Elektronisch Bestellen in Syntess Prisma

Elektronisch Bestellen in Syntess Prisma Auteurs: RK/MRz Versie:.2 Datum: 20-07-200

Voorwoord Deze handleiding zet voor u uiteen op welke manier u elektronisch bij Galvano kunt bestellen vanuit Syntess Prisma en welke instellingen u hiervoor dient te maken. In Hoofdstuk wordt stap-voor-stap beschreven welke eenmalige instellingen u dient te maken om elektronisch te kunnen bestellen bij Galvano vanuit Syntess Prisma. Dit hoofdstuk bestaat uit drie paragrafen. Paragraaf. beschrijft hoe u Galop 9. kunt installeren, indien u nog niet over deze versie van dit programma beschikt. Deze laatste versie van Galop ondersteunt namelijk het elektronisch bestellen via Syntess Prisma. Paragraaf.2 behandelt de instellingen die u dient te maken in Syntess Prisma om elektronisch te kunnen bestellen bij Galvano. Tenslotte zet Paragraaf.3 de instellingen uiteen die u in Galop dient te maken teneinde het elektronisch bestellen mogelijk te maken. Na het beschrijven van de noodzakelijke instellingen wordt vervolgd met Hoofdstuk 2. Dit hoofdstuk zet uiteen hoe u daadwerkelijk elektronisch kunt bestellen bij Galvano. Het heeft als doel u vertrouwd te maken met het elektronisch doorsturen van een bestelling, gebruikmakend van Syntess Prisma en Galop 9.. Heeft u tijdens het maken van de instellingen vragen of opmerkingen? Neem dan contact op met de helpdesk van Galvano bereikbaar via telefoonnummer 040-24 4 46 of per e-mail: helpdesk@galvano.nl. RK/MRz Pagina 2 Printdatum: 4-8-200

Inhoudsopgave Elektronisch bestellen in Syntess Prisma VOORWOORD... 2 EENMALIGE INSTELLINGEN... 4. INSTALLEREN VAN GALOP 9... 4.2 INSTELLINGEN IN SYNTESS PRISMA... 8.3 INSTELLINGEN IN GALOP 9...0 2 ELEKTRONISCH BESTELLEN...4 2. ELEKTRONISCH BESTELLEN IN SYNTESS PRISMA...4 APPENDIX A: OPSTARTPARAMETERS IN GALOP...8 APPENDIX B: AANMAKEN MAP IN WINDOWS...9 RK/MRz Pagina 3 Printdatum: 4-8-200

Eenmalige instellingen Dit hoofdstuk beschrijft de eenmalige instellingen die u moet maken om het elektronisch bestellen bij Galvano mogelijk te maken. Dit wordt uiteengezet in drie paragrafen. Paragraaf. beschrijft hoe u Galop 9. kunt installeren. Deze paragraaf is dus alleen relevant indien u nog niet beschikt over deze versie van Galop. De Paragrafen.2 en.3 beschrijven welke instellingen u dient te maken in Syntess Prisma en Galop om deze programma s klaar te maken voor het elektronisch doorsturen van uw order.. Installeren van Galop 9. Als u nog niet beschikt over de laatste versie van Galop (Galop 9. of hoger) kunt u deze downloaden op de website van Galvano. U dient dan eerst in te loggen en daarna te klikken op Mijn Galvano Mijn Downloads. 2 U selecteert dan Setup Galop versie 9., zoals het groene kader in de onderstaande illustratie aangeeft. U opent nu het onderstaande vervolgscherm, hier kiest u voor Uitvoeren. RK/MRz Pagina 4 Printdatum: 4-8-200

Galop wordt nu gedownload, na enige tijd verschijnt onderstaand scherm waar u wederom dient te klikken op Uitvoeren. U start nu de Setup, in het onderstaand scherm klikt u op Volgende. U opent dan het onderstaand scherm. In dit scherm dient u uw gebruikersnaam in te voeren en de organisatie waarvoor u werkzaam bent. Kies daarna voor Volgende. RK/MRz Pagina 5 Printdatum: 4-8-200

In het vervolgscherm dient u op te geven op welke schijf u Galop wilt installeren. Standaard wordt dit gedaan op de C-schijf in de map Program Files, wij adviseren u hier niet van af te wijken. Belangrijk: Galop is een single user programma, u kunt Galop dus niet op een netwerkschijf installeren. Als u op meerdere computers elektronisch wilt bestellen dient u Galop op elke computer afzonderlijk te installeren. Nadat u heeft aangegeven waar u Galop wilt installeren, vervolgt u door wederom op Volgende te klikken. U opent nu een scherm waarin u het gewenste type installatie aan kunt vinken. Kies hier voor Standaard, gevolgd door Volgende. In het vervolgscherm kunt u nogmaals de instellingen controleren zoals u deze heeft opgegeven in de voorgaande stappen van de Setup. Als u akkoord bent met deze instellingen kunt u Galop daadwerkelijk installeren door te klikken op de knop Installeren (zie onderstaand scherm). RK/MRz Pagina 6 Printdatum: 4-8-200

Als Galop 9. succesvol op uw computer geïnstalleerd is, krijgt u onderstaand venster te zien. In dit venster klikt u op de knop Voltooien. U heeft Galop nu geïnstalleerd op uw computer. U vindt nu een snelkoppeling naar Galop op uw bureaublad. U kunt nu vervolgen met het aanbrengen van de essentiële instellingen in Syntess Prisma. RK/MRz Pagina 7 Printdatum: 4-8-200

.2 Instellingen in Syntess Prisma Als u Syntess Prisma heeft gestart gaat u in het Hoofdmenu naar <S>etup <H> Applicaties <A> Basisbestanden <C> Leveranciers. U opent dan onderstaand scherm. In dit scherm selecteert u Galvano (pijl ) en drukt u op <W>ijzig (pijl 2). 2 U opent nu onderstaand venster. In dit venster dient u de bestelwijze op E (elektronisch) te zetten (pijl ). U vervolgt nu met het invoeren van uw inlogcode voor de Galvano website in het veld Inlogcode (pijl 2). Vervolgens voert u in het veld Wachtwoord het bijbehorende wachtwoord in (pijl 3). Tenslotte slaat u deze instellingen op. 2 3 Ga vervolgens terug naar het Hoofdmenu en kies voor <S>etup <H> Applicaties <H> Logistiek <G> Koppeling ICM-WWW. U opent nu het onderstaand venster. In dit venster zoekt u naar de code GV (pijl ) en drukt u op <I>nstellingen (pijl 2). RK/MRz Pagina 8 Printdatum: 4-8-200

2 U opent nu onderstaand scherm. In dit scherm dient u een aantal instellingen te maken. Zet bij Koppeling gebruiken een J (pijl ). Vul bij Relatienummer uw relatienummer in van Galvano (pijl 2). Vul bij Debiteurnummer uw klantnummer bij Galvano in (pijl 3). Vervolgens geeft u bij Directory aan waar u de elektronische bestellingen (de zogenaamde ICM bestanden) wilt wegschrijven (pijl 4). Maak een notitie van deze bestandlocatie, u heeft deze straks namelijk ook nodig bij de instellingen van Galop. Bij Verwerking dient u te kiezen voor Opdrachtregel (pijl 5). Vervolgens dient u bij Opdrachtregel de locatie in te voeren waar u Galop geïnstalleerd heeft (groene kader). Standaard is dit: C:\program files\galvano\galop.exe. U kunt hier nog een parameter aan meegeven door er achter te zetten: f c:\progra~\galvano\syntessprisma.fdb Bij Opdrachtregel kunt u eventueel extra opstartparameters meegeven voor Galop, voor meer informatie hieromtrent zie Appendix A. Als u deze instellingen gemaakt heeft besluit u door te drukken op OK (pijl 6). 2 3 4 5 6 RK/MRz Pagina 9 Printdatum: 4-8-200

Nadat u op OK heeft gedrukt opent u onderstaand scherm. Als u meerdere standaard afleveradressen heeft (bv voor vestigingen of projecten), dan kunt u deze ingeven door in dit scherm te kiezen voor <A>flevercodes (zie pijl): Het onderstaande scherm verschijnt nu. Hier kunt u standaard afleveradressen toevoegen voor vestigingen / projecten. Let wel: deze adrescodes dienen afgestemd te worden met de verkoop binnendienst van Galvano. U kunt nu vervolgen met het maken van de essentiële instellingen in Galop..3 Instellingen in Galop 9. U opent Galop door te dubbelklikken op het Galop icoontje op uw bureaublad. Als dit de eerste keer is dat u Galop start krijgt u onderstaand scherm te zien. Hier klikt u op YES. Als u Galop reeds geïnstalleerd heeft (en onderstaand scherm verschijnt niet), klik dan in het hoofdmenu op Setup en vervolg op de volgende pagina. RK/MRz Pagina 0 Printdatum: 4-8-200

U opent nu onderstaand venster, waar u op OK klikt. Onderstaand scherm wordt nu geopend. In het eerste tabblad Algemeen dient u uw inloggegevens voor de Galvano website in te geven samen met uw klantgegevens. Na het invoeren van de inloggegevens kunt u door op de button Controleer te klikken controleren of de inloggegevens correct zijn ingegeven. Uw Inloggegevens worden o.a. gebruikt voor het inlezen van bestanden, het opvragen van de voorraad en het elektronisch verzenden van orders. U vervolgt door te klikken op het tabblad Onderdelen. Hier kunt u aangeven welke onderdelen van Galop u wilt gebruiken: RK/MRz Pagina Printdatum: 4-8-200

Het tabblad Onderdelen bestaat uit twee velden: () Galop functies en (2) Externe ICM bestanden importeren. () De Galop functies betreffen de standaard Galop functionaliteiten die u ook al uit vorige versies van Galop kent. Het is niet noodzakelijk om deze functies aan te vinken om vanuit Syntess Elektronisch te bestellen. Bij Galop functies kunt u de optie Artikelen zoeken aanvinken. Deze functie dient u aan te vinken als u Galop wilt gebruiken om in het artikelbestand van Galvano te zoeken. Alleen als u deze optie aanvinkt kunt u één of meerdere van de onderstaande drie opties aanvinken: Bestellingen aanmaken: als u Galop wilt gebruiken om bestellingen aan te maken die u vervolgens naar Galvano kunt versturen. Favorieten: als u eigen favorietenlijstjes met veel bestelde artikelen aan wilt maken in Galop. Magazijnbonnen: als u Galop wilt gebruiken om snel en eenvoudig magazijnbonnen aan te maken. (2) De functies die beschreven staan onder Externe ICM bestanden importeren zijn voor u van toepassing. Zet een vinkje bij Elektronische orders (ICM) uit externe software importeren en versturen. Afhankelijk van uw wensen kunt u ook nog één van de volgende functies aanvinken: Geïmporteerde bestellingen mogen gewijzigd worden in Galop: als u het toe wilt staan dat bestellingen die in Galop geïmporteerd zijn, maar nog niet naar Galvano verzonden, gewijzigd mogen worden (b.v. levermoment of artikelspecificatie). Let wel: als u het toe wilt staan dat geïmporteerde bestellingen gewijzigd mogen worden, dan dient u de optie Artikelen zoeken onder Galop functies ook aan te vinken! Klantnummer in geïmporteerde bestelling vervangen door eigen klantnummer: als u wilt dat het klantnummer in Galop leidend is voor het verzenden van bestellingen naar Galvano. Het is aan te raden deze optie alleen aan te vinken als uw eigen softwarepakket niet in staat is een juist klantnummer te exporteren! Nu klikt u het tabblad Elektronisch bestellen aan. RK/MRz Pagina 2 Printdatum: 4-8-200

2 4 3 6 5 7 Als u in bovenstaand scherm de optie Bestellingen altijd eerst controleren voordat deze definitief verstuurd wordt aanvinkt (pijl ), zal voordat de bestelling verzonden wordt eerst een kladorder getoond worden. U krijgt dan te zien hoe uw order verwerkt zal worden als u deze op dit moment instuurt. Afhankelijk van de situatie kunt u vervolgens nog wijzigingen aanbrengen. Voldoet de order volledig aan uw wensen, dan kunt u de bestelling definitief naar Galvano versturen. Als u de optie Na verzenden van de order, de orderbevestiging tonen aanvinkt (pijl 2), zal na het verzenden van de bestelling direct de bevestiging getoond worden. Bij ICM bestanden komen uit software selecteert u Syntess Prisma (pijl 3). Vervolgens dient u bij Directory te importeren ICM s de map te selecteren waarin Syntess de te importeren ICM bestanden wegschrijft. Dit is dezelfde directory zoals opgegeven bij Bestandslocatie in de vorige paragraaf aangevuld met de map ICM\. U kunt deze map selecteren door te klikken op (zie pijl 4). Bij Directory tijdelijke bestanden selecteert u de map waarin u tijdelijke bestanden wilt wegschrijven, dit is de directory zoals opgegeven bij Bestandslocatie in de vorige paragraaf aangevuld met de map Temp\ (pijl 5). Bij Directory verzonden ICM s selecteert u de map waarin u de door u verzonden bestellingen in wilt wegschrijven, dit is de directory zoals opgegeven bij Bestandslocatie in de vorige paragraaf aangevuld met de map Verzonden\ (pijl 6) Tenslotte selecteert u bij Directory Ontvangen ICB bestanden waar u uw orderbevestigingen wilt wegschrijven, dit is de directory zoals opgegeven bij Bestandslocatie in de vorige paragraaf aangevuld met de map ICB\ (pijl 7). Mogelijk moet u de mappen waarin u deze bestanden wilt wegschrijven nog aanmaken in Windows. Als u niet weet hoe u een nieuwe map aan kunt maken in Windows verwijzen wij u graag door naar Appendix B. Daar wordt stap-voor-stap uiteengezet hoe u deze mappen kunt aanmaken. U bent nu klaar met het maken van de instellingen in Galop, sla deze instellingen op door op OK te drukken. RK/MRz Pagina 3 Printdatum: 4-8-200

2 Elektronisch bestellen Dit hoofdstuk zet uiteen hoe u elektronisch een bestelling kunt versturen in Syntess Prisma. Wij starten onze uitleg vanaf het punt dat u de bestelling heeft samengesteld in Syntess Prisma, en deze naar Galvano wilt verzenden. 2. Elektronisch bestellen in Syntess Prisma Als u een bestelling aangemaakt heeft in Syntess Prisma, dan kunt u nog enkele aanvullende instellingen maken met betrekking tot hoe u wenst dat Galvano omgaat met uw order. U kunt deze instellingen maken op onderstaand scherm dat verschijnt nadat u ervoor gekozen heeft om de bestelling te verwerken: 2 3 4 5 6 7 Bij Referentie (pijl ) kunt u uw referentie ingeven, bijvoorbeeld uw project- of bestelnummer. Deze zal Galvano dan op de orderbevestiging, de pakbon en de factuur vermelden. Bij Extra referentie (pijl 2) kunt u een aanvullende projectomschrijving opgeven, deze vermelden wij dan op de orderbevestiging, de pakbon en de factuur. In het veld Project (pijl 3) kunt u refereren naar ons dossiernummer (van een offerte/koop) waarin u bepaalde condities met Galvano overeengekomen bent. Galvano zal dan de condities toepassen die van toepassing zijn op het betreffende dossier. Bij Afleveringscode (pijl 4) kunt u een afwijkend afleveradres selecteren, als u het standaard afleveradres wilt gebruiken kiest u hier voor. In het veld Afl. conditie (pijl 5) kunt u aangeven welk ordertype u wilt gebruiken. Galvano kent hierin de volgende keuzes: 0 (of leeg laten): Datumorder: de artikelen worden op de gevraagde datum / in de gevraagde week geleverd. Wanneer artikelen niet beschikbaar zijn worden deze nageleverd. 2: Compleetorder; de artikelen worden in de gevraagde week geleverd. Wanneer een deel van de artikelen uit de order niet beschikbaar zijn wordt de order niet uitgeleverd en nemen we contact met u op. RK/MRz Pagina 4 Printdatum: 4-8-200

3: uiterlijkorder; de artikelen worden uiterlijk op de gevraagde datum geleverd en maximaal 5 werkdagen eerder. 9: Afroeporder; de artikelen worden 3 weken voor de opgegeven week/datum voor u gereserveerd. Het exacte levermoment wordt in overleg met u afgestemd. Bij Afl.instructie (pijl 6) kunt u een opmerking ingeven voor de verkoop binnendienst medewerker van Galvano. Let wel: als u hier iets invult wordt de order eerst ter controle aangeboden aan de verkoop alvorens deze wordt verwerkt. Als alle instellingen naar wens staan drukt u op OK (pijl 7). U opent dan onderstaand venster. In dit venster klikt u wederom op OK (pijl ). Galop wordt nu automatisch opgestart. U ziet dat de bestelling die u zojuist heeft gemaakt in Syntess Prisma is overgenomen in Galop. Syntess Prisma start nu automatisch Galop op. U ziet nu de bestelling die u zojuist samengesteld heeft in uw scherm (zie onderstaande illustratie). Door te dubbelklikken op de bestelling (zie pijl) kunt u de bestelling inzien alvorens u deze verstuurd. Als u geklikt heeft op het bestelnummer opent u onderstaand venster. Afhankelijk van de instellingen die u gemaakt heeft in de Setup van Galop, kunt u hier nog wijzigingen aanbrengen. Als de bestelling naar wens is, klikt u op Elektronisch Versturen (zie pijl ) in de order, of op de knop Bestelling Verzenden in het hoofdscherm van Galop. RK/MRz Pagina 5 Printdatum: 4-8-200

Afhankelijk van het feit of u aangegeven heeft dat u de bestelling eerst wilt controleren, verschijnt onderstaand scherm. In dit scherm kunt u controleren hoe de order verwerkt zou worden als u deze nu instuurt. Als u nog wijzigingen wilt aanbrengen kiest u voor Nog niet verzenden (pijl ), als de order zo akkoord is kiest u voor Definitief verzenden (pijl 2). 2 Als u heeft geklikt op Definitief verzenden krijgt u direct een orderbevestiging te zien. In het blauw staat het Galvano ordernummer, als u hierop klikt (zie pijl in onderstaand scherm) gaat u naar de website van Galvano en kunt u direct de orderstatus online bekijken. Als u op Afdrukken klikt (pijl 2), kunt u een ontvangstbevestiging afdrukken van de order ten behoeve van uw eigen administratie. RK/MRz Pagina 6 Printdatum: 4-8-200

2 De verzonden order verdwijnt uit uw scherm in Galop, en is nu te vinden onder het tabblad Verzonden (groene kader in onderstaand scherm). U kunt onder dit tabblad te allen tijde alle verzonden orders terugzoeken. RK/MRz Pagina 7 Printdatum: 4-8-200

Appendix A: Opstartparameters in Galop Als u Galop gebruikt om elektronische orders (ICM) vanuit uw externe software te importeren en naar Galvano te versturen, dan kunt u gebruik maken van een aantal opstartparameters, afhankelijk van hoever u het verzenden wenst te automatiseren. Optie AUTO Als u wilt dat Galop de ICM-orders die klaarstaan automatisch naar Galvano verstuurt, en alleen een melding geeft als er een fout optreedt, dan kunt u de AUTO optie gebruiken. Als u Galop aanroept met de optie AUTO, zal Galop automatisch de klaarstaande ICM bestanden importeren, naar Galvano versturen en een bevestiging van orderontvangst (ICB) wegschrijven. Als het verzenden succesvol verlopen is, dan merkt u niets. Als het verzenden (om welke reden dan ook) niet is gelukt krijgt u de volgende melding in uw scherm: U start Galop in de AUTO modus door in Syntess bij de ICM instellingen bij het veld Parameter de opdracht AUTO in te geven (zie de pijl in onderstaande illustratie). Optie SILENT Deze optie werkt als de AUTO optie, alleen met dat verschil dat eventuele foutmeldingen die optreden niet gemeld worden. Deze worden weggeschreven in een logbestand. Deze optie is uitermate geschikt om als Geplande taak uit te voeren. U start Galop in de SILENT modus door in Syntess bij de ICM instellingen bij het veld Parameter de opdracht SILENT in te geven: Als u kiest voor de SILENT optie, dan is het van belang om regelmatig de logfile te controleren, immers krijgt u anders geen melding dat bepaalde ICM orders niet verzonden zijn. U vindt de logfile in "C:\Program Files\Galvano\log.txt Gebruikmaken van een andere database Als u wilt dat Galop de ICM orders in een aparte database vastlegt dan de normale Galop orders, of u wilt orders van verschillende vestigingen scheiden, dan kunt u verschillende databases aanmaken. U verwijst vervolgens bij het opstarten van Galop naar de betreffende database. U start Galop met een andere database modus door in Syntess bij de ICM instellingen bij het veld Parameter de opdracht f [databasenaam].fdb in te geven. RK/MRz Pagina 8 Printdatum: 4-8-200

Appendix B: Aanmaken map in Windows U maakt in Windows een nieuwe map aan door linksonder in uw bureaublad te klikken op Start en vervolgens op Deze Computer. U opent dan onderstaand scherm waar we klikken op Lokaal Station (C:) ofwel de C- Schijf. U opent nu onderstaand scherm. Als u in dit scherm met uw rechtermuisknop op een willekeurige plaats klikt, verschijnt een menu. In dit menu klikt u op Nieuw en vervolgens op Map. Vervolgens geeft u deze map de naam: ICM. RK/MRz Pagina 9 Printdatum: 4-8-200