nr 1 2015 BULLETIN Chiel Bos, voorzitter Programma Aanpak Verspilling in de Zorg: Besparing zit in voor de hand liggende zaken De 7 voordelen van kleinschalige distributie Succescases Zo halen we maximaal rendement uit de zorg Leden aan het woord over energieverduurzaming Intrakoop, de inkoopcoöperatie van de zorg
Advertorial Eén aanspreekpunt voor alle technische producten Technische Unie: sterk in ontzorgende oplossingen Naast een uitgebreid assortiment technische installatiematerialen biedt Technische Unie een grote keuze in specifieke zorgproducten. We hebben alles in huis om zorgorganisaties optimaal te ontzorgen, zegt Gert van Viegen, Manager Verkoopkantoor Nijmegen van Technische Unie. De juiste producten, kennis van zaken en maatwerk in logistiek. Afgelopen jaren heeft Technische Unie flink geïnvesteerd in de uitbreiding van haar assortiment comfort- en zorgproducten. Aangepast sanitair, wandsteunen, douchezitjes, domotica, we bieden een ruime keuze, ook in kleuren en uitvoering, zegt Martin Droog, Zorgspecialist Regio West bij Technische Unie. Daarnaast zijn we sterk in oplossingen voor legionellabeheersing en energiebesparing. Zoekgemak en maatwerk Technische Unie biedt zorgorganisaties één aanspreekpunt voor alle technische producten. Met 35 verkoopkantoren zijn we altijd in de buurt, zegt Gert van Viegen. Bovendien kunt u rekenen op onze gespecialiseerde zorgvertegenwoordigers. Zij kennen de actuele ontwikkelingen en adviseren u graag over de beste oplossing voor uw specifieke situatie. Daarnaast biedt onze website u veel zoeken bestelgemak. Een belangrijk pluspunt is ons logistiek maatwerk. We verzamelen uw bestellingen en leveren deze af op een afgesproken moment, dat u het beste uitkomt. Maar we kunnen bijvoorbeeld ook materialen verzameld aanleveren per project of klus, waardoor u veel uitzoekwerk in het magazijn kunt besparen. Interessante aanbiedingen In de recente leveranciersbeoordeling van Intrakoop kwam Technische Unie als beste uit de bus. Daar zijn we natuurlijk enorm trots op!, zegt Gert. We prijzen ons gelukkig met de decennialange samenwerking met Intrakoop. Samen staan we goed opgesteld om de zorg waar mogelijk te ontzorgen. Door de goede conditiestelling kunnen we Intrakoopleden in een tijd van krimpende budgetten onveranderd interessante aanbiedingen met A-merken doen.
INHOUD 06 10 16 15 CO 2 04 Nieuws En vijf tips voor maximaal 10 Eten en drinken De zeven voordelen van 14 Prospitalia Leden over de voordelen 16 Energieverduurzaming rendement in de zorg kleinschalige distributie van internationaal Van laaghangend fruit tot 06 In gesprek met Chiel Bos van het Programma Aanpak 12 Facilitair Van een oud textielcontract tot een samenwerken 15 Intrakoop Services Judith de Bruijn van isolerende schil: Intrakoopleden over hun ervaringen 18 Speerpunten Verspilling in de Zorg marktconform pakket Stichting Zuidwester: Een overzicht van de over de, soms voor de Een punt aan de horizon activiteiten hand liggende, kansen is mooi, maar een project 09 Resultaat moet ook een stevig fundament hebben, gedragen Maximaal rendement door alle betrokkenen op gebied van kosten én kwaliteit? Een aantal inspirerende voorbeelden VOORWOORD Verspilling aanpakken. Juist nu Frank Kaptein Directeur Intrakoop 2015. De participatiemaatschappij is van start gegaan. Hoofddoelstelling? De kosten in de zorg terugdringen. Bij Intrakoop werken we eraan om ook aan de inkoopkant verspilling tegen te gaan. Want minder verspilling leidt tot meer rendement voor de zorg. Laten we onze krachten bundelen en samen afspraken maken in plaats van elk afzonderlijk met dezelfde leverancier. Samen inkopen is optimaal samenwerken om synergie van kennis en volume te realiseren en afspraken te maken, waarbinnen individuele keuzes altijd mogelijk zijn. Juist nu er door bezuinigingen in zorgorganisaties bij inkoop kennis dreigt te verdwijnen en gebrek aan capaciteit dreigt te ontstaan, is Intrakoop een stabiele samenwerkingspartner die u ondersteunt. In dit bulletin vertellen Chiel Bos en Edith Schippers hoe zij de verspilling in de zorg willen aanpakken, leest u de inspirerende verhalen van leden die energieverduurzaming een plek geven binnen hun beleid en leest u meer over de inkoopsamenwerking met Prospitalia. 2015? Laten we er samen het maximale uit halen! DE INKOOPCOÖPERATIE VAN DE ZORG 3
Optimale online dienstverlening Hoe kan Intrakoop de online mogelijkheden voor haar dienstverlening optimaal benutten en haar kennis digitaal nog beter delen? Adviesbureau Mondea gaat Intrakoop ondersteunen bij het ontwikkelen van een optimale online strategie. Uiteraard worden hierbij ook leden geraadpleegd. Daarnaast wordt de webshop, die nu in een pilot omgeving is getest, doorgelicht en kritisch bekeken. Zodat leden straks online kunnen profiteren van nóg meer voordelen. Wat is uw met de w Werkbezoek lid raad van toezicht Op 1 januari 2015 is Anne Mulder, lid van de Tweede Kamer namens de VVD, toegetreden tot de raad van toezicht van Intrakoop. Samen met adviseur Christiaan Brunen bezocht hij drie leden: gehandicaptenzorgorganisatie Het Raamwerk, verpleegorganisatie Stichting Marente en Stichting Geestelijke Gezondheidszorg Delfland. Ik wil zien met welke uitdagingen zorgorganisaties en Intrakoop te maken hebben aldus Mulder. De betrokkenheid van zorgmedewerkers is groot, zij stellen terecht het belang van de cliënt voorop. Tegelijkertijd worden zorgorganisaties door de stelselwijzigingen in de zorg gedwongen tot kostenbesparingen. Er ontstaat soms een spagaat tussen die belangen en de roep om besparingen. Voor mij is het de vraag of de stelselwijzigingen in de zorg leiden tot veranderingen in de dienstverlening van Intrakoop, en zo ja: welke. Met totale inkoopuit-gaven in de zorg van maar liefst 22 mld is het potentieel voor een organisatie als Intrakoop, en daarmee voor haar leden, enorm. Geslaagde ledenbijeenkomst Bent u erbij? 9 juni Intrakoop Jaarcongres Lagere kosten, meer kwaliteit of allebei? Tijdens de ledenbijeenkomst op 11 december is weer volop kennis opgedaan. Zo pleitte NEVI-hoogleraar Frank Rozemeijer voor betere samenwerking met interne opdrachtgevers en leveranciers, en meer aandacht voor de totale kosten in de keten. In vijf parallelsessies kwam aan bod hoe Intrakoop leden ondersteunt bij het realiseren van betere zorg tegen minder kosten. Het volledige verslag of presentaties bekijken? Ga naar intrakoop.nl. 4 INTRAKOOP
NIEUWS ervaring armtewet? Zit u er nog warm bij? Per 1 januari 2014 is de Warmtewet ingegaan. Deze wet is bedoeld om eindgebruikers (huurders) te beschermen tegen te hoge tarieven en hen de levering van warmte te garanderen. Zorginstellingen die warmte leveren aan zelfstandige in een ruimte (bijvoorbeeld aan bewoners van seniorencomplexen of een logopedist die een ruimte huurt) vallen onder deze warmtewet. Dat heeft behoorlijke consequenties voor zorginstellingen en ziekenhuizen. Zij moeten bijvoorbeeld een aparte warmteadministratie gaan bijhouden, de verantwoordelijkheid nemen voor de storingsdienst en de financiële risico s. Bij het niet goed naleven van de wet riskeren zorgorganisaties een boete van 15.000 of hoger. De verwachting is dat de Autoriteit Consument en Markt (ACM) vanaf 2016 actief gaat handhaven. Betere zorg tegen minder kosten: hoe dan? Zo haalt u maximaal rendement! DEEL UW ERVARING! Vanuit leden hoort Intrakoop dat er veel onduidelijkheid is over de Warmtewet. Daarom roepen wij op om ervaringen te delen via energie@intrakoop.nl. Meer weten? Dan bent u van harte welkom op de regiobijeenkomst over de Warmtewet in Utrecht op 18 maart. Aanmelden kan op intrakoop.nl. Nu op de portal: Special Telefonie Hoe toekomst-proof is het telefooncontract van uw organisatie? De zorgmarkt ontwikkelt in rap tempo. Wat betekenen die ontwikkelingen eigenlijk voor telefoon- (en internet-) contracten? Welke mogelijkheden hebt u om flexibele contracten af te sluiten, meebewegend met uw daadwerkelijke behoefte? Kunt u zich wapenen tegen mogelijke valkuilen bij het afsluiten van nieuwe contracten? Hoe houdt u de kosten in de hand wanneer dataverbruik blijft groeien? Dat en meer leest u in de special Telefonie op de portal: intrakoop.nl/telefonie. Frank Kaptein, bestuurder Intrakoop, geeft tips. 1 Alleen vanuit visie en beleid zijn goede leverancierskeuzes te maken. 2 Focus op het primaire proces en bepaal voor alle ondersteunende processen wat de zorgorganisatie zelf doet, wat je samen doet en wat je uitbesteedt. 3 Realiseer u dat keuzes van uw organisatie effect hebben op de kosten van de leveranciers en ga hierover in gesprek, zoals breedte assortiment en logistieke wensen. 4 Selecteer samen met Intrakoop de juiste leveranciers: u als zorgorganisatie kiest en Intrakoop contracteert en monitort de contractafspraken. 5 Focus op Total Cost of Ownership: op interne processen is vaak de grootste besparing te realiseren, niet alleen op de inkoopprijs. DE INKOOPCOÖPERATIE VAN DE ZORG 5
IN GESPREK MET Elke zorgeuro moet goed terechtkomen. Daarom pakt de overheid samen met de zorgsector verspilling aan met het Programma Aanpak Verspilling in de Zorg. Chiel Bos, voorzitter van de stuurgroep genees- en hulpmiddelen vertelt over de, soms voor de hand liggende, kansen. Programma Aanpak Verspilling in de Zorg Meldpunt stelt vers Chiel Bos: Allereerst: onze zorg is kostbaar. Verspilling van het geld dat daarvoor bestemd is, is zonde. Dat is duidelijk iets anders dan alles doen om een patiënt beter te maken. Dat je met een geneesmiddel of een ingreep soms niet het beoogde effect bereikt, hoort onlosmakelijk bij het medisch vakgebied. De keuze van de behandeling ligt primair bij de arts en zijn patiënt en ik vind ook dat dit niet mag veranderen. Daar houdt het programma zich dan ook niet mee bezig. Wel ben ik ervan overtuigd dat in zorg nog veel verspilling kan worden voorkomen en daarmee aanzienlijk op zorgkosten kan worden bespaard, met behoud van de kwaliteit. Iedereen die in de zorg werkzaam is, of er gebruik van maakt, zal dit herkennen. Besparingen zitten namelijk vaak in voor de hand liggende zaken. Zo vertelde een apotheker mij dat hij aan drie regionale zorginstellingen, drie verschillende merken van vergelijkbare medische hulpmiddelen leverde. Dit betekent dus ook driemaal inkoop, driemaal logistiek en mogelijk niet de meest gunstige inkoopvoorwaarden. En de apotheker blijft zitten met drie aangebroken verpakkingen: pure verspilling. Ik vroeg toen: Waarom nodig je die drie zorginstellingen niet eens uit en bespreek je de voordelen van gezamenlijke inkoop? Vaak ligt een efficiencyverbetering zó voor de hand, dat gewoonweg wordt vergeten deze toe te passen. Meldpunt Binnen het Programma Aanpak Verspilling in de Zorg zijn circa veertig partijen uit de zorgsector actief, waaronder verenigingen van ziekenhuizen, zorginstellingen, patiënten, zorgverzekeraars en verschillende beroepsgroepen. Ik vertegenwoordig hierin de stuurgroep genees- en hulpmiddelen, naast mijn collega s voor de stuurgroepen langdurige zorg en curatieve zorg. De kern van 6 INTRAKOOP
Binnen de langdurige en curatieve zorg kun je veel verspilling voorkomen, door de juiste zorg te verlenen op de juiste plek pilling aan de kaak het programma is het Meldpunt verspilling in de zorg, waarop iedereen een melding kan doen. Verpleegkundigen, inkopers, maar ook mantelzorgers en zorgcliënten zelf. De drie stuurgroepen behandelen de meldingen, selecteren kansrijke verbetermogelijkheden en zoeken naar praktische oplossingen. Op een digitaal formulier wordt (anoniem) de rol van de melder ingevuld, de aard van de verspilling, de oorzaak én de mogelijke oplossing. Dit laatste is belangrijk, want in plaats van te wachten tot iets wordt geregeld of opgedragen, kan iedereen die in de zorg werkt direct zelf aan de slag om de oorzaak van de verspilling weg te nemen. Dit zien we in de praktijk ook steeds vaker gebeuren, met interessante initiatieven als resultaat, die ook op de website worden beschreven. Zoals een web-based applicatie met uniforme GS1- barcodering voor geneesmiddelen en medische hulpmiddelen, die wordt ingevoerd in ziekenhuis Bernhoven in Uden. Dit systeem biedt gebruikers centraal inzicht in de voorraden van hoogwaardige goederen, zoals kunstheupen, -knieën en pacemakers. Opbrengst: in één keer alle voorraden duidelijk op een beeldscherm, betere controle op expiratie, steriliteit en aantallen, betere patiëntveiligheid en minder verspilling door kleinere voorraden, met minder producten over de houdbaarheidsdatum. Oplossingen Het meldpunt maakt verspilling gestructureerd inzichtelijk en stimuleert mensen in de zorg om zelf oplossingen door te voeren in de eigen zorginstelling of -omgeving. Zoals hergebruik van niet gebruikte medicijnen, verband- en hulpmiddelen. Een praktijkvoorbeeld? Het is toch van de gekke dat een nog prima functionerende scootmobiel moet worden vervangen door een nieuwe, domweg omdat de economische afschrijving dit voorschrijft? DE INKOOPCOÖPERATIE VAN DE ZORG 7
Efficiencyverbetering ligt vaak zó voor de hand, dat gewoonweg wordt vergeten deze toe te passen INTERESSANTE IDEEËN VISIE MINISTER EDITH SCHIPPERS Zorgen dat de gezondheidszorg betaalbaar blijft. Dat is een van mijn belangrijkste punten. Verspilling van geld en middelen zet die betaalbaarheid onder druk. Daarom heb ik het programma Aanpak verspilling in de zorg opgezet. Via het meldpunt komen ergernissen en ideeën binnen van zorggebruikers of mensen die in de zorg werkzaam zijn. Hieruit blijkt wat mensen belangrijk vinden en daarop ondernemen we actie. Dit doen we met veertig partijen in de zorg, allemaal met hun eigen expertise. Sinds kort geven we op verspillingindezorg.nl ook goede voorbeelden. Hiermee laten we zien dat de zorgsector zelf ook een scala aan interessante ideeën en best practices heeft en willen we anderen uit de sector graag inspireren. Want het tegengaan van verspilling gaat hand in hand met een betere zorg voor de cliënt en meer plezier in het werk. Bleek in de leveranciersvoorwaarden te staan dat deze scootmobiel na een x-aantal jaren standaard moest worden vervangen. Door de voorwaarden simpelweg aan te passen, wordt deze kapitaalvernietiging voorkomen. Hergebruik is aantrekkelijk, mits de waarde in verhouding staat tot het organiseren ervan. Uit inventarisatie blijkt dat tachtig procent van de medische hulpmiddelen een economische waarde heeft van minder dan vijf euro. Hergebruik wordt dan duurder dan de besparing, door kwaliteitscontrole en logistiek. Bij kostbare medicijnen, zoals voor de behandeling van kanker, levert heruitgifte meestal wel forse besparingen op. Communicatie Goede communicatie is essentieel voor de aanpak van verspilling. Een goed voorbeeld is het voorschrijfgedrag. Ook al schrijft een specialist medicijnen voor drie maanden voor, met apotheken kun je een try-outperiode van bijvoorbeeld twee weken afspreken. Dit voorkomt dat de patiënt met een grote nutteloze voorraad blijft zitten als er bijvoorbeeld bijwerkingen zijn. De KNMP, LHV, OMS, ziekenhuizen, zorgverzekeraars, patiëntenorganisaties: allemaal zien zij het nut ervan in en werken Cijfers & Trends ze eraan mee. Ook binnen de langdurige en curatieve zorg kun je veel verspilling voorkomen, door de juiste zorg te verlenen op de juiste plek. Goed luisteren naar de wensen van de zorgcliënt is hierbij belangrijk. Regelmatig zitten hoogbejaarden bijvoorbeeld helemaal niet te wachten op een intensief zorgtraject, mocht zich bij hen een complicatie voordoen. Vaak hebben zij, meestal in overleg met de familie, hun wensen hierover al kenbaar gemaakt aan hun huisarts. Krijgt zo iemand bijvoorbeeld een longontsteking, dan kan de longarts naar het verpleeghuis komen in plaats van de patiënt over te brengen naar het ziekenhuis. Zo voorkom je dat er in een ziekenhuis allerlei kostbare medische onderzoeken en handelingen worden verricht, die de patiënt helemaal niet had gewild. De huisarts en zorginstelling weten zich tegelijk geruggensteund door de specialist en de patiënt ontvangt de noodzakelijke zorg, zonder de vaak traumatische ervaring van een ziekenhuisopname. Ik ben een groot voorstander van een dergelijke regionale aanpak. De wensen van de patiënt worden gehonoreerd, terwijl op de totale zorgkosten wordt bespaard door een betere afstemming van eerste-, tweede- en derdelijnszorg. 21.000 meldingen zijn er inmiddels gedaan bij het Meldpunt verspilling in de zorg, belangrijk onderdeel van de website Aanpak Verspilling in de Zorg. Op deze website nodigt minister Schippers zorgprofessionals en zorgcliënten uit om gevallen van verspilling te melden, zodat actie tot verbetering kan worden ondernomen. Nieuwsgierig naar meldingen én oplossingen? Kijk op: verspillingindezorg.nl. 8 INTRAKOOP
RESULTAAT Maximaal rendement halen uit de zorg, zowel op het gebied van kosten als kwaliteit. Dat is waar Intrakoop zich met haar kennis en dienstverlening voor inzet. Wat dit in de praktijk betekent? Een aantal inspirerende voorbeelden op een rij. RENDEMENT IN DE ZORG Rendement: 16% minder kosten, betere dienstverlening Wie? Stichting Zorggroep de Vechtstreek De case in het kort: Wanneer Zorggroep de Vechtstreek een aanbesteding voor een nieuwe leverancier voor eten & drinken wil doen, roepen zij de hulp van Intrakoop in. Samen brengen zij de wensen in kaart en organiseren één intensieve dag voor de leveranciersselectie. Na de presentaties van de leveranciers, wordt meteen een nieuwe leverancier gekozen. Het resultaat? In één dag heeft de stichting een nieuwe leverancier voor eten & drinken, een besparing van 16% per jaar én betere dienstverlening. Rendement: Minder telefoniekosten en geen risico Wie? Stichting Pameijer Gehandicaptenzorg De case in het kort: Al jaren is Stichting Pameijer klant bij KPN voor mobiele en vaste telefonie. Wanneer de contractonderhandelingen beginnen, betrekken zij Intrakoop hierbij. In nauwe samenwerking komt er een nieuwe overeenkomst tot stand. Dit levert de zorgorganisatie extra financieel voordeel op. Omdat de bundels voor het reguliere bel- en dataverkeer bovendien zijn afgekocht, is het risico op plotseling hoge facturen nihil en zijn de telefoniekosten in de hand te houden. Rendement: Tot 17% besparing op bloedafname systemen Wie? Diverse deelnemende leden De case in het kort: Door scherpe onderhandelingen van Intrakoop met leveranciers, hebben deelnemende ziekenhuizen flink kunnen besparen op bloedafname systemen. Rendement: 25% besparing op verzekeringen Wie? Pro Persona, instelling voor geestelijke gezondheidszorg De case in het kort: Een besparing van minimaal 15% op haar totale verzekeringskosten, dat was het uitgangspunt van Pro Persona. Een uitdaging die Intrakoop met beide handen aangreep. Zij nodigden Aon en Raetsheren van Orden uit om een presentatie bij de zorgorganisatie te geven. Op basis hiervan kiest Pro Persona om via Aon verzekerd te blijven. Een keuze die de zorgorganisatie 25% besparing op bijna 450.000 oplevert. Zo houden we samen goede zorg betaalbaar Meer weten over deze succescases en hoe u meer rendement kunt halen uit uw inkoopbudget? Ga naar intrakoop.nl/rendement. DE INKOOPCOÖPERATIE VAN DE ZORG 9
ETEN EN DRINKEN Kleinschalige distributie: Door herstructurering in de zorg, wordt de inkoop van eten en drinken steeds vaker gedaan door een consumentinkoper. Die kan, door kleinschalige distributie, kiezen voor specialisten. Roy Martini, segmentmanager Eten & Drinken, vertelt over de voordelen van deze werkwijze. BESPAREN VAN TIJD EN GELD INTRAKOOP BEGELEIDT I n de zorg wordt veel bezuinigd en 1 gereorganiseerd. Er verandert veel in 2 korte tijd, vooral in de care. Roy Martini: Bij veel zorginstellingen neemt het aantal bewoners snel af. Mede daardoor vallen ontslagen bij het personeel. Hierdoor zie je het beste uit twee werelden, die van de professionele inkoopafdelingen verdwijnen grote totaalleveranciers en van de retail. We en gaat bijvoorbeeld de beheerder van een zijn zelfs in gesprek met meer retailers. De kleinschalige woonvorm of de afdelingsma- concepten zijn volledig toegesneden op de nager steeds vaker zelf de inkoop doen, met consumentinkoper. Martini: De consu- een budget dat hij naar eigen inzicht kan mentinkoper is steeds meer gewend om besteden. Die consumentinkoper koopt op online te bestellen. Deze concepten hebben Oplossingen voor kleinschalige distributie kleinschalige basis in. De markt verschuift daarom een laagdrempelig bestelsysteem Met de oplossingen voor kleinschalige dus deels van grootschalige naar kleinscha- met A-merk en huismerk retailproducten: distributie kunnen leden nu kiezen uit speci- lige leveringen. Ook voor eten en drinken. herkenbare merken in herkenbare verpak- alistische leveranciers waarvan Intrakoop het Uit overleg met onze klankbordgroepen en kingseenheden en een herkenbare prijsstel- concept heeft geborgd. De voordelen? contractmanagementgesprekken met onze ling. Cruciaal is dat alle concepten een bud- 1 Besparen van tijd en geld, want Intra- leden blijkt dat zij daardoor grote behoefte getmodule bevatten waarin de verzorgende koop heeft de concepten en kenmerken hebben aan specialisten, naast grote to- naast de bestellingen bij de leverancier, ook van de specialisten al inzichtelijk gemaakt. taalleveranciers. Dat hebben wij ter harte andere inkopen (bijvoorbeeld van de markt Daarnaast zijn er afspraken gemaakt over de genomen. of een Chinese toko) kan bijhouden. Een 2 Intrakoop begeleidt. Bij contacten met worden gesteld aan eten en drinken die bij leveranciers krijgen leden begeleiding en levering vanuit een plaatselijke supermarkt ondersteuning, voor en tijdens het inkoop- Om ervoor te zorgen dat leden kunnen niet waargemaakt kunnen worden. In de traject. Na het inkooptraject borgt Intrakoop kiezen voor leveranciers van kleinschalige concepten zijn daarom eisen vastgelegd de match en controleert of de afgesproken distributie eten en drinken, hebben wij voor: leverbetrouwbaarheid, toetsbare leveranciersprestaties overeenkomen met de concepten van retailer Verscentrum kwaliteit, voedselveiligheid en manage- de verwachtingen en het pakket van eisen. Nederland en Huuskes geborgd, die bieden ment- en stuurinformatie. Het beste uit twee werelden 10 (prijs)condities van de service en logistiek. ander wezenlijk punt is dat in de zorg eisen INTRAKOOP 3 Maatwerk: intramuraal en extramuraal.
7 voordelen MAATWERK INTRAMURAAL / EXTRAMURAAL 3 ACTUELE CONCEPTEN 4 PRIJSAFSPRAKEN UIT RETAIL 5 KEUZE UIT AANBIEDINGEN INNOVATIE: SNEL EN BEWUST KIEZEN 6 7 Total Cost of Ownership Het grootste deel van de kosten zit in het proces. Daarom is het belangrijk dat leden voordat ze een specialist kiezen eerst bedenken wat ze willen en bepalen hoe het interne proces eruit gaat zien. Intrakoop ondersteunt bij het inzichtelijk maken van de behoeften. Vervolgens geven we aan wat de oplossingen zijn, waarna de keuze voor één of meer leveranciers gemaakt kan worden. Zo kunnen we samen met leden en leveranciers de Total Cost of Ownership (TCO) terugdringen. De concepten bieden niet alleen oplossingen beweegt dus mee met die in de retail- voor intramurale zorg. Wanneer een zorgin- markt, waarmee blijvend de scherpste stelling extramurale cliënten bijvoorbeeld prijzen kunnen worden geboden. Intrakoop de behoefte inzichtelijk, op dag bewoners van aanleunwoningen wil ont- 6 Keuze uit aanbiedingen. Dat is normaal zorgen, kan dat ook. Er zijn mogelijkheden in de retailwereld en leveranciers gaan plaatsvinden, gevolgd door presentaties van om aan individuele wensen te voldoen. daarin mee. de leveranciers. Aan het einde van dag twee 4 Concepten worden steeds geactualiseerd 7 Innovatie: snel en bewust kiezen. twee kan de schouwing van de leveranciers kan gekozen worden voor een pilot met één bij nieuwe ontwikkelingen van leveranciers- Aanbestedingen waren voorheen geba- of twee leveranciers of er kan een definitieve zijde en vragen of wensen van leden. seerd op verwachtingen uit het verleden, leverancierskeuze gemaakt worden. De met een gemiddelde doorlooptijd van vier resterende dagen gebruiken we om de over- ten is veelal gekozen voor retailproducten en maanden. Nu kan een selectietraject in vier gang naar de gekozen leverancier voor te -prijzen die snel fluctueren. De prijsstelling dagen plaatsvinden. Op de eerste dag maakt bereiden en te starten met de implementatie. 5 Prijsafspraken uit de retail. In de concep- DE INKOOPCOÖPERATIE VAN DE ZORG 11
FACILITAIR Een update van het textielcontract leverde Het Raamwerk forse Van theedoek naar 10% per jaar bespaart Het Raamwerk nu op de totale textielkosten. Door een oud textielcontract eens flink af te stoffen, bespaart Het Raamwerk in Noordwijkerhout op jaarbasis 10 procent op de wasserijkosten. Inkoper Maarten Bos: Intrakoop heeft ons geholpen de samenwerking met een trouwe leverancier weer marktconform te maken en het pakket te optimaliseren. Eigenlijk was er geen directe aanleiding voor Het Raamwerk, een middelgrote zorginstelling voor mensen met een verstandelijke of lichamelijke beperking, om het contract met de huidige allround textieldienstverlener op de schop te gooien. De jarenlange samenwerking verliep goed, het bedrijf leverde hoge kwaliteit en beide partijen waren blij met elkaar. Maar toen het bestaande contract afliep, vroeg Het Raamwerk zich toch af of het niet eens tijd werd voor een update. Waren de prijzen nog wel marktconform? Kon er niet misschien meer winst behaald worden door bijvoorbeeld slimmer gebruik te maken van digitale managementmogelijkheden? Intrakoop hielp de instelling bij het doorlichten van het contract, bij het vaststellen en formuleren van verbeterpunten en bij de uiteindelijke heronderhandeling. Het resultaat? Een gestroomlijnd, taylor made textielcontract, dat Het Raamwerk een betere service plus een forse besparing oplevert. Vruchtbaar dialoog Voorafgaand aan de heronderhandeling hebben we een marktverkenning gehouden, maar we kwamen tot de conclusie dat lokale 12 INTRAKOOP
besparingen op blokdoek spelers ons niet het serviceniveau kunnen bieden dat we gewend zijn, zegt Maarten Bos, inkoper bij Het Raamwerk. Onze huidige leverancier wilde ons graag als klant behouden en heeft zich tijdens de heronderhandeling erg goed verplaatst in onze specifieke situatie. Het plan waarop ze uiteindelijk een offerte aanboden, was dan ook het resultaat van een vruchtbare dialoog tussen Intrakoop, Het Raamwerk en de leverancier. Real time sturen De contractupdate gaat aanzienlijk verder dan een herijking van de prijzen op basis van de jaarlijkse indexering. Onze facilitaire dienst gaf vooral ook het signaal dat de logistiek strakker zou kunnen, aldus Bos. Onze leverancier biedt goede faciliteiten voor digitaal textielmanagement, maar wij maakten daar nog niet optimaal gebruik van. Met behulp van internettellen kunnen we de inkomende en uitgaande stromen veel beter monitoren, waardoor we in real time kunnen sturen op fluctuaties. We hebben nu nooit tekorten, want die worden op tijd voorzien, maar er is ook nooit een te grote voorraad. Dat is belangrijk, want hoe meer schoon goed er in huis is, hoe meer er wordt gebruikt en hoe meer het kost. Dankzij het internettellen zien we ook exact of we terugkrijgen wat we hebben ingeleverd. Een bijkomend effect van deze intensieve procesbewaking is dat het aantal transportmomenten afneemt. De theedoeken vervangen Bij het doorlichten van het contract bleek dat kleine, creatieve veranderingen een relatief groot rendement kunnen opleveren. Bos: Alleen door de gewone theedoeken te vervangen door zogenoemde blokdoeken snoepten we 450 euro per jaar van de kosten af. Blokdoeken zijn multifunctioneel inzetbaar. Simpel, maar je moet het wel even zien. Vinger aan de pols Het nieuwe textielcontract is vastgelegd voor drie jaar. Intussen houden we de vinger aan de pols, zegt Bos. Intrakoop begeleidt ons ook bij het contractmanagement. Belangrijke KPI s als het aantal vermissingen en klachten zullen intensief worden gemonitord. Erg prettig, want zo kunnen wij ons volledig concentreren op onze core business. Wij controleren of afspraken handen en voeten krijgen Lopen de processen zoals het hoort of zijn er mismatches tussen een bestaand dienstenpakket en de wensen van de klant? Jan Dijkgraaf van Intrakoop heeft als productmanager oog voor dit soort zaken. Hoewel Het Raamwerk uitstekend samenwerkte met hun leverancier, bleek dat er behoefte was aan een meer proactieve houding van de leverancier, vertelt hij. Tijdens deze heronderhandeling hebben we naast een toetsing op marktconformiteit vooral ingezet op een betere afstemming van vraag en aanbod. In dit geval was het aan de leverancier om die afstemming te faciliteren, vooral in de vorm van digitaal management. De aanpassing van het pakket leidt vooral tot minder voorraadvorming, een forse kostenpost. Maar na een geslaagde heronderhandeling ben je er nog niet. De cliënt heeft veel baat bij een voortgaand contractmanagement, iets wat bij Intrakoop vanzelfsprekend is. Wij zullen de service van de leverancier de komende maanden aan de hand van enkele KPI s monitoren. Als er afwijkingen zijn, spreken we de partij erop aan. We controleren of de gemaakte afspraken ook handen en voeten krijgen. DE INKOOPCOÖPERATIE VAN DE ZORG 13
PROSPITALIA Internationale samenwerking Deze leden zeiden er ja tegen Op internationaal niveau onderhandelen namens deelnemende ziekenhuizen. Om dat te bereiken gaan Intrakoop en Prospitalia, de grootste Duitse inkooporganisatie voor de zorg, samenwerken. Het doel? Lagere prijzen, transparantie en betere inkoopcondities. Deze Intrakoop-leden zien de voordelen en doen mee. Rob Slootmans manager Inkoop bij Stichting Pantein Tearry Bekkers hoofd Inkoop St. Elisabeth en TweeSteden Ziekenhuis Wij werken al samen met Prospitalia Nederland en hebben daardoor betere condities weten te behalen. Doordat Prospitalia inzicht heeft in de leveranciercondities op de Duitse markt, kunnen zij heel scherpe collectieve afspraken maken. Daarom ben ik blij met de samenwerking: zo kunnen we in Nederland condities op Duits niveau realiseren. Het is de vraag hoe leveranciers hierop gaan reageren. Op het congres Verkoop, Inkoop & Logistiek reageerden sommige leveranciers aarzelend. Wat mij betreft: grenzen open! Door de bundeling van inkoopactiviteiten en standaardisatie van assortimenten bij ziekenhuizen onderling, ligt het prijsniveau van medische hulpmiddelen in Duitsland gemiddeld tot wel dertig procent lager dan in Nederland. Door de samenwerking tussen Intrakoop en Prospitalia kan dit prijsniveau ook in Nederland gerealiseerd worden. Vanwege het fusieproces tussen het St. Elisabeth en TweeSteden willen we eerst vanuit het huidige assortiment besparingen behalen bij geselecteerde leveranciers. Later kan switchbereidheid voor extra besparingen zorgen. Nicole Poldervaart hoofd Inkoop Gelre Ziekenhuizen Royan van Velse manager Inkoop en logistiek Rijnstate Arnhem Mooi dat we nu gezamenlijk actie ondernemen om de prijzen voor medische producten en diensten op hetzelfde lagere niveau te brengen als in Duitsland. Daar is de gezamenlijke inkoop van ziekenhuizen al langere tijd goed georganiseerd. In Nederland lukte dat in het verleden minder onder meer doordat medisch specialisten veel directe contacten hadden met leveranciers. We moeten echt naar een lager kostenniveau, anders zouden zorgverzekeraars bepaalde inkooppakketten zomaar zelf kunnen gaan inkopen. Het belangrijkste is dat we met het bundelen van inkoop een vuist naar leveranciers kunnen maken. Zo kunnen prijzen geharmoniseerd worden met de lagere prijzen in omringende landen. Maar het heeft meer voordelen: met deze samenwerking kunnen we gebruik maken van elkaars expertise en we hoeven niet meer zelf te onderhandelen met leveranciers: dat neemt Intrakoop ons nu uit handen. Dat scheelt tijd. Ik heb er alle vertrouwen in dat dit goed komt. 4 redenen om deel te nemen 1. Lagere, transparante kostprijzen voor medische hulpmiddelen en diensten 2. Sterkere en meer gelijkwaardige positie ten opzichte van leveranciers 3. Beter gebruik van elkaars expertise 4. Tijdwinst: Intrakoop en Prospitalia doen de onderhandelingen Wilt u ook meedoen? Neem contact op met Mario van de Sande of Richard Vermeltfoort via (0418) 65 70 70. 14 INTRAKOOP
INTRAKOOPSERVICES Focus niet teveel op de prijs Naam: Judith de Bruijn Functie: Projectmanager inkoop & contractmanagement Bij: Stichting Zuidwester, een organisatie die zich richt op zorg en dienstverlening aan mensen met een verstandelijke beperking Een duidelijk punt aan de horizon is mooi, maar een project moet ook een stevig fundament hebben, gedragen door alle betrokkenen. Daar besteed ik veel aandacht aan. Zo ook toen ik begin 2012 de projectopdracht kreeg om het plan van aanpak voor de facilitaire optimalisatie verder uit te werken. Alger Vissers, directeur van Intrakoop Services, had dat advies geschreven. Voor de regionale facilitaire diensten raadde hij een centralisatieslag aan, zodat kwaliteit, eenduidigheid en effectiviteit van facilitaire dienstverlening beter geborgd zouden kunnen worden. Voordat ik met de concrete aanbevelingen aan de slag ging, bezocht ik eerst de tachtig facilitaire medewerkers die op verschillende locaties in het werkgebied van Zuidwester werkten. Zij kwamen met tips om te voorkomen dat de centralisatie ten koste zou gaan van het persoonlijke contact met cliënten en de medewerkers in de zorg. Heel waardevol, die ideeën. We kozen daarom voor centrale regie, met decentrale aansturing en dienstverlening. Ook een stap was het aanschaffen en implementeren van een Facilitair Management Informatie Systeem. Omdat ik de benodigde expertise miste, besloot ik gebruik te maken van de individuele dienstverlening van Intrakoop Services. Bart van der Heijden heeft als consultant geholpen bij het opstellen van een technisch programma van eisen, dat we weer in co-creatie met alle betrokkenen hebben geformuleerd. Ook heeft hij geholpen bij de leveranciersselectie, en heeft dat traject ook begeleid. De focus van Bart was in eerste instantie op de prijs en de kritieke prestatie-indicatoren van het systeem. Inbreng van mij was dat de eindgebruikers medewerkers en cliënten gemakkelijk en intuïtief met een systeem moeten kunnen werken. Samen hebben we de inkoopeisen dus nog aangescherpt en zijn we gekomen tot een waardenketenvisie gefundeerd programma van eisen. Bart heeft vervolgens uitstekend onderhandeld voor ons. We hebben nu een systeem waar iedere medewerker en menig cliënt goed mee overweg kan en dat qua prijsstelling zeer scherp is. DE INKOOPCOÖPERATIE VAN DE ZORG 15
ENERGIE Intrakoop-leden over energieverduurzaming Van laaghangend fruit tot isolerende schil Een lagere energierekening en tegelijkertijd de uitstoot van CO 2 beperken. Bij veel leden staat het hoog op de agenda. Alleen regel je zoiets niet van de ene op de andere dag. Verhalen uit de praktijk. AAN HET WOORD Robbert van Heijningen, hoofd stafbureau bij Zorggroep Tellens in Friesland Cees Augustijn, coördinator duurzaamheid, veiligheid & milieu bij zorgorganisatie Tante Louise-Vivensis in Brabant Jesse Schrama, inkoper/productmanager energie bij Intrakoop ROBBERT MVO en duurzaamheid zit er van oudsher ingebakken. We wonnen niet voor niets in 2008 de Milieuprijs van de provincie Fryslân. In eerste instantie gingen we op zoek naar laaghangend fruit. Maar dat was nog niet zo makkelijk. Je hoort vaak dat je makkelijk energie en geld kunt besparen door bijvoorbeeld verwarmingsinstallaties beter af te stellen, maar bij oudere installaties en leidingwerk kom je van alles tegen. Daardoor krijg je te maken met onverwacht hoge kosten, zodat het uiteindelijke rendement slecht meetbaar wordt. We besloten daarom om het grondiger aan te pakken. Zo maken we nu meer gebruik van warmteen koudeopslag en voeren we voor al onze locaties energiescans uit. Ook liggen er zonneboilers op het dak van een aantal locaties en is de plaatsing van zonnepanelen op het Botniahuis in Franeker nu gaande. Bij nieuwbouwprojecten besteden we veel aandacht aan energiebesparende maatregelen, zoals isolatie, en zowel in bestaande panden als in nieuwbouw gebruiken we led-verlichting. Bovendien moedigen we bewoners met speciale acties aan om dergelijke lampen ook te gebruiken. We hebben een aantal elektrische auto s voor het vervoer van ouderen in plattelandsgebieden. En zo kan ik nog wel even doorgaan CEES Bij ons is de situatie totaal anders. Duurzaamheid staat pas twee jaar op de agenda. Dat komt omdat de jaren ervoor volledig in het teken stonden van fuseren, fuseren, fuseren. Toen ik begin 2013 de vraag kreeg om een nota te schrijven, heb ik daarin voorgesteld om eerst goed te inventariseren wat voor soort gebouwen we hebben en hoe het op de verschillende locaties met het energiebeheer is gesteld. Inmiddels is dat allemaal duidelijk, maar onlangs is er weer een ingrijpende reorganisatie aangekondigd. We gaan dit jaar locaties afstoten. Dat heeft uiteraard een behoorlijke impact, ook op mijn notitie. Tegelijkertijd is het goed dat er duidelijkheid is. Nu we weten welke panden onderdeel van onze organisatie blijven, kunnen we daar energiebesparende maatregelen nemen. Dat zal gefaseerd gebeuren. 16 INTRAKOOP
JESSE CEES Jullie verschillende verhalen, bewijzen maar weer dat energieverduurzaming echt maatwerk is. Intrakoop gaat daar op inspelen. We kunnen leden niet alleen helpen met de concrete inkoop van bijvoorbeeld zonnepanelen en led-lampen, maar ook een rol spelen op een meer strategisch niveau. Denk aan het op papier zetten van een energiebesparingsplan of het helpen vormgeven van het MVO-beleid. En als het eenmaal op de agenda staat, start het proces van bewustwording. Je kunt nog zoveel technische maatregelen nemen, maar uiteindelijk bepalen de houding en het gedrag van de gebruikers hoeveel energie je daadwerkelijk bespaart. Vorig jaar hebben we met bijna honderd leidinggevenden om de tafel gezeten. We vroegen hoe zij tegen duurzaamheid aankijken. Het werd toen duidelijk dat het een goede beslissing was geweest om hen budgetverantwoordelijk te maken voor hun eigen locatie. Voorheen besteedden ze weinig aandacht aan rekeningen voor water, gas en elektriciteit, maar dat is veranderd nu ze weten welke impact dat op hun budget heeft. Ze doen er nu alles aan om het verbruik naar beneden te krijgen. ROBBERT RENDEMENTCIJFER 25% KUNNEN CARE-INSTELLINGEN GEMIDDELD BESPAREN OP ENERGIE EN ZIEKENHUIZEN 12%. bron: TNO Zorg en Bouw CO 2 Bij ons zijn de locatiemanagers ook verantwoordelijk voor de energierekening. Dat werkt inderdaad, vooral in combinatie met het EnergyPanel van Hellemans Consultancy. Dankzij die digitale tool kunnen we de verbruikscijfers van verschillende locaties met elkaar vergelijken. Als een locatie meer energie verbruikt, blijft dat dus niet onopgemerkt. Overigens is het niet zo dat wij alles centraal initiëren. We krijgen regelmatig concrete tips van medewerkers, bijvoorbeeld om gebruik te maken van een stimuleringsregeling die het mogelijk maakt om voor een lager bedrag in het bezit te komen van energiezuinige wasmachines en drogers. En in 2013 zijn we begonnen met het PV-privé-project: een regeling die ervoor zorgt dat medewerkers bij ons zonnepanelen kunnen kopen. Wij bieden een totaalpakket: tegen gunstige financieringscondities worden de panelen geplaatst en geïnstalleerd, en dat alles met een gegarandeerde energieopbrengst. CEES Fantastisch! Zo kan het dus ook. Volgens mij moet ik snel eens naar Friesland rijden. Ik kom graag een kijkje nemen. Het feit dat Cees en Robbert meteen enthousiast hun contactgegevens uitwisselen, geeft aan hoeveel behoefte er is om kennis en ervaring te delen. Daarom is Intrakoop speciaal voor leden een besloten groep op LinkedIn gestart: Intrakoop en energie. Wilt u direct contact opnemen over verduurzaming van uw energie? Dan kan dat via Jesse Schrama: (0418) 65 70 70. ROBBERT Leuk, Cees. Je bent meer dan welkom! DE INKOOPCOÖPERATIE VAN DE ZORG 17
SPEERPUNTEN Intrakoop draagt door samenwerking bij aan meer rendement voor haar leden. We helpen u graag met: Eten & Drinken Facilitair Intrakoop Services Specifieke oplossingen kleinschalig wonen: selectieproces Totaalleveranciers distributie: marktverkenning en aanbesteding of heronderhandeling Ontwikkeling kennisplatform eten & drinken Ondersteunen bij vragen over eten & drinken (Door)ontwikkelen van best value raamovereenkomsten met Intrakoopvoedingspartners Contractmanagement en -beheer (Door)ontwikkelen van bypassovereenkomsten Energie Inkoop van aardgas en elektriciteit, collectief en individueel Individueel contractmanagement Inkoop duurzame energie en advies over duurzaamheid Energieadministratie: gouden bestand aansluitingen, factuurcontrole (incl. energiebelasting), factuurbeheer en restitutie energiebelasting Energiemanagement: EnergyPanel, energiebenchmark, energiebesparingsplan, energiebeheer, analyse WKK, advies op maat Advies over subsidies Deelname aan Noodvermogenpool Intrakoop biedt in samenwerking met Hellemans Consultancy collectieve en individuele dienstverlening op het gebied van energie. Schoonmaak: uitdragen van Code Verantwoordelijk Marktgedrag en leden ondersteunen bij schoonmaaktrajecten van advies, begeleiding, aanbesteding tot en met contractbeheer inclusief meten KPI s. Telefonie: overeenkomst ontwikkelen met tweede provider Textielvoorziening: prestatie-inkopen en leden begeleiden bij individuele heronderhandelingen Personeelsdiensten: leden begeleiden bij individuele oplossingen Evaluatie en (door)ontwikkelen van overeenkomsten Medisch Farmacie: opzet en onderhoud kwaliteitverbeterprogramma voor contracten voor farmaceutische cliëntenzorg Farmacie: verbeteren en borgen kwaliteit van farmaceutische cliëntenzorg samen met het IVM Medische groothandel: opzet en onderhoud inkoop- en logistiek model bij care-leden Medische hulpmiddelen: internationale samenwerking met Prospitalia Orthopedie: pilot op basis van TCO-model (Door)ontwikkelen van diverse overeenkomsten Individuele dienstverlening op inkoop-, facilitair en logistiek gebied, onder meer: Uitbesteden van de inkoopfunctie Inkoopscan en -analyses Individuele aanbestedingen en implementatie Leveren van tijdelijke inkoopcapaciteit op operationeel, tactisch en strategisch niveau Opzetten van de inkoopfunctie Ondersteunen bij inkoopbeleidsplannen Professionaliseren inkoopafdeling Herinrichting en positionering van facilitaire bedrijven en diensten Advies gebouwbeheer en -onderhoud in samenwerking met Bonum Advies over E-inkopen en begeleiden implementatie Meer informatie? Bekijk de activiteitenkalender op www.intrakoop.nl of bel uw Intrakoop-adviseur of Ledenservice (0418) 65 70 70. COLOFON Nummer 1, februari 2015 Intrakoop Bulletin is een kwartaaluitgave voor alle leden van Intrakoop. Concept & Realisatie: Axioma Communicatie t (035) 548 81 40 Redactie: Communicatie Intrakoop, Peter Bierhaus, Melchior Meijer, Menno de Boer, Sjaak van Hal, Wies Gruppen Vormgeving: Axioma Communicatie Fotografie: Ed van Rijswijk Ruud Zwet Lithografie: Straight Premedia Druk: Drukkerij Roelofs, Enschede Intrakoop Regterweistraat 11a 4181 CE Waardenburg t (0418) 65 70 70 e ledenservice@intrakoop.nl i www.intrakoop.nl twitter.com/intrakoop Gehele of gedeeltelijke overname of reproductie van de inhoud van het Intrakoop Bulletin, op welke wijze dan ook, zonder voorafgaande toestemming van de auteursrechthebbende is verboden. 18 INTRAKOOP
Frans Luttmer, manager Facilitair Bedrijf Jopke van den Broek, operationeel manager, Hans van Ekeren, senior inkoper, Deventer Ziekenhuis De juiste match Wij behoren tot de meest gastvrije ziekenhuizen van Nederland, dat is iets om zuinig op te zijn. De schoonmaakdienstverlening moet daaraan bijdragen. De kwaliteit, maar ook de beleving van patiënten en bezoekers weegt voor ons zwaar. Toen we de markt opgingen voor een nieuwe schoonmaakleverancier, zochten we een partner die onze ambities deelt en met ons kan waarmaken. Intrakoop begeleidde ons via Best Value Procurement. Met een interne stuurgroep bepaalden we de doelstellingen, waarop leveranciers vanuit hun expertise het voorstel konden baseren. In vier maanden tijd hadden we de juiste match gevonden. De implementatie verloopt geruisloos en collega s reageren enthousiast op de verbeterde dienstverlening. Samen maken we goede zorg beter betaalbaar www.intrakoop.nl
TEA MASTER SELECTION THEE DIE JE OP DE KAART ZET ADV Pickwick introduceert Tea Master Selection. Een selectie van 8 bekende smaken met een verfijnde en persoonlijke twist van onze thee experts. Stijlvol gepresenteerd voor een theebeleving die je letterlijk èn figuurlijk op de kaart zet! 100% NATUURLIJK Exclusief voor Out-of-home. Verkrijgbaar bij uw grossier of ga naar www.pickwickteamasterselection.nl