Zaakbeschrijving 11 Prioriteiten bij project hutspot Algemeen Een onderdeel van een grote instelling in de geestelijke gezondheidszorg richt zijn activiteiten op rehabilitatie en reïntegratie van psychiatrische patiënten. Het is bijzonder zinvol om dit proces grotendeels te doen plaatsvinden in een realistische opzet van activiteiten, waarbij zo veel mogelijk gebruikgemaakt wordt van concrete mogelijkheden in de markt. De groep psychiatrische patiënten die voor een rehabilitatie en reïntegratie in aanmerking komt, is bijzonder heterogeen. De opleidingsniveaus binnen deze groep variëren van enkele jaren basisonderwijs tot en met een succesvol afgeronde universitaire opleiding. Daarnaast is er sprake van een verscheidenheid aan gevolgde therapeutische behandelingen voor de bij hen gediagnosticeerde psychopathologische verschijnselen. Aan het einde van hun behandeling worden psychiatrische patiënten betrekkelijk intensief begeleid in een aantal projecten dat deel uitmaakt van het rehabilitatie- en reïntegratieproces. Binnen deze projecten wordt veel aandacht besteed aan het stimuleren van regelmaat door het zich houden aan afgesproken werktijden, aan het structureren van activiteiten en aan het ontwikkelen van de in een samenwerkingsverband noodzakelijke sociale vaardigheden. Daarbij staat centraal wat deze patiënten kunnen en willen. De projecten vormen een hulpmiddel om het rehabilitatie- en reïntegratieproces te faciliteren. De patiënten die bij een project worden ingedeeld worden deelnemers genoemd. Zij ontvangen een gerichte training en begeleiding van projectbegeleiders. De begeleiding in projecten vindt in de regel plaats door projectbegeleiders die naast een vaktechnische scholing ook een sociaal agogische scholing hebben genoten. In een aantal gevallen hebben de projectbegeleiders uitsluitend een afgeronde opleiding Sociaal Pedagogische Hulpverlening op bachelorniveau. De projectbegeleiders kunnen ook in teams aan een project worden toegewezen. Onderling functioneren zij daarbij op gelijk niveau en er bestaat géén hiërarchie. Ieder is daarbij gelijk en er is géén eerstverantwoordelijke of een het team vertegenwoordigend aanspreekpunt voor de coördinerend leidinggevende aangewezen. Alle projectbegeleiders volgen jaarlijks de trainingen bedrijfshulpverlener (BHV) en reanimatie. Dit is noodzakelijk om bij calamiteiten op een verantwoorde manier op te kunnen treden. De financiering van de zorg in de projecten geschiedt door de zorgkantoren. Deze zorgkantoren stellen eisen aan de schriftelijke verantwoording voor de uitgevoerde zorg. Het ontbreken van de schriftelijke verantwoording leidt tot een korting op de te ontvangen vergoedingen. Door het ontvangen van kostendekkende inkomsten van derden kunnen in voorkomend geval de voor een verantwoorde bedrijfsvoering noodzakelijke extra investeringen in serviesgoed, meubilair, keukenapparatuur, voedsel en ingrediënten worden gedaan. Pearson Education, Henk Duijn, Annemarie Duijn 1
Specifiek Een bijzonder succesvol project is Hutspot. Dit is een restaurant dat aangestuurd wordt door drie vrouwelijke projectbegeleiders. De projectbegeleiders hebben een opleiding Sociaal Pedagogische Hulpverlening op bachelorniveau afgerond. Hun horeca-ervaring is beperkt. De deelnemers aan dit project worden getraind in het bereiden en uitserveren van eenvoudige avondmaaltijden, evenals het afruimen en afwassen na de maaltijden. Dagelijks worden de avondmaaltijden voor maximaal zestig gasten verzorgd. De gasten dienen zich één dag van tevoren aan te melden bij de projectbegeleiders. Elke maaltijd bestaat uit vier gangen en wordt tegen kostprijs verstrekt. De gasten worden gevormd door ex-psychiatrische patiënten die zelfstandig in de buurt wonen, alsmede personeel van de instelling en hun gasten. Voor de ex-psychiatrische patiënten vormen de maaltijden een belangrijk contactmoment met de instelling en met elkaar. De diversiteit onder de deelnemers aan dit project is betrekkelijk groot. De problematiek is dikwijls complex en ook de samenstelling van de groepen deelnemers vereist de nodige zorgvuldigheid. Een deel van de deelnemers is afkomstig uit de categorie psychiatrische patiënten, een ander deel uit de verslaafdenzorg. Voor het project is het van belang dat er enerzijds voldoende deelnemers kunnen participeren in de bereiding, het uitserveren en het afruimen en afwassen. Anderzijds is het van belang dat de kwaliteit van de verstrekte maaltijden zodanig is dat er voldoende betalende gasten blijven komen. Het project moet worden gezien als het middel dat de rehabilitatie en reïntegratie van patiënten mogelijk helpt maken. Het accent van de projectbegeleiders ligt op de begeleiding van de deelnemers. De projectbegeleiders ervaren echter een daarmee concurrerend belang van de kant van hun gasten. De binnen dit project onder begeleiding door de deelnemers te vervullen taken zijn: planning en samenstelling van het menu, inkoop, bereiding, uitserveren, afruimen, afwassen en afrekenen. Het aantal deelnemers kan per keer verschillen en is mede afhankelijk van de discipline die zij kunnen opbrengen om hun afspraken met hun projectbegeleiders na te komen. Aan dit project kleeft voor de projectbegeleiders een aantal risico s. In de keuken wordt met betrekkelijk gevaarlijk gereedschap gewerkt, wordt er gekookt en vindt verhitting van voedsel en dranken plaats, gelden er eisen op het gebied van voedselveiligheid en hygiëne en moet in het restaurant de kassa worden bediend. De projectbegeleider dient naast de vaktechnische begeleiding in de keuken en het restaurant ook psychosociale en pedagogische begeleiding in het kader van rehabilitatie en reïntegratie te verzorgen. Naast veel aandacht voor regelmaat en structuur wordt ook aandacht besteed aan conflicthantering en met elkaar in gesprek gaan. Van de projectbegeleiders wordt ook verwacht dat zij, naast hun begeleiding van de deelnemers, een betrekkelijk complexe administratieve verantwoording voeren. De administratie betreft enerzijds de verantwoording en vastlegging van begeleidingsuren, alsmede de vastlegging van de met de deelnemers gemaakte afspraken in het elektronisch patiëntendossier (EPD). Pearson Education, Henk Duijn, Annemarie Duijn 2
De administratie betreft anderzijds de verantwoording voor de inkoop en verkoop van de maaltijden voor de gasten. Zij dienen daarbij ook aandacht te schenken aan geplande en vervolgens ook gerealiseerde uitvoering van de maaltijden. Probleemstelling De leiding van de organisatie constateert dat er door de projectbegeleiders onvoldoende wordt gedaan aan de administratieve verantwoording. De coördinerend leidinggevenden krijgen opdracht hieraan met spoed aandacht te schenken. Daarop vindt een overleg tussen de coördinerend leidinggevenden en de projectbegeleiders plaats waarin een aantal knelpunten wordt vastgesteld. Een belangrijk knelpunt is de prioriteitstelling voor de verschillende door de projectbegeleiders uit te voeren activiteiten. Manager Dagbesteding en Arbeid Coördinerend leidinggevende (Programma management) Hutspot Tuinverzorging Houtbewerking Schoonmaak Automatisering En Administratie Door de projectbegeleiders wordt gesteld dat zij zich er voldoende van bewust zijn dat zij verantwoordelijk zijn voor de administratieve verantwoording, maar dat zij door de verscheidenheid aan taken en verantwoordelijkheden ontstane werkdruk onvoldoende tijd hebben om alles op een correcte wijze uit te voeren. Uit een nadere analyse blijkt dat de versnippering van hun tijd en de daarmee gepaard gaande afstemmingsproblemen er aan bijdragen dat de voor hen minst aantrekkelijke activiteiten binnen hun takenpakket een sluitpost vormen. Deze minst aantrekkelijke activiteiten worden benoemd als de bureaucratische administratieve beslommeringen. Binnen project Hutspot speelt dat de begeleiders klagen over het moeten bijdragen aan de afstemming tussen twee categorieën klanten. Deze twee categorieën worden door hen als concurrerend ervaren, waarbij zij zich overigens wel zo veel mogelijk trachten te richten op hun primaire taak: de begeleiding van de deelnemers. Enerzijds is er voor hen de groep interne klanten, gevormd door de deelnemers en de verslaglegging ten behoeve van leidinggevenden en zorgkantoren. Anderzijds is er voor hen de groep externe klanten, gevormd door de voor de maaltijden betalende gasten. De coördinerend leidinggevenden beschikken in de regel over relatief weinig kennis van de specifieke projectinhoud. Dit speelt ook waar het gaat om het uitvoeren van maaltijdbereiding Pearson Education, Henk Duijn, Annemarie Duijn 3
en met het omgaan met gasten in een gecreëerde horecaomgeving. Hierdoor voelen de projectleiders zich binnen de organisatie ondergewaardeerd. De coördinerend leidinggevenden richten zich voornamelijk op het programmamanagement over de verschillende projecten, de aansturing van projectbegeleiders op te behalen resultaten en de onderlinge afstemming tussen de projecten. De coördinerend leidinggevenden zijn daarnaast ook verantwoordelijk voor de samengevoegde administratieve verslaglegging ten behoeve van de rapportages aan de zorgkantoren. De communicatie met de gasten is erg direct. Eventuele klachten over de maaltijden komen per definitie direct bij de projectbegeleiders terecht. Zij trachten deze klanten zo veel mogelijk ter wille te zijn en ontvangen van deze categorie klanten dan ook veel waardering voor hun inzet. De projectbegeleiders hebben hun coördinerend leidinggevende al enkele malen gemeld dat de werkdruk voor hen te hoog is. Zij klagen frequent over slaapproblemen, concentratieproblemen, hoge bloeddruk, vermoeidheid, huilbuien, hoofdpijn, nekpijn en lage rugklachten. Allen hebben zich het afgelopen jaar diverse keren gedurende kortere tijd ziek gemeld met klachten die duiden op overspannenheid. Het is waarschijnlijk dat hier sprake is van aan de arbeid gerelateerd ziekteverzuim. Een door de coördinerend leidinggevende geraadpleegde arbeids- en organisatiepsycholoog constateerde dat door een langdurig te hoog ervaren werkdruk het afbreukrisico voor zowel projectbegeleiders als de door hen te begeleiden cliënten relatief hoog was. Voor de projectbegeleiders was een situatie ontstaan die duidde op een werkgerelateerd neurastheen syndroom. Pearson Education, Henk Duijn, Annemarie Duijn 4
Opdracht (Personeelsmanagement) 1. Lees de zaakbeschrijving door en inventariseer de woorden en begrippen die je niet kent. 2. Zoek de betekenis op voor de door jou geïnventariseerde woorden en begrippen. 3. Lees de zaakbeschrijving vervolgens nogmaals aandachtig door. 4. Wat is volgens jou de kern van het gesignaleerde probleem? 5. Analyseer het probleem in termen van mogelijke oorzaken en gevolgen en bespreek het probleem in de groep. 6. Welk verband is er naar jouw mening aanwezig tussen het gesignaleerde probleem en de door jou bestudeerde leerstof? 7. Welke bronnen heb je, naast de bestudeerde leerstof, geraadpleegd om achtergrondinformatie over de gesignaleerde problematiek te verzamelen? 8. Wanneer je zelf voor een aanpak van dit probleem zou mogen kiezen, welke aanpak heeft dan naar jouw eigen mening, mede gebaseerd op de door jou bestudeerde leerstof en overige achtergrondinformatie, de voorkeur? Motiveer je antwoord. Pearson Education, Henk Duijn, Annemarie Duijn 5