10 stappen om uw scholen op weg te helpen met scholenopdekaart.nl Samen met u en/of uw collega s is de site www.scholenopdekaart.nl ontwikkeld, om als onderwijssector transparant te zijn over keuzes, beleid en resultaten. Op de juiste manier ingevuld geven de data plus de toelichtingen een reëel en evenwichtig beeld van uw school of scholen. Een deel van de informatie op scholenopdekaart.nl staat al openbaar. Om het beeld compleet te maken kunt u zelf informatie (laten) toevoegen. Met het onderstaande 10-stappenplan helpen we u graag op weg: om zelf mee aan de slag te gaan en zo uw schoolleider(s) op weg te helpen. Stap 1: activeer uw eigen account Heeft u, als bestuur, geen gebruikersnaam en wachtwoord? Neem dan contact op met de servicedesk: servicedeskvensters@schoolinfo.nl, 030-232 4890. U kunt vervolgens inloggen op http://mijn.vensters.nl (Mijn Vensters). Stap 2: controleer lijst met scholen Nadat u bent ingelogd, kunt u de lijst met de scholen van uw bestuur openen rechtsboven in uw scherm. Controleer of er geen scholen missen of te veel zijn.
Is dit wel het geval? Kijk hieronder welke situatie voor u van toepassing is en hoe dit opgelost kan worden. De vermelding in BRIN bij OCW/DUO is onjuist U kunt voor de betreffende school contact opnemen met de servicedesk: servicedeskvensters@schoolinfo.nl, 030-232 4890. Zij kunnen samen met u vaststellen wat er nodig is om dit in orde te maken. Een fusie of splitsing van scholen is nog niet in het systeem verwerkt Eens per jaar verwerkt Vensters PO alle schoolgegevens op basis van het BRINbestand dat wij van OCW/DUO ontvangen. Fusies en splitsingen worden dan ook eens per jaar verwerkt. U hoeft niets te doen. De juiste gegevens komen vanzelf goed in het systeem te staan als begin 2015 een nieuw bestand wordt verwerkt. Mocht de getoonde informatie problemen opleveren in de verantwoording van de school, neemt u dan contact op met de servicedesk om de mogelijke aanpassingen te bespreken: servicedeskvensters@schoolinfo.nl, 030-232 4890. Een nieuwe school is nog niet opgenomen in het overzicht Eens per jaar verwerkt Vensters PO alle schoolgegevens op basis van het BRINbestand dat wij van OCW/DUO ontvangen. Gegevens van nieuwe scholen worden dan ook eens per jaar verwerkt. U hoeft niets te doen. De school komt vanzelf in het systeem te staan als begin 2015 een nieuw BRIN-bestand wordt verwerkt. Anders Neem contact op met de servicedesk: servicedeskvensters@schoolinfo.nl, 030-232 4890. Stap 3: toegang verlenen tot Mijn Vensters Klik rechtsboven op uw naam en vervolgens op Beheer gebruikers. In het gebruikersbeheer ziet u een lijst van bestaande gebruikers met hun rechten. Bij voorkeur zijn dit (in ieder geval) de schoolleiders.
Mist u iemand of staat er nog niemand in de lijst? U kunt in het gebruikersbeheer zelf nieuwe gebruikers uitnodigen. Klik daarvoor rechts in het scherm op Nieuwe gebruiker. Om een nieuwe gebruiker uit te nodigen, heeft u de volgende gegevens nodig: Gebruikers kunnen rechten krijgen om informatie te lezen, toe te voegen en te bewerken voor één school, verschillende scholen of alle scholen die onder een bestuur vallen. Wanneer een gebruiker maar voor één school toegang tot de beheermodule nodig heeft, vinkt u achter die school aan welke rechten een gebruiker krijgt. Hieronder ziet u bijvoorbeeld de Lukasschool, waaronder drie op zichzelf staande locaties horen. Maakt u een gebruiker aan voor de Lukasschool, dan vinkt u hokjes aan achter de Lukasschool op het laagste niveau: 62662-17ZR-000. Maakt u een gebruikersaccount aan voor iemand die voor alle drie de scholen de Vensters gaat vullen? Dan vinkt u de hokjes op het hogere niveau aan: 62662-17ZR. Hebt u de juiste gegevens ingevoerd en rechten verleend voor de juiste school? Klik dan op opslaan. De nieuwe gebruiker krijgt een uitnodiging met activatielink.
Let op: De activatielink is zeven dagen geldig. Binnen een week moet een gebruiker actief zijn. Anders verloopt de account en moet de uitnodiging opnieuw aangemaakt en verstuurd worden. Stap 4: rechten voor ManagementVenster In mijn.vensters.nl staan voor de scholen, evenals voor de besturen, managementrapportages. Om deze rapportages te kunnen raadplegen, heeft iedere schoolleider de juiste ManagementVenster-rechten (op schoolniveau) nodig. U controleert deze rechten in Beheer gebruikers. In het gebruikersbeheer kunt u aan gebruikers rechten voor het ManagementVenster toekennen. Selecteer de gebruiker waarvoor u de rechten wilt aanpassen en klik vervolgens op wijzigen. Nu kunt u de gebruiker met een vinkje in het juiste hokje(s) rechten toekennen voor het ManagementVenster. Let op dat u de gebruiker de juiste rechten geeft. Gebruikers die rechten krijgen op bestuursniveau zullen detailinformatie over alle scholen onder het bestuur kunnen inzien. Indien dit niet wenselijk is, geeft u een gebruiker alleen de rechten op het niveau van de eigen school. Op schoolniveau zijn er specifieke schoolrapportages.
Heeft u de betreffende gebruiker rechten voor het ManagementVenster toegekend op het juiste niveau? Klik dan op opslaan. Stap 5: bestuursgegevens In het SchoolVenster van de school staan sommige bestuursgegevens. Deze kunt u zelf aanpassen en toelichten. Bij de indicator Algemene gegevens school betreft het de naam en het webadres van het bestuur. U kunt deze gegevens controleren via het indicatorenoverzicht. Klik daarvoor boven in uw scherm op: Klik vervolgens op de tegel SchoolVenster PO :
U zit nu in het indicatorenoverzicht. Klik onder het kopje Welkomstpagina op de indicator Algemene gegevens school : Klik op de naam van de indicator om deze te openen. Scrol vervolgens verder naar de bestuursgegevens. Kloppen deze niet? Klik dan op wijzigen en pas de naam en/of het webadres aan. Vergeet dit niet op te slaan. Switch rechtsboven via de lijst met scholen eenvoudig naar andere scholen om hiervoor hetzelfde te doen. Let op: pas na publiceren van de indicator staan de gegevens ook daadwerkelijk online. U kunt dit het beste afstemmen en overlaten aan de school. Stap 6: financiën toelichten Ook bij de indicator Financiën tonen scholen bestuursgegevens. Het gaat om informatie over de financiën van het bestuur. U kunt deze informatie (uniform) voor iedere school toelichten. Financiële gegevens bestuur voor iedere school toelichten U kunt de financiële gegevens van het bestuur bij iedere school van een toelichting voorzien. Ga hiervoor naar het indicatorenoverzicht en klik onder het kopje Bedrijfsvoering op de indicator Financiën.
U kunt nu in de sectie Toelichting een toelichting schrijven. Klik vervolgens op Opslaan. Om deze aanpassing voor iedere school door te voeren, kunt u de toelichting die u heeft geschreven kopiëren en vervolgens plakken bij de andere school. U kunt rechtsboven in uw scherm in de lijst met scholen eenvoudig van school wisselen. Stap 7: data Heeft u, voor de indicator Personeel, de juiste gegevens aangeleverd aan het administratiekantoor/de salarisadministratie? Voor iedere school wordt informatie getoond over personeel. De data komen uit de salarisadministratie. U kunt scholen ondersteunen bij het tonen van de juiste informatie bij deze indicator, door de juiste data aan te leveren aan het administratiekantoor/de salarisadministratie. Stap 8: gesprek Iedere school is eigenaar van de getoonde informatie op scholenopdekaart.nl. U kunt hierover met scholen het gesprek voeren. Ook kunt u scholen stimuleren met elkaar in gesprek te gaan, bijvoorbeeld tijdens een directeurenvergadering. Mogelijke gespreksonderwerpen zijn verantwoorden, transparantie, welke informatie er wel of niet op de site komt en welke ondersteuning nodig is. Omdat het belangrijk is dat de toelichtingen bij de data een reëel en evenwichtig beeld van de werkelijkheid geven, kunt u de scholen ook naar elkaars venster laten kijken vanuit de vraag: is het beeld dat hier geschetst wordt herkenbaar?
Stap 9: afspraken Ervaring leert dat het invullen niet moeilijk is, maar dat het wel nodig is hier tijd voor in te ruimen. U kunt met de scholen ten aanzien van het vullen en inzetten van scholenopdekaart.nl afspraken maken en een streefdatum vaststellen. Stap 10: werkbijeenkomsten U kunt met alle scholen binnen uw bestuur tegelijk aan de slag met het invullen van de indicatoren door gebruik te maken van een werkbijeenkomst. Deze werkbijeenkomsten bieden wij op locatie aan. Tijdens een werkbijeenkomst gaan de scholen gericht aan de slag. Medewerkers van Vensters PO zijn aanwezig voor directe ondersteuning. Op die manier kunnen scholen efficiënt werken aan scholenopdekaart.nl en elkaar helpen bij het vullen. Meer informatie: http://www.vensterspo.nl/ondersteuning/werkbijeenkomsten Direct een werkbijeenkomsten aanvragen kan via: vensterspo@schoolinfo.nl o.v.v. aanvraag werkbijeenkomst. Projectteam Vensters PO Vensterspo@schoolinfo.nl 030-232 48 90!