Jaarverslag 2011
Naam verslagleggende rechtspersoon Stichting Bevolkingsonderzoek Noord Bezoekadres Queridolaan 5, 9721 SZ Groningen Correspondentieadres Postbus 425, 9700 AK Groningen Telefoonnummer 050 520 88 88 Identificatienummer NZa n.v.t. Nummer Kamer van Koophandel 41012153 E-mailadres info@bevolkingsonderzoeknoord.nl Internetpagina www.bevolkingsonderzoeknoord.nl Jaarverslag 2011 Bevolkingsonderzoek Noord pagina 2
INHOUD 1 BESTUURSVERSLAG... 5 2 PROFIEL VAN DE ORGANISATIE... 7 2.1 MISSIE EN VISIE... 7 2.2 KERNACTIVITEITEN... 7 2.3 BELANGHEBBENDEN... 8 3 GOVERNANCE... 9 3.1 BESTUUR EN TOEZICHT... 9 3.2 BEDRIJFSVOERING... 9 3.3 CLIËNTENRAAD... 10 4 RESULTATEN 2011... 11 4.1 PRODUCTIECIJFERS BEVOLKINGSONDERZOEK BORSTKANKER... 11 4.1.1 Natraject... 12 4.2 PRODUCTIECIJFERS BEVOLKINGSONDERZOEK BAARMOEDERHALSKANKER... 13 4.3 FINANCIEEL RESULTAAT... 15 5 BELEIDSRESULTATEN 2011... 16 5.1 ALGEMEEN... 16 5.2 KWALITEITSBELEID... 16 5.2.1 Certificering... 16 5.2.2 Kwaliteitsbewaking... 16 5.2.3 Visitatie LRCB... 17 5.3 ONTWIKKELINGEN BORSTKANKERSCREENING... 18 5.3.1 Voorscreenen... 18 5.3.2 Digitalisering... 18 5.3.3 Praktijkbegeleiding... 18 5.3.4 Stagebegeleiding in eigen organisatie... 19 5.4 ONTWIKKELINGEN SCREENING BAARMOEDERHALSKANKER... 19 5.4.1 Scholingsmodule praktijkassistenten... 19 5.4.2 Evaluatie effecten tweede herinnering... 20 5.4.3 Inrichten natraject... 20 5.5 COMMUNICATIE... 20 5.5.1 Externe communicatie... 20 5.5.2 Interne communicatie... 21 5.5.3 Huisstijl... 21 5.6 REACTIES EN KLACHTEN CLIËNTEN... 21 5.6.1 Overzicht reacties en klachten cliënten... 21 5.6.2 Klachtenregistratiesysteem... 22 5.7 ICT/FACILITAIR... 22 5.7.1 Vervangen pc s werkplekken... 22 5.7.2 SharePoint... 22 5.7.3 Monitoring... 22 5.7.4 Server Capaciteit... 23 6 ORGANISATIE... 24 6.1 PERSONEELSFORMATIE... 24 Jaarverslag 2011 Bevolkingsonderzoek Noord pagina 3
6.1.1 Verloop... 24 6.1.2 Verzuim... 25 6.2 ARBO... 25 6.3 MEDEWERKERSONDERZOEK... 26 6.4 FUNCTIEBESCHRIJVING EN -WAARDERING... 26 6.5 VERTROUWENSPERSOON... 26 7 BIJLAGEN... 27 7.1 RAAD VAN BESTUUR PER 31 DECEMBER 2011:... 27 7.2 RESULTATEN BEVOLKINGSONDERZOEK BORSTKANKER PER GEMEENTE... 28 7.3 OPKOMST BEVOLKINGSONDERZOEK BAARMOEDERHALSKANKER PER GEMEENTE PER GEBOORTECOHORT... 29 7.4 OVERZICHT AFMELDREDENEN BEVOLKINGSONDERZOEK BORSTKANKER... 32 7.5 NA-IJLEFFECT OPROEPSCHEMA S 2008, 2009 EN 2010... 32 7.6 ORGANOGRAM... 33 7.7 LIJST MET AFKORTINGEN... 34 Jaarverslag 2011 Bevolkingsonderzoek Noord pagina 4
1 Bestuursverslag Voor u ligt het jaarverslag 2011 van de stichting Bevolkingsonderzoek Noord. In zijn algemeenheid is 2011 een goed jaar geweest: het merendeel van de gestelde doelen is gerealiseerd, het medewerkersonderzoek laat een hoge mate van tevredenheid zien, de financiële doelen zijn gehaald. Daarnaast is een aanvang gemaakt met een (kleine) reorganisatie, waarbij de sectoren Screening en Cliëntenservice, administratie en logistiek (CSA+L) zijn geïntegreerd tot een sector waar kort gezegd het primaire proces wordt uitgevoerd. Ook is besloten om samen met Bevolkingsonderzoek Oost een controller aan te trekken die werkzaam is voor de beide organisaties. De radiologen van de beoordelingseenheid Groningen hebben hun werkzaamheden gestaakt per 1 september 2011. Begin 2011 zijn hun opvolgers ingewerkt, zodat er een rimpelloze overgang heeft plaats gevonden. De tweede helft van 2011 heeft sterk in het teken gestaan van de voorbereidingen voor de invoering van screening op (dikke) darmkanker. Het implementeren van de Uitvoeringstoets van het RIVM vergt van alle betrokken partijen een grote inzet. 2011 was het tweede jaar in het bestaan van Bevolkingsonderzoek Noord. Voortgekomen uit de vier organisaties voor bevolkingsonderzoek in Noord- Nederland, is op 1 januari 2010 een begin gemaakt met het uitvoeren van de screening op borstkanker en baarmoederhalskanker onder de nieuwe vlag. Bevolkingsonderzoek Noord heeft ervoor gekozen de werkzaamheden voor beide screeningsprogramma s zoveel mogelijk te integreren. Dit omdat de processen en de bijbehorende activiteiten sterke overeenkomsten vertonen. Daarnaast ook om goed voorbereid te zijn op nieuwe programma s, zoals dat van de darmkankerscreening. Bevolkingsonderzoek Noord wordt bestuurd volgens het Healthcare Governance model, hetgeen hier betekent dat een eenhoofdige Raad van Bestuur bestuurt en een vijfhoofdige Raad van Toezicht toeziet op het functioneren van het bestuur. De omvang van het personeelsbestand bedroeg ultimo 2011 112 personen (bijna 66 fte). Dit is een daling ten opzichte van 2010, toen er nog 132 personen in dienst waren (bijna 68 fte). De daling is te zien in alle sectoren maar het sterkst bij de sector CSA+L. Het verzuim was in 2011 opnieuw aan de hoge kant met gemiddeld 7,6 % (6,9% in 2010, 5,7% in 2009), reden om in 2012 een andere aanpak te kiezen voor bestrijding van het verzuim. De opkomst voor de borstkankerscreening bedraagt over 2011 84,2% (2010 83%, 2009 85,1%). Het verwijscijfer bedraagt 1,5% en is daarmee licht hoger dan in voorgaande jaren. De opkomst voor de baarmoederhalskankerscreening bedraagt voor oproepjaar 2011 63,9% (2010 65,2%). Ervaringen uit voorgaande jaren leren dat in 2012 en 2013 deze opkomst nog met 4 tot 5% kan stijgen. Bevolkingsonderzoek Noord hecht sterk aan kwaliteitszorg. Voor de borstkankerscreening wordt gewerkt met certificering conform de HKZ normen, voor de baarmoederhalskanker- Jaarverslag 2011 Bevolkingsonderzoek Noord pagina 5
screening conform de ISO 9001:2008 normen. Zowel voor de ISO als de HKZ zijn audits uitgevoerd, die slechts marginale verbeterpunten opleverden. Deze zijn inmiddels afgerond. In 2011 is (landelijk) gekozen voor Det Norske Veritas als certificerende instantie voor beide bevolkingsonderzoeken. In financiële zin is 2011 een goed jaar geweest. Het exploitatieresultaat bedraagt 265.672 voor de beide bevolkingsonderzoeken samen. Voor de kosten van dataopslag is een voorziening getroffen die ultimo 2011 bijna 1,7 mln. euro bedraagt. Voor 2012 wordt een beduidend slechter resultaat verwacht, dit als gevolg van een verlaging van het tarief voor baarmoederhalskankerscreening en het stoppen van de tijdelijke subsidies voor de digitalisering van de borstkankerscreening. April 2012 J.H. Sangers Raad van Bestuur Verslag van de Raad van Toezicht De Raad van Toezicht (RvT) van Bevolkingsonderzoek Noord is in het verslagjaar zeven keer bijeen geweest. De auditcommissie, bestaande uit twee RvT leden heeft de jaarrekening 2011 en de begroting 2012 besproken en hierover advies uitgebracht aan de RvT. De renumeratiecommissie heeft in november het jaargesprek met de Raad van Bestuur (RvB) gehouden. Twee leden van de RvT hebben samen met de RvB de jaarlijkse artikel 24 vergadering met de Ondernemingsraad gehouden. In het verslagjaar heeft een mutatie plaats gevonden in de RvT (zie hiervoor bijlage 7.1). De RvT heeft zich gebogen over de jaarrekening 2011 inclusief de bijbehorende accountantsverklaring en de jaarrekening goedgekeurd. Datzelfde geldt ook voor het jaarverslag 2011 alsook voor de begroting 2012. Ook zijn de financiële en inhoudelijke kwartaalrapportages besproken met RvB en controller. Strategieontwikkeling en risicomanagement hebben eveneens de aandacht van de RvT gehad. Ook is gesproken over nieuwe ontwikkelingen zoals de invoering van de darmkankerscreening en het eventueel participeren in een gezondheidscentrum. Op organisatorisch gebied is aandacht geweest voor de aanstelling van een nieuwe controller samen met Bevolkingsonderzoek Oost, het contracteren van een nieuwe radiologengroep voor de bekijkeenheid Groningen, en het samenvoegen van de sectoren Screening en CSA+L. In zijn algemeenheid heeft de RvT toegezien op de vorming en implementatie van het beleid van Bevolkingsonderzoek Noord, alsmede toegezien op de ontwikkelingen op de diverse beleidsterreinen April 2012 K. Schuurman Voorzitter Raad van Toezicht Jaarverslag 2011 Bevolkingsonderzoek Noord pagina 6
2 Profiel van de organisatie Bevolkingsonderzoek Noord is op 1 januari 2010 ontstaan uit de fusie van de noordelijke screeningsorganisaties Bevolkingsonderzoek Borstkanker Noord-Nederland (BBNN), de Stichting Preventieve Gezondheidszorg Groningen (SPGG), de Stichting Bevordering Preventieve Gezondheidszorg Friesland (SBPGF) en de stichting Bevolkingsonderzoek Baarmoederhalskanker Noord-Nederland (BCNN). Bevolkingsonderzoek Noord is verantwoordelijk voor de uitvoering van de bevolkingsonderzoeken borstkanker en baarmoederhalskanker in de provincies Drenthe, Friesland en Groningen. 2.1 Missie en visie De organisatie stelt zich ten doel door de uitvoering van de bevolkingsonderzoeken borstkanker en baarmoederhalskanker een wezenlijke bijdrage te leveren aan sterftereductie, gezondheid en welbevinden van cliënten. Hierbij is draagvlak, bij zowel cliënten en hun verwanten als zorgaanbieders en andere relevante partijen, onontbeerlijk. Goede samenwerking met de andere partners in de zorgketen is wezenlijk voor het behalen van goede resultaten voor het bevolkingsonderzoek. Bevolkingsonderzoek Noord werkt professioneel, doelgericht en kwaliteitsbewust. Om haar werkzaamheden uit te kunnen voeren beschikt Bevolkingsonderzoek Noord over goed opgeleid en goed gemotiveerd personeel, de juiste procedures en het juiste materieel. 2.2 Kernactiviteiten Bevolkingsonderzoek Noord is een van de vijf screeningsorganisaties die in Nederland verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van de bevolkingsonderzoeken borstkanker en baarmoederhalskanker. Het werkgebied van Bevolkingsonderzoek Noord omvat de provincies Drenthe, Friesland en Groningen. Bevolkingsonderzoek borstkanker In 2011 heeft Bevolkingsonderzoek Noord bijna 145.000 vrouwen (inclusief vrouwen uit het werkgebied van Bevolkingsonderzoek Oost en Midden-West, die door Bevolkingsonderzoek Noord zijn gescreend) in de leeftijd van 50 tot 75 jaar uitgenodigd om mee te doen aan de tweejaarlijkse screening op borstkanker. Het onderzoek vindt plaats in een van de acht mobiele onderzoekscentra. Deze centra werden in 2011 volgens een vastgesteld tweejaarlijks traject geplaatst op in totaal 178 locaties, verdeeld over 62 gemeenten. De gemaakte mammografieën worden in de bekijkeenheden in Groningen en Meppel beoordeeld door steeds twee radiologen (onafhankelijk van elkaar), waarna de cliënt de uitslag van het onderzoek thuis ontvangt. Bij verdenking van borstkanker wordt de huisarts van de cliënt van te voren geïnformeerd. Bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker Vrouwen in de leeftijd van 30 tot en met 60 jaar ontvangen om de vijf jaar een uitnodiging voor het bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker. Zij kunnen een uitstrijkje laten Jaarverslag 2011 Bevolkingsonderzoek Noord pagina 7
maken bij de huisarts, waarna een van de laboratoria in Noord-Nederland het uitgestreken materiaal beoordeelt. De cliënten ontvangen de uitslag van het onderzoek via Bevolkingsonderzoek Noord. Bij een (matig tot ernstig) afwijkende uitslag wordt de huisarts van de cliënt van te voren geïnformeerd, zodat de huisarts contact opneemt met de cliënt voordat zij de uitslag thuis ontvangt. Jaarlijks nodigt Bevolkingsonderzoek Noord rond de 80.000 vrouwen uit voor dit bevolkingsonderzoek. 2.3 Belanghebbenden Bevolkingsonderzoek Noord wordt gefinancierd door het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM), in opdracht van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS). Het RIVM heeft daarnaast tot taak de landelijke regie te voeren op de uitvoering van bevolkingsonderzoeken. Voor het bevolkingsonderzoek borstkanker nodigt Bevolkingsonderzoek Noord alle vrouwen in de leeftijd van 50 tot 75 jaar uit, voor het bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker krijgen alle vrouwen in de leeftijd van 30 tot en met 60 jaar een uitnodiging. Alle cliënten staan ingeschreven in de Gemeentelijke Basisadministratie (GBA) in een gemeente in het werkgebied van Bevolkingsonderzoek Noord. Voor de beoordeling van de mammografieën heeft Bevolkingsonderzoek Noord een aantal radiologen gecontracteerd, die zijn opgeleid tot screeningsradioloog. Het Integraal Kankercentrum Nederland (IKNL) volgt het natraject van doorverwezen cliënten van de borstkankerscreening in de ziekenhuizen en levert Bevolkingsonderzoek Noord de gegevens hierover voor evaluatie. Daarnaast voerde het IKNL samen met Bevolkingsonderzoek Noord de financiële administratie voor de organisatie. In het verslagjaar is besloten deze samenwerking te beëindigen en in 2012 een eigen financiële administratie te gaan voeren. De resultaten van de borstkankerscreening worden jaarlijks doorgegeven aan het Landelijk Evaluatieteam Bevolkingsonderzoek Borstkanker (LETB). Het Landelijk Referentie Centrum (LRCB) biedt de theoretische opleiding voor screeningslaborant en -radioloog aan en stelt richtlijnen op voor de mammografen, de kwaliteit van mammografieën, beoordelingsapparatuur en beoordelingen. Er wordt nauw samengewerkt met de andere stichtingen die de bevolkingsonderzoeken borstkanker en baarmoederhalskanker uitvoeren in Nederland. Zo wordt deelgenomen aan landelijk (bestuurlijk) overleg, wordt geparticipeerd in de landelijke coöperatie die de geautomatiseerde cliëntenadministratie en beeldopslag faciliteert en is er een gezamenlijke landelijke klachtencommissie. Daarnaast zijn medewerkers actief in landelijke werkgroepen, bijvoorbeeld op het terrein van kwaliteit, financiën en communicatie. Ook is door management en medewerkers een actieve bijdrage geleverd aan de (voorbereidingen voor) implementatie van de darmkankerscreening in 2013. In het verslagjaar werden ook contacten onderhouden met ketenzorgpartners zoals gemeenten, ziekenhuizen en huisartsen. Jaarverslag 2011 Bevolkingsonderzoek Noord pagina 8
3 Governance 3.1 Bestuur en toezicht De inkomsten van Bevolkingsonderzoek Noord zijn afkomstig uit publieke middelen, meer specifiek de Subsidieregeling Publieke Gezondheid. Jaarlijks publiceert Bevolkingsonderzoek Noord een jaarverslag, waarin verantwoording wordt afgelegd over het gevoerde beleid, de geleverde prestaties en de gemaakte kosten. Een externe accountant controleert de jaarrekening en bespreekt deze met de Raad van Bestuur, auditcommissie en Raad van Toezicht. Raad van bestuur- Raad van Toezicht De Raad van Bestuur van Bevolkingsonderzoek Noord is verantwoordelijk voor de beleidsvoorbereiding, -uitvoering en evaluatie en voor de dagelijks aansturing van de organisatie. Bevolkingsonderzoek Noord heeft een eenhoofdige Raad van Bestuur, de directeur - bestuurder. De Raad van Toezicht fungeert als toezichthouder en heeft daarnaast een adviserende taak. Ook fungeert de Raad van Toezicht als klankbord voor de Raad van Bestuur. 3.2 Bedrijfsvoering Bevolkingsonderzoek Noord maakt gebruik van een plannings- en controlecyclus die voorziet in het jaarlijks opstellen van een jaarplan inclusief een bijbehorende begroting en het opstellen van een jaarverslag en jaarrekening. Parallel hieraan worden ten behoeve van de subsidieverstrekker een subsidieaanvraag en een aanvraag vaststelling subsidie opgesteld. Deze documenten dienen vóór 1 oktober van het jaar voorafgaand, respectievelijk vóór 1 mei van het jaar opvolgend te worden aangeleverd bij de subsidieverstrekker. Per kwartaal wordt een financiële rapportage opgesteld om de uitgaven ten opzichte van de begroting te bewaken. Daarnaast wordt per kwartaal een inhoudelijke rapportage opgesteld. Alle actiepunten worden gecoördineerd vanuit het managementteam (MT). In 2011 is samen met Bevolkingsonderzoek Oost gekeken naar de inrichting van de financiële administratie (FA). Verschillende scenario s zijn besproken, omdat de schaalgrootte van beide organisaties te klein is om elk een volwaardige FA te exploiteren. Er is gekozen voor het inrichten van twee administraties, die inhoudelijk worden aangestuurd door één controller. De controller zal voor beide organisaties actief zijn en afwisselend op beide locaties fysiek aanwezig zijn voor de dagelijkse leiding en advisering. Beide administraties zullen gaan werken met hetzelfde systeem en rapportage-format. In 2012 zal de inrichting van de FA bij Bevolkingsonderzoek Noord zijn beslag krijgen. De salarisadministratie, nu nog extern belegd, zal in 2012 integraal onderdeel gaan uitmaken van de FA van Bevolkingsonderzoek Noord om zo een volwaardige afdeling te realiseren. Het vertrek van de manager CSA+L (Cliëntenservice, administratie en logistiek) in de tweede helft van het verslagjaar, is voor het MT aanleiding geweest om de interne organisatiestructuur van Bevolkingsonderzoek Noord onder de loep te nemen. Besloten is tot een aanpassing. De sector CSA+L en de sector Screening zijn samengevoegd. De afdeling Jaarverslag 2011 Bevolkingsonderzoek Noord pagina 9
Planning die voorheen tot de sector Screening behoorde valt voortaan onder de sector Ondersteuning. In het verlengde van deze organisatiewijziging is bij beide afdelingen (CSA+L en Planning) een hoofd aangesteld. Het managementteam bestaat nu uit de managers van de drie sectoren (sector Screening, sector Radiologie en sector Ondersteuning), de controller en de RvB. Ten behoeve van elke MT-vergadering wordt een overzicht gemaakt van de geplande en gerealiseerde productiedoelstellingen. Hierdoor bestaat de mogelijkheid indien nodig de productie bij te stellen. Tevens wordt in elk MT-overleg aandacht besteed aan de verzuimcijfers en periodiek aan de stand van zaken bij het realiseren van het jaarplan. Kwalitatieve normen, voortvloeiend uit de HKZ-normen en ISO - normen, worden bijgehouden en besproken in MTverband. Kwaliteitslabeling Een van de rechtsvoorgangers van Bevolkingsonderzoek Noord, BBNN, voldeed als een van de eerste screeningsorganisaties in Nederland aan de HKZ-normen (HKZ: Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector) en heeft daarvoor in 2006 een certificaat ontvangen. In 2009 werd dit certificaat verlengd. Het certificaat is per 1 januari 2010 overgegaan naar Bevolkingsonderzoek Noord en werd in het verslagjaar verlengd. Het bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker voldoet aan de normen zoals gesteld in de ISO 9001:2008-norm. In het verslagjaar werd het ISO-certificaat met een jaar verlengd. Landelijk is besloten om Det Norske Veritas als certificerende instantie voor beide bevolkingsonderzoeken aan te trekken, hetgeen Bevolkingsonderzoek Noord in het verslagjaar heeft gerealiseerd. 3.3 Cliëntenraad Omdat Bevolkingsonderzoek Noord geen cliënten heeft in de zin van ontvangers van zorg, die een kortere of langere zorgrelatie met de organisatie hebben, is er geen cliëntenraad ingesteld. In plaats daarvan vinden cliënttevredenheidsonderzoeken plaats. Deze grootschalige onderzoeken worden samen met de collega-screeningsorganisaties eens per drie jaar gehouden. In het verslagjaar is geen onderzoek geweest. Daarnaast werden alle binnenkomende reacties van cliënten geregistreerd en gerubriceerd (zie: Reacties en klachten cliënten op pagina 21). Jaarverslag 2011 Bevolkingsonderzoek Noord pagina 10
4 Resultaten 2011 4.1 Productiecijfers bevolkingsonderzoek borstkanker In 2011 werden 144.691 vrouwen uitgenodigd om deel te nemen aan het bevolkingsonderzoek borstkanker. Van deze vrouwen hebben 121.830 gehoor gegeven aan de uitnodiging en zijn onderzocht. Het opkomstpercentage komt hiermee op 84,2%. De productietaakstelling bedroeg 123.000 onderzoeken en is niet gehaald. In het verslagjaar 2011 is ten behoeve van Bevolkingsonderzoek Oost een deel van de gemeente Hardenberg gescreend, te weten de locaties Slagharen, Dedemsvaart, Balkbrug en Gramsbergen. Het ging hierbij om 3501 onderzoeken. Daarnaast zijn de gemeenten Noordoostpolder en Urk, behorende bij het werkgebied van Bevolkingsonderzoek Midden-West gescreend. Dit betrof 6536 onderzoeken. Deze gegevens zijn meegenomen in de productiecijfers en de productietaakstelling van Bevolkingsonderzoek Noord. Aantal onderzoeken per onderzoekswagen (unit) per dag De units hebben gemiddeld 65,82 onderzoeken per dag per unit uitgevoerd (ter vergelijking: 66,19 in 2010; 65,54 in 2009). Het streefaantal van 66 onderzoeken per dag per unit is hiermee net niet gehaald. Dit is deels te wijten aan het feit dat vanaf 2011 de stage van nieuwe laboranten op de unit plaatsvindt en in deze periode minder cliënten op een dag worden uitgenodigd. Daarnaast zijn de laboranten in het verslagjaar begonnen met voorscreenen, waardoor ook minder cliënten zijn uitgenodigd. Voorscreenen kost extra tijd en de cliëntplanning moet daar evenredig op worden afgestemd. Passieve participatie en non-respons In 2011 meldden 11.598 cliënten (8,0%) zich af voor het onderzoek (passieve participatie). Het aantal cliënten dat in het geheel niet gereageerd heeft op de eerste uitnodiging en herinneringsuitnodiging (non respons) bedroeg 11.263 (7,8%). In bijlage 7.4 vindt u een overzicht van de afmeldredenen. Doorverwijzingen In het verslagjaar zijn in totaal 1.814 cliënten doorverwezen voor nader onderzoek. Het verwijscijfer bedroeg 1,49% (ter vergelijking: in 2010 werd 1.27% van de cliënten doorverwezen). Jaarverslag 2011 Bevolkingsonderzoek Noord pagina 11
Kerngegevens 2007-2011 2011 2010 2009 2008 2007 Aantal uitnodigingen 144.691 154.784 158.929 152.986 149.384 Aantal onderzoeken 121.830 128.402 135.205 129.567 128.763 Gemiddelde opkomst 84,2% 83,0% 85,1% 84,7% 86,2% Passieve participatie 11.598 12.215 11.736 10.640 10.604 % passieve participatie 8,0% 7,9 7,4 7 7,1 Non-respons 11.263 14.167 11.988 12.548 10.041 % non-respons 7,8% 9,2 7,5 8,2 6,7 Aantal verwijzingen 1.814 1.627 1.760 1.698 1.693 Gemiddeld verwijscijfer (per 1000 cliënten) 14,9 12,7 13 13,1 13,1 4.1.1 Natraject In 2011 zijn er in totaal 1.814 vrouwen doorverwezen met een suspect screeningsmammogram. Bij 697 (38,4%) van deze 1.814 een maligniteit gediagnosticeerd (tabel 1) Bij 1117 vrouwen werd geen maligniteit gevonden. Van 1324 (73%) vrouwen is de volledige follow-up bekend. Van de overige 490 vrouwen is wel bekend dat er een maligniteit is gediagnosticeerd, maar nadere specifieke gegevens zijn nog niet bekend (peildatum: 26 april 2012). Palpabiliteit Van de 1324 vrouwen waarbij de volledige follow-up bekend is, is de afwijking palpabel bij 252 (19%) vrouwen en bij 78% van deze vrouwen werd een maligniteit gevonden. De afwijking was niet-palpabel bij 972 van de 1324 vrouwen. In deze groep vrouwen werd bij 37% een maligniteit gevonden. Bij 19 vrouwen was de palpabiliteit dubieus, bij 81 vrouwen was dit onbekend. Behandeling In 2011 bleken 697 (38,4%) doorverwezen cliënten inderdaad een maligniteit te hebben en voor 530 (76%) van deze vrouwen is de volledige behandeling bekend. De mammacarcinomen kunnen worden onderverdeeld in invasieve tumoren en in situ tumoren. Van de 530 vrouwen werd bij 445 (84%) vrouwen een invasieve tumor vastgesteld, bij 85 (16%) vrouwen een in situ tumor. De meeste van de 530 vrouwen werden mammasparend behandeld (72%) Jaarverslag 2011 Bevolkingsonderzoek Noord pagina 12
Tumorstadium T1c komt het meeste voor (34%). Dit zijn tumoren met een grootte tussen de 1 en 2 cm. 28% van de tumoren is kleiner dan 1 cm en 14% is groter dan 2 cm. Het aandeel T1 tumoren is 69% in 2011. Bij 22% van de vrouwen met een invasieve tumor werden positieve klieren gevonden. Geen van de vrouwen had metastasen op afstand. Tabel 1: Aantal gescreende en doorverwezen vrouwen in 2011 Aantal onderzoeken Aantal doorverwezen Maligniteiten Aantal % Totaal 121.830 1814 697 38,4 4.2 Productiecijfers bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker In 2011 werden 76.053 vrouwen uitgenodigd deel te nemen aan het bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker. 48.560 vrouwen (63,9%) gaven tot dusverre (peildatum 12 maart 2012) gehoor aan deze oproep en lieten een uitstrijkje maken in de huisartspraktijk. 7.588 cliënten (10%) gaven aan (op dit moment) geen gebruik te willen maken van de uitnodiging. De resterende 19.905 cliënten (26,2%) hadden op de peildatum (12 maart 2012) nog niet gereageerd op de uitnodiging (non-respons). Participatie en non-respons Geboortejaar Uitgenodigd Actieve participatie % Passieve participatie % Nonrespons % 1951 9.702 5.638 58,1% 890 9,2% 3.174 32,7% 1956 11.193 8.056 72,0% 1.015 9,1% 2.122 19,0% 1961 12.129 8.746 72,1% 1.043 8,6% 2.340 19,3% 1966 12.362 8.642 69,9% 961 7,8% 2.759 22,3% 1971 12.163 7.125 58,6% 795 6,5% 4.243 34,9% 1976 9.271 5.303 57,2% 1.220 13,2% 2.748 29,6% 1981 9.233 5.050 54,7% 1.664 18,0% 2.519 27,3% Totaal 76.053 48.560 63,9% 7.588 10,0% 19.905 26,2% Peildatum: 12 maart 2012 In deze opkomstcijfers is geen rekening gehouden met het zogenaamde na-ijleffect. Anders dan bij het borstkankeronderzoek, maken cliënten zelf een afspraak voor het bevolkingsonderzoek. Hieraan is een zeer ruime termijn gebonden: iedere uitnodiging blijft vijf jaar geldig. Het kan dus zijn dat cliënten een jaar (of nog langer) na de uitnodigingsdatum alsnog een afspraak maken voor het onderzoek. Tijdelijk uitstel van het onderzoek wegens zwangerschap komt met name veel bij de jongste leeftijdsgroepen voor Jaarverslag 2011 Bevolkingsonderzoek Noord pagina 13
(zie ook tijdelijke afmeldingen bij de specificatie van de passieve participatie per geboortejaar). Ervaring leert dat de uiteindelijke opkomst bijna vijf procent hoger is dan uit de opkomstcijfers van het oproepjaar blijkt. In bijlage 7.5 vindt u een overzicht van het na-ijleffect voor de oproepjaren 2008, 2009 en 2010. Specificatie passieve participatie Van de 7.588 cliënten die aangaven geen gehoor te willen geven aan de uitnodiging meldden 2.067 (27,2%) zich definitief af voor het bevolkingsonderzoek. Bij 3.558 cliënten (46,9%) is de afmelding van tijdelijke aard. 1.963 cliënten (25,9%) gaven aan niet mee te doen omdat zij recent werden uitgestreken. Specificatie van de passieve participatie per geboortejaar. 1951 1956 1961 1966 1971 1976 1981 Totaal % Definitieve afmelding Recent uitgestreken Tijdelijke afmelding 440 458 445 351 193 112 68 2.067 27,2% 198 308 362 393 301 237 164 1.963 25,9% 252 249 236 217 301 871 1.432 3.558 46,9% Totaal 890 1.015 1.043 961 795 1.220 1.664 7.588 100% % 11,7% 13,4% 13,7% 12,7% 10,5% 16,1% 21,9% 100,0% Beoordeling uitstrijkjes Bij 3,2% van de cliënten werd geadviseerd het uitstrijkje na een periode van zes maanden te herhalen wegens lichte afwijkingen. 1,5% van de cliënten werd gevraagd na zes weken de uitstrijk te herhalen wegens onbeoordeelbaarheid. 0,9% van de onderzochte cliënten werd doorverwezen naar de gynaecoloog. 64% van deze groep cliënten bevindt zicht in de leeftijdsgroep van 30 tot 40 jaar. Hieronder wordt een specificatie gegeven van de beoordeling van de uitstrijkjes per advies en per geboortejaar. Jaarverslag 2011 Bevolkingsonderzoek Noord pagina 14
Beoordeling uitstrijkjes per advies per geboortejaar 1951 1956 1961 1966 1971 1976 1981 Totaal % Na 6 maanden herhalen 50 156 268 344 256 199 268 1.541 3,2% Uitstrijk over 6 weken herhalen 80 108 157 125 116 73 58 717 1,5% Verwijzing naar gynaecoloog 13 27 44 66 84 69 119 422 0,9% Normaal, herhalen na 5 jaar 5.495 7.765 8.277 8.107 6.669 4.962 4.605 45.880 94,5% Totaal per cohort 5.638 8.056 8.746 8.642 7.125 5.303 5.050 48.560 100% Peildatum: 12 maart 2012 4.3 Financieel resultaat In 2011 bedroegen de opbrengsten ruim 11 mln. Euro, het resultaat 0,265 mln. Euro. Nadere informatie over het financieel resultaat is opgenomen in de jaarrekening 2011, die te vinden is op www.bevolkingsonderzoeknoord.nl. Jaarverslag 2011 Bevolkingsonderzoek Noord pagina 15
5 Beleidsresultaten 2011 5.1 Algemeen Bevolkingsonderzoek Noord is ontstaan uit een fusie van de vier noordelijke screeningsorganisaties voor baarmoederhalskanker (SBPGF, SPGG, BCNN) en borstkanker (BBNN). De nieuwe stichting is formeel gestart op 1 januari 2010, maar reeds in 2009 is het personeel van de fusie-stichtingen op één locatie gehuisvest en is begonnen met de integratie van de werkprocessen. Inmiddels zijn alle processen voor de administratie, communicatie, kwaliteit, ICT en financiën geïntegreerd. Het werkgebied van Bevolkingsonderzoek Noord omvat de drie noordelijke provincies. In 2011 is een begin gemaakt met de evaluatie van de gevolgen van de fusie, gebiedsafdracht in Overijssel en Flevoland en de digitalisering van het borstkankeronderzoek. Deze evaluatie wordt in 2012 afgerond. 5.2 Kwaliteitsbeleid Bevolkingsonderzoek Noord werkt met een kwaliteitsmanagementsysteem, waarin processen en procedures zijn vastgelegd. Door systematische beoordeling hiervan (bijvoorbeeld door het meten van prestaties en het periodiek auditeren) wordt continue verbetering nagestreefd. De organisatie wil voldoen aan de voorwaarden zoals omschreven in het HKZcertificatieschema versie 2006 (bevolkingsonderzoek borstkanker) en ISO 9001:2008 (bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker). De processen voor de bevolkingsonderzoeken baarmoederhalskanker en borstkanker zijn beschreven in één gezamenlijk kwaliteitshandboek. 5.2.1 Certificering In 2011 zijn de HKZ-certificering voor het bevolkingsonderzoek borstkanker en de ISOcertificering voor het bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker verlengd. De hercertificatie audit vond plaats op 1, 3 en 4 maart. De certificerende instantie is Det Norske Veritas (DNV). Tijdens deze audit bleek dat het kwaliteitsmanagementsysteem inmiddels diep in de organisatie is geworteld, zowel op management- als medewerkersniveau. Het systeem wordt ondersteund door een goed opgezet en onderhouden kwaliteitshandboek en een intern auditsysteem, met bijbehorende interne auditgroep. 5.2.2 Kwaliteitsbewaking Om de resultaten van Bevolkingsonderzoek Noord goed te kunnen beoordelen, worden kritische factoren afgezet tegen de landelijk ontwikkelde kwaliteitsnormen. Kritische factor Gehanteerde kwaliteitsnorm Resultaat Bevolkingsonderzoek Noord Uitnodigingsinterval bevolkingsonderzoek borstkanker Tenminste 80% van de cliënten wordt binnen 22 tot 26 maanden na het vorig onderzoek opnieuw uitgenodigd 78.1 % van de cliënten kreeg een uitnodiging voor een vervolgscreening binnen de gestelde termijn. Dit komt door inkrimping van het Jaarverslag 2011 Bevolkingsonderzoek Noord pagina 16
Tijdige uitnodiging bevolkingsonderzoek borstkanker Bij tenminste 95% van de cliënten zit er meer dan tien werkdagen tussen versturen uitnodiging en geplande onderzoeksdatum werkgebied. Geen enkele locatie is in 2011 later gestart dan 26 maanden. 2 % van de cliënten kreeg de uitnodiging minder dan tien werkdagen van te voren. Tijdige uitnodiging bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker Herinneringsuitnodiging bevolkingsonderzoek borstkanker 90% van de uitnodigingen wordt volgens met laboratoria afgestemd oproepschema verzonden Tenminste 90% van de herinneringsuitnodigingen wordt binnen drie maanden na de eerste uitnodiging verzonden 92 % van de uitnodigingen zijn volgens schema verstuurd. In totaal zijn 7.967 herinneringsuitnodigingen verstuurd, waarvan meer dan 91% binnen 3 maanden. Herinneringsuitnodiging bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker 90% van de herinneringsuitnodigingen wordt volgens met laboratoria afgestemd oproepschema verzonden Door het opstarten van de landelijke database, is aan deze norm niet voldaan. Wachttijd screening borstkanker Bij ten minste 80% van de cliënten wordt voldaan aan een wachttijd van minder dan 20 minuten tussen tijdstip van uitnodiging en tijdstip waarop cliënt de onderzoekswagen kan verlaten Bij 88.1% van cliënten werd aan gestelde norm voldaan. Uitslagbrieven screening borstkanker Tenminste 90% van de uitslagbrieven wordt binnen tien werkdagen na het onderzoek verstuurd Bij 96% van de cliënten werd de uitslagbrief op tijd verstuurd. Uitslagbrieven screening baarmoederhalskanker Tenminste 80% van de uitslagbrieven wordt binnen 4 weken verstuurd. En tenminste 95% binnen 6 weken. Bij 88,5% van de cliënten werd de uitslagbrief binnen 4 weken verstuurd. 98,9% ontving een uitslag binnen 6 weken. 5.2.3 Visitatie LRCB In september heeft een visitatie plaatsgevonden door het LRCB van de bekijkeenheid (BE) Meppel en de bijbehorende vijf units. Bij de visitatie worden de resultaten van de screening bekeken. Er wordt teruggekeken naar de intervalcarcinomen en de insteltechniek van het onderzoek. De visitatie vond plaats bij het LRCB in Nijmegen en kenmerkte zich door een positieve sfeer. Afgezien van enkele kleine puntjes was de beoordeling van zowel de Jaarverslag 2011 Bevolkingsonderzoek Noord pagina 17
verslaglegging als de kwaliteit van de vervaardigde opnamen positief. Met beduidend minder verwijzingen dan het landelijk gemiddelde wordt iets meer dan het landelijk gemiddelde aan tumoren gedetecteerd. Een belangrijk gemis in de beoordeling van de prestaties is het ontbreken van recente gegevens over intervaltumoren. Met het Integraal Kankercentrum Nederland (IKNL) zijn afspraken gemaakt om deze lacune in 2012 te kunnen opvullen. 5.3 Ontwikkelingen borstkankerscreening In 2011 lag de nadruk op het continueren van de werkprocessen. In het hele werkgebied heeft een eerste ronde digitaal screenen plaatsgevonden. Dit betekent dat het inscannen van de analoge opnames als dagelijkse praktijk in het verslagjaar kon worden afgesloten. De productietaakstelling werd niet geheel gehaald. Het niet realiseren is te wijten aan de invloed van storingen, verzuim, voorscreenen en stagebegeleiding binnen de eigen organisatie. In verband met de herstructurering van de teams hebben de laboranten in maart deelgenomen aan teambuildingsdagen. Voor de uitwisseling van beelden met ziekenhuizen is landelijk het MammoXL project gestart. In 2011 zijn de voorbereidingen voor de uitrol begonnen. De uitrol wordt aangestuurd door een landelijk projectteam, waarin Bevolkingsonderzoek Noord participeert. De vergaderzaal is eind 2011 uitgerust met apparatuur dat aangesloten is op het IMSsysteem. Deze apparatuur is geschikt om onderzoekbeelden te bekijken. Begin 2012 zal deze apparatuur gebruikt gaan worden voor fotobesprekingen. 5.3.1 Voorscreenen In het voorjaar van 2011 hebben de laboranten de training voor het voorscreenen gevolgd. Daarna kon men gelijk aan de slag. Bij het voorscreenen classificeert de laborant de gemaakte foto s, voordat de screeningsradioloog de beoordeling doet. Deze werkwijze heeft een positief effect op het opsporen van afwijkingen, zo blijkt uit wetenschappelijk onderzoek. Tijdens aparte fotobesprekingen is aandacht geweest voor feedback op deze werkwijze. 5.3.2 Digitalisering Voor de digitalisering geldt dat geen grote wijzigingen hebben plaatsgevonden. De nadruk lag ook hier op het continueren van de werkprocessen. 5.3.3 Praktijkbegeleiding De praktijkbegeleiders droegen ook in 2011 de zorg voor de uitvoering van de intercollegiale toetsing, die sinds 2010 een keer per twee jaar verplicht is voor alle laboranten werkzaam bij Bevolkingsonderzoek Noord. Bij de toetsing wordt de professionele kwaliteit van de door de screeningslaboranten gemaakte mammografieën beoordeeld. De praktijkbegeleiders hebben in 2011 een jaarverslag gepresenteerd over 2010. Jaarverslag 2011 Bevolkingsonderzoek Noord pagina 18
5.3.4 Stagebegeleiding in eigen organisatie In het kader van het besluit van het RIVM om de opleiding voor MBB-er (medisch beeldvormings- en bestralingsdeskundige) in de screening (deels) door de screeningorganisaties te laten verzorgen is in 2011 de stagebegeleiding in eigen organisatie gestart. Dit betekent dat het 2 e deel van de praktijkopleiding in de eigen organisatie kan worden gevolgd. In 2011 zijn vier stagebegeleiders opgeleid die in totaal driemaal een kandidaat hebben begeleid. De stagebegeleiding wordt gecombineerd met de taak van praktijkbegeleiding. 5.4 Ontwikkelingen screening baarmoederhalskanker De Gezondheidsraad heeft in mei advies uitgebracht over een nieuwe opzet van de screening op baarmoederhalskanker. In het advies is gekeken naar mogelijkheden om de huidige screening te verbeteren. De Gezondheidsraad heeft hierbij aanbevelingen gedaan voor verbetering van de effectiviteit van dit bevolkingsonderzoek: 1. Om in eerste instantie te gaan screenen op aanwezigheid van het humaan papillomavirus (HPV) in plaats van cel afwijkingen door middel van cytologie. 2. Triage met cytologie Het vervolgonderzoek na een positieve hoog risico HPV-test (hrhpv-test) wordt uitdrukkelijk tot het screeningsprogramma gerekend. Om onnodig onderzoek te voorkomen, moet bij een positieve hrhpv-test een tweede test worden gedaan om nauwkeuriger te voorspellen of sprake is van een relevante afwijking. Cytologie is hiervoor geschikt. 3. Minder screeningsronden: in plaats van zeven keer (zoals in het huidige bevolkingsonderzoek) zou vijf keer genoeg zijn. 4. Het optimaliseren van de keten(zorg), zodat cliënten meer dan nu het vervolgadvies (na een afwijkende uitslag) opvolgen (bewaken follow-up). 5. Drempels te verlagen voor groepen met een lage deelnamegraad (opkomst stimuleren door bijvoorbeeld uitnodigen en/of herinneren door de huisarts, inzetten van een HPV-thuistest voor vrouwen die niet reageren op uitnodiging en herinnering). De minister van VWS heeft besloten het RIVM eerst een uitvoeringstoets te laten verrichten om de kosten en effectiviteit van de verschillende voorstellen te onderzoeken. De minister zal in het voorjaar 2013 een definitieve beslissing nemen. De screeningsorganisaties participeren in de diverse werkgroepen rond de uitvoeringstoets 5.4.1 Scholingsmodule praktijkassistenten In het verslagjaar heeft het RIVM in samenwerking met de screeningsorganisaties en de betreffende beroepsgroepen een scholingsmodule ontwikkeld voor praktijkassistenten. De module bestaat uit een theoretisch deel, dat grotendeels via e-learning wordt aangeboden, en een praktisch deel, waarin o.m. het maken van een uitstrijkje wordt geoefend. Vanaf 2012 zijn de screeningsorganisaties zelf verantwoordelijk voor het beheer van de module en voor de implementatie ervan in de praktijk. Bevolkingsonderzoek Noord en Oost hebben afgesproken de scholing op dezelfde wijze aan te gaan bieden. Jaarverslag 2011 Bevolkingsonderzoek Noord pagina 19
5.4.2 Evaluatie effecten tweede herinnering In 2009 werd op beperkte schaal gestart met het verzenden van een tweede herinnering aan cliënten die geen gehoor hadden gegeven aan de uitnodiging en de eerste herinnering. In 2010 en 2011 werd het sturen van een tweede herinnering gecontinueerd als opkomst bevorderende activiteit voor alle leeftijdsgroepen, die in 2010 een eerste uitnodiging hebben ontvangen. In 2011 is begonnen met de evaluatie, in 2012 zullen conclusies worden getrokken over het definitief maken van deze wijze van uitnodigen. 5.4.3 Inrichten natraject Jaarlijks publiceert de regionaal coördinerend patholoog een rapportage Regiogetallen Noord-Nederland, waarbij vanaf 2002 ieder jaar een overzicht wordt gegeven van het aanbod van uitstrijkjes aan de laboratoria in het kader van het bevolkingsonderzoek, de doorlooptijden en de kwaliteit van de uitstrijkjes. Tevens wordt een overzicht gegeven van de afgegeven diagnoses, de histologische follow-up van cytologische diagnostiek (na een afwijkende uitslag) en het totaal aantal opgespoorde afwijkingen (het primaire doel van het bevolkingsonderzoek). Bevolkingsonderzoek Noord is daarnaast samen met het IKNL en de regionaal coördinerend patholoog bezig om het gehele natraject in kaart te brengen. Via een natraject van de regionale kankerregistratie (RKR) of via een koppeling met PALGA kan worden nagegaan welke behandeling een vrouw heeft ondergaan ten gevolge van haar deelname aan de screening. Hiermee kan tevens worden bekeken welk diagnostisch traject wordt doorlopen en welk tijdspad hieraan vast zit. In de regionale kankerregistratie worden op dit moment alleen invasieve tumoren geregistreerd. Er is dus geen informatie over in situ carcinomen. Door een koppeling met PALGA kan hier wel informatie over worden verkregen. In het verslagjaar is gewerkt aan een onderzoeksopzet om dit natraject in kaart te brengen. 5.5 Communicatie In 2011 werd verder vorm gegeven aan het communicatiebeleid zoals verwoord in het communicatieplan. Dit plan wordt jaarlijks geëvalueerd en geactualiseerd. 5.5.1 Externe communicatie In 2011 zijn diverse activiteiten ontplooid. Bevolkingsonderzoek Noord presenteerde zich tijdens de Eerstelijnsdag in Drachten en tijdens de Open dag van de Zorg in Assen. Ook werd een aantal presentaties gegeven tijdens scholingsbijeenkomsten voor praktijkassistenten en werden interviews gegeven aan lokale omroepen. Om de gang van zaken en eventuele verbeterpunten te bespreken met de mammateams werden de ziekenhuizen in de regio bezocht. Een vertegenwoordiger van het IKNL verzorgde tijdens deze bezoeken een presentatie over de resultaten van het borstkanker natraject. In het verslagjaar is het informatiemagazine Screen, dat wordt verspreid onder de ketenpartners, vier maal verschenen. Naast de reguliere uitgaven werd in februari een algemene special uitgebracht en in december een Cervix-special, met daarin alle voor huisartsen relevante informatie over het bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker. Jaarverslag 2011 Bevolkingsonderzoek Noord pagina 20
5.5.2 Interne communicatie Omdat het bestaande intranet dringend aan een opfrisbeurt toe was, werd in 2011 een geheel nieuw intranet, ScreenShot, ontwikkeld en in gebruik genomen. Samen met het personeelsblad, dat vijf maal per jaar verschijnt, het maandelijkse informatiemagazine dat met de loonstrook wordt meegezonden, en de periodieke werkoverleggen vormt ScreenShot de basis van de interne communicatie. 5.5.3 Huisstijl Nadat in 2010 de landelijk ontwikkelde externe huisstijl verder werd ingevoerd, is in 2011 gestart met de ontwikkeling van een nieuwe interne huisstijl. Hierbij is ook de digitalisering van veelgebruikte formulieren opgepakt. De interne huisstijl wordt in 2012 ingevoerd 5.6 Reacties en klachten cliënten Bevolkingsonderzoek Noord nodigt cliënten nadrukkelijk uit te reageren. Dit kan bijvoorbeeld via de reactieformulieren die in de mobiele onderzoekscentra worden aangeboden en via de website. Ook op andere manieren, persoonlijk of telefonisch, kunnen reacties doorgegeven worden aan alle medewerkers van Bevolkingsonderzoek Noord. De organisatie kent een interne en een externe klachtenprocedure. Klachten worden in eerste instantie door de interne klachtenfunctionaris behandeld. Als de cliënt niet tevreden is met de afhandeling van de klacht, kan de klacht worden ingediend bij een onafhankelijke landelijke klachtencommissie. Een cliënt kan zich ook rechtstreeks tot deze onafhankelijke klachtencommissie wenden. De commissie bestaat uit personen die niet in dienst zijn en op geen enkele wijze betrokken zijn bij de screeningsorganisaties. De externe klachtencommissie heeft in het verslagjaar geen klachten ontvangen van cliënten uit het werkgebied van Bevolkingsonderzoek Noord. 5.6.1 Overzicht reacties en klachten cliënten In het verslagjaar was het aantal positieve reacties circa een derde van alle ontvangen reacties. De ontvangen complimenten gingen over de vriendelijke bejegening aan de afsprakentelefoon, de prettige ontvangst in de unit en de geduldige en professionele manier van foto s maken. Het aantal reacties ten opzichte van 2008 (toen de units globaal dezelfde standplaatsen aandeden als in 2010) is flink toegenomen. Deze toename kan worden verklaard vanuit het feit dat in 2010 het nieuwe reactieformulier in gebruik is genomen, waardoor de drempel om te reageren aanzienlijk is verlaagd. Een vergelijking met eerdere jaren volgt hieronder. 2011 2010 1 2009 2008 2007 Totaal reacties BK en BMHK 444 338 186 166 195 1 In 2010 werd het aanbieden van het nieuwe reactieformulier op de onderzoekswagens ingevoerd. Jaarverslag 2011 Bevolkingsonderzoek Noord pagina 21
Complimenten 152 102 59 79 102 Verzoek om andere locatie BK 40 64 2 16 18 Reacties bereikbaarheid 2 4 0 5 afsprakentelefoon Reacties overig CE/planning 29 21 7 7 Klachten bejegening in onderzoekswagen 36 21 34 23 15 Klachten over pijn 27 15 4 5 2 Medische klachten BK 36 10 12 5 5 Klachten digirolstoelers 0 4 1 11 BMHK 8 Anders 120 60 30 34 5.6.2 Klachtenregistratiesysteem In het verslagjaar is op landelijk niveau gewerkt aan het ontwikkelen van een uniform reactieregistratiesysteem. Het wachten is op de voltooiing van het systeem, waardoor de nu nog beperkte rapportagefunctie verruimd wordt. 5.7 ICT/facilitair In 2010 werd de ICT-omgeving zowel technisch als organisatorisch doorgelicht. Gebleken is dat de bestaande infrastructuur over het algemeen van goede kwaliteit is. Op basis van de resultaten van het onderzoek is in 2011 een aantal acties ondernomen. Zo is de capaciteit voor systeembeheer uitgebreid om een betere helpdeskfunctie te kunnen bieden en zijn systemen, processen en procedures beter gedocumenteerd. De ontwikkelingen op ICT-gebied voor de komende jaren worden beschreven in het ICTbeleidsplan. 5.7.1 Vervangen pc s werkplekken In het verslagjaar is gestart met het vervangen van computer apparatuur op de werkplek met een Citrix X en App oplossing waarmee het beheer van deze werkplekken wordt gecentraliseerd. De CSA is de eerste afdeling die is overgegaan naar deze nieuwe omgeving. In 2012 zullen de overige werkplekken eveneens worden overgezet. 5.7.2 SharePoint Om de werkstroom van documenten te verbeteren is gekozen voor het product Microsoft SharePoint. SharePoint maakt het mogelijk om op een eenvoudige manier gebruik te maken van versiebeheer, workflow en het samenwerken aan documenten. Tevens voorziet deze web applicatie in externe toegang tot documenten. De implementatie is in samenwerking met Brunel gerealiseerd. Op dit moment maken het secretariaat, P&O, MT en systeembeheer hier gebruik van. 5.7.3 Monitoring In het verslagjaar is overgestapt op een nieuw monitoring systeem welke het mogelijk maakt alle systemen die binnen ons netwerk gebruikt worden te controleren op hun werking. Hiermee kan systeembeheer storingen in een vroeg stadium detecteren en Jaarverslag 2011 Bevolkingsonderzoek Noord pagina 22
hiermee downtime van systemen minimaliseren. Downtime is een periode waarin het systeem niet naar behoren functioneert en onbereikbaar is voor gebruikers. 5.7.4 Server Capaciteit Met het uitbreiden van diverse virtuele servers zijn de fysieke servers voorzien van extra geheugen en processoren om de overall performance te verbeteren. Jaarverslag 2011 Bevolkingsonderzoek Noord pagina 23
6 Organisatie Daar waar vier organisaties in elkaar geschoven worden, zoals bij Bevolkingsonderzoek Noord per 1 januari 2010 het geval was, is er tijd nodig om een nieuw evenwicht in de organisatie te vinden. Terugkijkend kan gesteld worden dat dit proces in het algemeen soepel is verlopen. 6.1 Personeelsformatie Op 31 december 2011 had Bevolkingsonderzoek Noord 112 medewerkers in dienst (132 in 2010). Het totaal aantal fte daalde van 67,72 in 2010 naar 65,98 fte per ultimo 2011. Bijna alle medewerkers hebben een parttime dienstverband, variërend van 22% tot 89%. Twee medewerkers werken fulltime. Overzicht personeelsformatie Per 31-12-2011 Per 31-12-2010 In dienst 112 132 Aantal vrouwen 103 120 Aantal mannen 9 12 Totaal aantal fte 65,98 fte 67,72 fte Sector Screening 43,24 fte 42,23 fte (planners, radiodiagnostisch laboranten) Sector Cliënten service en Administratie 11,46 fte 13,84 fte (administratief medewerkers, scanners, koeriers) Sector Ondersteuning (staffunctionarissen, secretariaat) 9,00 fte 9,21 fte 6.1.1 Verloop In 2011 traden 7 nieuwe medewerkers in dienst. Het ging hier om radiodiagnostisch laboranten en een systeembeheerder. De vacatures waren ontstaan in verband met vervanging van medewerkers na vertrek en als gevolg van uitbreiding van werkzaamheden. In het verslagjaar daalde het aantal fte van 67,72 naar 63,92 per 31 december 2011. In totaal verlieten 21 medewerkers in 2011 de organisatie. Het ging hier om medewerkers die de pensioengerechtigde leeftijd bereikt hadden en om scanners die waren belast met het omzetten van analoge mammogrammen in digitale beelden. In verband met de optimalisering van werkprocessen en de digitalisering werd een aantal tijdelijke contracten binnen de sector CSA niet verlengd. Betrekkelijk onverwachts heeft de groep Groninger radiologen, die in wisselende samenstelling sinds 1992 aan Bevolkingsonderzoek Noord verbonden was, per 1 september 2011 hun contract met Bevolkingsonderzoek Noord opgezegd. Gelukkig stonden twee reeds opgeleide radiologen in de wacht, daarnaast zijn met spoed twee Jaarverslag 2011 Bevolkingsonderzoek Noord pagina 24
extra radiologen opgeleid. Hiermee kon, te samen met twee radiologen uit Meppel, de wisseling van radiologen rimpelloos verlopen. 6.1.2 Verzuim Het gemiddeld verzuimpercentage bedroeg in 2011 7,6%. Ten opzichte van 2010 is dit een stijging van 0,7% (cijfers inclusief 2 e verzuimjaar). De gemiddelde meldingsfrequentie lag met 0,96 lager dan in 2010 (1,21 ). Medewerkers meldden zich gemiddeld minder vaak ziek, maar de verzuimduur was langer. Dit beeld komt overeen met de landelijk waarneembare trend. Verzuimcijfers 2011 Bevolkingsonderzoek Noord Gemiddeld verzuimpercentage 7,6 % Gemiddelde meldingsfrequentie 0,96 Gemiddelde verzuimduur 29,1 dagen Het verzuimpercentage van Bevolkingsonderzoek Noord komt ruim boven het landelijk gemiddelde in de zorgsector uit (5,4%). Dit valt deels te verklaren uit het feit dat een aantal medewerkers langdurig is uitgevallen. Ook de vergrijzing van het personeelsbestand is van invloed op de verzuimcijfers. Het beeld is van dien aard dat in 2012 een andere benadering van het verzuim zal worden ingevoerd. 6.2 Arbo Veranderde werkwijzen en wijziging in werkomgeving vormen volgens de Arbowet aanleiding voor bijstelling van de Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E). Gezien de digitalisering en de uitbreiding van de huisvesting in Groningen is de Arbo commissie in 2010 gestart met vernieuwing van de RI&E, met ondersteuning van Keurcompany (onderdeel van Arboned). Alle aandachtsgebieden met betrekking tot de arbeidsomstandigheden zijn in kaart gebracht. Inmiddels is het merendeel van de adviezen uit de RI&E zijn reeds tot uitvoer gebracht. Er is een BHV organisatie. Zowel voor kantoor als voor de onderzoekswagens is een hoofd BHV-er aangesteld. Voor het kantoor is een ontruimingsplan opgesteld en ook voor de onderzoekswagens is een calamiteitenplan aanwezig. Deze plannen zijn aan alle medewerkers uitgelegd. In 2011 hebben alle BHV-ers een bijeenkomst bijgewoond waarin vragen werden beantwoord en ervaringen uitgewisseld konden worden over o.a. het calamiteitenplan en de rol van de BHV-er hierbij. Deze bijeenkomst zal jaarlijks georganiseerd worden. Een ontruimingsoefening heeft plaats gevonden van het kantoor aan de Queridolaan te Groningen. Dit in samenwerking met de andere huurders, Politie Groningen en Veiligheidszorg Noord. Een dergelijke oefening zal ook jaarlijks plaats vinden. Het jaar 2011 stond tevens in het teken van vitaliteit. Elk team kreeg elke maand een mand met fruit aangeboden en de sport- en fietsregeling werd in het leven geroepen. Ook de jaarlijkse personeelsdag stond in het teken van vitaliteit. Hoe houden we onze Jaarverslag 2011 Bevolkingsonderzoek Noord pagina 25