Stichting Pensioenfonds GE Artesia Bank Communicatieplan 2014 Oktober 2013 Iris van Zetten Communicatieadviseur Syntrus Achmea Communicatieplan Stichting Pensioenfonds GE Artesia Bank 2014
Inhoudsopgave Inleiding 3 1 Terugblik 2013 4 2 Ontwikkelingen en trends 5 3 Communicatiebeleid 6 3.1. Communicatiestrategie 7 3.2. Communicatiespeerpunten 7 3.3.. Communicatiedoelstellingen 8 3.4. Belangrijke communicatiemomenten 2014 8 3.5. Communicatiedoelgroepen 9 4 Uitvoering 10 4.1. Pensioenadministratie 10 4.2. Correspondentie/brieven 10 4.3. Wijziging pensioenreglement 11 4.4. Nieuwsbrief 11 4.5. Website 12 4.6. Pensioenplanner 12 4.7. E-communicatie 13 4.8. Voorlichtingsbijeenkomsten 13 4.9. (Verkort)Jaarverslag 13 5 Organisatie van de communicatie 14 6 Persbeleid en woordvoering 15 7 Begroting 16 8 Planning (nader in te vullen) 18 Bijlage 19 2
Inleiding Banque Artesia Nederland N.V. is sinds 2006 onderdeel van GE Capital, en handelt sindsdien onder de naam GE Artesia Bank. GE Artesia Bank richt zich specifiek op het leveren van internationale handels- en werkkapitaalfinancieringen. Stichting Pensioenfonds GE Artesia Bank is een ondernemingspensioenfonds en is aangesloten bij de koepelorganisatie Pensioenfederatie. De pensioenregeling van GE Artesia Bank wordt uitgevoerd door het eigen pensioenfonds. De rechtsvorm van het fonds is een stichting en deze is juridisch onafhankelijk van de werkgever. Het pensioenfonds is opgericht voor de medewerkers van de bank en heeft als doel te voorzien in ouderdoms- en nabestaandenpensioen voor zijn medewerkers. Waarom dit communicatieplan? De pensioenbelanghebbende mag niet worden verrast in die zin dat hij geen of een ander besluit had genomen als de pensioenuitvoerder hem op begrijpelijke, duidelijke, juiste en tijdige wijze op de hoogte had gesteld van de rechten en plichten, verwachtingen, risicos en kosten van zijn pensioenvoorziening. Dit stelt de gedragstoezichthouder Autoriteit Financiºle Markten (AFM) en dit is ook het uitgangspunt voor het schrijven van dit communicatieplan. Het pensioenfonds van GE Artesia Bank vindt het belangrijk de communicatie met alle doelgroepen planmatig aan te pakken en zo te voldoen aan de wet- en regelgeving zoals de Pensioenwet en de regels van Pension Fund Governance. Pension Fund Governance heeft betrekking op de zorgvuldigheid van bestuur, de verantwoording, het intern toezicht, de deskundigheid en de communicatie. Doel is bestuur, toezicht en verantwoording helder van elkaar te onderscheiden en het functioneren van pensioenuitvoerders te verbeteren. Goede en duidelijke communicatie met deelnemers, zowel actieven als gewezen deelnemers en pensioengerechtigden, wordt door het bestuur als steeds belangrijker gezien, maar ook de toezichthouder stelt hogere eisen aan de communicatie. De economische crisis, de verhoging van de pensioenrichtleeftijd en de financiºle positie van fondsen heeft ertoe geleid dat pensioenen in het middelpunt van de belangstelling staan. In dit plan schetsen we welke communicatieactiviteiten het pensioenfonds in 2014 gaat ondernemen. De uiteindelijk gewenste situatie is dat alle doelgroepen zich bewust zijn van het belang van pensioen, de individuele mogelijkheden daarbij en welke verantwoordelijkheid ze daar zelf in hebben. Belangrijk is dat de informatie begrijpelijk is voor alle deelnemers en dat duidelijk is waar deze te vinden is. We streven een proactieve houding van de belanghebbenden na. Persoonlijk en herkenbaar communiceren staat voorop. 3
1 Terugblik op 2013 1.1. Wat deed Stichting Pensioenfonds GE Artesia Bank in 2013 aan communicatie? De speerpunten voor 2013 waren voor het pensioenfonds: communicatie rond actualiteiten; verdere digitalisering ontwikkeling van website; pensioen in duidelijke taal, volgens de aanbevelingen van de werkgroep Communicatie van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. De speerpunten Verdere digitalisering (ontwikkeling website) en Communicatie rond actualiteiten zijn gerealiseerd. Het onderwerp pensioen kreeg in de media veel aandacht vanwege de aankomende wijzigingen in de Pensioenwet, waardoor ook Stichting Pensioenfonds GE Artesia Bank een start heeft gemaakt met de communicatie over een toekomstbestendige pensioenregeling. Dit onderwerp kwam ook aan de orde in de nieuwsbrief. In deze nieuwsbrief geven we ook een terugblik op het jaar 2012. Bovendien stelden wij iedereen in de gelegenheid om het complete jaarverslag op te vragen. Wat nemen we mee naar 2014? De verdere uitrol van digitaal communiceren blijft speerpunt. De website wordt het centrale punt van de communicatie. Denk hierbij aan de communicatie over de nieuwe pensioenregeling. 1.2. Samenvatting Communicatie actualiteiten Jaarverslag Nieuwsbrief inclusief terugblik 2012 Ontwikkelen website Sjabloon ontwikkelen e-mailberichten 4
rood: niet gerealiseerd oranje: gedeeltelijk gerealiseerd groen: gerealiseerd grijs: niet bekend 5
2 Ontwikkelingen en trends Het is de verwachting, dat de pensioensector de komende jaren volop in de belangstelling blijft. Vele ogen zijn op het pensioenfonds gericht. Het gaat om actieve deelnemers, gewezen deelnemers en pensioengerechtigden. Maar ook om werkgevers, vakbonden, de overheid en de media. Het belang van pensioenfondsen en hun rol in de oudedagsvoorziening is dan ook zeer groot. Intussen zijn er allerlei ontwikkelingen die invloed hebben op de pensioencommunicatie. Wetgeving verandert In 2014 en 2015 gaat er veel gebeuren op pensioengebied. De pensioenwetgeving verandert, maar nog niet alle veranderingen zijn al in de wet vastgelegd. Voor de deelnemers gaat het vooral om slecht nieuws: langer werken, minder zekerheid, minder pensioen. Dat betekent ook meer eigen verantwoordelijk voor het pensioeninkomen. Pensioencommunicatie is hierin erg belangrijk. We moeten deelnemers, pensioengerechtigden en gewezen deelnemers meenemen in het keuzeproces. Het gaat immers om hun pensioen. Door tijdig, helder en waar mogelijk persoonlijk te communiceren, betrekken we de doelgroepen bij de keuzes die het pensioenfonds moet maken. Hierdoor creºren we meer draagvlak, betrokkenheid en meer pensioenbewustzijn. Er zijn in 2014 nog meer ontwikkelingen op pensioengebied waarbij communicatie een belangrijke rol speelt. de financiºle situatie van pensioenfondsen nasleep van de wijzigingen die per 1 januari 2014 al zijn doorgevoerd. risicos en koopkracht ontwerp bestuursmodellen Veranderingen in de samenleving De maatschappij verandert. Het is belangrijk om in te spelen op de veranderende informatiebehoefte door een steeds verder digitaliserende samenleving individualisering Ontwikkelingen in pensioencommunicatie Ook de ontwikkeling van pensioencommunicatie staat niet stil. In 2013 zijn verschillende onderzoeken uitgevoerd naar de effectiviteit van pensioencommunicatie. En naar de vraag: kan de communicatie anders/beter? Daarnaast bieden nieuwe (digitale) media steeds meer mogelijkheden om het gesprek aan te gaan met de doelgroepen. Pensioenfondsen krijgen bovendien meer de ruimte om digitaal te communiceren. De bijlage bevat een overzicht van trends op het gebied van pensioencommunicatie. 6
3 Communicatiebeleid 3.1 Communicatiestrategie Communicatiestrategie is de manier waarop de communicatiedoelstellingen worden bereikt. De strategie vormt de verantwoording van het communicatieplan. Met behulp van het zogenaamde communicatiekruispunt kunnen de hoofdlijnen van de strategie bepaald worden. Het kruispunt gaat ervan uit dat er in de aanpak van de communicatie twee fundamentele keuzes gemaakt worden, die vier basisstrategieºn opleveren: Het doel is: Informatie bekendmaken Doelgroep be nvloeden Alleen zenden informering overreding Zenden en ontvangen dialogisering formering In de praktijk worden de bovenstaande strategieºn tegelijk of na elkaar gebruikt: bijvoorbeeld eerst de doelgroep informeren en overreden (verzenden van de nieuwsbrief) en daarin verwijzen naar de website en deelnemersadministratie om de dialoog aan te gaan (wat is uw mening, heeft u nog vragen, ontbreekt er iets in de informatie). Wanneer we uitgaan van het gegeven dat het pensioenbewustzijn onder de deelnemers laag is, dat ze niet goed op de hoogte zijn van hun persoonlijke situatie en pensioen als ingewikkeld ervaren, dan is het belangrijk om de dialoog aan te gaan. Zo kan de informatie-uitwisseling tussen het pensioenfonds en de deelnemer(s) die gericht is op het overbrengen van een boodschap, getoetst worden of deze is overgekomen en of deze bijgesteld moet worden. Alleen informatieverstrekking leidt niet automatisch tot meer pensioenkennis of tot pensioenbewustzijn. De informatie moet zo zijn dat deze geconsumeerd wordt, makkelijk te begrijpen is, bestemd voor de doelgroepen en aansluit bij de gebeurtenissen in het persoonlijke leven van de deelnemer. De volgende uitgangspunten zijn in de communicatie over het pensioen bij Stichting Pensioenfonds GE Artesia Bank van groot belang: - De communicatie is zo veel mogelijk toegesneden op de ontvanger - De communicatiemomenten vinden gefaseerd plaats minimaal 3 contactmomenten per kalenderjaar - De communicatie vindt plaats met inzet van verschillende middelen. Kortom, de communicatiestrategie omvat segmenteren, faseren en kanaliseren. In het hoofdstuk Uitvoering geven we per doelgroep aan welke middelen in worden gezet en welke boodschap/doelstelling daarbij hoort.. 7
3.2. Communicatiespeerpunten In de vorige hoofdstukken beschreven we de uitdagingen waar we voor staan. Het pensioenfonds wil de doelgroepen concrete, bondige en duidelijke informatie geven over de aanpassing van de pensioenregeling aan de wetgeving. En over de grote veranderingen in het pensioenstelsel. Deelnemers bepalen steeds vaker zelf via welk communicatiekanaal ze informatie opnemen. Het middel dat ze daarvoor kiezen, varieert. Het is belangrijk dat de communicatiemiddelen aansluiten bij de informatiebehoefte van de doelgroepen. Daarom zetten we zowel offline (schriftelijk en mondeling) als online communicatiemiddelen in en stemmen de informatie onderling af. Informatie doseren Uit onderzoek blijkt dat het belangrijk is om complexe informatie te doseren. Dit helpt om de informatie beter te begrijpen. We kunnen de informatie doseren door een zorgvuldige inzet van onze middelenmix, gelaagdheid in de boodschappen en een heldere structuur van de teksten. Hiermee kan het pensioenfonds aansluiten bij het initiatief Pensioen123 van de Pensioenfederatie. Handelingsperspectief bieden Wij vinden het belangrijk dat deelnemers de informatie begrijpen en een keuze kunnen maken. In de informatie geven we, wanneer nodig en mogelijk, duidelijk aan of de deelnemer actie kan ondernemen en zo ja, welke actie? En waar vindt hij meer informatie? Dit draagt ook bij aan het pensioenbewustzijn van de doelgroepen. Gezien de communicatiestrategie zijn onze speerpunten in 2014: Communicatie rond actualiteiten (financiºle situatie, aanpassing Witteveenkader per 1 januari 2014, nieuw FTK, keuze nieuw bestuursmodel, UPO). Verdere digitalisering. Pensioen in duidelijke taal, volgens de aanbevelingen van de werkgroep Communicatie van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW), meer vormgeven. Bovenstaande speerpunten borduren voort op de speerpunten van 2013. 3.3. Communicatiedoelstellingen De communicatiedoelstellingen worden bij elke activiteit verwerkt in de communicatie. We stellen de volgende communicatiedoelstellingen vast: - Stichting Pensioenfonds GE Artesia Bank zichtbaar maken bij de deelnemers; - betrokkenheid bij het pensioenfonds vergroten; - pensioenkennis vergroten; - pensioenbewustzijn vergroten. Hierin onderscheiden we de draagvlakcomponenten kennis, houding en gedrag. Kortom van denken naar doen. 3.3.1 Kennis De doelgroepen moeten op de hoogte worden gebracht van: de rollen en verantwoordelijkheden rondom het pensioen bij GE Artesia Bank 8
het pensioenreglement en de bijbehorende keuzemogelijkheden het indexatie-, premie- en beleggingsbeleid algemene ontwikkelingen binnen het pensioenfonds (bijv. jaarcijfers) De doelgroepen moeten weten welke consequenties daaruit voortvloeien De doelgroepen moeten weten dat ze keuzes moeten maken en welke keuzes in hun situatie het best passen De doelgroepen moeten weten waar ze algemene informatie over het pensioenfonds, de regeling e.d. kunnen vinden De doelgroepen moeten weten bij wie ze navraag kunnen doen over de eigen situatie 3.3.2. Houding Alle doelgroepen voelen zich betrokken bij GE Artesia Bank als onderneming en hebben het gevoel dat de organisatie een goede pensioenregeling voor hen heeft geregeld, waar een kundig bestuur uitvoering aan geeft (positief gevoel). 3.3.3 Gedrag De doelgroepen lezen de informatie De doelgroepen vragen om informatie en raadplegen de website De doelgroepen bezoeken eventuele deelnemersvergaderingen De doelgroepen ondernemen op het juiste moment actie: bijvoorbeeld aanmelden partner bij samenwonen 3.4 Belangrijke communicatiemomenten 2014 Voor 2014 zijn er concreet een aantal belangrijke communicatiemomenten te benoemen, zowel sectorbreed als fondsspecifiek. Per onderwerp bekijkt het pensioenfonds de wijze van communiceren en de inzet van de middelen. Invoering nieuwe regeling per 1 januari 2014 Activiteiten rondom onder andere het verhogen van de pensioenrichtleeftijd starten in de laatste maanden van 2013 (zodra meer duidelijk is over de nieuwe regeling), maar lopen waarschijnlijk door in 2014. In 2014 kunnen we aan de doelgroepen inzichtelijk maken wat de effecten daadwerkelijk voor hen zijn. Communicatie nieuw FTK per 2015 Zodra er meer duidelijkheid is over het nieuw FTK, kan worden bepaald welke acties het beste ondernomen kunnen worden richting de deelnemers en pensioengerechtigden. Doelgroepen moeten helder en begrijpelijk uitgelegd krijgen wat de consequenties voor hen zijn. Op dit onderwerp komen we later in het jaar terug. Communicatie nieuwe bestuursmodellen Het pensioenfonds moet een nieuw bestuursmodel kiezen. Doelgroepen moeten hier op hoofdlijnen van op de hoogte gehouden worden. 9
Communicatie financiºle situatie Het pensioenfonds gaat maandelijks de dekkingsgraad publiceren op de website. Als gevolg van de aanhoudende financiºle crisis is ook de dekkingsgraad van Stichting Pensioenfonds GE Artesia Bank niet stabiel. Afhankelijk van het verloop van de financiºle situatie van het pensioenfonds kan er aanvullende communicatie noodzakelijk zijn. Verlagen pensioenen Stichting Pensioenfonds GE Artesia Bank heeft in 2013 de pensioenen niet hoeven te verlagen. Dit is helaas geen garantie voor de toekomst. De dekkingsgraad eind 2013 moet minimaal 104% zijn. De pensioenfederatie stelt een toolkit beschikbaar waarin een communicatie leidraad is opgenomen. Ook pensioenfondsen die niet hoeven te verlagen in 2014 worden geadviseerd om actief de doelgroepen hierover te informeren. 3.5 Communicatiedoelgroepen Er zijn verschillende groepen te onderscheiden, die elk op hun eigen wijze ge nformeerd moeten worden. We onderscheiden: Primaire doelgroepen : Actieve deelnemers Nieuwe deelnemers Gewezen deelnemers Pensioengerechtigden Vertrekkende deelnemers Intern betrokkenen: De werkgever Afdeling Human Resources Bestuur Pensioenfonds Deelnemersraad Pensioenfonds Verantwoordingsorgaan OR Extern betrokkenen: DNB Accountant / actuaris Pensioenfederatie Vermogensbeheerders AFM Syntrus Achmea Visitatiecommissie 10
4 Uitvoering Het pensioenfonds zet, naast de genoemde verplichte communicatie, de volgende communicatiemiddelen en media in: Pensioenadministratie correspondentie/brieven nieuwsbrief website e-mailberichten aan actieve deelnemers voorlichtingsbijeenkomsten op locatie verkort jaarverslag 4.1. Pensioenadministratie De pensioenadministratie in Tilburg is een belangrijk communicatiemedium voor alle doelgroepen. Het pensioenfonds verwijst op communicatiemiddelen regelmatig naar de pensioenadministratie. Hier komen (telefonisch of schriftelijk) vragen van deelnemers binnen. Afhankelijk van de vraag wordt deze direct afgehandeld of bepaalt de desbetreffende medewerker het afhandelingstraject. Ook worden hier klachten geregistreerd en de verbeterpunten voor de communicatie ge nventariseerd. 4.2. Correspondentie/brieven Brieven worden ingezet daar waar informatie gesegmenteerd en snel moet worden overgedragen. Per onderwerp wordt de boodschap op maat geschreven. De Pensioenwet geeft specifiek aan wat de informatieverplichting van de pensioenuitvoerder is. Pensioenwet: uitbreiding informatieverplichtingen De toezichthouder AFM houdt toezicht op de uitvoering van de informatieverplichting van pensioenfondsen. Zij heeft een checklist communicatie opgesteld waarin alle verplichte communicatiemiddelen staan, zie bijlage. In 2011 zijn in opdracht van het Ministerie van SZW de informatiebepalingen van de Pensioenwet geºvalueerd. In juni 2012 bracht de werkgroep Communicatie van SZW een serie aanbevelingen uit die (vermoedelijk) worden opgenomen in de Pensioenwet. In de Inleiding worden de aanbevelingen beschreven. Ook in 2014 informeren we de deelnemers op tal van manieren, o.a.: Uniform Pensioenoverzicht (UPO) Welkomstbericht / Startbrief Bericht voor einde deelname Scheidingsbericht Bericht bij pensioeningang 11
Voor al deze informatie eist de Pensioenwet dat deze tijdig en in duidelijke en begrijpelijke bewoordingen wordt verstrekt. Het fonds richt zich hierbij op de gemiddelde deelnemer binnen het fonds. Ons taalgebruik is helder in alle uitingen. We gaan zoveel mogelijk uit van niveau B1/B2. We willen graag dat de teksten door alle deelnemers worden gelezen en begrepen. Er is een zogenaamde meetlat waarin het verschil van niveau gemeten kan worden. Deze loopt van A1 (laagste) tot C2 (hoogste). Niet alleen de moeilijkheidsgraad is bepalend of teksten goed gelezen en begrepen worden, interesse in het onderwerp is net zo belangrijk. De eis van begrijpelijkheid geldt niet voor specifieke juridische en/of financiºle documenten, zoals het pensioenreglement, de uitvoeringsovereenkomst, de jaarrekening en het jaarverslag. Het fonds verstrekt de wettelijk verplichte informatie schriftelijk, tenzij de deelnemer schriftelijk instemt met elektronische verstrekking. 4.3. Wijziging pensioenreglement Bij wijziging van het pensioenreglement zorgt het Pensioenfonds ervoor dat de pensioenuitvoerder de werknemer binnen drie maanden informeert over de wijzigingen. Het huidige pensioenreglement is vastgelegd in een voor de deelnemers begrijpelijke versie. Deze is op schrift beschikbaar voor alle deelnemers en wordt ook op de website gepubliceerd. Doelgroepen Actieve deelnemers, pensioengerechtigden, gewezen deelnemers, intern en extern betrokkenen. 4.4. Nieuwsbrief Een nieuwsbrief heeft als doel de actieve, gewezen deelnemers en pensioengerechtigden op een begrijpelijke en vooral laagdrempelige manier te informeren over ontwikkelingen binnen het pensioenfonds en algemene ontwikkelingen op het gebied van pensioenen. Om contact te houden met de deelnemer en zo bij te dragen aan het creºren van pensioenbewustzijn brengen we minimaal een keer per jaar een gedrukte nieuwsbrief uit. Mogelijke onderwerpen voor deze nieuwsbrief zijn: ontwikkelingen binnen het pensioenfonds (wel/niet korten), algemene ontwikkelingen (AOW-leeftijd), interview met betrokkenen over een pensioenonderwerp of gebeurtenis met verwijzing naar de website voor achtergrondinformatie, uitleg over het bijvoorbeeld het verantwoordingsorgaan, veelgestelde vragen en antwoorden. De nieuwsbrief sluit aan op de huisstijl van de organisatie GE Artesia Bank. De inhoud is minder formeel en wordt gekenmerkt door een heldere actieve schrijfstijl. Een gedrukte nieuwsbrief naar het huisadres is de enige manier om alle deelnemers (dus ook gewezen deelnemers en pensioengerechtigden) te bereiken. Vanuit de nieuwsbrief kan vervolgens weer worden doorverwezen naar de website om deelnemers te stimuleren meer (verdieping) en andere informatie te zoeken. Doelgroepen Alle primaire doelgroepen. 12
4.5. Website Op dit moment wordt er gewerkt aan de implementatie van een eigen website van het pensioenfonds. Deze website wordt ingezet als dø centrale vindplaats en vraagbaak voor alles over het pensioenfonds en de regeling. Ontwikkelingen en wijzigingen kunnen snel worden doorgevoerd op de website. De opzet van de website biedt volop mogelijkheden om op de homepage bepaalde onderwerpen speciaal onder de aandacht te brengen. Het is van belang om in alle andere communicatie-uitingen zoveel mogelijk naar de website te verwijzen. Zo wordt de website regelmatig onder de aandacht gebracht en wordt het dø vindplaats van pensioeninformatie. Daarnaast worden de jaarlijkse pensioenoverzichten geplaatst op de zogenaamde UPO viewer op de website. Zo hebben de actieve deelnemers en pensioengerechtigden een totaal overzicht van hun individuele documenten. We gaan frequent actuele nieuwsberichten plaatsen op de website. We streven ernaar zoveel mogelijk fondsspecifieke nieuwsberichten te plaatsen. Onderwerpen worden in overleg met het bestuur bepaald. De onderwerpen zijn op te splitsen in 3 categorieºn: 1) financiºle informatie over het pensioenfonds: maandelijks de actuele dekkingsgraad communiceren met een eventuele toelichting; 2) fondsspecifieke informatie: bijvoorbeeld communicatie over het financieel crisisplan; 3) actuele relevante informatie uit de financiºle sector: bijvoorbeeld informatie uit het regeerakkoord. De communicatieadviseur legt, in overleg met de bestuursadviseur, de onderwerpen en de concepttekst van het artikel ter beoordeling aan het bestuur of een afgevaardigde voor. Na akkoord kan het artikel geplaatst worden. Doelgroepen Alle primaire doelgroepen. 4.6. Pensioenplanner Stichting Pensioenfonds GE Artesia Bank verwijst in haar communicatie-uitingen voor pensioenplanning naar twee externe websites voor inzicht in de pensioensituatie: - www.pensioenkijker.nl Deelnemers kunnen met de pensioenplanner van Pensioenkijker.nl een totaalbeeld, met behulp van de gegevens op het Uniform Pensioenoverzicht (UPO), krijgen van het gezinsinkomen als de deelnemer met pensioen gaat. - www.mijnpensioenoverzicht.nl Op deze website zien actieve deelnemers, naast hun AOW, hoeveel pensioen ze hebben en bij welke pensioenuitvoerder. Ook zien ze wat de nabestaanden ontvangen wanneer de deelnemer komt te overlijden. AOW en pensioen dat een gepensioneerde al ontvangt, worden niet getoond. Doelgroepen 13
Actieve deelnemers. 4.7. E-communicatie Het pensioenfonds kan gebruik maken van het intranet en het mailverkeer van de werkgever. Het fonds kan op deze manier op een snelle, efficiºnte en goedkope manier de actieve deelnemers bereiken en informeren. De inhoud van de e-mailberichten kan variºren van het aankondigen van de nieuwsbrief en het Uniform Pensioenoverzicht tot het informeren over belangrijke events. De opzet is een korte tekst in een vast sjabloon met huisstijlaspecten met verwijzing (link) naar de website voor meer informatie eventueel aangevuld met belangrijke vragen en antwoorden. Snelheid, kostenreductie en eigentijdse communicatie zijn voordelen van digitaal communiceren met de website als platform. Doelgroepen Actieve deelnemers. 4.8. Voorlichtingsbijeenkomsten Het pensioenfonds organiseert bijeenkomsten in geval van belangrijke ontwikkelingen om uitleg te geven en de gelegenheid tot het stellen van vragen aan te bieden. De aankondiging van de bijeenkomsten kan gedaan worden in een brief, nieuwsbrief en/ of via de bestaande middelen voor interne communicatie. Doelgroepen Alle primaire doelgroepen. 4.9. (Verkort)Jaarverslag Het pensioenfonds brengt jaarlijks een jaarverslag uit. Hiermee worden intern en extern betrokkenen, actieve deelnemers en pensioengerechtigden ge nformeerd over de ontwikkelingen in het voorgaande jaar. De tekst van het jaarverslag wordt op de website gepubliceerd. De jaarcijfers 2013 worden voor 1 juli 2014 vastgesteld door het bestuur. Het Technisch Overleg vindt voor 1 mei 2013 plaats. In overleg wordt een verkort jaarverslag opgemaakt en uitgebracht. Beide documenten worden als pdf-bestand op de website geplaatst. Doelgroepen Intern en extern betrokkenen, actieve deelnemers, pensioengerechtigden. 14
5 Organisatie van de communicatie Het onderwerp communicatie komt minimaal twee keer per jaar op de agenda van de bestuursvergaderingen. Vragen die daarbij aan de orde komen zijn: wat is er de afgelopen periode gecommuniceerd? Wat ging goed en wat kan beter? Aan welke communicatie is de komende periode behoefte en in welke vorm? Het bestuur van het pensioenfonds is expliciet verantwoordelijk voor het realiseren van de doelstellingen van het fonds. Het bereiken van die doelstellingen kan in gevaar komen door risicos van binnen en buiten de organisatie. Het is de taak van het bestuur om de risicos op een aanvaardbaar niveau te houden. Het bestuur moet daartoe een actueel en volledig beeld hebben van alle relevante risicos en zorgen voor gepaste beheersmaatregelen. In het financieel crisisplan, onderdeel van het ABTN 2013, wordt hieraan binnen het bestaande communicatiebeleid aandacht besteed. Het is van groot belang dat de belanghebbenden op een volledige, tijdige en duidelijke wijze worden ge nformeerd over het financieel crisisplan en de maatregelen die daarin zijn opgenomen. De communicatie betreft twee onderdelen: Ten eerste de communicatie van het financieel crisisplan, voordat zich een financiºle crisis heeft voorgedaan; Ten tweede de communicatie, indien een financiºle crisis zich voordoet. 15
6 Persbeleid en woordvoering De economische crisis, de verhoging van de pensioenleeftijd en de financiºle positie van pensioenfondsen hebben ertoe geleid dat pensioenen in het middelpunt van de belangstelling van de media staan. In dit hoofdstuk beschrijven we de procedure rondom woordvoering. Woordvoering en media Persbeleid kan op verschillende manieren worden ingevuld. Een van de belangrijkste aspecten van persbeleid en pers woordvoering is voorbereiding. Het is belangrijk dat het pensioenfonds weet wat het gaat doen en wil uitstralen wanneer de pers het fonds benadert of wanneer het fonds zelf de pers benadert. Allereerst moet bepaald worden of het fonds berhaupt in wil gaan op de media-aandacht. Het is hierbij goed om zich te realiseren dat het niet verplicht is om te reageren, maar dat niet bereikbaar zijn ook als een reactie gezien wordt. Een dergelijke reactie draagt doorgaans niet in positieve zin bij aan het imago van de betreffende afzender. Wanneer de wens om wel te reageren aanwezig is, is de vraag wie de meest geschikte persoon is om de media te woord te staan. Criteria hierbij zijn: ervaring, voorbereiding, optimale beschikbaarheid en uitstraling. Procedures Het bestuur heeft besloten dat de voorzitter van het Pensioenfonds de woordvoerder is namens het pensioenfonds in geval dat de media Stichting Pensioenfonds GE Artesia Bank benaderen. Een goede voorbereiding is in ieder geval van belang. Denk daarbij aan: kernboodschap formuleren formuleren van antwoorden op eventuele vragen oefenen van het te voeren interview schrijven van het persbericht vaststellen vervolgcommunicatie. Hoe worden de doelgroepen ge nformeerd over het persoptreden? opstellen van een Q&A (veelgestelde vragen) bestemd voor de deelnemersadministratie Actualiteit Ongeacht wie de woordvoering op zich neemt, is het belangrijk op de hoogte te zijn van de actualiteit binnen het fonds, de branche en de pensioenwereld. Zijn er bijvoorbeeld belangrijke fondsbesluiten genomen die in het nieuws kunnen komen? 16
7 Begroting Conceptbegroting 2014 Middel Activiteit Verantwoording Begroting 2014 Communicatieplan Aanpassen & actualiseren 7 uur 171,60 1.201,20 Brief tekstredactie en afstemming bestuur, uitgaand van 2 brieven 2 brieven x 4 uur 171,60 1.372,80 Artikelen website tekstredactie en afstemming bestuur - 6 fondsspecifieke artikelen x 4 uur 171,60 4.118,40 Website Inrichten pagina voor informatie over aanpassingen in de regeling: - wat, waarom en wanneer - veelgestelde vragen & antwoorden - banner homepage naar extra pagina Akkermans & Partners techniek 10 uur 171,60.. 1.716,00 Sjabloon ontwikkelen e-mailberichten co rdinatie opmaak copy 4 uur 171,60 650,00 4 uur 171,60 2.022,80 17
Nieuwsbrief co rdinatie, tekstredactie, copy opmaak, fotografie, drukwerk, handling & porti 3.615,00 per nieuwsbrief 7.230,00 Voorlichtingsbijeenkomsten op locatie voorbereiding co rdinatie uitvoering afhankelijk van de gevraagde ondersteuning pm Voorbesprekingen Voortgangsrapportage Bewaken voortgang verslaglegging communicatieactiviteiten 2 x 2,5 uur 171,60 pm 858,00 Totaal 18.519,20 18
8 Planning (nader in te vullen) maand Januari Februari Maart April Mei Juni Juli Augustus September Oktober November December activiteit 19
Bijlage - Trends in pensioencommunicatie 1. Online communicatie en social media In 2014 neemt de aandacht voor online communicatie en social media verder toe. De deelnemer krijgt zijn informatie in de toekomst steeds meer digitaal. Nederlanders zijn steeds meer online 94% van de Nederlandse huishoudens gebruikt in 2013 dagelijks internet (bron: Eurostat). 47% heeft in 2012 al een voorkeur voor digitaal aangeboden informatie (bron: TNS NIPO). 60% van de internetgebruikers is in 2012 k onderweg regelmatig online. 47% daarvan gebruikt een smartphone, bijna 20% een tablet. In 2009 was dit meestal een laptop (bron: CBS). Straks kan elk pensioenfonds verplichte pensioencommunicatie online aanbieden. Dit moet nu nog op papier, tenzij de deelnemer aangeeft dat hij zijn post liever digitaal ontvangt. Hiervoor moet de Pensioenwet worden aangepast. Om wettelijk verplichte communicatie digitaal te kunnen aanbieden, zijn e-mailadressen van de doelgroepen nodig. Deelnemers willen hun pensioenzaken graag direct online regelen Zij hebben vooral behoefte aan een handig digitaal overzicht waarop hun pensioen in ØØn oogopslag duidelijk wordt. Een interactief pensioendashboard dat laat zien: hoeveel pensioen iemand krijgt wat de financiºle gevolgen zijn bij veranderingen in de persoonlijke leefsituatie, en welke keuzes de deelnemer daarbij zelf kan maken. Dit blijk uit het onderzoek Behoeften en barriłres met betrekking tot pensioeninformatie van TNS-NIPO uit 2012. Pensioen en social media Social media zijn inmiddels ge ntegreerd in het dagelijks leven. De verwachting is dat social media als informatiebron steeds belangrijker worden. In 2010 was dit nog 22%. In 2013 is dit 54%. De hype is eraf: uit onderzoek van Newcom Research (2013) blijkt dat social media nu tot de gevestigde communicatiekanalen behoren. In dit model ziet u de demografische kenmerken van de gebruiker van social media: 20
Ook bij de zoektocht naar pensioeninformatie gaan deelnemers steeds vaker social media raadplegen. Of hun vraag of opmerking via social media verspreiden. 2. Werkgevers en fonds zijn sæmen verantwoordelijk voor pensioencommunicatie De rol van de pensioenuitvoerder is bij pensioencommunicatie meestal leidend. Uit het adviesrapport Pensioencommunicatie van de STAR (2013) blijkt dat een goede samenwerking met de werkgever nodig is: de werkgever is het eerste aanspreekpunt voor werknemers en hun arbeidsvoorwaarden; de werkgever is meestal het eerst op de hoogte van gebeurtenissen in het leven van zijn werknemers (zoals samenwonen, trouwen of echtscheiding). De werkgever kan dus een grotere rol spelen bij heldere communicatie met de deelnemer. Zo helpt hij het pensioenbewustzijn van zijn werknemers te verhogen. Maar het is ook een onderdeel van zijn arbeidsvoorwaardenbeleid en goed werkgeverschap. Rapport Kijken in de spiegel De werkgroep Integriteit pensioenfondsen schrijft in het rapport Kijken in de spiegel: Om het vertrouwen terug te winnen hebben pensioenfondsen slechts een route te gaan: volstrekte openheid betrachten over alles wat ze doen. Het bestuur is verantwoordelijk voor een effectieve communicatie met de deelnemers. Het bestuur dient ambitieniveaus (waaronder een toets hoe de communicatie wordt ervaren) te definiºren, hierop actief te managen en regelmatig te monitoren. 3. Randvoorwaarden Staatssecretaris Klijnsma gaat de wet- en regelgeving aanpassen. Een belangrijk uitgangspunt hierbij is dat het perspectief van de deelnemer centraal zal staan. Dat betekent dat er meer ruimte is voor maatwerk door pensioenuitvoerders, gelaagdheid in informatie, meer digitalisering en uniforme communicatie over koopkracht en risicos. Uitgangspunten voor de nieuwe wetgeving zijn de aanbevelingen in het rapport Pensioen in duidelijke taal, een onderzoek naar het communiceren over koopkracht en risicos en het advies van de Stichting van de Arbeid naar de rol van de werkgever. Ook de pensioensector ontwikkelt steeds meer randvoorwaarden voor effectieve communicatie. Op naar actieve pensioenconsumenten Of: hoe kunnen de pensioenconsumenten tot actie aan gezet worden? Het wetenschappelijk rapport van Netspar uit 2013 beschrijft dit stapsgewijs in een model. Daarbij staan 2 vragen centraal: - welke informatie hebben consumenten nodig om bepaalde keuzes te kunnen maken? - hoe kan de pensioensector deze informatie het beste overbrengen? Het model gaat niet alleen uit van pensioen via de werkgever, maar van de totale financiºle planning van de consument. Pensioenfondsen 21
kunnen met een checklist hun eigen communicatie-instrumenten toetsen of ontwikkelen: Het model kan ook een blauwdruk zijn voor het toekomstige Pensioendashboard. Met dit interactieve hulpmiddel krijgen consumenten overzicht en inzicht in hun eigen pensioensituatie. Zij zien ook welke actie ze zelf kunnen ondernemen. 4. Publiekscampagnes Publiekscampagne Samen sta jij sterk Deze campagne was het antwoord van de pensioenwereld op het wantrouwen en de twijfel in de samenleving over de houdbaarheid van het pensioenstelsel. De campagne benadrukt de voordelen van solidaire opbouw van pensioen via een pensioenfonds. In 2014 komt er een vervolgcampagne rond (de discussie over) het pensioenstelsel en het nieuwe pensioencontract. De vervolgcampagne heeft tot doel het vertrouwen in pensioenfondsen te versterken. Pensioen3daagse Ook in 2014 organiseert Wijzer in Geldzaken in oktober een Pensioen3daagse. De Pensioen3daagse 2013 focuste op de life events die van invloed kunnen zijn op het pensioen. De organisatie verwacht dat de consument met dit brede thema vatbaarder is voor informatie over pensioen. Daarnaast was er aandacht voor de doelgroep 55-67 jaar. Deze doelgroep ondervindt op relatief korte termijn de gevolgen van de veranderingen en heeft moeite de gevolgen van deze veranderingen voor de eigen financiºle situatie in te schatten. 22