Nota van Inlichtingen Masterplan kustbescherming Colombia (2) Aanbesteding Masterplan kustbescherming Colombia (2) Aanbestedende Dienst: Ministerie van Economische Zaken, Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) Referentie: Omschrijving: De algemene doelstelling van deze opdracht is: De ontwikkeling van een Masterplan kustbescherming Colombia, waarin duurzame, gedragen, en geïntegreerde lange termijn visie voor de bescherming en ontwikkeling van de Colombiaanse kustlijn wordt beschreven. Tevens worden in het Masterplan korte, middellange en lange termijndoelen geïdentificeerd binnen de context van kusterosie èn klimaat-gerelateerde stijging van de zeespiegel, waarbij de principes van Building with Nature (BwN) worden gehanteerd en waarin een basis wordt gelegd voor nationale overheidsrichtlijnen voor kustbescherming. Daarnaast wordt van Opdrachtnemer verwacht, dat hij een needs assessment uitvoert, en een transitieplan uitwerkt. Het Masterplan voorziet in: Een door stakeholders gedragen - integrale visie, inclusief duurzame Building with Nature oplossingen; Een lijst met urgente problemen die in de eerste fase van de uitvoering van het Masterplan (eerste 8 jaar) dienen te worden opgelost; Een lijst met Building with Nature-projecten die kunnen dienen als leidraad en voorbeeld voor de uitvoering van de maatregelen in de eerste fase en voor de verdere implementatie van het Masterplan; Het identificeren en uitwerken van tenminste 3 mogelijke pilotprojecten één in elk van de drie regio s (Caribische kust, Pacifische kust en de eilanden (San Andres en Providencia) om BwN methoden te implementeren in kustgebieden met de meest urgente problemen; Het identificeren van mogelijk inter-institutionele structuren die zorgen voor een adequate sturing, samenhang en besluitvorming voor het nemen en effectueren van kustbeschermingsmaatregelen (governance / institutionele inbedding) en het opstellen van een advies hierover; Het identificeren van financieringsmogelijkheden voor de potentiële projecten om de implementatie van het Masterplan op de lange termijn te kunnen garanderen; Een uitvoeringsplan voor de eerste 4 jaar. Deze aanbesteding betreft een heraanbesteding van de opdracht die eerder onder opdrachtnummer 47839 op TenderNed is gepubliceerd, en na stopzetting op wezenlijke onderdelen is gewijzigd. Toelichting: Betreft Aanbestedingsdocument paragraaf 3.15, tabel op p.47 van 74 1 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: 03-04-2015 Pagina 1 of 7
U vraagt bij eis 9 de volgende documenten te uploaden: Inschrijver dient een 'Akkoordverklaring' (bijlage 3 van het aanbestedingsdocument) in te vullen, rechtsgeldig te ondertekenen en aan zijn inschrijving toe te voegen. Tevens verstrekt inschrijver de ingevulde 'Bijlage 5A - Formulier kwalificaties projectorganisatie - eisen' met daarin zijn antwoorden op de gestelde eisen in hoofdstuk 5 ten aanzien van de projectleider en het adviseursteam. Waar moeten de documenten 4a en 4b ge-upload worden, zie ook eis 9? Lijkt ons bij onderdeel Gunning, hier is echter geen onderdeel prijs beschikbaar. Wilt u dit in het platform svp aanmaken? Uw vraag is terecht. In de TenderNed-omgeving van deze aanbesteding is inmiddels bij Eis 9, onder het kopje bewijsstuk(ken) de volgende aanvulling opgenomen: "Tenslotte voegt Inschrijver de door hem ingevulde en rechtsgeldig ondertekende Bijlagen 4a en 4b bij zijn Inschrijving bij". Omdat er in deze aanbesteding uitgegaan wordt van een vaste prijs, is het onderdeel Gunning niet van een prijs-element voorzien. Met bovenstaande aanvulling is het door u voorgestelde aanmaken van een onderdeel prijs niet nodig. Betreft artikel 6 lid 8 dienstverleningsovereenkomst 2 Vraag Artikel 6 lid 8 Dienstverleningsovereenkomst op grond van ARVODI-2014 In de voorgestelde Dienstverleningsovereenkomst wordt in artikel 6 lid 8 de aansprakelijkheid van de opdrachtnemer opgerekt tot een onbeperkte aansprakelijkheid jegens alle claims van derden ten gevolge van het tekortschieten van de contractuele verplichtingen door de opdrachtnemer. In onze branche beperken alle ingenieursbureaus hun opdrachtnemersaansprakelijkheid in hun eigen algemene voorwaarden dan wel in de branchevoorwaarden (bijv. DNR 2011) zowel qua hoogte, duur als aard van de schade(vergoeding). Een plicht tot het doen van schadevergoedingen wordt beperkt tot de directe schade; daarmee wordt aansprakelijkheid jegens claims van derden uitgesloten. Zowel in de Gids Proportionaliteit (Voorschrift 3.9 D) als in jurisprudentie is duidelijk aangegeven dat een niet gelimiteerde aansprakelijkheid van de opdrachtnemer als disproportioneel kan worden betiteld. Bij de vernieuwing van de ARVODI voorwaarden in 2014 heeft de wetgever daar ook rekening mee gehouden en is gekomen tot een (aan de hand van een staffel) beperking van de aansprakelijkheid van de opdrachtnemer (vergelijk artikel 21 lid 3 ARVODI 2014). Ook is er bewust voor gekozen om het onderwerp vrijwaring niet te laten terugkeren in de ARVODI 2014 met uitzondering voor het geval de opdrachtnemer gebruik maakt van zaken van de opdrachtgever (artikel 21 lid 5 ARVODI 2014). Door de tekst in artikel 6 lid 8 van de voorgestelde overeenkomst wordt opnieuw een vrijwaringsplicht opgevoerd (tegen de geest van ARVODI 2014) die bovendien geen limitering kent jegens claims van derden (in tegenspraak met de Gids Proportionaliteit, geldende rechtspraak en de aanpassingen in de ARVODI bepalingen in 2014). Deze oprekking achten wij disproportioneel en wij verzoeken de opdrachtgever dan ook dringend deze bepaling te laten vervallen. De totale aansprakelijkheid van opdrachtnemer met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht wordt op basis van artikel 6.9 van de dienstverleningsovereenkomst gelimiteerd tot Euro 1,5 miljoen per kalenderjaar. Daarmee lijkt uw betoog met betrekking tot onbeperkte aansprakelijkheid uit te gaan van een onjuiste veronderstelling. Om toch tegemoet te komen aan uw zorg; - wordt de bepaling artikel 6.8 in de zinsnede "op vergoeding van schade" nader geconcretiseerd met het woord 'directe'. - zullen in de specifieke context van deze bepaling onder het begrip derden alleen die Colombiaanse autoriteiten worden begrepen, die daadwerkelijk bij uitvoering van de opdracht betrokken zijn. Ter uitvoering van paragraaf 3.25 van het Aanbestedingsdocument treft u bijgaand de aangepaste concept overeenkomst voor deze opdracht, zoals die is aangepast naar aanleiding van de antwoorden in deze Nota van Inlichtingen. Categorie Planning Datum genereren Nota van Inlichtingen: 03-04-2015 Pagina 2 of 7
Betreft Training 3 Vraag U vraagt om een training van 2 á 3 weken voor 20 Colombianen in Nederland. Kunt u, omwille van de gelijkheid in aanbiedingen, aangeven of uw voorkeur bij 2 of bij 3 weken ligt? Ons voorstel is 2 weken, omdat het voor veel participanten moeilijk zal zijn om langer weg te zijn. Aanbestedende dienst deelt uw mening dat het voor veel participanten moeilijk zal zijn om drie weken in het buitenland te zijn. U dient uw offerte op dit punt in te richten op een training in Nederland met een netto duur van twee werkweken van zes dagen (dus inclusief twee zaterdagen). Betreft Training 2 4 Vraag Dient de aanbieding voor deze training in Nederland inclusief reis- en verblijfkosten van de 20 participanten te zijn? Zo niet, kunnen wij uitgaan van tickets op basis van economy class en kunnen wij uitgaan van middenklassen hotels (3 of 4 sterren)? Kunnen er cursusruimtes beschikbaar worden gesteld? Kunnen wij ervan uitgaan dat de participanten zelf hun reiskosten tot de internationale luchthaven binnen Colombia betalen (te doen gebruikelijk)? Kunnen wij ervan uitgaan dat de participanten zelf een visum aanvragen en betalen? Graag zouden wij een overzicht ontvangen van de kosten die binnen de aanbieding dienen te vallen. In uw offerte dient u rekening te houden met reis- en verblijfskosten van de 20 participanten. U kunt daarbij uitgaan van tickets op basis van economy class en van middenklasse hotels (incl. ontbijt). U kunt ervan uitgaan dat de participanten zelf hun reiskosten tot de internationale luchthaven binnen Colombia betalen én dat de participanten zelf een visum aanvragen en betalen. Inschrijver dient in zijn offerte en calculatie ook te voorzien in benodigde cursusruimtes, cursusmateriaal en faciliteiten, alsmede in lunches, koffie, thee, water en frisdrank tijdens hun verblijf in uw cursus-omgeving. Daarnaast dient u te voorzien in een welkomst- en afscheidsdiner. Van uw offerte wordt dan ook verwacht, dat deze kosten daarin verwerkt zijn. Categorie Eisen en criteria Betreft Plan van aanpak 5 Vraag Kunt u aangeven hoeveel pagina s zijn toegestaan voor het plan van aanpak? De uitwerking van wens 2 (Plan van aanpak, criteria WA1 tot en met WA10) dient maximaal 60 pagina's A4 te bedragen (lettertype Verdana of gelijkwaardig, lettergrootte 9 of hoger, exclusief bijlagen, titelblad, voorblad en inhoudsopgave. Een Plan van aanpak dat groter is dan deze 60 pagina's, zal slechts tot en met 60 pagina's gelezen en beoordeeld worden. De bijlagen mogen geen informatie bevatten die essentieel is voor het kunnen begrijpen en beoordelen van de offerte. Voor wens 1 (project-organisatie) geldt er geen beperking ten aanzien van het aantal te gebruiken pagina's. Categorie Planning Betreft Planning 3 6 Vraag In de planning staat dat de 50% versie eind november gereed en geaccordeerd dient te zijn. Door welke partijen zal dit accorderen plaatsvinden? Datum genereren Nota van Inlichtingen: 03-04-2015 Pagina 3 of 7
In strikt formele zin is RVO als aanbestedende dienst degene die de tussen- en eindproducten accordeert. Echter, aangezien dit project mede wordt gecofinancierd met DAMCRA, zullen dergelijke goedkeuringsbesluiten altijd in overleg en na afstemming met DAMCRA gebeuren. Beide vormen samen de stuurgroep. Deze kan zich voor advies laten bij staan door door hen aan te wijzen adviseurs. Bij de start van het project worden werkafpraken gemaakt met de Stuurgroep. Categorie Aanbestedingsprocedure Betreft Aanbestedingsdocument, pagina 44, paragraaf 3.3 7 Vraag De interviews zullen plaatsvinden in de tweede week van mei. Ervan uitgaande dat dit de week van maandag 11 mei t/m vrijdag 15 mei betreft, constateren wij dat dit geen volledige werkweek is vanwege hemelvaartsdag. Kunt u akkoord gaan met ons voorstel om ook 18 en 19 mei voor de interviews te reserveren? Momenteel is de aanbestedende dienst in overleg met DAMCRA mbt de interview planning. De aanbestedende dienst zal geen interviews houden op 14 mei 2015, Hemelvaartsdag. Aanbestedende dienst voorziet nu twee opties. Ofwel de interviews worden gehouden op de maandag en dinsdag voorafgaand aan Hemelvaart (11 en 12 mei) ofwel de interviews worden in de week erna gehouden op maandag 18 en dinsdag 19 mei. In het laatste geval zal de in paragraaf 3.4. van het aanbestedingsdocument voor 19 mei 2015 voorziene activiteit verzenden van de mededeling gunningsbeslissing met enkele dagen worden uitgesteld. Wij trachten hier zo snel mogelijk duidelijkheid over te geven en verzoeken u om uw beoogd projectleider op de nu benoemde interview dagen voor een dergelijk interview beschikbaar te houden. Categorie Aanbestedingsprocedure Betreft Aanbestedingsdocument, bladzijde 38, paragraaf 2.1.4 8 Vraag Welke mensen zullen namens de aanbestedende dienst aanwezig zijn bij de interviews? Vanuit de aanbestedende dienst RVO zullen uitsluitend de vertegenwoordiger vanuit inkoop en de verantwoordelijke senior projectadviseur aanwezig zijn. Daarnaast zijn twee senior deskundigen vanuit RWS bij het interview aanwezig. Vanuit Colombia zal mogelijk de directeur DAMCRA aanschuiven. Categorie Aanbestedingsprocedure Betreft Aanbestedingsdocument, bladzijde 38, paragraaf 2.1.3 9 Vraag Welke mensen zitten namens de aanbestedende dienst in het beoordelingsteam? Het beoordelingsteam bestaat uit een multidisciplinair team met één vertegenwoordiger vanuit RVO, twee leden vanuit RWS en één lid vanuit DAMCRA. Het team wordt begeleid door een intern adviseur Inkoop. Betreft beschikbaarheid van data en modellen 10 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: 03-04-2015 Pagina 4 of 7
In de uitvraag is een passage gewijd aan beschikbaarheid van data en modellen en samenwerkende instellingen. In hoeverre is duidelijk of de genoemde data ook daadwerkelijk voor het project beschikbaar gesteld zal worden. Uit ervaring weten wij dat het beschikbaar stellen van data in Colombia een tijdrovende en formele procedure is. Zijn hier al formele afspraken over afgesloten tussen MADS en de andere autoriteiten? Kunnen wij ervanuit uitgaan dat er voor ons geen kosten verbonden zijn aan het verkrijgen van data en modellen van de autoriteiten? We nemen aan dat u verwijst naar paragraaf 1.3.1. van het Aanbestedingsdocument. De betreffende passage staat vermeld op pagina 24 van 74. Aanbestedende dienst zal zich ten volle inspannen om de voor het project relevante aanwezige data ook daadwerkelijk voor het project beschikbaar te krijgen. Op dit vlak kunnen echter geen garanties worden gegeven. Het aanbestedingsdocument geeft dan ook aan, dat Inschrijver / opdrachtnemer in staat moet zijn om te werken met beperkt beschikbare gegevens. U kunt er in uw offerte van uit gaan, dat er voor u geen directe kosten verbonden zijn aan het verkrijgen van data van de autoriteiten. Wel kan het zo zijn dat er door de Opdrachtnemer geïnvesteerd moet worden in samenwerking met instituten. Betreft Budget 11 Vraag U schrijft Voor deze opdracht is een budget beschikbaar van maximaal 1.290.000 (incl. 21% btw). Indien de inspecteur der belastingen van opdrachtnemer heeft verklaard dat over de uitvoering van opdracht geen omzetbelasting geheven hoeft te worden, zal tussen partijen onderzocht worden hoe het vrijvallende budget zinvol besteed kan worden. Kunnen wij ervanuit gaan dat in de offerte nog niet aangegeven dient te worden hoe dit eventuele voordeel besteed gaat worden? Ja. Uw offerte behoeft niet aan te geven hoe het eventueel vrijvallend budget besteed gaat worden. Dit zal dan ook geen onderdeel uitmaken van de beoordeling. Betreft aanbestedingsdocument, bladzijde 33, activiteit 15 12 Vraag Er wordt gevraagd binnen het capacity building programma een training uit te werken in Nederland. Begrijpen wij het goed dat de reis- en verblijfskosten voor de 20 deelnemers van deze training niet hoeven worden opgenomen in de begroting? Nee. In uw offerte dient u rekening te houden met reis- en verblijfskosten van de 20 participanten. U kunt daarbij uitgaan van tickets op basis van economy class en van middenklasse hotels (incl. ontbijt). U kunt ervan uitgaan dat de participanten zelf hun reiskosten tot de internationale luchthaven binnen Colombia betalen én dat de participanten zelf een visum aanvragen en betalen. Inschrijver dient in zijn offerte en calculatie ook te voorzien in benodigde cursusruimtes, cursusmateriaal en faciliteiten, alsmede in lunches, koffie, thee, water en frisdrank tijdens hun verblijf in uw cursus-omgeving. Daarnaast dient u te voorzien in een welkomst- en afscheidsdiner. Van uw offerte wordt dan ook verwacht, dat deze kosten daarin verwerkt zijn. Betreft Overeenkomst 13 Vraag Uit de concept overeenkomst volgt dat wij alle beschikbare en benodigde informatie hebben verkregen van u. Een deel van de informatie zal na opdrachtverlening verstrekt worden of tijdens de uitvoering van de opdracht verkregen worden. Bent u daarom bereid om deze toevoeging (in de eerdere concept overeenkomst stond deze bepaling niet) te verwijderen? Datum genereren Nota van Inlichtingen: 03-04-2015 Pagina 5 of 7
In het vijfde onderdeel van "overwegende dat" is de zinsnede opgenomen, dat " Opdrachtnemer zich in voldoende mate op de hoogte heeft gesteld van wat Opdrachtgever met de Opdracht wil bereiken, en daartoe van Opdrachtgever alle benodigde en beschikbare informatie heeft verkregen". Dit betreft de informatie die noodzakelijk is voor het doen van een professionele en deskundige inschrijving. Deze bepaling richt zich op de fase waarin Inschrijver zijn offerte schrijft, en geeft aan dat er voldoende informatie is verstrekt, om die offerte te kunnen schrijven. Opdrachtnemer heeft zich een goed beeld kunnen vormen, van wat de Opdrachtgever als resultaat van de opdracht verwacht. Aanbestedende dienst handhaaft de overweging. Betreft Overeenkomst, artikel 10.2 14 Vraag De toevoeging van OG in artikel 10.2 - het contractdossier van OG geldt als authentieke bron - is voor ON een probleem. In onze visie, dienen alle wijzigingen betreffende deze overeenkomst dienen in 2-voud voor beide contractpartijen opgemaakt te worden en gelden derhalve als gelijkwaardig bewijs. In dat verband past niet dat OG een bewijsvoordeel heeft ten opzichte van ON, te meer niet nu het onduidelijk is wat in het contractdossier van OG opgenomen wordt. Bent u bereid deze bepaling te verwijderen? De bepaling met betrekking tot 'authentieke bron' staat vermeld in artikel 10.1. van de concept overeenkomst. Waar contractsdocumenten steeds in tweevoud opgemaakt, ondertekend en bewaard worden door beide partijen, is het door u ervaren bewijsvoordeel niet aanwezig. Aanbestedende dienst ziet geen aanleiding de bepaling te verwijderen. De bepaling blijft dus gehandhaafd. Betreft overeenkomst, artikel 1.5 15 Vraag In de concept overeenkomst is artikel 1.5 nieuw toegevoegd. Uit de laatste volzin blijkt dat van meerwerk geen sprake is als opdrachtnemer dat had kunnen of moeten voorzien. Na het sluiten van de overeenkomst heeft het project echter een vastgelegde scope voor een taakstellend budget. Los van de vraag of aanvullende werkzaamheden voorzienbaar zijn of niet, vallen deze sowieso buiten hetgeen ON aanbiedt en OG accepteert. Bent u bereid om de laatste volzin van artikel 1.5 te verwijderen zodat OG en ON meerwerk per geval (vooraf) kunnen bespreken? De laatste volzin van artikel 1.5. is in de overeenkomst opgenomen om te benadrukken, dat een deskundig adviseur voorafgaand aan een opdracht kan inschatten welke werkzaamheden benodigd zijn voor de uitvoering. Ook aanbestedende dienst is van mening dat na het sluiten van de overeenkomst er sprake is van een vastgestelde scope tegen een vaste prijs. Voor meerwerk gelden de eerste twee volzinnen van dit artikel 1.5. Indien Opdrachtgever overtuigd is van meerwerk en van de noodzaak daarvan, wordt daarvoor aanvullend schriftelijk opdracht verstrekt, en zal vooraf vastgesteld worden welke kosten daarmee gemoeid zijn. Aanbestedende dienst handhaaft artikel 1.5. van de overeenkomst. Categorie Eisen en criteria Betreft Aanbestedingsdocument, pagina 66, eis 4.4. 16 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: 03-04-2015 Pagina 6 of 7
Er wordt aangegeven dat opdrachtgever gevrijwaard dient te worden van eventuele aanspraken van de Belastingdienst in Nederland, zowel als in Colombia. Geldt er in Colombia een belastingvrijstelling voor dit project? Zijn of worden er daarover afspraken gemaakt tussen de Nederlandse en Colombiaanse overheid en zo ja, hoe luiden die afspraken? Voor zover de Aanbestedende dienst bekend, geldt er in Colombia voor dit project geen belastingvrijstelling. Inschrijver dient er in zijn inschrijving van uit te gaan, dat hierover tussen de Nederlandse en Colombiaanse overheid geen afspraken zijn of zullen worden gemaakt. Datum genereren Nota van Inlichtingen: 03-04-2015 Pagina 7 of 7