DUURZAAMHEIDSBELEID NEWAYS ELECTRONICS INTERNATIONAL INLEIDING Wij bestaan..dus wij denken, wij doen, wij handelen, geven en ontvangen, gebruiken, belasten en consumeren. En daarmee voegen wij iets toe: Wij leveren een bijdrage aan de huidige manier waarop mensen samen leven, informatie uitwisselen, waarop gezondheidszorg wordt uitgeoefend, veiligheid wordt vergroot en vrede wordt gestimuleerd. De inspanningen die wij verrichten en ons handelen dat daarmee samengaat, proberen wij en dat zijn alle medewerkers en vertegenwoordigers van Neways te doen op een manier die onze aarde zo weinig mogelijk belast. Dit realiseren wij door bij te kiezen oplossingen of te nemen besluiten rekening te houden met de duurzaamheid van die oplossing of het besluit. Als kapstok voor ons duurzaamheidsbeleid heeft Neways zich geconformeerd aan de gedragscode van de ELECTRONIC INDUSTRY CITIZENSHIP COALITION (verder EICC). De EICC voorziet voor onze industrie en daarmee voor onze bedrijfsvoering in richtlijnen. Richtlijnen die gelden voor onszelf en die wij nastreven binnen onze omgeving waarmee wij een (zakelijke) relatie onderhouden of waarvoor wij verantwoordelijkheid dragen. VERKLARING Het duurzaamheidsbeleid van Neways (overeenkomstig de EICC) wordt door de Neways directie erkend. Daarvoor is een beleidsverklaring opgesteld welke als bijlage aan dit document is toegevoegd. Het duurzaamheidsbeleid wordt als basis beschreven in dit beleidsdocument. Het is van toepassing op iedereen die Neways op de één of andere wijze vertegenwoordigt: medewerkers in dienst, ingehuurde medewerkers en commissarissen. Om ervoor te zorgen dat iedereen - waarvan wij verwachten dat zij zich aan dit beleid conformeren - ervan kennis neemt, is deze openbaar beschikbaar via de website van Neways. Binnen het Management Systeem (dat verderop onder punt E nader wordt toegelicht) is opgenomen op welke manier de introductie, naleving en ontwikkeling van het duurzaamheidsbeleid wordt gerealiseerd en op elke werkplek binnen Neways wordt geïmplementeerd en geborgd. Het bewust niet naleven van het duurzaamheidsbeleid kan afhankelijk van de ernst van de schending leiden tot gerechtelijke procedures of beëindiging van de arbeidsovereenkomst of samenwerking. 1
DE EICC GEDRAGSCODE OP HOOFDLIJNEN De EICC gedragscode bestaat uit een vijftal onderdelen, te weten: A. arbeid B. gezondheid en veiligheid C. milieu D. ethiek én een systeem via welke het in de praktijk brengen van het duurzaamheidsbeleid getoetst wordt, het E. management systeem (Management system). Neways kiest ervoor om dit beleidsdocument in 5 onderdelen te vertalen naar Neways beleid. Note: Onderstaand staat de EICC code op hoofdlijnen verwoord. De volledige tekst van de EICC gedragscode is te vinden via www.eiccoalition.org/standards/code-of-conduct. Daar waar een eventuele discrepantie ontstaat tussen hetgeen onderstaand is verwoord en de actuele EICC code, dan geldt hetgeen staat opgenomen in de EICC-code. A: Arbeid Neways zet zich ervoor in de mensenrechten van medewerkers hoog te houden en hen te behandelen met waardigheid en respect zoals dit door de internationale gemeenschap wordt begrepen. Dit geldt voor alle medewerkers dus ook voor uitzendkrachten, stagiaires, etc. De arbeidsnormen zijn: 1) Vrijwillig gekozen dienstverband Er mag geen gebruik worden gemaakt van dwangarbeid. Al het werk dient vrijwillig te zijn en de medewerkers dienen vrij te zijn om het werk op elk moment te kunnen verlaten en hun dienstverband op elk moment te kunnen beëindigen. Van medewerkers mag niet worden gevraagd om door de overheid verstrekte identiteitspapieren, paspoorten of werkvergunningen in te leveren als voorwaarde om te mogen werken. 2) Vermijding van kinderarbeid Er mag op geen enkele wijze gebruik gemaakt worden van kinderarbeid. De term kind duidt op elke persoon jonger dan 15 jaar (of 14 jaar, indien de wetgeving van het desbetreffende land dit toestaat), of jonger dan de leeftijd waarvoor de leerplicht geldt. Medewerkers jonger dan 18 jaar mogen geen werk doen dat de gezondheid of veiligheid van hen in gevaar kan brengen. 3) Werktijden Werkweken mogen het wettelijk vastgestelde maximum niet overschrijden. Tevens mag een werkweek niet meer dan 60 uur bedragen, inclusief overwerk, behalve in noodgevallen of uitzonderlijke situaties. Medewerkers dienen tenminste één dag per kalenderweek vrij te hebben. 4) Loon en secundaire arbeidsvoorwaarden Het loon dat aan medewerkers wordt uitbetaald, dient aan alle geldende loonwetten (waaronder minimumloon, overuren, en overwerktarieven etc.) te voldoen. De basis waarop medewerkers worden uitbetaald dient tijdig te worden verstrekt in de vorm van een loonstrookje of soortgelijk document. 5) Humane behandeling Onmenselijke behandeling van medewerkers mag niet worden toegestaan. Hieronder valt o.a. seksuele intimidatie, geestelijke of lichamelijke dwang en uitschelden van medewerkers. Ook mag er geen dreiging van een dergelijke behandeling zijn. Disciplinair beleid en maatregelen ter ondersteuning van deze vereisten zijn binnen Neways aan de medewerkers bekend gemaakt. 2
6) Geen discriminatie Neways staat niet toe dat haar medewerkers te maken hebben met pesterijen en discriminatie. Neways zal zich bij het in dienst nemen van medewerkers en hun verdere carrièremogelijkheden niet inlaten met discriminatie van welke aard dan ook. 7) Vrijheid van vereniging Neways zal de rechten van medewerkers om in alle vrijheid bij elkaar te komen, zich wel of niet bij een vakbond aan te sluiten, zich te laten vertegenwoordigen en om lid te worden van een ondernemingsraad in overeenstemming met de plaatselijke wetgeving respecteren. Medewerkers kunnen klachten met betrekking tot de werkomstandigheden en de praktijken van het management openlijk met het management bespreken zonder angst voor represailles, intimidatie of pesterijen. B. GEZONDHEID en VEILIGHEID Neways onderkent dat: het minimaliseren van werkgerelateerd letsel en ziekte een veilige en gezonde werkomgeving het moreel van medewerkers en het behoud van medewerkers voor het bedrijf ten goede komt. Daarnaast erkent Neways dat inspraak en opleiding belangrijk zijn voor het vaststellen en oplossen van gezondheids-en veiligheidsproblemen op de werkplek. De gezondheids- en veiligheidsnormen zijn: 1) Veilige arbeidsomstandigheden Blootstelling van medewerkers aan potentiële veiligheidsrisico s dient vermeden te worden door degelijke controlemiddelen, veilige werkprocedures en veiligheidstraining. Als risico's met deze middelen niet adequaat kunnen worden beheerst, dienen medewerkers te worden uitgerust met geschikt, goed onderhouden veiligheidsmateriaal. Medewerkers mogen niet worden berispt voor het uiten van zorgen over de veiligheid. 2) Voorbereid zijn op noodsituaties Potentiële noodsituaties dienen te worden geïdentificeerd en beoordeeld en hun impact zal dienen te worden geminimaliseerd door de invoering van noodplannen en reactieprocedures. 3) Werkgerelateerd letsel en ziekte Neways dient te beschikken over procedures en systemen om werkgerelateerd letsel en ziekte te voorkomen, beheren, bijhouden en rapporteren. Dit betekent: verplichting van meldingen; classificeren en registreren van letsel en ziekte; in medische behandeling voorzien; corrigerende maatregelen nemen om de oorzaak weg te nemen; faciliteren van medewerkers op de werkplek. 4) Industriële hygiëne Blootstelling van medewerkers aan chemische, biologische en natuurkundige stoffen dient te worden geïdentificeerd, geëvalueerd en beheerst. Organisatorische- en controlemiddelen dienen aanwezig te zijn om overmatige blootstelling te voorkomen. Als risico's met deze middelen niet adequaat kunnen worden beheerst, dient de gezondheid van de medewerkers met geschikte programma's en passend en goed onderhouden veiligheidsmateriaal te worden beschermd. 5) Zwaar lichamelijk werk Blootstelling van medewerkers aan de risico's van zwaar lichamelijk werk, waaronder handmatige hantering en verwerking van materiaal en zwaar of repetitief tilwerk, langdurig staan en uiterst repetitieve of inspannende assemblagewerkzaamheden, dienen te worden/zijn geïdentificeerd, geëvalueerd en beheerst. 6) Beveiliging van machines Machines en ander materieel dienen regelmatig op veiligheidsrisico s te worden geëvalueerd. Daar waar deze gevaar of letsel vormen, dienen fysieke afschermingen, vergrendelingen en barrières te worden geplaatst en naar behoren te worden onderhouden. 3
7) Hygiëne, voedsel en huisvesting Medewerkers dienen onbelemmerde toegang te hebben tot schone voorzieningen als toilet, drinkwater, faciliteiten voor hygiënische bereiding, opslag en nuttiging van voedsel. Slaapvertrekken voor medewerkers waarin door Neways of een vertegenwoordiger wordt voorzien, dienen goed onderhouden, schoon en veilig te zijn (nooduitgang, warm water, wasgelegenheid, verwarming, ventilatie, redelijke persoonlijke ruimte, redelijke toegangs- en uitgangsrechten). C. MILIEU Neways onderkent dat verantwoordelijk omgaan met het milieu essentieel is voor het produceren van producten van wereldklasse. Bij productieactiviteiten zullen negatieve effecten op de gemeenschap, het milieu en natuurlijke hulpbronnen worden geminimaliseerd, terwijl tegelijk de gezondheid en veiligheid van de gemeenschap worden beschermd. De normen op milieugebied zijn: 1) Milieuvergunningen en -rapportage Alle vereiste milieuvergunningen, goedkeuringen en registraties dienen te zijn/ worden verkregen, bewaard en actueel te worden gehouden en de operationele vereisten en rapportageplichten daarvan dienen te worden gevolgd. 2) Vervuilingspreventie en verminderd verbruik van hulpbronnen Alle soorten verspilling (incl. water en energie) dienen zoveel mogelijk te worden gereduceerd of geëlimineerd bij de bron of door aanpassing van productie- en onderhoudsprocessen en faciliterende processen, door gebruik van vervangend materiaal en door conservering, recycling en hergebruik van materiaal. 3) Gevaarlijke stoffen Chemicaliën en andere stoffen die een gevaar vormen als zij in het milieu terechtkomen, dienen te worden geïdentificeerd en beheerst om te zorgen voor een veilige hantering, verplaatsing, opslag, recycling of verwijdering of veilig gebruik of hergebruik. 4) Afvalwater en afvalmateriaal Afvalwater en afvalmateriaal dient te worden getypeerd, gecontroleerd, beheerst en behandeld alvorens het kan worden afgevoerd of verwijderd. 5) Uitstoot in de lucht Alle uitstoot in de lucht van welke aard dan ook dient te worden getypeerd, gecontroleerd, beheerst en behandeld alvorens het kan worden afgevoerd of verwijderd. 6) Restricties ten aanzien van productinhoud Neways dient zich te houden aan alle geldende wetten, regelgeving en vereisten van klanten met betrekking tot een verbod op of beperking van het gebruik van bepaalde specifieke stoffen, inclusief correcte etikettering voor recycling en afval. D. ETHIEK Om aan onze maatschappelijke verantwoordelijkheid te voldoen en succes in de markt te hebben, moeten Neways en zijn vertegenwoordigers de hoogste ethische normen hanteren. Ethiek is een onderdeel waar alle medewerkers en relaties van Neways dagelijks mee van doen hebben. Neways hecht bovengemiddelde waarde aan de bekendheid van haar ethiekbeleid. Om die reden is er een apart beleidsstuk ontwikkeld als onderdeel van het sustainabilitybeleid waarin uitvoerig wordt ingegaan op de eisen, waarden en normen welke binnen Neways gelden op het gebied van Ethiek. Dit beleidsstuk is eveneens terug te vinden op onze website http://www.neways.nl/data/documents/ethiek%20beleid%20januari%202012.pdf 4
In dit beleidsstuk zijn de aandachtsgebieden zoals deze binnen de EICC beschreven staan opgenomen en vertaald. Een tweetal aspecten van onderdeel D (Ethiek) van de EICC zijn sterk gericht op de eisen die aan zaken doen in zijn algemeenheid gekoppeld zijn. Door het ontbreken van een directe relatie naar menselijk handelen zijn deze minder belicht in het genoemde beleidsstuk waarin de verwachtingen en vereisten m.b.t. ethisch handelen uitgebreid staan beschreven. Om die reden zijn deze twee aspecten onderstaand aanvullend opgenomen: Zakelijke integriteit De hoogste normen ten aanzien van integriteit dienen bij alle zakelijke interacties te worden gehanteerd. Neways hanteert zero tolerance ten aanzien van alle vormen van omkoping, corruptie, afpersing en verduistering. Alle zakelijke transacties dienen transparant te worden uitgevoerd en nauwkeurig in de boeken en administratie van Neways te worden vastgelegd. Er dienen controle- en handhavingprocedures te worden gevoerd waarmee naleving van anti corruptiewetgeving kan worden verzekerd. Verantwoorde herkomst van mineralen Neways dient redelijkerwijs te verzekeren dat het tantalium, tin, wolfraam en goud in de producten die zij produceren niet rechtstreeks of indirect door gewapende groepen worden gefinancierd die zich schuldig maken aan ernstige schendingen van de mensenrechten in de Democratische Republiek Kongo of een aangrenzend land. Neways kan indien door Neways gewenst of noodzakelijk geacht duediligence onderzoek doen naar de herkomst en verantwoordelijkheidsketen van deze mineralen en zal haar duediligence maatregelen - op verzoek - aan klanten ter beschikking stellen. E. MANAGEMENTSYSTEEM Het managementsysteem volgt de aandachtsgebieden welke genoemd zijn binnen de EICC en is daarmee opgesplitst in een twaalftal stappen. Deze stappen zijn vertaald naar een werkinstructie ( Werkinstructie Managementsysteem Sustainability ). Deze werkinstructie is binnen heel Neways geïntroduceerd als basis waarop invulling gegeven wordt aan het sustainabilitybeleid. De werkinstructie is te vinden op de intrawebpagina van Neways. De genoemde aandachtsgebieden zijn de navolgende: 1. Inzet van het bedrijf 2. Aansprakelijkheid en verantwoordelijkheid van het management 3. Juridische vereisten en vereisten van klanten 4. Risicobeoordeling en risicobeheer 5. Verbeteringsdoelen 6. Training 7. Communicatie 8. Feedback en deelname van werknemers 9. Audits en beoordelingen 10. Proces voor corrigerende actie 11. Documentatie en administratie 12. Verantwoordelijkheid van leveranciers 5