs- en examenregeling worden, onverminderd het overigens in deze wet terzake bepaalde, ten minste geregeld: a. de inhoud van de opleiding en van de daaraan verbonden examens, b. de inhoud van de afstudeerrichtingen binnen een opleiding, c. de kwaliteiten op het gebied van kennis, inzicht en vaardigheden die een student zich bij beëindiging van de opleiding moet hebben verworven, d. waar nodig, de inrichting van praktische oefeningen, e. de studielast van de opleiding en van elk van de daarvan deel uitmakende onderwijseenheden, f. de nadere regels, bedoeld in de artikelen 7.8b, zesde lid, en 7.9, vijfde lid, g. ten aanzien van welke masteropleidingen toepassing is gegeven aan artikel 7.4a, achtste lid, h. het aantal en de volgtijdelijkheid van de tentamens alsmede de momenten waarop deze afgelegd kunnen worden, i. de voltijdse, deeltijdse of duale inrichting van de opleiding, j. waar nodig, de volgorde waarin, de tijdvakken waarbinnen en het aantal malen per studiejaar dat de gelegenheid wordt geboden tot het afleggen van de tentamens en examens, k. waar nodig, de geldigheidsduur van met goed gevolg afgelegde tentamens, behoudens de bevoegdheid van de examencommissie die geldigheidsduur te verlengen, l. of de tentamens mondeling, schriftelijk of op een andere wijze worden afgelegd, behoudens de bevoegdheid van de examencommissie in bijzondere gevallen anders te bepalen, m. de wijze waarop lichamelijk of zintuiglijk gehandicapte studenten redelijkerwijs in de gelegenheid worden gesteld de tentamens af te leggen, n. de openbaarheid van mondeling af te nemen tentamens, behoudens de bevoegdheid van de examencommissie in bijzondere gevallen anders te bepalen, o. de termijn waarbinnen de uitslag van een tentamen bekend wordt gemaakt alsmede of en op welke wijze van deze termijn kan worden afgeweken, p. de wijze waarop en de termijn gedurende welke degene die een schriftelijk tentamen heeft afgelegd, inzage verkrijgt in zijn beoordeelde werk, q. de wijze waarop en de termijn gedurende welke kennis genomen kan worden van 9
vragen en opdrachten, gesteld of gegeven in het kader van een schriftelijk afgenomen tentamen en van de normen aan de hand waarvan de beoordeling heeft plaatsgevonden, r. de gronden waarop de examencommissie voor eerder met goed gevolg afgelegde tentamens of examens in het hoger onderwijs, dan wel voor buiten het hoger onderwijs opgedane kennis of vaardigheden, vrijstelling kan verlenen van het afleggen van een of meer tentamens, s. waar nodig, dat het met goed gevolg afgelegd hebben van tentamens voorwaarde is voor de toelating tot het afleggen van andere tentamens, t. waar nodig, de verplichting tot het deelnemen aan praktische oefeningen met het oog op de toelating tot het afleggen van het desbetreffende tentamen, behoudens de bevoegdheid van de examencommissie vrijstelling van die verplichting te verlenen, al dan niet onder oplegging van vervangende eisen, u. de bewaking van studievoortgang en de individuele studiebegeleiding, en v. de wijze van beoordeling door het instellingsbestuur van gevallen als bedoeld in artikel 7.31a, derde lid. Faculteitsreglement art. 27 en 28 Artikel 27 Opleidingscommissies Lid 1 De Schools kennen één of meerdere opleidingscommissie in de zin van artikel 9.18 WHW ten behoeve van de opleidingen en/of programma s die in de betreffende School zijn ondergebracht (zie addendum, ingevoegd na hoofdstuk 4). Lid 2 Voor elke opleidingscommissies is een aantal leden vastgesteld (zie addendum, ingevoegd na hoofdstuk 4). Lid 3 De voorzitter en overige leden van een opleidingscommissie worden benoemd door de decaan. Lid 4 De decaan stelt in overeenstemming met de opleidingscommissies de faciliteiten bedoeld in artikel 9.48 lid 1 en lid 2 WHW beschikbaar. Artikel 28 Werkwijze Lid 1 De leiding van een School voert regelmatig overleg met de opleidingscommissie(s) over alle aangelegenheden m.b.t. het onderwijs binnen de School. Lid 2 Een opleidingscommissie kan afzonderlijke commissies instellen. Lid 3 Een opleidingscommissie kan een advies, bedoeld in artikel 9.18 lid 4 sub c, aan de leiding van de School tevens uitbrengen aan het hoofd van het / de betrokken departement/(en) en de decaan. Zij stelt de leiding van de School hiervan in kennis. 10
Appendix 3 Facultaire jaarplanning opleidingscommissies N.B. Dit is een model dat door een OC (in overleg met de schoolleiding) aangepast kan worden. Periode 1 (sep-okt) 1 e vergadering: september aanwezigheid onderwijsdirecteur/onderwijscoördinator overdracht aan nieuwe leden formuleren speerpunten voor het jaar evaluaties periode 4 opdracht geven opmerkingen huidige curriculum te bekijken Periode 2 (nov-jan) 2 e vergadering: eerste week periode 2 OER: eerste advies uitbrengen aan school (voor OER-en worden voorgelegd) voortgang evaluaties 3 e vergadering: midden periode 2 OER: definitief advies (indien mogelijk incl. overgangsregelingen) voortgang evaluaties Periode 3 (feb-apr) 4 e vergadering: midden periode 3 beginnen werving nieuwe student-leden voortgang evaluaties overgangsregelingen OER-en (indien nog niet bij 3 e vergadering aan bod geweest) Periode 4 (apr-jun) 5 e vergadering: eind periode 4 nieuwe leden presenteren voortgang evaluaties overdrachtsdocument voor nieuwe OC-leden (incl. aandachtspunten) lijst opstellen van te evalueren cursussen voor volgend jaar (in overleg met onderwijsdirecteur en onderwijscoördinator) 11
Appendix 4 Beknopt overzicht van activiteiten van OC-leden (a) voorzitter opstellen van jaaragenda (in overleg met onderwijscoördinator) voorbereiden en voorzitten vergaderingen (ondersteuning door BBO secretariaat) coördinatie analyse en bespreking onderwijsevaluaties initiëren van andere (typen van) evaluaties contact onderhouden met onderwijsdirecteur contact onderhouden met faculteitsraad coördineren werving en inwerken nieuwe OC-leden contact onderhouden met achterban (collega-docenten) instrueren en controleren notulist toezien op archiveren van relevante stukken (ondersteuning door BBO secretariaat) (b) docentlid bijwonen van vergaderingen van de opleidingscommissie vooroverleg voeren met mede OC-docentleden contact onderhouden met leden van andere medezeggenschapsorganen contact onderhouden met achterban (collega s) signaleren van knelpunten binnen de opleiding. bijdragen aan onderwijsevaluaties (c) studentlid bijwonen van vergaderingen van de opleidingscommissie vooroverleg voeren met mede OC-studentleden contact onderhouden met leden van andere medezeggenschapsorganen (m.n. faculteitsraad, via FOO) contact onderhouden met de achterban (mede-studenten). signaleren van knelpunten binnen de opleiding bijdragen aan onderwijsevaluaties 12
Appendix 5 Procedure ambtelijke ondersteuning commissiebenoemingen en bestuursbeurzen Faculteit Geesteswetenschappen Universiteit Utrecht Oktober 2011 De decaan benoemt de opleidings-, examen- en toelatingscommissies. De benoemingsprocedure wordt voor de bacheloropleidingen jaarlijks uitgevoerd. Voor de masteropleiding geldt dat de benoeming van deze commissies voor drie jaar plaatsvindt, met uitzondering van de studentleden van de opleidingscommissie. De studentleden worden voor één jaar benoemd. De leden van de opleidingscommissies worden door de decaan benoemd op basis van de regels van het faculteitsreglement Geesteswetenschappen. Van toepassing is art. 27, addendum art. 27, art. 28. Conform WHW artikel 2.3, lid 9.17.4 is het niet toegestaan dat een lid van het bestuur van de opleiding (de onderwijsdirecteur) tevens lid is van de opleidingscommissie van die opleiding. 1. Brief en voordrachtformulier Vóór het zomerreces stuurt de decaan het verzoek tot het doen van voordrachten aan de directeuren van Schools en aan de voorzitter van de Graduate School. De brief gaat vergezeld van een voordrachtformulier en een toelichting hierop. De directeur van de School/voorzitter van de Graduate School bevestigt de voordracht door het ingevulde formulier te ondertekenen en terug te zenden aan de decaan. De voordrachtformulieren worden eind augustus terugverwacht. De voordrachten worden gecontroleerd door BBO voordat de decaan tekent voor akkoord. De controle gaat a.d.h.v. bijgevoegde lijst. BBO neemt contact op met de directies indien de voordrachten niet voldoen aan de voorwaarden zoals geformuleerd in het faculteitsreglement en rappelleert de instituutsdirecties via de onderwijscoördinator over het doen van voordrachten. 2. Benoeming De decaan benoemt de commissies per brief. Als bijlage wordt een kopie van het ondertekende voordrachtformulier gevoegd. 3. Tussentijdse wijzigingen personeelsleden commissies Tussentijdse wijzigingen in commissies worden schriftelijk per brief door de directeur van de School of door de voorzitter van de Graduate School aan de decaan doorgegeven. De nieuwe personen worden door de decaan per brief benoemd. 4. Bestuursbeurzen Studenten die deel uitmaken van een facultair medezeggenschapsorgaan komen in aanmerking voor een vergoeding in de vorm van een bestuursbeurs. Dit is vastgelegd in de regeling bestuursbeurzen Geesteswetenschappen. Alleen studenten die via het voordrachtformulier zijn aangemeld komen in aanmerking voor een bestuursbeurs. Studentleden worden voor minimaal één jaar benoemd. Tussentijdse wisseling van studentleden wordt alleen geaccepteerd van masters met twee instroommomenten. Onderwijsdirecteuren, voorzitters van opleidingscommissies en de voorzitter van de studentgeleding van de Faculteitsraad worden per brief op de hoogte gesteld van de bestuursbeurs en hoe deze is aan te vragen. Deadline voor het indienen van de aanvragen is 30 juni van het betreffende academisch jaar. De meest actuele informatie is te vinden op www.uu.nl/nl/informatie/studenten/regelingen/medezeggenschap/pages/bestuursbeurs.aspx 13
Appendix 6 Tips voor OC-leden Tips/aanbevelingen algemeen Stel een beleidsplan op waarin wordt vastgesteld met welke onderwerpen de OC zich wil gaan bezighouden. Zorg voor een goede koppeling van websites met informatie over individuele docenten en sites op het gebied van de opleiding en deskundigheid. Tips/aanbevelingen bij inwerken nieuwe leden OC Overleg met de voorzitter wie zorg draagt voor de opvolging en op welke manier. Plan één gezamenlijke vergadering met oude en nieuwe OC-leden. Inwerken van de nieuwe OC wordt gedaan door de oude OC en de onderwijsdirecteur / onderwijscoördinator. Maak een draaiboek. Vermeld hierin wat het afgelopen jaar gedaan is: bespreek de officiële agendapunten en ook wat daarbuiten is georganiseerd. Ook heel handig om op te nemen is een soort smoelenboek of functie omschrijvingen van alle personen waar een OC mee te maken heeft. Ook de gang van zaken zoals wanneer komen de notulen en stukken van de vergadering, is handig op om te nemen. Eventuele zaken waar komend jaar extra aandacht voor moet zijn, zoals een cursus die slecht was geëvalueerd, kunnen hierin opgenomen worden. Maak een nieuwsbrief, zo creëer je bekendheid en zorg je ervoor dat iedereen binnen de opleiding, studenten, docenten en ondersteuners, op de hoogte zijn van wat er speelt. Richtlijn kan zijn dat deze vier à vijf keer per jaar uitkomt. 14