Verslag ALV 19 maart 2015 38 stemgerechtigde leden aanwezig 1. De waarnemend voorzitter opent de vergadering. 2. Meldingen en ingekomen vragen Het bestuur heeft een stuk gekregen van Jurgen met vragen en opmerkingen naar aanleiding van de vorige ALV. Een aantal zaken moet uitgezocht worden. Een aantal dingen zal wellicht vanavond beantwoord worden. Het bestuur zegt toe om op het stuk terug te komen. Jurgen: Het gaat om zaken die in de vorige notulen vragen opriepen. Hij zal e.e.a. in de vergadering ter sprake brengen. Jan Lutje wil graag het woord voeren bij agendapunt 5 en 8. Peter mist de rondvraag. Wordt toegevoegd aan de agenda. Wouter: Kan de verkiezing van de nieuwe voorzitter eerder op de agenda? Nee. Het is niet alleen de gewoonte om het zo te doen, maar de agenda is de verantwoordelijkheid van het huidige bestuur. 3. De agenda wordt vastgesteld. 4. Verkiezing en instellen stemcommissie Hans en Wilbert vormen de stemcommissie. 5. Verslag ALV 10 december 2014 Jurgen: Heeft geen pleidooi gehouden voor invoering van een vergoeding voor alle vrijwilligers. Wat tussen haakjes staat, heeft hij niet gezegd. Wat hij bedoelde, is: Als er een betaalde kracht in het café werkt, is het redelijk dat ook de barmedewerkers een vergoeding krijgen. Punt 9 is te beperkt in de notulen terecht gekomen. Dit wordt als volgt aangepast door de notulist: We hebben uitgebreid gesproken over de situatie rondom de IRK, o.a. over de verhouding tussen het bestuur en de voorganger van de IRK, en de wijze waarop het bestuur gehandeld heeft in deze kwestie. Na -soms emotionele- inbreng van leden is de motie 'Barbara Rogoski wordt weer als beheerder aangesteld' in stemming gebracht. De uitslag van de stemming was: 5 vóór, 22 tegen en 2 blanco. Jan Lutje: In augustus 2014 hebben Jan en Renate een beleidsnotitie opgesteld voor de periode 2015-2018. Deze notitie is aangevuld door Harry en een verkorte versie is opgenomen door de gemeente. 90% van de inhoud is overgenomen. Het stuk is voorgelegd aan de vaste raadscommissie voor samenleving, maar nog niet goedgekeurd. Formeel gezien had het stuk echter eerst voorgelegd moeten worden aan de ALV en dat is niet gebeurd. Kan dit geagendeerd worden op de ALV in december 2015? Jurgen informeert naar het nut van deze agendering als het stuk al is opgenomen in het beleid van de gemeente en vraagt om een informele bijeenkomst voor de leden om over de notitie te kunnen praten. 1
Voorstel bestuur: Over ongeveer een maand plant het bestuur een BALV. Dit besluit wordt aangenomen. Jurgen: De bewaartermijn van de archieven is 7 jaar. Het verslag wordt vastgesteld mét de toevoegingen van Jan Lutje en Jurgen. 6. Goedkeuren Huishoudelijk Reglement Jurgen, Jan Lutje en Harry hebben meegewerkt aan het Huishoudelijk Reglement (HR). Jan Lutje: Het reglement moet goedgekeurd worden door de helft plus één. Waarom gaat het HR pas in op 1 april? Bestuur: Veel vrijwilligers zijn geen lid. Het bestuur wil hen de mogelijkheid geven om kennis te nemen van het HR. Het bestuur stuurt het HR aan alle vrijwilligers. Jan van Leeuwen: Wat betreft art. 9.2: Een coördinator moet gewoon lid zijn. Bestuur: We kunnen vrijwilligers niet verplichten. Dat zou betekenen dat we mensen verplichten om te betalen voor hun vrijwilligerswerk en dat kan niet. Is het een optie om mensen een gratis lidmaatschap aan te bieden? Paulien: Bij andere COC s wordt de eerste vrijwilligersvergoeding ingezet voor een lidmaatschap van het COC. Je zou kunnen beginnen met de vrijwilligers die een vergoeding krijgen (want niet alle vrijwilligers krijgen op dit moment een vergoeding). Via een lidmaatschap wordt het netwerk van het COC immers ook weer vergroot. Er zitten wat administratieve haken en ogen aan deze constructie. De administratie van het lidmaatschap is bijvoorbeeld uitbesteed en wordt niet door COC NL gedaan. Harry: Kunnen we nieuwe vrijwilligers een lidmaatschap aanbieden? Peter: Hoe verhoudt dit initiatief zich tot vrijwilligers die al lid zijn? Voorstel Jurgen: Als de administratie lastig is, moet de vrijwilliger zelf de administratie rondom zijn lidmaatschap regelen. Harry: Een belangrijk aspect van lidmaatschap is stemrecht. Je kan alleen stemmen als je betaald hebt. Peter: Hoe kun je coördinator van een werkgroep zijn als je geen stemrecht hebt en je leden wel? Bestuur: Dat kan. Jurgen: We kunnen een andere blijk van waardering geven aan coördinatoren die wel lid zijn. Voorstel bestuur: We praten hierover verder tijdens de BALV. Dit voorstel wordt aangenomen. Stemming HR Paulien: Hoe verhoudt de voorgestelde BALV zich tot de stemming over het HR? Kunnen we nu stemmen als er nog zaken veranderd gaan worden? Wilbert: We kunnen gewoon stemmen, want het HR is open genoeg geformuleerd. Wilbert: Laten we vrijwilligers niet verplichten om lid te worden. We mogen blij zijn dat ze voor ons willen werken. Arnout Steeg: Hoe verhoudt artikel 9.1.C zich tot mijn positie? Bestuur: Als er een nieuwe werkgroep wordt gestart, mag het bestuur iemand aanwijzen. Kees: Wat staat er precies in art. 1.3 en wat is het doel ervan? Harry: Het is een aanmoediging tot het vaker organiseren van activiteiten. 2
Art. 3.3 Kees: Waar voorzitter staat, zou eigenlijk leden moeten staan. Harry: Het komt de voorzitter toe om de orde te bewaren. Jurgen: De ALV is het hoogste orgaan. Jan Lutje: Het gaat hier over spreekrecht. Sabbah: De ALV is het hoogste orgaan, dus de aanwezige leden mogen beslissen of iemand mag spreken of niet. We veranderen vergadervoorzitter in vergadering. Art. 10.2 Kees: Over wie hebben we het? Sabbah: Dat gaat bijvoorbeeld over besloten activiteiten, zoals van Jong&Out. Art. 15 Kees mist hier de mogelijkheid om te voorkomen dat personeel een vast contract krijgt. Op dit moment kunnen mensen ontslagen worden als de subsidie wegvalt, maar verder is COC Haaglanden gebonden aan het arbeidsrecht. Hoe kan de ALV erop toezien dat er zorgvuldig wordt omgegaan met personeel aannemen en we niet in een situatie terechtkomen zoals enkele jaren geleden met de directeur. Sabbah verwijst naar de begroting: Hierin kun je zien welke kosten voor personeel opgevoerd worden. Jan Lutje : De rechtspositie van personeel wordt geregeld in het HR, niet in de begroting. Gijsbert: Volg de CAO en de wet. Er is een discussie over de rechtspositie van personeel, de CAO en wetgeving. Gijsbert zal de laatste ontwikkelingen op het gebied van arbeidsrecht naar het bestuur sturen. Voorstel: Expliciet maken in het HR dat de vereniging geen personeel aanneemt zonder het in de ALV in te brengen. Sabbah stelt voor om art. 15 punt 3 aan te passen. Uitslag stemming: 2 onthoudingen 4 tegen 32 voor 7. Jaarverslag Jurgen vraagt naar de afname van het ledental. Bestuur: De wanbetalers zijn uit het systeem gehaald. Jurgen: Er staat: gem. 90 personen. Klopt dat? Bestuur: Het bestuur heeft een telling gehouden in oktober. Aan alle coördinatoren is gevraagd hoeveel actieve vrijwilligers ze hebben; vandaar het aantal. Dit kan inzichtelijk gemaakt worden, omdat elke vrijwilliger een nieuw contract krijgt. Jurgen: Staat Respect2Love in het jaarverslag? Nee, dan gaat dit naar de rondvraag. Jurgen: Waar is de exploitatiesubsidie gebleven? Bestuur: We hebben subsidie voor de activiteiten maatschappelijk werk, voorlichting en sinds vorig jaar voor de netwerker. We mogen een deel van de subsidie benutten voor het pand, inrichting werkplekken. Daar is van te voren met de gemeente over gesproken. Het jaarverslag wordt vastgesteld. 8. Jaarrekening 2014, vaststellen begroting 2015 en décharge penningmeester Bert licht de procedure toe. Er was weinig verschil van mening tussen accountant en penningmeester. 3
Vragen: Peter: Waar is de balans? Bert: Het begint op p. 6, 7 en het gaat door tot p. 11. Hans: Hoe kan de verlies- en winstrekening op 0 uitkomen? Bert: Het batig saldo van ca. 19.000 is doorgeschoven naar de balans als reserve. Peter: Wat is een dotatie: onttrekking aan onderhoudsvoorziening? Bert: We hadden vorig jaar een reservering gedaan voor liftreparatie. Die is in 2014 aangewend voor een project. Bert geeft een toelichting bij het begrip controleverklaring. Het bestuur probeert het geld zo goed mogelijk te beheren, maar de accountant kan niet voor 100% zekerheid zeggen. Wel kan een accountant zeggen dat hij/zij het idee heeft dat het geld is aangewend voor het doel waarvoor het bestemd was. Organisaties met cash geldstromen, zoals horeca, krijgen vaak een oordeelsonthouding. Bij COC Haaglanden gaat het nu 5 jaar zo. Wouter: is het een idee om een kascie in het leven te roepen? Harry: 5 jaar geleden heeft de ALV besloten om van een kascie af te zien en een registeraccount aan te stellen. Je kan niet beide hebben. Een registeraccount heeft ervoor gestudeerd. We leggen altijd een verklaring voor aan de ALV en de gemeente. De gemeente heeft meer vertrouwen in een accountant dan in een kascie. Jurgen heeft de stukken van 2004 bekeken, maar daarin is niet terug te vinden dat de ALV heeft ingestemd met de instelling van een accountant i.p.v. een kascie. Daarnaast gold de benoeming voor een accountant voor een jaar. Daarna had deze kwestie dus opnieuw aan de ALV voorgelegd moeten worden. Jan Lutje stelt voor om te onderzoeken of het Rotterdamse model een optie voor ons is. De penningmeester, accountant en iedereen die er verstand van heeft, zouden de komende drie jaar kunnen onderzoeken of we de boel gaan ontvlechten. Bert: We wilden die constructie niet meer. Dat hebben we in 2012 besloten. De accountant is niet vóór splitsing in twee rechtspersonen. Er wordt gediscussieerd over de jaarrekening en doelmatig financieel beleid voeren. Jan van Leeuwen heeft een vraag over de rapportage: Waar staat wat de leden aan geld hebben ingebracht? Bert: Onder contributie. Wilbert: Op p. 17 van de jaarrekening staat: erfenis van ongeveer 200.000. Mogen de leden meebeslissen over de bestemming van de erfenis? Bert: Ik had liever geformuleerd dat het op basis van een raming in de buurt van 200.000 euro gaat komen. En het bestuur zal inderdaad met voorstellen komen voor de besteding van dit geld, waarna deze worden ingebracht in de ALV. Het geld komt over ca. twee jaar beschikbaar. Jan Lutje: Wat zijn de gevolgen van deze erfenis voor de subsidie van de gemeente? Bestuur: Die gesprekken moeten nog plaatsvinden. Er moet eerst nog veel worden uitgezocht. Hans: In deze context is het onderscheid tussen stichting en vereniging wellicht interessant? Harry: De erfenis is nagelaten aan de vereniging. Peter: Op p. 1 van onze realisatie wordt een erfenis van 16.000 euro genoemd. Bestuur: Dit is een andere erfenis. Peter heeft een vraag over de kosten van de verbouwing: Wat is de afschrijving van 3450 euro? Bert: Dit heeft betrekking op een eerdere renovatie. Bert: Op exploitatie schrijf je niet af. 4
Jurgen: Kan de ALV een afrekening krijgen van de renovatie? Bert zal dit doen. Jurgen: Kan de ALV een afrekening krijgen van de afbetalingen van pensioenrechten etc. van de directeur, de waarnemend directeur en mogelijk de partner van de directeur? Bert: De partner heeft niks gekregen. Bert zal het overzicht leveren. Stemming over de jaarrekening 2014: De jaarrekening wordt goedgekeurd. Begroting 2015 Er zijn een paar kleine verschillen tussen de versie van december 2014 en de nieuwste versie. Jan Lutje: Op de begroting ontbreekt het pasje voor ouderen. Bert zegt toe. Jurgen: Waar is de 500 euro voor Gaydenhaag.nl voor bedoeld? Voor verdere ontwikkeling en promotie rondom de lancering van de site. De ALV keurt de begroting 2016 voorlopig goed. Het voorstel décharge penningmeester wordt aangenomen. PAUZE 9. Landelijke missie en visie: lokale uitwerking Sommige leden hadden een kant en klaar plan verwacht nu, maar het bestuur is er nog niet aan toegekomen om een beleidsplan te maken. Daarom is Eric van Veldhoven aangetrokken. Hij zal veel mensen binnen de vereniging consulteren. Het bestuur heet als voornemen om het eerste concept tijdens de december-alv in te brengen. Verschillende leden willen in de adviescie voor het beleidsplan participeren: Wouter, Jan Lutje, Hodo, Bastiaan, Jurgen, Hans, Bianca, de nieuwe voorzitter en misschien Susan (Zij denkt erover na.). Harry vraagt of het conceptbeleidsplan in oktober 2015 naar de leden gestuurd kan worden, zodat iedereen genoeg tijd heeft om het stuk te bekijken. Hodo zal het beleidsstuk van COC NL op onze site zetten. Het huidige HR wordt van de site gehaald en vóór a.s. maandag, 23 maart, vervangen door de aangepaste versie. De adviescommissie beleidsplan wordt gevraagd om een planning en tijdpad voor te stellen. De leden die er niet zijn, moeten uitgenodigd worden om mee te doen. Jurgen vraagt wat de verhouding van dit project is tot de denktank. Bestuur: De denktank is opgeheven, want het stuk is klaar. Eric gaat het voortouw nemen bij dit project. 10. Mededelingen bestuur: -Deborah: De nieuwe werkgroep communicatie bestaat nu uit twee mensen (Peggy en Maria) en is druk bezig. Er is nog meer plek in de communicatiewerkgroep, dus meld je aan. -Sabbah: De procedure voor het kiezen van een nieuwe kandidaat-voorzitter is een bestaande procedure. Het bestuur heeft unaniem gekozen voor Arnout. Dat Bert zich niet herkiesbaar stelt, heeft niks met de procedure voor de kandidaat-voorzitter te maken, maar met persoonlijke redenen. Als er behoefte is aan het aanpassen van de procedure voor het kiezen van een voorzitter staat het bestuur daarvoor open. Jurgen: Het zou goed zijn als de ALV meer betrokken zou zijn bij het opstellen van profielen van bestuursleden. 5
Hans: Er waren meer kandidaten. Is het in de procedure opgenomen dat het bestuur een stemadvies geeft? Het bestuur doet een voordracht. Met het oog op een toekomstige procedure stelt Wouter voor om een commissie in te stellen die de keuze van een voorzitter voorbereidt. Het bestuur neemt dit voorstel aan en vraagt leden om zich aan te melden als ze mee willen denken over de procedure voor nieuwe bestuursleden. N.a.v. de proef in het café met de betaalde kracht voor drie maanden: Het resultaat viel tegen. Uiteindelijk heeft een meerderheid van het bestuur besloten om niet door te gaan met de proef. Het bestuur heeft gekozen voor een defensieve houding en wilde geen risico s nemen voor de zaterdag. Maar het bestuur staat open voor feedback. Hans: Hoeveel is er terugverdiend? Bestuur: Volgens de meest gunstige berekening 55%. Het totale verlies is 1000 euro. Bert: Er is gekeken naar de ontwikkeling: Zit er groei in? Hans vraagt of de proef verlengd kan worden. Er worden verschillende argumenten genoemd door leden: maatschappelijk belang en imago van COC Haaglanden. Jan Lutje: De culturele activiteiten waren een aardig aspect van deze proef. Kan er een project van gemaakt worden, waarvoor we subsidie vragen? Er is een potje bij de gemeente voor dit soort initiatieven, zeker in het centrum. Jan Lutje wil wel een projectplan schrijven. Harry: We hebben subsidie gekregen van de gemeente voor 2014 voor de netwerker. Omdat de netwerker later begonnen is in het jaar is er nog geld over. Misschien kunnen we iets met dit geld; anders moeten we het wellicht teruggeven aan de gemeente. Paulien ziet in dit verband mogelijkheden: De netwerker is bedoeld voor het bespreekbaar maken van seksuele diversiteit in biculturele gemeenschappen. Een café kan een uitermate geschikte plek zijn voor het bij elkaar brengen van diverse mensen. Volgens het bestuur past de invulling van de zaterdag niet binnen de voorwaarden van de beschikking die betrekking heeft op de netwerker. Paulien: Je kan activiteiten organiseren en die zo omschrijven dat ze wel aansluiten bij de formulering. Wilbert: Bij de denktank seksuele diversiteit zijn verschillende organisaties/partners betrokken. Dat is echt iets anders dan een zaterdagprogramma in het café. Er wordt besproken of we kunnen heroverwegen of we toch een vervolg willen geven aan de proef. Christine is in principe bereid om verder te gaan op zaterdag. Gijsbert: drie maanden is geen reële proefperiode. Het moet op z n minst een half jaar zijn. Wouter stelt voor om met een select groepje (Harry, Jan Lutje en Wouter) een businessplan te maken. Jurgen geeft hen mee dat er geen sprake kan zijn van een betaalde kracht voor het café, terwijl de vrijwilligers geen vergoeding krijgen. Het voorstel van Wouter wordt aangenomen, waarbij de suggestie van Paulien meegenomen wordt. -Hodo: Wat betreft veiligheid: Er is geen helder beleid op dit gebied. Binnenkort is er overleg van het COC met de gemeente en buurtteams. Jurgen doet een oproep om mee te praten over veiligheid. We gaan voor drie jaar samenwerken met de gemeenten Leidschendam-Voorburg, Zoetermeer en Westland. 6
Dankzij Harry s inspanningen wordt het homomonument verplaatst. De onthulling staat gepland op de avond van 26 april. De ambassadeur van de VS is gevraagd om een praatje te houden op 4 mei. 11. Waarnemend penningmeester/secretaris 25 april is de laatste dag dat Bert penningmeester is. Hij is bereid om beschikbaar te blijven totdat er een nieuwe penningmeester is. Bert wil evt. de boekhouding blijven doen, maar niet binnen het bestuur. Deborah krijgt toestemming van de ALV om waarnemend penningmeester te worden. Rondvraag Er zijn geen punten voor de rondvraag. 12. Verkiezing voorzitter Arnout stelt zich voor. Wouter: Kunnen we in verband met de tijd- de kandidaat-voorzitter middels een applaus kiezen tot voorzitter? Nee, dat kan niet. Er wordt gestemd. 13. Stemming Uitslag: 32 voor 1 blanco 1 tegen 14. Afsluiten door voorzitter Arnout bedankt de leden voor het vertrouwen en nodigt iedereen uit voor een drankje in het café. Afscheid van Bert Sabbah bedankt Bert voor z n werk. Bert bedankt voor het in hem gestelde vertrouwen. Sabbah: Het bestuur zal de stukken voor de BALV in april misschien niet bijtijds kunnen verspreiden. Kan de meerderheid van de leden hiermee akkoord gaan? Antwoord: Ja. 7