Handleiding Corporate Rating Risk Monitor
Handleiding Corporate Rating Risk Monitor Alle rechten voorbehouden. Vermenigvuldiging, overdracht of opslag van deze informatie of delen daarvan, in welke vorm ook, zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van D-basics b.v. is verboden. De in dit document vermelde namen van bedrijven, producten en diensten die niet aan d-basics b.v. toebehoren, zijn handelsmerken of dienstmerken van de betreffende rechthebbenden. De informatie in deze handleiding is geschreven voor het programma d-basics en de daarbij behorende modules. D-basics b.v. behoudt zich het recht voor zonder kennisgeving vooraf wijzigingen en verbeteringen in producten en in de functies en mogelijkheden van de in dit document beschreven producten en/of dit document zelf; aan te brengen. De inhoud van dit document wordt verstrekt in de toestand waarin deze verkeert. Behalve waar de toepasselijke wetgeving dit vereist, worden met betrekking tot de nauwkeurigheid, betrouwbaarheid of inhoud van dit document geen garanties gegeven, uitdrukkelijk noch stilzwijgend, met inbegrip van, maar niet beperkt tot, de stilzwijgende garantie van verkoopbaarheid of geschiktheid voor een bepaald doel. D-basics b.v. behoudt zich het recht voor dit document op ieder gewenst moment zonder kennisgeving vooraf te herzien of in te trekken. d-basics b.v. aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor verlies van gegevens of inkomsten of voor bijzondere of incidentele schade, gevolgschade of indirecte schade, door welke oorzaak ook. Geprint: oktober 2013
Inhoudsopgave I Inhoudsopgave Hoofdstuk I Inleiding 2 Hoofdstuk II Activeren van de module Risk Monitor 4 Hoofdstuk III Aanmelden bij Corporate Rating 6 Hoofdstuk IV Het gebruik van Risk Monitor 12... 1 Identificeren van debiteuren 13... 2 Controleren adressen en dubbele vermeldingen 16... 3 Downloaden en actualiseren van bedrijfsrapporten 17... 4 Analyseren van de opgevraagde bedrijfsrapporten 21 Hoofdstuk V Bijlages 24... 1 Veel gestelde vragen 25... 2 Het installeren van een update 26 Index 0
Inleiding Hoofdstuk I
Inleiding 1 2 Inleiding Met Corporate Rating Risk Monitor is aan het programma d-basics de mogelijkheid toegevoegd de informatie die uit het boekhoudpakket is geïmporteerd te verrijken met informatie omtrent de kredietwaardigheid van afnemers en leveranciers. Dit document beschrijft het gebruik van Corporate Rating Risk Monitor. Hierbij wordt eerst beschreven hoe de module Risk Monitor in d-basics kan worden geactiveerd, vervolgens wordt het aanmelden bij Corporate Rating behandeld en tenslotte wordt uitleg gegeven omtrent het daadwerkelijke gebruik van Corporate Rating Risk Monitor.
Activeren van de module Risk Monitor Hoofdstuk II
Activeren van de module Risk Monitor 2 4 Activeren van de module Risk Monitor Indien men over een geldig abonnement voor d-basics beschikt zijn aan het activeren van de module Risk Monitor zijn geen kosten verbonden. Voor het activeren van de module Risk Monitor moeten de volgende stappen worden doorlopen: 1. Installeren update Voor het gebruik van Corporate Rating Risk Monitor is d-basics versie 3.114.1 of hoger vereist. Als gebruik wordt gemaakt van een lagere versie moet eerst een update worden geïnstalleerd. De procedure die hiervoor moet worden gevolgd wordt beschreven in de bijlage 'Het installeren van een update'. 2. Aanvragen aangepaste licentiesleutel Bij een groot aantal gebruikers van d-basics wordt de module Risk Monitor al geactiveerd met de licentiesleutel die men heeft ontvangen in het kader van het reguliere d-basics abonnement. Dit kan worden gecontroleerd door te kijken of onder de menuoptie 'Modules' de optie 'Risk Monitor' is geactiveerd. Is dit het geval dan kan de module direct in gebruik worden genomen. Heeft men de menu optie niet - vaak zal in dit geval zelfs de menu optie 'Modules' ontbreken - dan moet een aangepaste licentiesleutel worden aangevraagd. Dit kan via de Risk Monitor pagina op de website van d-basics. Vul hier bij het onderdeel 'Licentiesleutel' de gevraagde gegevens in en verstuur het verzoek d-basics, u ontvangt dan op korte termijn een aangepaste licentiesleutel waarmee de module Risk Monitor kan worden geactiveerd.
Aanmelden bij Corporate Rating Hoofdstuk III
Aanmelden bij Corporate Rating 3 6 Aanmelden bij Corporate Rating Menu opties: 'Modules', 'Risk Monitor', 'Corporate Rating', k nop 'Opties' Om van Risk Monitor gebruik te kunnen maken moet eerst een gebruikersprofiel worden aangemaakt. Aan zo'n profiel is een gebruikersnaam, een wachtwoord en een administratienummer gekoppeld, deze informatie wordt gebruikt om bij Corporate Rating in te loggen. Let op, aan het aanmaken van een Corporate Rating gebruikersprofiel zijn kosten verbonden. Als men al over een Corporate Rating profiel beschikt, kunnen de gegevens hiervan worden ingevuld in het scherm "Opties" dat kan worden geopend via de knop "Opties" (rechts in scherm 'Corporate Rating'). Als men nog niet over een Corporate Rating profiel beschikt kan dit automatisch worden aangemaakt met behulp van de 'Corporate Rating registratie wizard'. Deze wizard kan worden opgestart via de knop 'Aanvragen account' en doorloopt de volgende stappen: Stap 1: Openingsscherm Het openingsscherm bevat een korte toelichting, klik op "Volgende" om naar stap 2 te gaan.
7 Handleiding Corporate Rating Risk Monitor Stap 2: Accepteren algemene voorwaarden Aan het gebruik van de diensten van Corporate Rating zijn voorwaarden en kosten verbonden. Via de knoppen "Voorwaarden" en "Tarieven" kan hierover gedetailleerde informatie worden opgevraagd. Stap 3: Invoeren gegevens onderneming en opzoeken eigen CR-nummer Het profiel dat met behulp van de registratie wizard wordt aangemaakt wordt op naam van een onderneming gesteld. Vul de gegevens van deze onderneming compleet en correct in.
Aanmelden bij Corporate Rating 8 Invullen Corporate Rating nummer Bij het aanmaken van het profiel moet het nummer worden doorgegeven dat door Corporate Rating is toegekend aan de onderneming waarvoor het profiel wordt aangemaakt. Nadat de velden met NAW gegevens compleet zijn ingevuld kan dit nummer automatisch worden opgezocht door op de knop "Zoek nummer" te klikken. Hiermee wordt het scherm "Bedrijf zoeken" geopend waarin de ondernemingen worden getoond die op basis van de ingevulde NAW gegevens werden gevonden in de Corporate Rating Risk Monitor database. Het juiste Corporate Rating nummer kan automatisch worden overgenomen door te dubbelklikken op de regel die de juiste onderneming vermeldt. Klik na het correct invullen van de bedrijfsgegevens op "Volgende" Stap 4: Invoeren contactgegevens Tijdens de vierde stap van de wizard worden de gegevens van de contactpersoon ingevuld. Vul ook deze gegevens compleet en correct in.
9 Handleiding Corporate Rating Risk Monitor Stap 5: Invoeren wachtwoord Vul het gewenste wachtwoord in tweevoud in. Het wachtwoord moet aan de volgende eisen voldoen: het wachtwoord moet uit minstens 6 en maximaal 20 tekens bestaan het wachtwoord moet tekens bevatten van de volgende groepen: o hoofdletters (A - Z) o kleine letters (a- z) o cijfers (0-9) Stap 6: Bevestigen aanmaken profiel Voorafgaand aan het daadwerkelijk aanmaken van het profiel wordt een samenvatting van de ingevulde gegevens getoond. Controleer deze gegevens goed en corrigeer eventuele fouten. Hiervoor kan via de knop 'Terug' naar eerdere stappen van de wizard worden teruggekeerd.
Aanmelden bij Corporate Rating 10 Zodra is vastgesteld dat alle gegevens kloppen kan de opdracht tot het aanmaken van het profiel worden gegeven door op de knop 'Volgende' te klikken. De gegevens worden nu naar Corporate Rating verstuurd waarna automatisch een profiel wordt aangemaakt. De bij het profiel horende gebruikersnaam, wachtwoord en servicenummer worden automatisch teruggekoppeld naar het dbasics programma en opgeslagen in de instellingen. Stap 7: Resultaat aanmaken profiel Na het aanmaken van het profiel worden de accountgegevens weergegeven in d-basics. Deze informatie kan - via de knoppen 'Opslaan' en 'Afdrukken' worden opgeslagen of afgedrukt. Via de knop 'Sluiten' kan de wizard worden afgesloten, de aan het account gekoppelde gegevens zijn bij het aanmaken van de account automatisch ingevuld in het scherm 'Opties' en de koppeling met Corporate Rating Risk Monitor kan direct in gebruik worden genomen.
Het gebruik van Risk Monitor Hoofdstuk IV
Het gebruik van Risk Monitor 4 12 Het gebruik van Risk Monitor Menu opties: 'Modules', 'Risk Monitor', 'Corporate Rating' Alle handelingen met betrekking tot het gebruik van Corporate Rating Risk Monitor worden verricht via het scherm 'Corporate Rating' dat kan worden geopend via de hierboven genoemde menu opties. Dit scherm biedt de volgende mogelijkheden: Identificeren van debiteuren Controleren adressen en dubbele vermeldingen Opvragen van bedrijfsrapporten Aanschaf van Corporate Rating Credits Opmerking: De handelingen die in dit hoofdstuk worden beschreven hebben betrekking op debiteuren. Dezelfde handelingen kunnen op soortgelijke manier worden verricht voor Crediteuren. Open hiervoor het scherm 'Corporate Rating Crediteuren' (Menu opties: 'Modules', 'Risk Monitor', 'Corporate Rating - Crediteuren'). Het gebruik van dit scherm verloopt op precies dezelfde manier als het scherm voor de debiteuren.
13 4.1 Handleiding Corporate Rating Risk Monitor Identificeren van debiteuren Menu opties: 'Modules', 'Risk Monitor', 'Corporate Rating' De via de Corporate Rating op te vragen bedrijfsrapporten wordt via een online koppeling automatisch in d-basics geïmporteerd. Om er voor te zorgen dat de informatie aan de juiste debiteur wordt gekoppeld, moet iedere - uit het boekhoudpakket geïmporteerde - debiteur worden voorzien van het Corporate Rating identificatie nummer. Hiervoor is in Risk Monitor een automatische zoekfunctie opgenomen. Deze zoekfunctie probeert aan de hand van de naam en adresgegevens van een debiteur automatisch het juiste identificatienummer te achterhalen. Bij een 100% match wordt het identificatienummer automatisch opgeslagen in de database van d-basics. Bij een niet-100% match wordt de gebruiker de mogelijkheid geboden te kiezen uit een lijst van alternatieven, waarna het identificatienummer van de gekozen onderneming wordt opgeslagen. Het zoeken van de identificatienummers verloopt via het tabblad 'Zoeken' in het scherm 'Corporate Rating'. Open dit scherm via de hierboven genoemde menu-opties en doorloop daarna de volgende procedure voor het identificeren van de debiteuren: Stap 1: Importeren informatie uit boekhoudpakket Voorafgaand aan het identificeren van debiteuren moet de meest recente informatie uit het boekhoudpakket worden geïmporteerd, klik hiervoor op de knop 'Importeren'. Stap 2: Open het tabblad 'Zoeken' Open na het importeren van de gegevens uit het boekhoudpakket het tabblad 'Zoeken'. Stap 3: Selecteer de debiteuren de moeten worden geïdentificeerd In de lijst met debiteuren worden standaard alle debiteuren getoond waarbij sprake is van één of meer openstaande posten. Met behulp van de filter instellingen boven in het scherm kan de selectie van weergegeven debiteuren worden aangepast. Selecteer in de lijst de debiteuren waarvoor een identificatienummer moet worden opgezocht. Dit selecteren kan met behulp van de standaard Windows selectiemethodiek, de meest voor de hand liggende methodes zijn:
Het gebruik van Risk Monitor 14 1. selecteren van één debiteur: k lik op te selecteren debiteur 2. selecteren van meerdere debiteuren in een aangesloten reeks: op eerste debiteur in reek s k lik k en -> <Shift> toets indruk k en en ingedruk t houden -> op laatste debiteur in de reek s k lik k en 3. selecteren van meerdere debiteuren in een niet aangesloten reeks: <ctrl> toets indruk k en en ingedruk t houden -> op te selecteren debiteuren k lik k en 4. alle debiteuren selecteren: klik op een debiteur in de lijst -> druk toetsen combinatie <Ctrl +a> Het identificeren van debiteuren is een eenmalige handeling die geen extra kosten met zich meebrengt, het wordt daarom aangeraden alle debiteuren van het juiste identificatienummer te voorzien. Stap 4: Automatisch zoeken Druk - na het selecteren van de debiteuren waarvoor het identificatienummer moet worden opgezocht - op de knop "Automatisch zoeken". Er zal nu - voor de geselecteerde debiteuren - worden geprobeerd op basis van de naam en adresgegevens het juiste identificatienummer te achterhalen. De debiteuren die kunnen worden geïdentificeerd worden in de lijst van debiteuren aangevuld met het identificatienummer en de adresgegevens zoals die geregistreerd staan bij Corporate Rating. Deze toegevoegde informatie wordt in het blauw weergegeven. Opmerkingen: Het automatisch zoeken kan worden afgebroken door op de knop 'Annuleren' te klikken. Als de optie 'Uitgebreid zoeken' wordt geselecteerd, zal een aantal aanvullende zoekopdrachten worden uitgevoerd. Het aantal matches dat hiermee wordt gevonden is doorgaans hoger, maar het zoeken duurt langer. Laat de optie 'Uitgebreid zoeken' daarom uitgeschakeld als het 'Automatisch zoeken' voor de eerste keer wordt uitgevoerd en voer het 'Automatisch zoeken' daarna voor de resterende debiteuren opnieuw uit met de optie 'Uitgebreid zoeken' ingeschakeld. Stap 5: Handmatig selecteren niet geïdentificeerde debiteuren Nadat voor alle geselecteerde debiteuren is geprobeerd automatisch het identificatienummer te achterhalen wordt voor de debiteuren waar dit niet is gelukt één voor één een scherm geopend waarin de gevonden alternatieven worden getoond.
15 Handleiding Corporate Rating Risk Monitor Er kunnen zich nu twee situaties voordoen: de debiteur WEL wordt getoond in de lijst van alternatieven of de debiteur wordt NIET getoond in de lijst van alternatieven. De debiteur wordt wel getoond Selecteer in dit geval betreffende regel in de lijst van alternatieven en druk op de knop 'Selecteren' (of dubbelklik op het juiste alternatief) De debiteur wordt niet getoond In dit geval is op basis van de ingevoerde naam- en adresgegevens geen match gevonden. Dit kan verschillende oorzaken hebben, voorbeelden zijn: de naam is niet juist gespeld, de adresgegevens kloppen niet of betreffende debiteur komt niet voor in de database van Corporate Rating. Om toch het juiste identificatienummer te vinden moet de zoekopdracht worden aangepast. De aanbevolen werkwijze is in dit geval: a. zoek met minder gegevens Verwijder hiervoor de vinkjes voor de invulvelden en druk op 'Zoeken'. Met name postbus adressen zullen geen juist zoekresultaat opleveren b. zoek op een gedeelte van de naam Vooral afkortingen kunnen het vinden van het juiste identificatienummer verstoren. Verwijder de niet relevante onderdelen van de naam en druk op 'Zoeken' Als de debiteur ondanks het aanpassen van de het zoeken niet wordt gevonden komt deze waarschijnlijk niet voor in de database van Corporate Rating. Klik in dit geval op 'Sluiten', het zoekscherm wordt nu gesloten en zal opnieuw worden geopend met de gegevens van de volgende debiteur waarvoor geen match is gevonden. Het handmatig zoeken van de niet geïdentificeerde debiteuren kan in z'n geheel worden beëindigd door op de knop 'Afbreken automatisch zoeken' te klikken. Het identificeren van de debiteuren kan dan op een later tijdstip worden voltooid. Opmerkingen: 1. Er worden maximaal 200 mogelijke resultaten weergegeven. Door deze limiet is het mogelijk dat bij te ruim geformuleerde zoekopdrachten - het juiste resultaat niet wordt weergegeven. Gebruik in dit geval een specifiekere zoekopdracht. 2. Bij het aanpassen van de zoekopdracht is het - naast het in en uitschakelen van adresvelden - ook mogelijk de minder relevante delen van de bedrijfsnaam weg te laten. Het aanpassen van naam en adresvelden kan gecombineerd worden toegepast. 3. Als meerdere alternatieven worden getoond waarbij niet direct duidelijk is welke de juiste is, kan op het 'internetknopje' worden gedrukt dat rechtsboven in het scherm bij het veld 'Website' staat. Daarmee wordt een online zoekmachine geopend waarbij automatisch de naam van de onderneming als zoekopdracht wordt meegegeven. Op die manier kan eenvoudig het adres van de onderneming online worden gecontroleerd.
Het gebruik van Risk Monitor 4.2 16 Controleren adressen en dubbele vermeldingen Menu opties: 'Modules', 'Risk Monitor', 'Corporate Rating' Op basis van de via Corporate Rating verkregen informatie kunnen twee controles worden uitgevoerd: afwijkend adres en dubbele vermelding debiteur Controle afwijkend adres Bij het identificeren van debiteuren worden - naast het Corporate Rating nummer - ook de bij Corporate Rating bekende adresgegevens van de geïdentificeerde debiteuren gedownload en opgeslagen. Omdat de adresgegevens van Corporate Rating over het algemeen actueler zijn dan de adresgegevens in het boekhoudpakket kan via het tabblad 'Afwijkend adres' een overzicht worden opgevraagd van de debiteuren waar het adres dat is geïmporteerd uit het boekhoudpakket afwijkt van het adres dat werd verkregen via Corporate Rating. Dit overzicht kan - als hulpmiddel voor het aanpassen van de adresgegevens in het boekhoudpakket - worden geëxporteerd naar Excel (knop "Export Excel"). Debiteuren uitsluiten voor controle afwijk end adres Via de knop 'Blokkeer adrescontrole" kan een debiteur worden uitgesloten voor de controle op een afwijkend adres. Via de knop 'Geblokkeerde adrescontrole' kan een overzicht worden opgevraagd van de debiteuren die zijn uitgesloten voor de controle van het adres. Controle dubbele Corporate Rating nummers Nadat debiteuren zijn geïdentificeerd met een Corporate Rating nummer kan via het tabblad 'Dubbel CR-nummer' worden gecontroleerd of eenzelfde Corporate Rating nummer aan meerdere debiteuren is gekoppeld. Deze situatie kan zich voordoen indien: 1) de debiteur dubbel voorkomt in het boekhoudpakket 2) een Corporate Rating nummer aan een verkeerde debiteur is gekoppeld Als dubbele Corporate Rating nummers worden geconstateerd moet eerst worden gecontroleerd of de juiste Corporate Rating nummers aan betreffende debiteuren zijn gekoppeld. Als blijkt dat debiteuren dubbel zijn aangemaakt in het boekhoudpakket kan een overzicht hiervan - als hulpmiddel voor het samenvoegen van de debiteuren in het boekhoudpakket - naar Excel worden geëxporteerd (knop "Export Excel"). Debiteuren uitsluiten voor controle dubbele vermelding Bij het samenvoegen van de debiteuren in het boekhoudpakket vervalt één van de debiteuren. Dit wordt niet verwerkt in het overzicht van dubbele vermeldingen debiteuren omdat d-basics de gegevens van de verdwenen debiteur bewaart. Via de knop 'Niet meer controleren' kunnen de in het boekhoudpakket verdwenen debiteuren worden uitgesloten voor de verdere controle op dubbele vermelding. Via de knop 'Uitgesloten debiteuren' kan een overzicht worden opgevraagd van de debiteuren die zijn uitgesloten voor de controle op dubbele vermelding.
17 4.3 Handleiding Corporate Rating Risk Monitor Downloaden en actualiseren van bedrijfsrapporten Menu opties: 'Modules', 'Risk Monitor', 'Corporate Rating' Het downloaden en actualiseren van bedrijfsrapporten verloopt via het het tabblad 'Informatie'. Hierbij moeten de volgende stappen worden doorlopen: Stap 1: Importeren gegevens boekhoudpakket Importeer voorafgaand aan het opvragen van bedrijfsrapporten altijd de actuele lijst met openstaande posten uit het boekhoudpakket, druk hiervoor op de knop 'Importeren' Stap 2: Actualiseren status reeds opgevraagde rapporten (OPTIONEEL) De bedrijfsrapporten van Corporate Rating wordt regelmatig geactualiseerd. Bij het openen van het scherm 'Corporate Rating' wordt voor alle geïdentificeerde debiteuren automatisch gecontroleerd of een update van het bedrijfsrapport heeft plaatsgevonden. Als dit het geval is wordt dit aangegeven met het knipperende gele uitroepteken. Klik in dit geval op de knop 'Opvragen beschikbare updates' om de informatie te downloaden die aangeeft voor welke debiteuren het bedrijfsrapport is aangepast en welk type aanpassing dit betreft (hieraan zijn geen kosten verbonden). Na het opvragen van deze informatie wordt in de kolom 'Beschikbare updates' per debiteur aangegeven of sprake is van een update. Hierbij onderscheid gemaakt naar het soort informatie dat is gewijzigd: Aangepaste informatie Adresgegevens Update opvragen via Tab 'Zoeken', knop 'Update adres' Kosten verbonden aan update? Nee Kredietlimiet of credit rating Tab 'Informatie', knop 'Opvragen bedrijfsrapport' Ja Overige gegevens bedrijfsrapport Ja Tab 'Informatie', knop 'Opvragen bedrijfsrapport'
Het gebruik van Risk Monitor 18 Stap 3: selecteren debiteuren Omdat aan het opvragen van informatie kosten verbonden zijn zal doorgaans niet voor alle debiteuren een bedrijfsrapport worden opgehaald. Zo ligt het voor de hand alleen voor die debiteuren informatie op te vragen waarbij de gevolgen van het niet betalen van facturen het grootst zijn. Over het algemeen zijn dit de debiteuren met het grootste openstaande saldo.verder is het mogelijk dat niet iedere aanpassing van een eerder opgevraagd bedrijfsrapport moet worden gedownload. Om het selecteren van debiteuren waarvoor een bedrijfsrapport moet worden opgevraagd te vereenvoudigen, is linksboven in het het scherm een aantal filters beschikbaar waarmee de lijst van weergegeven debiteuren kan worden beperkt tot debiteuren die aan bepaalde criteria voldoen. Verder is het bijvoorbeeld mogelijk de debiteuren op omvang van openstaande vorderingen te sorteren (klik op de grijze balk boven het overzicht in het vlak 'Openstaand saldo') zodat op eenvoudige wijze de debiteuren met het grootste openstaande saldo kunnen worden geselecteerd. Debiteuren waarvoor een rapport of update moet worden opgevraagd kunnen met behulp van de standaard Windows selectiemethodiek worden geselecteerd, dit zoals hiervoor beschreven bij "Identificeren van debiteuren" (stap 3). Stap 4: Opvragen of updaten van bedrijfsrapporten Klik na het selecteren van de debiteuren op de knop 'Ophalen bedrijfsrapport'. Risk Monitor zal nu een scherm openen waarin de beschikbare credits worden getoond en waarin wordt aangegeven hoeveel credits in rekening zullen worden gebracht voor het downloaden van de gevraagde bedrijfsrapporten of updates. Als het saldo van beschikbare credits ontoereikend is, zal men eerst online credit aan moeten schaffen. De procedure voor het aanschaffen van credit wordt opgestart door op de knop 'Aankoop credits' te klikken. Zie ook 'Aanschaf van Corporate Rating Credits'. Het opvragen van bedrijfsrapporten gebeurt onder de condities zoals vastgelegd in de algemene voorwaarden van Corporate Rating, men moet deze accepteren door middel van het aanvinken van de optie 'Ik accepteer het uitvoeren van de order'. Klik vervolgens op de knop 'OK' om de gevraagde bedrijfsrapporten of updates te downloaden. Na het downloaden van de bedrijfsrapporten is aan de lijst met debiteuren informatie toegevoegd (in het blauw), dit betreft informatie die is gedownload via Corporate Rating. Het complete bedrijfsrapport van een debiteur kan worden geopend door een debiteur te selecteren en vervolgens op de knop 'Toon details bedrijfsrapport' te klikken. Zie ook 'Analyseren en raadplegen van informatie'
19 4.3.1 Handleiding Corporate Rating Risk Monitor Aanschaf van Corporate Rating Credits Aan het opvragen of actualiseren van bedrijfsrapporten zijn kosten verbonden. Deze kosten worden berekend in de vorm van credits. Om informatie op te kunnen vragen moet men eerst credits aanschaffen. Opvragen overzicht credits Credits kunnen online worden aangeschaft en zijn gekoppeld aan de Corporate Rating account waarmee ze worden aangevraagd. Het actuele saldo van beschikbare credits kan worden opgevraagd door in het hoofdscherm van Risk Monitor op de knop 'Overzicht' te klikken. Tevens is het mogelijk via de website van Corporate Rating het saldo van de beschikbare credits op te vragen. Hiervoor moet men inloggen op het Corporate Rating Client Portal (met behulp van de gebruikersnaam en het wachtwoord dat is opgegeven bij het aanmaken van de Corporate Rating account. Aanschaffen credits Het aanschaffen van credits is een online transactie die kan worden gestart door in het hierboven genoemde scherm 'Overzicht' op de knop 'Aankoop credits' te klikken. Daarmee wordt een webpagina geopend en wordt automatisch ingelogd op het Client Portal gedeelte van de Corporate Rating website.
Het gebruik van Risk Monitor 20 Het onderdeel 'Order' biedt de mogelijkheid aan te geven hoeveel eenheden van 30 credits men wenst aan te schaffen (minimale afname is dus dertig credits). Klik na het invullen van het gewenste aantal eenheden op de knop 'Pay' om de webpagina voor het online betalen te open en volg de instructies voor het verrichten van de betaling. Na het verrichten van de betaling zijn de credits direct toegevoegd aan het tegoed en kunnen direct worden gebruikt voor het aanschaffen of actualiseren van bedrijfsrapporten. Het saldo in het scherm 'Overzicht' kan worden geactualiseerd door op de knop te klikken.
21 4.4 Handleiding Corporate Rating Risk Monitor Analyseren van de opgevraagde bedrijfsrapporten Menu opties: 'Modules', 'Risk Monitor', 'Corporate Rating' Het analyseren van de opgevraagde bedrijfsrapporten verloopt via het tabblad 'Informatie'. I. OVERZICHT DEBITEUREN - TAB INFORMATIE De meest relevante informatie uit het bedrijfsrapport wordt in het blauw toegevoegd aan het overzicht van debiteuren op de tab 'Informatie'. In het vak 'Analyse' boven in het scherm is een aantal hulpmiddelen opgenomen waarmee de belangrijkste analyses op grond van de kredietlimiet kunnen worden gemaakt: Openstaand bedrag <> Limiet Rating Via deze optie kan het openstaand saldo per debiteur worden vergeleken met de door Corporate Rating geadviseerde kredietlimiet. Hiermee kan dus worden gecontroleerd of het verleende leverancierskrediet in overeenstemming is met de door Corporate Rating geadviseerde kredietlimieten. Openstaand bedrag <> Limiet administratie Via deze optie kan het openstaand saldo per debiteur worden vergeleken met de kredietlimiet zoals die in het boekhoudpakket is vastgelegd. Hiermee kan dus worden gecontroleerd of het verleende leverancierskrediet in overeenstemming is met de in het boekhoudpakket vastgelegde kredietlimieten. Limiet administratie <> Limiet Rating Via deze optie kan de kredietlimiet zoals die in het boekhoudpakket is vastgelegd worden vergeleken met de door Corporate Rating geadviseerde kredietlimiet. Hiermee kan dus worden gecontroleerd of het door de onderneming gehanteerde verkoopbeleid - dat via kredietlimieten in het boekhoudpakket is vastgelegd - in overeenstemming is met de door Corporate Rating geadviseerde limieten.
Het gebruik van Risk Monitor 22 Rating Een rating geeft een indicatie van de kredietwaardigheid van een onderneming, Corporate Rating hanteert de volgende ratings: Rating Toelichting A Zeer goede kredietwaardigheid B Goede kredietwaardigheid C Kredietwaardig D Voorzichtig, alleen krediet verlenen naar uw eigen goeddunken E Geen score, 403 verklaring gedeponeerd, bekijk de houdstermaatschappij Via de optie 'Rating' kunnen debiteuren worden geselecteerd op basis van hun Rating. Dit biedt bijvoorbeeld de mogelijkheid een overzicht op te vragen van debiteuren met 'Rating D', hiermee wordt een overzicht verkregen van alle debiteuren met een hogere kans op wanbetaling. II. OPVRAGEN COMPLEET BEDRIJFSRAPPORT Niet alle informatie uit het bedrijfsrapport wordt weergegeven in het overzicht met debiteuren. Het volledige bedrijfsrapport kan worden opgevraagd door een debiteur te selecteren en vervolgens op de knop 'Toon details bedrijfsrapport' te klikken. De opgevraagde rapporten kunnen op twee manier worden getoond: als XML bestand of als PDF bestand. Dit wordt ingesteld via de optie 'Rapportformaat'. Bij een rapport in PDF formaat wordt de informatie van het bedrijfsrapport in een overzichtelijke layout getoond, een rapport in XML formaat toont de informatie van het bedrijfsrapport zoals dat als databestand is ontvangen, er is dus geen layout op toegepast. Voor dagelijks gebruik is PDF het aanbevolen formaat. Rapporten in PDF formaat worden op de server van Corporate Rating aangemaakt. Voor het opvragen van een rapport is het dus van belang dat op dat moment verbinding met internet kan worden gemaakt. Omdat de rapporten op de server van Corporate Rating worden gegenereerd duurt het een paar seconden voordat ze worden weergegeven.
Bijlages Hoofdstuk V
Bijlages 5 Bijlages Dit hoofdstuk bevat de volgende bijlages: 1. Een overzicht van veel gestelde vragen 2. Informatie omtrent het installeren van updates 24
25 5.1 Handleiding Corporate Rating Risk Monitor Veel gestelde vragen Veel gestelde vragen Corporate Rating Risk Monitor 1. Wie is Corporate Rating? Corporate Rating is een handelsnaam van d-basics b.v.. Onder deze naam biedt d-basics b.v. diensten en producten aan die zijn gericht op het verbeteren van de kwaliteit van de debiteurenportefeuille. Dit door risico's te minimaliseren en beheer te optimaliseren. 2. Hoe verkrijgt Corporate Rating zijn informatie? Alle via Corporate Rating verstrekte informatie is afkomstig van Creditsafe, een wereldwijd opererende aanbieder van handelsinformatie. 3. Welke informatie wordt door het d-basics programma naar Corporate Rating verstuurd? Bij het identificeren van debiteuren worden de NAW gegevens van de debiteur naar Corporate Rating verstuurd. 4. Worden gegevens beveiligd met Corporate Rating uitgewisseld? Ja, de gegevens worden via een versleutelde verbinding met Corporate Rating uitgewisseld. 5. Merken mijn klanten dat ik bedrijfsrapporten opvraag? Nee, uw klanten merken niet dat u bedrijfsrapporten opvraagt. 6. Zijn er kosten verbonden aan de dienstverlening van Corporate Rating? Ja, voor het gebruik van de diensten van corporate Rating moet een gebruikersaccount worden aangemaakt. De kosten hiervan bedragen 250,- per jaar. Verder worden kosten in rekening gebracht voor het opvragen of actualiseren van bedrijfsrapporten. Dit gebeurt door middel van credits die online moeten worden aangeschaft voorafgaand aan het opvragen van informatie. Het opvragen van actuele adressen is gratis. 7. Kan ik ook particulieren zoeken? Nee, dit is niet mogelijk. Corporate Rating geeft alleen informatie over bedrijven. 8. Hoe kan ik particulieren uitsluiten in de overzichten? Druk op de knop Debiteuren uitsluiten. In dit venster kunt u de debiteuren uitsluiten.
Bijlages 5.2 26 Het installeren van een update Aangezien voortdurend nieuwe koppelingen met boekhoudpakketten aan d-basics worden toegevoegd en bestaande koppelingen als gevolg van versie wijzigingen van boekhoudpakketten worden aangepast volgen de versies van d-basics elkaar snel op. Het is daarom raadzaam geregeld de nieuwste versie van d-basics te installeren. De update kan op twee manieren worden geïnstalleerd: automatisch of handmatig. Belangrijk: Het wordt aanbevolen de automatische update methode te gebruiken. Het is echter mogelijk dat deze methode door de beveiligingsinstellingen van het netwerk wordt geblokkeerd. In dat geval moet voor de handmatige update methode worden gekozen. I. AUTOMATISCH INSTALLEREN UPDATES Menu opties: 'Help', 'Support' Met behulp van de Auto update functie kan de meest recente versie van d-basics volledig automatisch worden geïnstalleerd. Open hiervoor het scherm 'Support' (menu opties 'Help', 'Support'): Doorloop vervolgens de volgende stappen: Stap 1: Downloaden updatebestand De update procedure kan worden gestart door op de knop 'AUTO-UPDATE' te klikken. Het dbasics programma zal het update bestand nu automatisch downloaden. Stap 2: Startscherm Zodra het downloaden is voltooid zal automatisch de installatiewizard worden opgestart. Na de selectie van de gewenste taal verschijnt het startscherm van de installatiewizard waarin de mogelijkheid wordt geboden de installatie te starten of af te breken. Klik op 'Volgende' (of 'Next') om naar het volgende scherm te gaan. Stap 3: Licentie overeenkomst Het gebruik van d-basics gebeurt onder de voorwaarden zoals vastgelegd in de licentieovereenkomst. De update van het d-basics programma kan slechts worden geïnstalleerd indien u deze voorwaarden accepteert. Klik na het accepteren van de voorwaarden op 'Volgende' (of 'Next') om naar het volgende scherm te gaan.
27 Handleiding Corporate Rating Risk Monitor Stap 4: Keuze installatie directory In dit laatste scherm van de installatiewizard kan worden aangegeven waar de update moet worden geïnstalleerd. De installatiewizard detecteert automatisch waar het d-basics programma is geïnstalleerd, het wordt sterk afgeraden de door de installatiewizard gedetecteerde locatie aan te passen. Klik op 'Volgende' (of 'Next') om de installatie van de update te starten. Zodra het installeren van de update is voltooid kan de nieuwe versie van het d-basics programma worden gestart via de reguliere d-basics snelkoppelingen. In de titelbalk wordt de versie van het programma weergegeven. II. HANDMATIG INSTALLEREN UPDATES Het is mogelijk dat de beveiligingsinstellingen van het netwerk verhinderen dat het updatebestand automatisch vanuit het d-basics programma wordt gedownload. In dat geval moet de update handmatig worden geïnstalleerd. Doorloop hiervoor de volgende stappen: Stap 1: Downloaden updatebestand Het installatiebestand voor de update kan handmatig worden gedownload via de website van dbasics (www.d-basics.com). Open hiervoor de website, navigeer vervolgens - via de menu opties 'Download', 'Software' - naar de software downloadpagina en klik op de link voor het downloaden van het update installatie bestand (er bevindt zich ook een link naar dit bestand op de openingspagina van de website). Kies na het aanklikken van de downloadlink de optie 'Uitvoeren' (of 'Run'), het installatiebestand zal vervolgens worden gedownload. Stap 2: Afhandelen beveiligingsmeldingen Het is mogelijk dat gedurende het downloadproces 1 of meer beveiligingswaarschuwingen worden gegeven. Kies in dit geval steeds de optie 'Toch doorgaan' Stap 3: Startscherm Zodra het downloaden is voltooid zal automatisch de installatiewizard worden opgestart. Na de selectie van de gewenste taal verschijnt het startscherm van de installatiewizard waarin de mogelijkheid wordt geboden de installatie te starten of af te breken. Klik op 'Volgende' (of 'Next') om naar het volgende scherm te gaan. Opmerking: Het is mogelijk dat bij aanvang van het downloaden voor de optie 'Opslaan' (of 'Save') is gekozen. In dat geval moet de installatiewizard handmatig worden opgestart. Navigeer hiervoor - met behulp van Windows Verkenner - naar de locatie waar het installatiebestand is opgeslagen en "dubbelklik" het bestand. Stap 4: Licentie overeenkomst Het gebruik van d-basics gebeurt onder de voorwaarden zoals vastgelegd in de licentieovereenkomst. De update van het d-basics programma kan slechts worden geïnstalleerd indien u deze voorwaarden accepteert. Klik na het accepteren van de voorwaarden op 'Volgende' (of 'Next') om naar het volgende scherm te gaan. Stap 5: Keuze installatie directory In dit laatste scherm van de installatiewizard kan worden aangegeven waar de update moet worden geïnstalleerd. De installatiewizard detecteert automatisch waar het d-basics programma is geïnstalleerd, het wordt sterk afgeraden de door de installatiewizard gedetecteerde locatie aan te passen. Klik op 'Volgende' (of 'Next') om de installatie van de update te starten. Zodra het installeren van de update is voltooid kan de nieuwe versie van het d-basics programma worden gestart via de reguliere d-basics snelkoppelingen. In de titelbalk wordt de versie van het programma weergegeven.
Bijlages 28 III. UPDATES EN NETWERKINSTALLATIES Bij een netwerkinstallatie van d-basics wordt het programma op verschillende werkstations geïnstalleerd en vervolgens zodanig ingesteld dat gebruik wordt gemaakt van één centrale database. Omdat bij het installeren van updates vaak ook de database wordt aangepast is het van belang dat op alle werkstations dezelfde versie van het d-basics programma is geïnstalleerd. Het wordt daarom sterk aanbevolen de update van de software gelijktijdig uit te voeren op alle werkstations waar het d-basics programma op is geïnstalleerd. Opmerking: Bij het opstarten van het d-basics programma wordt gecontroleerd of de versie van het programma overeenstemt met de versie van de database. Als dit niet het geval is zal worden aangeboden de software automatisch te updaten. Kiest men er voor de update niet te installeren dan wordt het programma automatisch afgesloten.