Organisatie Roosterproces FNWI Versie: 12 december 2007 Hoofd ESC: Anneke Wagner Projectleider Syllabus Plus: Arthur Veenstra Roostermederwerker: Arjen Lissenberg 1
Organisatie Roosterproces FNWI 1. Inleiding: In 2005 is een start gemaakt met het gebruiken van het roosterprogramma Syllabus Plus (S+) bij de Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica (FNWI). Hierbij zijn gedurende het college jaar 2006/2007 gestaag vorderingen gemaakt. Vanaf het collegejaar 2007/2008 worden voor het roosteren de volgende extra toepassingen van S+ ingezet; - Een webserver die roosters met een click van de muis publiceert op het Internet. - Een WebDataCollectionTool waarmee docenten zelf hun vakken via Internet kunnen bijwerken. S+ in het algemeen, en deze laatste 2 modulen in het bijzonder, leveren aanzienlijke tijdsbesparingen op binnen het roosterproces. Dit betekent dat de organisatie van het roosterproces kan worden gestroomlijnd en verder geprofessionaliseerd. 2. Organisatie Roosterproces: Bij het roosterproces zijn de taken en verantwoordlijkheden als volgt ingedeeld: a. Onderwijsdirecteur: Jan Bergstra, Kees de Groot, Henk Hiemstra, Jan Hindrik Ravesloot. - Stelt de roosterregels vast. Bijvoorbeeld het roosteren van hoorcolleges in de ochtend, werkcolleges in de middag of de regel dat opleidingen hoofdzakelijk op hun thuislocatie moeten worden geroosterd (zie punt 4 voor een compleet overzicht van de Rooster Regels ). - Daarnaast zijn Onderwijsdirecteuren de scheidsrechter bij problemen die niet op opleidingsniveau kunnen worden opgelost. - Is verantwoordelijk voor beslissingen met financiële consequenties. - Deelt de opleiding in Opleidingen en Tracks in. b. Roosteraar: Arjen Lissenberg - Roostert. - Bewaakt voortgang en planning. - Onderhoudt contacten met docenten, vakcoördinatoren, opleidingsdirecteuren en Mastercoordinatoren en het Bureau Onderwijs Logistiek (BOL). - Onderhoudt de lijst van opleidingen, tracks, opleidingsdirecteuren en Mastercoordinatoren. - Communiceert software aanvragen voor cursussen naar FNWI-ICT-Contactpersoon (Sanne Nolst-Trenite). Deze aanvragen behoren minimaal 4 weken van te voren aangemeld te worden. c. Backup Roosteraar: Linda Schnater - Is ondersteunend aanwezig tijdens het roosterproces. - Is op de hoogte van alle werkafspraken en het gehele roosterproces. - Kan tijdens ziekte en afwezigheid de roostertaken tijdelijk overnemen 2
- Werkt indien nodig een nieuwe yoosteraar in. - De aanstelling betreft gemiddeld 4 uur per week gedurende de roosterperiode feb-jun. d. Opleidingsdirecteuren en Mastercoordinatoren. - Levert het curriculum van de opleiding of track aan. - Is scheidsrechter bij vak overstijgende kwesties (bv roosterconflict tussen 2 vakken). - Stuurt het conceptroosters door aan de VakCoördinatoren en verzameld de feedback op het conceptrooster. - Koppelt de verzamelde feedback op het conceptrooster terug naar de roosteraar. Dit gebeurt 1 maal per jaar, al dan niet tijdens een persoonlijke afspraak met roosteraar. - Geeft accoord conceptrooster voor publicatie. e. VakCoördinator/Docent - Werkt de informatie van het vak waarvoor hij/zij verantwoordelijk is bij (rechtstreeks in S+ dmv de WebDataCollection Tool). - Geeft feedback op het conceptrooster door aan de Opleidingsdirecteur of Mastercoordinator. - Geeft, na publicatie van het rooster, eventuele vakwijzigingen direct door aan de Roosteraar. 3. Rooster Regels Rooster regels zijn algemene richtlijnen die worden gehanteerd bij het roosterproces. Deze roosterregels zijn (zoals vermeld bij punt 2a) vastgesteld door de onderwijsdirecteuren: Onderwijsactiviteiten starten op het hele uur. Onderwijsactiviteiten kunnen worden geroosterd van 9:00-17:00 Hoorcolleges worden bij voorkeur geroosterd in de ochtend, werkcolleges in de middag. Afwijkingen in de beschikbaarheid van docenten op bepaalde dagen/uren worden alleen toegestaan i.v.m. cao en na goedkeuring van de opleidingsdirecteur. Opleidingsdirecteuren kunnen een voorkeurszone opgeven voor hun opleiding. b.v. Bachelor Wiskunde bij voorkeur in gebouw P of Bachelor Biologie bij voorkeur Anna s Hoeve. Opleidingsdirecteuren kunnen per opleiding aangeven of activiteiten in een beperkt aantal dagen moeten worden geklonterd, dan wel verspreid dienen te worden over de week. Er wordt geen vaste tijd geroosterd voor de lunch. De opleidingsdirecteuren kunnen hiervoor op individuele basis rekening mee houden bij het geven van feedback op het concept rooster. In principe kunnen roosters ieder jaar volledig opnieuw worden samengesteld. Echter roostering kan er in individuele gevallen ook voor kiezen om het rooster van het voorgaande jaar als uitgangspunt te nemen, als dit procesmatig efficiënter is. 4. Roostercyclus/Planning. 3
In de onderstaande lijst wordt het algemene model beschreven van de roostercyclus. De concrete data bij elk punt betreffen de planning van het rooster van het Academisch Jaar 2008/2009. December 2007: Afspraak OnderwijsDirecteuren (OD s) o Gezamenlijk vastleggen roosterproces en planning o Afspraak met OD s dat het vastleggen van het roosterproces binnen het hun betreffende OWI mede hun verantwoordelijkheid is. o OD leveren geupdate lijst van programmadeelcoordinatoren. December: Roosteraar levert aan iedere Opleidingsdirecteur en Mastercoordinator het curriculum van het lopende college jaar. Roosteraar maakt Curriculum lijst in Access, zo ingedeeld dat de lijst in Access of Excel format aangeleverd kan worden en dat Opleidingsdirecteuren en Mastercoordinatoren veranderingen aan kunnen geven binnen dit format. Voor de volledigheid zal deze curriculumlijst worden vergezeld met een brief waarin wordt verteld wat er verwacht wordt van de Opleidingsdirecteuren en Mastercoordinatoren, voor wanneer en hoe we het aangeleverd willen hebben. 1 Januari: Roosteraar inventariseert bij Onderwijsdirecteuren de zaalbehoefte tbv van vaststellen taartpunt. Dit betreft op dat moment een globale inventarisatie: wordt een grote toe-stroom verwacht van extra studenten? Worden curriculae op de schop genomen? Op basis van de taartpunt 2007/2008 en van deze inventarisatie wordt een nieuwe gewenste taartpunt voor 2008-2009 vastgesteld. Februari: Roosteraar en de Onderwijsdirecteur Undergraduate School stellen in samenspraak met BOL de taartpunt vast van zalen die beschikbaar zijn voor het FNWI onderwijs. 1 Februari: Opleidingsdirecteur of Mastercoordinator levert Roosteraar het geüpdate curriculum voor het aanstaande collegejaar, met alle informatie die op dat moment bekend is. De roosteraar bereidt de nieuwe database voor. 21 Februari - 21 Maart: De vakcoördinatoren zijn in de gelegenheid via de webinterface van S+, het WebDataCollectionTool (WDC), het vak, waarvoor zij verantwoordelijk zijn, bij te werken. Zij ontvangen hierover een e-mail met instructies. Belangrijk punt hierbij is, dat in principe het rooster van het vorig jaar als uitgangspunt wordt gebruikt. Er wordt, indien mogelijk, niet gewerkt met roostering from scratch. Dit betekent dat veel roosters betrekkelijk weinig aanpassing behoeven. 14 April: Publicatie Conceptroosters. Roosteraar verstuurt conceptroosters naar opleidingsdirecteuren en Mastercoordinatoren. Opleidingsdirecteuren en mastercoordiantor versturen het concept naar vakcoördinatoren, studentvertegen- 4
woordigers, etc. Opleidingsdirecteuren en Mastercoordinatoren verzamelen alle feedback. 1 Mei-21 Mei: Feedback verwerken in Conceptrooster. Opleidingsdirecteuren en Mastercoordinatoren geven verzamelde feedback door aan de roosteraar. Dit kan per E-mail indien beperkt of op basis van individuele afspraak indien omvangrijke feedback. Herziene conceptrooster wordt direct verstuurd naar opleidingsdirecteuren en Mastercoordinatoren. 21 Mei -1 Juni: Teruggave restant taartpunt aan BOL Activiteiten die niet binnen eigen taartpunt kunnen worden geroosterd, kunnen nu in de restant taarpunten van andere faculteiten worden geroosterd. Indien zaaltoewijzing binnen de UvA niet mogelijk blijkt te zijn, dan is het mogelijk voor 1 augustus externe ruimte via BOL (via congresbureau) worden gereserveerd. 1 Juni: Publicatie Definitief Rooster na accoord opleidingsdirecteuren en Mastercoordinatoren. 1 Juni rest collegejaar: Doorgeven wijzigingen binnen vakken. Wijzigingen binnen vakken worden direct door Vakcoördinator, dan wel docent doorgegeven aan de roosteraar. Communicatie richting studenten van zo n wijziging is de verantwoordelijkheid van de docent. 5