Eindejaarsmemo Salarisverwerking 2014-2015 Zoals u van ons bent gewend hebben wij voor u de Eindejaarsmemo Salarisverwerking 2014 2015 opgesteld, welke is voorzien van een nieuwe lay-out. Voortaan leest u Eindejaarsmemo Salarisverwerking alleen digitaal. In deze memo hebben wij zo veel mogelijk rekening gehouden met de plannen van het kabinet voor volgend jaar. Een aantal van deze plannen is echter nog niet definitief, aangezien deze nog door de Tweede en/of Eerste Kamer moeten worden goedgekeurd. Het kan dus voorkomen dat een aantal zaken op het moment van het verschijnen van deze uitgave door de actualiteiten zijn ingehaald. In deze memo zullen wij de volgende belangrijke wijzigingen behandelen: 1) Minimumloon mag straks niet meer contant 2) Opname levensloop nog één jaar 20% onbelast 3) Wet Werk en Zekerheid (WWZ) 4) VAR-verklaring wordt Beschikking loonheffingen (BGL) 5) Herziening gebruikelijk loonregeling 6) Nieuwe verlofregels goedgekeurd door de Tweede Kamer 7) Wet flexibel werken door de Tweede Kamer 8) Nieuwe regels voor aanpassen arbeidsduur 9) Klaar voor de werkkostenregeling (WKR) 10) Top 3 Meest gestelde vragen werkkostenregeling (WKR) Salarisverwerking 2015 Medio december ontvangt u van de Belastingdienst de Mededeling Loonheffingen Gedifferentieerd premiepercentage Werkhervattingskas voor het jaar 2015. Deze mededeling van Belastingdienst is essentieel voor de verwerking voor de salarisverwerking. Wij verzoeken u deze mededeling (inclusief alle bladzijden), zodra u deze heeft ontvangen, naar ons e-mail adres salaris@hlb-denhartog.nl te versturen. 1) Minimumloon mag straks niet meer contant Vanaf 1 januari 2015 mogen werkgevers hun personeel niet meer geheel in contant geld uitbetalen. Minimaal het deel van het minimumloon moet per bank worden betaald. Het meerdere boven het minimumloon mag dan wel in contant geld uitbetaald worden. De overheid wil hiermee eerlijke concurrentie tussen organisaties en een eerlijke beloning voor werknemers bevorderen. Het bankafschrift bewijst dan dat medewerkers in ieder geval het minimumloon hebben ontvangen. Huisvesting en ziektekosten niet langer verrekenen Daarnaast is het verrekenen van huisvesting of ziektekostenpremies met het minimumloon niet langer toegestaan. Ook worden aanvullende eisen aan de loonstrook gesteld u moet onkostenvergoedingen straks bijvoorbeeld verplicht op de loonstrook specificeren.
2) Opname levensloop nog één jaar 20% onbelast Als er in uw onderneming nog werknemers zijn die levenslooptegoed hebben, mag u dit in 2015 deels onbelast uitbetalen. De werknemers moeten dan wel hun volledige tegoed in één keer opnemen. Deze 80%-regeling bij opname van levenslooptegoed gold ook al in 2013. Werknemer moet volledige levenslooptegoed in één keer opnemen U mag in 2015 dus 20% van het opgenomen levenslooptegoed onbelast uitbetalen als de werknemer zijn volledige tegoed in één keer opneemt. Hieraan is wel een maximum verbonden. De 80%-regeling zal in 2015 ten hoogste gelden voor het tegoed inclusief rente dat op 31 december 2013 in de levensloopspaarpot zat. Deze reeds gepasseerde datum is gekozen om te voorkomen dat werknemers nog snel wat levenslooptegoed opbouwen en het volgend jaar weer deels onbelast laten uitbetalen. 3) Wet Werk en Zekerheid (WWZ) Per 1 januari 2015 wijzigt het flexrecht (met uitzondering van de ketenbepaling). Per 1 juli 2015 wordt de ketenbepaling aangepast en het ontslagrecht wijzigt en tot slot wordt per 1 januari 2016 de Werkloosheidswet aangepast. Het doel van de Wet Werk en Zekerheid is om de doorstroom van flexibele naar vaste contracten te bevorderen en het ontslagrecht eerlijker, sneller en eenvoudiger te maken. Meer zekerheid flexwerker Oneigenlijk gebruik van flexibele arbeidsvormen wordt aangepakt. Minister Asscher wil voorkomen dat werknemers tegen hun zin langdurig op basis van tijdelijke contracten bij dezelfde werkgever moeten werken. Daarom komt hij bijvoorbeeld met het voorstel om werknemers met opeenvolgende tijdelijke contracten vanaf 1 juli 2015 eerder (na twee jaar in plaats van na drie jaar) aanspraak te geven op een vast contract. Andere wetswijzigingen die de flexwerker meer zekerheid moeten geven gaan per 1 januari 2015 in. Dat gaat dan bijvoorbeeld om een verbod op het overeenkomen van een proeftijd in een tijdelijk contract van 6 maanden of korter, vergaande beperking van de mogelijkheid om een concurrentiebeding in een tijdelijk contract op te nemen en beperking van de mogelijkheden om nuluren en min-maxcontracten overeen te komen. Ontslagrecht Met ingang van 1 juli 2015 wordt het ontslagrecht gewijzigd. De bedoeling is om het ontslagrecht eerlijker te maken en meer te richten op het vinden van een nieuwe baan. De preventieve toetsing blijft bestaan, net als de wettelijke bescherming van werknemers tegen ongerechtvaardigd ontslag. Het is de bedoeling dat een einde wordt gemaakt aan de onrechtvaardige tweedeling, waarbij de ene werknemer met een gouden handdruk wordt ontslagen en de ander zonder enige vergoeding op straat wordt gezet. Transitievergoeding Het is de bedoeling dat vanaf 1 juli 2015 alle werknemers, ook flexwerkers, na een dienstverband van ten minste twee jaar recht te hebben op een wettelijk genormeerde vergoeding; de transitievergoeding. De hoogte van de transitievergoeding is afhankelijk van de duur van het dienstverband en bedoeld ter compensatie van het verliezen van het dienstverband en om het werknemers makkelijker te maken om naar een andere baan of een ander beroep over te stappen.
Aanzegtermijn Wat houdt nu precies de aanzegtermijn in? Aanzeggen betekent dat u uw werknemer met een contract voor bepaalde tijd tijdig moet laten weten of u het contract wel of niet verlengt. Het gaat hierbij om contracten van minimaal 6 maanden die eindigen op een vooraf overeengekomen einddatum. U moet dan minimaal een maand voordat het contract afloopt schriftelijk laat weten of u dit contract wilt verlengen en zo ja, onder welke voorwaarden. U geeft hiermee invulling aan een stukje goed werkgeverschap en u creëert duidelijkheid. De aanzegplicht geldt niet als het een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd betreft waarbij het einde niet op een kalenderdatum is gesteld. Het gaat dan bijvoorbeeld om een arbeidsovereenkomst voor de duur van een bepaald project of ter vervanging van een arbeidsongeschikte werknemer. Verder geldt de aanzegplicht ook niet als het een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd betreft die is aangegaan voor minder dan zes maanden. Ook als sprake is van een tweede of derde arbeidsovereenkomst die is aangegaan voor minder dan zes maanden geldt de aanzegplicht niet. Ten slotte geldt de aanzegplicht niet in geval van een uitzendovereenkomst waarin een uitzendbeding is opgenomen. Zegt u niet aan, dan bent u een boete verschuldigd van een all-in bruto maandsalaris, dan wel een pro rato deel als u te laat aanzegt. Als u niet of te laat hebt aangezegd, heeft een werknemer op zijn beurt twee maanden de tijd, gerekend vanaf het einde van het dienstverband, om een procedure bij de kantonrechter te starten om aanzegvergoeding te claimen. Wacht de werknemer langer dan twee maanden, dan vervalt zijn recht op aanzegvergoeding. Ingangsdatum aanzegtermijn De aanzegtermijn gaat in voor contracten die eindigen op of na 1 februari 2015. Dit betekent dat u voor contracten die eindigen op 1 februari 2015 al moet aanzeggen op 31 december 2014 of liefst nog eerder. Ook al is op dat moment dit onderdeel van de wet nog niet in werking getreden. In feite moet u dus al gaan anticiperen op wat er gaat komen. Zorg dat u inzichtelijk hebt welke contracten van minimaal 6 maanden eindigen op of na 1 februari 2015! WW De maximale duur van de publiek betaalde WW wordt vanaf 2016 geleidelijk teruggebracht, zodat die in 2019 niet meer 38 maanden maar 24 maanden is. Gekozen wordt voor een activerende aanpak, waarbij het doel is om werklozen zo snel mogelijk weer uit de WW en aan het werk te helpen. Onderstaand hebben wij het een en ander voor u op een rij gezet. Per 1 januari 2015 U mag geen proeftijd meer opnemen in een tijdelijk contract van zes maanden of korter. U mag alleen een concurrentiebeding opnemen in een tijdelijk contract als dit noodzakelijk is vanwege zwaarwegende bedrijfsbelangen. Werknemers met een contract van zes maanden of langer moet u uiterlijk een maand van tevoren schriftelijk laten weten of u het contract wel of niet gaat verlengen en zo ja, onder welke voorwaarden. De regels voor de loondoorbetaling bij oproepkrachten worden strenger.
Per 1 juli 2015 o De ketenbepaling wordt verkort. Een werknemer heeft straks al na twee jaar (of drie tijdelijke contracten) recht op een vast dienstverband. o Er komen twee vaste ontslagroutes die afhankelijk zijn van de reden van het ontslag. Voor ontslag vanwege bedrijfseconomische redenen of langdurend ziekteverzuim moet u straks bij het UWV zijn. Voor ontslag vanwege persoonlijke redenen of een verstoorde arbeidsrelatie kunt u een ontbindingsverzoek indienen bij de kantonrechter. o U moet aan werknemers die uit dienst treden en een dienstverband van twee jaar of langer hebben gehad een transitievergoeding betalen. o Er komt een wettelijk scholingsrecht voor werknemers. Per 1 januari 2016 De maximale duur van de WW-uitkering wordt geleidelijk verkort van 38 naar 24 maanden. 4) VAR-verklaring wordt Beschikking geen loonheffingen De huidige VAR (Verklaring Arbeidsrelatie) heeft zijn langste tijd gehad. De verklaring gaat verdwijnen en wordt vervangen door de Beschikking geen loonheffingen. De aanvraag van een beschikking gaat straks via een webmodule en opdrachtgevers worden medeverantwoordelijk voor de vraag of sprake is van een dienstbetrekking. Beschikking geen loonheffingen Op dit moment zijn er vier verschillende VAR's: 1) VAR-loon 2) VAR-dga 3) VAR-row (resultaat uit overige werkzaamheden) 4) VAR-wuo (winst uit onderneming) Alle vier de VAR's worden straks vervangen door één beschikking: de Beschikking geen loonheffingen. De beschikking geeft een oordeel of de arbeidsrelatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer kwalificeert als dienstbetrekking. Zo ja, dan moet u als opdrachtgever dus loonbelasting en premies afdragen. Webmodule Voor het aanvragen van deze beschikking is een webmodule in ontwikkeling. Na het invullen van een aantal vragen ziet de aanvrager direct hoe de Belastingdienst de ingevoerde gegevens over de arbeidsrelatie met een opdrachtgever beoordeelt. Het duurt nog minimaal enkele maanden voordat de Wet Beschikking geen loonheffingen definitief is. Tot die tijd is de VAR voor 2014 ook nog in 2015 geldig. Maakt u gebruik van een VAR dan hoeft u geen nieuwe aanvraag in te dienen, mits u hetzelfde werk onder dezelfde omstandigheden en voorwaarden blijft doen.
Medeverantwoordelijkheid Op dit moment is de ondernemer (zzp'er) met een VAR-wuo volledig verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens waarop de VAR is gebaseerd. Als opdrachtgever hoeft u niet te controleren of de Belastingdienst de VAR-wuo wel op de goede gronden heeft afgegeven. U bent niet verantwoordelijk, maar dat gaat veranderen. Met de Beschikking geen loonheffingen wordt u namelijk medeverantwoordelijk. U moet voordat u de opdracht verstrekt, controleren of hetgeen op de beschikking staat ook klopt. Zo staat bijvoorbeeld op de beschikking vermeld dat de opdrachtnemer zich mag laten vervangen voor de uitvoering van de werkzaamheden of dat hij doorbetaald krijgt bij ziekte of verlof. Punten die niet op de beschikking staan vermeld, hoeft u niet te controleren. Daarvoor is de opdrachtnemer alleen verantwoordelijk. Het gaat dan bijvoorbeeld om de vraag voor hoeveel opdrachtgevers de opdrachtnemer werkt. 5) Belastingplan 2015: Ingrijpende aanpassing gebruikelijkloonregeling Eén van de belangrijkste wetwijzigingen in 2015 is de verandering van de gebruikelijkloonregeling. Onder de huidige regeling geldt de gebruikelijkloonregeling voor werknemers die arbeid verrichten ten behoeve van een lichaam waarin zij of hun partner een aanmerkelijk belang hebben (het betreft hier kortgezegd de DGA). Voor 2015 geldt het volgende: 1. Aanpassing doelmatigheidsmarge Voor het loon van de DGA geldt in beginsel een minimum van 44.000. Indien een zakelijk loon hoger zou zijn dan 44.000 (2014), mag de doelmatigheidsmarge worden toegepast. De doelmatigheidsmarge houdt in dat het loon voor de DGA 30% lager gesteld mag worden dan het bedrag dat een zakelijk loon zou vormen. De doelmatigheidsmarge kan echter niet tot gevolg hebben dat het loon op een lager bedrag wordt gesteld dan 44.000. Deze doelmatigheidsmarge van 30% wordt in het Belastingplan 2015 met ingang van 1 januari 2015 verlaagd naar 25%. 2. Meest vergelijkbare dienstbetrekking Onder de huidige regeling wordt voor een zakelijk loon aangesloten bij het bedrag dat ter zake van soortgelijke dienstbetrekkingen waarbij een aanmerkelijk belang geen rol speelt in het economische verkeer, gebruikelijk is. Soortgelijke dienstbetrekking maakt plaats voor het begrip meest vergelijkbare dienstbetrekking waarbij een aanmerkelijk belang geen rol speelt. Het gaat hier gaat om de meest vergelijkbare dienstbetrekking die is gevonden door de inhoudingsplichtige of de Belastingdienst en waarvan het loon bekend is of redelijkerwijs geschat kan worden. De reden is dat een soortgelijke dienstbetrekking kan ontbreken, maar een meest vergelijkbare dienstbetrekking bestaat altijd, hierdoor wordt het eenvoudiger een zakelijk loon vast te stellen.
Nieuwe toetscriteria Het gebruikelijk loon wordt ten minste wordt gesteld op het hoogste van de volgende bedragen: o 75% van het loon uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking; o het hoogste loon van de overige werknemers van de vennootschap; o 44.000. Vervolgens heeft de inhoudingsplichtige de mogelijkheid om aannemelijk te maken dat het in aanmerking te nemen loon op een lager bedrag moet worden gesteld. Dit kan als aannemelijk is dat het loon uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking lager is. Voor zover het loon met deze tegenbewijsmogelijkheid niet onder de 44.000 zakt, mag de inhoudingsplichtige rekening houden met de doelmatigheidsmarge. Afspraken/overgangsregime Als reeds afspraken zijn gemaakt met de belastingdienst over het gebruikelijk loon, dan geldt het volgende: Afspraken waarbij een gebruikelijk loon gelijk aan of lager dan het standaardbedrag is afgesproken, worden niet collectief opgezegd. Afspraken waarbij een hoger loon is afgestemd dan het gebruikelijk loon worden wel opgezegd. Voor afspraken die worden opgezegd mag de inhoudingsplichtige de afspraak blijven toepassen mits het afgesproken loon wordt verhoogd tot 75/70e van het loon in 2014 en de feiten en omstandigheden gelijk blijven. Een nieuwe afspraak is pas nodig wanneer de inspecteur of de inhoudingsplichtige contact opneemt voor het maken van een nieuwe afspraak of wanneer de geldigheidsduur van de oorspronkelijke afspraak verlopen is. Als een inhoudingsplichtige de 75/70-fictie toepast gedurende de looptijd van de opgezegde afspraak, en de inspecteur geen contact heeft opgenomen en de feiten en omstandigheden gelijk blijven, zal de inspecteur het loon niet corrigeren. Inhoudingsplichtigen zonder afspraak en inhoudingsplichtigen die geen gebruik willen maken van de 75/70-fictie moeten zelf de nieuwe gebruikelijkloonregeling toepassen. Onder de nieuwe gebruikelijkloonregeling zal het in veel gevallen voor de hand liggen dat voor bedragen boven 44.000 een verhoging tot 75/70e plaatsvindt, omdat de doelmatigheidsmarge volledig is toegepast. Voor inhoudingsplichtigen zonder afspraak of inhoudingsplichtigen met opgezegde afspraken die ervoor kiezen de 75/70-fictie niet toe te passen, zijn de reguliere mogelijkheden voor de inspecteur met betrekking tot het corrigeren van de hoogte van het in aanmerking te nemen loon van toepassing. Het kan een signaal zijn voor de Belastingdienst als geen verhoging plaatsvindt. Afroommethode Als de opbrengsten van een BV nagenoeg geheel het gevolg zijn van de werkzaamheden van alleen de directeurgrootaandeelhouder dan geldt de afroommethode. Dit houdt in dat het gebruikelijk loon wordt gesteld op zeventig procent van de omzet (min kosten en lasten) van de BV waarin de beroepsbeoefenaar directeurgrootaandeelhouder is.
6) Nieuwe verlofregels goedgekeurd door de Tweede Kamer Het wetsvoorstel Modernisering regelingen voor verlof en arbeidstijden is goedgekeurd door de Tweede Kamer. Als ook de Eerste Kamer ermee instemt, veranderen de regels voor vier soorten verlof. Hieronder vindt u de belangrijkste wijzigingen aan de Wet arbeid en zorg (WAZO) op een rijtje. Wanneer de regels van kracht worden, staat nog niet vast, maar de verwachting is dat dit in 2015 gebeurd. Ouderschapsverlof o Hoewel werknemers nu nog minimaal een jaar in dienst moeten zijn voor zij het recht krijgen om ouderschapsverlof aan te vragen, mogen ze dat straks meteen. o Werknemers mogen straks zelf bepalen hoe zij het ouderschapsverlof willen opnemen. Ze mogen dus ook voor meer dan 50% van de wekelijkse arbeidsduur ouderschapsverlof opnemen en het verlof straks in meer dan zes perioden opdelen. Dat kan nu ook al, maar alleen als de werkgever dat goedkeurt. Zorgverlof o Werknemers mogen straks voor meer personen kortdurend en langdurend zorgverlof opnemen dan nu. Ze hebben dan ook recht op zorgverlof als ze zorgen voor een zieke broer, zus, grootouder, kleinkind, huisgenoot of iemand anders in hun naaste omgeving. o Nu mogen werknemers alleen langdurend zorgverlof opnemen voor zorg in verband met een levensbedreigende ziekte. Straks mag dat ook voor noodzakelijke zorg bij ziekte of hulpbehoevendheid. o Werknemers mogen straks zelf bepalen hoe zij het langdurend zorgverlof willen spreiden. Volgens de huidige regels kan een werknemer voor een periode van 12 aaneengesloten weken maximaal de helft van zijn arbeidsduur per week aan langdurend zorgverlof opnemen. Die beperking geldt straks niet meer. Bevallingsverlof o Werkneemsters krijgen het recht om hun bevallingsverlof flexibel op te nemen. Ze hoeven dan vanaf zes weken na de bevalling niet meer voltijdverlof op te nemen, maar kunnen voor een langere periode deeltijdverlof aanvragen. De totale duur van het verlof blijft hetzelfde. o Werkneemsters die bevallen zijn van een meerling, krijgen vier weken extra bevallingsverlof. o Werkneemsters van wie het kind tijdens het bevallingsverlof in het ziekenhuis moet blijven (bijvoorbeeld door vroeggeboorte), krijgen recht op een langere periode bevallingsverlof. Het uitgangspunt is dat moeder en kind tien weken samen thuis moeten kunnen doorbrengen, voordat de moeder weer aan het werk moet. Kraamverlof o Vaders (of partners) krijgen recht op drie extra dagen verlof na de geboorte van een kind. Deze drie (onbetaalde) dagen zijn een voorschot op het ouderschapsverlof.
7) Wet flexibel werken door de Tweede Kamer De Tweede Kamer is akkoord gegaan met het initiatiefwetsvoorstel Flexibel werken. Hierdoor kunnen werknemers straks een verzoek indienen bij hun werkgever voor andere werktijden en een andere werkplaats. U mag zo n verzoek niet zomaar afwijzen. De wet moet de rechtspositie van werknemers voor flexibel werken versterken. Hoewel werknemers niet het wettelijk recht krijgen om op andere tijden of bijvoorbeeld thuis te werken, kunnen ze hiervoor wel een verzoek indienen. U mag een verzoek om op andere tijden te werken afwijzen als u een zwaarwegend bedrijfsbelang heeft. Voor het afwijzen van een verzoek om thuis te werken, heeft u geen zwaarwegend bedrijfsbelang nodig, maar u moet de afwijzing wel kunnen onderbouwen. Kritiek vanuit Tweede Kamer op wetsvoorstel De aanname van het wetsvoorstel Flexibel werken heeft even geduurd. Het werd al in 2010 geschreven, maar de Tweede Kamer was kritisch over de nieuwe wet. De Tweede Kamer wilde onder meer duidelijkheid over de definitie van een zwaarwegend bedrijfsbelang. Er blijkt sprake te zijn van een zwaarwegend bedrijfsbelang als de nieuwe werktijden de veiligheid in gevaar brengen of als ze zorgen voor financiële, organisatorische of roostertechnische problemen in uw organisatie. Eerste Kamer moet Wet flexibel werken nog beoordelen De Tweede Kamer is ook akkoord gegaan met de aanpassingen in de Wet arbeid en zorg (WAZO) en de Wet aanpassing arbeidsduur (WAA). Deze aanpassingen behoren tot het wetsvoorstel Modernisering regelingen voor verlof en arbeidstijden waar het wetsvoorstel Flexibel werken in samenhang mee wordt behandeld. De wetten gaan nu langs de Eerste Kamer. Het is nog onduidelijk wanneer ze in werking treden. 8) Nieuwe regels voor aanpassen arbeidsduur Tevens is de Tweede Kamer akkoord gegaan met het wetsvoorstel Modernisering regelingen voor verlof en arbeidstijden. Naast de verlofregels veranderen hierdoor ook de regels voor het aanpassen van de arbeidsduur. De Eerste Kamer moet nog wel met de maatregelen instemmen. Door de wijziging van de Wet aanpassing arbeidsduur (WAA) krijgen werknemers straks meer mogelijkheden om flexibel met hun arbeidsduur om te gaan. Zo kan een werknemer straks één keer per jaar een verzoek indienen om zijn contractuele arbeidsduur aan te passen. Nu kan dat nog één keer in de twee jaar. U mag zo n verzoek alleen weigeren als u hiervoor zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen heeft. Dit is bijvoorbeeld het geval als een werknemer meer uren wil werken en u onvoldoende werk voorhanden heeft. Arbeidsduur aanpassen bij onvoorziene omstandigheden Daarnaast krijgt een werknemer - buiten deze één keer per jaar - ook bij onvoorziene omstandigheden het recht om zijn arbeidsduur aan te passen. Hij hoeft zo n verzoek dan niet meer vier maanden van te voren in te dienen, zoals nu het geval is. Van onvoorziene omstandigheden is bijvoorbeeld sprake als een ouder van de werknemer plotseling hulpbehoevend wordt en de werknemer hierdoor tijdelijk minder wil werken.
9) Klaar voor de werkkostenregeling (WKR) Nu uw onderneming per 1 januari 2015 moet zijn overgestapt op de werkkostenregeling, is het essentieel dat het salarispakket daar óók klaar voor is. Ons personeel- en salaris pakket loket.nl is hier helemaal klaar voor. Zo moet u op de één of andere manier onderscheid kunnen maken tussen gerichte vrijstellingen, nihilwaarderingen en de kosten die ten laste van de vrije ruimte komen. Voor uw onderneming is het handig om in de loop van het jaar telkens inzicht te hebben in de vrije ruimte of de overschrijding daarvan. Werknemergebonden kosten in de boekhouding Een deel van de personeelskosten is werknemergebonden en zal dan ook direct worden vastgelegd binnen de salarisadministratie. Maar als uw onderneming een personeelsfeest organiseert of een kerstpakket verstrekt aan de werknemers, zullen deze kosten worden geboekt in de boekhouding. Door ze óók vast te leggen in ons personeel- en salaris pakket loket.nl kan vanuit één systeem de vrije ruimte worden berekend. Werkgeverslasten van de verschillende keuzes doorrekenen Een interessante optie binnen personeel- en salaris pakket loket.nl is de mogelijkheid om de werkgeverslasten van verschillende keuzes door te rekenen. Zo kan steeds worden bepaald of het verstandig is om bepaalde kosten onder de werkkostenregeling te laten vallen of bijvoorbeeld tot het nettoloon van de werknemer te rekenen. De kosten moeten dan tot een brutoloon worden herleid, maar het kan wel eens voordeliger zijn dan de 80% eindheffing die uw onderneming moet betalen bij overschrijding van het forfait van de werkkostenregeling. 10) Top 3 Meest gestelde vragen werkkostenregeling (WKR) Wij hebben voor u een top 3 gemaakt van de meest gestelde vragen over de behandeling van vergoedingen en verstrekkingen onder de werkkostenregeling. Vallen geschenken bij bijzondere gebeurtenissen, zoals ziekte of jubilea, onder het loon van mijn werknemers? Geschenken aan werknemers behoren in beginsel tot het loon. De vergoeding of verstrekking wordt immers in het kader van de dienstbetrekking gegeven. Onder de werkkostenregeling kunt u ervoor kiezen om de waarde van het geschenk als eindheffingsloon onder te brengen in de vrije ruimte van 1,5% in 2014 en 1,2% vanaf 2015 van de fiscale loonsom. U kunt hierbij denken aan bijvoorbeeld: o de bos bloemen die u aan uw secretaresse geeft op secretaressedag; o het geschenk dat u geeft ten behoeve van het 25-jarig jubileum van uw werknemer; o het kerstgeschenk dat u jaarlijks met kerst aan uw werknemers geeft. 25-regeling Onder de werkkostenregeling (WKR) is de 25-regeling geïntroduceerd. De 25-regeling houdt in dat een geschenk aan uw werknemer in ieder geval geen loon is als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan: o u een persoonlijke attentie geeft in situaties waarin ook ander zo n attentie zouden geven; o u geen geld of een waardebon geeft en de factuurwaarde (inclusief btw) van de attentie maximaal 25 bedraagt.
Bij situaties waarin ook anderen zo n attentie zouden geven, kan worden gedacht aan een verjaardag, geboorte, huwelijk, ziekte en dergelijke. Geschenken, die aan deze voorwaarden voldoen, komen niet ten laste van uw vrije ruimte. De 25-regeling geeft alleen aan wanneer een persoonlijke attentie in ieder geval geen loon is. Het staat u vrij aannemelijk te maken dat een persoonlijke attentie, die niet aan deze voorwaarden voldoet, desalniettemin geen loon is. U zult dan aannemelijk moeten maken dat u de attentie eerder op grond van een persoonlijke relatie geeft, bijvoorbeeld uit wellevendheid, sympathie of piëteit, en niet zozeer als werkgever. Denk bijvoorbeeld aan de bekende fruitmand voor de zieke werknemer of de rouwkrans in geval van overlijden van de werknemer of diens partner. Hoe moet ik omgaan met personeelsfeesten en dergelijke voor mijn werknemers? Als u een personeelsfeest voor uw werknemers organiseert is dat onder de werkkostenregeling afhankelijk van de locatie. Voor een feest op de werkplek zijn de consumpties onbelast. Dat geldt ook voor deelnemende werknemers van andere vestigingen, locaties en kantoren. Feesten op externe locaties en vergoedingen voor personeelsfeesten zijn loon van de werknemers die u in de vrije ruimte kunt onderbrengen. Dezelfde regeling is van toepassing op Sinterklaasfeesten. Wanneer u bij die gelegenheid echter een cadeau geeft aan de kinderen van uw werknemers dan is dat loon dat in de vrije ruimte valt. Hoe zit het met de onderbouwing van de vaste kostenvergoeding Wanneer u een vaste kostenvergoeding verstrekt die niet is onderbouwd, dan komt het volledige bedrag van de vergoeding ten laste van uw vrije ruimte van 1,5% in 2014 en 1,2% van het jaar 2015. Het is daarom raadzaam om een kostenonderzoek te laten uitvoeren door uw medewerkers. Immers, wanneer een vaste kostenvergoeding door een adequaat kostenonderzoek is onderbouwd naar aard en veronderstelde omvang, dan kunnen bepaalde elementen uit de vaste kostenvergoeding buiten uw vrije ruimte blijven. Denk hierbij aan intermediaire kosten (bijvoorbeeld parkeerkosten bij een auto van de zaak) en kosten waarvoor een gerichte vrijstelling is opgenomen (bijvoorbeeld consumpties onderweg naar een klant). Op deze manier houdt u meer ruimte over voor andere belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen aan uw personeel. Heeft u naar aanleiding van deze memo nog vragen of wilt u een persoonlijk gesprek, neem dan contact op met onze salarisafdeling of R. (Raymond) Dortwegtvan der Eijk, Hoofd Salarisadministratie. E-mail: salarisafdeling: salaris@hlb-denhartog.nl E-mail: Raymond-Dortwegt-van der Eijk r.dortwegt-vandereijk@hlb-denhartog.nl Telefoon: 010 278 11 00 Disclaimer: Bij het samenstellen van deze memo hebben wij de grootst mogelijke zorgvuldigheid betracht. Onze wetgeving - en regelgeving is echter regelmatig aan verandering onderhevig, terwijl het civiele en fiscale recht enorm gecompliceerd zijn. HLB Den Hartog kan daarom geen enkele verantwoordelijkheid aanvaarden voor de gevolgen van de acties die u onderneemt naar aanleiding van deze memo.