CROWDFUNDING FOR EVENTS Crowdfunding Handleiding Handleiding voor projecthouders
Crowdfunding Wat als je een goed concept voor een evenement hebt, maar niet beschikt over de benodigde financiering om het evenement te realiseren? In dit geval biedt SproutFund uitkomst. SproutFund is een crowdfunding platform voor evenementen en biedt de mogelijkheid om via het platform de benodigde financiering voor een evenement op te halen bij de crowd. Crowdfunding is een manier om financiering te werven voor een specifiek project, waarbij veel individuen een bijdrage leveren om een project te laten slagen. Deze crowdfunding handleiding dient als hulpmiddel voor projecthouders om hun crowdfunding campagne optimaal te kunnen benutten en hun doelen te bereiken. Deze handleiding is ontstaan uit opgedane kennis uit onderzoek naar crowdfunding en gesprekken die wij met onze projecthouders hebben gevoerd. Emile Timmers & Martijn Schellingerhout Founders van SproutFund Pagina 1
Inhoud van deze handleiding Inhoud handleiding Introductie crowdfunding 3 Vormgeving van je campagne 4 Het vormgeven van je campagne 5 Checklist campagne vormgeven 7 Uitvoering van je campagne 8 Lancering van je campagne 9 Social media 10 Hoe zorg je voor een goede campagne 11 Je campagne succesvol afsluiten 12 Op schema blijven 13 Wat te doen na je campagne 14 Houd je supporters op de hoogte 15 Maak je dromen waar 15 Pagina 2
Introductie crowdfunding Crowdfunding is een term die tegenwoordig steeds vaker voorbij komt in de media, maar wat is crowdfunding nu precies? Crowdfunding is een manier om de financiering voor een product of project rond te krijgen doormiddel van veel kleine investeringen. De gene die een crowdfunding campagne voert vraagt de crowd om een investering of donatie te doen in zijn project zodat hij het kan uitvoeren. In ruil hiervoor krijgt de investeerder een aandeel, een rendement percentage over zijn investering of een andere beloning. Wanneer de projecthouder zijn streefbedrag niet behaald binnen de gestelde termijn krijgen alle investeerders hun geld terug. In een tijd waarin co-creatie, beleving en een interactieve relatie met klanten steeds belangrijker wordt is het eigenlijk gek dat crowdfunding vooral wordt gebruikt voor opstartende bedrijven en nieuwe producten. Er ligt hier een enorme kans voor de evenementen branche. SproutFund speelt hier op in en wil dat er meer geweldige evenementen mogelijk gemaakt worden. Crowdfunding is veel meer dan alleen geld ophalen. Middels een crowdfunding campagne check je als projecthouder of er animo is voor jouw project, en zo niet, dan is er niks aan de hand want een campagne vergt geen grote investeringen en alle investeerders krijgen hun geld terug. Daarom is crowdfunding vrijwel risico vrij, voor zowel een investeerder als een project houder. De band die je opbouwt met je supporters en de gegevens die je van hen verzameld via een crowdfunding campagne zijn minsten even waardevol als het opgehaalde geld. Pagina 3
Wat te doen voor je campagne word gelanceerd? Vormgeving van je campagne Pagina 4
Het vormgeven van je campagne Het is van groot belang dat je goed nadenkt voor je overgaat op crowdfunding en je campagne online presenteert. In dit hoofdstuk vind je enkele belangrijke tips om een goede basis voor je campagne weg te zetten. Wees oprecht en transparant De belangrijkste kernwoorden tijdens een crowdfunding campagne zijn oprechtheid en transparantie. Houd hier bij het ontwerpen van je campagne rekening mee en zorg dat je ten aller tijde deze kernwoorden in gedachten houd tijdens je campagne en wijk hier ook niet van af! Waarvoor heb je financiering nodig Beschrijf kort en krachtig wie je bent, waar je financiering nodig hebt, waar het geld naartoe gaat en hoe mensen je project kunnen steunen! Zorg dat je verhaal persoonlijk is! Het is belangrijk dat jij je passie deelt en vertel waarom mensen jou moeten steunen om je doel te bereiken. Presenteer je verhaal op een manier waarop je anderen kan overtuigen van jou passie. Denk vanuit je doelgroep! Laat je verhaal altijd door anderen lezen voordat je het online zet! Wat is je doelbedrag Het is van groot belang dat je het juiste doelbedrag stelt. Het is essentieel dat je weet hoeveel financiering je nodig hebt om je project uit te voeren. Kies je er voor om rewards weg te geven aan supporters als bedankje voor hun steun, houd hier dan rekening mee in je begroting. Houd ook rekening met het feit dat je de financiering alleen ontvangt als je het gestelde doelbedrag haalt! Het is van groot belang dat je een realistisch doel stelt! Zorg er ook voor dat je kan verantwoorden waar het geld voor gebruikt gaat worden, wederom, transparantie. Binnen welke tijd wil je de doelbedrag ophalen Een goede termijn stellen waarin je het doelbedrag wilt ophalen. Een langere termijn betekent niet dat je meer geld ophaalt! Het is van groot belang dat je een gevoel van noodzaak creëert om mensen te overtuigen je project te steunen. De meeste projecten hebben een termijn van tussen de één en drie maanden. Het is bewezen dat campagnes met deze looptijd over het algemeen het meest succesvol zijn. Pagina 5
Welke beloningen staan er tegenover een donatie Wat geef je supporters terug als dank voor hun steun? Het is van belang om voor beloningen te kiezen die jou als organisator niet veel geld kosten en voor je supporters waardevol zijn, je kan hierin heel creatief zijn! Zorg er voor dat een supporter zich betrokken voelt bij jou project en pas hier je beloningen op aan! Denk hierbij aan een toegangsbewijs voor je evenement. Zorg er voor dat je deze beloningen ook daadwerkelijk kan aanbieden aan je supporters als je het doelbedrag haalt (voorbeeld: let op je capaciteit en dus hoeveel tickets je kunt weggeven)! Let er ook op dat je beloningen onze algemene voorwaarden niet overtreden. Een team samenstellen Zorg dat je een goed team bij een krijgt voor je project. Over het algemeen zijn projecten met meerdere teamleden succesvoller! Probeer voor diversiteit te zorgen in je team, zodat iedereen een deel van de campagne op zich neemt, denk bijvoorbeeld aan social media. Stel je hele team voor op je pagina en zorg dat de contact gegevens up to date zijn en dat je foto's aan je account toevoegt. Mensen zijn visueel ingesteld en zien graag wie zij supporten. Tevens zorgt dit voor herkenning en creëert een band tussen je team en je supporters. Wie zijn je partners Voeg relevante partners en documenten voor je project toe aan je projectpagina om de legitimiteit van je project te bevestigen. Denk hierbij aan vergunningen, etc. Pagina 6
Checklist campagne vormgeven Wat zijn de belangrijke punten tijdens het vormgeven van je campagne? Promotionele teksten Zorg dat de promotionele teksten voor op de website de interesse van de lezer wekken, vasthouden en makkelijk te begrijpen zijn. Zorg dat je belangrijke informatie eerst vermeld. Vertel je verhaal vanuit je passie, zorg er voor dat je het kort maar krachtig houd en specificeer waarvoor je het geld precies ophaalt. Introduceer jezelf en je team, en zorg voor correcte spelling en grammatica. Foto's en een video Zorg er voor dat je verschillende foto's hebt die relevant zijn voor je project, denk hierbij aan sfeer impressies! Neem een korte video op waarin je intentie en doelen duidelijk worden en geef je supporters een klein voorproefje van je project. Zorg dat het filmpje niet langer dan 3 minuten duurt. Projecten met een filmpje hebben meer kans van slagen! Jij moet de hoofdrol spelen in de video, dit maakt het persoonlijker. Zorg er voor dat de video goed hoorbaar is. Zorg ervoor dat je het gevoel creëert dat je het samen met je potentiële supporters waar kan maken, geef je supporters het gevoel dat ze onderdeel van je project zijn! Zorg dat je video eindigt met een oproep tot actie, vermeld de noodzaak van je project. De beloningen Geef je beloningen een goede naam en beschrijving zodat dit voor supporters in een oogopslag duidelijk is. Biedt niet te veel beloningen aan, zorg voor ongeveer 5 tot 8 beloningen in verschillende prijs klassen. Overweeg goed welke beloningen je weg geeft en wat de waarde van deze beloningen is. Biedt een scala aan beloningen aan, van kleine donaties van 10 tot donaties van 1000 of meer. Zorg voor een goede prijsstrategie van je beloningen en geef aan in welke mate een beloning beschikbaar is. Zorg dat je een redelijke beloning tegenover een donatie zet. Maak je beloningen visueel! Dit maakt het aantrekkelijker voor potentiële supporters! Social media Zorg er voor dat alle links naar je social media op je pagina vermeld zijn en zorg dat je social media accounts upto-date zijn! Relevante documenten en partners Zorg dat je alle relevante partners en documenten aan je project pagina toevoegt, zorg hierbij wel voor goedkeuring van de desbetreffende partners. Pagina 7
Uitvoering van je campagne Pagina 8
De lancering van je campagne Er zijn een aantal belangrijke punten waar je op moet letten alvorens je campagne live gaat. Rumoer voor je project in je eigen netwerk Zorg dat vlak voor je project live gaat je gehele netwerk op de hoogte is van je project en op het punt staat live te gaan. Plan een evenement om je project te lanceren voor je netwerk en moedig je netwerk aan om zo snel mogelijk je project te supporten zodat je project meteen voet aan de grond krijgt! TIP: Over 2 dagen gaat ons project live dus houd uw tablet/laptop bij de hand en steun on zo gauw het kan! Een laatste check Voordat je project live gaat is het aan te raden om je project een keer met 5 tot 10 vrienden door te nemen en kritisch te kijken naar alle aspecten van je campagne. Zorg dat je feedback krijgt en neem deze feedback mee om je project te finetunen alvorens je project live gaat. Door je vrienden mee te nemen in dit proces raken zij betrokken bij je project en zullen zij begrijpen wat je aan het doen bent. Dit zorgt ervoor dat zij je project sneller zullen delen! Een goed marketingplan Zorg dat je een goed marketingplan hebt uitgedacht en klaar hebt liggen voor je campagne start. Denk goed na wanneer je wat naar buiten wilt brengen, hoe je dit naar buiten brengt. Wie helpt je hier bij en wat zijn de offline activiteiten die je gaat uitvoeren om supporters voor je project te werven? Zorg dat je een persbericht maakt om het live gaan van je campagne bekend te maken. En stel een lijst op van mensen/blogs die potentieel geïnteresseerd zijn in je verhaal en stel hen vlak na de lancering van je campagne op de hoogte door middel van een persbericht. Pagina 9
Social media Social media is een belangrijke tool om je project onder de aandacht te brengen. Hoe gebruik je social media het meest effectief, welk social media platform gebruik ik? Enkele social media tips: o o o o o Zorg voor een up-to-date Twitter, Facebook, Youtube & Instagram account. Facebook en Twitter zijn over het algemeen het belangrijkste. Maak een Hootsuite account aan om al je social media accounts op een plek te beheren en updates in te plannen. www.hootsuite.com (dit is gratis) Vertel je verhaal op je social media, probeer niet te verkopen maar mensen oprechte fans van je project te maken. Niet ieder social media platform is geschikt voor dezelfde informatie! Zorg dat je posts aangepast zijn aan de gebruikers van het platform. Zorg dat je een blog bijhoud en volg andere bloggers. Vergeet e-mail niet! E-mail is een krachtig hulpmiddel op je volgers op de hoogte te houden! Via Mailchimp kun je makkelijk en gratis een grote mailinglijst bijhouden. (www.mailchimp.com) Het programma geeft je ook alle data over je verstuurde mail. Wie opent je mail en waar? Op welke dingen klikken mensen het meeste. Dit is allemaal waardevolle informatie die je kunt gebruiken om je volgende mailing nog beter te maken. Pagina 10
Hoe zorg je voor een goede campagne Stel doelen Zorg dat je voor jezelf realistische doelen stelt om naar toe te werken, een doel dat gehaald word geeft energie om door te gaan! Probeer iedere dag minimaal één donatie te ontvangen. Stel jezelf als doel om één derde van je doelbedrag op te halen in het eerste kwart van de campagne duur. Zakt het aantal donaties halverwege je campagne een beetje in? Geen zorgen, dit bij bijna alle campagnes het geval. Het overgrote deel van de financiering word in het eerste en laatste kwart van de campagne opgehaald. Probeer wel aan het doel te blijven voldoen van minimaal één donatie per dag. Luister naar je supporters Supporters willen deel uit maken van je project, een goede manier om supporters bij je project te betrekken is door goed naar hun feedback te luisteren. Reageer altijd op feedback, maar houd in gedachten dat het jou project is en dat je niet met alle feedback iets hoeft te doen, maar houd het altijd in je achterhoofd dat het je supporters zijn die je project financieren. Hoe meer supporters het gevoel hebben dat je hen betrekt bij je projet hoe groter de kans dat zij gaan vertellen over je project in hun netwerk! Dit is een van de mooiste mogelijkheden en voordelen van crowdfunding, je bent bezig met de marketing van je project! Bedank supporters voor hun bijdrage Zorg ervoor dat je supporters bedankt voor hun bijdrage en zorg dat je supporters op de hoogte zijn van je ontwikkelingen. Dit is wederom een manier om supporters aan je project te binden! Een bedank mailtje is zo verstuurd! Transparantie Wees altijd transparant en eerlijk tegenover je supporters. Tegenwoordig is alles op internet te vinden en als je als projecthouder niet eerlijk en transparant bent tegenover je supporters zal dit afgestraft worden en is de kans op slagen van je project vele malen kleiner. Behoud de relatie met je supporters ten aller tijde en blijf met ze communiceren, mensen zijn verbazingwekkend geduldig zolang ze weten dat ze moeten wachten en zien dat je vooruitgang boekt! Onderschat offline niet! Als projecthouder moet je niet vergeten dat offline campagne voeren heel belangrijk is. Denk hierbij aan het benaderen van lokale media, zij zijn altijd opzoek naar een interessant plaatselijk verhaal, en jouw campagne is een geweldig verhaal! Daarnaast vinden veel mensen het fijn om iemand persoonlijk te kennen alvorens zij doneren, laat je gezicht vaak en op veel plekken zien en vertel over je project! Pagina 11
Je campagne succesvol afsluiten Pagina 12
Op schema blijven Houd je supporters up-to-date Zorg er voor dat je iedereen die je project support up-to-date informatie over je project heeft. Dit geeft supporters het gevoel dat zij onderdeel zijn van je project en zal er voor zorgen dat zij sneller vertellen over je project wat ten goede komt aan de bekendheid van je project. Een laatste keer vol gas geven Zorg dat je vlak voor je campagne eindigt nog een keer vol gas geeft en ga voor een succesvolle eind sprint. Zorg dat je via al je kanalen nog één keer aandacht vraagt voor je project. Offline media zijn zeer effectief om tegen het einde van de campagne extra in te zetten. De combinatie van deze extra aandacht en een gevoel van urgentie zorgen voor een hoge conversion rate. Dat wil zeggen dat meer mensen die op dit moment via deze weg van je project horen over zullen gaan tot steunen. Creëer een gevoel van noodzaak Maak duidelijk dat het noodzakelijk is om je doelbedrag binnen de gestelde termijn te halen omdat je project anders geen doorgang kan vinden! Vermeld dat er nog maar weinig tijd is om je doelbedrag te behalen en waarom jij het zo belangrijk vind dat het doelbedrag behaald word! Potentiële supporters zullen hierdoor de noodzaak voor een donatie voelen en zullen sneller over gaan op doneren omdat de tijd gering is en zij er wel voor willen zorgen dat het project werkelijkheid word! Pagina 13
Wat te doen na je campagne Pagina 14
Houd je supporters op de hoogte Om supporters te betrekken bij je project is het van groot belang dat zij altijd op de hoogte zijn van je voortgang en het proces waar je in zit! Laat je supporters weten dat je het doelbedrag (bijna) hebt behaald Zodra je doelbedrag is behaald is het verstandig om je supporters hiervan op de hoogte te stellen! Bedank alle supporters hierbij nogmaals voor hun steun en benadruk dat je dit resultaat niet had kunnen bereiken zonder hen. Zorg dat de beloningen bij je supporters terecht komen Zodra de deadline van je campagne verstreken is, is het van belang om er voor te zorgen dat je de beloningen die je tegenover een donatie hebt gezet gaat distribueren naar je supporters. Houd je supporters op de hoogte van hun beloning zodat zij weten hoelang zij moeten wachten op deze beloning en wanneer zij deze thuis kunnen verwachten. Blijf je supporters op de hoogte houden Zorg dat je de supporters op de hoogte houd van de ontwikkelingen van je project zodat je samen met je supporters naar de uitvoering van je project toe leeft! Nu moet je het gaan waar maken, houd je volgers goed op de hoogte van alle vorderingen die je maakt! Evalueer je campagne Plan een intern evaluatie moment in na je campagne om te evalueren wat er goed is gegaan maar ook wat er minder goed is gegaan tijdens je campagne. Wij horen graag wat wij aan onze services, diensten en producten kunnen verbeteren om projecten zo goed mogelijk te laten verlopen. Graag ontvangen wij dan ook feedback van deze interne evaluatie. Zo kunnen wij projecthouders steeds beter helpen met het realiseren van hun droom! Maak je dromen waar! Zodra je campagne succesvol is kun je je droom waar gaan maken! Je project heeft voldoende financiering opgehaald om daadwerkelijk uitgevoerd te worden! Zorg er voor dat je jouw supporters betrekt bij je project en dat zij de vooruitgang van je project en hoe het ervoor staat met de uitvoering op de voet kunnen volgen! Laatste evaluatie Naast een interne evaluatie raden wij ook een evaluatie moment aan nadat je project is uitgevoerd om de mening van je supporters te vragen en om te controleren of hun verwachtingen zijn waargemaakt! Neem deze feedback mee en laat ook aan je supporters weten wat je hier in de toekomst mee gaat doen! Denk eraan, je supporters zijn je fans en zullen graag op de hoogte blijven van je ontwikkelingen! Pagina 15
CROWDFUNDING FOR EVENTS Pagina 2