Communicatie, publieksactiviteiten en educatie Archieven en collecties. 6.4 Materieel beheer archieven en collecties 6.

Noord-Hollands Archief Mei 2014

Inhoud 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. Bestuur Meerjarenbeleidsplan Personeel Bezoekers Communicatie, publieksactiviteiten en educatie Archieven en collecties 6.1 Archieven 6.2 Beeldmateriaal 6.3 Bibliotheek 6.4 Materieel beheer archieven en collecties 6.5 Haarlemmermeer e-depot Inspectie Financiën Gebouwen Stichting Provinciale Atlas Noord-Holland en Stichting Vrienden van het Noord-Hollands Archief Ondernemingsraad Bijlagen p. p. p. p. p. 2 2 3 5 7 p. 10 p. 11 p. 11 p. 12 p. 12 p. 13 p. 14 p. 15 p. 16 p. 17 p. 19 p. 20 1

1. Bestuur Het Noord-Hollands Archief, formeel Regionaal Historisch Centrum in Noord-Holland, is een gemeenschappelijke regeling met als partners het Rijk (ministerie van OCW) en de gemeenten Haarlem en Velsen. Het Noord-Hollands Archief heeft ten aanzien van het toezicht op de archiefzorg en voor de uitvoering van het archiefbeheer dienstverleningsovereenkomsten afgesloten met de gemeenten Aalsmeer, Beverwijk, Bloemendaal, Haarlemmerliede en Spaarnwoude, Haarlemmermeer, Heemskerk, Heemstede, Uitgeest, Uithoorn en Zandvoort. Verder is de directeur van het Noord-Hollands Archief benoemd als archivaris bij de Veiligheidsregio Kennemerland (VRK), de Milieudienst IJmond en de gemeenschappelijke belastingdienst Cocensus. Het bestuur van het Noord-Holland Archief bestaat uit zes leden: drie leden namens het Rijk, benoemd door de minister van OCW, twee leden namens de gemeente Haarlem, waaronder qualitate qua de burgemeester van Haarlem als voorzitter, en één lid namens de gemeente Velsen. Per 1 januari 2013 kende het bestuur de volgende samenstelling: mw. dr. B.J. (Boudien) Glashouwer mw. drs. M.L. (Margreeth) Pop-Jansen mw. dr. B.M.A. (Boudien) de Vries wethouder Cultuur, dr. W. (Wim) Westerman wethouder Cultuur, drs. C. (Cornelis) Mooij burgemeester mr. B.B. (Bernt) Schneiders (voorzitter) Rijk/OCW Rijk/OCW Rijk/OCW gemeente Velsen gemeente Haarlem gemeente Haarlem In overeenstemming met de daartoe gestelde bepalingen in de gemeenschappelijke regeling trad de directeur van het Noord-Hollands Archief, drs. L. (Lieuwe) Zoodsma, op als secretaris van het bestuur. Het bestuur kwam voor de reguliere vergaderingen in 2013 drie maal bijeen: op 17 april, 3 juli en 9 oktober. 2. Meerjarenbeleidsplan Na een intensief voorbereidingstraject, waarbij het managementteam en de medewerkers alle gelegenheid is geboden om mee te denken over het beleid en de ambities voor de toekomst, kon in april 2013 het nieuwe meerjarenbeleidsplan 2013-2016 met als titel Balans en Perspectief worden gepresenteerd. De reacties waren uitgesproken positief en lovend. Het meerjarenbeleidsplan 20132016 van het Noord-Hollands Archief werd binnen korte tijd voor veel collega-archiefdiensten een lichtend voorbeeld, niet alleen wegens de samenstelling en vormgeving, maar ook vanwege het traject van voorbereiding en participatie door management en medewerkers. Het meerjarenbeleidsplan 2013-2016 kent in totaal 16 thematische actielijnen, bestaande uit 64 acties. Het managementteam stelde in zijn vergadering van 23 mei 2013 per actielijn en actie een 2

prioritering vast. Op regelmatige tijdstippen wordt deze prioritering geëvalueerd en zo nodig bijgesteld. Ondanks de in 2012 door de partners in de gemeenschappelijke regeling overeengekomen ingrijpende bezuinigingen op de bijdrage aan het Noord-Hollands Archief laat het zich aanzien dat er, met name door de gemeentelijke partners, in 2015 opnieuw naar mogelijkheden zal worden gezocht om te bezuinigen. Gelet op het feit dat het merendeel van de taken van het Noord-Hollands Archief direct of indirect voortkomt uit wettelijke taken en daarnaast een belangrijk deel van het budget moeilijk tot niet te beïnvloeden is, zal een dergelijke nieuwe bezuinigingsoperatie voor het Noord-Hollands Archief uitermate moeilijk tot niet te realiseren zijn. 3. Personeel Bezetting De formatie is in 2013 met 39,5 fte gekrompen ten opzichte van 44 fte in 2012.Toch bleef de gemiddelde bezetting constant met 42 medewerkers. In de loop van het jaar namen Olga de Jonge (assistent medewerker) en Jürgen Wevers (assistent medewerker) afscheid. Twee nieuwe medewerkers kwamen de organisatie versterken. Simone Beemsterboer is vanaf 1 april voor 24 uur per week in dienst getreden als adviseur en coach human resource development en per 1 oktober is Ilse Kaldenbach voor 32 uur per week als marketing- en communicatieadviseur gestart. Tijdelijke werknemers Voor het e-depot is Jan Kuipers per oktober extern aangetrokken als tijdelijk projectleider. Loes van Dam, die circa een jaar via een uitzendbureau in diverse functies werkzaam is geweest, heeft eind oktober afscheid genomen. Susan van t Hoenderdaal is per november voor haar in de plaats gekomen en vervult de rol van receptioniste op de locatie Jansstraat. Verder zijn er op tijdelijke basis medewerkers van Paswerk en drie studenten ingeschakeld voor het stickeren en verpakken van bouwdossiers. Vrijwilligers In totaal hebben 106 vrijwilligers zich ingezet voor het Noord-Hollands Archief. Hiervan hebben 91 personen geholpen met het nader toegankelijk maken van schriftelijke documenten en 15 personen hebben gegevens bij beeldmateriaal ingevoerd. Om alle vrijwilligers te bedanken voor hun inzet, werd er op maandag 30 september een vrijwilligersuitje georganiseerd, met op het programma een rondleiding door het Provinciehuis Noord-Holland en aansluitend een diner in de Commandeurszaal van de Janskerk. Stagiaires In 2013 hebben verschillende studenten en scholieren stage gelopen. Zo waren er diverse snuffelstages en in samenwerking met Haerlems Bodem, bood het Noord-Hollands Archief plek voor een maatschappelijke stage aan vijf leerlingen uit 4VWO van het Gymnasium Felisenum in VelsenZuid. Lauren Romeijn, tweedejaars studente van de Reinwardt Academie, liep drie maanden stage en werkte onder andere mee op het gebied van educatie. 3

Uitstapjes Op maandag 13 mei vond het jaarlijkse bedrijfsuitje plaats. Onder leiding van een gids werd er een stadswandeling gemaakt door Wageningen. s Middags stond er een bezoek aan Meteo Consult op het programma, waar een rondleiding en een cursus Wolken herkennen werd gegeven. Het traditionele kerstdiner met aanwezigheid van een aantal bestuursleden van zowel het Algemeen Bestuur, als van het bestuur van de Stichting Vrienden van het Noord-Hollands Archief, vond plaats op woensdag 18 december. Personeelsvereniging Kleine Jans organiseerde in het voorjaar een bezoek aan de Kathedrale Basiliek Sint Bavo. In plaats van de traditionele NHA-barbecue, zijn de leden in oktober gaan bowlen en steengrillen. Ook organiseerde de vereniging in het najaar een herfstwandeling op de Haarlemse begraafplaats Akendam. 4

4. Bezoekers Studiezalen Het bezoekersaantal aan de studiezalen bleef met 2.913 vrijwel gelijk aan het voorgaande jaar (2012: 2.922). Het bezoek daalde echter met 11,6% naar 7.965 (2012: 9.008). Deze daling speelt zich voornamelijk af binnen het herhalingsbezoek, ofwel bij de diepe gravers. Janskerk In 2013 bezochten 13.015 personen (2012: 13.482), waarvan 1.409 scholieren (2012: 1.880), de Janskerk, het publiekscentrum van het Noord-Hollands Archief, voor tentoonstellingen, evenementen, rondleidingen, educatieve activiteiten of voor het gebouw zelf. Website Ruim 550.000 (2012: 124.000) bezoekers, brachten ruim 2.1 miljoen (2012: 560.000) bezoeken aan de websites waarop het Noord-Hollands Archief te vinden is. Deze enorme stijging komt geheel voor rekening van www.wiewaswie.nl, een website waarop het Noord-Hollands Archief sinds 1 januari 2013 actief is, met ruim 1,8 miljoen bezoeken door ruim 400.000 bezoekers. Het bezoek aan de eigen website, de beeldbank en YouTube bleef min of meer gelijk ten opzichte van het voorgaande jaar. 5

2013 2012 Bezoeken Bezoekers 7.965 2.913 9.008 2.922 Janskerk 13.015 1.409 13.482 1.880 2,1 miljoen 55.500 560.00 124.000 Studiezalen Waarvan scholieren Websites Bezoeken Bezoekers Dienstverlening aan bezoekers 2013 1.712 uur 96 2012 1.842 210 1.646 1.779 Voor tentoonstellingen 149 120 94 132 55 179 Online beschikbaar Archieftoegangen Beelden Kranten- en tijdschriftenpagina s 1.763 210.000 344.043 1.663 184.000 234.130 Persoonsrecords (voornamelijk uit burgerlijke stand) 8,1 miljoen Openstelling studiezalen* studiezalen Waarvan buiten kantoortijden Verzoeken om inlichting, reproducties en uitleningen (schriftelijk en e-mail) Externe uitleningen Voor raadpleging elders Waarvan aan archiefvormer *In 2013 is de openstelling van de studiezaal aan de Kleine Houtweg als gevolg van bezuinigingen verminderd van 4x8 uur naar 2x8 uur per week. 6

5. Communicatie, publieksactiviteiten en educatie Communicatie De communicatiemiddelen van het Noord-Hollands Archief waren toe aan modernisering. In navolging van het Meerjarenbeleidsplan, zijn dan ook de eerste stappen gezet in een gefaseerde vernieuwing van huisstijl en huisstijlproducten. Uit overwegingen van kosten en herkenbaarheid, is het logo met minimale ingrepen aangepast. Het vernieuwde logo, met een frissere kleur en vriendelijke afgeronde hoeken, vormt het uitgangspunt voor de vormgeving van alle huisstijlproducten. In dezelfde lijn zijn verschillende producten (opnieuw) vormgegeven, zoals het meerjarenbeleidsplan, briefpapier, visitekaartjes en een plastic draagtas. Ook het NHA Nieuws onderging een metamorfose, zowel uiterlijk als inhoudelijk, en ging vanaf december verder onder de naam NHA Uitgelicht. Digitale middelen, zoals de website, social media, de informatieschermen in de publieksruimten en de digitale nieuwsbrief zijn in 2013 gehandhaafd. De nieuwsbrief is zeven keer verstuurd en aan het eind van het jaar is ook hiervoor opdracht gegeven om een nieuw ontwerp te ontwikkelen dat aansluit bij de vernieuwde huisstijl. Het publiek heeft in 2013 laten merken de activiteiten op social media te waarderen. Het aantal volgers is namelijk sterk toegenomen: op Twitter waren er aan het eind van het jaar 2.010 volgers (2012: 1.390) en Facebook noteerde aan het eind van het jaar 950 likes (2012: 448). 7

Publieksactiviteiten Tentoonstellingen Voor de overlevenden. Leven en werk van Lennaert Nijgh In samenwerking met Stichting De Brugmakers Hoezo, Haarlem & Slavernij? Bureau Cultuursporen Bureau Discriminatiezaken Kennemerland Intercultural Museum & Heritage Projects Historische Vereniging Haerlem Koninklijke Joh. Enschedé Museum Enschedé Stichting Polyvista Kunstlijn Haarlem Stempel in de stad; 310 jaar Koninklijke Joh. Enschedé Diep in het bos Historische Historische cafés cafés 100 jaar Frans Hals Museum De Amsterdamse buurt in de jaren 40 en 50 Slavernij in Haarlem Vrouwen uit de Haarlemse geschiedenis De geschiedenis van het Sinterklaasfeest Lezingen en symposia Lezing Elswout op de digitale kaart Lezing 310 jaar Koninklijke Joh. Enschedé Cultuuravond Caerte van Noorthollant Symposium Perkament(en) Boekbanden Symposium Heerlijkheden in Holland Overige activiteiten Genealogische spreekuren Bierwandelingen Literaire avonden Lennaert Nijgh Festival Haarlems Boekengala Open Monumentendagen Macht & Pracht 023 Uur Haarlem Cultuur Genealogische dag Overdracht inventaris Stadsarchief Haarlem Verkiezing Stuk van het Jaar Historische Vereniging Haerlem Vrienden van het Noord-Hollands Archief Stichting Historisch Schoten Historisch Museum Haarlem Historische Vereniging Haerlem Koninklijke Joh. Enschedé Provincie Noord-Holland Stichting Handboekbinden Vrienden van het Noord-Hollands Archief NGV Kennemerland Stichting Literair Haarlem Stichting De Brugmakers Stichting Literair Haarlem Patronaat NGV Kennemerland Gemeente Haarlem Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland (Brain) 8

Educatie In totaal hebben 1.409 (2012: 1.880) scholieren een bezoek gebracht aan het Noord-Hollands Archief. Zij hebben aan de volgende projecten deelgenomen: Wie wat bewaart, heeft wat! Stappen in de Stad Stambomen! (via Cultuurmenu van HART) Verdwenen winkels in de Grote Houtstraat Willem van Oranje (i.s.m. Cammermans Producties) Open Monumenten Klassendagen Hoezo, Haarlem & Slavernij? Diep in het bos Voor volwassenen faciliteerde het Noord-Hollands Archief de cursus Goed geboekt. 10 eeuwen Haarlemse boekgeschiedenis van de Oude Boekerij. Samenwerking Het Noord-Hollands Archief werkte ook dit jaar op educatief gebied weer volop samen in de Stichting Erfgoed Haarlem. Daarnaast werkten de educatiemedewerkers samen met het Regionaal Archief Tilburg een plan uit om een digitale educatieve bronnenverzameling Geschiedenislokaal op te zetten. Dit project wordt in 2014 gerealiseerd. Tot slot ontwikkelde het archief samen met Plein C van de Cultuurcompagnie van de Provincie Noord-Holland een project over mediawijsheid voor groep 7 (Mediaspoor). 9

6. Archieven en collecties 6.1 Archieven Toegankelijk gemaakt Een van de kernprocessen van het archiefbeheer is het toegankelijk maken van archieven en collecties. De archieftoegangen zijn te raadplegen via de website van het Noord-Hollands Archief en via de portalsite www.archieven.nl. In 2013 zijn 62 (2012: 80) inventarissen of plaatsingslijsten online beschikbaar gekomen (Bijlage 3). Deze zijn gemaakt door medewerkers van het Noord-Hollands Archief, door derden en door vrijwilligers onder begeleiding van het Noord-Hollands Archief. In totaal is 451,85 (2012: 408,35) strekkende meter archieven toegankelijk gemaakt (Bijlage 4). Nader toegankelijk gemaakt In samenwerking met de NGV Kennemerland hebben 91 vrijwilligers ca. 300.000 documenten op naam toegankelijk gemaakt, voornamelijk burgerlijke stand, maar bijvoorbeeld ook rechterlijke vonnissen en notariële akten. Gedigitaliseerd Doop-, trouw- en begraafregisters van de aangesloten gemeenten en Diemen, Texel, Weesp en Weesperkarspel Bevolkingsregisters van Bennebroek, Berkenrode, Beverwijk (inv.nrs. 1-36), Haarlemmerliede en Spaarnwoude (inv.nrs. 374 en 701a), Heemskerk, Heemstede en Zandvoort Aanwinsten Het Noord-Hollands Archief heeft in 2013 316,15 (2012: 389,70) strekkende meter archieven verworven, onderverdeeld in 215,25 (2012: 351,85) strekkende meter van overheden en 100,90 (2012: 37,85) strekkende meter van particuliere organisaties en personen (Bijlage 1). Vervreemd In 2013 werd 44,10 (2012: 0,50) strekkende meter archief in beheer overgedragen aan het Gemeentearchief Weesp (Bijlage 2). 10

6.2 Beeldmateriaal Toegankelijk gemaakt 27.000 foto s van Haarlem uit de periode 1845-1980 5.000 foto s van de gemeente Aalsmeer uit de periode 1900-2006 337 prenten en tekeningen van de gemeente Velsen 343 prenten van de 17de-eeuwse kunstenaar Romeyn de Hooghe, onderdeel van de collectie Voorhelm Schneevoogt. 304 prenten van de 17de-eeuwse kunstenaars Adriaen, Esaias en Jan van de Velde, eveneens onderdeel van de collectie Voorhelm Schneevoogt. 1.105 glasnegatieven van de Haarlemse portretfotograaf Th.J.C. van den Berg uit de jaren twintig en dertig van de twintigste eeuw 158 manuscriptkaarten en technische tekeningen van de Heerlijkheid Heemstede en de gemeente Heemstede 68 prenten van de 16de-eeuwse kunstenaar Maerten van Heemskerck 63 prenten van de 16de-eeuwse kunstenaar Dirck Volkertsz Coornhert 885 portretten, prenten en tekeningen, cartografische kaarten, waaronder die van het Historisch Archief Haarlemmermeer Kaart van 223x215cm van buitenplaats Elswout gemaakt door Hendrik van Zutphen in 1812 Gedigitaliseerd 3.186 prenten en tekeningen uit de Kennemer Atlas Aanwinsten 6.3 Collectie van Fotopersburo De Boer, 2.000.000 (glas)negatieven uit de periode 1945-2000 228 technische tekeningen van de gemeente Zandvoort ca. 2.000 beeldobjecten - technische tekeningen, buurtfoto s en luchtfoto s van de gemeente Haarlem 8.000 foto s van de gemeente Aalsmeer ca. 150 technische tekeningen van de gemeente Aalsmeer Foto s in opdracht van Veranderend stadsbeeld van Haarlem, waaronder foto s van gevels aan het Spaarne ca. 30 kleine schenkingen, waaronder het fraaie fotoalbum van de Vereniging Haarlems Weerbaarheid uit 1900 Bibliotheek Gedigitaliseerd IJmuider Courant en Haarlems Dagblad, 1951-1960 Aanwinsten De bibliotheek heeft gedurende het jaar 333 publicaties verworven. 11

6.4 Materieel beheer archieven en collecties 6.5 120 meter archieven herverpakt - ontniet, ontijzerd en voorzien van een zuurvrije verpakking Meer dan 160 prenten en tekeningen en foto s materieel verzorgd 100 krantenleggers van de IJmuider Courant en Haarlems Dagblad, 600 prenten, 95 affiches, 14 memorieboeken en bevolkingsregisters materieel verzorgd ten behoeve van digitalisering - scheuren geplakt, gevlakt, verstevigd waar nodig en hanteerbaar gemaakt Haarlemmermeer Archieven Toegankelijk gemaakt Plaatsingslijst van Parochie Heilige Joannes de Doper te Hoofddorp 1850-1972 Plaatsingslijst van de Stichting tot behartiging der belangen van de padvindersgroep De Meervogels te Hoofddorp 1947-1965 Deelinventarissen voor de aankoop-, verkoop- en ruilingdossiers van het Gemeentebestuur van Haarlemmermeer 1946-1979 (moeten nog doorzoekbaar gemaakt worden) Aanwinsten Anti-Revolutionaire Bondskiesvereniging 1908-1967 met notulenboeken van een aantal subkiesverenigingen Collectie documentatie Herbert Vissers College 1898-2007 Stichting Haarlemmermeer 5 mei comité 1993-2011 Verzameling artikelen over de geschiedenis van Haarlemmermeer 1958-2007 Beeldmateriaal Toegankelijk gemaakt Een selectie van prenten, tekeningen en cartografische kaarten, die in 2012 is gedigitaliseerd, is in 2013 van metadata voorzien. Digitalisering In 2012 is er een plan opgesteld voor het toegankelijk maken van de audiovisuele collectie van het Historisch Archief Haarlemmermeer. Het audiomateriaal is in 2013 bij het Noord-Hollands Archief gedigitaliseerd. In 2014 zal gewerkt worden aan het inventariseren van de gedigitaliseerde films, video s en audiomateriaal en het toegankelijk maken van de collectie via Mais Flexis. Aanwinsten Pentekeningen van monumenten in Haarlemmermeer Materieel beheer In 2013 is een begin gemaakt met ompakacties in depot Groen, dit zal de komende tijd voortgezet worden. 12

7. e-depot WVI Het Noord-Hollands Archief is intensief betrokken geweest bij de Werkgroep Voorbereiding Implementatie e-depot (WVI). Na een traject van twee jaar heeft de WVI, een samenwerking van RHC s en het Nationaal Archief, in 2013 haar werkzaamheden afgerond. Een viertal producten waarmee aan de implementatie van het e-depot kan worden vormgegeven zijn het resultaat. De producten rond metagegevens en architectuur worden gebruikt in het gesprek met gemeenten en andere archiefvormers over digitaal archiveren en de aansluiting op het e-depot van het NoordHollands Archief. Intern worden de producten gebruikt bij het vormgeven van werkprocessen en voor kennisoverdracht rond het e-depot. Pilot In samenwerking met de gemeente Haarlem en het Nationaal Archief is de pilot Uitplaatsing digitaal archief van de gemeente Haarlem gestart. Hiermee worden de mogelijkheden voor het uitplaatsen van digitaal archief van de gemeente Haarlem in het e-depot van het Noord-Hollands Archief onderzocht. Het doel is om samen te komen tot een efficiënte en betrouwbare afstemming van het digitale archiefbeheer, zodat de beheeromgeving van de gemeente maar één keer hoeft te worden ingericht. Interne implementatie In 2013 is begonnen met de interne implementatie van het e-depot, ofwel de organisatie klaarmaken voor de omgang met digitaal archief. Daarbij spelen de medewerkers een belangrijke rol. Voor hen is daarom een speciale introductiedag georganiseerd, die op speelse wijze het tot dan toe abstracte onderwerp e-depot onder de aandacht bracht. Daarnaast zijn er voor medewerkers die naar verwachting direct met het e-depot gaan werken een aantal praktische trainingssessies gehouden. Koplopersgroep Koplopers van gemeenten, gemeenschappelijke regelingen en de provincie Noord-Holland zijn in 2013 meermalen samengekomen in de koplopergroep e-depot. Tijdens deze bijeenkomsten werd kennis gedeeld en uitleg gegeven over wat nodig is om aan te sluiten op het e-depot. 13

8. Inspectie In 2013 zijn de volgende inspecties uitgevoerd: Integrale inspectie van de gemeente Beverwijk Jaarlijkse KPI-verslagen van de gemeenten Velsen, Heemskerk en Uitgeest en van de Veiligheidsregio Kennemerland Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s) vormen een referentiekader om te toetsen of een gemeente of gemeenschappelijke regeling voldoet aan archiefwet- en regelgeving. De KPI s zijn geformuleerd als vragen, bijvoorbeeld: vernietigt het college als archiefzorgdrager de daartoe in aanmerking komende archiefbescheiden? Door middel van stoplichten (rood = niet, geel = deels en groen = geheel) beoordeelt de gemeentelijke archiefinspecteur of de gemeente voldoet aan de KPI s. Naar aanleiding van het KPI jaarverslag 2012 voor de gemeente Haarlem zijn bij de gemeente in overleg met de gemeentearchivaris enkele wijzigingen en verbeteringen doorgevoerd Onderzoek bij de gemeente Haarlem in verband met het KPI jaarverslag 2013 heeft plaatsgevonden Beoordeling van de nieuwe archiefverordening en besluit informatiebeheer bij de gemeenten Haarlem en Velsen en de Omgevingsdienst Noordzeekanaal Gebied Beoordeling van de nieuwbouw van de archiefruimte Bloemendaal Beoordeling van de aanpassing van de archiefruimte Velsen Traject vervanging papieren archief door digitaal archief voor de gemeenschappelijke regeling Cocensus en de gemeente Zandvoort (inclusief RODIN-audit van de digitale beheeromgeving) Gemeenten en andere overheidsorganisaties gaan er steeds meer toe over om digitaal te werken en archiveren, dat wil zeggen dat er geen gebruik meer wordt gemaakt van papieren documenten. Papieren documenten worden daarbij omgezet naar digitale kopieën die het origineel vervangen, vandaar het begrip vervanging. De gemeente Zandvoort is de eerste gemeente in onze regio die toestemming heeft gekregen van de gemeentearchivaris om papieren archiefstukken te vervangen door digitale versies. Onderdeel van de beoordeling door de gemeentearchivaris vormde een zogenaamde RODIN-audit van de digitale beheeromgeving. Ook Cocensus heeft toestemming gekregen voor vervanging. RODIN-audit van de digitale beheeromgeving voor de gemeente Uithoorn Bij digitaal archiveren en vervanging van papieren documenten door digitale kopieën is het belangrijk dat de digitale beheeromgeving voldoet aan wettelijke eisen. RODIN is een toetsingskader om een digitale beheeromgeving te toetsten op geschiktheid voor digitaal archiveren. De gemeente Uithoorn heeft vorig jaar de eerste stap gezet naar vervanging door digitaal te gaan werken. Maar er worden nog steeds papieren archiefstukken en dossiers worden gevormd. Met het oog op vervanging is de digitale beheeromgeving van Uithoorn getoetst aan de hand van RODIN. Advisering van de aansluiting van Haarlem bij de Milieudienst IJmond; mandatering van het archiefbeheer aan de Milieudienst IJmond door de bij de dienst aangesloten organisaties Beoordeling van ca. 60 vernietigingslijsten voor aangesloten gemeenten 14

9. Financiën Het boekjaar 2013 resulteerde in een negatief exploitatieresultaat van 22.916. 2012 2013 Bijdrage overheid Overige opbrengsten Totaal opbrengsten 4.852.686 434.530 5.287.216 4.824.587 492.737 5.317.324 Egalisatiereserve Bestemmingsreserve fotocollectie Bestemmingsreserve educatie Totaal te besteden 5.338.546 48.805 77.995 2.500 5.446.624 Personeelskosten Directe kosten Indirecte kosten Saldo bestemmingsreserve Totaal kosten 2.321.202 314.247 2.260.671 100.000 4.996.120 Exploitatieresultaat 51.330 342.426 2.387.379 409.755 2.672.406 5.469.540-22.916 15

10. Gebouwen Onderverhuur Het monumentale voorgebouw van het rijkscomplex aan de Kleine Houtweg wordt sinds 1 november 2013 onderverhuurd aan de Stichting Hart. In deze stichting zijn het Muziekcentrum ZuidKennemerland, de Volksuniversiteit Haarlem en Haarlem-art opgegaan. In het voorgebouw, dat in de periode 1872-1874 is gebouwd als doopsgezind weeshuis, worden muzieklessen gegeven en is het kantoorpersoneel van Hart ondergebracht. In verband met de veiligheid, klimaatbeheersing en akoestiek zijn enkele bouwkundige aanpassingen gedaan. Wi-Fi Op beide locaties van het Noord-Hollands Archief is een Wi-Fi netwerk aangelegd, waar zowel bezoekers als medewerkers gebruik van kunnen maken. Depotcapaciteit Totale depotcapaciteit Jansstraat: 14,2 km Totale depotcapaciteit Kleine Houtweg: 35,5 km Gebruikte depotcapaciteit Jansstraat: 14,2 km Gebruikte depotcapaciteit Kleine Houtweg: 31,5 km 16

11. Stichting Provinciale Atlas Noord-Holland en Stichting Vrienden van het NoordHollands Archief 11. 1 Stichting Provinciale Atlas NoordNoord-Holland De Stichting Provinciale Atlas Noord-Holland (SPAN) is in 1993 opgericht door de provincie NoordHolland met als voornaamste doelstellingen het onder de aandacht brengen van de Provinciale Atlas door middel van publicaties en tentoonstellingen en het uitbreiden van de collectie door middel van aankopen en schenkingen. De werkzaamheden zijn in 2013 gecoördineerd en uitgevoerd door drs. J.E. Aerts-van Bueren. Per 1 januari 2013 kende het bestuur van de stichting de volgende samenstelling: mw. R. Oosterop-van Leussen dhr. E. Vermeer dhr. drs. L. Zoodsma, dhr. drs. J. Glaubitz dhr. drs. L.L.M. Smit voorzitter penningmeester secretaris en beheerder van de collectie Tentoonstellingen Reframed II, Museum Hilversum 27 Kaarten, tekeningen en prenten uit de Provinciale Atlas zijn gecombineerd met werk uit bezit van het Museum Hilversum. Aan Zee van Zandvoort tot De Koog. Hans van der Meer fotografeert Noord-Hollandse Kustplaatsen, Provinciehuis Paviljoen Welgelegen, Haarlem Tentoonstelling van de documentaire fotoserie die een nieuwe kijk geeft op bekende plekken langs de Noord-Hollandse kust. Negen tekeningen en gravures uit de Provinciale Atlas gaven een beeld van dezelfde kustplaatsen in de 17de en 18de eeuw. Opdracht Documentaire Fotografie 2013 Het bestuur van de SPAN heeft voorgesteld om voor de Opdracht Documentaire Fotografie 2013 het onderwerp zaadveredeling te kiezen. Dit is een agrarische discipline waarmee de provincie NoordHolland wereldwijd bekend is in gespecialiseerde kringen. Jos Jansen voert de opdracht uit. Projecten De Provinciale Atlas heeft meegewerkt aan diverse provinciale projecten en projecten die door de Cultuurcompagnie (voorheen Cultureel Erfgoed Noord-Holland en Kunst en Cultuur Noord-Holland) in opdracht van de provincie zijn uitgevoerd: 17

Project Het jaar van de stolpboerderij Overdracht stoffelijk overschot Britse soldaat Alkmaarse vierdaagse Stuk van het jaar verkiezing Bijdrage SPAN Uitzoeken twintigtal afbeeldingen voor fietsrouteboekjes Samenstellen kleine expositie ter gelegenheid van de overdracht van het stoffelijk overschot van een Engelse soldaat, gesneuveld in 1799, aan zijn regiment Coldstream Guards op 2 mei. In samenwerking met de provincie een twintigtal afbeeldingen geselecteerd die d.m.v banners historische plaatsen langs de wandelroutes markeerden. Een korte toelichting op de plaats van de Beeldsnijder tijdens de verkiezingsavond. Aankopen Er zijn circa 50 objecten tekeningen, prenten, kaarten, affiches en foto's - voor de collectie van de Provinciale Atlas Noord-Holland aangekocht. 11.2 Stichting Vrienden van het N oordoord-hollands Archief De bestuurssamenstelling van de Stichting Vrienden van het Noord-Hollands Archief is in 2013 gewijzigd. Jaap Temminck heeft het penningmeesterschap overgedragen aan Maarten Poldermans, maar vervult nog wel de rol van algemeen bestuurslid. Secretaris Janneke van der Heijde heeft haar taak neergelegd. Een vervanger wordt in 2014 gezocht. Het bestuur kwam in 2013 plenair vijf keer bijeen. Het aantal donateurs van de vriendenkring is licht gedaald naar 309 (2012: 325), waarvan negen voor het leven. De voor 2013 geplande donateursbijeenkomst over de inventaris van het stadsarchief van Haarlem (1573-1813), is door omstandigheden verplaatst naar 28 maart 2014. Het vierde symposium Heerlijkheden in Holland vond plaats op 16 december, dit keer in samenwerking met Stichting Tijdschrift Holland, het Noord-Hollands Archief en het Nationaal Archief. Tijdens het symposium werden de heerlijkheden geïntroduceerd als een bijzonder bestuursmodel van vroegmodern Holland en dit werd geïllustreerd aan de hand van enkele casestudies. Er waren ruim 90 aanwezigen, die bij binnenkomst een informatiemap en publicatie van de Stichting Tijdschrift Holland ontvangen. 18

12. Ondernemingsraad De ondernemingsraad van het Noord-Hollands Archief bestond in 2013 uit: Gerda Houweling Roland Bisscheroux Marcel Leechburch Auwers voorzitter vicevoorzitter secretaris Gedurende het jaar heeft de ondernemingsraad zes keer een regulier overleg gevoerd met de bestuurder. Er is tweemaal een achterbanberaad gehouden, waarin o.a. het Meerjarenbeleidsplan 2013-2016 en de daaruit voortvloeiende organisatiewijziging uitvoerig bediscussieerd werd. Eén keer heeft er een overleg plaatsgevonden met de bedrijfsarts. Verder heeft de Ondernemingsraad regelmatig informeel overleg gehad met de adviseur en coach human resource development, onder andere over de ontwikkeling van de organisatie. De belangrijkste zaken die in 2013 door de ondernemingsraad zijn behandeld: Restpunten verbouwing locatie Kleine Houtweg Het Meerjarenbeleidsplan 2013-2016 en daaruit voortvloeiende organisatiewijziging Het Nieuwe Werken Cameratoezicht publieksruimten Janskerk Diverse Arbo-zaken 19

13. Bijlagen Bijlage 1. Aanwinsten van archieven, collecties en aanvullingen op archieven en/of collecties in 2013 Van rijksinstellingen in de provincie en de provinciale overheid zijn in goede, geordende en toegankelijke staat overgebracht: Kaartsystemen handelsregisters Alkmaar, Haarlem, Hilversum en Zaandam, 1921-(1985), aanvulling kaartsysteem handelsregister Haarlem nrs. 310-351 4,90 m MF 552 Ring Amsterdam van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie en rechtsvoorgangers, 1936-1997 4,75 m MF 707 Kamer van Koophandel en Fabrieken voor Gooiland te Hilversum, 1922-1997, aanvulling inv. nrs. 45-49 0,15 m MF 879 Korps Rijkspolitie district Amsterdam te Amsterdam, 1955-1992 (1993), aanvulling nrs. 3639 0,20 m MF 572 Van particuliere organisaties in Noord-Holland zijn de archieven verworven van: Nederlandse Vereniging van Wiskundeleraren (NVvW) te Amsterdam, 1925-2008 4,00 m MF 715 Franke, H. (1948-2010), te Amsterdam, criminoloog, (1948-2010), aanvulling ongenummerd 1,50 m MF 758 J.C. Ruigrok Stichting te Heemstede, 1977-ca. 2008 0,75 m MF 1457 Vereniging voor Vreemdelingenverkeer (VVV) Hollands Midden, 1962-2010 3,00 m MF 500 Boom, A.M. de, te Den Dolder, 1919-2007 6,90 m MF 114 Nederlandse Vereniging voor Heelkunde (NVvH) te Utrecht, 1902-1998 (2002) 16,00 m MF 721 Bond van Maatkledingbedrijven in Nederland te Haarlem, (1893) 1908-1988 20,00 m MF 1228 Provinciaal Drankweer Comité in Noord-Holland, 1943-1973 0,05 m MF 323 Stichting Internationale Tuinbouwtentoonstelling 2002 in de gemeente Haarlemmermeer (Floriade Haarlemmermeer 2002), 1994-2003 3,85 m MF 873 De volgende overheidsarchieven van de twaalf aangesloten gemeenten en particuliere archieven uit deze gemeenten zijn overgedragen/verworven: Aalsmeer foto s van de Gemeente Aalsmeer, Collectie van, ca. 1900-ca. 1990 9,00 m MF 1448 Glas en Land te Aalsmeer, (1994) 1996-2000 (2002) 2,25 m MF 1419 leeuwen, Dirk van, betreffende diverse verenigingen te Aalsmeer, Collectie van, 1970-2000 1,25 m MF 1420 Rechtsvoorgangers van het Fanfarekorps Flora te Aalsmeer, 1899-1968 (2002) 0,75 m MF 1421 20