LEERWIJZER voor leidinggevenden Op weg naar een positief leerklimaat in organisaties Kim Bellens Tina Davidson Fauve Delcour Prof.dr. Katleen De Stobbeleir Mieke Van De Woestyne Prof.dr. Dirk Buyens Jonathan Remue
? Waarom is een positief leerklimaat belangrijk voor een leidinggevende als jij? Wat kun jij doen om een steentje bij te dragen aan het leerklimaat in jouw organisatie? Hoe maak jij de leerervaringen van jouw medewerkers nuttiger, positiever en aangenamer? Op deze vragen biedt de Leerwijzer voor leidinggevenden een antwoord! De Leerwijzer wil jou, als leidinggevende, tonen hoe jij er mee voor kan zorgen dat leren in jouw organisatie voor iedereen nuttiger, positiever en aangenamer wordt. Want leren is belangrijk, zowel voor jouw organisatie als voor jezelf. In vele organisaties veranderen de procedures haast voortdurend. Ook de zaken die klanten belangrijk vinden, evolueren. Om deze veranderingen te volgen moeten medewerkers gemotiveerd en bereid zijn om zaken bij te leren. Daarbij spelen leidinggevenden een belangrijke rol. Medewerkers die gemotiveerd en bereid zijn om mee te gaan in veranderingen en nieuwe zaken bij te leren, bieden heel wat voordelen. Zij werken vlotter en doeltreffender, ze spelen gemakkelijker in op een onverwachte situatie, ze organiseren het werk beter en zijn in staat om betere resultaten af te leveren. Kortom, een zekere leerbereidheid bij medewerkers, laat jou toe om samen met hen continu verbetering na te streven. En ook voor jezelf is leren belangrijk, omdat het jou kan helpen om gemakkelijker bij te benen, om je steentje op jouw werkplek te blijven bijdragen, om sneller en doeltreffender te werken, om door te groeien naar een andere job en om een resultaat af te leveren waarop je trots bent. Hoewel leren op het werk ook voor medewerkers voordelen met zich meebrengt, leren zij niet altijd gemakkelijk nieuwe dingen bij. Dat geldt niet alleen voor leren tijdens training en opleiding, maar ook voor leren op de werkplek. Aan leerinspanningen zijn naast voor- ook nadelen verbonden, zoals de tijd die kruipt in het volgen van opleidingen. Wanneer de aangeleerde dingen hen in het werk vooruithelpen, doen medewerkers die inspanningen gemakkelijker. De Leerwijzer wil jou en in die zin ook jouw organisatie helpen om leren zo te organiseren dat er meer voordelen dan nadelen aan verbonden zijn. In dat geval spreken we van een POSITIEF LEERKLIMAAT waarin iedereen in de organisatie positief staat tegenover leren. 2
Inhoud Jouw eigen impact op het leerverhaal 4 Actie! 5 Leerscan voor leidinggevenden 7 Start: Vul de Leerscan in! 7 Bereken en interpreteer je scores! 15 Samen bouwen aan een positief leerklimaat 16 Leren tijdens training en opleiding 16 Stap 1: Toegankelijkheid 17 Stap 2: Ondersteuning 20 Stap 3: Autonomie 22 Stap 4: Verbondenheid 27 Stap 5: Transfer 36 Leren op de werkplek 39 Stap 1: Toegankelijkheid 39 Stap 2: Ondersteuning 44 Stap 3: Autonomie 45 Stap 4: Verbondenheid 48 Stap 5: Transfer 49 En jij? Jouw rol als coachend leidinggevende 53 Leervisie 53 Jouw coachende rol 54 Ondersteuning HR 56 Tot slot 57 Dankwoord 58 3
Jouw eigen impact op het leerverhaal Jij speelt als leidinggevende een belangrijke rol in het leergebeuren van jouw organisatie. Je betrokkenheid en opvolging zijn essentieel om medewerkers te motiveren om dat wat ze tijdens opleidingen leren ook effectief op de werkplek toe te passen. Leren op de werkplek zelf kun jij ook bevorderen! Bijvoorbeeld door jouw medewerkers zelf te laten beslissen over hoe ze hun taken uitvoeren en problemen oplossen, door hen aan te moedigen om met elkaar over het werk in dialoog te gaan, door hen bij de planning van opleidingsinitiatieven te betrekken, door met hen te overleggen over hun leermogelijkheden en leerproblemen én door hen duidelijk te maken dat ze ook uit fouten kunnen leren. Jouw rol op weg naar een positief leerklimaat in jouw organisatie bestaat erin om leren te faciliteren. Dat doe je door een werkomgeving te creëren die medewerkers stimuleert om leren dagelijks in de praktijk te brengen en door ook zelf actief in dit leergebeuren te participeren. Maar natuurlijk sta jij er niet alleen voor. Doorheen dit hele leerverhaal kan je steeds met jouw vragen en bedenkingen terecht bij HR, die jou graag op weg zullen helpen om het leerklimaat verder vorm te geven. 4
Actie! Leren gebeurt op twee manieren. Eén: door training en opleiding. Twee: ook de werkplek biedt dag in dag uit kansen om bij te leren. Die kansen moeten jij en jouw team maximaal grijpen! De Leerwijzer biedt jou daarvoor graag een stappenplan aan. Eerst en vooral zit er een vragenlijst in, de Leerscan, waarin je kunt evalueren hoe het vandaag met het leerklimaat binnen jouw organisatie gesteld is. Je vindt hier ook tips om zowel training en opleiding als leren op de werkplek stap voor stap te doen slagen. Daarvoor doorloop je vijf dezelfde stappen, zowel binnen leren via training en opleiding als binnen werkplekleren. Deze vijf stappen krijgen elk hun eigen invulling binnen deze twee vormen van leren. De vijf stappen zijn: Stap 1 - Toegankelijkheid: Training en opleiding: de mate waarin training en opleiding toegankelijk zijn voor iedere medewerker Werkplekleren: de mate waarin er een open en tolerante werksfeer heerst Stap 2 - Ondersteuning: Training en opleiding: de mate waarin mensen zich gewaardeerd en ondersteund voelen in hun deelname aan training en opleiding Werkplekleren: de mate waarin leren op de werkplek gewaardeerd en erkend wordt Stap 3 - Autonomie: Training en opleiding: de mate waarin er in het training- en opleidingsgebeuren ruimte voor autonomie en zelfsturing is Werkplekleren: de mate waarin er ruimte voor initiatief is op de werkplek en de mate waarin initiatief gewaardeerd en aangemoedigd wordt Stap 4 - Verbondenheid: Training en opleiding: de afstemming tussen de inhoud en methodiek van training en opleiding enerzijds en de leernoden en leerstijl anderzijds Werkplekleren: de mate waarin medewerkers zich verbonden en gesteund voelen door hun collega s tijdens het werkplekleren Stap 5 - Transfer: Training en opleiding: de mate waarin de aspecten van training en opleiding en de context medewerkers stimuleren om het geleerde ook toe te passen op de werkvloer Werkplekleren: de mate waarin aspecten van de werkplek medewerkers stimuleren om het geleerde op de werkplek ook blijvend toe te passen 5
Naast deze vijf stappen die binnen jouw organisatie aanwezig dienen te zijn om van een positief leerklimaat te kunnen spreken, is ook jouw rol als leidinggevende belangrijk. Meer bepaald zal ook jouw leervisie, de mate waarin jij een coachende rol opneemt ten opzichte van je medewerkers en de mate waarin HR jou hierin ondersteunt, een invloed hebben op het leerklimaat binnen jouw organisatie. De onderstaande figuur geeft het pad aan dat je met de Leerwijzer doorloopt. Leerscan Training en opleiding Leren op de werkplek Jouw rol als coachend leidinggevende Stap 1: Toegankelijkheid Stap 1: Toegankelijkheid Leervisie Stap 2: Ondersteuning Stap 2: Ondersteuning Coachende rol Stap3: Autonomie Stap3: Autonomie Ondersteuning HR Stap 4: Verbondenheid Stap 4: Verbondenheid Stap 5: Transfer Stap 5: Transfer Positief leerklimaat De Leerwijzer werkt met symbolen in de kantlijn. Op die manier hoef je niet elke dimensie helemaal door te nemen, maar kan je je focussen op wat voor jou het meest relevant is. De legende bestaat uit drie symbolen, je vindt ze op de volgende pagina. 6
Als je dit symbool ziet, is het tijd voor ACTIE met een aantal concrete aanpakken die jij kunt ondernemen om een positief leerklimaat te stimuleren. Bij dit symbool kan je je licht opsteken bij concrete VOORBEELDEN van hoe jij het leerklimaat kan verbeteren. Tot slot reiken wij doorheen de Leerwijzer graag een aantal zaken aan ter INSPIRATIE (vb. tips & tricks bij het geven van feedback) die jou nog meer op weg kunnen helpen. Je vindt ze terug bij dit symbool. Leerscan voor leidinggevenden Start: Vul de Leerscan in! De Leerscan is een vragenlijst die jou de sterktes en uitdagingen van het leerklimaat in jouw organisatie helpt detecteren en begrijpen. Daarnaast stelt de Leerscan ook vragen over jouw eigen ideeën over leren, jouw rol als coach en de ondersteuning door HR. Het invullen van de Leerscan neemt een 15-tal minuten in beslag. Als jij de Leerscan invult, zie je welke sterke stappen het huidige leerklimaat kenmerken en welke stappen nog kunnen verbeteren. Vul je deze Leerscan liever elektronisch in? Dat kan! Alle informatie hierover vind je in onderstaand kader. De Leerscan Online De Leerscan Online is een tool om de Leerscan elektronisch in te vullen. Geïnteresseerd? Surf snel naar: http://leerscan.vlerick.com Als je de Leerscan Online hebt ingevuld, krijg je een rapport dat de resultaten van het leerklimaat in je organisatie beschrijft en bespreekt. Jij moet je scores dus niet zelf berekenen. Bovendien helpt dit rapport je al een heel eind op weg om je scores beter te begrijpen. Een echte aanrader! 7
LEERSCAN - LEIDINGGEVENDEN Op de volgende pagina s kun jij vanuit jouw rol als leidinggevende je mening over het leerklimaat in jouw organisatie geven. Je doet dat met een score van 1 = volledig niet akkoord tot 5 = volledig akkoord. Per stap kun jij je score berekenen. Als we kijken naar de eerste vier vragen binnen training en opleiding in onderstaand voorbeeld, kunnen we de score voor deze stap toegankelijkheid bepalen. Veronderstel dat jij onderstaande score hebt aangeduid voor elke vraag. De score voor deze stap bereken je dan door een gemiddelde te nemen van deze vragen. Jouw score wordt dan: Score op toegankelijkheid voor training en opleiding: 4 + 4 + 3 + 5 4 = 4 TRAINING EN OPLEIDING Volledig niet akkoord Eerder niet akkoord Neutraal Eerder akkoord Volledig akkoord Toegankelijkheid Medewerkers krijgen voldoende kansen om opleiding te volgen. Opleidingen worden hier goed gepland, zodat medewerkers die willen de opleidingen ook kunnen volgen. Medewerkers krijgen hier kansen om opleiding te volgen, ongeacht hun geslacht, etnische afkomst, leeftijd,. Ik krijg voldoende kansen om met mijn leidinggevende te praten over trainings- en opleidingsmogelijkheden. Jouw score op toegankelijkheid voor training en opleiding 4 Op het einde van de vragenlijst vind je een overzichtstabel, waarin je alle scores noteert. Dat resulteert in een overzicht van het leerklimaat binnen jouw organisatie. Start! 8
TRAINING EN OPLEIDING Volledig niet akkoord Eerder niet akkoord Neutraal Eerder akkoord Volledig akkoord Toegankelijkheid Ondersteuning Medewerkers krijgen voldoende kansen om opleiding te volgen. Opleidingen worden hier goed gepland, zodat medewerkers die willen de opleidingen ook kunnen volgen. Medewerkers krijgen hier kansen om opleiding te volgen, ongeacht hun geslacht, etnische afkomst, leeftijd,. Ik krijg voldoende kansen om met mijn leidinggevende te praten over trainings- en opleidingsmogelijkheden. Als medewerkers de zaken die zij tijdens opleiding geleerd hebben toepassen, dan krijgen zij daar waardering voor. Mijn leidinggevende en ik stellen een plan op om de vaardigheden die ik nog moet verbeteren te ontwikkelen. Mijn leidinggevende staat positief tegenover trainingen en opleidingen. Mijn leidinggevende verwacht dat ik de kennis en vaardigheden die ik tijdens mijn opleiding geleerd heb, toepas op de werkvloer. Autonomie Medewerkers kunnen aangeven of een opleiding geschikt is voor hen. Wanneer medewerkers een opleiding nodig hebben, dan kunnen zij dit zelf aangeven. Medewerkers kunnen zelf opzoeken welke opleidingen ze kunnen volgen. Er wordt hier verwacht dat medewerkers regelmatig opleidingen volgen. 9
Wat medewerkers leren tijdens opleiding, helpt hen hun job beter uit te voeren. Verbondenheid Medewerkers kunnen opleiding volgen die hen helpt om vaardigheden voor de toekomst te ontwikkelen. De manier waarop opleidingen worden gegeven, sluit aan bij hoe medewerkers graag leren. Medewerkers krijgen de nodige training en opleiding om verder te groeien in hun job. De manier waarop opleidingen worden gegeven, stimuleert medewerkers om wat zij leren toe te passen op de werkvloer. Transfer Mijn leidinggevende en ik bespreken wat ik moet leren uit de opleidingen die ik bijwoon. Mijn leidinggevende houdt rekening met wat ik leer tijdens opleidingen. Ik krijg van mijn leidinggevende de nodige tijd om wat ik geleerd heb tijdens opleidingen ook toe te passen op het werk. 10
LEREN OP DE WERkPLEk Volledig niet akkoord Eerder niet akkoord Neutraal Eerder akkoord Volledig akkoord Toegankelijkheid Ondersteuning Autonomie Iedereen geeft elkaar hier op een open en eerlijke manier feedback. Er wordt hier openlijk gepraat over fouten, zodat iedereen eruit kan leren. Iedereen staat hier open voor nieuwe manieren om het werk aan te pakken. Mijn leidinggevende houdt rekening met mijn ideeën wanneer hij beslissingen neemt. * Als medewerkers inspanningen doen om nieuwe dingen te leren op de werkvloer, krijgen zij hiervoor erkenning en waardering. De unieke vaardigheden en talenten van medewerkers worden gewaardeerd en gebruikt op de werkvloer. Mijn leidinggevende geeft zinvolle tips over hoe ik mijn werk kan verbeteren. Mijn leidinggevende moedigt mij aan om mijzelf continu te ontwikkelen en mijn werk te verbeteren. Medewerkers worden aangemoedigd om na te denken over hoe zij hun werk kunnen verbeteren. Hier zien medewerkers problemen op de werkvloer als een kans om bij te leren. Mijn leidinggevende moedigt medewerkers aan om hun mening en hun ideeën in de groep te gooien. Mijn leidinggevende helpt mij creatief na te denken om problemen op te lossen. * Waar we in deze Leerwijzer over hij of hem spreken, bedoelen we uiteraard ook zij of haar. 11
Medewerkers delen graag informatie over wat werkt en niet werkt op de werkvloer. Verbondenheid Wanneer medewerkers een vraag hebben over hun werk, is er altijd iemand die hen kan helpen. Iedereen helpt elkaar om te leren op de werkvloer. Medewerkers zijn er hier van overtuigd dat ze veel van elkaar kunnen leren. Mijn leidinggevende moedigt mij aan om wat ik geleerd heb te delen met mijn collega s. Transfer Medewerkers krijgen hier tijd om nieuwe dingen bij te leren op de werkvloer. Mijn leidinggevende helpt mij om stil te staan bij de kwaliteit van mijn werk. Mijn leidinggevende voorziet de tijd en de ruimte om na te denken over het verbeteren van mijn werk. 12
UW ROL ALS COACHEND LEIDINGGEVENDE Volledig niet akkoord Eerder niet akkoord Neutraal Eerder akkoord Volledig akkoord Leervisie Coachende rol Ik ben bereid om uitdagende taken uit te voeren waaruit ik veel kan leren. Ik werk het liefst in situaties waar talent en vakkennis voor nodig zijn. Ik toon graag dat ik iets beter kan dan mijn collega s. * Het liefst van al werk ik aan taken waarbij ik kan tonen wat ik kan. * Ik vermijd taken als ik denk dat ik er niet bekwaam genoeg voor ben.* Ik vermijd situaties waarin ik slecht zou kunnen presteren. * Ik ben ervan overtuigd dat ik de vaardigheden, die belangrijk zijn om verder te groeien in mijn job kan ontwikkelen. Ik ben in staat om de nodige kennis en vaardigheden voor mijn job bij te werken. Ik vind dat de voordelen van leren over het algemeen opwegen tegen de inspanningen die ik ervoor moet doen. Als leidinggevende is het mijn taak om medewerkers te ontwikkelen zodat ze kunnen verder groeien in hun job. Ik ben ervan overtuigd dat ik als leidinggevende een belangrijke invloed heb op de ontwikkeling van mijn medewerkers. Wanneer ik, als leidinggevende, tijd maak om mijn medewerkers te coachen, dan haal ik daar voldoening uit. 5 4 3 2 1 5 4 3 2 1 5 4 3 2 1 5 4 3 2 1 * Opgelet! Bij deze vragen gaan de antwoordmogelijkheden van 5 = volledig niet akkoord tot 1 = volledig akkoord. 13
Ondersteuning HR HR is bereikbaar wanneer ik advies nodig heb betreffende het coachen van medewerkers. HR organiseert momenten waarop ik met collegaleidinggevenden ideeën kan uitwisselen over het coachen en ontwikkelen van medewerkers. HR voorziet training en opleiding om mijn coachingsvaardigheden verder te ontwikkelen. 14
Bereken en interpreteer je scores! Proficiat! Jij hebt de Leerscan goed doorlopen. Hieronder kun je de scores op een vijf-puntenschaal in de scoringstabel samenbrengen. Onderstaande tabellen geven je al een eerste idee over de stappen waarop jouw organisatie hoog scoort en de stappen waarop ze eerder laag scoort. Om deze scores nog beter te begrijpen en beslissingen voor acties te nemen, kan je jouw score vergelijken met de score van leidinggevenden van andere Vlaamse organisaties (zie Referentiescore ). Met deze referentiescore kun je het leerklimaat binnen je organisatie vergelijken met dat van een brede en representatieve groep leidinggevenden die als referentie dienstdoet. De scores van jouw organisatie komen daardoor in perspectief. Niet elke stap heeft namelijk een even hoge score. Als jij bijvoorbeeld uitsluitend naar jouw scores kijkt en bemerkt dat de stap Transfer het laagst scoort over alle stappen heen, beslis je misschien aan deze stap te werken. Maar de referentiescore maakt misschien duidelijk dat jouw organisatie op deze stap hoger scoort dan de referentiescore en dat ze dus op dit vlak een stapje voor heeft op de meeste organisaties. Dat is dan het bewijs dat de referentiescore jou een maatstaf biedt om je scores beter te beoordelen. Training en opleiding Leren op de werkplek Jouw score Referentie score Jouw score Referentie score Stap 1: Toegankelijkheid Stap 2: Ondersteuning Stap 3: Autonomie Stap 4: Verbondenheid Stap 5: Transfer 3,89 3,83 3,84 3,80 3,39 3,38 3,70 3,66 3,80 3,62 Coachend leidinggevende Jouw score Referentie score Leervisie 3,67 Coachende rol 4,32 Ondersteuning HR 3,20 15
Onderstaand kader laat je toe om even na te denken over jouw scores en aan te geven waaraan jij graag wil werken. Laat de Leerwijzer je hierbij acties aanreiken om jou op weg te helpen! Stap Score Op welke pagina kun je hierover informatie in de Leerwijzer vinden? Op welke stap scoort jouw organisatie het hoogst? Op welke stap scoort jouw organisatie het laagst? Waaraan wil jij graag werken? Samen bouwen aan een positief leerklimaat Ondertussen heb je een zicht op de sterke en minder sterke kanten van het leerklimaat binnen jouw organisatie. Het is nu tijd voor actie! Hieronder vind je een aantal leerbevorderende acties. Hopelijk brengen deze tips je op ideeën, doen ze je zin krijgen en steek je zelf de handen uit de mouwen om het leren aangenamer, nuttiger en positiever te maken. Bedenk dat je er bij de uitbouw van een positief leerklimaat niet alleen voor staat. Naast jou spelen ook HR-verantwoordelijken en medewerkers een belangrijke rol om samen met jou leren binnen jouw organisatie te bevorderen. Jouw eigen ideeën en mogelijke acties met hen bespreken is nuttig om tot een aantal gezamenlijke acties te komen die het leerklimaat binnen de hele organisatie optimaliseren. Leren tijdens training en opleiding Natuurlijk leren jouw medewerkers veel tijdens training en opleiding. Maar beïnvloedt dat daarna hun dagelijkse werkcontext? Of verdwijnen de zaken die zij tijdens training en opleiding hebben geleerd, nogal snel in de vergeethoek? Kijken we even naar de vijf essentiële stappen die medewerkers in staat stellen het trainings- en opleidingsgebeuren maximaal te doen renderen. 16
Toegankelijkheid Ondersteuning Autonomie Verbondenheid Transfer Stap 1: Toegankelijkheid Een eerste essentiële stap om leren door training en opleiding mogelijk te maken, is een goede toegang tot dergelijke initiatieven. Hebben jouw medewerkers voldoende mogelijkheden om opleidingen te volgen? Weten zij welke opleidingen beschikbaar zijn? Maak jij als leidinggevende tijd om jouw medewerkers wegwijs te maken in het hele aanbod aan trainingen en opleidingen? Omdat dit stuk voor stuk essentiële voorwaarden zijn om tot succesvol leren te komen, moet het antwoord op deze vragen volmondig ja zijn! Een eerste belangrijke voorwaarde om de toegankelijkheid van training en opleiding te bevorderen, is dat jouw medewerkers voldoende informatie hebben over het trainingsen opleidingsaanbod binnen jouw organisatie. Zo kun je bijvoorbeeld eens samen met je medewerker het intranet bekijken of kan je al bestaande documenten over het opleidingsaanbod aan je medewerkers geven (bv. opleidingsaanbod, afspraken over opleiding in jouw organisatie en evaluatieformulieren van opleidingen). Of je kunt zelf een document opstellen waarin je het opleidingsgebeuren binnen jouw organisatie beschrijft. Nuttig is ook om eens stil te staan bij hoe jij nieuwe medewerkers over de opleidingsprocedures inlicht. Door medewerkers exact over training en opleiding te informeren, kennen zij de wegen en kanalen waarop zij een beroep kunnen doen als zij graag trainingen volgen. Ook kan je een beroep doen op HR om je hierbij te helpen. Tijdens de middagpauze slaakt Marcel een diepe zucht: Pfff, het zou toch zoveel gemakkelijker zijn als ik kon werken met Excel! Hoeveel tijd ik daar nu niet insteek om uit te zoeken hoe alles werkt... Deze woorden signaleren duidelijk dat Marcel nood heeft aan meer Excel-kennis en -vaardigheden. Tom, zijn leidinggevende, pikt dit signaal op en grijpt dit moment meteen aan: Wel Marcel, kan een opleiding jou helpen?. Voor dat idee is Marcel wel gewonnen! Maar waar moet hij zoeken? Tom helpt Marcel op de juiste weg door aan HR te vragen of zij een geschikte opleiding kennen. HR biedt aan Tom een waaier van mogelijkheden en geeft hem een overzichtje met de mogelijke opleidingen. Met deze informatie kan Tom Marcel zeker op weg helpen! Het is belangrijk om als leidinggevende permanent met jouw medewerkers over trainings- en opleidingsmogelijkheden te praten en bij vragen hierover aandachtig naar hen te luisteren. Dan toon je aan medewerkers jouw betrokkenheid met en ondersteuning voor het leergebeuren, en geef je hen voldoende toegang tot opleiding. Op deze manier stimuleer je het leerverhaal van elke medewerker optimaal. Luister ook naar verbetersuggesties en plan een gesprek als medewerkers vragen hebben over hun leerproces. De medewerkers weten dan dat hun leidinggevende altijd bereid is om deze mogelijkheden te bespreken. 17
Tijdens de middagpauze heeft Marcel duidelijk laten merken dat hij problemen met Excel heeft. Als leidinggevende van Marcel knoopt Tom na de middag een kort gesprekje aan om eens te kijken wat er gaande is en hoe hij dit kan oplossen. Tom wil duidelijk maken dat voor dit probleem een heleboel opleidingen bestaan. Onderstaande vragen kunnen Tom op weg helpen om Marcel bewust te maken van de mogelijkheden die training en opleiding bieden: Ondervind je moeilijkheden of uitdagingen in je huidige job? Zo ja, waarmee? Zou je hiervoor graag opleiding volgen? Heb je al eens opgezocht of je hiervoor een opleiding kan volgen? Weet je waar je een dergelijke opleiding vindt? Heb je graag dat ik eens meekijk naar de mogelijkheden om opleiding te volgen? Dit gesprek klaart heel wat uit. Marcel weet nu welke opleiding hij kan volgen en is ook opgelucht, omdat hij iets kan doen aan zijn moeilijkheden. Ook suggereert dit gesprekje Marcel duidelijk dat hij voor dergelijke problemen bij zijn leidinggevende terecht kan en dat die hem steunt. Tom heeft tijdens het gesprek ook nog eens duidelijk aan Marcel gezegd dat hij voor dergelijke zaken altijd op hem kan rekenen. Dus ook in de toekomst stapt Marcel zeker voor zulke dingen naar Tom en zoeken ze samen een oplossing. Marcel kijkt er alvast naar uit om met de opleiding te starten! 18
Zelf aan de slag! Hoe komen medewerkers in jouw organisatie te weten welke opleidingen en trainingen er voorhanden zijn?........ Welke initiatieven neem jij zelf om te verzekeren dat jouw medewerkers voldoende weten over de mogelijkheden om training en opleiding te volgen?........ Welke initiatieven kun jij nog nemen om de toegankelijkheid tot training en opleiding te verhogen? 19
Stap 2: Ondersteuning Als medewerkers voldoende toegang tot training en opleiding hebben gekregen, moeten zij zich tijdens hun deelname ook nog ondersteund voelen. Jij, hun leidinggevende, en de collega s moeten hun inspanningen waarderen en hen aanmoedigen om de training voort te zetten. Waardeer jij de deelname aan training en opleiding van jouw medewerkers? Hoe staan de medewerkers hiertegenover? In welke mate voelen medewerkers ondersteuning voor leren vanuit de bredere organisatie? Deze vragen zijn belangrijk bij deze tweede stap op weg naar een positief leerklimaat! Hieronder vind je een aantal tips om deze ondersteuning nog te verbeteren. Een cruciaal aspect dat jij als leidinggevende in de ondersteuning van het leergebeuren binnen de organisatie biedt, is jouw waardering voor medewerkers die zich inzetten om bij te leren en het geleerde ook effectief implementeren. Vaak heb je via kleine, eenvoudige handelingen en gewoontes al heel wat impact op de mate waarin medewerkers zich door jou ondersteund voelen. Vraag jij bijvoorbeeld aan medewerkers die een training gevolgd hebben hoe het is geweest en welke nuttige zaken zij hieruit meenemen? Door deze vragen te stellen, toon je als leidinggevende dat je met de leerinspanningen van jouw medewerkers betrokken en begaan bent. Vraag hen ook om dit te delen met het team en schuif hen hierbij als experts naar voren. Marcel volgt sinds kort een opleiding om beter te leren werken met Excel. Tom noteerde in zijn agenda de data van Marcels opleiding. Na zijn eerste cursusdag vraagt hij hem enthousiast: En Marcel, hoe is de eerste les geweest? Heb je al nuttige dingen opgestoken? Marcel glundert als hij zegt: Jaja, we hebben al gekeken hoe ik formules kan ingeven. Meteen iets wat ik vandaag kan toepassen om de boekhouding in orde te maken. Niet alleen na de eerste opleidingsdag, ook nadien blijft Tom alert om te vragen aan Marcel hoe de opleiding is geweest en of het nuttig was voor zijn werk. Marcel voelt dat zijn leidinggevende begaan is met hem en dat hij er tijdens zijn opleiding niet alleen voorstaat. Hierdoor blijft Marcel gemotiveerd om de opleiding succesvol te voltooien, het geleerde toe te passen en in de toekomst nog aan training en opleiding deel te nemen. 20
Ga eens na welke medewerkers de laatste tijd training en opleiding hebben gevolgd. Welke inspanningen heb jij als leidinggevende gedaan om deze medewerkers voor en tijdens deze opleiding een gevoel van ondersteuning te geven? Voor de aanvang van training en opleiding Tijdens training en opleiding Hoe reageerde deze medewerkers op jouw inspanningen?........ Wie gaat er binnenkort op opleiding? Schrijf hier op hoe jíj ervoor wilt zorgen dat deze werknemers voldoende ondersteuning ervaren om de opleiding tot een goed einde te brengen. 21
Ook de structurele ondersteuning die jij als leidinggevende aan jouw medewerker biedt, is belangrijk om voldoende ondersteuning tijdens het werkplekleren te ervaren. Bespreek hoe medewerkers hun leerproces vormgeven, plan deze opleidingsinspanningen samen met hen en neem zeker voldoende tijd. Leren is vaak iets wat veel tijd en energie vergt, daarom moet je het duidelijk in de tijdsbesteding van je medewerkers inplannen. Deze structurele planning geeft het signaal dat je hun leerinspanningen waardeert. Omdat Marcel moeilijkheden ondervindt met Excel, wil hij graag een opleiding volgen. Samen met zijn leidinggevende, Tom, heeft hij gezocht naar een geschikte opleiding. Ze hebben een 20 uursopleiding gevonden, gespreid over vijf dagen. Marcel kan ze volgen tijdens de werkuren. Om Marcel zeker voldoende tijd te geven om deze opleiding tot een goed einde te brengen, heeft Tom de werkplanning bekeken en aangepast. Zo overliepen ze samen: Wat is de tijdsinvestering die nodig is om de training succesvol af te werken? Zijn er opdrachten aan verbonden? Is er een verplaatsing nodig? Welke projecten/taken staan op stapel? Valt dit allemaal te combineren? Zijn er projecten/taken die we on hold kunnen zetten? Moeten we een collega inschakelen om de projecten/taken mee op te volgen? Resultaat? Tom vroeg aan Marcels collega, Julie, een aantal zaken over te nemen in de weken dat Marcel op opleiding moest. Geen enkel probleem voor Julie, want zij zou wat later een opleiding volgen om te leren omgaan met een nieuwe verpakkingsmachine voor voedingswaren. Ze kwamen overeen dat Marcel een aantal van haar taken zou overnemen zodra zij haar opleiding startte. Een win-winsituatie! Stap 3: Autonomie En dan nu stap 3. Ondertussen kennen je medewerkers de mogelijkheden om training en opleiding te volgen (stap 1: toegankelijkheid) en voelen zij voldoende ondersteuning om te leren (stap 2: ondersteuning). Een derde belangrijke stap is dat medewerkers ook voldoende zélf kunnen kiezen wat en hoe zij leren. Hebben medewerkers inspraak in de opleidingen en trainingen die zij willen volgen? Of is dit eerder een verplichting vanuit de organisatie? Weten medewerkers waar zij terecht kunnen om zelf opleidingen op te zoeken? In deze stap beantwoorden we deze vragen. Hier moet je dus als leidinggevende je medewerkers aansporen om hun leerproces zélf in handen te nemen. Dan kunnen ze het zelf invullen en richting geven. Acties daartoe vind je hieronder! Moedig medewerkers altijd aan om initiatief te nemen in hun leerproces. Vraag van tijd tot tijd eens informeel of ze een interessante opleiding hebben gevonden en of ze die willen volgen. Op die manier prikkel je medewerkers werkelijk om met een 22
open blik naar opleidingen te zoeken die in hun eigen ontwikkeling passen en worden medewerkers bewust van hun eigen rol in het leergebeuren. En jij, als leidinggevende, plukt op lange termijn door dit eigen initiatief te stimuleren de vruchten! Marcel en Julie zijn erg enthousiast opleidingen aan het zoeken die hen vaardigheden bijbrengen om het werk beter te kunnen uitoefenen. Maar hun collega, Filip, neemt eerder een afwachtende houding aan. Wanneer zijn leidinggevende, Tom, hem voorstelt om een opleiding te volgen, doet Filip dat zonder morren. Maar Filip moet de opleiding bijna in zijn bakje geschoven krijgen, voor hij in actie schiet. Tom vindt dit moeilijk. Hoe kan hij ontdekken welke opleiding Filip nodig heeft? Waarom moet hij altijd de juiste opleiding selecteren voor Filip? Hij besluit daarom om het vanaf nu over een andere boeg te gooien. In plaats van geschikte opleidingen te selecteren voor Filip, moedigt hij hem aan om dit zélf te doen. Wanneer hij Filip aan het werk ziet, vraagt Tom: Zeg Filip, zou het niet handig zijn als je die machine wat beter kon besturen? Waarop Filip meteen antwoordt: Ja, het is niet zo gemakkelijk. Maar waarom volg je dan geen opleiding, repliceert Tom. Euh eigenlijk nog niet aan gedacht, zegt Filip. Wel Filip, je moet maar eens een kijkje nemen in de opleidingsdatabank op intranet. Ik ben er zeker van dat er iets interessants voor jou in zit. Weet me maar te vertellen of je een geschikte opleiding vindt!. De volgende dag al komt Filip met de vraag of hij een opleiding mag volgen. Zoals je ziet is het voor sommige medewerkers voldoende om heel duidelijk de relevantie van een opleiding voor hun job aan te geven. Zodra het duidelijk wordt wat ze met een opleiding winnen en eens ze toegang hebben tot de juiste informatie, zoeken ze al snel zelf een geschikte opleiding. 23
Het is ook nuttig om medewerkers tools in handen te geven om dit leerproces zelf vorm te geven en aan te sturen. Zo kun je hen een persoonlijk ontwikkelingsplan laten opstellen. Al dan niet in samenspraak met jou, stellen je medewerkers hierin doelen voorop die zij in hun werk willen bereiken. Dit is dan een mogelijke leidraad voor het functioneringsgesprek en geeft medewerkers opnieuw een duwtje in de rug om zelf actief naar trainingen en opleidingen te zoeken. Hieronder vind je een dergelijk persoonlijk ontwikkelingsplan. Dat is zeker ook interessant voor jezelf, om een aantal leerdoelen op te nemen en eraan te werken! In het kader op p. 25 vind je trouwens hoe je doelen goed kunt formuleren! Voorbeeld Persoonlijk Ontwikkelingsplan Ontwikkelingsdoelen Ontwikkelingsactiviteit Gewenst resultaat Planning Noodzakelijke ondersteuning 1. Leren werken met Excel Een cursus volgen om Excel te leren gebruiken Voldoende bekwaam zijn om zelfstandig met Excel te werken binnen de werkcontext Drie maanden Externe computercursus, tijdens werkuren 24
Maak doelstellingen SMART! Door doelstellingen te formuleren volgens het SMART-principe, verhoog je de kansen om ze ook te bereiken: Specifiek: Formuleer de doelen zo specifiek mogelijk. Dit creëert eenduidigheid, zowel bij medewerkers, leidinggevenden als HR-verantwoordelijken. Zo weet iedereen waar je naartoe werkt. Het doel socialer worden is bijvoorbeeld veel minder specifiek dan elke morgen mijn collega s een goedemorgen wensen. Meetbaar: Ten tweede moeten de vooropgestelde doelen meetbaar zijn. Je moet duidelijk specificeren welke output je verwacht om te kunnen besluiten dat het doel werkelijk gerealiseerd is. Het best definieer je hiertoe een aantal observeerbare gedragingen. Zeg bijvoorbeeld niet het doel is bereikt wanneer ik deze machineopleiding heb voltooid, maar formuleer dit als het doel is bereikt wanneer ik deze machine foutloos kan bedienen. Een doel kan ook kwantitatieve informatie bevatten. Bijvoorbeeld: De medewerker woont dit jaar minstens 2 opleidingen bij. Acceptabel: Maak het doel aanvaardbaar voor wie er verantwoordelijk voor is. Alleen dan kan die verantwoordelijke die het doel dient te bereiken achter het doel staan en zich er ook volledig voor inzetten. Realistisch: Het vooropgestelde doel moet binnen de vooropgestelde tijd realistisch en haalbaar zijn. Verwacht niet het onmogelijke van je medewerkers, maar geef hen voldoende tijd en ruimte om het doel te bereiken. Tijdsgebonden: Om te beletten dat doelstellingen op de lange baan geschoven worden, moet je in de mate van het mogelijke een tijdspad opstellen waarbinnen medewerkers het doel moeten bereiken. Bedenk daarbij wel dat verandering tijd vraagt die voor de duurzame realisatie van een doel voldoende in voorraad moet zijn. 25
Het Persoonlijk Ontwikkelingsplan 1 2 Ontwikkelingsdoelen Ontwikkelingsactiviteit Gewenst resultaat Planning Noodzakelijke ondersteuning 26
Stap 4: Verbondenheid En dan nu stap 4: verbondenheid. Training en opleiding vragen van iedereen veel tijd en inspanningen. Ze worden best zo goed mogelijk opgezet. De vierde stap kijkt naar de inhoud en de methode. Leren medewerkers nuttige dingen bij tijdens training en opleiding? Is de training zoveel mogelijk afgestemd op de manier waarop zij graag leren, zodat zij het geleerde gemakkelijker naar de werkplek meenemen? Leren medewerkers ook zaken die hen in hun job doen groeien? In stap vier staan deze vragen centraal. Om succesvol te leren, moet je nadenken over hoe training en opleiding worden gegeven. Er moet een goede band bestaan tussen het geleerde, en de opleidingsnoden op de werkplek binnen het kader van de persoonlijke toekomstperspectieven. Onderstaande acties helpen jou om deze stap te verbeteren en het beste rendement uit training en opleiding te halen. Betrek hierbij ook zeker je HR-verantwoordelijken, aangezien zij nauwer betrokken zijn bij het opstellen en selecteren van de trainingen en opleidingen. Stem altijd af met je medewerkers over de verwachtingen die ze hebben rond trainingsinhoud en -aanpak. Een voorafgaand gesprek met de HR-verantwoordelijke brengt je op de hoogte van de aanpak. Hieronder vind je een aantal vragen, die jij kunt stellen zowel aan jouw medewerker als aan jouw HR-verantwoordelijke! Zo kan je samen met de medewerker de opleiding kiezen die aan zijn verwachtingen voldoet en creëer je een positieve trainingservaring. Hierdoor is er ook een grotere verbondenheid tussen de training en wat de medewerker wil leren. Zo vermijd je dat medewerkers in een écht ongeschikte opleiding terechtkomen. 27
Vragen die de verbondenheid tussen de verwachtingen van de medewerker en de opleiding stimuleren: Vragen aan de medewerker: Wat verwacht je van de opleiding? Wat wil je bijleren? Hoe leer je graag? Hoeveel tijd maak je (graag) vrij voor de opleiding? Vragen aan HR: Wie heeft de opleiding al gevolgd? Welke zaken vond hij goed aan de opleiding? Welke zaken vond hij minder goed aan de opleiding? Voor wie is de opleiding geschikt (bv. beginners of gevorderden)? Hoe zwaar was de taakbelasting van de opleiding, zowel tijdens de opleidingsuren als erna? Welke inhoud wordt er gegeven tijdens de training? Hoe geeft de trainer die? Wat verwacht de trainer van de deelnemers tijdens de opleidingsuren? Wat verwacht de trainer van de deelnemers buiten de opleidingsuren (bv. taken, opdrachten)? Na de opleiding blik je het best met de medewerker op de opleiding terug en ga je samen na in welke mate het vooropgestelde doel bereikt werd en hoe tevreden de medewerker over de opleiding is. Je kunt de gevolgde training evalueren met een tevredenheidsenquête of met volgende vraagjes. De tevredenheid met de opleiding bepaalt of de medewerker nog wil investeren in training en opleiding. Het is in elk geval belangrijk dat jij op de hoogte bent van de feedback van de medewerkers. Je krijgt daarmee zicht op goede en minder goede opleidingen en je kunt een mooi opleidingsaanbod selecteren. Bovendien begrijp je zo ook beter waarom een medewerker na een opleiding al dan niet vooruitgang boekt op het terrein van de doelen die jullie samen hadden geformuleerd. Als de gevolgde training niet bij de opleidingsnoden aansloot, is de medewerker in kwestie niet in staat, noch gemotiveerd om het geleerde in de praktijk te brengen. Maar als de training wel aan de verwachtingen voldeed, mag je van medewerkers verwachten dat zij het geleerde ook effectief meenemen naar hun werkplek en hun vooropgestelde leerdoelen op termijn bereiken. Zelfs al was de training succesvol, toch moet je medewerkers ook na de training blijven aanspreken om wat zij geleerd hebben in de praktijk te brengen (zie Stap 5 transfer - p. 36). Kijk samen met HR hoe je deze feedback van je medewerkers nuttig kan gebruiken. 28
Vragen die je kunt stellen aan je medewerker die van een opleiding terugkomt Wat vond je van de opleiding? Welke inhouden kwamen aan bod tijdens de opleiding? Hoe werden die inhouden aangebracht? Welke inhouden waren interessant voor jou? Welke inhouden waren minder interessant voor jou? Hoe zorgt deze opleiding ervoor dat jouw werk verbetert? Voor wie is de opleiding interessant? Zou je de opleiding aanraden aan een collega? Waarom wel/niet? 29
Nadat Marcel de opleiding om te leren werken met Excel heeft voltooid, plant Tom, zijn leidinggevende, een gesprekje in. Met de vorige vraagjes kreeg Tom een beter zicht op de tevredenheid van Marcel. Marcel vond de opleiding ideaal, maar in het gesprek kwam ook naar boven dat het voornamelijk een beginnerscursus is. Mensen die al een basis van Excel hebben, zijn waarschijnlijk minder met deze opleiding gebaat. Via deze vraagjes krijgt Tom ook een beter zicht op de opleiding zelf. Wanneer Katrien een aantal weken later komt vragen of zij een opleiding Excel mag volgen, weet Tom dat de opleiding die Marcel heeft gevolgd, waarschijnlijk minder geschikt is voor Katrien. Want zij is al vertrouwd met de basistechnieken van Excel. Meteen heeft Tom ook een verslagje gemaakt van dit gesprekje en dit doorgegeven aan HR, zodat ook zij op de hoogte zijn van de inhoud en aanpak van deze opleiding. Zo ben jij, als leidinggevende, altijd goed op de hoogte van de inhoud, het niveau, de aanpak en de doelgroep van elke opleiding. Zo kun je ook meteen bepalen of een opleiding geschikt is voor een bepaalde medewerker. Hoe leren jij en jouw medewerkers graag? Wanneer een medewerker een voorkeur voor een opleiding heeft uitgesproken en daarbij duidelijk het nut van deze opleiding voor zijn dagelijkse werk inziet, moet hij een opleiding kiezen die bij zijn manier van leren aansluit. Iedereen heeft wel een voorkeur voor een bepaalde manier van leren en die wil wel eens verschillen binnen jouw team. Een bepaalde medewerker leert graag uit boeken, een andere heeft graag actie en dus graag een opleiding waarin hij actief kan experimenteren. We onderscheiden hier vier verschillende leerstijlen: observeren, denken, beslissen en doen. Ze staan op twee assen: Concreet - abstract: leert de medewerker voornamelijk graag vanuit concrete voorbeelden of vanuit abstracte theorieën? Actief - reflectief: leert de medewerker graag door actief aan activiteiten deel te nemen of door te observeren en vanop een afstand toe te kijken? Actief Concreet Doener Observator Beslisser Denker Abstract Reflectief De vier leerstijlen zijn gekenmerkt door een aantal voorkeuren voor leren en ze kennen allemaal een eigen optimale leeromgeving. In volgend kader vind je de kenmerken van elke leerstijl, met de leersituatie die het best bij de noden van de verschillende leer-stijlen aansluit en erop inspeelt. 30
Leerstijl Kenmerken Optimale leersituatie Voorbeeld Observeerder Kijkt eerst, doet pas daarna Heeft fantasie en inlevingsvermogen Bekijkt verschillende standpunten Ruimte en tijd geven om na te denken Verschillende visies aanreiken Een opleiding in verkopen, waarbij de deelnemer mag observeren hoe de andere trainees de verkoop aanpakken voor hij zelf aan de slag gaat Is een twijfelaar Denker Stelt onderzoekende vragen Denkt en redeneert logisch Is nauwkeurig Heeft soms onhaalbare ideeën Zelfstandig laten leren Orde en rust bieden Duidelijke leerdoelen en structuur Een opleiding in computervaardigheden, vanuit een theorieboek waarin alles stap voor stap staat uitgelegd, zodat de deelnemer in eigen tempo thuis de stof kan verwerken Beslisser Hakt knopen door Plant en voert taken uit Is gedreven Komt zelfstandig tot praktische conclusies Duidelijke rode draad Link theorie en praktijk Begeleiding van expert Een opleiding om met een vrachtwagen te leren rijden, waarbij de deelnemer na een theoretische uiteenzetting samen met de begeleider in de vrachtwagen stapt om op de weg zelf te leren rijden Doener Experimenteert actief Hakt meteen knopen door Werkt graag samen met anderen Humor Samenwerkingsopdrachten Experimenten en aandacht voor praktische implicaties Een schoonmaakcursus waarbij de deelnemer leert schoonmaken door tijdens de opleiding ramen te lappen, vloeren te boenen, te dweilen, Is soms ongeduldig 31
Zoals je ziet, hebben mensen met een verschillende leerstijl nood aan verschillende activiteiten tijdens de opleiding. De ene medewerker wil absoluut actief experimenteren. De andere krijgt graag theorie waarover hij kan nadenken. Hoewel je jezelf misschien wel een beetje in alle stijlen herkent, hebben mensen de neiging om te willen leren op basis van één leerstijl. Een denker experimenteert misschien ook af en toe eens graag (doener), maar toch steekt hij het meest op van theorie die hem uitdaagt om logisch te redeneren. Wanneer jij met jouw medewerkers een training of opleiding zoekt, is het belangrijk dat je ook nagaat hoe ze graag leren en welke opleidingen hier het beste op inspelen. Doe de test! * De test hiernaast peilt naar de leerstijl van individuen. Je kunt deze test gebruiken om de leerstijl van jouw medewerkers beter te leren kennen. Uiteraard kun je de test ook zelf invullen binnen jouw eigen leerproces. Lees per rij de omschrijvingen van leren. Geef een rangorde aan door een 4 toe te kennen aan de omschrijving die het meest jouw aanpak karakteriseert, dan een 3, 2 en 1 aan de uitspraken die het minst passen bij jouw manier van leren. Tel de scores op per kolom, maar pas op: niet allemaal! Tel alleen die scores op in de kolom van de vragen die onderaan in de tabel bij Totaal staan. * Leerstijlenmodel van Kolb 32
Ik leer het best: 1. Door dingen van elkaar te onderscheiden Door iets voorlopig te proberen Door me er sterk betrokken bij te voelen Door oog te hebben voor praktische toepassingen 2. Door mij ontvankelijk op te stellen Door to the point te blijven Door het onderwerp in verschillende aspecten te analyseren Door mij onpartijdig op te stellen 3. Door de situatie zo goed mogelijk aan te voelen Door goed te kijken en gade te slaan Door goed na te denken Door zo vlug mogelijk tot handelen over te gaan 4. Door het geheel te aanvaarden zoals het is Door risico s te durven nemen Door de situatie te beoordelen en te evalueren Door mij overal heel bewust van te zijn 5. Door mijn intuïtie te laten spreken Door productief te zijn Door logische stappen en verbanden te zien Door de omstandigheden te bevragen 6. Door abstract te redeneren Door nauwkeurig te observeren en te registreren Door concrete plannen te maken Door actief wat te ondernemen 7. Door volledig gericht te zijn op het hier en nu Door alles goed te overdenken Door in de toekomst te kijken Door nuttige stappen te zetten 8. Door ervaringsgetrouw te werk te gaan Door te observeren van op enige afstand Door begrippen en principes te bedenken om de samenhang te vinden Door mogelijkheden uit te proberen en ermee te experimenteren 9. Door er intens bij betrokken te blijven Door me terughoudend en gereserveerd op te stellen Door rationele argumenten te ontwikkelen Door verantwoordelijkheid op te nemen Totaal CE = 2-3-4-5-7-8 RO = 1-3-6-7-8-9 AC = 2-3-6-7-8-9 AE = 1-3-6-7-8-9 Jouw score voor: CE =... RO =... AC =... AE =... 33
Zet nu de totaalscores uit in onderstaande grafiek: CE-score op de as van concrete ervaring RO-score op de as van reflectieve observatie AC-score op de as van abstracte conceptualisering AE-score op de as van actief experimenteren Verbind nu de punten op de assen met rechte lijnen. Het kwadrant waarin zich het grootste vlak bevindt, is jouw meest dominante leerstijl. Concrete ervaring 25 Doener 20 Observator 15 Actief experimenteren 10 5 25 20 15 10 5 5 10 15 20 25 5 Reflectieve observatie Beslisser 10 15 Denker 20 25 Abstracte conceptualisering 34
Welke leerstijlen kenmerken de medewerkers van jouw team? Door na te gaan welke leerstijl de medewerkers in jouw team verkiezen, krijg je een beter zicht op de manier waarop ze graag leren. Het wordt zo duidelijk of een opleiding die voor de ene medewerker nuttig was, ook andere medewerkers in jouw team aanspreekt. Daarnaast kan het overzicht hieronder je helpen om bij training en opleiding voor je hele team de verschillende leerstijlen van je medewerkers zoveel mogelijk mee te nemen. Naam medewerker Vermoedelijke leerstijl Waarom? Waarop letten bij de keuze van een opleiding? 35
Stap 5: Transfer En dan nu de laatste stap om leren via training en opleiding tot een succes te maken! Deze laatste en misschien ook wel belangrijkste stap heet transfer. Vraag jij als leidinggevende na de training wat jouw medewerker juist geleerd heeft? Krijgen jouw medewerkers tijd om de geleerde zaken op de werkvloer toe te passen? Of verdwijnen ze vaak snel in de vergeethoek? In deze laatste stap ga je na in welke mate jij en jouw organisatie medewerkers stimuleren om wat zij geleerd hebben ook werkelijk toe te passen. Als medewerkers na een opleiding terugkeren, is er niet altijd tijd, ruimte en ondersteuning om wat zij geleerd hebben ook uit te proberen. Met deze acties vermijd je dit risico! Ook in deze stap is het belangrijk dat medewerkers voldoende de link tussen de gevolgde training en de taken op de werkvloer inzien. Dan zijn medewerkers zeker voldoende gemotiveerd om het geleerde ook effectief toe te passen. Voorzie als leidinggevende afstemmingsmomenten met je medewerkers voor, tijdens en vooral ook na opleiding. Leerdoelen vóór de opleiding opstellen en ze tijdens de opleiding beklemtonen, geeft de kans om de opleidingsresultaten op de werkplek op te volgen. In het gesprek voor de opleiding kijk je samen naar wat de medewerker wil leren. Hij heeft dan duidelijke doelstellingen voor ogen als hij de opleiding start en hij is gemotiveerd om ze uit de opleiding te halen. Hij richt zich tijdens de opleiding op wat hij zelf voor de werkplek relevant vindt. In het gesprek na de opleiding sta je samen stil bij de mate waarin de vooropgestelde doelen bereikt werden en hoe jullie de nieuwe zaken op de werkvloer kunnen toepassen. De medewerkers worden er zich zo van bewust dat leren na de opleiding niet stopt, maar verder zijn weg moet vinden naar de werkplek om effectief als succesvol ervaren te worden. Julie wil leren werken met de nieuwe machine om voedingswaren in plastic te verpakken. Hiervoor volgt zij een opleiding. Voor de opleiding heeft Tom, de leidinggevende van Julie, haar een aantal vragen gesteld om samen een aantal concrete doelen te formuleren. Tom vroeg aan Julie: Welke zaken wil je bereiken met de training? Wanneer weet je dat je dat bereikt hebt? Julie antwoordde dat zij drie doelen wilde bereiken: Weten hoe de machine technisch werkt en hierbij weten waarvoor alle knoppen dienen Voedsel hygiënisch met de machine kunnen verpakken De machine veilig kunnen bedienen Tijdens de opleiding zelf kon Tom op basis van deze doelen aan Julie een aantal vragen stellen die Julie op deze doelen gefocust hielden ( Weet je al hoe de machine werkt? Kun je veilig werken met de machine? Weet je al hoe je het voedsel hygiënisch moet verpakken met de machine? ). Aan het einde van de opleiding keken ze opnieuw in 36
welke mate Julie deze doelen bereikt had. Tom vroeg verder om te kijken of Julie het geleerde ook werkelijk toepaste. Zo vroeg hij geregeld of Julie wist waartoe een bepaalde knop diende en of zij een speciale inpakmethode voor een specifieke groep producten kon uitvoeren. Tom vroeg ook aan een collega van Julie, die al heel wat ervaring met de machine had, om Julie regelmatig feedback te geven op het vlak van veiligheid. Tot slot bekeken Tom en Julie tijdens haar functioneringsgesprek of de kwaliteit van Julies verpakkingen goed was. Door op deze manier een aantal duidelijk omschreven en heldere doelen eruit te lichten, haal je een maximaal rendement uit de opleiding! Stimuleer met prikkelende vragen medewerkers om wat zij geleerd hebben ook echt op de werkvloer toe te passen. Door op een informeel moment te vragen of medewerkers de zaken uit de opleiding al eens hebben uitgeprobeerd of door te polsen of de aangeleerde dingen hun werk efficiënter helpen uitvoeren, prikkel je ze om de nieuwe zaken niet links te laten liggen. Plaats bijvoorbeeld een herinnering in je agenda die jou eraan herinnert wanneer een medewerker een opleiding heeft doorlopen. Onderstaande vragen helpen je op weg om hierover met je medewerker te praten! Na een training of opleiding is het interessant even met je medewerker na te denken over volgende vragen. Als leidinggevende vermijd je hiermee dat je medewerkers wat zij geleerd hebben, meteen in de vergeethoek laten belanden! Wat wilde je bereiken met de training en opleiding? Wat heb je geleerd tijdens de training en opleiding? Welke aspecten vind je nuttig voor je eigen werkcontext en wil je graag meenemen naar je dagelijkse werk? Hoe kunnen we deze geleerde dingen op de werkvloer implementeren? Wanneer kun je ze toepassen? Hoe kan ik, als jouw leidinggevende, jou hierin ondersteunen? Welke factoren kunnen de toepassing van deze zaken verhinderen? Hoe kun je op deze belemmeringen inspelen? Wanneer ben je tevreden met het resultaat? Met andere woorden, wanneer kun je besluiten dat je het geleerde uit de training en opleiding adequaat in het dagelijkse werk hebt geïmplementeerd? 37