Inkoop- en aanbestedingsbeleid Liemerse gemeenten 2012-2013
Inhoudsopgave 1. Algemeen... 3 1.1 Inleiding... 3 1.2 Doelstelling... 3 2. Begripsbepaling... 3 2.1 Definitie van inkoop... 3 2.2 Het inkoopproces... 3 2.3 Aanbesteden... 4 2.4 Werk(en)... 4 2.5 Levering(en)... 4 2.6 Dienst(en)... 4 2.7 BAO (besluit aanbestedingsregels overheidsopdrachten)... 4 2.8 ARW 2005 (aanbestedingsreglement voor werken)... 5 3. Beleidsuitgangspunten... 5 3.1 Economische uitgangspunten... 5 3.1.1 Analyse inkoopuitgaven en inkoopjaarplan... 5 3.1.2 Bepalen inkoopstrategie... 5 3.1.3 Inkoopsamenwerking... 6 3.1.4 Inkoopsynergie... 6 3.2 Juridische uitgangspunten... 6 3.2.1 Europese en nationale wet- en regelgeving... 6 3.2.2 Interne regelgeving en procedures... 6 3.2.3 Naleven van basisbeginselen inkopen- en aanbesteden... 6 3.2.4 Accountantsverklaring... 7 3.2.5 Algemene inkoopvoorwaarden Liemerse gemeenten... 7 3.3 Ethische en ideële uitgangspunten... 7 3.3.1 Integriteit... 7 3.3.2 Eisen aan leveranciers... 7 3.3.3 Midden en kleinbedrijf en lokale en regionale bedrijfsleven... 8 3.3.4 Duurzaam inkopen... 8 3.3.5 Sociaal maatschappelijke doelstelling... 8 3.4 Organisatorische uitgangspunten... 9 3.4.5 Toepassing inkoop- en aanbestedingprotocol en standaarddocumenten... 9 3.4.6 Controle en managementinformatie... 9 3.4.7 Dossiervorming... 9 4. Inkoop- en aanbestedingsprocedures... 9 4.1 Waardebepaling van een opdracht... 9 4.2 Te hanteren aanbestedingsprocedures... 10 4.3 Te hanteren uitsluiting-, selectie- en gunningcriteria... 10 4.4 Offerteaanvragen, opdrachten en algemene inkoopvoorwaarden... 10 4.5 Beoordelingsmethodiek... 10 4.6 Gecoördineerde inkoopfunctie... 10 4.7 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden... 11 4.7.1. Gezamenlijk aanbesteden Liemerse gemeenten... 11 4.8 Contractregistratie en -beheer... 11 4.9 Beheersing en controle inkoopproces... 12 4.10 Afwijken inkoopbeleid en Algemene inkoopvoorwaarden... 12 4.11 Het team inkoop Liemerse gemeenten... 13 5. Evaluatie... 13 2
1. Algemeen 1.1 Inleiding De Liemerse gemeenten Duiven, Rijnwaarden, Westervoort en Zevenaar hebben besloten samen te werken op het gebied van inkoop om kennis en ervaring te delen en inkoopkracht te bundelen. Samenwerken is effectiever wanneer missie en doelstelling ten aanzien van inkopen en aanbesteden op elkaar aansluit. Met dit gezamenlijke inkoopbeleid geven de Liemerse gemeenten richting aan hun rol als opdrachtgever. Ze streven ernaar een professionele, integere en betrouwbare opdrachtgever te zijn. Het beleid past binnen de Europese en nationale wettelijke kaders op het gebied van inkopen en aanbesteden en sluit aan op de geldende mandaat- en volmachtregelingen. 1.2 Doelstelling Als opdrachtgever draagt de gemeente een bijzondere verantwoordelijkheid. Haar ter beschikking staande gelden moeten zorgvuldig worden besteed. Meer nog dan voor ondernemingen geldt dat de rechtmatigheid en de doelmatigheid en de doeltreffendheid van haar inkopen aantoonbaar en controleerbaar moeten zijn. Met de ontwikkeling en implementatie van dit inkoopbeleid streven de gemeenten naar een verdere professionalisering van hun inkoopfunctie en verbetering van de kwaliteit van de inkoopprocessen. De inkoopprocessen moeten een bijdrage leveren aan het verbeteren van de financiële resultaten en de financiële beheersing van de organisatie. Concreet doel is het kopen van goederen en diensten: met de juiste kwaliteit, tegen de juiste prijs; effectief en efficiënt; transparant, objectief en niet-discriminerend; binnen de wettelijk gestelde kaders en de Europese richtlijnen; volgens een helder en controleerbaar inkoopproces; waar mogelijk en in balans met de bedrijfseconomische doelstellingen, duurzaam, maatschappelijk verantwoord en met oog voor de belangen van het lokale en regionale bedrijfsleven; binnen een voor de gemeenten zo gunstig mogelijk juridisch kader. 2. Begripsbepaling 2.1 Definitie van inkoop Inkoop kan worden gedefinieerd als alle uitgaven waar een externe factuur tegenover staat. Hieronder vallen leveringen (goederen/producten), diensten en werken. Subsidies en salariskosten worden niet als inkoop gezien. 2.2 Het inkoopproces In het inkoopproces wordt een zevental fasen onderscheiden. De eerste 4 fasen worden de tactische inkoop genoemd, de laatste 3 de operationele inkoop. 3
De tactische inkoop omvat: 1. inventariseren: het bepalen van de behoefte van de eigen organisatie en het inventariseren van het aanbod in de markt. 2. specificeren: het opstellen van een programma van eisen en wensen, een conceptovereenkomst en/of een offerteaanvraag, ook wel genoemd het opstellen van een bestek. 3. selecteren: het aanvragen, ontvangen en beoordelen van offertes en op basis daarvan het selecteren van de beste leverancier(s). 4. contracteren: het eventueel onderhandelen met leveranciers en afsluiten van (raam)overeenkomsten of het verlenen van de opdracht. De operationele inkoopfase omvat: 5. bestellen: het plaatsen van losse opdrachten of het afnemen binnen (raam)contracten die in fase 4 zijn afgesloten. 6. bewaken: het bewaken van de uitlevering van orders, het bewaken van de kwantiteit en kwaliteit van de geleverde goederen, diensten en/of werken en het verifiëren en afhandelen van facturen. 7. nazorg: het afhandelen van eventuele klachten, claims, meer/minderwerk, afwikkelen van onderhoudsperiode en garantietermijnen, evalueren van leveranciers en het herzien van contracten. Strategische inkoop: Voordat we het tactische en operationele inkoopproces starten is het noodzakelijk inzicht te hebben in alle inkoopuitgaven van de gemeenten en een strategie te bepalen voor mogelijke besparingen of verbeteringen. Op basis van een analyse van eerder gedane uitgaven en een inschatting van toekomstige uitgaven kan een strategie worden ontwikkeld voor de belangrijkste productgroepen die de gemeenten inkopen. 2.3 Aanbesteden Omvat de fases 2 tot en met 4 (specificeren tot en met contracteren). Het is tevens een vorm van marktbenadering (inkopen) waarbij de opdrachtgever, na het stellen van concurrentie, een opdracht gunt aan de partij die het beste aan de gestelde eisen en wensen voldoet. In een aanbesteding worden de genoemde fasen gestructureerd doorlopen. Het kan hier zowel om leveringen, diensten als werken gaan. 2.4 Werk(en) Werken betreffen alle bouwkundige en civieltechnische werken. Hieronder valt bijvoorbeeld de bouw van een brug, een kantoorgebouw of de aanleg van een weg. Niet alleen de uitvoering van een (bouw)project maar ook de planning, financiering, organisatie en directie ervan, horen tot het uitvoeren van een werk. In bijlage I van de Richtlijn 2004/18/EG en in het BAO staat een limitatieve lijst van werkzaamheden die onder Werken vallen. 2.5 Levering(en) Leveringen omvat aankoop, huur, lease en huurkoop van producten. Dit zijn zaken die tastbaar zijn maar die niet onder een Werk vallen. 2.6 Dienst(en) Onder Diensten vallen alle inkopen die niet onder Werken of Leveringen vallen. De regelgeving onderscheidt IIa en IIb diensten. De IIb diensten zijn aangemerkt als diensten die geen bijdrage leveren aan de éénwording van de interne markt omdat de diensten door nationale dienstverleners (moeten) worden uitgevoerd. Zo zijn juridische diensten IIb diensten. De opsomming van de IIa en IIb diensten staat in bijlage II van de Richtlijn 2004/18/EG én het BAO. 2.7 BAO (besluit aanbestedingsregels overheidsopdrachten) BAO staat voor het Besluit aanbestedingsregels overheidsopdrachten en betreft de Nederlandse implementatie van de Europese aanbestedingsrichtlijn nr. 2004/18/EG. Het BAO is sinds 1 december 2005 van kracht. Aanbestedende diensten (waaronder de gemeenten) moeten bij aanbestedingen het 4
BAO in acht nemen. Het BAO is van toepassing op overheidsopdrachten die de vastgestelde drempelwaarden overschrijden (zie ook 4.1). 2.8 ARW 2005 (aanbestedingsreglement voor werken) Het Aanbestedingsreglement Werken 2005 (ARW 2005) is de praktische uitwerking van het BAO voor de aanbesteding van werken door de vier zogenoemde bouwdepartementen VROM, V&W, LNV en Defensie. Genoemde ministeries hebben zich verplicht om bij het aanbesteden van werken dit reglement te gebruiken. Vooral door het volledig uitschrijven van alle procedures is een overzichtelijke handleiding ontstaan. Door toepassing van het ARW is interpretatie van BAO of de Europese richtlijn overbodig. Gemeenten kunnen het ARW 2005 vrijwillig van toepassing verklaren op de aanbesteding van werken (zowel voor nationale als voor Europese aanbestedingen). De Liemerse gemeenten kiezen voor het toepassen van het ARW 2005 bij alle nationale aanbestedingen voor werken met een geraamde opdrachtwaarde boven 250.000,=. Beneden deze drempelwaarde is toepassing van het ARW2005 vrijwillig. 3. Beleidsuitgangspunten De gemeente heeft als doel de aan haar ter beschikking gestelde gelden zo effectief en efficiënt mogelijk in te zetten zodat een product met de beste verhouding tussen prijs en kwaliteit kan worden geleverd aan haar burgers. Steeds weer zal een afweging moeten worden gemaakt of dit product door de gemeente zelf kan worden ontwikkelt en geleverd of dat producten, diensten of werken beter kunnen worden ingekocht. Als gekozen wordt voor de inkoop van producten, het uitbesteden van diensten of het laten uitvoeren van een werk gelden de volgende uitgangspunten: 3.1 Economische uitgangspunten De gemeenten streven in alle gevallen naar een optimale verhouding tussen prijs en kwaliteit. Deze kan worden bereikt door: - analyseren van de inkoopuitgaven en op basis daarvan jaarlijks een inkoopstrategie bepalen voor de grootste productgroepen die de gemeenten inkopen; - zoeken naar schaalvoordelen (eventueel samenvoegen van opdrachten binnen en buiten de gemeentegrenzen) en synergievoordelen; - zoeken naar kostenbesparingen in meer efficiency of vereenvoudiging en/of standaardisatie van inkoop- en logistieke processen; - doen van een gedegen marktonderzoek; - weloverwogen en nauwkeurig bepalen en beschrijven van de eisen en wensen; - zoveel mogelijk stellen van concurrentie. 3.1.1 Analyse inkoopuitgaven en inkoopjaarplan Door middel van een kwantitatieve en/of kwalitatieve analyse van uitgaven kan bepaald worden wie, wat, voor hoeveel bij wie inkoopt. Op basis van deze gegevens is het mogelijk het besparingspotentieel en verbeterpunten te identificeren per in te kopen productgroep. Deze analyse wordt jaarlijks uitgevoerd en vormt de basis voor een inkoopjaarplan dat door het team inkoop Liemerse gemeenten wordt opgesteld. 3.1.2 Bepalen inkoopstrategie Bij inkopen gaat het niet enkel om het betalen van de laagste prijs. Welke criteria van belang zijn is sterk afhankelijk van de karakteristieken van een productgroep, het belang ervan voor de gemeente en de karakteristiek van de markt. Het is zinvol voor de belangrijkste productgroepen die de gemeenten inkopen een strategie te ontwikkelen. Dit vraagt een multidisciplinaire en gestructureerde aanpak. In het jaarplan inkoop wordt jaarlijks opgenomen welke productgroepen hiervoor in aanmerking komen en welke productgroepen in aanmerking komen voor gezamenlijk aanbesteden met andere gemeenten. Ook wordt gerapporteerd over de resultaten en effecten van vorige jaren. 5
3.1.3 Inkoopsamenwerking Inkoopsamenwerking gaat verder dan het bundelen van inkoopvolumes. Het omvat ook het delen van kennis en kunde en het waar mogelijk streven naar efficiënter werken om zo de kosten voor inkoop te beperken en de kwaliteit te verbeteren. Efficiëntie kan ook worden bereikt door beleid, strategie, procedures en standaarddocumenten goed op elkaar af te stemmen. De Liemerse gemeenten zijn in 2009 een samenwerkingsovereenkomst aangegaan waarin zij hebben uitgesproken hun inkoopbehoeften, kennis en kunde zoveel mogelijk te willen bundelen en afstemmen om zo optimaal te profiteren van de beoogde voordelen. In het kader hiervan is het team inkoop Liemerse gemeenten samengesteld. Het team levert inkoopadviseurs die bestuur, management en medewerkers van de Liemerse gemeenten ondersteunen met advies over en begeleiding bij inkopenen aanbesteden. Los van dit uitgangspunt kunnen er strategische of praktische redenen zijn voor elke gemeente om projecten afzonderlijk aan te besteden binnen hun eigen inkoopbeleidsregels. Op projectbasis zullen de Liemerse gemeenten waar mogelijk en nuttig aansluiting zoeken bij aanbestedingen van andere aanbestedende diensten zoals gemeenten, provincies en rijksoverheid. 3.1.4 Inkoopsynergie Gelijksoortige inkoopbehoeften binnen alle afdelingen en over de afdelingen van de Liemerse gemeenten heen worden zoveel mogelijk gebundeld met als doel schaalvoordelen door volumevergroting te bereiken, tenzij de afzonderlijke gemeente of gemeenten hier gemotiveerd vanaf willen zien. Voor herhalings- en routinematige inkopen worden zo veel mogelijk raamovereenkomsten afgesloten met geschikte leveranciers. 3.2 Juridische uitgangspunten De gemeente en al haar werknemers zijn bij het inkopen van goederen en diensten gebonden aan de geldende Europese, nationale en gemeentelijke juridische kaders en de interne vastgelegde procedures. De gemeenten hechten groot belang aan de rechtmatigheid van hun inkoopprocessen. 3.2.1 Europese en nationale wet- en regelgeving In richtlijn 2004/18/EG van 31 maart 2004 geeft het Europees parlement aan hoe de lidstaten moeten omgaan met overheidsopdrachten voor leveringen, diensten en werken. De richtlijn is voor de Nederlandse overheid vertaald en vastgelegd in het BAO (Besluit Aanbestedingsregels Overheidsopdrachten). De gemeenten passen het BAO toe bij opdrachten waarvan de geraamde opdrachtwaarde de vastgestelde drempelwaarde overstijgt. 3.2.2 Interne regelgeving en procedures Naast de Europese en nationale regelgeving moeten werknemers van de Liemerse gemeenten zich houden aan de interne procedures en richtlijnen die gelden voor de afzonderlijke gemeenten waaronder de geldende mandaatregeling, regeling budgethouders (producthouders), milieubeleid en het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de Liemerse gemeenten. 3.2.3 Naleven van basisbeginselen inkopen- en aanbesteden De basisbeginselen uit het EG-verdrag zijn gelijke behandeling, verbod op discriminatie, transparantie, proportionaliteit en wederzijdse erkenning. De Europese richtlijn is van toepassing op alle inkopen waarvan de geraamde opdrachtwaarde een vastgestelde drempelwaarde overstijgt. De drempelwaarden worden elke twee jaar aangepast. Toepassing van de richtlijn waarborgt naleving van de grondbeginselen. Onder de drempelwaarden is toepassing van de richtlijn vrijwillig en kunnen, in afwachting van nationale wetgeving op dit punt, gemeenten zelf invulling geven aan toepassing van de basisbeginselen. 6
De Liemerse gemeenten geven in dit inkoop- en aanbestedingsbeleid en in het inkoop- en aanbestedingsprotocol invulling aan de basisbeginselen. Om in de praktijk te borgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met (Europese) wet- en regelgeving op het gebied van inkopen- en aanbesteden, passen de Liemerse gemeenten het inkoopen aanbestedingsbeleid Liemerse gemeenten toe. Zij kunnen toepassing van het beleid ook opleggen aan derden die namens of met financiële middelen van de gemeente inkopen. In het inkoop- en aanbestedingsprotocol wordt de in het inkoop- en aanbestedingsbeleid genoemde wetgeving en regels uitgewerkt in processen waarmee een rechtmatig en doelmatig proces gewaarborgd is. 3.2.4 Accountantsverklaring In de gemeentewet is een rechtmatigheidtoets opgenomen. Hierin is bepaald dat inkopen- en aanbesteden onderdeel is geworden van de reguliere accountantcontrole. De accountant zal daarom toezien op de naleving van de Europese- en nationale regels met betrekking tot inkopen- en aanbesteden. Als deze naar de mening van de accountant onvoldoende zijn nageleefd kan dit leiden tot het niet verkrijgen van een goedkeurende verklaring voor rechtmatigheid. De Liemerse gemeenten streven naar volledige naleving van de Europese, nationale en gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsregels en zullen daarnaast de accountant zo goed mogelijk ondersteunen om de rechtmatigheidtoets te kunnen uitvoeren. 3.2.5 Algemene inkoopvoorwaarden Liemerse gemeenten De Liemerse gemeenten hebben algemene inkoopvoorwaarden opgesteld. Deze garanderen een levering of uitvoering onder de voor onze gemeenten meest gunstige economische en juridische voorwaarden. Op alle inkopen van de Liemerse gemeenten moeten de inkoopvoorwaarden van de Liemerse gemeenten van toepassing worden verklaard. Algemene (verkoop)voorwaarden van de leverancier moeten worden uitgesloten. De inkoopvoorwaarden worden al met de offerteaanvraag meegezonden of vormen onderdeel van het bestek. Ook bij een schriftelijke opdracht moeten de algemene inkoopvoorwaarden van toepassing worden verklaard en worden meegezonden. 3.3 Ethische en ideële uitgangspunten 3.3.1 Integriteit De Liemerse gemeenten vinden het van groot belang dat bestuurders en ambtenaren integer handelen in hun zakelijke relaties met (potentiële) leveranciers. Zij moeten zich daarom houden aan de voor hen geldende interne gedragscodes. 3.3.2 Eisen aan leveranciers Leveranciers moeten ook integer zijn. Zij moeten zich niet bezig houden met criminele of illegale activiteiten. Als er reden is hieraan te twijfelen kunnen de gemeenten, met inachtneming van de wettelijk kaders uit de wet BIBOB, informatie inwinnen om dit te toetsen. Ze moeten zich houden aan de in Nederland geldende (wettelijke) normen en waarden met betrekking tot arbeidsvoorwaarden, arbeidsomstandigheden en veiligheid. Discriminatie van werknemers of (toe)leveranciers en gebruikmaken van kinderarbeid of ontoereikende arbeidsomstandigheden tolereren wij niet. De gemeenten willen niet afhankelijk worden van leveranciers. Daarnaast mag een leverancier ook niet afhankelijk worden van de gemeente. Er moet een gezonde verhouding bestaan tussen de opdracht van de gemeente(n) en de totale omzet van de leverancier. Prestaties van leveranciers aan de Liemerse gemeenten worden periodiek geëvalueerd. Frequentie, moment en wijze waarop worden bepaald door de aard van de opdracht en is afhankelijk van de looptijd van de overeenkomst, het financiële risico en het afbreukrisico. De methode van beoordeling is objectief en transparant. De informatie van de evaluatie wordt met de leverancier doorgenomen en wordt gebruikt voor besluitvorming over een eventuele verlenging van de overeenkomst. Slechte 7
prestaties kunnen leiden tot beëindiging van de overeenkomst of tot tijdelijke uitsluiting van mededinging. 3.3.3 Midden en kleinbedrijf en lokale en regionale bedrijfsleven De gemeenten realiseren zich dat het meedingen naar overheidsopdrachten niet altijd eenvoudig is. Binnen de wettelijke kaders spannen zij zich in de administratieve last voor inschrijvers op opdrachten zo laag mogelijk te houden. Bestekken zullen zoveel mogelijk digitaal ter beschikking worden gesteld. Waar mogelijk kunnen inschrijvingen digitaal worden gedaan. Met het stellen van uitsluiting- en geschiktheidcriteria zal zorgvuldig worden omgegaan. De gemeenten willen zo veel mogelijk gebruik maken van de kennis en innovatiekracht van de markt. Eisen en wensen aan producten, diensten en werken zullen zoveel mogelijk functioneel worden opgesteld. Waar mogelijk en nuttig zal gebruik gemaakt worden van marktanalyses en/of marktconsultaties. De gemeenten willen zowel recht doen aan het streven naar een zo breed mogelijke concurrentiestelling als aan de economische belangen van het Liemerse bedrijfsleven. Bij onderhandse aanbestedingen zal de gemeente waar mogelijk Liemerse leveranciers uitnodigen mee te dingen voor de opdracht. Bij openbare aanbestedingen zullen de gemeenten bij voorkeur een aanbestedingstrategie kiezen die het ook voor Liemerse bedrijven mogelijk maakt in te schrijven voor het verkrijgen van de opdracht. Deze ambitie mag niet leiden tot hoge meerkosten of concessies aan de kwaliteit. 3.3.4 Duurzaam inkopen De overheid zet concrete stappen naar een duurzame samenleving en geeft zelf het goede voorbeeld door milieu- en sociale aspecten te eisen of mee te laten wegen bij de inkoop en aanbesteding van producten, werken en diensten. De gemeenten streven ernaar dat 75% van alle ingekochte producten, diensten en werken in 2010 voldoen aan de door de overheid benoemde duurzaamheidcriteria. In 2015 moet dat zelfs 100% zijn. De Liemerse gemeenten hebben dit onderstreept door de Deelnameverklaring Duurzaam Inkopen te ondertekenen. De door de overheid ter beschikking gestelde kennis en instrumenten om dit doel te bereiken zullen actief worden gebruikt en standaard onderdeel uitmaken van de in het inkoop- en aanbestedingprotocol vastgelegde inkoop- en aanbestedingsprocedures. De inkoopadviseurs zullen bij het tot stand komen van het programma van eisen en wensen de materiedeskundige en budgetverantwoordelijke actief ondersteunen bij de toepassing van de duurzaamheidcriteria. Bij de toepassing van duurzaamheidcriteria moeten mogelijke meerkosten in reële verhouding staan tot de geraamde opdrachtwaarde en het te bereiken positieve effect op het milieu. Als wordt besloten de voor de betreffende productgroep ontwikkelde criteria niet te gebruiken als minimumeis in het programma van eisen zal dit gemotiveerd worden vastgelegd in het aanbestedingsdossier. De inkoopadviseurs zijn verantwoordelijk voor het monitoren van het gebruik van de duurzaamheidcriteria, het melden van de resultaten in het jaarplan inkoop en het melden van de voortgang van duurzaam inkopen binnen de Liemerse gemeenten aan de rijksoverheid. 3.3.5 Sociaal maatschappelijke doelstelling De Liemerse gemeenten onderschrijven dat inkoop en aanbesteding een middel kan zijn om sociaal maatschappelijke doelstellingen in de regio te bereiken. Hierbij kan worden gedacht aan het eisen of bevorderen van inzet van (lokale) werklozen of werknemers met een moeilijke positie op de arbeidsmarkt bij de uit te voeren diensten of het uit te voeren werk. Binnen de wettelijke kaders zullen de gemeenten zich inspannen om de inzet van deze werknemers te bevorderen. 8
3.4 Organisatorische uitgangspunten Inkoopbeleid en -protocol kunnen niet los worden gezien van de overige gemeentelijke regelgeving. Ze sluiten aan op de geldende mandaatregeling, regeling ten aanzien van budgetverantwoordelijkheid, milieubeleid en overige vastgestelde interne processen. 3.4.5 Toepassing inkoop- en aanbestedingprotocol en standaarddocumenten Inkoopbeleid en -proces moeten waarborgen dat wordt voldaan aan de Europese, nationale en interne wet- en regelgeving en moeten andere (administratieve) processen ondersteunen. Denk bijvoorbeeld aan beleid op het gebied van duurzaamheid. De verantwoordelijkheid voor inkoopactiviteiten in de Liemerse gemeenten is decentraal belegd. Om te waarborgen dat wordt voldaan aan genoemde regels en dat optimaal gebruik wordt gemaakt van de mogelijkheden om ander beleid te ondersteunen kiezen de gemeenten er voor de verschillende onderscheiden inkoopprocessen vast te leggen in standaardwerkwijzen en te ondersteunen met standaarddocumenten. Voor dit doel is een inkoop- en aanbestedingprotocol ontwikkeld waarin de verschillende processen voor inkopen en aanbesteden zijn beschreven. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid, het protocol en de standaardformulieren zullen bij de afzonderlijke gemeenten zoveel mogelijk via centraal toegankelijke kanalen als het intranet of op termijn via een eigen webpagina beschikbaar worden gesteld. Bij elke procedure is aangegeven welke stappen in het proces moeten worden uitgevoerd en/of nageleefd, welke medewerkers hierbij kunnen of moeten worden betrokken en welke documenten moeten worden opgenomen in een aanbestedingsdossier. 3.4.6 Controle en managementinformatie De Liemerse gemeenten willen door middel van actuele en accurate managementinformatie inzicht hebben in de resultaten, de kosten, de kwantiteit en kwaliteit van de uitgevoerde aanbestedingen. Aandachtspunten zijn: - toetsing van rechtmatigheid; - vinden van mogelijkheden van bundeling; - inzicht in mate van duurzaam inkopen; - inzicht in mate van inkopen bij lokale of regionale bedrijven; - inzicht in lopende contracten, zowel in de status als in de uitnutting en naleving. Deze informatie dient onder andere als input voor de gemeentelijke Planning & Control cyclus. 3.4.7 Dossiervorming Alle stukken die betrekking hebben op het inkoop- en aanbestedingsproces, zoals bestekken, offertes, gunningadviezen en opdrachten of overeenkomsten worden, zo mogelijk al tijdens het aanbestedingsproces maar in ieder geval zo snel mogelijk na de definitieve gunning van de opdracht of overeenkomst, opgeslagen in het (digitale) archief. Hiermee kunnen de gemeenten altijd beschikken over de juiste documenten bij interne- en externe controles op de gemeentelijke inkoopactiviteiten. In het aanbestedingsprotocol is per aanbestedingsprocedure aangegeven welke documenten moeten worden opgenomen in het aanbestedingsdossier. Alle genoemde stukken, worden aangeboden aan en bewaard bij de afdeling die in de afzonderlijke gemeente is belast met archivering. 4. Inkoop- en aanbestedingsprocedures 4.1 Waardebepaling van een opdracht Om te kunnen bepalen welke aanbestedingsprocedure van toepassing is, moet de totale opdrachtwaarde (excl. BTW) van de voorgenomen opdracht worden geraamd, met inachtneming van de hiervoor geldende regels. In het inkoop- en aanbestedingsprotocol is verder uitgewerkt hoe een opdracht moet worden geraamd. Bij twijfel of een opdracht net onder of boven een drempelwaarde valt kiezen de Liemerse gemeenten ervoor de zwaardere procedure te kiezen. Dit beperkt het risico dat bij controle een procedure achteraf gezien niet goed is gevolgd. Bovendien geeft het de mogelijkheid de opdracht of overeenkomst na beëindiging te verlengen (mits deze verlengingsoptie in de opdracht/overeenkomst is opgenomen en er nog wettelijke ruimte is voor verlenging). 9
4.2 Te hanteren aanbestedingsprocedures Bij een geraamde opdrachtwaarde boven de in het BAO (Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten) vastgelegde drempelwaarden moet een aanbestedingsprocedure worden gevolgd conform de geldende Europese richtlijn. Op dit moment is dat voor gemeenten de richtlijn 2004/18/EG. Onder de Europese drempelwaarden hebben de Liemerse gemeenten, in afwachting van verdere nationale wetgeving en om recht te doen aan de algemene beginselen van het Europese Verdrag, eigen drempelwaarden vastgesteld en interne procedures opgesteld die moeten worden gevolgd. In onderstaand overzicht ziet u welke procedure van toepassing is. In het inkoop- en aanbestedingsprotocol is een verdere uitleg en uitwerking van de procedures opgenomen die de inkoper/aanbesteder door de betreffende procedure leidt. Geraamde opdrachtwaarde Aanbestedingsprocedure Kenmerken Leveringen en Diensten < 15.000,= Enkelvoudig onderhands Minimaal 1 (bij voorkeur meer) offerte(s) bij zelf gekozen leverancier(s). 15.000,= - 200.000,= Meervoudig onderhands Minimaal 3 offertes bij zelf gekozen leveranciers. > 200.000,= Europees openbaar conform BAO Bestek met eisen en wensen publiceren op TED-database of www.aanbestedingskalender.nl. Geraamde opdrachtwaarde Aanbestedingsprocedure Kenmerken Werken < 50.000,= Enkelvoudig onderhands Minimaal 1 (bij voorkeur meer) offerte(s) bij zelf gekozen leverancier(s). 50.000,= - 1.000.000,= Meervoudig onderhands Minimaal 3 offertes bij zelf gekozen leveranciers. 1.000.000,= - 5.000.000,= Nationaal openbaar Conform ARW 2005 Bestek met eisen en wensen publiceren op/in zelf gekozen medium. > 5.000.000,= Europees openbaar Conform ARW 2005 Bestek met eisen en wensen publiceren op TED-database of www.aanbestedingskalender.nl. 4.3 Te hanteren uitsluiting-, selectie- en gunningcriteria De Liemerse gemeenten hanteren bij hun inkoop- en aanbestedingsprocessen uitsluiting-, selectieen gunningcriteria die functioneel en proportioneel zijn voor de in te kopen goederen, diensten en werken. De criteria worden vooraf bekendgemaakt in offerteaanvraag of bestek. 4.4 Offerteaanvragen, opdrachten en algemene inkoopvoorwaarden Offertes worden in alle gevallen schriftelijk aangevraagd. Opdrachten worden altijd schriftelijk verleend. In beide gevallen worden de algemene inkoopvoorwaarden van de Liemerse gemeenten van toepassing verklaard op de (eventuele) opdracht en moeten ze worden meegezonden. Alleen in geval van kleine uitgaven (bakker, bloemist, boekhandelaar etc.) kan worden volstaan met een schriftelijke opdrachtbon. 4.5 Beoordelingsmethodiek De Liemerse gemeenten beoordelen ingediende offertes objectief en transparant. De methodiek van beoordelen wordt vooraf bekend gemaakt. De beoordeling wordt schriftelijk vastgelegd. Afgewezen inschrijvers ontvangen een gemotiveerde afwijzing. Hierbij worden geen concurrentiegevoelige gegevens van inschrijvers bekendgemaakt. 4.6 Gecoördineerde inkoopfunctie De Liemerse gemeenten kiezen voor een gecoördineerde inkoopfunctie; dat wil zeggen - niet voor een centrale inkoopafdeling die alles inkoopt voor de gemeente en niet voor een volledig decentrale 10
inkoopfunctie maar voor een combinatie hiervan. Verantwoordelijkheden liggen bij degene die conform het geldende mandaatbesluit en interne richtlijnen voor budgetbeheer verantwoordelijkheid dragen voor doelmatig en rechtmatig inkopen en budgetbeheer (de beslisser). Centraal in de organisatie worden de kaders benoemd en bewaakt waarbinnen de deelnemers aan het inkoopproces kunnen en moeten werken. De verantwoordelijke (beslisser) wordt ondersteund door medewerkers die vanuit hun specialisme adviseren over alle aspecten die te maken hebben met de beoogde inkoop(strategie). Een gecoördineerde inkoopfunctie wil zeggen dat: afdelingen, materiedeskundigen en budgetverantwoordelijken verantwoordelijk zijn voor alle inkopen en aanbestedingen die worden uitgevoerd binnen de hun ter beschikking gestelde budgetten en taken; afdelingen, materiedeskundigen en budgetverantwoordelijken bij opdrachten met een laag inkoopbedrag, binnen de geldende interne beleidsregels, hun eigen inkopen en aanbestedingen verzorgen. Ze ontvangen hierbij desgewenst advies en ondersteuning van de inkoopadviseurs van het team inkoop en kunnen gebruik maken van het beschikbaar gestelde inkoop- en aanbestedingprotocol en de ontwikkelde standaarddocumenten; afdelingen, materiedeskundigen en budgetverantwoordelijken bij aanbestedingen die economisch en/of juridisch meer risicovol zijn verplicht advies en desgewenst ondersteuning ontvangen van een inkoopadviseur van het team inkoop; voor de inkoop en aanbesteding van goederen en diensten die niet door één afdeling of één budgethouder worden aangeschaft maar in aanmerking komen voor bundeling, op projectbasis inkoopteams worden samengesteld. Een dergelijk inkoopteam wordt in principe geleid door de afdeling en budgetverantwoordelijke die het grootste economische aandeel heeft in de geraamde opdrachtwaarde (de lead-buyer ). Er kunnen echter per aanbesteding afspraken worden gemaakt over penvoerderschap en verantwoordelijkheden. Voor gemeenteoverschrijdende inkoop en aanbesteding geldt hetzelfde principe (zie ook 4.7.1). 4.7 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden Inkoop- en aanbestedingsprojecten kunnen variëren van simpel tot ingewikkeld. Bij ingewikkelde projecten zijn vaak grote belangen gemoeid. Onjuiste toepassing van regelgeving levert juridische risico s op. Daarnaast kan een niet goed gekozen strategie leiden tot een slechter inkoopresultaat. Inkopen en aanbesteden is een vak, een specialisme. In het inkoop- en aanbestedingsprotocol is per gemeente, per onderscheiden inkoopproces aangegeven wie welke rol en verantwoordelijkheid draagt. Hierbij is rekening gehouden met de geldende mandaten per gemeente en is ook aandacht geschonken aan functiescheiding. 4.7.1. Gezamenlijk aanbesteden Liemerse gemeenten Bij een gezamenlijke aanbesteding wijzen de deelnemende budgetverantwoordelijken gezamenlijk een penvoerder aan die namens de Liemerse gemeenten het inkoopteam zal leiden, daarmee rekening houdend met de geldende mandaten binnen de aan de aanbesteding deelnemende gemeenten. Waar nodig zal vooraf een verzoek tot mandaatverlening aan de penvoerder worden voorgelegd aan de beslisser(s). Belisser(s) is/zijn degene die conform de mandaatregeling(en) bevoegd is/zijn een aanbesteding op te starten of een opdracht te gunnen. 4.8 Contractregistratie en -beheer Hiermee wordt bedoeld het vastleggen, actueel houden en toegankelijk maken van gegevens over lopende contracten tussen (één van) de Liemerse gemeenten en haar leveranciers. Contractregistratie en beheer maakt het mogelijk om: expiratiedata van lopende contracten vast te leggen; uitnutting van lopende contracten te evalueren; leveranciersprestaties te evalueren en vast te leggen. Vastleggen van expiratiedata is belangrijk. Ten eerste om te bewaken wanneer contracten opnieuw moeten worden aanbesteed en onnodige stilzwijgende verlenging van contracten te voorkomen. Ten tweede om op deze wijze expiratiedata op elkaar af te stemmen zodat bij volgende aanbestedingen bundeling kan plaatsvinden om zo schaalvoordelen te bereiken. 11
Beheren van contracten is belangrijk om bij te houden en te evalueren, samen met de leveranciers en met de gebruikers van de producten of diensten, in hoeverre tegemoet wordt gekomen aan de in de overeenkomst vastgelegde afspraken. De Liemerse gemeenten willen een contract- en registratiebeheersysteem inrichten en ter beschikking stellen ten behoeve van alle bij contractbeheer betrokken medewerkers waarin op eenvoudige wijze contracten kunnen worden geregistreerd en beheerd. Fysieke contracten blijven in beheer van de afdelingen die bij de afzonderlijk gemeenten zijn belast met archivering. 4.9 Beheersing en controle inkoopproces Inkoopcontrole richt zich op het bewaken en toetsen dat rechtmatig en doelmatig wordt ingekocht door medewerkers van de Liemerse gemeenten. Het behelst het zorgdragen dat wordt voldaan aan interne en wettelijke beleidsregels en daarnaast het analyseren van inkoopgegevens om op basis daarvan de kwaliteit van het inkoopproces te kunnen verbeteren. Bij opdrachten boven de drempelwaarde voor meervoudig aanbesteden (als meerdere offertes moeten worden gevraagd en beoordeeld) brengt de inkoopadviseur, bij voorkeur bij de start van het aanbestedingsproces maar in elk geval voorafgaand aan gunning van de opdracht, een advies uit aan de budgetverantwoordelijke over de voorgenomen aankoop met eventuele opmerkingen, kanttekeningen of aanbevelingen. De budgetverantwoordelijke beslist uiteindelijk over de voorgenomen aankoop met inachtneming van wettelijke en interne beleidsregels. De medewerker interne controle en de accountant toetsen achteraf of de Europese en nationale wettelijke regelgeving ten aanzien van inkopen en aanbesteden is nageleefd. De Liemerse gemeenten kunnen daarnaast, binnen wettelijke kaders, zelf keuzes maken om de beheersing en controle op het inkoopproces uit te breiden of anderszins aan te passen. Advies vooraf Medewerker Inkoopadviseur Beslisser Taak toetst op doelmatige en rechtmatige toepassing intern inkoopbeleid en wettelijke regels voor inkopen en aanbesteden en adviseert de beslisser (degene die conform de geldende mandaatregels per gemeente gemachtigd is een besluit te nemen over gunning van de opdracht ) Verantwoordelijk voor aanbesteding en gunning Toetsing achteraf Medewerker Medewerker interne controle Accountant Taak controle op juiste toepassing wettelijke regels als onderdeel van de jaarlijkse planning & control cyclus controle op juiste toepassing wettelijke regels als onderdeel van de jaarlijkse controle van de jaarrekening *bij aanbesteding van opdrachten met een geraamde opdrachtwaarde die meervoudig, openbaar of Europees openbaar aanbesteden nodig maakt. 4.10 Afwijken voorgeschreven inkoopprocedure en Algemene inkoopvoorwaarden Afwijken van de in dit beleid en het aanbestedingsprotocol vastgelegde inkoopprocedures is alleen mogelijk bij opdrachten met een geraamde opdrachtwaarde die onder de drempel voor Europees aanbesteden blijft. Hierbij moeten de regels voor waardebepaling van de opdracht die zijn vastgelegd in het inkoop- en aanbestedingsprotocol in acht worden genomen. Voor opdrachten onder de Europese drempelwaarde kan een verzoek tot afwijking van de in dit beleid voorgeschreven inkoopprocedure worden voorgelegd aan degene die hiervoor conform de geldende 12
mandaatregels per gemeente gemachtigd is (zie paragraaf 2.6 van het inkoop- en aanbestedingsprotocol). In het voorstel moet gemotiveerd worden waarom een andere inkoopprocedure gewenst of noodzakelijk is. In het voorstel moet tevens een advies zijn opgenomen van één van de inkoopadviseurs van het team inkoop zodat de beslissingsbevoegde een goed afgewogen besluit kan nemen. Als een leverancier niet of maar gedeeltelijk instemt met het van toepassing verklaren van de Algemene inkoopvoorwaarden van de Liemerse gemeenten kan over de inhoud en toepasselijkheid met een leverancier worden onderhandeld. De onderhandelaar zal zich hierbij laten ondersteunen door een inkoopadviseur van het team inkoop en/of een juridisch adviseur om zo te komen tot een reële inschatting van de juridische en/of economische consequenties. Een gemotiveerd voorstel tot afwijking van de algemene inkoopvoorwaarden van de Liemerse gemeenten zal worden voorgelegd aan degene die per gemeente gemandateerd is af te wijken van de algemene inkoopvoorwaarden (zie paragraaf 2.5 van het inkoop- en aanbestedingsprotocol). De brandweer van de Liemerse gemeenten is aangesloten bij de Hulpverlening Gelderland Midden. HGM beschikt over een eigen inkoopbeleid en eigen inkoopvoorwaarden. Voor inkopen die de brandweer door de HGM laat uitvoeren volgt zij daarom inkoopbeleid en voorwaarden van de HGM. 4.11 Het team inkoop Liemerse gemeenten Professioneel inkopen vraagt om een multidisciplinaire aanpak waarbij kennis van de materie (het beleidsonderwerp), juridische, bedrijfseconomische en commerciële kennis gebundeld wordt. Het team inkoop van de Liemerse gemeenten fungeert als kennisnetwerk voor de gemeenten op het gebied van inkopen en aanbesteden. De inkoopadviseurs stellen die kennis ter beschikking in de vorm van gevraagde en ongevraagde adviezen, hulpmiddelen, trainingen en ondersteuning. Andere taken van het team inkoop zijn: het professionaliseren van de inkoopprocessen; het analyseren van inkoopuitgaven en het doen van besparings en verbetervoorstellen; het ondersteunen bij toepassing van duurzaam inkopen; het monitoren en rapporteren over resultaten op het gebied van (duurzaam) inkopen; het ondersteunen bij contractbeheer. Om dat mogelijk te maken: is een team inkoopadviseurs aangesteld voor de 4 deelnemende gemeenten waarbij als uitgangspunt geldt dat bij elke gemeente minimaal 1 dag per week een inkoopadviseur aanwezig is; wordt inkoopinformatie beschikbaar gesteld voor alle medewerkers die betrokken zijn bij inkoop- enaanbestedingsactiviteiten via het intranet of een eigen website; wordt een contractbeheerssysteem beschikbaar gesteld; vindt op regelmatige basis overleg plaats met inkoopadviseurs uit de eigen regio en/of daarbuiten; zorgen de inkoopadviseurs voor het op peil houden van hun vakkennis, hun vaardigheden en de laatste ontwikkelingen op het gebied van beleid en wetgeving; verzorgen de inkoopadviseurs interne cursussen op hun vakgebied. 5. Evaluatie Het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de Liemerse gemeenten wordt elke 3 à 4 jaar geëvalueerd en herijkt. Ontwikkelingen op het gebied van Europese of nationale wetgeving worden gevolgd en kunnen leiden tot een eerdere herziening van het beleid. 13