Handleiding d-basics d-basics b.v.

Transcriptie

1 Handleiding d-basics

2 Handleiding d-basics Alle rechten voorbehouden. Vermenigvuldiging, overdracht of opslag van deze informatie of delen daarvan, in welke vorm ook, zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van D-basics b.v. is verboden. De in dit document vermelde namen van bedrijven, producten en diensten die niet aan d-basics b.v. toebehoren, zijn handelsmerken of dienstmerken van de betreffende rechthebbenden. De informatie in deze handleiding is geschreven voor het programma d-basics en de daarbij behorende modules. D-basics b.v. behoudt zich het recht voor zonder kennisgeving vooraf wijzigingen en verbeteringen in producten en in de functies en mogelijkheden van de in dit document beschreven producten en/of dit document zelf; aan te brengen. De inhoud van dit document wordt verstrekt in de toestand waarin deze verkeert. Behalve waar de toepasselijke wetgeving dit vereist, worden met betrekking tot de nauwkeurigheid, betrouwbaarheid of inhoud van dit document geen garanties gegeven, uitdrukkelijk noch stilzwijgend, met inbegrip van, maar niet beperkt tot, de stilzwijgende garantie van verkoopbaarheid of geschiktheid voor een bepaald doel. D-basics b.v. behoudt zich het recht voor dit document op ieder gewenst moment zonder kennisgeving vooraf te herzien of in te trekken. d-basics b.v. aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor verlies van gegevens of inkomsten of voor bijzondere of incidentele schade, gevolgschade of indirecte schade, door welke oorzaak ook. Geprint: februari 2015

3 Inhoudsopgave I Inhoudsopgave Hoofdstuk I Inleiding 2 Hoofdstuk II Installatie De eerste stappen De Installatie procedure Registratie De eerste keer inloggen Netwerk installatie Installatie van updates 11 Hoofdstuk III Beheer administraties Aanmaken van administraties Openen van administraties Verwijderen van administraties Instellingen koppeling boekhoudpakket 17 Hoofdstuk IV Beheer informatie Importeren gegevens Koppelen grootboekrekeningen Beheer debiteureninformatie Beheer crediteureninformatie Koppelen ISO codes Koppelen INFO codes 38 Hoofdstuk V Overzichten Printen Exporteren naar Excel Zoeken in lijsten 42 Hoofdstuk VI Modules Collect Corporate Cashflow Corporate QuickScan Corporate Risk Monitor D/C analyse Tax 131

4 II Handleiding d-basics... 7 RAM 145 Hoofdstuk VII Aanmaken data bestanden Openen van de exportmodule Instellen van de exportmodule Aanmaken en versturen van databestanden 167 Hoofdstuk VIII Instellingen Database beheer Kopiëren administratie Netwerk verbindingen Taal instellen Gebruikersbeheer Gebruikersrechten administraties Standaard instellingen printen Grafiek kleuren Internet settings Automatisch importeren, exporteren en versturen Invullen gegevens licentiehouder Support 207 Hoofdstuk IX Bijlagen Geavanceerde instellingen koppeling boekhoudpakket Gebruik van filters Handmatig toevoegen aanvullende gegevens Debiteuren dag-voortgangsbestand Gebruik van de module File Merger Import Wizards Meldingen log bestand Specificatie bestandsformaten belastingdienst Aanvragen KPN BAPI certificaat 245 Index 253

5 Inleiding Hoofdstuk I

6 2 1 Handleiding d-basics Inleiding Deze handleiding beschrijft de installatie en het gebruik van d-basics, een programma voor het automatisch verzamelen, analyseren en versturen van financiële bedrijfsgegevens. Verzamelen D-basics biedt de mogelijkheid tot het leggen van een koppeling met een groot aantal boekhoudpakketten. Via deze koppelingen kan middels 'een druk op de knop' financiële informatie vanuit het boekhoudpakket naar d-basics worden gekopieerd. Analyseren D-basics kan worden uitgebreid met modules die zijn gericht op het verschaffen van inzicht in het presteren van een onderneming of het automatiseren van bewerkelijke administratieve processen. Versturen De door d-basics verzamelde en geanalyseerde gegevens kunnen in verschillende standaard formaten worden geëxporteerd. Deze databestanden kunnen automatisch worden verstuurd naar externe partijen als de belastingdienst, factormaatschappijen, banken, credit managers en andere financiële dienstverleners.

7 Installatie Hoofdstuk II

8 4 2 Handleiding d-basics Installatie Dit hoofdstuk beschrijft de installatie van d-basics. Hierbij zullen de volgende onderwerpen worden behandeld: Eerste stappen Installatieprocedure Registratie Inloggen Netwerkinstallatie Installatie van updates

9 Installatie De eerste stappen D-basics kan op twee manieren worden geïnstalleerd. Met behulp van een via Internet verkregen installatiebestand of met een Cd-rom. I. Installatie via download Bij dit installatietype moeten de voor het installeren van d-basics vereiste bestanden via de website van d-basics worden gedownload. De benodigde bestanden zijn: Het installatiebestand voor de volledige installatie (dbscsins.exe) De handleiding Een verkorte handleiding (Quick Reference Card) waarin het instellen van de koppeling tussen dbasics en het boekhoudpakket wordt beschreven Een stappenplan Bij het downloaden wordt de keuze geboden tussen het 'openen' of 'opslaan' van het bestand. Kies voor de optie 'Opslaan' en selecteer vervolgens de locatie waar het bestand moet worden opgeslagen (en later eenvoudig kan worden teruggevonden). Zodra de download is voltooid, kan de installatie worden opgestart door op het installatiebestand te dubbelklikken. De installatiebestanden worden nu uitgepakt waarna de installatieprocedure automatisch start. II. Installatie met Cd-rom Bij de installatie met een Cd-rom kan gebruik worden gemaakt van het installatie programma. Dit programma start automatisch nadat de Cd-rom in de Cd-romspeler is geplaatst. Indien de Cd-romspeler geen 'Autorun' ondersteunt, moet het installatieprogramma handmatig worden opgestart. Dubbelklik hiervoor het bestand 'dbasics.exe' op de installatie Cd-rom. Het installatieprogramma opent het volgende scherm: Dit scherm biedt de volgende mogelijkheden: Keuze taal De taal waarin de op de Cd-rom meegeleverde documentatie wordt weergegeven is afhankelijk van de geselecteerde taal. Installeren d-basics Door op deze knop te klikken wordt de installatieprocedure van d-basics gestart.

10 6 Handleiding d-basics Handleiding Klik op de knop 'Handleiding' om de d-basics handleiding te openen. Opmerking: Voor het lezen van de handleiding is het programma 'Acrobat Reader' vereist. Een gratis kopie van Acrobat Reader is te verkrijgen via de website van Adobe. Verkorte handleidingen (QRC's) Het instellen van de koppeling voor het automatisch inlezen van de gegevens verschilt per boekhoudpakket. Voor ieder boekhoudpakket is daarom een verkorte handleiding beschikbaar die op de bijzonderheden van deze koppeling ingaat. Druk op de knop 'Verkorte handleidingen' om de map met verkorte handleidingen te openen. Licentieovereenkomst Het gebruik van d-basics gebeurt onder de voorwaarden zoals deze zijn vastgelegd in de licentieovereenkomst. Druk op de knop 'Licentieovereenkomst' om dit document te openen en lees het zorgvuldig door. Stoppen Hiermee wordt de installatieprocedure beëindigd.

11 Installatie De Installatie procedure De installatieprocedure van d-basics bestaat uit twee onderdelen: I. De d-basics Set-up Wizard De installatieprocedure kan worden gestart door te dubbelklikken op het via Internet verkregen installatiebestand (dbscsins.exe) of via de knop 'Installeren d-basics' in het menu van de installatie Cdrom. De daadwerkelijke installatie wordt verzorgd door de Set-up Wizard, deze doorloopt de volgende 7 stappen: Stap 1: Keuze taal Voorafgaand aan het opstarten kan de taal worden gekozen waarin de de Set-up wizard moet worden uitgevoerd. Stap 2: Startscherm Na het kiezen van de taal verschijnt het startscherm, hier wordt de mogelijkheid geboden de installatie te starten of af te breken. Klik op 'Volgende' (of 'Next') om naar het volgende scherm te gaan. Stap 3: Licentie overeenkomst Het gebruik van d-basics gebeurt onder de voorwaarden zoals vastgelegd in de licentieovereenkomst. D-basics kan slechts worden geïnstalleerd indien u deze voorwaarden accepteert. Klik na het accepteren van de voorwaarden op 'Volgende' (of 'Next') om naar het volgende scherm te gaan. Stap 4: Keuze installatie map In dit scherm kan worden aangegeven waar d-basics moet worden geïnstalleerd. De standaardlocatie is 'c:\program files\d-basics\', het wordt afgeraden d-basics op een andere locatie te installeren. Belangrijk: Indien d-basics op verschillende computers zal worden gebruikt, moet één centrale database worden aangemaakt, zie ook de Netwerkinstallatie. Stap 5: Snelkoppeling in startmenu In dit scherm kan worden aangegeven of er een snelkoppeling in het startmenu van Windows moet worden aangemaakt en in welke map deze snelkoppeling moet worden opgeslagen. Het wordt afgeraden de standaardinstellingen te wijzigingen. Stap 6: Overige snelkoppelingen Bij de installatie van d-basics kunnen snelkoppelingen voor het opstarten van het programma worden aangemaakt op het bureaublad en in de werkbalk 'Snel starten' (indien aanwezig in de gebruikte Windows versie). Stap 7: Starten installatie Het laatste scherm van de Set-up Wizard geeft een overzicht van de instellingen. Controleer de instellingen en klik vervolgens op 'Install' om de installatie te starten. Start de computer - na het voltooien van de installatie - opnieuw op om de installatie te voltooien. Na het herstarten kan d-basics via één van de d-basics snelkoppelingen worden opgestart.

12 8 2.3 Handleiding d-basics Registratie Menu opties: Licentie, d-basics registreren D-basics functioneert alleen indien het programma op de juiste manier is geregistreerd. Zolang de registratiegegevens niet of onvolledig zijn ingevuld verschijnt direct na het opstarten van d-basics het registratiescherm in beeld. Er zijn twee mogelijkheden: invoeren registratie gegevens of installeren demo versie. I. Invoeren registratiegegevens Neem bij het invullen van dit scherm de registratiegegevens exact over van de licentievoucher of de met registratiegegevens. Let hierbij op het gebruik van hoofdletters en leestekens. Opmerkingen: Indien u de licentiesleutel via heeft ontvangen kunt u deze in één keer in d-basics plakken door de regels met de licentienaam en licentiecodes in z'n geheel te kopiëren (Ctrl+C) en vervolgens op de knop "Paste key" te klikken. Indien de licentiegegevens goed zijn gekopieerd worden de van toepassing zijnde licentievelden in één keer bijgewerkt. De maatwerkcode hoeft alleen te worden ingevuld indien aan d-basics op uw verzoek een specifieke functionaliteit is toegevoegd. Laat het invulvak 'Maatwerkcode' leeg indien van dergelijke functionaliteit geen sprake is. II. Installeren demo versie Selecteer voor het installeren van een demoversie de optie 'DEMO evalueren'. In dit geval zal d-basics automatisch een demo administratie aanmaken en de voor het evalueren benodigde functionaliteit activeren. Belangrijk: Geregistreerde gebruikers die een evaluatieversie van d-basics willen installeren moeten de evaluatieversie niet op de computer installeren waarop de geregistreerde versie van d-basics is geïnstalleerd. Bij het installeren van de evaluatieversie worden de bestaande registratiegegevens overschreven, hierdoor wordt de mogelijkheid tot het importeren van informatie uit het boekhoudpakket uitgeschakeld.

13 Installatie De eerste keer inloggen Menu opties: 'Bestand', 'Inloggen' Toegang tot d-basics kan worden afgeschermd met een wachtwoord. Indien van deze mogelijkheid gebruik wordt gemaakt, moet bij het inloggen een gebruikersnaam en wachtwoord worden ingevuld. Eerste keer inloggen Als d-basics voor de eerste keer wordt opstart moet met de gebruikersnaam 'administrator' worden ingelogd. Vul hierbij geen wachtwoord in. Uitloggen Nadat men is ingelogd kan men uitloggen via de menu opties 'Bestand', 'Uitloggen'.

14 Handleiding d-basics Netwerk installatie Als d-basics vanaf verschillende computers in een netwerk moet worden gebruikt is het van belang dat de verschillende installaties met één centrale database werken. Alvorens d-basics kan worden ingesteld voor het gebruik van een centrale database moet de installatieprocedure - op iedere computer waarop d-basics zal worden gebruikt - succesvol zijn voltooid. Voor de netwerkinstallatie moeten vervolgens de volgende stappen worden doorlopen: Stap 1: Aanmaken centrale database Menu opties: 'Systeem', 'Database' Via de eerste computer die wordt ingesteld voor netwerkgebruik moet de centrale database worden aangemaakt. Open hiervoor het scherm 'Database' via de menu opties 'Systeem', 'Database' en klik op de knop 'Set-up' om de d-basics Database Wizard op te starten. Maak met behulp van de Database Wizard de centrale database aan op een netwerklocatie die ook toegankelijk is voor de overige computers waarop d-basics zal worden gebruikt. Indien voor het databasetype Access is gekozen, moet bij het doorlopen van de Wizard worden aangegeven waar de database moet worden opgeslagen. Verwijs hier naar een locatie die vanaf de verschillende computers toegankelijk is (bijvoorbeeld een gedeelde map op de server). Stap 2: Aanmaken administratie(s) Menu opties: 'Bestand', 'Nieuwe administratie' Na het inrichten van de centrale database moet(en) in d-basics opnieuw de administratie(s) worden aangemaakt waarin de uit het boekhoudpakket geïmporteerde gegevens worden opgeslagen. Stap 3: Instellen overige computers Na het doorlopen van de hiervoor beschreven stappen, moet d-basics op de overige computers worden ingesteld op het gebruik van de centrale database. Open hiervoor (na volledige installatie van dbasics) het scherm 'Database' (menu opties 'Systeem', 'Database') en vul het bestandenpad in dat verwijst naar de gedurende stap 1 aangemaakte centrale Access database (of stel de verbinding met de SQL server in). Na het instellen van de database kunnen de in de centrale database aangemaakte administraties worden geopend.

15 Installatie Installatie van updates Menu opties: 'Help', 'Support' Aangezien voortdurend nieuwe koppelingen met boekhoudpakketten aan d-basics worden toegevoegd en bestaande koppelingen als gevolg van versiewijzigingen van boekhoudpakketten worden aangepast, volgen de versies van d-basics elkaar snel op. Het is daarom raadzaam regelmatig de nieuwste versie van d-basics te installeren. Deze update kan worden geïnstalleerd via het scherm 'Support' (menu opties 'Help', 'Support'). Een update van d-basics kan op drie verschillende manieren worden geïnstalleerd: de Auto update, de Laatste updateen de Volledige installatie. Opmerking: Het is mogelijk dat bepaalde netwerkinstellingen het downloaden van updates via het Supportscherm verhinderen. In dat geval kan het installatiebestand voor de update worden gedownload via de website van d-basics Auto update Met behulp van de Auto update functie kan de meest recente versie van d-basics volledig automatisch worden geïnstalleerd. Doorloop hiervoor de volgende stappen: 1. Klik op de knop 'Auto update' om de meest recente versie van d-basics te downloaden. 2. Zodra het downloaden is voltooid wordt d-basics automatisch afgesloten en verschijnt het installatiescherm van de Set-up Wizard in beeld. Klik vervolgens op 'Next' om de update procedure te starten. 3. In het tweede scherm van de Set-up Wizard wordt de licentie overeenkomst weergegeven. De installatie van de update kan pas worden voortgezet nadat men zich akkoord heeft verklaard met de bepalingen van deze overeenkomst. 4. Geef ten slotte in het derde scherm van de Set-up Wizard aan op welke locatie d-basics is geïnstalleerd en klik vervolgens op 'Next' om de update te installeren. Nadat de update is geïnstalleerd wordt d-basics automatisch opgestart.

16 Handleiding d-basics Laatste update De 'Laatste update' bevat slechts het minimale vereiste voor het updaten van d-basics. Deze updatemethode is daarom alleen geschikt in de situatie dat d-basics al is geïnstalleerd. Doorloop voor het installeren van de 'Laatste update' de volgende stappen: Klik op de knop 'Download laatste update' om het updatebestand te downloaden (of download het installatiebestand via de website van d-basics). 2. Er volgt nu een melding dat d-basics moet worden afgesloten. Klik op OK om deze melding te sluiten, kies vervolgens de optie 'Opslaan' (of 'Save') en selecteer ten slotte de locatie waar het bestand moet worden opgeslagen. 3. Sluit d-basics af alvorens de volgende stap uit te voeren. 4. Klik na het voltooien van de download op 'Open' (of dubbelklik op het via Internet verkregen bestand) en klik vervolgens op 'Next' om de update procedure te starten. 5. In het tweede scherm van de Set-up Wizard wordt de licentie overeenkomst weergegeven. De installatie van de update kan pas worden voortgezet nadat men zich akkoord heeft verklaard met de bepalingen van deze overeenkomst. 6. Geef in het derde scherm van de Set-up Wizard aan op welke locatie d-basics is geïnstalleerd. 7. Klik vervolgens op 'Next' om de update te installeren. Nadat de update is geïnstalleerd wordt dbasics automatisch opgestart. Volledige installatie De 'Volledige Installatie' bevat zowel de bestanden die nodig zijn om de installatie van d-basics opnieuw uit te voeren als de voor het functioneren van d-basics vereiste ondersteunende Windows componenten. Doorloop voor de 'Volledige Installatie' de volgende stappen: Klik op de knop 'Download laatste volledige installatie' om het updatebestand te downloaden (of download het installatiebestand via de website van d-basics). 2. Kies in het volgende scherm voor de optie 'Opslaan' (of 'Save') en selecteer de locatie waar het bestand moet worden opgeslagen. 3. Sluit d-basics af alvorens de volgende stap uit te voeren. 4. Klik na het voltooien van de download op 'Open' (of dubbelklik op het via Internet verkregen bestand). 5. De installatieprocedure van d-basics wordt nu opgestart. Updates en netwerkinstallaties Als bij het installeren van d-basics voor een netwerkinstallatie is gekozen, is het van belang dat op iedere computer dezelfde versie van d-basics is geïnstalleerd. Bij het opstarten van d-basics wordt gecontroleerd of de juiste versie van d-basics wordt gebruikt. Is er sprake van een oude versie, dan moet een update worden geïnstalleerd alvorens van d-basics gebruik kan worden gemaakt. Installeer de update van d-basics daarom gelijktijdig op alle werkstations (hiermee wordt voorkomen dat doorlopend wordt gevraagd een update te installeren).

17 Beheer administraties Hoofdstuk III

18 14 3 Handleiding d-basics Beheer administraties Dit hoofdstuk beschrijft het beheren van administraties. Hierbij zullen de volgende onderwerpen worden behandeld: Aanmaken of wijzigen van administraties Openen van administraties Verwijderen van administraties Instellingen koppeling boekhoudpakket 3.1 Aanmaken van administraties Menu opties: 'Bestand', 'Nieuwe administratie' De eerste stap in het aanmaken van een nieuwe administratie is het vastleggen van een aantal gegevens die betrekking hebben op de administratie. Dit gebeurt via het scherm 'Administratie', dat bestaat uit drie tabs: Bedrijfsgegevens, Contacts en notificatie. De informatie op de tweede en derde tab hoeft slechts in een beperkt aantal gevallen te worden ingevuld, in de overige gevallen is de functionaliteit van deze tabs uitgeschakeld. Bedrijfsgegevens Op de tab 'Bedrijfsgegevens' - die bestaat uit drie sub-tabs - wordt een aantal gegevens van de onderneming vastgelegd. Deze gegevens worden gebruikt bij het printen van documenten, het wordt daarom aangeraden de gegevens zo compleet mogelijk in te in te vullen. Contacts Bepaalde modules van d-basics bieden de mogelijkheid - via - automatisch informatie te versturen naar hiertoe aangewezen contactpersonen. Op de tab 'Contacts' kan worden ingesteld welke contactpersonen deze s moeten ontvangen. Selecteer hiervoor in de rechter kolom een contactpersoon en verplaats deze naar de linker kolom (druk hiervoor op de knop: ). Verder biedt deze tab de mogelijkheid een contactpersoon als relatiebeheerder te koppelen aan de administratie. Contactpersonen moeten eerst worden aangemaakt alvorens ze aan een administratie kunnen worden gekoppeld, zie ook 'Beheer contactpersonen'.

19 Beheer administraties 15 notificatie De via verstuurde notificaties kunnen ook worden verstuurd naar degene die optreedt als contactpersoon/beheerder voor de administratie. Vul hiervoor het adres van de contactpersoon in en selecteer de notificaties die moeten worden verstuurd (het is mogelijk dat het adres al is ingevuld) Klik na het invullen van de gegevens op 'OK' of 'Toepassen'. D-basics past nu automatisch de database aan, zodat deze geschikt is voor het opslaan van de gegevens van de nieuwe administratie. Na het aanmaken van de database wordt automatisch het scherm 'Boekhouding' geopend. Via dit scherm kan de koppeling met het boekhoudpakket worden ingesteld. Na het instellen van de koppeling met het boekhoudpakket is de administratie klaar voor gebruik. Opmerkingen: Het is mogelijk dat in een boekhoudpakket meerdere administraties worden gevoerd. Voor iedere in het boekhoudpakket gevoerde administratie - waaruit d-basics informatie moet importeren - moet een aparte administratie worden aangemaakt in d-basics. Administraties die niet langer actief worden gebruikt kunnen met behulp van de optie "Inactief" (rechtsboven in het scherm) als inactief worden gekwalificeerd. Dit heeft tot gevolg dat de administratie niet meer wordt getoond in de lijst van actieve administraties (zie ook "Openen van administraties"). 3.2 Openen van administraties Menu opties: 'Bestand', 'Openen administratie' Na het inloggen wordt automatisch het scherm geopend waarin de administratie kan worden gekozen die moet worden geopend. Selecteer de gewenste administratie en klik op 'OK'. Opmerkingen: Het scherm 'Openen administratie' kan opnieuw worden geopend via de hierboven genoemde menu opties. Bij het openen van een administratie wordt een eventueel reeds geopende administratie automatisch gesloten. Indien nog geen administratie is aangemaakt wordt het scherm 'Administratie' i.p.v. 'Openen administratie' geopend zodat alsnog een administratie kan worden aangemaakt. Per administratie wordt de datum weergegeven waarop de laatste import actie heeft plaatsgevonden. Standaard worden alleen actieve administraties getoond. Voor het openen van een inactieve administratie moet via het uitvouwmenu "Huidige weergave" (rechtsboven) de optie "Inactieve administraties" worden geselecteerd.

20 Handleiding d-basics Verwijderen van administraties Menu opties: 'Bestand', 'Verwijderen administratie' Volg voor het verwijderen van een administratie de volgende procedure: 1. Open het scherm 'Verwijderen administratie'. 2. Selecteer de te verwijderen administratie en klik op 'Verwijderen'. 3. Bevestig dat de administratie moet worden verwijderd. Opmerkingen: Het verwijderen van een administratie kan niet worden teruggedraaid. Indien de verwijderde administratie opnieuw moet worden geïmporteerd, moet deze eerst opnieuw worden aangemaakt. Een alternatief voor het verwijderen van een administratie is het 'Inactief' maken van een administratie, daarmee verdwijnt de administratie uit de dagelijkse work flow maar blijft de historie behouden.

21 Beheer administraties Instellingen koppeling boekhoudpakket Menu opties: 'Administratie', 'Boek houdpak k et' D-basics maakt gebruik van automatisch uit het boekhoudpakket geïmporteerde financiële informatie. Alvorens deze informatie uit het boekhoudpakket kan geïmporteerd moet de koppeling tussen d-basics en de database van het boekhoudpakket tot stand worden gebracht. Open hiervoor het scherm 'Boekhoudpakket'. en leg hier de volgende instellingen vast: Valuta, land en taal Kies hier de waarden zoals standaard gebruikt in het boekhoudpakket (en de administratie) waarmee de koppeling tot stand wordt gebracht. Financieel Pakket Kies de optie "Boekhouding" en selecteer het van toepassing zijnde boekhoudpakket. Alleen de boekhoudpakketten waarvoor een abonnement is afgesloten kunnen worden geselecteerd. Instellingen per boekhoudpakket De manier waarop de koppeling met de database van het boekhoudpakket tot stand moet worden gebracht is afhankelijk van het type database dat door het boekhoudpakket wordt gebruikt. Globaal genomen zijn er vier soorten koppelingen: een koppeling met een SQL Server database een koppeling via een ODBC koppeling rechtstreeks inlezen uit de databasebestanden importeren van door het boekhoudpakket samengestelde databestanden Opmerkingen: Voor gedetailleerde informatie over de koppeling tussen d-basics en een specifiek boekhoudpakket wordt verwezen naar de Quick Reference Cards. Deze kunnen via de website van d-basics worden gedownload. Als het niet mogelijk is gegevens rechtstreeks uit de database van het boekhoudpakket te importeren, biedt d-basics als alternatief de mogelijkheid gegevens te importeren met behulp van door het boekhoudpakket aangemaakte databestanden. De hierbij te gebruiken instellingen worden vastgelegd met behulp van een Import Wizard.

22 18 Handleiding d-basics Indeling boekperiode Selecteer hier de periode indeling zoals deze wordt gehanteerd in de administratie die door d-basics moet worden geïmporteerd. Time out settings Zoekopdrachten in een database moeten standaard binnen 30 seconden een resultaat opleveren. Om te voorkomen dat een zoekopdracht oneindig doorloopt wordt de opdracht na 30 seconden afgebroken. Bij grote databases met veel informatie is de periode van 30 seconde soms te kort voor het afronden van een zoekopdracht. In dat geval volgt een time out melding. Dit euvel kan worden verholpen door de time out periode op te rekken. Druk hiervoor op de knop 'Time out settings' en pas vervolgens de instellingen aan (bij voorbeeld 60 seconden). Geavanceerde instellingen De uit het boekhoudpakket geïmporteerde financiële gegevens moeten in bepaalde gevallen door dbasics op bijzondere wijze worden bewerkt. Via de knop 'Advanced' kunnen de toe te passen bewerkingen worden geselecteerd. Verbinding maken via dial-up networking D-basics biedt de mogelijkheid via "Dial up networking" verbinding te maken met de database van een boekhoudpakket of gegevens te versturen. Zie voor het instellen van "Dial up networking" het scherm 'Netwerk verbindingen'.

23 Beheer administraties Instellingen koppeling SQL Server Bij dit type koppelingen is de informatie van het boekhoudpakket opgeslagen in een SQL Server database. Voor het tot stand brengen van een koppeling met dit type database zijn de volgende gegevens vereist: Server Vul hier de naam of het IP adres in van de SQL Server die de database bevat van de administratie waarvan de informatie moet worden geïmporteerd (druk op de knop 'Servers' voor een lijst van de op het netwerk aanwezige SQL servers). Gebruikersnaam en wachtwoord Vul de naam en het wachtwoord in van een gebruiker die toegang heeft tot de hierboven beschreven SQL Server. Let op, gewone netwerkgebruikers hebben deze bevoegdheid veelal niet. Voor het aanmaken en beheren van database gebruikers moet gebruik worden gemaakt van de Enterprise Manager / SQL Server Management Studio, dit is een onderdeel van Microsoft SQL Server. Als gebruik kan worden gemaakt van Windows authentificatie - dit is afhankelijk van de instelling van de SQL Server - dan is het invullen van de gebruikersnaam en het wachtwoord niet nodig. Wel moet in dat geval de Windows gebruiker in ieder geval leesrechten hebben voor de database waaruit informatie moet worden geïmporteerd. Database Selecteer hier de database waarin de gegevens zijn opgeslagen van de administratie die moet worden geïmporteerd. Het is bij bepaalde pakketten niet nodig/mogelijk de database te selecteren. DBOwner Indien bij het aanmaken van de database voor een afwijkende database eigenaar (DBO) is gekozen, moet hier de naam van deze eigenaar worden ingevoerd. Over het algemeen wordt bij het aanmaken van een database de standaard waarde gebruikt. In dat geval hoeft hier niets te worden ingevuld. Administratie Vul hier de naam in van de in te lezen administratie. Het is bij bepaalde pakketten niet nodig/mogelijk de naam van de administratie in te voeren.

24 Handleiding d-basics Instellingen koppeling ODBC koppeling Bij dit type koppelingen moet bij het importeren van gegevens uit de database van het boekhoudpakket gebruik worden gemaakt van een ODBC driver. Bij bepaalde boekhoudpakketten wordt deze ODBC driver standaard meegeleverd, zo niet dan moet deze apart worden aangeschaft. De ODBC driver moet voorafgaand aan het installeren van d-basics worden geïnstalleerd. Vervolgens moet er een system DSN (of user DSN) worden aangemaakt die de mogelijkheid biedt een koppeling te leggen met de database van de administratie waarvan de informatie moet worden geïmporteerd. Voor het installeren en instellen van de ODBC koppeling wordt verwezen naar de bij de ODBC driver geleverde documentatie. Na het instellen van de ODBC koppeling moeten in d-basics de volgende instellingen worden vastgelegd: DataSourceName Vul hier de naam in van de System (of User) DSN waarlangs d-basics de database van de in te lezen administratie moet benaderen. Gebruikersnaam en wachtwoord Bij het benaderen van een database via een ODBC driver moet veelal een gebruikersnaam en wachtwoord worden opgegeven. Geef aan of hierbij gebruik moet worden gemaakt van de inloggevens zoals die werden vastgelegd bij het aanmaken van de DSN of dat gebruik moet worden gemaakt van afwijkende inloggevens. Vul in het laatste geval de te gebruiken inloggegevens (naam en wachtwoord) in. Use RDO Voor het benaderen van een database kan van verschillende methodieken gebruik worden gemaakt. Standaard wordt gebruik gemaakt van 'ADO'. Omdat oudere databases deze methodiek niet ondersteunen, biedt d-basics tevens de mogelijkheid gebruik te maken van het tragere 'RDO'. Selecteer deze optie alleen indien de standaard methodiek van d-basics niet wordt ondersteund. Prompt Met behulp van deze instelling kan worden aangegeven wanneer het inlogscherm van de ODBC driver moet worden getoond. De standaard waarde is: 'Complete required', wijzig deze enkel op aanwijzing van de d-basics helpdesk. Database Vul hier de naam van de database in waarin de in te lezen administratie is opgeslagen. Het invullen van dit veld is niet altijd verplicht, dit is afhankelijk van de ODBC koppeling. Administratie Vul hier de naam van de in te lezen administratie in. Het invullen van dit veld is niet altijd verplicht, dit is afhankelijk van de ODBC koppeling.