Workshop Werven en begeleiden van vrijwilligers Vrijwilligerscentrale Woerden 7 maart 2012
De Wervingscirkel De juiste persoon op de juiste plaats Werving gaat om het aantrekken van vrijwilligers die passen bij de organisatie en bij de taken die ze gaan uitvoeren. Kort samengevat: de juiste persoon op de juiste plaats krijgen en behouden. Veel organisaties hebben problemen met het werven van vrijwilligers. Je hebt tenslotte geen baan te bieden met salaris, maar je biedt een vorm van vrijetijdsbesteding. In eerste instantie lijkt het of je meer vraagt dan je te bieden hebt: van potentiële vrijwilligers wordt gevraagd of zij zich voor een aantal uur per week of een aantal taken vast willen leggen. Wat het oplevert, wordt pas later duidelijk. Daarom is het belangrijk om in je werving de nadruk te leggen op de opbrengsten voor de vrijwilligers. Probeer je in te leven in de doelgroep die je voor ogen hebt: wat zijn mogelijke motieven van potentiële vrijwilligers uit deze doelgroep om bij een lokale omroep te gaan werken? Wat spreekt hen aan? Wat vinden zij interessant? Wat zien zij als een uitdaging? Pas als je als organisatie daar goed op in kan spelen, zal het mogelijk zijn nieuwe mensen te werven voor het vrijwilligerswerk. Maatschappelijke ontwikkelingen Als organisatie wil je vrijwilligers binnenhalen. Tegelijkertijd heeft je organisatie te maken met allerlei maatschappelijke ontwikkelingen zoals flexibilisering, individualisering, maatwerk economie, internet, groei van het aantal taakcombineerders (werken & zorgen). Deze ontwikkelingen hebben gevolgen voor de beschikbaarheid van mensen voor vrijwilligerswerk. Het kan ook gevolgen hebben voor de doelgroep waaruit tot nu toe vrijwilligers zijn geworven. Bijvoorbeeld studenten hebben door invoering van de tempobeurs veel minder tijd voor vrijwilligerswerk. Organisatiebeeld/imago Voordat je begint met werven moet de organisatie intern op orde zijn. Als je vrijwilligers trekt met alleen mooie verhalen over je organisatie, die niet overeenstemmen met de werkelijkheid, haken vrijwilligers snel af. Voor het werven van vrijwilligers is het belangrijk welke indruk het publiek heeft van je organisatie. Er zijn organisaties die erg populair zijn en die een goeie naam hebben. Voor zo n organisatie is het veel makkelijker om vrijwilligers te werven dan voor organisaties met een oubollig of slecht imago. Voor vrijwilligers is het veel aantrekkelijker om te kunnen vertellen dat ze bij een organisatie van aanzien werken dan om te vertellen dat ze werken voor een heel onbekende organisatie of een met een kneuterig imago. Wervingsmethode: de wervingscirkel Als je aan werving wilt doen (een wervingscampagne wilt opzetten bijvoorbeeld), wil je mensen overtuigen. Je wilt ze duidelijk maken dat jouw organisatie hen graag als vrijwilliger wil. Werving is dus een vorm van reclame, van communicatie. Voor het opzetten van een wervingscampagne kun je daarom goed gebruik maken van een instrument uit de communicatiekunde: de communicatiecirkel. MOVISIE heeft de communicatiecirkel aangepast voor vrijwilligersorganisaties. Het resultaat is de wervingscirkel. 2
Bij de wervingscirkel is het van belang je niet te snel te laten leiden door geldgebrek. Durf creatief te zijn. Het principe van de cirkel is dat je van doel naar organisatie de cirkel doorloopt. Met die cirkel kun je stap voor stap een wervingsactie voorbereide Wat wil je bereiken? Hoe ga je het organiseren? doel doelgroep Wie wil je bereiken? organisatie USP's Welke weg volg je? middel / activiteit Boodschap Wat wil je vertellen, wat heb je te bieden? Gebruik van de wervingscirkel: Je begint met het doel: Wat wil ik bereiken met de werving? Wat stel ik mij ten doel? Vervolgens denk je na over de doelgroep: Wie wil ik bereiken? En je bedenkt: Wat zijn mijn Unique Selling Points? Wat maakt mijn organisatie aantrekkelijk voor juist deze doelgroep? Daarna komt de boodschap: Wat wil ik overbrengen? Wat heb ik hen te bieden? Dan de vraag: hoe ga ik mijn doelgroep benaderen? Welk middel kan ik gebruiken? Ten slotte: Wie doet het, wanneer en hoeveel mag het kosten? Dus: hoe organiseer ik de wervingsactie? Stap 1: Werven met en voor een doel Werven doe je niet zomaar. Je komt mensen tekort, of je denkt meer mensen te kunnen gebruiken. De mensen die je gaat werven wil je voor bepaalde taken inzetten of je wilt dat ze per week op vaste tijden inzetbaar zijn. Voordat je van start gaat met willekeurig advertenties te plaatsen of posters op te hangen, is het goed om goed te bedenken waarvoor en hoelang je mensen nodig hebt. Wanneer ben je 3
tevreden? Formuleer eerst het doel van je wervingscampagne. Zo n doel van een campagne zou bijvoorbeeld als volgt kunnen luiden: Ik wil minstens vijf mensen vinden met bestuursen media-ervaring die bereid zijn minimaal twee dagdelen per maand vrij te maken om het huidige bestuur te versterken. Checklist voor het maken van een wervingsdoel Hoeveel mensen zijn er nodig? Welk werk moeten ze gaan doen? Welke functie-eisen zijn er? - Wat moeten ze kunnen? - Hoeveel tijd per week moeten ze beschikbaar zijn? - Gaat het om een tijdelijke functie of is het voor langere tijd? Stap 2: De doelgroep: Wie wil je bereiken? Voordat je op zoek gaat naar de doelgroep buiten je organisatie, is het goed om eerst te onderzoeken welk type vrijwilliger nu in de organisatie werkt en deze vervolgens te waarderen. Vrijwilligersorganisaties die in nood zitten hebben vaak de neiging om blij te zijn met iedereen die zich als vrijwilliger meldt. Hoe kieskeurig kun je zijn? Toch blijkt vaak dat een beetje kieskeuriger zijn in de werving eerder méér resultaat oplevert dan minder. Bij het nadenken over je doelgroep moet je jezelf twee vragen stellen. De eerste vraag is: Wat voor vrijwilligers wil ik hebben? Wie is mijn doelgroep? Daarvoor is het goed om eerst een goed profiel te maken van het type vrijwilliger dat je zoekt. De tweede vraag is: waar zitten die mensen? Waar haal je de informatie over je doelgroep vandaan? Stap 3: Wat zijn je Unique Selling Points? Je USP s zijn die zaken waarin jullie organisatie aantrekkelijker is dan je concurrenten (andere organisaties, maar ook indirecte concurrenten zoals voetbal op TV). Denk aan kosten, mensen, activiteiten, betrokkenheid, maatschappelijk belang, actualiteit, beleidsdoelstelling. Wat heeft jullie organisatie je relatie te bieden, welk probleem los je voor hun op? Stap 4: Wat is je boodschap, wat heb je te bieden? Wat is je wervingsboodschap? De boodschap is de vertaling van je doelstelling, via je Unique Selling Points naar de doelgroep. Essentieel bij elke werving is dat je bij het formuleren van de boodschap als het ware op de stoel van de doelgroep gaat zitten: even de wereld vanuit diens ogen bekijken. Probeer te achterhalen welke woordkeus hen aanspreekt, of welke normen en waarden in je doelgroep heersen. Wanneer zou het voor die persoon bijvoorbeeld interessant zijn actief te worden in een landelijk bestuur? Pas dan kun je de juiste invalshoek en overtuigingskracht vinden om de ontvanger aan te zetten tot actie. Je kijkt dus naar de doelgroep en naar de informatie die de doelgroep zal aanspreken. Een voorbeeld: In plaats van Het bestuur vraagt...' kan het veel aansprekender zijn om het perspectief van de doelgroep te nemen: 'U zoekt een...' Dan benadruk je vanzelf al meer de opbrengstenkant. 4
Een voorbeeld: Wij zoeken: Bent U op zoek naar: bestuursleden voor de lokale omroep Gelderland Het bestuur vergadert drie keer per maand. De programma s worden door de verschillende werkgroepen gemaakt beter - een nieuwe uitdaging; - veel contacten met mensen op allerlei plaatsen; - werk dat aansluit bij uw ervaring in de media? Wij bieden u een interessante bestuursfunctie bij de lokale omroep aan! Of misschien zelfs zo: U dacht dat de medezeggenschapsraad saai is? lustrumfeest houden cabaretje zoeken conflict oplossen burgemeester ontvangen subsidie binnenhalen training timemanagement volgen trouwe vrijwilliger bedanken nieuwe leden werven Wij weten wel beter! Ook interesse? Kortom: het bedenken van een boodschap is een creatief proces waarbij je moet kijken door de ogen van je doelgroep. Stap 5: Kanalen en middelen Een boodschap moet ook nog verzonden worden. En op zo n manier dat het werkelijk binnenkomt bij de doelgroep. Daarvoor heb je een middel nodig en een kanaal. Een middel is dat wat de informatie draagt (bijvoorbeeld een poster, een folder, een sticker, of bijvoorbeeld dat wat je zegt in een gesprek). Een kanaal is de weg waarlangs die informatie gaat. (Die folder kan liggen in een dokterswachtkamer, huis aan huis worden verspreid, op aanvraag verzonden, enz.) Wie leest wat? De plek waar je middelen neerlegt, en ook het middel zelf, bepaalt voor een deel het resultaat. In een wachtkamer vind je andere mensen dan bij een sportclub of school. Door goed te bedenken wat jouw doelgroep ziet, hoort, leest en waar je doelgroep komt, kun je de aantrekkelijke plekken vinden. Hoe weet je nu wat jouw doelgroep bereikt? Een manier om dat te achterhalen is om voor bepaalde doelgroep het volgende schema in te vullen. Nog beter is het iemand van die doelgroep zelf te laten invullen. Dit kun je te weten komen tijdens het interview dat je afneemt met iemand uit je doelgroep. 5
Stap 6: de concrete organisatie Plannen is vooruitzien. Elke keer dat de wervingscirkel doorlopen wordt, passeer je ook het segment organisatie. Het gaat hier in eerste instantie om de organisatie van de werving zelf: alle praktische randvoorwaarden om de uitvoering soepel te laten verlopen. De planning bijvoorbeeld: - Wanneer moet het materiaal klaar zijn? - Wanneer is het een goede tijd om een mailing de deur uit te doen? - Wie gaat schrijven, voorbeelden zoeken? - Etc. En de kosten: - Hoeveel kan en wil je eraan uitgeven? - Wie gaat je kosten betalen? Bij het doorlopen van de cirkel is dit het moment waarop je expliciet stilstaat bij de praktische haalbaarheid van je plannen en de investeringen die het kost om die ideeën te realiseren. Dit is ook het moment waarop je eventueel je wervingsactie op onderdelen moet bijstellen. Bron: MOVISIE, Utrecht 6
Vrijwilligersbeleid Inleiding Binnen een organisatie is het van belang om taken, verantwoordelijkheden, rechten en plichten van vrijwilligers vast te leggen. Het doel hiervan is duidelijkheid te scheppen en het functioneren van zowel de vrijwilligers als de hele organisatie te verbeteren. Dit geheel aan afspraken wordt het vrijwilligersbeleid van een organisatie genoemd. Vrijwilligersbeleid kan onderverdeeld worden in 7 onderwerpen: Visie op vrijwilligerswerk en vrijwilligers Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden Werven en selecteren van vrijwilligers Begeleiden en ondersteunen van vrijwilligers Waardering van vrijwilligers Deskundigheidsbevordering van vrijwilligers Rechtspositie van vrijwilligers Over al deze onderwerpen kunt u regels opstellen en afspraken maken. Welke punten daarbij belangrijk zijn verschilt per organisatie. Daarom bieden wij u een handvat om tot een gedegen vrijwilligersbeleid te komen, in de vorm van een reeks vragen per onderwerp. Als u deze vragen (of een groot deel van deze vragen) beantwoordt, heeft u de belangrijkste aspecten van uw vrijwilligersbeleid geregeld. Maar met het formuleren van een vrijwilligersbeleid bent u er nog niet. Iedereen moet op de hoogte worden gebracht van de afspraken en regelingen. Een goede communicatie, vooral met de vrijwilligers, is een vereiste. 1. Visie op vrijwilligerswerk en vrijwilligers Als organisatie die met vrijwilligers werkt is het belangrijk om de vraag te stellen waarom er met vrijwilligers wordt gewerkt: is het noodzaak, is het een leuke aanvulling, werkt uw organisatie uitsluitend met vrijwilligers of werkt uw organisatie vooral met beroepskrachten. Een visie maakt duidelijk wat de beweegredenen van uw organisatie zijn om met vrijwilligers te werken. Hieruit volgt de positie die vrijwilligers binnen uw organisatie innemen. 1. Wat is het doel van uw organisatie? 2. Wat is de rol van vrijwilligers binnen uw organisatie? 3. Wat zijn de motieven van uw organisatie om met vrijwilligers te werken? 4. Wat zijn de motieven van de vrijwilligers om bij uw organisatie te werken? 5. Hoe houdt de organisatie rekening met deze motieven van vrijwilligers? 6. Hoe is de verhouding tussen de vrijwilligers onderling? 7. Hoe is, indien uw organisatie ook met beroepskrachten werkt, de verhouding tussen beroepskrachten en vrijwilligers? 8. Wordt er binnen uw organisatie onderscheid gemaakt tussen vrijwilligers, stagiaires, I/D-ers en WIW-ers? 7
2. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden Iedereen binnen een organisatie is erbij gebaat dat taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van vrijwilligers duidelijk zijn. Dit betekent: zo veel mogelijk afspraken op papier zetten! Wie doet wat? Wie is waarvoor verantwoordelijk? Als u dit vastlegt wordt duidelijk wat er allemaal in uw organisatie moet gebeuren. Het is dan eenvoudig vast te stellen voor welke taken nieuwe vrijwilligers nodig zijn. Bovendien zijn mensen dan direct aan te spreken op de uitvoering van hun taken. 1. Welke vrijwilligerstaken zijn er en hoeveel uur werk is dit? 2. Hoe verhouden deze taken zich tot de taken van de beroepskrachten en tot de taken van eventuele stagiaires, I/D-ers en WIW-ers? 3. Wat zijn de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van vrijwilligers: wat moet en mag de vrijwilliger? 4. Hoe verhouden deze zich tot de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van het overige personeel? 5. Waarom zijn de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden op deze wijze verdeeld? 6. Hoe kan een vrijwilliger en/of de begeleider van de vrijwilliger deze taken en bevoegdheden wijzigen? 3. Werven en selecteren van vrijwilligers Nieuwe vrijwilligers zijn vaak hard nodig. Het is zaak om goed na te denken over de werving en selectie van nieuwe vrijwilligers en hier ruim de tijd voor te nemen. Bedenk dat wanneer u actief gaat werven het beeld (of het imago) van de organisatie erg bepalend is. Slechte promotie kan een slecht imago opleveren, waardoor potentiële vrijwilligers wegblijven. Bij werving hoort altijd een planning: wanneer en waar gaat u werven en hoe zoekt u hoeveel mensen en waarvoor? 1. Wat is het beeld van mijn organisatie en hoe kan ik dit gebruiken of aanpassen om potentiële vrijwilligers te interesseren in onze activiteiten? 2. Hoe is het verloop van vrijwilligers binnen uw organisatie? Heeft uw organisatie continue behoefte aan nieuwe vrijwilligers? 3. Waar kunnen geïnteresseerden het beste worden bereikt? Waar gaat u werven? 4. Hoe kunnen geïnteresseerden het beste worden bereikt? Welke wervingsmiddelen gaat u gebruiken? 5. Op welke tijden is de organisatie bereikbaar voor informatie? Waar en bij wie kan men terecht voor informatie? 6. Wat zijn de taken en wat vraagt dit van de vrijwilliger? 7. Welke eisen, zoals achtergrond en capaciteiten, stelt u aan potentiële vrijwilligers? 8. Wanneer wordt de vrijwilliger verwacht, wat zijn de werktijden, voor welke periode en op welke locatie gaat de vrijwilliger werken? 8
9. Welke mogelijkheden biedt u de vrijwilliger om het werk flexibel in te richten, zoals zelf de tijd in kunnen delen, thuis werken of vrijwilligerswerk doen voor een korte periode? 10. Welke selectiecriteria gebruikt u en wie binnen uw organisatie selecteert de potentiële vrijwilligers? 11. Hoe worden vrijwilligers aangenomen of afgewezen? 4. Begeleiden en ondersteunen van vrijwilligers Begeleiding is belangrijk. Het ondersteunt de vrijwilligers bij het goed uitvoeren van de werkzaamheden. Daarnaast vergroot het de motivatie en de betrokkenheid van de vrijwilliger bij de organisatie. 1. Wie werkt de nieuwe vrijwilliger in? 2. Hoe worden nieuwe vrijwilligers ingewerkt en welke vaste aandachtspunten horen hierbij? 3. Welke informatie over de organisatie ontvangen (nieuwe) vrijwilligers? (bijvoorbeeld statuten, huishoudelijk reglement, werkplan, jaarverslag) 4. Wie begeleidt de vrijwilligers in de organisatie? 5. Welke afspraken zijn er gemaakt over werktijden, proefperiode, ziektemelding, vakantie en beëindiging van het vrijwilligerscontract? 6. Is er op regelmatige basis overleg tussen begeleider en vrijwilligers? 7. Zijn er groepen vrijwilligers, zoals deelnemers sociale activering, die extra begeleiding nodig hebben; en zo ja, waar bestaat deze extra begeleiding uit? 8. Hoe gaat de organisatie om met conflicten, klachten en moeizame werkrelaties waar vrijwilligers bij betrokken zijn (denk eventueel aan een klachtenprocedure)? 5. Waardering van vrijwilligers Voor sommige mensen is de waardering die zij krijgen voor hun werk de belangrijkste motivatie om vrijwilligerswerk te blijven doen. Onderschat dit dus niet! 1. Geeft u de vrijwilliger regelmatig en genoeg waardering voor hun inzet? 2. Organiseert uw organisatie activiteiten voor de vrijwilligers, zoals een jaarlijks uitstapje of een vrijwilligersfeest? 3. In hoeverre zijn drankjes en eventueel maaltijden of hapjes voor de vrijwilliger gratis? 4. Krijgen vrijwilligers een kerstpakket, een presentje bij extra werk, een verjaardagscadeau of een vergelijkbare attentie? 5. Worden vrijwilligers die lange tijd actief zijn af en toe in het zonnetje gezet? 6. Is uw organisatie ervan op de hoogte dat bijzondere vrijwilligers voor een lokale of landelijke vrijwilligersprijs voorgedragen kunnen worden? 9
6. Deskundigheidsbevordering van vrijwilligers Cursussen voor vrijwilligers vergroten de kennis en vaardigheden van de vrijwilligers. Hierdoor neemt de kwaliteit van het vrijwilligerswerk toe. En de motivatie van de vrijwilliger wordt positief beïnvloed. Naast cursussen zijn er andere manieren om de deskundigheid van de vrijwilligers te bevorderen. U kunt hierbij denken aan een interne opleiding, waarbij beroepskrachten of ervaren vrijwilligers kennis overdragen aan nieuwe vrijwilligers door deze een tijdje te laten meelopen bij diverse activiteiten. Werkt u binnen een grote organisaties dan kunt u ook overwegen informatieavonden te organiseren, waarbij deskundige beroepskrachten of vrijwilligers hun kennis en ervaring overdragen. 1. Wat doet de organisatie op het gebied van deskundigheidsbevordering voor vrijwilligers? 2. Wie is verantwoordelijk voor de deskundigheidsbevordering van vrijwilligers? 3. Wat is het budget dat beschikbaar is voor deskundigheidsbevordering van vrijwilligers? 4. Wat is de opleidingsbehoefte gezien vanuit de vrijwilligers en vanuit de organisatie? 5. Wanneer komen vrijwilligers in aanmerking voor deskundigheidsbevordering? 7. Rechtspositie van vrijwilligers Vrijwilligers hebben rechten en plichten. Deze worden meestal vastgesteld door de organisatie. Dit kan zowel mondeling als schriftelijk worden gecommuniceerd. Schriftelijke vastlegging heeft de voorkeur. 1. Welke onkosten worden vergoed en hoe worden de onkosten vergoed? 2. Werkt uw organisatie met een vrijwilligersovereenkomst en welke afspraken staan er in deze overeenkomst? 3. Hoe zijn de vrijwilligers in de organisatie verzekerd (minimaal WA- en Ongevallenverzekering)? 4. Wat is er in de organisatie geregeld met betrekking tot de arbeidsomstandigheden van de vrijwilligers (ARBO-wet)? 5. Op welke punten hebben vrijwilligers inspraak en medezeggenschap en waar zijn deze afspraken vastgelegd? 6. Is een klachtenreglement opgesteld? bron: CVD STAP Glashaven 42, Postbus 208, 3000 AE Rotterdam,Telefoon 010-436 30 90 Email: stapoaw@cvd.nl 10
Handige websites en literatuur www.verenigingen.nl www.vrijwilligerswerkacademie.nl (hierop is een heel toegankelijke cursus Vrijwilligers vinden en binden te vinden) www.allesbegintvrijwillig.nl (met de 6B s van vinden en binden vrijwilligers, speciale aandacht voor verschillende sectoren zoals sport, cultuur, religie) www.movisie.nl Vrijwilligers. Vinden en binden van betrokken medewerkers. Gast, W.J. de, Wijnperle, D., SBP BV, Haarlem, 2011. Basisboek Vrijwilligersmanagement. Gast, W.J. de, Hetem, R. & Wilbrink, I., Coutinho, 2009. Pak de passie! Magazine over betrokkenheid 2.0. Movisie, 2011. 11