Nota van Inlichtingen_1 Betreft Nota van Inlichtingen Datum 31 maart 2014 Van Veiligheidsregio Haaglanden Perceel 2 Project Europese aanbesteding Diensten en Producten Mobiele Telefonie Deze Nota van Inlichtingen wordt hiermee integraal onderdeel van de Aanbestedingsleidraad. De vragen van een voorgaande nota van inlichtingen worden steeds herhaald. Nieuwe vragen en antwoorden worden onder aan de lijst toegevoegd. 1. Opmerking In verband met Goede Vrijdag is de locatie van Opdrachtgever gesloten. Om die reden zal de sluitingsdatum van de aanbesteding worden uitgesteld naar dinsdag 22 april 2014 om 12.00 uur. 2. Leidraad / 3.5 / pagina 13 Dent de gedragsverklaring bij aanbieden offerte al bijgevoegd te worden of kan dit om moment van gunning? Antwoord De Inschrijver volstaat bij het indienen van een Inschrijving in eerste instantie met de Eigen Verklaring (Bijlage A.1). Na voorlopige gunning zal in de verificatieperiode aan de winnende Inschrijver de bewijsstukken, waaronder de gedragsverklaring, worden opgevraagd. 3. Leidraad / 3.6.2.1 / bijlage en Bijlage A2 Er staat onderaan het referentie document naam/handtekening derde. In de aanname correct dat zowel inschrijver als de contactpersoon van de referentie dit document dienen te tekenen Antwoord Nee, dat is niet correct. Indien Inschrijver gebruik maakt van een referentieopdracht van een onderaannemer, of als combinatie een Inschrijving indient, dan wordt met derde hiermee de onderaannemer of de combinatie bedoeld. 1 van 5
4. Bijlage C.1.2 eis Er staat vermelding van meerkosten. Is de medewerker op de hoogte van het door aanbesteder beschikbaar gesteld bedrag? Zo ja dan kan de medewerker zelf de prijs berekenen. Is het akkoord als de meerwaarde wordt getoond bij afronding van de order? Antwoord Nee, de medewerker is niet op de hoogte van het door aanbesteder beschikbaar gestelde bedrag. Indien er meerkosten voor een toestel in rekening gebracht worden, dienen de meerkosten bij het kiezen van een toestel in de portal/webshop vermeld te worden. Het is akkoord als de meerkosten ook worden getoond bij afronding van de order (keuze). 5. Bijlage C.1.2 eis Er wordt gesproken over budget per medewerker. Is er sprake van dat afhankelijk van het budget de hoogte van bedrag dat door aanbesteder wordt vergoedt ook varieert. En zo ja is dan de assortiment samenstelling gelijk voor iedereen of is er per budget/hoogte bijdrage een eigen assortiment? Antwoord Nee, er zijn drie doelgroepen waar een medewerker onder kan vallen. Per doelgroep is er een specifiek assortiment met bijbehorend budget: - smartphone-gebruikers budget maximaal 350,= excl. BTW voor een smartphone; - GSM-gebruikers (geen data) budget maximaal 100,= excl. BTW voor een GSM; - ± 80 robuuste IP67 toestellen aan met budget maximaal 200,= excl. BTW 6. Bijlage C.1.2 eis Kopen/bestellen accessoires. Indien de medewerker een toestel kiest wat lager is dan de door aanbesteder gestelde maximale bijdrage, is het dan mogelijk dat de medewerker deze aanvult met accessoires en indien de waarde van het toestel + accessoires hoger uitkomt dan de werkgeversbijdrage dat bedrag dan prive middels ideal wordt afgerekend. Of mag de medewerker alleen een toestel aanschaffen van het bedrag dat werkgever beschikbaar stelt? Antwoord Nee, de medewerker mag alleen één toestel aanschaffen van het budget wat de werkgever beschikbaar stelt. Accessoires komen altijd ten laste van de medewerker. 2 van 5
7. Bijlage C.1.2 eis 3.1 Waarom treedt autorisatie pas in werking als medewerker het proces ingaat van toestelkeuze? Het autorisatieproces zou voorafgaand aan toegang tot de webshop moeten plaats vinden. Is aanbesteder akkoord indien de werking van de webshop op die wijze is ingeregeld? Antwoord Het is akkoord als het autorisatieproces voorafgaand aan toegang tot de webshop plaatsvindt als daarmee (ook) geborgd is dat een medewerker niet een toestel kan kiezen waar hij/zij geen recht op heeft. 8. Bijlage C.1.2 eis 3.4 Hoe is / wordt budgetcode duidelijk. Is de medewerker hiervan op de hoogte. En is de budgetcode de referentie voor de order of moet dat apart worden vast gelegd. Antwoord Opdrachtgever vermeldt de budgetcode in de opdrachtverstrekking (de feitelijke bestelopdracht) aan Opdrachtnemer. 9. Bijlage C.1.2 eis 3.4 Gesteld wordt dat op orderbevestiging de leverdatum wordt gemeld. Is het ook akkoord dat voorraad status in de webshop wordt getoond en op moment dat de order wordt verstuurd en na de orderbevestiging een email volgt met verzendbevestiging waarbij ook track en tract nummer wordt bijgevoegd. Antwoord Het is ook akkoord dat de voorraad-status in de webshop wordt getoond, als de voorraad-status als levertijd wordt vermeld of als de voorraad-status in de levertijd vertaald kan worden en aangegeven wordt hoe dat vertaald kan worden. 10. Bijlage C.1.2 eis 4.3 Fabrikanten van mobiele devices kennen geen generieke bruto listprijs / advies verkoopprijs. Is het daarom toegestaan te werken op basis van een inkoop plus constructie waarbij in de rekensheet de korting een negatieve wordt en dat de opslag is op de inkoop, waarbij voor controle op waarheid kopie van de inkoopfactuur dus inkoopprijs wordt meegeleverd. Indien dit niet mogelijk is kan aanbesteder dan een format en voorbeeld aanleveren van de listprijs zoals die wordt uitgevraagd. Op welke wijze wenst aanbesteder dat prijzen controleerbaar zijn? 3 van 5
Antwoord Nee, de eis blijft gehandhaafd. Adviesprijzen zijn algemeen beschikbaar via de beschikbare kanalen en derhalve controleerbaar. Een inkoop plus constructie is sterk afhankelijk van de inkooppositie van aanbieder en derhalve niet uniform. 11. Bijlage C.1.2 eis 5.1 Dient er daadwerkelijk op de factuur melding gemaakt te worden van backorder(s). In de regel is het toch zo dat informatie omtrent backorders relevant is voor inkoop of afdeling die verantwoordelijk is voor de uitgifte/afhandeling van de aanvraag en de administratie / boekhouding voor hetgeen er geleverd en tegen welke bedrag. Kan dit punt worden verwijderd en of separaat worden opgenomen dat backorders bijvoorbeeld online beschikbaar zijn of wekelijk worden aangeleverd. Antwoord Opdrachtgever gaat hiermee akkoord. De backorder hoeft niet op de factuur vermeld te worden. Wel dient Opdrachtgever per mail over de backorder en termijn van nalevering geïnformeerd te worden en/of moet de backorder-informatie en termijn van nalevering via de online webtool ( rapportage backorder) beschikbaar zijn. 12. Bijlage C 1 Programma van Eisen Kan aanbesteder deze in Word of Excel beschikbaar stellen om deze in de offerte te kunnen opnemen. Deze bijlage is niet separaat beschikbaar alleen maar opgenomen in de complete leidraad Antwoord Dit is niet van toepassing. Het Programma van Eisen maakt onderdeel uit van de Aanbestedingsleidraad. Zoals aangegeven in hoofdstuk 4 van de Aanbestedingsleidraad stemt Inschrijver, door het indienen van de Inschrijving, onvoorwaardelijk in met alle gestelde eisen in deze Aanbestedingleidraad. Daarnaast geeft Inschrijver, door het indienen van Bijlage A1 Eigen Verklaring (punt 6), akkoord op het Programma van Eisen. 13. Bijlage C 2 Concept Raamovereenkomst Deze bijlage is in pdf bijgevoegd maar kan niet worden ingevuld. Dient deze ook onderdeel te zijn van de offerte? Antwoord Nee, de Concept Overeenkomst maakt onderdeel uit van de aanbestedingsleidraad. Zie tevens het antwoord op vraag 12. 4 van 5
14. Bijlage C 3 Algemene Inkoopvoorwaarden Dient deze ook onderdeel te zijn / meegenomen te worden in de offerte? Antwoord Nee, de Algemene Inkoopvoorwaarden maken onderdeel uit van de aanbestedingsleidraad. Zie het antwoord op vraag 12. 5 van 5