Jaarverslag 2011 & Jaarplan 2012 Vastgesteld: 21 februari 2012
Samenstelling rekenkamercommissie Externe leden De heer G.D. Scholtes, voorzitter De heer mr. A.V.N.M. Steur (tot en met juli 2011) De heer mr. S.J.P. Basten MLC Interne leden Mevrouw drs. S.M. Kröner-Roos RA De heer N.W.A. Lens Secretariaat De heer drs. E.G.H. Dijk Adres Postbus 1000 1140 BA Monnickendam Telefoonnummers T. 0299-658 585 F. 0299-658 599 E-mail rekenkamercommissie@waterland.nl De rekenkamercommissie is een, door de raad van de gemeente Waterland ingesteld, onafhankelijk orgaan dat het door het gemeentebestuur uitgevoerde beleid toetst op drie onderdelen: Rechtmatigheid: voldoet de uitvoering aan de wettelijke kaders en regelgeving? Doelmatigheid: is de voorbereiding en uitvoering van beleid efficiënt verlopen? Doeltreffendheid: zijn de beoogde effecten van het beleid ook daadwerkelijk behaald? Het doel van het onderzoek is om inzicht te geven in de prestaties van de gemeente en waar nodig het formuleren van aanbevelingen voor de toekomst. Versie 21 februari 2012 blz. 2 van 7
Voorwoord Ieder jaar legt de rekenkamercommissie door middel van het jaarverslag verantwoording af aan de raad over haar activiteiten. Daarnaast stelt zij aan de hand van het jaarplan de raad op de hoogte van haar onderzoeksplannen voor het komende jaar. In 2011 heeft de rekenkamercommissie een tweetal onderzoeken afgerond. Dit betrof het onderzoek naar de toewijzing van sociale huurwoningen en de quick scan naar de externe inhuur. Het onderzoek naar het toewijzen van sociale huurwoningen is, na een moeizame start in 2009, uiteindelijk toch nog met voldoende inbreng van de zijde van de woningcorporaties afgerond. De commissie dankt de betrokken woningcorporaties en de SWZW voor hun bijdragen. De reactie van de gemeenteraad op de quick scan naar de externe inhuur was voor de samensteller de heer Steur aanleiding zijn lidmaatschap van de commissie te beëindigen. De rekenkamercommissie betreurt maar respecteert het besluit van de heer Steur en dankt hem voor zijn inzet de afgelopen 5,5 jaar. Begin 2012 heeft de rekenkamercommissie met de raad gesproken over de in 2011 gehouden evaluatie van het functioneren van de rekenkamercommissie. Tijdens dit overleg is afgesproken om het jaarverslag en jaarplan te gebruiken als basis voor een jaarlijkse afstemming met de raad. Gelet echter op het feit dat dit overleg feitelijk begin januari 2012 al heeft plaatsgevonden is de rekenkamercommissie van oordeel verder bespreking op dit moment niet effectief is. De rekenkamercommissie wil liever met de raad in overleg op het moment dat zij een nieuw onderzoek opstart. Tot slot dank ik de raad, het college en de ambtelijke organisatie weer voor de constructieve samenwerking het afgelopen jaar. De rekenkamercommissie hoopt deze wijze van samenwerking ook in 2012 te continueren. Namens de rekenkamercommissie. G.D. Scholtes, Voorzitter Versie 21 februari 2012 blz. 3 van 7
Samenstelling rekenkamercommissie De rekenkamercommissie van de gemeente Waterland bestaat uit drie externe leden van wie één het voorzitterschap vervult. Daarnaast zijn twee leden vanuit de gemeenteraad benoemd. Het secretariaat van de rekenkamercommissie wordt vervuld door de raadsgriffier. Wijzigingen in 2011 De heer mr. A.V.N.M. Steur heeft zijn lidmaatschap op 14 juli 2011 voortijdig beëindigd. Aanleiding hiervoor was zijn teleurstelling over de reactie van de gemeenteraad op de quick scan naar de externe inhuur. Op 15 december 2011 heeft de gemeenteraad het externe lid de heer mr. S.J.P. Basten herbenoemd. De samenstelling van de rekenkamercommissie zag er in 2011 als volgt uit: Naam Functie Van Tot De heer G.D. Scholtes Voorzitter 14.05.2009 Heden De heer mr. A.V.N.M. Steur Extern lid 15.12.2005 31.07.2011 De heer mr. S.J.P. Basten MLC Extern lid 15.12.2005 Heden herbenoemd 15.12.2011 Mevrouw drs. S.M. Kröner-Roos RA Intern lid 30.06.2005 Heden herbenoemd 16.03.2006 herbenoemd 11.03.2010 De heer N.W.A. Lens Intern lid 11.03.2010 Heden De heer drs. E.G.H. Dijk Secretaris 15.07.2006 Heden Inhoudelijk verslag Algemeen In 2011 heeft de rekenkamercommissie 11 maal vergaderd. De vergaderingen hebben alle plaatsgevonden in het gemeentehuis te Monnickendam. In januari 2011 heeft de rekenkamercommissie het college verzocht aan te geven welke onderzoeken zij in het kader van artikel 213a gemeentewet in 2011 in uitvoering wensen te nemen. De reactie van het college ontvingen wij in augustus 2011. In haar brief aan de rekenkamercommissie heeft het college zich verontschuldigd voor het feit dat ons verzoek zo lang is blijven liggen en aangegeven maatregelen te nemen om dit naar de toekomst toe te voorkomen. Het college heeft in 2011 een subsidiescan uitgevoerd om na te gaan welke subsidiemogelijkheden er zijn voor een gemeente als Waterland, of de gemeente deze voldoende benut en hoe de gemeente kan borgen dat er voldoende aandacht blijft voor de mogelijkheden die er zijn voor het verkrijgen van subsidies. Daarnaast is er een intern onderzoek geweest in het verlengde van het rekenkameronderzoek naar externe inhuur. Eind 2009 heeft de rekenkamercommissie de gemeenteraad verzocht om de vergoeding aan de externe leden te wijzigen in een systeem van presentiegelden naar een systeem dat gebaseerd is op maandvergoeding of daadwerkelijk gewerkte uren. Uiteindelijk heeft de raad in februari 2011 besloten het systeem van presentiegelden te wijzigen in een systeem gebaseerd op een vaste maandvergoeding welke gelijk is voor alle externe leden. In 2010 heeft de rekenkamercommissie een zelfevaluatie gehouden. Op 28 maart 2011 is het onderzoeksprotocol naar aanleiding van de zelfevaluatie aangepast en opnieuw vastgesteld. Versie 21 februari 2012 blz. 4 van 7
Op 20 mei 2011 heeft de voorzitter het jaarlijkse congres van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en te Apeldoorn bijgewoond. Dit congres stond in het teken van de crisis en de bezuinigingen die vanuit de raden op de budgetten van de rekenkamers afkomen en hoe daarmee om te gaan. Op 18 juli 2011 heeft de griffier gemeld dat hij voornemens is een evaluatie te willen houden van het functioneren van rekenkamercommissie in relatie tot de raad, het MT en het ambtelijk apparaat. De commissie is blij met dit initiatief en spreekt de wens uit dat de uitkomsten van de evaluatie zullen bijdragen tot onderzoeken waarbij de raad wordt ondersteund in haar kader stellende en controlerende rol. Op 25 november 2011 heeft de rekenkamercommissie afscheid genomen van haar externe lid de heer Steur. Bij zijn afscheid dankt de voorzitter de heer Steur voor zijn inzet en betrokkenheid bij het rekenkamerwerk de afgelopen 5,5 jaar. Onderzoeken in 2011 Toewijzing sociale huurwoningen (Onderzoek 5) Het onderzoek naar de toewijzing sociale huurwoning is in april 2009 gestart naar aanleiding van signalen vanuit inwoners van de gemeente Waterland over de onduidelijkheid van de procedures die gevolgd worden bij de toewijzing van sociale huurwoningen. In het jaarverslag over 2010 werd al aangegeven dat dit onderzoek stroef verliep en dat het veel tijd en energie heeft gekost om voldoende medewerking te verkrijgen van de betrokken woningcorporaties. Uiteindelijk is de rekenkamercommissie erin geslaagd om het rapport met voldoende inbreng vanuit de woningcorporaties te voltooien. Het eindrapport is op 15 december 2011 aangeboden aan de raad. Doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid rondom kernraden (Onderzoek 6) In 2010 heeft de rekenkamercommissie ingestemd met het verzoek van de raadsfractie van de PvdA tot onderzoek naar de wijze waarop door de kernraden en de gemeente Waterland uitvoering is gegeven aan het in 2005 opgestelde Bestuursconvenant Kernraden gemeente Waterland. Het onderzoek is gestart in maart 2010 en richt zich vooral op de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door de gemeente Waterland gevoerde beleid ten aanzien van de kernraden. Daarnaast wil de rekenkamercommissie onderzoeken in hoeverre het gemeentelijk beleid bijdraagt aan het halen van de doelstellingen van de kernraden ten aanzien van het vergroten van de burgerparticipatie. Het onderzoek is inmiddels afgerond. Het rapport ligt voor het indienen van een bestuurlijke zienswijze bij het college. De rekenkamercommissie verwacht het onderzoek in het eerste kwartaal van 2012 te kunnen aanbieden aan de raad. (Quick scan) Externe inhuur door de gemeente Waterland (Onderzoek 7) In september 2010 is de rekenkamercommissie gestart met een onderzoek naar de externe inhuur door de gemeente Waterland. De centrale onderzoeksvraag is In welke omvang worden externen ingeschakeld, welke regels en richtlijnen zijn daarbij van toepassing, voldoen deze en worden zij nageleefd? Is daarbij de noodzaak voor de inschakeling voldoende onderbouwd en is daarover correct gerapporteerd aan college en raad? Het onderzoek is in december 2010 afgerond en gezonden naar de raad. De raad heeft het rapport op 14 juli 2011 behandeld. Subsidiebeleid (Onderzoek 8) Het onderzoek naar de effectiviteit van het subsidiebeleid is in maart 2011 gestart met het vaststellen van de onderzoeksopzet. Aangezien een onderzoek naar subsidiebeleid een veel voorkomend onderzoek in rekenkamerland is, heeft de commissie besloten het onderzoek uit te besteden. Op die manier kon van de reeds in den lande vergaarde kennis en ervaring gebruik worden gemaakt. Er zijn twee offertes aangevraagd bij gerenommeerde onderzoeksbureaus waarvan bekend was dat zij dergelijke onderzoeken al eerder hadden gedaan. Op basis van prijs/kwaliteit Versie 21 februari 2012 blz. 5 van 7
verhouding heeft de rekenkamercommissie besloten het onderzoek te gunnen aan Partners + Pröpper (P+P). P+P is het onderzoek rond de zomervakantie gestart en heeft het eind december 2011 afgerond. Begin januari 2012 heeft de rekenkamercommissie in samenwerking met P+P een informatiesessie gehouden met de raad over de uitkomsten van het onderzoek, de toepasbaarheid van de aanbevelingen en de rol van de raad, het college en het ambtelijk apparaat in het subsidievaststellingsproces. De rekenkamercommissie verwacht het definitieve eindrapport eind februari 2012 te kunnen aanbieden aan de raad. Het rapport ligt voor het indienen van een bestuurlijke zienswijze bij het college. Financieel verslag De rekenkamercommissie had in 2011 een budget van 20.000,- tot haar beschikking. De onderstaande tabel geeft aan hoe dit budget is aangewend. Omschrijving Begroot Lasten Resultaat 20.000 Vergoeding externe leden 5.596,94 Bezoek NVRR congres 195,00 Uitbestede werkzaamheden 12.962,50 Contributie NVRR 230,00 Positief saldo 1.015,56 Op 3 november 2011, bij de behandelingen van de begroting 2012, heeft de raad besloten het budget van de rekenkamercommissie met 5.000 euro naar beneden bij te stellen. Het budget voor 2012 komt hiermee op 15.000 euro. De rekenkamercommissie heeft begrip voor deze maatregelen omdat de commissie begrijpt dat in tijden van bezuinigen ook zij haar steentje moet bijdragen. De rekenkamercommissie verwacht de korting op het budget te kunnen opvangen door in 2012 minder onderzoek te doen dan in voorgaande jaren mogelijk was. Jaarplan 2012 Bij de vaststelling van de verordening van de rekenkamercommissie heeft de raad afgesproken om de rekenkamercommissie te evalueren. In het najaar van 2011 heeft de griffie een vragenlijst uitgestuurd teneinde het functioneren van de rekenkamercommissie te kunnen evalueren. De uitkomsten van de evaluatie zijn verwoord in een rapport dat in november 2011 aan de raad is gezonden. Begin 2012 heeft dit een vervolg gekregen middels een gesprek tussen de raad en de rekenkamercommissie over de uitkomsten van de evaluatie. Uit de evaluatie en het gesprek met de raad zijn voor de rekenkamercommissie de volgende verbeter- en actiepunten gekomen: Het verkleinen van de afstand tussen de raad en de rekenkamercommissie. De rekenkamercommissie wil hier middels het proactief informeren over de stand van zaken met betrekking tot lopende onderzoeken; jaarlijks overleg met de raad; en fractiebezoeken invulling aan geven. Het verkorten van de doorlooptijd van onderzoeken. Hoewel ook externe factoren een rol spelen bij de uiteindelijke doorlooptijd, zal de rekenkamercommissie zich inspannen om de doorlooptijden van onderzoeken zo kort mogelijk te houden om daarmee de actualiteitswaarde van de onderzoeken te vergroten. Het betrekken van de raad bij de onderzoekskeuze en onderzoeksopzet. Versie 21 februari 2012 blz. 6 van 7
Het jaar 2012 zal vooral in het teken staan van het afronden van lopende onderzoeken en het houden van ex ante onderzoeken. Dit zijn onderzoeken naar de mate waarin uitvoering is gegeven aan de aanbevelingen waartoe uw raad heeft besloten. De rekenkamercommissie wil in de loop van 2012 een besluit nemen over het opstarten van een nieuw onderzoek Verder wil de rekenkamercommissie in 2012 opnieuw voorzien in de vacature van een extern lid welke is ontstaan door het vertrek van de heer Steur. Lopende onderzoeken De volgende onderzoeken lopen vanuit 2011 door naar 2012: Toewijzing sociale huurwoningen: Enkel de behandeling door de raad resteert nog. Doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid rondom kernraden: De rekenkamercommissie verwacht het onderzoek in het eerste kwartaal van 2012 te kunnen aanbieden aan de raad. Subsidiebeleid: De rekenkamercommissie verwacht het definitieve eindrapport eind februari 2012 te kunnen aanbieden aan de raad. Ex ante onderzoeken De volgende ex ante onderzoeken staan voor 2012 gepland: De behandeling van bouwaanvragen; afgerond maart 2009 P&O beleid; afgerond mei 2010 Minimabeleid; afgerond oktober 2009 De rekenkamercommissie wijst de leden van de raad en het college van B&W erop dat ook zij onderzoeksvoorstellen kunnen indienen. Ook de inwoners van Waterland kunnen suggesties voor onderzoek aandragen. Versie 21 februari 2012 blz. 7 van 7