NBK nieuws #2 DE HIGHLIGHTS LESSEN UIT HET LAND april 2016 DE WEG NAAR EEN GO/ NO GO Het besluitvormingstraject over de samenwerking tussen de waterschappen/hefpunt en de gemeente Groningen is van start gegaan. In dit tweede Bestuurdersbulletin NBK leest u hoe dat traject eruit ziet en wat de hoofdlijnen zijn van het Bedrijfsplan, op basis waarvan u uw beslissing neemt. We sluiten het Bulletin af met een artikel over de lessen die elders in het land zijn geleerd bij belastingsamenwerkingen. DE HIGHLIGHTS Een dik jaar geleden was de conclusie van de strategiefase dat samenwerken veel voordelen heeft. De kwaliteit en continuïteit van de uitvoering worden groter, de organisatie wordt robuuster, medewerkers krijgen de kans om zich meer te ontwikkelen en we kunnen substantieel besparen. Daarnaast was duidelijk dat er een aantal neveneffecten zou zijn: we maken incidentele kosten, moeten zeggenschap delen en verandering kan leiden tot Bestuur: simpel, praktisch en slagvaardig Op basis van de criteria simpel, praktisch en slagvaardig is het voorstel te kiezen voor de gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie (BVO). Voor het bestuur daarvan wijst iedere initiatiefnemer één lid aan. De organisatie wordt beleidsarm en is gericht op efficiënte uitvoering van taken. Het bestuur besluit op basis van weerstand onder medewerkers. Op basis van deze conclusies is in maart 2015 besloten tot een planfase, waarin verdere uitwerking en onderzoek zouden plaatsvinden. De resultaten hiervan zijn verwerkt tot een Bedrijfsplan. Op basis daarvan neemt u als bestuurders in de komende maanden wederom een besluit: een definitieve go / no go. In dit artikel leest u de belangrijkste informatie en afspraken uit het Bedrijfsplan. one man one vote en moet bij een aantal onderwerpen unaniem zijn, bijvoorbeeld als het gaat om de voorwaarden voor toe- en uittreding, financiële zaken en het wijzigen van de gemeenschappelijke regeling. Nieuwe toetreders mogen kiezen of ze zelf een bestuurslid leveren of zich laten vertegenwoordigen door een van de andere deelnemers (getrapt).
2 De keuze voor een BVO heroverwegen we als er negen bestuursleden zijn, als een grote nieuwe toetreder zou afhaken vanwege deze bestuursvorm en in ieder geval twee jaar na de start. Als er een go komt, wordt de huidige Gemeenschappelijke Regeling van Hefpunt geliquideerd. De dienstverleningsovereenkomst van Groningen met de DALgemeenten wordt gecontinueerd. taken & processen De processen die kunnen worden overgedragen aan het NBK zijn WOZ en de processen waarvan de werkzaamheden vergelijkbaar zijn: Heffen/gegevensbeheer en Invorderen. Er is een inventarisatie gemaakt van de belastingsoorten die gecombineerd op een biljet kunnen. Belastingsoorten waarbij dat niet mogelijk is (de specials), blijven bestaan en komen op een apart biljet. Beide partijen en nieuwe toetreders moeten schoon door de poort, dat betekent dat ze geen achterstanden of vervuiling mogen hebben in hun werkvoorraad en bestanden. zorg voor medewerkers In het Bedrijfsplan staat de keuze voor de cao van de waterschappen: de SAW. Deze is gunstiger voor de medewerkers. De structurele meerkosten zijn bij de SAW lager en deze keuze leidt tot een gelijk speelveld bij de start van het NBK. Vergelijking van de huidige met de straks benodigde formatie laat zien dat 36,1 fte boventallig wordt. Dit kunnen we oplossen door bijvoorbeeld regelingen voor senioren, door vacatures niet in te vullen en in te besteden (uitbesteed werk terughalen). Per saldo zal de boventalligheid daarmee opgelost kunnen worden. alle partijen een terugverdientijd van jaar. In onderstaande tabel ziet u het voordeel, de kosten en terugverdientijd voor alle initiatiefnemers. De berekening voor de kostenverdeling bestaat uit twee stappen. Eerst zijn de kosten toegerekend naar vijf producten (WOZ, heffen, invorderen, specials 2x) en vervolgens is per product een verdeelsleutel toegepast. Zo zijn het aandeel en de jaarlijkse structurele besparing van elke deelnemer berekend. Afrekening met de deelnemers gebeurt op basis van geschatte volumes. Hunze & Aa s en de gemeente Groningen leveren respectievelijk de salaris- & financiële administratie en huisvesting & automatisering. slanke, platte en procesgerichte organisatie in de stad groningen Er is een ontwerp gemaakt voor een slanke, platte en procesgerichte organisatie. En er is een aanzet gedaan voor de missie, visie en strategie. De afspraak is dat de gemeente Groningen de huisvesting levert, tegen marktconforme prijs. De exacte locatie is nog niet bekend. oog voor de risico s Samenvoegen van twee organisaties is een complexe operatie. De risico s daarvan zijn geïnventariseerd en in een speciale risicoparagraaf op een rij gezet. De drie belangrijkste risico s zitten in: implementatie van een nieuwe belastingapplicatie cultuurverschillen kwalitatieve plaatsingsfrictie. Uiteraard bevat deze paragraaf ook mogelijke maatregelen om de risico s te beperken of bestrijden. besparing, kosten en terugverdientijd voorgenomen besluiten De berekeningen laten een totale besparing zien van 1.734.317 (13%). De incidentele kosten hebben voor De belangrijkste voorgenomen besluiten hebben we in de tabel op de volgende pagina op een rij gezet. Categorie Groningen Hunze en Aa s Noorderzijlvest Wetterskip Totaal Bruto synergievoordeel 935.445 283.764 205.203 309.905 1.734.317 3.425.297 1.039.054 751.387 1.134.772 6.350.510 Totaal incidentele kosten Terugverdientijd
3 Aspect Thema Voorgenomen besluit Organisatie Huisvesting/ automatisering Groningen levert huisvesting en automatisering aan NBK Best. jur. aspecten Juridische grondslag - Oprichting van een Bedrijfsvoeringsorganisatie (BVO) - Liquidatie van de huidige GR van Hefpunt Stemverhouding One man, one vote Taken en processen Harmonisatie uitvoeringsregels Na go -besluit harmonisatie, met uitzondering van de kwijtschelding Pers. aspecten Cao keuze SAW Financiële aspecten Kostenverdeelsleutel structurele kosten 5 producten; tarief per product Kostenverdeelsleutel incidentele kosten De incidentele kosten worden zodanig over de deelnemers verdeeld dat elke deelnemer een gelijke terugverdientijd heeft (van de incidentele kosten) Startdatum NBK In de periode 1 juli 2017 1 januari 2018 Vervolgproces Straks en nu Bij een positief besluit start in juli dit jaar de implementatie. Om die zorgvuldig te doen, is ongeveer een jaar nodig. De vroegste startdatum is dus 1 juli 2017 en uiterlijk 1 januari 2018. We zorgen er dan voor dat we eerst de basis op orde hebben en een visie en aanpak ontwikkelen voor nieuwe toetredingen. Nieuwe toetreders kunnen per 1 januari 2019 aansluiten. DE WEG NAAR EEN GO / NO GO De werkgroepen, projectgroep en stuurgroep hebben de afgelopen maanden intensief gewerkt aan het integrale Bedrijfsplan, waar u als bestuurders binnenkort uw besluit op baseert. Op 11 en 14 april hebben respectievelijk het AB van Hefpunt en het GMT van de gemeente besloten het document door te geleiden naar de waterschapsbesturen en het college. Dat was de start van het bestuurlijke besluitvormingstraject, dat ongeveer drie maanden duurt. Hiernaast ziet u hoe dat er verder uitziet. HEA = Hunze & Aa s NZV = Noorderzijlvest WF = Wetterskip Fryslân 11-05-2016 Informerende bijeenkomst AB s waterschappen 06-06-2016 DB HEA: besluitvormend, daarna gaat het stuk naar AB HEA 07-06-2016 DB NZV: besluitvormend, daarna gaat het stuk naar AB NZV 07-06-2016 College van b&w Groningen: opiniërend 14-06-2016 College van b&w Groningen: besluit go / no go 21-06-2016 DB WF: besluitvormend, daarna gaat het stuk naar AB WF 22-06-2016 Commissie HEA: voorbereiding op AB HEA 22-06-2016 InfoAB NZV: voorbereiding op AB NVZ 27-06-2016 Commissie WF: voorbereiding op AB WF 06-07-2016 AB HEA besluit go / no go 06-07-2016 AB NZV besluit go / no go 12-07-2016 AB WF besluit go / no go Beslissing
medewerkers en ondernemingsraden Op 15 april is het Bedrijfsplan voor de medewerkers gepubliceerd op beide intranetten en de ondernemingsraden hebben inmiddels de officiële advies- 4 aanvraag van hun bestuurders ontvangen. Tijdens een aantal medewerkersbijeenkomsten worden gemaakte keuzes toegelicht en vragen beantwoord. Op 17 mei is er een derde gezamenlijke bijeenkomst voor de medewerkers van zowel de gemeente Groningen als Hefpunt. Ook in de periode vóór 15 april zijn de medewerkers zeer regelmatig geïnformeerd via updates op intranet en bijeenkomsten. LESSEN UIT HET LAND We hoeven het wiel van lokale belastingsamenwerking niet zelf uit te vinden. In ons land werken al veel waterschappen en gemeenten verregaand samen. Hoe is het bij hen verlopen, wat gaf bij hen de doorslag voor de go-beslissing, welke (ook onverwachte) voordelen zien ze nu en welke wijze raad hebben ze voor ons? We interviewden BSOB-directeur Marieke Vrisou van Eck, BsGW-directeur Wim Fiddelaers en manager Bedrijfsbureau/Controller Richard van Hussel van GBLT. WELKE FACTOREN SPEELDEN DE BELANGRIJKSTE ROL BIJ DE GO/ NOGOBESLISSING? Bij dit soort beslissingen wordt gestuurd op de 4 k s: kwaliteit, kosten, klantgerichtheid en kwetsbaarheid, antwoordt Vrisou van Eck. Daarmee formuleert ze bondig de rode draad die ook in de verhalen van Van Hussel en Fiddelaers naar voren komt. KOSTEN OMLAAG Fiddelaers: In de basis is het een maatschappelijke discussie en gaat het om het maatschappelijke voordeel. Dat is onder meer een financiële afweging. Door de grote ontdubbeling van werkzaamheden kan het niet anders dan dat er een groot voordeel te behalen is, ook kwalitatief. De uitwerking liet zien dat dat daadwerkelijk ging gebeuren. De allerbelangrijkste les is: boek de voordelen niet direct in! Implementeren kost tijd en geld. Van Hussel: Bij waterschaps- en gemeentelijke belastingen is 80% van het werk precies hetzelfde. Als je samenwerkt, hoef je dat maar één keer te doen. Eén aanslag betekent ook één postzegel, één deurwaarder, etc. Gezamenlijk doen is per definitie goedkoper. Vrisou van Eck beaamt dat: Een extern bureau had in een Marieke Vrisou van Eck, directeur van haalbaarheidsonderzoek berekend Belastingsamenwerking Oost-Brabant (BSOB, hoeveel we door de schaalvergroting gevestigd in Oss) gezamenlijk konden besparen. Bij BSOB is in oktober 2011 ontstaan uit Waterschap de go/nogobeslissing was deze Aa en Maas en 5 gemeenten (Boekel, Deurne, ingeschatte efficiencywinst heel Oss, Uden en Veghel). Sinds 2011 is de gemeente Landerd er bij gekomen en is Oss door de belangrijk. Daar kwam bij dat we herindeling met twee dorpen uitgebreid en dus voorzagen dat we te zijner tijd ook binnen de samenwerking groter geworden. verdere voordelen konden behalen BSOB verstuurt 550.000 gecombineerde aanslagbiljetten per jaar, goed voor 200.000.000 door harmonisatie van beleid. aan belastinginkomsten. Marieke Vrisou van Eck
KWALITEIT Samen kun je gemakkelijker doorontwikkelen. En dat is echt nodig om te voldoen aan de eisen van de overheid en aan wat de maatschappij van ons verwacht. In een samenwerking kun je daar maximaal op inspelen, aldus Fiddelaers. Van Hussel ziet dat gemeenten dat niet alleen kunnen: Voor hen wordt het lastig om de kwaliteit op peil te houden als ze niet gaan samenwerken. Het werk is niet sexy, waardoor het personeelsbestand vergrijst. Als je bundelt, wordt het interessanter voor medewerkers. Zij hebben dan meer carrièremogelijkheden. 5 gevonden, vertelt Vrisou van Eck. Het ging daarbij om de cao/het personeel en om de ict. Van Hussel kan zich dit goed voorstellen: Als je voor de mensen die niet mee kunnen geen oplossing hebt, zou dat een reden zijn om het niet te doen. Zorg voor een gedegen voorbereiding! Ga niet te snel. Kies kwaliteit boven snelheid. Richard van Hussel MINDER KWETSBAAR Als je goede kwaliteit levert, kunt voldoen aan de eisen van nu en straks én er gekwalificeerd personeel beschikbaar is, reduceert dat je kwetsbaarheid enorm. Vrisou van Eck vult aan: Onze twee initiatiefnemers hebben met BSOB een dienstverleningsovereenkomst afgesloten, zodat er direct goede ondersteuning was op het gebied van ICT, huisvesting en financiële administratie. Daardoor waren we meteen minder kwetsbaar en dat was belangrijk voor de kwaliteit. Tegelijkertijd was dit een compensatie voor deze twee partijen, omdat voor andere deelnemers het voordeel groter zou zijn dan voor hen. PRETTIGER VOOR DE KLANT Fiddelaers wees al op het maatschappelijke voordeel. Uiteindelijk gaat het natuurlijk om de belastingbetaler. Van Hussel: Voor inwoners is het prettiger en overzichtelijker om één kanaal te hebben. Ze weten ons steeds beter te vinden, doordat er één aanspreekpunt is. EN WAT HEEFT DE DOORSLAG GEGEVEN? Van Hussel: De financiële voordelen waren bij ons doorslaggevend. Het was crisistijd en er moest flink bezuinigd worden. Tegenwoordig wordt er weer meer naar kwaliteit gekeken. Bij ons gaf uiteindelijk de doorslag dat er voor de grootste struikelblokken goede oplossingen zijn ZIJN DE VERWACHTINGEN UITGEKOMEN? DAADWERKELIJK FIKSE BESPARINGEN Fiddelaers: Dat we fors besparen, is hard aantoonbaar. De 30 gemeenten hebben samen over vijf jaar cumulatief tientallen miljoenen euro s bespaard. Daar komen de miljoenen die de waterschappen besparen nog eens overheen. De besparing die ons was voorgerekend, hebben we inderdaad kunnen realiseren, vertelt Vrisou van Eck. We hebben dat niet direct behaald trouwens, maar wel al na 2 tot 3 jaar. Ook bij ons heeft het financieel veel opgeleverd. De eerste gemeenten die aansloten, hebben 30% op hun kosten bespaard. Degenen die later aanhaakten iets minder, maar nog steeds rond de 20%. Door de gemeentelijke bezuinigingen van de afgelopen jaren is dat percentage wel verminderd, maar nog steeds kunnen ze zeker 15% besparen, vult Van Hussel aan. ROBUUST MAAR FLEXIBEL Het samenvoegen van mensen en kennis vertaalt zich rechtstreeks naar een hogere kwaliteit, zegt Fiddelaers. Zo hebben we een stevige basis gelegd voor de toekomst en kunnen we doorontwikkelen en inspelen op bijvoorbeeld de verdergaande digitalisering. De gemeenten bij Richard van Hussel, manager Bedrijfsbureau/ ons geven aan dat ze dat zelf niet voor Controller van Gemeenschappelijk elkaar hadden gekregen. Belastingkantoor Lococensus-Tricijn (GBLT, Dat ziet ook Vrisou van Eck: De gevestigd in Zwolle) deelnemers zijn helemaal bij in alle In 2011 zijn Lococensus en Tricijn samengegaan ontwikkelingen in ons werkveld. in 1 belastingkantoor. Beide organisaties waren De dienstverlening is robuuster en eerder (in resp. 2007 en 2008) al ontstaan uit een professioneler. Ook bij ons geven de samenwerking tussen resp. 5 en 3 waterschappen. In 2013 zijn de gemeenten Dronten, Nijkerk en partijen aan dat ze dat zelfstandig niet Leusden erbij gekomen, in 2014 Zwolle en per hadden gekund. 1 januari 2016 Dalfsen en Bunschoten. GBLT verstuurt 2.000.000 aanslagbiljetten per jaar, goed voor 600.000.000 aan belastinginkomsten.
Toch zijn we flexibel gebleven, de beleidsvrijheid blijft, merkt Van Hussel op. Nieuwe belastingsoorten kunnen wij prima uitvoeren en dat is direct goedkoper. In onze regio is bijvoorbeeld de BIZheffing ingevoerd, waarmee alle ondernemers meebetalen aan het pimpen van de binnenstad en zelf de besteding ervan bepalen. 6 Wim Fiddelaers, directeur van BsGW Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen (gevestigd in Roermond) Het initiatief om te komen tot BsGW is door de twee Limburgse waterschappen gestart in 2004, met de bedoeling om een samenwerking te realiseren voor alle lokale overheden in Limburg. Deze is in stappen gerealiseerd. In 2009 haakte de gemeente Venlo aan en in 2011 is het formeel een zelfstandige, juridische entiteit geworden. Sinds 2011 zijn er 29 gemeenten bij gekomen. Op dit moment zijn 30 van de 33 gemeenten in Limburg aangehaakt. BsGW verstuurt 1.300.000 aanslagbiljetten per jaar, goed voor 580.000.000 aan belastinginkomsten. GING ER OOK IETS NIET GOED? Van Hussel: Zwolle is in 7 maanden geïmplementeerd en dat is niet helemaal goed gegaan. Op basis van onze ervaring kunnen we nu zeggen dat je een jaar nodig hebt voor implementatie. Je moet het goed borgen. Richting medewerkers, richting de burger en ook de bestandsoverdracht. Daar moet je tijd voor nemen! Bij ons is het berekende voordeel niet direct behaald. Dat duurde 2 tot 3 jaar, vertelt Vrisou van Eck. Dat was wel een probleem, want de voordelen waren direct ingeboekt. En de implementatie van het nieuwe ictsysteem duurde langer dan ingeschat, omdat bleek dat we de eersten waren die ermee gingen werken. Fiddelaers merkt op dat het een heel omvangrijk proces is geweest. Onze belangrijkste les is: start vanaf nul, sleep geen verleden mee. Start vanaf nul, sleep geen verleden mee. Wim Fiddelaers ONVERWACHT MOOIS Naast alle verwachte voordelen, melden de geïnterviewden ook mooie bijvangsten. Vanaf 2015 zijn we een enorme kennisontwikkelingsorganisatie geworden op grond van het gegevensmanagement dat we doen. Er is eenmalige registratie en meervoudig gebruik voor allerlei doeleinden. Dat is heel mooi, ook voor de medewerkers. Ze zijn gegroeid van beheer naar management, voelen zich meer gewaardeerd en hebben meer ontwikkelingsperspectief. Zij zijn vakinhoudelijk georiënteerd en trots dat ze dit hebben bereikt. Dat is echt gekomen doordat ze bij elkaar zitten. Anders zouden ze misschien af en toe naar een congres gaan en dan steek je natuurlijk ook wel wat op, maar niet in deze mate en met deze gevolgen, vertelt Vrisou van Eck. Dat ziet ook Van Hussel: Medewerkers vinden het veel leuker, ze hebben meer mogelijkheden om iets anders te gaan doen of zich te specialiseren. Van Hussel noemt meer onverwachte effecten: Doordat we meer massa hebben, kunnen we meer specialiseren. We hebben meer inzicht gekregen in het type vragen en behoeften van de burger en hoe alles geregeld is en daardoor kunnen we gemeenten en waterschappen ook adviseren. We proberen ook zoveel mogelijk gelijk te trekken. Dat is prettiger en beter uit te leggen aan de burgers. Tot slot merken wij dat we, doordat we samenwerken, automatisch meer open staan voor samenwerking op meer vlakken, zoals inkoop. We zijn een echte netwerkorganisatie geworden. 11 MEI: INFORMATIEBIJEENKOMST AB S Op 11 mei is er een informatiebijeenkomst voor de leden van de AB s van de waterschappen. Deze begint om 19.00 uur en vindt plaats bij Noorderzijlvest. Het Bedrijfsplan wordt gepresenteerd door DB-voorzitter Bé de Winter en er is ruime gelegenheid om vragen te stellen. De projectleiding en externe adviseurs zijn hierbij ook aanwezig. De AB-leden hebben hiervoor in april een uitnodiging gekregen. In de volgende editie van dit Bestuurdersbulletin NBK leest u een interview met woordvoerders van beide ondernemingsraden, meer tips uit het land en doen we verslag van hoe het besluitvormingstraject tot dat moment is verlopen.