Wijzigingen t.o.v. versie 1.4 - Info over berichtenapp VNG toegevoegd. Het toeleidings- en declaratieproces voor zorgaanbieders Het declaratieproces tussen de zorgaanbieder en de gemeente verloopt via het berichtenverkeer van Vecozo en het GGK (Gemeentelijk Gegevensknooppunt). In onderstaande handleiding wordt dit proces in hoofdlijnen uiteen gezet. Voorwaarden om deel te nemen aan het berichtenverkeer: Om deel te nemen aan dit berichtenverkeer moet de aanbieder aan een aantal voorwaarden voldoen. De aanbieder moet: 1. Contract hebben met de regio of de gemeente in blok B of C 2. Een AGB code voor de praktijk hebben a. AGB code dient aangesloten te zijn op Vecozo. 3. In staat zijn om berichten te lezen en te genereren. Dit kan op drie manieren: a. Door middel van de berichtenconverter 1. Dit is een gratis, maar tijdelijke voorziening die bovendien niet werkt voor JW321 berichten voor de jeugd- GGz 2. b. Door middel van de VNG Berichtenapp iwmo/ijw. Dit is een app waarmee kleine aanbieders en gemeentes gebruik kunnen maken van het berichten verkeer. Let wel op: het gaat nog om een pilot tot 1 januari 2017. Deze app is beschikbaar voor Android, iphones/ipads en als webapplicatie. Hiermee kunt u alle berichten aanmaken en verwerken. Lees voordat u begint met de Berichtenapp ook de veelgestelde vragen. c. Door middel van een softwarepakket. Deze komen in alle soorten en maten. Het Zorginstituut Nederland heeft een lijst met softwarepakketten voor WMO en JW berichtenverkeer. 4. Op de hoogte zijn van de geldende productcodes bij zijn gemeente. Deze codes zijn te vinden in de verwijsindex productcodes WMO en Jeugd. 5. Op de hoogte zijn van de geldende tarieven en producten die bij de betreffende overeenkomst horen. Aanvraagprocedure voor beschikkingen en/of toewijzingen Om via dit berichtenverkeer te kunnen declareren moet er eerst een indicatie aangevraagd en verkregen worden (in de vorm van een 301 toewijzingsbericht). Daarna moet er natuurlijk zorg geleverd worden. Het proces van aanvraag t/m het leveren van zorg verloopt (op hoofdlijnen) als volgt: 1. Cliënt heeft hulpvraag en gaat naar een verwijzer (verwijzer uit jeugdwet of Sociaal (Wijk)team). 1 Het is van groot belang om te allen tijde de meest recente versie van de berichtenconverter te gebruiken. 2 De Berichtenconverter kan wel JW321/322 berichten lezen, maar niet genereren. 1
2. Cliënt wordt verwezen naar aanbieder a. Verwijzing door het wijkteam: Wijkteam neemt contact op met zorgaanbieder. Deze bespreken samen met cliënt de zorgvraag en de mogelijke oplossing. wijkteam verstuurt een aanvraag/productbestelling voor een individuele voorziening naar de gemeente. b. Verwijzing door de GGD in het geval van beschermd wonen (WMO): De GGD verstuurd een aanvraag voor beschermd wonen naar de gemeente. c. Verwijzing door een andere verwijzer, zoals in de Jeugdwet bepaald: aanbieder dient aanvraag te versturen voor een individuele voorziening naar de gemeente. Formulieren HIER. 3. Gemeente verwerkt de aanvraag (houdt rekening met verwerkingstijd) 4. Gemeente stuurt JW/WMO301 bericht. Dit is de toewijzing van de cliënt aan de aanbieder. Het 301 bericht moet u niet verwarren met de beschikking 3. NB: er kan pas worden gedeclareerd wanneer het 301 toewijzingsbericht vanuit de gemeente naar de aanbieder verstuurd is, niet eerder. 5. Aanbieder levert zorg. Schematisch ziet het proces er als volgt uit: Figuur 1: Toeleidingsproces In bovenstaand schema valt te zien dat de klant (links) via twee verwijzers (in het geval van de jeugdwet) of louter via het Sociaal Wijkteam (SWT) (in het geval van de WMO) bij u als zorgaanbieder terecht kan komen. 3 De beschikking is het document dat de gemeente aan de cliënt stuurt, waarin staat op welke voorziening deze aanspraak kan maken en voor welke periode. Niet alle gemeenten versturen een beschikking bij een verwijzing van een andere verwijzer dan het sociaal (wijk) team. Er wordt wél altijd een 301 bericht verstuurd als de aanvraag bij de gemeente bekend en akkoord is. 2
Jeugd: Wanneer het gaat om een jeugdige die is verwezen door een verwijzer anders dan het wijkteam, dient u als aanbieder de aanvraag voor de voorziening bij de gemeente in te dienen. De gemeente stuurt vervolgens een beschikking naar de cliënt (niet op schema weergegeven) en een JW301 bericht naar de aanbieder. WMO: In het geval dat de cliënt onder de WMO valt, zal het wijkteam of de GGD de aanvraag doen bij de gemeente. De cliënt ontvangt de beschikking en de aanbieder het WMO301 bericht. Declaratieprocedure na of tijdens levering zorg: 1. Aanbieder verstuurt (per leveringsperiode van één maand, OF per traject bij jeugd- GGZ) het declaratiebericht (nogmaals: dit kan alleen na ontvangst van een 301 toewijzingsbericht vanuit de gemeente. Controleer dit bericht altijd goed op juistheid van de indicatie, de gegevens van de cliënt en de indicatieperiode): a) WMO303 voor WMO cliënten. b) JW303 voor jeugdigen waarbij geen sprake is van (specialistische) jeugd-ggz. c) JW321 voor jeugdigen waarbij wel sprake is van (specialistische) jeugd-ggz. 2. Gemeente stuurt JW/WMO304 of JW322 (bij Jeugd-GGz) en zorgt voor betaling conform het JW303 bericht 4. Als uw declaratie/facturatie wordt goedgekeurd (en er dus betaald wordt), ontvangt u een lege 304/322. Wordt uw declaratie/facturatie (deels) afgekeurd, dan staat hier de reden van uitval in. Deze redenen in de 304/322 zijn vaak niet specifiek genoeg om voor de aanbieder te achterhalen waar het probleem zit. Vanuit de gemeente ontvangt u daarom bij afkeuring/uitval een mail met specifieke uitval informatie. Figuur 2: Declaratieproces 4 Momenteel is het retourbericht (de WMO304 of de JW304/322) nog niet overal volledig operationeel. In veel gevallen kan de aanbieder niet de informatie eruit halen die nodig is. Bij een afgekeurde declaratie krijgt u dus een kennisgeving via mail, wanneer de afkeur of de reden niet blijkt uit het retourbericht. 3
In bovenstaand figuur wordt het declaratieproces weergegeven. Wanneer de aanbieder het JW of WMO 301 bericht heeft ontvangen van de gemeente is zij in staat om te declareren middels het WMO/JW303 of JW321 bericht. Eerder is dit dus niet mogelijk en worden declaratieberichten afgekeurd. Bekijk voor de opzet en de volledige invulinstructies van deze WMO/JW303 of JW321 berichten de website van IStandaarden. Ook heeft Vecozo een eigen handleiding voor het declareren via hun Elektronisch Declaratieportaal. Let op: er wordt op de website van istandaarden gesproken over een verschil tussen Factureren en Declareren. In de VNG Berichtenapp kunt u ook kiezen tussen deze twee varianten. In Nijmegen maken we op het moment alleen gebruik van de declaratievariant. Kies daarom altijd de juiste versie. Als dit verandert, houden we u uiteraard op de hoogte. NB: In bovenstaand schema ziet u ook een koppeling tussen de aanbieder en het CAK. Wanneer uw cliënten onder de WMO vallen kan er sprake zijn van een eigen bijdrage. De aanbieder dient gegevens aan te leveren bij het CAK. Zie hiervoor de website van het CAK. 4
Veel gestelde vragen/faq Berichtenverkeer: Vraag 1: De informatie die ik in het 301 toewijzingsbericht te zien krijg, klopt niet (verkeerde indicatie/periode etc.). Wat moet ik doen? Antwoord: Als de zorg is geïndiceerd door een SWT, neem dan contact op met het betreffende wijkteam. Als u van het wijkteam hoort dat het klopt, of er is een andere verwijzer, neem dan contact op met de backoffice van de betreffende gemeente. Er kan dan bekeken worden of de verstuurde indicatie in het 301 bericht overeenkomt met de aanvraag vanuit de verwijzer. Vraag 2: Ik heb al een tijd een cliënt in zorg. Ik wil graag declareren maar heb nog geen 301 toekenningsbericht van de gemeente gekregen. Wat moet ik doen? Antwoord: Neem contact op met de backoffice van de betreffende gemeente. Hier kan worden nagegaan wat de status is van de aanvraag en wanneer u het 301 bericht kunt verwachten. Als de backoffice aangeeft dat er geen aanvraag is ontvangen, neem dan contact op met het SWT. Vraag 3: Ik heb een factuur/declaratie bericht gestuurd (303/321). Deze is (deels) afgekeurd en ik heb hier vragen over. Bij wie kan ik terecht? Antwoord: U krijgt, naast de retourberichten WMO/JW 304 of de JW322, ook een mail met een verklaring voor de uitval van de back-office. Heeft u hier verdere vragen over, gebruik dan dit email adres om terug te mailen. Vraag 4: Hoe snel krijg ik, na het insturen van mijn factuur via het berichtenverkeer, betaald? Antwoord: De gemeente hanteert een wettelijke betalingstermijn van 30 dagen. Als een factuur/declaratie wordt afgekeurd zult u hier ook binnen 30 dagen bericht van krijgen. Vraag 5: Het uploaden van mijn berichten bij Vecozo lukt niet. Wat nu? Antwoord: U kunt het beste contact opnemen met de helpdesk van VECOZO via support@vecozo.nl. U kunt ook op de Kennisbank van VECOZO de verschillende handleidingen raadplegen. Vraag 6: Vecozo laat weten dat het bericht succesvol is ontvangen door de gemeente, maar de gemeente geeft aan het bericht niet te hebben ontvangen. Hoe kan dit? Antwoord: De aanbieder krijgt een bericht van Vecozo dat de technische validatie is gelukt of mislukt. Wanneer deze is gelukt dan staat er dat de status is dat het bestand correct bevonden is door VECOZO en succesvol ontvangen wordt door zorgverzekeraar/gemeente. Aanbieders kunnen er dan dus nog niet van uitgaan dat het bericht ook daadwerkelijk wordt aangeleverd bij de betreffende gemeente. Dit komt omdat er ook nog een inhoudelijke validatie plaatsvindt. Als het bericht om een inhoudelijke oorzaak uitvalt, komt hiervan een melding in een foutenlog wat voor de aanbieder op een bepaalde plaats in hun eigen applicatie te zien moet zijn. Vanzelfsprekend is het de bedoeling dat de aanbieder de inhoudelijke fout oplost en het bericht dan opnieuw upload. Pas als er geen foutmelding meer komt, zal het bericht succesvol geupload zijn. 5
Vraag 7: Welke tarieven moet ik hanteren? Er zijn in sommige gevallen verschillende tarieven in 2015 en 2016 voor hetzelfde product? Telt hierbij de datum van de beschikking? Of de datum van de inzet van het product? We spreken per jaar een nieuwe set tarieven af. In sommige gevallen zijn tarieven misschien niet veranderd. Dan is er dus geen onduidelijkheid. Wanneer het tarief voor een bepaald product in 2015 anders was dan in 2016 hanteer je het tarief dat van toepassing was op het moment dat de zorg is geleverd. Bijvoorbeeld: klant heeft in 2015 een beschikking gekregen voor product X, waarvoor een tarief van 61,- euro per uur stond in 2015 en een tarief van 61,20 euro per uur in 2016. Voor één uur zorg X geleverd op 31 december 2015 declareert u dus 61,-, terwijl u voor hetzelfde product op 1 januari 2016 een tarief van 61,20 mag hanteren. Vraag 8: wanneer gebruik ik een JW303 en wanneer een JW321 voor declaratie? Alleen producten uit de Basis- of specialistische GGZ worden gedeclareerd met het JW321 bericht. Alle andere jeugd-producten worden dus gedeclareerd met het JW303 bericht. Dit geldt dus ook voor (maar niet beperkt tot) Observatie & Diagnostiek, Begeleiding en Waakvlambegeleiding. Indien u een softwarepakket heeft dat alleen het JW321 bericht kan maken en versturen raden wij u aan een JW303, wanneer nodig, handmatig met de berichtenconverter te genereren en te uploaden in vecozo. Vraag 9: Vecozo geeft aan dat ik niet geautoriseerd ben voor het versturen van iwmo/ijw berichten. Neem contact op met vecozo. Er is waarschijnlijk een uitbreiding van het abonnement/certificaat vereist om gebruik te maken van dit type bericht. Vraag 10: het bericht valt uit als gevolg van diakritische tekens in het 303 of 321 bericht. (Tekens zoals è, ç, ą etc.). Wat kan ik hieraan doen? Dit is een probleem dat voorkomt bij gemeenten die gebruik maken van software van Centric (GWS). Probeer, indien mogelijk, de informatie uit het 301 bericht letterlijk over te nemen. Wanneer dit niet mogelijk is, bijvoorbeeld door een koppeling met de GBA of de SVB, neem dan contact op met de betreffende gemeente. Vraag 11: Ik heb wel een retourbericht ontvangen maar nog geen betaling na enkele dagen. Neem contact op met de betreffende back-office van de gemeente. Het goedkeuren van de declaratie en het uitbetalen hiervan zijn twee verschillende onderdelen in het proces. Er kan ergens een instelling verkeerd staan, waardoor de betaling niet automatisch gedaan is. Vraag 12: Ik heb een fout gemaakt bij het declareren maar mijn declaratie is wél goedgekeurd en betaald. Wat moet ik doen? Het kan voorkomen dat u een fout maakt in de declaratie als u bijvoorbeeld te veel of te weinig uren heeft gedeclareerd. In deze gevallen moet u eerst crediteren via de Wmo/JW303. Hiermee draait u uw eerdere declaratie terug. Vervolgens kunt u opnieuw het juiste bedrag declareren. Let wel op: als u crediteert, betalen wij het ten onrechte betaalde bedrag niet terug. Heeft u te weinig uren gedeclareerd, en declareert u nu meer, dan betalen wij alleen het verschil. Heeft u te veel gedeclareerd, en hebben wij geld tegoed van u, dan verrekenen wij dit met een latere declaratie. 6
Tips bij het invullen van WMO/JW 303 Berichten (regio Nijmegen): Tip 1: Op het voorblad moeten in ieder geval de volgende AGB-codes ingevuld worden: o WMO: o o Op de regel CODE WMO-AANBIEDER. Dit moet altijd de AGB van de praktijk of de instelling zijn. Hiermee hebben we immers het contract. De AGB van de zorgverlener is bij ons onbekend. De andere AGB-codes op de regels ZORGVERLENERSCODE en PRAKTIJKCODE hoeven niet ingevuld te worden, maar het mag wel. Op de regel IDENTIFICATIECODE BETALING AAN moet 02 ingevuld worden JW: o Op de regels PRAKTIJKCODE of Instellingscode moet een AGBcode ingevuld worden. Op de regels ZORGVERLENERSCODE moet alleen een AGB-staan als je de PRAKTIJKCODE hebt ingevuld. Dit is altijd een zorgverlener die bij een praktijk aangesloten is, bijvoorbeeld een jeugdpsycholoog. Bent u uw eigen praktijk? Dan kunnen de ZORGVERLENERSCODE en de PRAKTIJKCODE gelijk zijn. Op de regel IDENTIFICATIECODE BETALING AAN moet 03 of 04 ingevuld worden. Tip 2: Let goed op de informatie die in de 301 is meegekomen. Hierin staat de informatie die ook de 303 moet staan: o Gemeentecode; o Gegevens cliënt; o Beschikkingsnummer; o Ingangs- en einddatum beschikking; o Productcategorie en code; o Volume en eenheid (zie ook item over het gebruik van tijdseenheden) Tip 3: Let op de data: o Declareer over de hele kalendermaandmaand, van de 1 e t/m de 30 e of 31 e, ook al is slechts tijdens een deel van de maand zorg geleverd. (Of zowel het begin als het eind van de maand weekenden zijn) o Declareer altijd per kalendermaand niet meerdere maanden, of over maandgrenzen heen o Als de indicatie slechts over een deel van de maand gaat, declareer je vanaf of tot en met die datum. Voorbeeld: Cliënt heeft een indicatie van 13 maart tot en met 12 september 2015. 7
Voor maart declareren van 13 t/m 31 maart. Voor juli declareren van 1 t/m 31 juli. Voor september declareren van 1 t/m 12 september. Tip 4: Meerdere cliënten, producten en declaratieperiodes graag aanleveren in één factuur. Zet per product of per kalendermaand op aparte regels. Voor meerdere producten en periodes moeten de persoonsgegevens hetzelfde zijn. Tip 5: In Excel: voordat je alles invult in het gegevensblad, converteer alle cellen naar tekst. Standaard staan ze op getal, hierdoor vallen voorloopnullen weg. Dit levert fouten op in de 303-berichten. o In Excel 2007, 2010 en 2013 werkt het als volgt: o Selecteer alle cellen door in de hoek van het werkblad te klikken: o Ga naar de groep Getal in het tabblad Start en zet het menu op Tekst Tip 6: Factuurnummers moeten bij iedere aanbieder uniek zijn. Wanneer er bij afkeur wordt gevraagd om een nieuwe factuur, is een ander factuurnummer daarom noodzakelijk. Een factuurnummer mag volgens de standaard maximaal 12 tekens hebben. Als er meer tekens gebruikt worden, valt er een gedeelte weg. Tip 7: Gebruik altijd de meest recente versie van de berichtenconverter en de meest recente declaratieformats. Volg de handleiding nauwkeurig. Dit voorkomt onnodige fouten. In de afgelopen tijd zijn er namelijk een aantal nieuwe versies in omloop gekomen, dit zorgt voor veel verwarring over wat nu de juiste versie is. Tip 8: Vecozo valideert berichten altijd in meerdere stappen. Eerst een oppervlakkige validatie en daarna een diepere, technische, controle. Het kan daardoor voorkomen dat een bericht pas in een later stadium wordt afgekeurd, terwijl de verzender meent dat het bericht in goede orde is verzonden. Houdt vecozo daarom in de gaten. 8
Legenda met verklaring van verschillende berichten: - iwmo/ijw301: toekenning zorg. De gemeente kent de zorg toe aan een aanbieder, en geeft de nodige informatie over de cliënt en de indicatie. - iwmo/ijw302: retourbericht toekenning. De aanbieder bevestigt dat ze het 301- bericht ontvangen hebben. - iwmo/ijw303: declaratiebericht. De aanbieder verstuurt de declaratie aan de gemeente. - iwmo/ijw 304: retourbericht declaratie. De gemeente stuurt een retourbericht als de factuur verwerkt is, met daarin wat er niet betaald is en waarom - iwmo/ijw 305: bericht aanvang zorg. De aanbieder meldt dat de zorg aanvangt. - iwmo/ijw 306: retourbericht aanvang. De gemeente heeft de aanvang ontvangen en verwerkt. Eventueel komen er foutcodes terug. - iwmo/ijw 307: beëindiging/mutatiebericht. De aanbieder geeft aan dat er een mutatie óf beëindiging van de zorg plaatsvindt. - iwmo/ijw 308: retourbericht mutatie/beëindiging. De reactie van de gemeente. - ijw321: declaratiebericht jeugd-ggz. De aanbieder verstuurt deze aan de gemeente. - ijw322: retourbericht declaratie jeugd-ggz. De gemeente verstuurt deze naar de aanbieder als de factuur verwerkt is. Contactgegevens backoffice gemeenten Met onderstaande contactgegevens kunt u contact opnemen met de backoffice. Gemeente Emailadres berichtenverkeer Emailadres aanvragen/beschikkingen Nijmegen Zorgaanbieders@nijmegen.nl wmo@nijmegen.nl Druten asalary@druten.nl backofficesam@druten.nl Beuningen backofficesociaalteam@beuningen.nl backofficesociaalteam@beuningen.nl Wijchen Wmo.administratie@wijchen.nl Wmo.administratie@wijchen.nl Berg en b.kol@bergendal.nl b.kol@bergendal.nl Dal 5 Heumen Admsoza@heumen.nl Admsoza@heumen.nl Mook en Middelaar Hanneke.klaassen@mookenmiddelaar.nl Sandra.derks@mookenmiddelaar.nl Voor meer algemene vragen inzake uw contract of het contracterings-proces van de regio Nijmegen kunt u terecht bij contracteringregio@nijmegen.nl. 5 NB: de gemeente Berg en Dal komt mogelijk met een algemene mailbox inzake back-office/administratie gerelateerde zaken. Mogelijk ontvangt u aanvullende informatie hierover. 9
Lijst met producten, codes en tarieven voor blok B (Kleine Aanbieders) PRODUCT/BOUWSTEEN blok B Tarief per productcode Vervoer 10,00 Etmaal 33-357 Medisch Kinderdagverblijf 100,00 dagdeel 33-350 Kinderdagcentrum 100,00 dagdeel 33-351 Integratie kinderopvang en onderwijs 45,00 dagdeel 33-352 Dagbehandeling jeugd 100,00 dagdeel 33-353 Kortdurend verblijf jeugd 120,00 etmaal 33-354 Dagbesteding Basis 31,00 Dagdeel 07-700 Dagbesteding Specialistisch 35,00 Dagdeel 07-701 Dagbesteding met extra ondersteuning 31,00 Dagdeel 07-702 Kortdurend verblijf volwassenen 39,00 Etmaal 04-400 Vervoer 10,00 Etmaal 08-800 Waakvlambegeleiding 45,00 Uur 34-200 Specialistische 61,20 Uur 34-201 waakvlambegeleiding Behandeltraject kort GGZ 410,00 Traject 32-300 behandeltraject middel GGZ 691,66 Traject 32-301 Behandeltraject Intensief GGZ 1.075,00 Traject 32-302 Behandeltraject Chronisch GGZ 987,50 Traject 32-303 Onvolledig behandeltraject GGZ 164,00 Traject 32-308 Omgevingsbegeleiding 61,20 Uur 34-304 Verzorging en begeleiding 56,40 Uur 34-305 Begeleiding kortdurend 45,00 Uur 34-202 Specialistische begeleiding kortdurend 61,20 Uur 34-203 Begeleiding middellang 45,00 Uur 34-204 specialistische begeleiding 61,20 Uur 34-205 middellang begeleiding langdurig/intensief 45,00 Uur 34-206 specialistische begeleiding 61,20 Uur 34-207 langdurig/intensief Observatie en diagnostiek 0-6 jaar AWBZ en J&O Observatie en diagnostiek 6-18 jaar AWBZ en J&O 77,40 Uur 32-306 76,20 Uur 32-307 Specialistische Jeugd GGZ inclusief diagnostiek max NZA - 19% DBC 32-356 EN 34-355 Waakvlambegeleiding 45,00 Uur 02-200 10
Specialistische waakvlambegeleiding 61,20 Uur 02-201 Begeleiding kortdurend 45,00 Uur 02-202 Specialistische begeleiding 61,20 Uur 02-203 kortdurend Begeleiding middellang 45,00 Uur 02-204 specialistische begeleiding 61,20 Uur 02-205 middellang begeleiding langdurig/intensief 45,00 Uur 02-206 specialistische begeleiding 61,20 Uur 02-207 langdurig/intensief Persoonlijke verzorging Volwassenen 45,00 uur 03-300 11