Mathis: gids voor docenten Inleiding Vanaf dit academiejaar 2015-2016 zal de administratie inzake Masterproef II volledig elektronisch verlopen. Daarvoor werken wij met het programma MaThis. Dit programma is in het Engels geschreven. De communicatie met de studenten verloopt echter in het Nederlands (de bestuurstaal op straffe van nietigheid). In dit document wordt u in het Nederlands uitgelegd welke de belangrijke stappen zijn in Mathis en worden de stappen waar u als AP (academisch personeel) betrokken bij bent toegelicht. Stappen 1. Definitieve goedkeuring van onderwerp/titel (ook Engelse vertaling) en promotorschap 2. Formele goedkeuring titels/promotorschap door bevoegd faculteitsbestuur 3. Aanduiding lezers 4. Formele goedkeuring jury door bevoegd facultair orgaan 5. Indienen masterproef door student 6. Plagiaatcontrole 7. Voorlopige beoordeling 8. Eindbeoordeling De promotoren zijn betrokken bij stap 1, mogelijk 6 en 7-8. De lezers bij 3, 7 en 8. Hieronder vindt u duiding bij elk van deze stappen die in functie hiervan voor u van belang zijn. In deel I van deze gids bespreken we de eerste stap.
Deel 1. Definitieve goedkeuring van onderwerp/titel (ook Engelse vertaling) en promotorschap De studenten hebben op het einde van Masterproef I een onderwerp gekozen. In principe hebben ze ook een titel (niet voor alle afstudeerrichtingen) en een potentiële promotor. Bij de aanvang van Masterproef II dienen de studenten hun keuze voor het onderwerp/titel en hun keuze voor een promotor te bevestigen in Mathis. Ze bepalen ook de taal van hun masterproef en voegen ook een Engelse of Nederlandse vertaling van hun titel in. Het is voor studenten mogelijk om de titel te wijzigen, maar ook een ander onderwerp of promotor te kiezen dan was bepaald in Masterproef I. Er werd medegedeeld aan de studenten dat dit af te raden valt omdat ze dan het voordeel van de voorbereiding via MP I verliezen. Die mogelijkheid heeft eerder betrekking op studenten die van afstudeerrichting veranderen of om één of andere reden Masterproef I niet gevolgd hebben (b.v. vrijstelling wegens overstap van een andere universiteit). Van zodra de student zijn aanvraag elektronisch heeft ingediend voor die datum, heeft de student voldaan aan zijn plicht. De promotor dient dan deze keuze te bevestigen. De promotor heeft drie keuze mogelijkheden: - bevestigen ( approve ): de promotor aanvaardt het promotorschap en bevestigt dat de titel en vertaling in orde zijn. De promotor begeleidt de student. Er werd medegedeeld aan de studenten dat ze contact dienen op te nemen met hun promotor en hun onderzoeksplan dienen voor te leggen. Het is ook het ogenblik om afspraken te maken over de tijdsplanning. - verwerpen ( reject ): de promotor weigert de aanvraag. Dit is mogelijk als de betrokken persoon overbelast is. Het is ook mogelijk als de betrokken persoon onvoldoende vertrouwd is met de materie om dit te begeleiden dan wel dat het onderwerp niet geschikt is. Deze mogelijkheid zou zich in principe niet dienen voor te doen wanneer de student Masterproef I heeft gevolgd vermits daar reeds een voorlopige goedkeuring werd gegeven over het onderwerp en de potentiële promotor in principe de aangewezen persoon is om het te begeleiden. Bij studenten die echter Masterproef I niet gevolgd hebben behoort een verwerping wel tot de mogelijkheden gezien deze studenten met een geheel nieuw onderwerp of keuze van promotor komen. Na verwerping zal de student op zoek moeten gaan naar een ander onderwerp of promotor. Het valt af te raden om van deze mogelijkheid gebruik te maken, behalve in bijzondere omstandigheden hierboven geschetst, gezien dit de procedure enorm bemoeilijkt - aanpassing vereist ( invite ): de promotor kan vinden dat de titel/vertaling/taalkeuze/vertaling niet juist is of aanpassing behoeft (v.b. verkeerde of onduidelijke titel, slechte afbakening, verkeerde vertaling enz.). In dat geval kan aan de student gevraagd om zijn voorstel aan te passen. De promotor geeft in het Nederlands (de bestuurstaal) precies aan welke aanpassingen noodzakelijk zijn. In Mathis is het mogelijk om op twee wijzen deze stap te behandelen. In elke geval krijgt de potentiële promotor een e-mail van het systeem dat een student een aanvraag tot bevestiging heeft ingediend. Er staan dan twee opties voor u open:
- ofwel gaat u vanuit de e-mail meteen de keuze aangeven die volgens u van toepassing is (aanvaarden approve, verwerpen reject, aanpassing vereist invite ); - ofwel logt u in het systeem en en volgt u onderstaand stappenplan. > Ga naar https://mathis.cumulus.vub.ac.be (vergeet de https:// niet in desgevallend de uitzondering bij het certificaat bevestigen) > Log in met uw VUB ID en paswoord (zelfde als voor e-mail) > Klik op dashboard in het hoofdmenu. Vervolgens kan u in het overzicht topics op requested klikken.
> Zoek de naam van de student die een aanvraag indiende en klik op details > U kan nadien 1 van de eerder genoemde acties uitvoeren approve, invite resubmit of reject.
Deel 2: Formele goedkeuring titels/promotorschap door bevoegd faculteitsbestuur Vóór de wintervakantie wordt uit Mathis een lijst gegenereerd van studenten die een goedkeuring hebben gekregen van de promotor. Deze lijst van de masterproeven, met vermelding van de Nederlandstalige én Engelstalige titel zowel als de promotor, wordt ter goedkeuring voorgelegd aan het faculteitsbestuur. Deel 3 en 4: Aanduiding lezers en formele goedkeuring door bevoegd facultair orgaan Eens administratief alles in orde staat in MaThis zullen de lezers door de faculteit via mail uitgenodigd worden om hun voorkeur in Mathis in te voeren. Lezers, verbonden aan de VUB, kunnen nadien inloggen in Mathis om aan te duiden welke masterproeven zij bereid zijn te lezen. MaThis hanteert het principe first come first served, wat inhoudt dat wie bereid is om zelf de masterproeven te kiezen, de meeste keuze geniet. De afdelingsvoorzitter zal vooraf melden hoeveel masterproeven elkeen dient te lezen. In geval van overlap of ontbrekende lezers zal de faculteit in overleg met de afdeling de gaten opvullen. Personen die niet verbonden zijn aan de VUB kunnen op dat ogenblik worden aangeduid. > Ga naar https://mathis.cumulus.vub.ac.be (vergeet de https:// niet in desgevallend de uitzondering bij het certificaat bevestigen) > Log in met uw VUB ID en paswoord (zelfde als voor e-mail) > Klik op Apply for Jury in het hoofdmenu. Vervolgens vindt u de lijst met topics van studenten waar nog juryleden voor gevraagd worden.
> Klik op Details and Apply in het detail-scherm. > Vervolgens kan u klikken op Apply for Jury Er wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met de voorkeuren ingegeven in Mathis. Wanneer u onvoldoende masterproeven hebt geselecteerd, is het mogelijk dat de faculteit, na overleg met de afdeling, de ontbrekende gaten opvult.
5. Indiening masterproef Deze fase is louter een administratieve fase van belang voor de studenten. Pas nadat de plagiaatcontrole (zie volgende stap) werd uitgevoerd zullen de lezers een elektronische versie toebedeeld krijgen. Een papieren versie wordt nog steeds in uw postvakje bezorgd. 6. Plagiaatcontrole De studenten zullen zelf hun masterproef invoeren ( uploaden ) in het plagiaatdetectiesysteem Turnitin. Dit systeem vervangt geenszins de plagiaatscontrole door de beoordelaars van de masterproef, maar is een instrument om ons te helpen (zie ook het onderdeel plagiaat in het opleidingsspecifiek evaluatiebeleid; wat de definitie van plagiaat betreft, zie het Onderwijs en examenreglement). De eerste controle aan de hand van Turnitin wordt verricht door de administratie. Vermoedens van plagiaat worden voorgelegd aan de promotor die verder onderzoek verricht. Een uitdraai van de resultaten of een elektronische versie zal ter beschikking worden gesteld. Verdere analyse via het programma zelf kan enkel op een computer op de VUB met hulp van de administratief secretaris (dit houdt verband met het beperkte aantal logins waarover we beschikken). Indien de promotor plagiaat vaststelt dan wordt de zaak door de promotor bij de Decaan aangebracht, die de student vervolgens hoort en in geval van plagiaat een passende sanctie oplegt zoals voorzien door het reglement.
Deel 7: voorlopige beoordeling > Ga naar https://mathis.cumulus.vub.ac.be (vergeet de https:// niet in desgevallend de uitzondering bij het certificaat bevestigen) > Log in met uw VUB ID en paswoord (zelfde als voor e-mail) > Klik op Jury Evaluation rechts in het hoofdmenu > Selecteer de sessie die geëvalueerd dient te worden. De afgelopen sessies worden vermeld als referentie in het geval een student zijn MP opnieuw dient in te dienen. Oudere beoordelingen kunnen op die wijze herbekeken worden (zichtbaar in de lijst ReportsReleased.)
Op het volgende scherm ziet men ene overzicht van de MP voor wie u optreedt als lezer of promotor. > MP met de status ReadyToEvaluate moeten geëvalueerd worden. > Klik op " Evaluate" om de beoordeling in te vullen. De verschillende onderdelen van de evaluatie zijn zichtbaar op uw scherm. Geef een waardering voor elke sectie met het dropdown menu (u moet een optie kiezen) en geef een motivering hiervoor (25-100 woorden). Houd er rekening mee dat de studenten de beoordeling ontvangen precies zoals het formulier wordt ingevuld.
> Klik op "Save" om de huidige versie van uw evaluatie op te slaan en desgevallend later te bewerken. Klik op Submit om de definitieve versie van uw beoordeling in te dienen. Merk op: - dat het noodzakelijk is dat u alle velden invult opdat u uw beoordeling kan indienen. - dat u op Submit" moet klikken om formeel te bevestigen dat deze versie uw definitieve versie is van het evaluatieverslag. > Wanneer u op "Save" klikt, keert u terug naar het overzichtsscherm waar u zal zien dat de de link "Evaluate" ongewijzigd bleef. Enkel als u op Submit hebt geklikt, zal de link op het overzichtsscherm veranderd zijn in Evaluated, wat betekent dat uw beoordeling goed is verwerkt. (In de onderstaande screenshot kunt u zien dat de beoordeling is opgeslagen, maar niet ingediend - klik Evaluate opnieuw en vervolgens Submit.)
> Klik op Score om de punten in te dienen. Kies een geheel getal tussen 0 en 20 met het dropdown menu. > Klik "Save" om de voorlopige puntenbeoordeling op te slaan en desgevallend later te bewerken. Klik Submit om het eindcijfer in te dienen. Merk op: - dat het noodzakelijk is dat u punten ingeeft om het cijfer op te slaan of in te dienen. - dat u op Submit" moet klikken om formeel te bevestigen dat dit uw eindcijfer is. > Bij het klikken op "Save", gaat u terug naar het overzichtsscherm waar u zal zien dat de link "Score" ongewijzigd bleef. Alleen als je op Submit hebt geklikt, zal de link in het overzichtsscherm veranderen in "Scored" en zijn is uw puntenbeoordeling goed verwerkt. Alleen als beide links EVALUATED en SCORED verschijnen naast MP titel, is de evaluatie volledig en verwerkt.
- Wanneer alle commissarissen hun beoordeling en punten hebben ingediend, ontvangt u een e-mailbericht met een overzicht van de punten. Dit dient ten titel van informatie voor de mondelinge verdediging van de MP, geen verdere actie is benodigd in Mathis. - Houd er rekening mee dat de studenten pas toegang tot de beoordelingen zullen hebben middels Mathis nadat de beoordelingen en scores voor alle studenten zijn ontvangen. - U heeft toegang tot uw eigen beoordelingsverslag en punten voor toekomstig gebruik via dezelfde lijst ( Jury Evaluation in hoofdmenu). Via de groene knop "Generate reports op de bovenkant van de pagina kunt u al uw evaluatieformulieren en punten zien op een webpagina (html). Klik op "Print" om alle beoordelingen af te drukken, of kies voor een PDF-printer (bijv. Preview op Mac of http://www.pdfforge.org/pdfcreator voor Windows) digitaal op te slaan als PDF bestand). In geval van verdere vragen of opmerkingen, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen via faculteit.rechten@vub.ac.be.
Deel 8: Eindbeoordeling Zowel de promotor als de twee lezers brengen hun beoordeling en hun voorstel tot punten via Mathis in. Van zodra de drie juryleden deze beoordeling hebben ingevoerd stuurt MaThis deze naar de student. De andere jurylezers ontvangen op dat moment naast de beoordeling ook de voorlopige punten. In geval van grote verschillen tussen de punten gaan de betrokken lezers in overleg met elkaar en betrekken daarbij de voorzitter. De definitieve punten worden samen met de verslagen, door de secretaris gemeld aan het faculteitssecretariaat via faculteit.rechten@vub.ac.be. Het faculteitssecretariaat voert de punten in Cali.